Avec Xerox et ScanFlowStore, l'archivage numérique n'a ... - Jurishop

Xerox
Premier Partner
Concessionnaire
Obtenez plus de votre Xerox WorkCentre Pro :
Avec Xerox et ScanFlowStore, l’archivage
numérique n’a jamais été aussi facile !
Pour en savoir plus, contactez dès à présent
Tél : 01 44 78 88 00
Fax : 01 42 71 20 17

PAPIER CONTRE MODERNITÉ :
AVEC LE SCANNER, GAGNEZ DU TEMPS,
DE L’ESPACE ET DE L’ARGENT…
« Time is money »… Cette
expression anglo-saxonne
si irritante pour nos
oreilles latines, est mal-
heureusement, le
quotidien de l’avocat.
L’avocat mal organisé
peut perdre du temps et
de l’argent en facturant
mal ses clients. Tels sont
ses deux impératifs :
savoir-faire et
ORGANISATION. Comment
en effet s’y retrouver dans
vos dossiers, s’ils sont
tous empilés dans un
endroit poussiéreux, où de
surcroît, un escabeau est
nécessaire pour y accé-
der… Stop ! La modernité
est là pour vous aider.
Dématérialiser vos
documents papiers pour
gagner du temps et de la
place, c’est possible avec
l’aide d’un scanner et
d'un logiciel adapté
(O.C.R. ou Reconnaissance
de caractères). Décryptage
sur cet outil libérateur et
créateur de temps.
Les documents papier ont une
qualité, la conservation du document
authentique, mais deux revers, et non
des moindres : un investissement dans l’immobilier
(la conservation du papier ajoute au
loyer quelques m2) et une perte de temps (le
temps physique pour aller dénicher le document
voulu). Depuis 2000, le document
dématérialisé est officiellement reconnu
comme ayant la même valeur probatoire
qu’un document papier. En effet, comme
vous le savez, l’article L1316-1 du Code civil
dispose que « L'écrit sous forme électronique
est admis en preuve au même titre que
l'écrit sur support papier, sous réserve que
puisse être dûment identifiée la personne
dont il émane et qu'il soit établi et conservé
dans des conditions de nature à en garantir
l'intégrité. » Ainsi, pour les cabinets confrontés
à la problématique suivante : comment
optimiser la place de son local et la
gestion de son temps, tout en assurant la
pérennité des documents probatoires et leur
confidentialité ?
La réponse est plus que limpide :
EQUIPEMENT
BUREAUTIQUE
dématérialiser ses documents.
Si la réponse est conceptuellement
simple, elle est techniquement plus complexe
car elle recouvre 5 étapes essentielles :
1- la numérisation, par l’intermédiaire d’un
scanner ou d’un multi-fonction
2- Prendre en compte la signature électronique
du document.
3- l’indexation des documents pour pouvoir
les retrouver à l’aide d’un moteur de recherche
et des mots clés
4- la conservation des documents, sans aucune
altération
5- la restitution du document à l’identique, avec
n’importe quel viewer (logiciel de lecture)
Ainsi, la scannérisation est bel et bien la première
étape de la dématérialisation et
demeure donc une phase essentielle.
Un mauvais départ pourrait altérer
considérablement le processus.
EN QUOI CONSISTE LA SCANNÉRISATION ?
Techniquement, la numérisation consiste à
transformer des données analogiques (des
caractères typographiques, des photograp-
RD 47
●●

EQUIPEMENT
BUREAUTIQUE
Il existe deux types de matériels :
les scanners de production (uniquement
scanner) et les multifonctions
(scan, fax, copie, imprimantes, e-mail).
Avant d'acheter du matériel de numérisation,
il convient également d'enquêter
sur l'intérêt des constructeurs pour votre
profession. En effet, quand HP, Kodak,
Konica-Minolta, Ricoh, ou Xerox décident
de vous proposer des solutions métiers,
une large réflexion est menée en amont,
parfois même avec vos
fournisseurs de solutions de gestion. Les
outils sont alors plus adaptés à votre
manière de travailler. Réseaux du droit et
le village de la justice se font d’ailleurs
régulièrement l'écho de ce type de produits.
Le prix des scanners dit de "production"
varie selon la quantité de pages
par minutes (ppm) scannées, s’il numérise
noir et blanc ou couleur et sa qualité
de numérisation. Cinq marques ressortent
plus particulièrement sur le marché
des scanners de production, soit en quantité
de scanners, soit en chiffre d'affaires.
Kodak est plutôt leader sur le haut volume
(50 à 120 pages/mn)(5 500 euros à
40.000 euros), HP, Fujitsu, Ricoh et Canon
sur les segments inférieurs (20 à 90
pages/mn) (990 euros à 12 000 euros).
Mais, tous possèdent aussi des entrées de
gamme à partir de 725 euros.
Les multifonctions : scanner,
photocopier, imprimer, faxer en un seul
outil, sont particulièrement attractifs pour
les cabinets parisiens qui manquent
souvent de place. Pratiquement, tous les
constructeurs d'imprimantes et de
copieurs produisent des multifonctions :
Canon, HP (qui est le 2éme acteur de ce
marché avec 16% de part de marché, et
est à l’origine des multifonctions et “digital
sender”), Xerox, Ricoh, OCE, konica-
Minolta, Brother…
RD 48
hies) en un ensemble de données binaires
(points noirs et blancs) en chiffres. Ainsi, le
scanner peut aussi bien numériser du texte,
du graphique que des images.
La numérisation produit un fichier informatique
qui est une photo composée de points
noirs ou colorés ainsi que leur position dans
la page. Le logiciel OCR (reconnaissance
optique de caractères) permet de convertir
cette photo numérique en texte informatique
par la reconnaissance de la forme des
caractères qui s’y trouvent.
Il faut savoir qu’il existe différentes
versions de logiciels OCR. Certains ne permettent
pas la reconnaissance du formatage
des pages comme les colonnes ou des tableaux.
Ainsi, il est impératif de bien choisir le
logiciel OCR de son scanner, (le logiciel n’est
jamais intégré dans le scanner) pour ne pas
avoir de mauvaises surprises. Une fois le
document scanné, il faut alors choisir le format
de conservation (on peut conserver
simultanément l’image et le texte reconnu
par OCR), Le format de conversion et la destination
du document électronique (poste de
travail, serveur, CD-Rom, Clé USB, e-mail,
fax...).
COMMENT CHOISIR SON SCANNER ?
En dehors du critère prix, il nous paraît
important d’avoir un scanner adapté à vos
besoins et qui vous fasse véritablement gagner
du temps. S’il vous faut
1 heure pour scanner 10 pages, force est de
constater que votre scanner va plus vous
paralyser que vous libérer des
heures productives de travail… Outre la rapidité
de numérisation, il vous faut un scanner
rigoureux, fiable et fidèle, et
disposant d’un chargeur automatique de
documents. Pour ce qui est de l’OCR (pilote
et application), il faut veiller à la qualité du
logiciel qui se mesure grâce à l’indicateur
“taux de reconnaissance”. Il traduit vos
fichiers en caractères numériques et la qualité
de l’image retranscrite. Une fois l’étape de
numérisation finalisée, il est alors nécessaire
d’indexer le document numérisé à l’aide
de mots clés.
Si vous ne souhaitez pas investir dans un
scanner, il vous reste aussi l’alternative d’externaliser
la numérisation de vos documents.
Dans ce cas, si vous optez pour une externalisation,
veillez à ce que le professionnel
vous propose des outils d’indexation, en plus
de la numérisation, pour pouvoir retrouver
rapidement vos documents dématérialisés.
Enfin, de plus en plus de photocopieurs
numériques comportent une fonction scanner
qui rend l’opération aussi simple qu’une
photocopie.
LES CRITÈRES ADAPTÉS À VOTRE
PROFESSION POUR CHOISIR VOTRE
MATÉRIEL
Nous avons effectué une enquête auprès de
sociétés spécialisées dans la numérisation
pour des notaires sur les meilleures "machines".
Voici ce qui est préconisé pour votre
profession…
Comme toute profession "littéraire" la facilité
d'utilisation et l'ergonomie sont des
paramètres importants pour les avocats. En
dehors de la facilité d’utilisation, 12 paramètres
sont à prendre en compte :
➜ la numérisation de documents petits (AR,
cartes de visites, ...), A4, A3, et documents
longs (arbres généalogiques ou dossiers de
plaidoiries)
➜ la numérisation en recto/verso en une
seule passe
➜ l’épaisseur : de la chemise cartonnée au
papier pelure
➜ la numérisation en noir et blanc, niveau
de gris, et couleur (photos)
➜ la vitesse de numérisation doit être supérieure
à 20 pages/minute à la résolution de
200 dpi
➜ le format de sortie des fichiers doit être
●●

▼
EQUIPEMENT
BUREAUTIQUE
au minimum : tiff mono et multipages et
pdf
➜ la connectique : connection réseau et/ou
USB2
➜ l’indépendance du client pour la maintenance
de 1° niveau (lampes et rouleaux
d'entrainement) et le nettoyage
➜ l’option 1 : scanner indépendant avec
connection réseau (sans poste client pour
le piloter)
➜ l’option 2 : "scan to file", permet de numériser
directement sur le réseau sans poste
pilote (par exemple sur une adresse IP)
➜ l’option 3 : "scan to mail", permet de
numériser directement dans une boîte mail
sans poste pilote
➜ l’option 4 : "scan to fax", permet de
numériser directement vers un fax sans
poste pilote
➜ la résolution du scanner en dpi (200,
400, 600 dpi qui va définir la qualité de l’image
scannée.
Ainsi, scanner ses documents est aujourd’hui
une façon intelligente et simple de
mieux gérer son temps. Mais, la numérisation
des documents serait peu pratique
sans une indexation intelligente de tous vos
documents. En effet, comment retrouver un
document scanné il y a un an ? Avec quels
mots clés ? Quels outils ? ■
Kodak va sortir un nouvel
outil le "Scan Station
100 FR1" qui nous a été
chaudement recommandé car il répond à
tous ces paramètres.
RD 50
XEROX : L’INDEXATION SIMULTANÉ-
MENT À LA SCANNÉRISATION, LE GESTE
2 EN 1
L’avantage de Xerox est de rendre compatible
ses photocopieurs avec les logiciels de
GED des professions juridiques (voire les
logiciels de gestion des cabinets ayant déjà
une fonction d'archivage numérique : Secib,
Ciceron…). Au moment de la copie d’un
document papier, il est possible de classer
simultanément le document scanné dans
votre système informatique. Tout est intégré
dans le photocopieur : la touche « copie » du
document et la touche « archivage » permettent
une optimisation totale du classement de
ceux-ci. Ceci est particulièrement intéressant
pour numériser et classer des conclusions
adverses. Comment cela fonctionne-t-il ?
Grâce au logiciel scanflowstore, votre photocopieur
est équipé d’une interface conviviale,
qui vous permet d’archiver vos documents en
un clic directement du multifonction, sans
passer par votre poste de travail.
Tous les documents sont alors enregistrés
sous forme de fichiers PDF et déposés dans
votre serveur informatique avec un numéro
de dossier. Ceci permet d’avoir un seul espace
de stockage des documents et de rendre
ainsi tous vos dossiers absolument mobiles.
Communiqués
▼

▼
Pour les professions comme les avoués, cette
fonctionnalité évite de retaper les conclusions
adverses « à la machine » pour en
changer certains paragraphes et surtout, de
communiquer les pièces numériques directement
au Greffe.
"LES SERVICES DE GED COPY-TOP EN
NUMÉRISATION"
RAPIDITÉ ET QUALITÉ
Le service GED Copy-Top peut numériser
jusqu’à 3500 pages A4 à l’heure dans une
résolution standard de 300 dpi (point par
pouce) ou d’accroître la résolution d’acquisition
jusqu’à 600 dpi ce à 1500 pages A4 heures.
Il est tout à fait possible de travailler sur
des documents A3 ou recto/verso. Lorsque le
scanner est associé à un chargeur de document,
ceci permettre d’accroître la possibilité
de numérisation en augmentant la quantité
de conversion de documents à l’heure.
UN FORMAT DE SORTIE EN PDF
Le format de sortie des fichiers sera du PDF,
le PDF étant le format de fichier le plus standard
aujourd’hui par son caractère de multi
plate-forme. Copy-Top peut ensuite vous
créer une table des matières vous permettant,
d’un simple clic de souris, d’accéder au chapitre
attirant votre intérêt. Il est aussi possible
de vous générer des fichiers en PDF indexé,
ce qui ce traduit par la possibilité de faire
une recherche de chapitre à partir d’un mot
clé ou d’une séquence de mots clés.
Troisième alternative, Copy Top peut vous
fournir un fichier en PDF avec création de signets.
La création des signets consiste en une
création d’arborescence avec des liens vous
permettant d’accéder directement à des sections
ou des chapitres de votre fichier de plusieurs
(milliers) pages, voire d’accéder grâce
à ces signets à d’autres documents PDF ou
encore d’accéder à une page WEB.
Ces trois solutions vous seront fournies au
format PDF d’archivage répondant à la norme
d’archivage ISO19005-1 soit du PDF/A-1.4.
HP EST UN ACTEUR MAJEUR DEPUIS 20
ANS SUR LE MARCHÉ DES SCANNERS
Le produit plus adapté aux avocats : le
Scanjet 7800 à 799 EUROS HT prix de vente
conseillé.
Ces scanners sont livrés avec une offre logi-
Communiqués
cielle qui regroupe à la fois des solutions
d'OCR (IRIS Pro OCR and OmniForm) ou de
GED comme Paperport. Pour des besoins
plus spcécialisés, les drivers Captiva ISIS et
TWAIN sont inclus ce qui permet l'interface
avec les solutions de gestion de documents
du marché. Le logiciel Kofax VRS est également
inclus. Il permet le traitement de documents
difficiles en supprimant les effets de
tâches ou de fond de page inutiles par exemple.
Pour l'indexation des documents, des
codes barres ou des metadata (fichier XML)
peuvent être associés aux documents. Il n'y
a pas de solution d'indexation active (indexation
pendant la numerisation) livrée avec
les machines, mais l'option "scan to application"
permet d'envoyer les documents numérisés
vers des applications qui le font. Pour
simplifier les numérisations, les différents
paramètres (qualité de numérisation, format
de sortie, destination etc) peuvent être stockés
dans différents "profils" qui pourront
être associés aux boutons du scanner.
SUR LES MULTIFONCTIONS
Notre produit phare est le LaserJet 3055 Allin-One,
tout-en-un laser monochrome parfaitement
adapté aux travaux des professions
juridiques : il permet l'impression et la copie
noir et blanc, la numérisation couleur et la
télécopie.
Le LaserJet 3055 AiO est un appareil doté en
standard d'une interface réseau, c'est-à-dire
qu'il vous permet de produire et faxer des
documents depuis n'importe quel poste de
votre équipe de travail. Le langage d'impression
utilisé assure également une intégration
totale de l'appareil dans votre environnement.
Pour faciliter la gestion de vos documents
importants, le HP LaserJet 3055 AiO
est doté de fonctions Scan to Folder (envoi
numérique vers répertoire) et OCR.
Prix ht : 415 EUROS HT
KONICA MINOLTA ET LA DÉMATÉRIALISATION
Konica Minolta, reconnu pour la performance
de ses imprimantes, propose des outils
complets pour numériser, imprimer et photocopier
les documents. Aujourd’hui, Konica
Minolta propose des services propres aux
professionnels du droit.
Le papier a en effet envahi le bureau des
cabinets car la profession à orienté son client
sur ce support. Contrats/constats/ ordonnances/documents
annexes, fourmillent dans les
classeurs des juristes et grèvent la place et le
temps consacré à la réalisation de leur propre
travail.
La première orientation de Konica Minolta
Business Solutions est d'aider les juristes à
mieux organiser leurs piles de documents et
à orienter une meilleure classification des
dossiers par la numérisation, voire l'archivage
électronique.
Konica Minolta a des propositions concernant
les Applications des Avocats et les dossiers
procès à numériser : « En effet, nous avons
la possibilité d’offrir aux avocats les classements
électroniques des Jeux d’écriture concernant
les Echanges dans les Assignations
et Conclusions qui représentent au minimum
6 exemplaires de 15 jeux par Affaire auquel
s’ajoute les dossiers de plaidoiries. »
“Il est nécessaire en ce qui concerne les différents
métiers du Juridique d’afficher les
applications qui concerne chacune des professions
et de configuer nos systèmes d’impressions
multifonctions pour chacun des
métiers, ce que nous faisons !” déclare
Franck LAFAURIE - Responsable des Alliances
et Partenariats SSII/VAR’s et des Marchés
Verticaux.
“D’ailleurs pour les Notaires, nous avons
configuré nos produits de manière à générer
du scan Multipage Groupe 4 avec adressages
de boîtes personnalisées par clients”
Ajoute-t’il.
KONICA MINOLTA BUSINESS SOLUTIONS
365-367, route de Saint-Germain
78424 CARRIERES S/SEINE
Tél: 01 30 86 61 38 - Fax: 0130 86 60 20
Port: 06 74 88 80 21
Mail : franck.lafaurie@bse.konicaminolta.fr
RD 51

EQUIPEMENT
BUREAUTIQUE
FLASH COPY : LA PÉRENNITÉ
DE VOS DOCUMENTS DE
FAÇON PERSONNALISÉE
Les nouvelles technologies d’archivage
numérique vous apportent
une rapidité de recherche de
vos dossiers et un confort d’utilisation,
ainsi qu’une solution de
sauvegarde, à condition de régénérer
les fichiers tous les 5 ans
sur un nouveau support.
Notre bureau d’étude peut vous
proposer une solution personnalisée,
après analyse de vos
besoins. Nous pouvons garantir
la sécurité de vos données et
leur intégrité, en les traçant au
laser sur microfilm argentique
(support garanti 1 siècle par
KODAK).
Nous assurons sur devis un gardiennage
aux normes des microformes.
Ce process est le seul
qui vous permet d’envisager la
destruction de vos dossiers
papier, car les données pourraient
être renumérisées.
Flash Copy réalise tous types de
travaux :
RD 52
- Numérisation noir & blanc,
niveau de gris ou couleur de
documents papier reliés ou non
reliés (tous formats)
- Duplication de données tous formats
(TIFF, PDF, JPEG, GIF, EPS….)
- Traçage laser de microfilms
35mm (traçage COM)
- Travaux d’indexation à définir
selon cahier des charges.
- Numérisation de plans (format A0+).
- Numérisation à partir de microfilm
16 ou 35mm
- Reconnaissance optique de
caractères (OCR)
- Réalisation de supports numériques
avec possibilité d’intégrer
un moteur de recherche plein
texte (utilisation de l’OCR sur
des documents numérisés ou à
partir d’une source numérique
traitement de texte, tableur…).
- Possibilité de duplication de
cédérom (respect de la norme
AFNOR Z42-011-2) ou DVD
Pour ces travaux de numérisation,
Flash Copy utilise les dernières
technologies en matière
de numérisation. Site web :
www.flash-copy.fr
Publicité
LE CABINET « ZÉRO DOSSIER
» EXISTE, JE L’AI RENCON-
TRÉ, PAR NOVAXEL
« Zéro dossier » c’est le gage
d’une politique qualité appréciée
des Collaborateurs, Clients et
Partenaires. Beaucoup de Cabinets
ou Etudes n’ont pas encore
franchi cette étape. Il existe
pourtant des solutions simples
dont certains se félicitent. NOVA-
XEL en fait partie.
Créée fin 1994 par Jean-
Dominique Romieux et Martine
Joulia, Novaxel a mis au point un
logiciel de gestion électronique
de dossiers, qui porte le nom de
la société, et se paramètre pour
s’adapter à la logique de classement
du cabinet. La société propose
quatre étapes simples :
- Définition et mise en place d’un
plan de classement unique et
partagé
- Capture et classement dans les
dossiers Novaxel de toutes les
éditions informatiques (en pdf),
et des documents bureautiques
(Word, Excel…)
- Classement direct des e-mails
et fax réseau dans les bons dossiers
Novaxel
- Scannérisation des documents
clients (courriers, pièces, notes)
dans les dossiers Novaxel
Novaxel se présente sous forme
d’armoires contenant des rayons,
des classeurs et dossiers.
Ainsi chaque élément du dossier
client est instantanément consulté,
directement sur écran.
Vous feuilletez votre dossier en
tournant les pages, comme un
vrai livre, grâce au visualisateur.
Ce visualisateur est conçu pour
supporter tous types de documents
sans lancer les applications
(word, Excel, PDF, papier
numérisé, e-mail, fax, …)
Chaque dossier peut être alimenté
et enrichi en permanence par
des documents, des notes, en y
ajoutant des actions pour un
meilleur suivi avec une véritable
traçabilité. Les dossiers peuvent
aussi être partagés ou échangés
en toute sécurité et confidentialité
par le réseau local ou par le
web.
Communiqués
Publicité