Guide pratique du suivi évaluation capitalisation - Wash In Schools

Inisjhd
Initiative Dubai Cares au Mali
Guide pratique du
suivi-évaluation-capitalisation

Sommaire
1. ETABLIR LE CADRE DE SUIVI-EVALUATION............................................................. 3
2
1.1 Dessiner l’arbre logique du programme .............................................................................. 3
1.2 Définir les indicateurs clefs ................................................................................................. 3
1.3 Elaborer la matrice de suivi-évaluation ................................................................................ 4
2. CONDUIRE L’ENQUÊTE DE BASE .............................................................................. 6
2.1 Identifier les objectifs de l’enquête ...................................................................................... 6
2.2 Définir la méthodologie de l’enquête ................................................................................... 6
2.3 Préparer la fiche d’enquête .................................................................................................. 9
2.4 Rédiger le guide de l’enquêteur / check-list du superviseur ............................................... 11
2.5 Préparer le masque de saisie ............................................................................................ 11
2.6 Déterminer le déroulement de l’enquête ............................................................................. 12
2.7 Former les enquêteurs, superviseurs et agents de saisie ..................................................... 14
2.8 Superviser l’enquête et vérifier la qualité des données ....................................................... 15
2.9 Saisir, apurer, traiter et analyser les données ................................................................... 15
2.10 Rédiger le rapport d’enquête de base .............................................................................. 16
2.11 Restituer les résultats de l’enquête .................................................................................. 17
2.12 Ajuster les outils d’enquête et la matrice de suivi-évaluation .................................................. 17
3. SUIVRE ET RAPPORTER LES ACTIVITES ................................................................ 19
3.1 Etablir un processus de suivi et rapportage des activités de terrain .................................. 19
3.2 Mettre en place un tableau de bord des activités .............................................................. 20
3.3 Mettre à jour les indicateurs de suivi-évaluation ................................................................ 21
3.4 Organiser des visites surprises conjointes sur le terrain .................................................... 21
3.5 Rendre des comptes à l’Etat et aux bailleurs de fonds ...................................................... 22
4. MENER LES ETUDES COMPLEMENTAIRES ............................................................. 23
4.1 Elaborer un plan de recherche .......................................................................................... 23
4.2 Coordonner & superviser les études ................................................................................. 24
5. RENFORCER LES CAPACITES MEL......................................................................... 26
5.1 Identifier les besoins de formation ..................................................................................... 26
5.2 Organiser le renforcement des capacités .......................................................................... 26
6. EVALUER ET CAPITALISER ..................................................................................... 27
6.1 Organiser les réunions d’échange et de coordination ........................................................ 27
6.2 Evaluer le programme ....................................................................................................... 28
7. RENFORCER LES STRATEGIES NATIONALES ........................................................ 31
7.1 Intégrer les acquis du programme dans les stratégies nationales ..................................... 31
7.2 Renforcer le système national de suivi-évaluation............................................................. 31

1. ETABLIR LE CADRE DE SUIVI-EVALUATION
3
1.1 DESSINER L’ARBRE LOGIQUE DU PROGRAMME
Lire les documents de projet (« proposals ») de tous les partenaires de l’Initiative Dubai
Cares au Mali et noter les activités et réalisations prévues par chaque partenaire, ainsi que
les objectifs spécifiques et objectifs globaux (ou impacts) poursuivis
Fusionner les 5 listes en une seule
Réajuster la hiérarchisation du contenu de la liste en distinguant bien :
- Les activités
- Les réalisations (« outputs »), c’est-à-dire les biens, services et renforcements de
compétence réalisés par le programme
- Les résultats (« outcomes »), c’est-à-dire les objectifs directs auxquels les partenaires
souhaitent parvenir grâce à ces réalisations
- Les impacts, positifs ou négatifs, sur la population cible et son environnement, à court,
moyen ou long terme
1.2 DEFINIR LES INDICATEURS CLEFS
Formuler sous forme de questions clefs ce que l’on veut suivre et évaluer tout au long du
programme et à la fin du programme. Les questions clefs ont été formulées comme suit :
Les réalisations prévues ont-elles été menées à bien ? Et plus précisément :
- Les points d’eau, latrines et lave-mains ont-ils été construits en fonction des besoins
des écoles, et les kits d’hygiène distribués dans toutes les écoles ?
- Un système pérenne de gestion des équipements est-il en place dans toutes les écoles ?
- Les connaissances des enseignants et des élèves en matière d’hygiène se sont-elles
améliorées ?
- Le niveau de sensibilisation du gouvernement et de ses partenaires au développement
sur l’eau, hygiène et assainissement (EHA) en milieu scolaire a-t-il augmenté ?
Ces réalisations ont-elles permis d’atteindre les objectifs poursuivis ? En l’occurrence :
- Les pratiques d’hygiène des élèves se sont-elles sensiblement améliorées ?
- Les équipements EHA dans les écoles sont-ils bien utilisés, entretenus et suivis ?
- Le secteur accorde-t-il davantage d’importance à l’EHA en milieu scolaire ?
Quel impact le programme a-t-il sur la population cible ? On dit souvent que les mauvaises
conditions d’approvisionnement en eau, d’hygiène et d’assainissement dans les écoles
affectent l’état de santé des élèves et leurs performances scolaires, surtout celles des
filles ; est-ce que le programme a un impact positif à ce niveau ? Plus précisément :
- La scolarisation des filles a-t-elle augmenté significativement grâce au programme ? Et
celle des garçons ?
- Les résultats scolaires se sont-ils améliorés significativement ?
- L’absentéisme et l’abandon scolaire ont-ils diminué ?
- La prévalence de la diarrhée a-t-elle été réduite ?
- Ces impacts ont-ils été plus ou moins forts en fonction de la stratégie d’intervention de
chaque partenaire ?

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Pour chaque question, choisir un ou deux indicateurs. On a donc des indicateurs
d’impact, de résultat, et de réalisation.
Les indicateurs d’activités ne sont pas encore définis à ce stade, premièrement parce que les
activités de chaque partenaire peuvent légèrement changer au cours du projet, et
deuxièmement parce qu’il ne deviendra vraiment nécessaire de les formuler qu’à un stade
ultérieur du programme.
Pour choisir les indicateurs, on se reporte notamment au cadre logique du document de projet
de chaque partenaire, qui contient déjà une liste d’indicateurs.
Chaque indicateur doit remplir l’ensemble des conditions suivantes :
- Etre objectivement vérifiable. C’est-à-dire que deux personnes différentes faisant la même
vérification au même moment en utilisant la même méthode devraient pouvoir aboutir au
même résultat. Ce dernier est donc indépendant de leur jugement subjectif.
- Etre précis. C’est-à-dire ne pas être ambiguë, et se référer à une population ou une zone
précise, et une période ou un moment bien défini.
- Etre réaliste, facile à renseigner. Exemple : le taux de scolarisation des filles a été jugé
trop difficile à mesurer car le nombre de filles en âge d’être scolarisées dans chaque village
ou commune n’est pas connu et aurait été trop long à compter.
- Etre en rapport direct avec le programme. Il ne s’agit pas de vouloir mesurer un
indicateur dont le résultat ne dépend pas des interventions prévues par les partenaires.
- Etre applicable à tous les partenaires.
- Etre genré. C’est-à-dire être désagrégé fille/garçon si applicable. Exemple : taux
d’absentéisme chez les filles / taux d’absentéisme chez les garçons
- Etre acceptable voire approuvé par les parties prenantes du programme.
1.3 ELABORER LA MATRICE DE SUIVI-EVALUATION
Créer un tableau sur Excel en listant, sur la 1 ère colonne, les indicateurs clefs retenus
Sur la 2 ème colonne, pour chaque indicateur, préciser sa définition, c’est-à-dire sa formule
de calcul. Elle est le plus détaillé possible : la population est précisée, de même que la zone
ou le lieu considéré, et la période ou le moment considéré. Les termes employés doivent être
bien définis.
Exemples : pour « un point d’eau fonctionnel » et des « latrines aux normes », il faut lister les
conditions précises et objectives à remplir par le point d’eau pour pouvoir être considéré
fonctionnel et par les latrines pour qu’elles satisfassent les normes ; idem pour « du matériel
d’hygiène suffisant » ou « un comité de gestion fonctionnel et participatif ».
Sur la 3 ème colonne, définir la valeur cible. C’est-à-dire la valeur que chaque indicateur devrait
prendre en fin de projet si tout se passe comme souhaité.
Pour certains indicateurs il peut être difficile de définir à l’avance une valeur cible, soit parce
que l’on ne connait pas la situation initiale ou de référence (on attendra alors les résultats de
l’enquête de base), soit parce qu’il est difficile de prévoir l’évolution future de ces indicateurs
(c’est surtout le cas des indicateurs d’impact).
Sur la 4 ème colonne, prévoir la source des données. C’est-à-dire où obtenir les données
permettant de renseigner chaque indicateur.
Exemples : auprès des directeurs d’école, ou des élèves ; dans les documents administratifs
des services techniques régionaux ou les rapports annuels du directeur d’école ; etc.
Sur la 5 ème colonne, le mode de collecte des données. C’est-à-dire comment obtenir ces
données.

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Exemples : par une interview des directeurs et des élèves ; par une visite aux services
techniques ; par une observation dans la cour d’école ; etc.
Sur la 6 ème colonne, la fréquence de la collecte. C’est-à-dire tous les combien de temps il
faut collecter les données. Cela dépend de la régularité à laquelle on souhaite suivre chaque
indicateur, et des moyens disponibles (la collecte de certaines données peut être longue,
difficile et coûteuse).
Sur la 7 ème colonne, la période de la collecte de données. C’est-à-dire à quel moment au
cours du programme, à quel moment de l’année, de la semaine ou du jour chaque donnée
doit être collectée.
Sur la 8 ème colonne, le périmètre de la collecte. C’est-à-dire sur quels sites ou auprès de
quelle population les données seront collectées.
Exemples : collecte exhaustive auprès de toutes les écoles bénéficiaires, ou de tous les
élèves ; collecte auprès d’un échantillon représentatif.
Sur la 9 ème colonne, le nom de la ou des personnes responsables de la collecte des
données. Ici on peut préciser s’il s’agit de la personne qui supervise la collecte ou celle qui
l’effectue.
Sur la 10 ème et dernière colonne, donner toutes les instructions nécessaires pour
l’enquête de base (période de collecte, périmètre, etc.).
Voir l’arbre logique et la matrice de suivi-évaluation de l’Initiative Dubai Cares au Mali

2. CONDUIRE L’ENQUÊTE DE BASE
6
2.1 IDENTIFIER LES OBJECTIFS DE L’ENQUÊTE
Lister, en en discutant avec tous les partenaires de l’Initiative, et plus particulièrement avec
les responsables suivi-évaluation-capitalisation (MEL en anglais : « monitoring, evaluation,
learning ») et les coordinateurs, les différents objectifs de l’enquête de base. A quoi doitelle
être utile ? En l’occurrence :
- Disposer des « données de référence » pour vérifier en fin de projet que les résultats
attendus en termes d’approvisionnement en eau, d’hygiène et d’assainissement ont bien
été atteints dans chaque école, et d’autre part mesurer les impacts du projet sur l’état de
santé et les performances scolaires des élèves. Il s’agit ici de données quantitatives. Elles
permettent de renseigner les indicateurs de suivi-évaluation préalablement identifiés.
- Mieux connaître la situation initiale des écoles bénéficiaires, identifier précisément leurs
besoins, et adapter et planifier ainsi les interventions nécessaires. Ce sont des données
essentiellement qualitatives qui sont collectées ici.
- Tester le système de suivi-évaluation mis en place par l’Initiative Dubai Cares au Mali pour
le WASH à l’école et identifier ses forces et faiblesses dans la perspective de le réutiliser
dans le cadre d’autres projets ou dans d’autres pays et de contribuer à la réflexion
internationale menée actuellement sur le sujet.
2.2 DEFINIR LA METHODOLOGIE DE L’ENQUÊTE
Lister les écoles à enquêter. En l’occurrence :
- Il s’agit d’une enquête exhaustive auprès de toutes les écoles bénéficiaires de l’Initiative
Dubai Cares.
- Mais l’évaluation d’impact exige également que l’enquête soit conduite en même temps
dans des écoles témoins (non bénéficiaires) auxquelles les écoles bénéficiaires vont être
comparées avant et après le projet.
Graphique d’illustration :
Identifier les données qui sont collectées dans les écoles enquêtées (bénéficiaires et

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témoin). Dans les écoles témoin sont collectées toutes les données permettant de renseigner
les indicateurs de réalisation, de résultats et d’impact. Dans les écoles bénéficiaires sont
collectées les mêmes données, mais les données relatives aux indicateurs d’impact (sur la
prévalence de la diarrhée et les performances scolaires des élèves) ne sont pas
nécessairement collectées dans toutes les écoles bénéficiaires. En l’occurrence, c’est cette
dernière configuration qui a été choisie :
Echantillon
Ecoles bénéficiaires Dubai Cares
Ecoles
témoins
Déterminer l’échantillonnage de l’enquête. C’est-à-dire fixer le nombre d’écoles témoin et
le nombre d’écoles bénéficiaires auxquelles elles vont être comparées (et où, donc, les
données relatives aux indicateurs d’impact doivent être collectées). Logiquement, ces deux
groupes sont composés du même nombre d’écoles.
La taille de l’échantillon se détermine dans le souci d’assurer sa représentativité statistique.
Plus sa taille est élevée, plus l’échantillon est représentatif. Cependant, la collecte des
données relatives à l’impact du programme sur la diarrhée et les performances scolaires
risque d’être relativement longue et complexe ; la taille de l’échantillon doit donc être gérable
d’un point de vue logistique et financier. En l’occurrence, pour l’Initiative Dubai Cares au Mali :
- L’échantillonnage a été déterminé en collaboration avec l’université américaine d’Emory – qui
apporte un appui technique à l’Initiative dans le but d’assurer la validité scientifique de
l’évaluation d’impact – selon les standards statistiques pertinents pour ce type d’étude :
marge d’erreur de 10%, niveau de confiance de 90%, et répartition des réponses de 50%. On
peut aussi s’aider par exemple du site internet www.raosoft.com/samplesize.html. Plus la
marge d’erreur souhaitée est faible, plus l’échantillon doit être large. De même, plus le niveau
de confiance souhaité est important, plus l’échantillon doit être large. La répartition des
réponses correspond au niveau attendu (valeur initiale) de l’indicateur ; la valeur initiale des
indicateurs d’impact n’étant pas bien connu, et étant susceptible de varier fortement d’un
indicateur d’impact à l’autre, mieux vaut prévoir large.
- La taille de l’échantillon obtenu est de 63 écoles bénéficiaires et 63 écoles témoins. Ce
chiffre est porté à 90, anticipant le fait que certaines écoles témoins seront susceptibles de
bénéficier d’un autre projet d’EHA d’ici la fin du programme Dubai Cares, et devront alors
être retirés de notre groupe témoin. Cette augmentation a donc pour but de se garder une
marge de sécurité.
Définir les critères de sélection du sous-groupe d’écoles bénéficiaires. Il est possible de
tirer ces écoles au sort, ou bien de les sélectionner selon des critères prédéfinis. C’est cette
dernière méthode qui a été choisie. En l’occurrence, les critères de sélection sont :
- Le sous-groupe des 90 écoles bénéficiaires (auxquelles les écoles témoins vont être
comparées) doivent être représentatives de l’ensemble des écoles bénéficiaires ; donc être

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des écoles primaires, publiques ou communautaires, comme l’écrasante majorité des écoles
bénéficiaires de l’Initiative Dubai Cares au Mali.
- De plus, les conditions d’approvisionnement en eau, d’assainissement et d’hygiène doivent y
être a priori similaires. Comme aucune donnée précise n’était disponible, le sous-groupe a
été choisi sur la base d’un facteur qui semblait le plus déterminant, à savoir la taille de
l’école. La part respective des petites / moyennes / grandes écoles dans le sous-groupe est
donc la même que dans l’ensemble des écoles bénéficiaires.
- Enfin, l’impact du programme sur la diarrhée et les performances scolaires des élèves peut
mettre du temps à se manifester. Pour pouvoir le mesurer en fin de programme, en 2014, il
faut que le sous-groupe des écoles bénéficiaires ait bénéficié des différentes réalisations
du programme le plus tôt possible, c’est-à-dire dès la première année.
Définir les critères de sélection des écoles témoins. En l’occurrence :
- On ne peut comparer que ce qui est comparable. Les 90 écoles témoins sont choisies de
sorte qu’elles aient des caractéristiques proches du sous-groupe des écoles bénéficiaires
auxquelles elles vont être comparées, à savoir : écoles primaires, publiques ou
communautaires, n’ayant pas bénéficié d’un projet d’eau, d’hygiène ou d’assainissement
ces 5 dernières années, situées dans les mêmes Centres d’Animation Pédagogique (CAP 1 )
que le sous-groupe des écoles bénéficiaires et avec la même répartition entre CAP, et avec
la même proportion d’écoles petites / moyennes / grandes.
- Les écoles témoins sont réparties entre les 5 partenaires de la même façon que les écoles
bénéficiaires, pour que la charge de la collecte des données pèse sur chacun d’entre eux
de manière équitable.
- Elles sont facilement accessibles pendant la période de l’enquête (pas trop isolées, ni
éloignées d’une route praticable, l’enquêteur ne doit pas être obligé d’emprunter une
pirogue pour s’y rendre etc.)
- Nul projet ne n’est censé intervenir dans ces écoles dans les 4 prochaines années (sinon
elles ne pourront pas jouer leur rôle d’écoles témoin).
Prévoir une explication concernant ce dernier critère de sélection des écoles témoins,
pour éviter tout malentendu. Par exemple sous la forme d’une « charte éthique » :
Charte éthique concernant les écoles témoins
Il ne sera évidemment pas interdit aux écoles témoins de bénéficier d’un autre
projet d’eau potable et d’assainissement pendant qu’elles jouent le rôle d’écoles
témoins pour l’Initiative Dubai Cares. En revanche, si le cas se produit avant fin
2013, elles devront le signaler aux partenaires de l’Initiative Dubai Cares qui les
notifieront comme telles dans leur base de données.
Les 90 écoles témoins seront prioritaires pour bénéficier d’autres projets des
partenaires de l’Initiative dès 2014, que ce soit dans le cadre de la mise en œuvre
du Plan Stratégique de Promotion de l’Hygiène en Milieu Scolaire, du Programme
d’Appui Dano-Suédois au PROSEA, ou d’une éventuelle seconde phase de
l’Initiative Dubai Cares.
1 Il s’agit de la plus petite unité administrative en charge de l’éducation au niveau local. Une Académie
d’Enseignement (AE) est composée de plusieurs CAP.

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Préciser le mode de collecte de chaque donnée, à partir des indications déjà notées dans
la matrice de suivi-évaluation. En l’occurrence, les données sont collectées comme suit :
- Entretien semi-structuré avec les directeurs d’école : renseignements de base sur l’école
enquêtée, et questions sur la manière dont l’école aborde les questions relatives à l’hygiène,
l’assainissement et l’eau, tant dans les cours qu’elle dispense aux élèves que dans la
manière de gérer les équipements scolaires. Les réponses sont autant que possible
recoupées par triangulation (auprès d’enseignants, membres du Comité de Gestion Scolaire,
élèves, gardien, etc. Ces données renseignent les indicateurs de réalisation et de résultat.
- Revue documentaire sur les effectifs et les performances scolaires des élèves, renseignant
la première partie des indicateurs d’impacts (uniquement pour le sous-groupe des écoles
bénéficiaires et les écoles témoin)
- Observation directe des latrines, points d’eau et matériels d’hygiène dans toutes les écoles,
permettant de collecter les données relatives aux indicateurs de réalisation et de résultat.
- Observation de la pratique du lavage des mains par les élèves sortant des latrines (pour
renseigner un indicateur de résultat). L’observation a lieu pendant toute la durée de la
récréation du matin et pendant les 20 minutes suivant la fin de la pause. L’observation se
fait dans toutes les écoles disposant d’un lave-mains en état de marche et accompagné de
savon. L’enquêteur doit se poster de manière à voir à la fois les latrines et le lave-mains,
sans pour autant être trop visible par les élèves observés.
Une deuxième manière de mesurer cet indicateur est prévu par le biais de l’observation
directe : il s’agit d’utiliser un proxy en observant 1) la présence du lave-mains à côté des
latrines, 2) la disponibilité de l’eau et du savon dans le lave-mains, et 3) la présence de
traces d’utilisation.
- Entretiens individuels avec un échantillon de 80 élèves, dans les écoles du sous-groupe et
les écoles témoin, pour renseigner les indicateurs d’impact sur la diarrhée et l’absentéisme.
L’échantillon d’élèves est tiré au hasard dans le registre scolaire, après calcul du pas de
sondage. Aux élèves présents au moment de l’enquête, il est demandé s’ils ont eu la
diarrhée les 3 jours précédents et s’ils ont été absents de l’école les 7 jours précédents.
2.3 PREPARER LA FICHE D’ENQUÊTE
A partir de la 2 ème colonne de la matrice de suivi-évaluation, lister toutes les données
devant être collectées pour pouvoir renseigner les indicateurs clefs.
Pour chacune de ces données, formuler sur un document Word imprimable en format A4
une (ou plusieurs) question à poser par l’enquêteur lors des entretiens, ou élaborer un
outil de collecte – par exemple, les tableaux sur lequel l’enquêteur doit reporter le résultat de
sa revue documentaire, la grille d’observation sur la pratique du lavage des mains au savon,
et le tableau à remplir au fur et à mesure de l’entretien avec les élèves). Ne pas oublier de
distinguer les questions / données relatives aux filles et aux garçons.
Toutes les données à collecter pour renseigner les indicateurs doivent correspondre à une (ou
plusieurs) question posée, ou à une section de la fiche d’enquête. Les seules données qui ne
sont pas prévues dans la fiche d’enquête sont celles qui peuvent être récupérées par un autre
moyen qu’une enquête.
Les questions peuvent être ouvertes ou fermées. N’envisager une question ouverte que dans
les cas où une question fermée est impossible (car le traitement statistique des réponses aux
questions ouvertes est difficile).
Ajouter les questions nécessaires à la planification des activités dans les écoles. En
effet, certaines données supplémentaires doivent être collectées pour permettre aux
partenaires de connaître au mieux la situation initiale dans chacune des écoles, leurs
problèmes et leur priorités, et ainsi pouvoir ajuster / planifier au mieux les activités futures.

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Exemples : on peut ajouter des questions sur la présence d’une clôture autour de l’école et
son matériau de construction, pour savoir s’il est nécessaire d’en construire une – même s’il
n’y a pas d’indicateur clef à ce sujet ; on peut aussi renseigner le nombre de salles de classe,
pour pouvoir budgétiser le nombre de postes d’eau potable à distribuer.
Attention au choix et à la formulation des questions : il peut être important de connaitre
l’existence de latrines et si elles sont en état de marche, pour pouvoir calculer l’indicateur sur
le taux d’équipement des écoles ; mais pour pouvoir budgétiser les besoins en réhabilitation,
cela ne suffit pas : encore faut-il savoir quelle partie de la latrine est hors d’état, quel est le
problème exact qui se pose, et si une réhabilitation est envisageable ou bien s’il faut tout
reconstruire.
Ajouter les questions nécessaires à l’analyse futures des données – et notamment à
l’établissement de corrélations / associations. En effet, certaines données supplémentaires
peuvent être collectées pour permettre de mieux comprendre le lien qui existe entre plusieurs
facteurs. Par exemple, il peut être demandé à l’enquêteur de recenser le matériel de
nettoyage et d’hygiène disponible dans l’école, pour avoir une image plus complète des
conditions d’hygiène, et pour pouvoir comprendre pourquoi les latrines sont mal entretenues
ou pourquoi les élèves ne se lavent pas les mains au savon.
Ajouter les questions nécessaires à la triangulation des données. En effet, il est parfois
nécessaire de vérifier une information de différentes manières, parce qu’une seule manière
n’est pas suffisante pour avoir une vision juste et globale de la situation, ou parce qu’un
interlocuteur peut donner une information erronée (il répond de la manière qui lui est
favorable, ou répond sans avoir toutes les informations en main). Par exemple, pour savoir si
la défécation en plein air est pratiquée, l’enquêteur peut poser la question au directeur d’école
et aller observer de lui-même dans la cour et aux alentours.
Pour chaque question fermée, prévoir sur le questionnaire les différentes options de
réponse. Il faut être le plus exhaustif possible pour permettre ensuite un traitement statistique.
Lorsqu’il est impossible de prévoir toutes les réponses possibles, ajouter une option « Autre (à
préciser) ».
Un code peut être choisi pour chaque option de réponse (exemples : réponse 1 / 2 / 3 etc.).
Pour chaque question ouverte, prévoir un espace où l’enquêteur pourra écrire la
réponse de son interlocuteur.
Prévoir, directement sur la fiche d’enquête, des instructions courtes et précises à
suivre par l’enquêteur pour chaque question ou section présentant une difficulté
potentielle. Exemples : instructions sur le déroulement de l’exercice d’observation et ce à
quoi il faut faire attention, démarche à suivre pour le tirage au sort de l’échantillon d’élèves à
interviewer, etc.
Quand on veut savoir par exemple si un point d’eau est « fonctionnel » ou des latrines
« améliorées », ou encore si les élèves ont eu la « diarrhée », définir des critères de
jugement précis et objectifs, qui seront intégrés soit dans le guide de l’enquêteur, soit
(recommandé) directement dans la fiche d’enquête sous forme de questions successives ou
d’instructions à suivre. Cf. section 1.3 sur la 2 ème colonne de la matrice de suivi-évaluation
Prévoir de la place à côté de chaque question pour que l’enquêteur puisse noter des
précisions ou des remarques.
Quand il y a plusieurs questions concernant plusieurs éléments similaires (exemple : sur les
différents points d’eau se situant dans la cour d’école ou hors de la cour, on veut savoir l’état
de marche, le débit, la couleur de l’eau, l’existence d’un cadenas etc.), présenter la fiche
d’enquête de sorte que l’on sache à quel élément / à quel point d’eau précisément
chaque question et chaque réponse se rapporte.

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Placer les questions et différentes parties de la fiche d’enquête dans un ordre logique :
en fonction du déroulement logique de l’enquête dans chaque école, de l’interlocuteur
concerné, et du thème abordé. Cela facilite le travail de l’enquêteur comme de l’enquêté.
Si l’enquête a lieu dans différents lieux (écoles, administration, villages etc.), envisager la
possibilité de séparer les fiches d’enquête.
Prévoir une section où l’enquêteur identifie précisément l’école enquêtée, au début de la
fiche d’enquête : partenaire intervenant dans l’école, région, académie, CAP, commune,
village ou quartier, nom de l’école.
Prévoir un espace où l’enquêteur renseigne ses coordonnées et celles des principales
personnes enquêtées (en l’occurrence, les différents directeurs d’école enquêtés). Cela est
indispensable si jamais il se révèle nécessaire de les recontacter par la suite.
Préparer un court texte d’introduction à prononcer par l’enquêteur pour présenter les
objectifs de l’enquête, son déroulement et ce qui est attendu des personnes enquêtées.
Ajouter les logos
Numéroter les pages
Faire relire la fiche d’enquête par une tierce personne (en l’occurrence par tous les
responsables MEL et par l’université d’Emory) pour vérifier que toutes les données utiles sont
prises en compte dans la fiche d’enquête, que la formulation de chaque phrase est
appropriée, que les termes sont justes et précis, faciles à traduire en langue locale
éventuellement, et que l’organisation de la fiche d’enquête est logique, que le protocole
d’observation est assez précis, les instructions claires, etc.
Organiser une phase de pré-test dans une ou plusieurs écoles pour ajuster la fiche
d’enquête.
2.4 REDIGER LE GUIDE DE L’ENQUÊTEUR / CHECK-LIST DU
SUPERVISEUR
Rédiger un guide de l’enquêteur contenant :
- Les instructions à suivre pour chaque question ou partie de la fiche d’enquête
- La définition des termes équivoques (qu’est-ce qu’un point d’eau « fonctionnel » ? des
latrines « améliorées » ? quels sont les signes exacts de la diarrhée ? etc.)
- Et les illustrations nécessaires en couleur : en l’occurrence des dessins et photos des
différents types de latrines et points d’eau, puisque l’enquêteur doit classifier les ouvrages
observés.
Il peut aussi être utile de préparer une check-list pour les superviseurs, surtout s’il
apparait rapidement que le guide de l’enquêteur est incomplet. Cette check-list contient des
éléments à vérifier par le superviseur au niveau de chaque question / section de la fiche
d’enquête remise par l’enquêteur. Elle permet de vérifier que toutes les questions ont bien été
renseignées, et ce de manière précise et exacte.
2.5 PREPARER LE MASQUE DE SAISIE
Choisir un logiciel approprié grâce auquel sont saisies toutes les données de toutes les
fiches d’enquête.
Le logiciel doit être disponible au niveau de tous les partenaires et maîtrisé par tous les

12
responsables MEL et agents de saisie. Il doit permettre une exploitation facile des données, et
une exportation facile des données vers un logiciel d’analyse statistique. En l’occurrence, le
choix s’est porté sur Excel.
Elaborer le masque de saisie de sorte que chaque champ à renseigner corresponde à un
champ de la fiche d’enquête. Présenter le masque de sorte qu’il soit aisé à remplir :
- L’ordre des champs du masque suit exactement l’ordre des champs de la fiche d’enquête.
- L’intitulé de chaque champ doit rester toujours visible au fur et à mesure de la saisie.
- La taille des champs permet de lire facilement le contenu saisi.
- La lisibilité est facilité, par exemple par l’usage du soulignement, du gras ou de couleurs.
Sécuriser le masque de manière à réduire le risque d’erreur lors de la saisie. Par exemple :
- En verrouillant les champs qui ne doivent pas être modifiées
- En créant des listes déroulantes avec les différentes options de réponse
- En prédéfinissant le format de remplissage (texte, chiffre, etc.)
- En prédéfinissant une valeur minimale et maximale de saisie (une saisie inférieure à 1 et
supérieure à 100 étant automatiquement signalée comme erreur, par exemple)
- En empêchant qu’un champ soit rempli de manière contradictoire avec un autre champ (par
une vérification croisée), etc.
2.6 DETERMINER LE DEROULEMENT DE L’ENQUÊTE
Prévoir le nombre d’enquêteurs à mobiliser, leur rôle et leur profil.
- Le nombre dépend du nombre d’écoles à enquêter, du délai à respecter pour boucler
l’enquête et du temps nécessaire pour mener l’enquête dans chaque école et se déplacer
entre les écoles. En l’occurrence chaque école nécessite 1 jour plein (dont une demijournée
de déplacement et une demi-journée d’enquête), et l’enquête doit être bouclée le
plus rapidement possible. Entre 5 et 10 écoles ont été confiées à chaque enquêteur, en
fonction de leur éloignement.
- Leur rôle consiste à administrer la fiche d’enquête dans les écoles à enquêter selon les
instructions fournies. Chaque enquêteur a une liste définie d’écoles auxquelles il devra
rendre visite, et un planning détaillé à respecter. Il veille à administrer la bonne fiche
d’enquête en fonction du type d’école et à le remplir lisiblement, avec toutes les précisions
nécessaires. Il est placé sous la supervision d’un superviseur.
- Les enquêteurs peuvent être choisis parmi le personnel interne de chaque partenaire ou
d’un service technique déconcentré de l’Etat (en charge de l’éducation, voire de
l’assainissement, de la santé ou de l’hydraulique). Ils peuvent aussi faire partie de / être
recrutés par un prestataire privé ou une ONG locale partenaire. Ils ont de préférence des
compétences et expériences préalables dans les domaines suivants : administration ou
supervision d’enquêtes auprès de ménages ou d’écoles, hydraulique, assainissement
autonome.
Prévoir le nombre de superviseurs à mobiliser, leur rôle et leur profil.
- Le nombre de superviseur doit être suffisant pour qu’ils puissent assurer un bon contrôle
qualité sur le processus de collecte des données. En l’occurrence le ratio fixé est d’un pour
environ 5 enquêteurs.
- Leur rôle consiste à suivre et appuyer les enquêteurs, vérifier le bon remplissage des fiches
d’enquête au fur et à mesure, et le respect du planning. Ils disposent du planning individuel
de chaque enquêteur placé sous leur responsabilité. A la fin de l’enquête, ils récupèrent les
fiches d’enquête remplies, les vérifient (en l’occurrence à l’aide d’une checkl-list), débriefent
les enquêteurs, puis remettent les fiches vérifiées à qui de droit (en l’occurrence aux

13
responsables MEL de chaque partenaire ou aux agents de saisie).
- Ils ont le même profil que les enquêteurs. Ils peuvent être choisis parmi les supérieurs
hiérarchiques des enquêteurs, si ces derniers sont des agents des services techniques
déconcentrés de l’Etat.
Prévoir le nombre d’agents de saisie à mobiliser, leur rôle et leur profil.
- Le rôle de l’agent de saisie est de saisir, sur un masque de saisie, les données collectées
par les enquêteurs, à partir de leurs fiches d’enquête remplies.
- Le nombre d’agents de saisie doit être suffisant pour que la saisie aille vite, que la charge
de travail soit supportable, et que le risque d’erreur de saisie soit réduit. En l’occurrence le
ratio fixé est d’un pour environ 50 écoles enquêtées. Si le nombre d’écoles enquêtées avait
été plus petit, une double-saisie (par deux personnes différentes pour chaque école) aurait
été prévue pour réduire le risque d’erreur.
- Les agents de saisie doivent avoir une expérience préalable en la matière, et maîtriser
parfaitement le logiciel sur lequel ils travaillent.
Décider si l’école enquêtée doit être prévenue à l’avance ou non. En l’occurrence, il est
nécessaire que l’enquête reste une enquête surprise ou du moins que l’école n’ait aucune
idée du contenu de l’enquête. L’objectif est qu’elle ne puisse pas se préparer (par exemple en
nettoyant les latrines, mettant le lave-main à disposition des élèves dans la cour, achetant du
savon, etc.), ce qui aurait pour effet de fausser les résultats de l’enquête de base.
Il est donc demandé de :
- Ne pas prévenir le directeur d’école de la visite d’un enquêteur
- Ou bien, si cela est impossible, de faire annoncer la visite non pas par l’ONG elle-même ni
son éventuel partenaire local, mais par l’Académie ou le CAP
- Si la visite est annoncée à l’avance, préciser qu’il ne s’agit que d’une « visite de routine »
qui va durer 0,5 jour (sauf dans les écoles à double vacation). Ne surtout pas informer que
l’enquête va porter sur l’eau, l’assainissement et l’hygiène.
- Il peut être demandé au Directeur de préparer ses registres scolaires de cette année et de
l’année dernière – et en cas de groupe scolaire, la même chose peut être demandé aux
autres directeur d’école. L’accès à l’information sera ainsi grandement facilité.
Fixer le planning de l’enquête :
- Pré-test de la fiche d’enquête : prévoir d’administrer la fiche d’enquête dans au moins 1
école test voire plus, pour l’améliorer.
- Formation des enquêteurs / superviseurs / agents de saisie : ils doivent tous être formés
en même temps. S’ils sont répartis dans différentes régions, alors les ateliers de formation
doivent avoir lieu les uns après les autres pour pouvoir être animés par un seul et même
formateur (pour assurer que le contenu de la formation et les instructions données soient
exactement les mêmes pour tout le monde). En l’occurrence, 2 jours de formation étaient
prévus : un jour théorique et une simulation / mise en situation dans une école.
- Collecte des données : la durée dépend de la date de fin de l’atelier de formation dans
chaque région, de la durée du passage dans chaque école, et du nombre d’écoles à
enquêter.
Lors de la planification, prendre en compte les périodes où les enquêtés ne sont pas
disponibles, en l’occurrence pendant les congés scolaires.
Prendre en compte les périodes à éviter car certains indicateurs à renseigner atteindraient
des pics qui ne sont pas représentatifs de la situation normale. Par exemple, l’absentéisme
est très élevé immédiatement avant ou après les congés scolaires et la diarrhée augmente
brusquement pendant l’hivernage.
Prendre en compte enfin l’accessibilité des sites à enquêtée : très réduite pendant la saison
des pluies.

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- Saisie : prévoir suffisamment de temps, en fonction de la durée de remplissage du
masque de saisie et du nombre d’agents de saisie. Cette phase peut prendre
beaucoup de temps, surtout si les agents de saisie ne travaillent pas à plein temps.
- Vérification / apurement / traitement : prévoir les allers et retours avec les enquêteurs ou
enquêtés si certaines données sont incohérentes ou à préciser. Le temps de traitement des
données (calcul des indicateurs) peut prendre du temps si par exemple le logiciel utilisé est
Excel.
- Analyse et rédaction du rapport : prévoir la rédaction d’un premier draft, puis la relecture
des analyses et du rapport par plusieurs personnes et enfin le temps d’intégrer leurs
commentaires pour produire la version finale.
- Restitutions régionales et nationale.
2.7 FORMER LES ENQUÊTEURS, SUPERVISEURS ET AGENTS DE SAISIE
Prévoir de former les enquêteurs, superviseurs et agents de saisie en même temps, et
que le formateur soit le même pour tous et dans toutes les régions d’intervention. L’objectif
est que tout le monde ait exactement la même compréhension et les mêmes instructions.
Préparer et distribuer les documents de l’enquête à chaque enquêteur, superviseur et
agent de saisie
Documents de formation supplémentaires :
- Agenda de l’atelier de formation
- Présentation générale de l’Initiative Dubai Cares, des objectifs de l’enquête, des indicateurs
de suivi-évaluation, de la méthodologie de l’enquête et des différents types d’écoles
concernées par l’enquête
- Liste détaillée des écoles à enquêter, et type d’école (bénéficiaire / sous-groupe des écoles
bénéficiaires / témoin)
- Plannings individuels des enquêteurs à établir, avec dates de visite, et nom et coordonnées
du superviseur de chaque enquêteur
- Liste de tous les participants à l’enquête avec leurs coordonnées
Organiser la formation en 2 temps : en l’occurrence 1 jour de formation théorique et
d’explication détaillée de l’enquête et de la fiche d’enquête, puis 1 jour de mise en situation
réelle dans une école située proche du lieu de formation.
Formation théorique :
L’objectif est que chaque participant comprenne précisément son rôle, et comprenne chaque
question, sa raison d’être et comment y répondre ; qu’il puisse anticiper chaque cas particulier
ou problème qui peut se poser lors de l’enquête ou de la saisie des données. Cela passe par
une lecture et une explication approfondie de chaque question de la fiche d’enquête.
L’objectif est également de clarifier le déroulement de l’enquête dans chaque école,
notamment :
- Planning général
- Heure d’arrivée dans l’école
- Présentation de l’enquête au directeur d’école pour qu’il collabore pleinement
- Protocole à suivre pour les observations directes et les interviews
- Instructions en cas de difficulté de remplissage : contacter le superviseur ou responsable
MEL ; tous les champs de la fiche d’enquête doivent être obligatoirement renseignés. Si
certaines données sont absolument indisponibles, en noter la raison sur la fiche.
- Modalités de supervision

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- Conditions financières de l’enquête et procédures de justification des dépenses
- Remise et vérification des fiches d’enquête remplies
Formation pratique : les objectifs poursuivis sont les mêmes mais cette fois-ci grâce à une
mise en situation réelle. Cette étape est indispensable.
2.8 SUPERVISER L’ENQUÊTE ET VERIFIER LA QUALITE DES DONNEES
Effectuer des tournées de supervision auprès des enquêteurs et des superviseurs pendant
l’enquête, pour contrôler que tout se passe comme prévu et apporter une aide ou des
ajustements si besoin. Les responsables MEL et le Coordinateur MEL sont mobilisés ici.
Une fois la collecte des données terminée, les enquêteurs remettent à leur superviseur les
fiches d’enquête renseignées et complètes.
Le superviseur est chargé de vérifier avec l’enquêteur le bon nombre de questionnaires et
qu’ils ont été correctement renseignés, à l’aide du guide de l’enquêteur, voire de la check-list
de vérification. C’est aussi l’occasion pour le superviseur de débriefer l’expérience et les
difficultés rencontrées par chaque enquêteur. A chaque débriefing, le superviseur note sur un
fichier Word les principaux points de discussion et de difficultés abordés avec l’enquêteur :
- Difficultés rencontrées lors de l’enquête ou pour renseigner certaines questions
- Eléments qui ont facilité l’enquête / facteurs de réussite
- Comment améliorer le déroulement de l’enquête la prochaine fois
- Toute autre opinion ou commentaire pertinent
Les superviseurs remettent au responsable MEL les fiches d’enquête vérifiées ainsi que le
document de débriefing. Le responsable MEL vérifient ces documents avant de
transmettre les fiches d’enquête aux agents de saisie.
2.9 SAISIR, APURER, TRAITER ET ANALYSER LES DONNEES
Les agents de saisie entrent le contenu des fiches d’enquête sur le masque de saisie. Si
possible, prévoir une double saisie pour chaque fiche, de sorte de diminuer le risque d’erreur.
En cas de problème, l’agent de saisie entre en contact avec le responsable MEL, voire
avec l’enquêteur ou le directeur d’école, pour corriger les éventuelles incohérences ou
imperfections repérées. Si besoin, s’en référer au Coordinateur MEL qui assure l’homogénéité
du processus de collecte et de saisie des données.
Les responsables MEL vérifient ensuite le masque de saisie rempli avant de
transmettre au Coordinateur MEL pour consolidation et vérification. En l’occurrence, le
Coordinateur MEL a ensuite transmis le masque complet et corrigé à l’université d’Emory pour
une dernière vérification. Si les dernières erreurs repérées ne peuvent pas être corrigées, les
apurer (supprimer).
Traiter et analyser les résultats : calculer et renseigner les indicateurs de la matrice de suiviévaluation,
désagréger les indicateurs par partenaire, zone, milieu urbain / rural, type d’école,
taille d’école…, établir les associations / liens qui existent entre différentes variables, faire les
tableaux et graphiques pertinents pour comparer les données, illustrer les principaux
enseignements. L’appui de chercheur, en l’occurrence de l’université d’Emory, peut être utile à
ce niveau.

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2.10 REDIGER LE RAPPORT D’ENQUÊTE DE BASE
Introduction pour présenter le programme, la manière dont les écoles bénéficiaires ont été
choisies, les objectifs de l’enquête de base.
Présentation de la méthodologie de l’enquête, contenant notamment :
- Indicateurs à renseigner par l’enquête
- Echantillonnage et critères de sélection de l’échantillon
- Outils et méthode de collecte des données
- Période et déroulement de l’enquête pour chaque partenaire
- Organisation de la remise des fiches d’enquête par les enquêteurs / superviseurs
- Saisie des données dans le masque de saisie
- Vérification et apurement des données
- Traitement et analyse
- Les principaux enseignements tirés du débriefing des enquêteurs peuvent être insérés ici,
ainsi que tout autre élément d’information pertinent.
- En l’occurrence un paragraphe a été ajouté pour expliquer la manière dont le
gouvernement a été impliqué par les partenaires aux différents stades de l’enquête.
Analyse des résultats, contenant notamment :
- Définition de chaque indicateur, manière dont il a été collecté, et résultats
- Mise en évidence des surprises, et des différences régionales, ou par milieu / type d’école
etc.
Attention à la représentativité de l’échantillon / des écoles enquêtées au niveau national ou
régional avant de tirer des conclusions générales. En fonction du nombre d’écoles
enquêtées, il se peut que les résultats ne soient pas généralisables au niveau régional ou
national.
- Comparaison avec d’autres sources de données sur les mêmes écoles ou sur des zones
ou pays comparables
- Analyses permettant d’expliquer le pourquoi / trouver les explications possibles de ces
résultats et des variations constatées au niveau de chaque indicateur
- Eventuels biais qui ont pu s’introduire lors de la collecte ou le traitement des données
- Croiser les données pour établir d’éventuels liens / associations / corrélations.
Exemples : La prévalence de la diarrhée est-elle plus élevée dans les écoles où il n’y a pas
de latrines ? où la défécation en plein air est pratiquée ? où il n’y a pas de lave-main
fonctionnel ? Et qu’en est-il l’absentéisme ? Et le savon, est-il plus présent dans les écoles
dont les enseignants organisent des séances d’éducation à l’hygiène ? Et la pratique du
lavage des mains au savon, y est-elle plus répandue ? etc.
Attention association ne signifie pas automatiquement corrélation ou causalité : il faut être
prudent dans le choix des termes car établir une relation de cause à effet exige des
analyses statistiques poussées.
- Tirer les leçons apprises pour le programme : ce sur quoi il faut mettre l’accent, ce à quoi il
faut faire attention etc.
Conclusion générale sur :
- Nombre d’écoles au « standard eau-hygiène-assainissement (WASH) »
- Pertinence du programme, de son approche, de son ciblage géographique
- Régions à considérer avec le plus d’attention
- Synthèse des enseignements

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- Thèmes ou analyses de corrélation qui méritent des recherches plus approfondies
- Comparaison rapide entre les écoles bénéficiaires et les écoles témoins auxquelles elles
vont être comparées (ont-elles des situations comparables au départ ?)
- Conclusion pour la pertinence du système de suivi-évaluation (indicateurs retenus, fiche
d’enquête, méthodologie etc.)
Envisager une version « scientifique » du rapport, avec notamment un format différent et
des analyses de corrélation plus poussées, pour publication académique – en l’occurrence en
collaboration avec l’université d’Emory
2.11 RESTITUER LES RESULTATS DE L’ENQUÊTE
Préparer les ateliers de restitution des résultats aux niveaux régional et national. Si
plusieurs partenaires interviennent dans une même région, organiser un atelier conjoint.
Définir l’agenda et la liste des invités, notamment en fonction du budget disponible ; puis
diffuser
Préparer la présentation PowerPoint en collaboration avec les parties concernées.
Mettre l’accent sur les principaux résultats, les spécificités régionales, les écoles à problème,
les associations identifiées (ou pas), et les enseignements pour les activités à venir (comment
les activités peuvent être réajustées / adaptées aux constats de l’enquête).
Illustrer le plus possible avec des tableaux, graphiques, photos et témoignages.
Rendre la présentation dynamique et interactive, en prévoyant plusieurs présentateurs si
possible, des quizz et autres formes de dialogue avec les participants, pour leur faire deviner
les résultats ou leur montrer qu’ils sont loin de connaître les conditions réelles d’hygiène dans
les écoles.
Par rapport au contenu de la présentation en cas d’atelier conjoint, réfléchir s’il faut présenter
les résultats de chaque partenaire ou si, pour des questions de représentativité des données,
il ne vaut mieux pas présenter les résultats agrégés.
Organiser des travaux de groupe après la présentation PowerPoint, en soumettant un sujet,
ou un exercice particulier à chaque groupe. L’objectif est de faire réfléchir les participants et
leur permettre de donner leurs recommandations sur la stratégie et la mise en œuvre des
activités à venir, notamment sur les défis identifiés lors de l’enquête de base.
2.12 AJUSTER LES OUTILS D’ENQUETE ET LA MATRICE DE SUIVI-
EVALUATION
Lister les difficultés, faiblesses, biais et confusions identifiées lors de la supervision des
enquêtes, du débriefing des enquêteurs, de la saisie et du traitement des données. Le faire le
plus rapidement possible après la fin de l’enquête, tant que tout est encore en mémoire vive.
Ajuster les différents outils de l’enquête en conséquence : méthodologie et déroulement
général de l’enquête, fiche d’enquête, guide de l’enquêteur, masque de saisie, et documents
de formation. Les modifications sur la fiche d’enquête doivent rester limitées de sorte que les
résultats des enquêtes suivantes ou de l’enquête finale puissent être comparables avec ceux
de l’enquête de base.
Pour les besoins de l’évaluation d’impact, effectuer, en, l’occurrence avec l’université
d’Emory, les calculs de puissance pour mesurer le niveau de fiabilité et de représentativité des
résultats de l’enquête (pour chaque indicateur d’impact).

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Mettre à jour la matrice de suivi-évaluation en revoyant, si besoin, la définition des
indicateurs, la méthode de collecte des données, la fréquence de collecte, l’échantillonnage
etc.
Voir les documents suivants :
- Méthodologie générale de l’enquête de base
- Fiche d’enquête
- Guide de l’enquêteur
- Documents de formation
- Check-list des superviseurs
- Masque de saisie
- Fichier Excel de calcul des indicateurs par type d’école et par partenaire
- Fichier présentant les résultats agrégés et désagrégés de l’enquête
- Rapport de l’enquête de base
- PowerPoint et autres documents pour les ateliers régionaux et nationaux de
restitution

3. SUIVRE ET RAPPORTER LES ACTIVITES
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3.1 ETABLIR UN PROCESSUS DE SUIVI ET RAPPORTAGE DES
ACTIVITES DE TERRAIN
Etablir avec le prestataire un chronogramme détaillé des activités à mener, en
numérotant les activités
Définir les objectifs visés par les procédures et outils à mettre en place pour le suivi et
de rapportage de ces activités ; en l’occurrence :
- Suivre l’avancement des activités de terrain, surtout celles confiées à des prestataires
(ONG locale ou consultants) en relation avec le planning et le budget préétabli
- Vérifier l’effectivité des activités et l’efficacité dans l’utilisation des fonds
- Déclencher le versement des tranches de paiement aux prestataires
Définir les modalités de suivi et de rapportage. En l’occurrence il s’agit de :
- Un rapport trimestriel d’avancement, composé d’un rapport d’activité et d’un rapport
financier. Le premier est rédigé par le responsable de la prestation, généralement un
manager ou coordinateur. Le second est rédigé par le comptable. Les deux sont signés par
la personne habilitée (la direction).
- Une fiche que les animateurs (staff interne ou des ONG prestataires) auront constamment
sur eux et qu’ils rempliront au fur et à mesure de l’exécution des activités dans chaque
école. Chaque fiche sera photocopiée et jointe au rapport d’avancement trimestriel de
l’ONG prestataire.
Préparer le canevas de rapport trimestriel :
Rapport d’activité, établi sur Excel pour faciliter les calculs et la consolidation des données
entre partenaires. Il comprend les éléments suivants :
1. Identification de l’ONG prestataire, du projet / du titre de l’accord de partenariat, des
régions et sites concernés, de la période de rapportage, et date
2. Liste des activités menées sur la période trimestrielle considérée, avec pour chaque
activité : nom et nombre d’écoles touchées, nombre de bénéficiaires (cf. fiche de suivi
et de rapportage ci-dessous), contraintes et difficultés rencontrées, solutions / mesures
prises ou à prendre
3. Ressources utilisées : montant total du protocole d’accord, montant débloqué pour la
période considérée, montant total des dépenses pour la période, montant des
dépenses ayant déjà été rapportées dans les rapports précédents, montant total des
dépenses à la date du rapport, montant restant du protocole d’accord ; les formules de
calcul sont prérentrées dans le canevas
4. Chronogramme d’activité pour la prochaine période trimestrielle : activités,
responsables, et écoles cibles pour chacun des 3 mois
5. Annexes : fiches de suivi et de rapportage des activités par école (renseignée) et
pièces justificatives des activités par école (cf. ci-dessous)
Rapport financier, établi sur Excel pour faciliter les calculs. Il détaille la partie « ressources
utilisées » du rapport d’activité. Chaque partenaire a généralement déjà son propre
canevas, qui n’a pas besoin d’être harmonisé. En annexe : les pièces justificatives des
dépenses.
Préparer la fiche de suivi et de rapportage. Il s’agit de vérifier la réalisation effective des
activités prévues dans chaque école, au-delà de ce qui est écrit dans les rapports

20
périodiques ; et de comptabiliser le nombre de bénéficiaires de chaque activité. Une telle fiche
doit rester facile à renseigner pour ne pas générer trop de paperasserie. En l’occurrence il
s’agit d’un tableau Word et de pièces annexes :
- Première colonne à gauche : liste des activités numérotées
- Deuxième colonne : pour chaque activité, la date ou période d’exécution (visite dans
chaque école) est à noter
- Troisième colonne : pour chaque activité, renseigner le nombre de participants ou de
bénéficiaires, en désagrégeant le nombre d’adultes et d’enfants, et par sexe.
- Quatrième colonne : pour chaque activité, liste des pièces justifiant que l’activité a bien été
menée. Par exemple : photos, listes de présence, PV de réunion, plan d’action rempli par
l’école / comité de gestion scolaire / club d’hygiène, etc. Ces pièces justificatives d’activités
sont jointes à la fiche et mises avec elle en annexe du rapport trimestriel.
3.2 METTRE EN PLACE UN TABLEAU DE BORD DES ACTIVITES
Définir les objectifs visés par un tel tableau de bord ; en l’occurrence :
- Suivre quelle école a reçu quelle intervention et quand
- Vérifier qu’aucune école n’a été oubliée
- Pour le volet hard, suivre la construction des équipements et l’amélioration du ratio élèves /
latrine et élèves / point d’eau dans chaque école et globalement
- Vérifier l’avancement de l’ensemble des activités Dubai Cares au niveau de chaque
partenaire, y compris les aspects financiers, pour compléter la matrice de suivi-évaluation
qui elle ne suit que les indicateurs de réalisation, de résultat et d’impact mais pas d’activité
- Vérifier la cohérence temporelle entre le volet soft et hard
- Compter le nombre d’écoles bénéficiaires chaque année, pour le volet soft et hard
- Noter quand le « paquet d’intervention » est complet dans une école
- In fine, permettre de faire l’étude de durabilité en sachant quand chaque école peut être
considérée comme « totalement couverte »
Définir les modalités de renseignement du tableau :
- Le fichier doit être rapide à renseigner
- Il doit être précis au mois (ou éventuellement au trimestre) près
- Il doit être mis à jour mensuellement ou trimestriellement
Préparer le tableau de bord. Il doit être rapide à renseigner par les responsables MEL, en
collaboration avec les points focaux hard, soft et les coordinateurs de chaque partenaire. Ce
fichier en format Excel est composé de 3 onglets par partenaire, et d’un onglet récapitulatif :
Matrice de suivi des activités par partenaire (premier onglet pour chaque partenaire) : La
première colonne fait la liste des activités planifiées (chaque activité correspond à une
ligne) ; les activités sont regroupées en grandes catégories qui reprennent les lignes du
budget signé avec le(s) bailleur(s) de fonds. La deuxième colonne désigne le ou les
responsables de chaque activité. La troisième donne un indicateur de performance avec
une valeur cible et un délai. Les colonnes suivantes constituent un calendrier dont les
cellules représentent un mois ; après chaque période trimestrielle, deux cellules
permettent de faire le point sur le niveau d’atteinte de l’indicateur et d’ajouter des
commentaires. Enfin les dernières colonnes permettent de faire le point sur l’état de
consommation du budget.
Calendrier des activités par partenaire (second onglet) : Les premières colonnes
permettent d’identifier l’école (région, académie, CAP, commune, village / quartier), il y a
une école par ligne. La colonne suivante contient les activités générales à mener dans

21
chaque école (« le paquet d’intervention »), en l’occurrence la construction / réhabilitation
de points d’eau, la construction / réhabilitation de latrines, la distribution d’un kit d’hygiène,
et la promotion de l’hygiène en milieu scolaire et dans la communauté. Les colonnes
suivantes sont un calendrier dont chaque cellule représente un mois. Chaque fois qu’une
activité est menée ou achevée, la case correspondante est coloriée.
Suivi des ratios élèves / équipement (troisième onglet). Il y a une ligne par école. Les
colonnes successives sont : identification de l’école ; effectifs filles / garçons ; nombre de
latrines préexistantes (pour les filles et pour les garçons) ; ratio élèves filles et élèves
garçons par latrine, avant les nouvelles réalisations ; nombre de nouvelles latrines prévues
pour les filles et pour les garçons ; ratio après travaux. Idem pour les points d’eau.
Onglet récapitulatif : nombre d’écoles bénéficiaires du volet hard et du volet soft par an et
par partenaire.
3.3 METTRE A JOUR LES INDICATEURS DE SUIVI-EVALUATION
Collecter de manière périodique les données de suivi lors d’enquêtes, ou directement
dans les rapports des entreprises et ONG prestataires de chaque partenaire
Agréger ces données et renseigner les indicateurs de la matrice de suivi-évaluation
(périodicité en fonction de la disponibilité des données) et du tableau de bord des activités
(tous les 1-2 mois)
Diffuser l’information en faisant en même temps un résumé des progrès et des blocages
identifiés, voire en comparant l’état d’avancement des activités de chaque partenaire
3.4 ORGANISER DES VISITES SURPRISES CONJOINTES SUR LE
TERRAIN
Définir les objectifs visés par ces visites surprises conjointes ; en l’occurrence :
- Vérifier la bonne mise en œuvre du programme dans des écoles de chaque partenaire
- En particulier, vérifier le respect des plans-types et spécification techniques minimales des
équipements, leur bonne utilisation, entretien et suivi, la présence et l’utilisation du kit
d’hygiène, et la qualité et l’exhaustivité des activités d’IEC (respect du protocole d’IEC et de
gouvernance scolaire)
- Permettre à chaque partenaire de se familiariser avec les approches des autres
- Mieux connaître la diversité des situations dans les écoles et les spécificités régionales
- Conseiller l’animateur et faire des propositions à chaque école pour régler les problèmes
identifiés lors de la visite
- Tirer des enseignements des visites pour ajuster la stratégie d’intervention du programme
Elaborer le guide des visites :
- Pour standardiser ces visites et s’assurer qu’aucun élément important n’est oublié, un
guide est nécessaire
- Il s’inspire en l’occurrence du questionnaire de l’enquête de base, mais il est enrichi de
questions pour vérifier le respect des plans-types et spécification techniques minimales
pour les équipements, et des protocoles pour l’IEC et la gouvernance scolaire ; il offre
également l’occasion de discussions approfondies avec les différents acteurs scolaires
- Il prévoit un entretien avec le directeur et les enseignants ; une visite de la cour d’école,
des classes et des équipements d’eau, hygiène et assainissement ; un entretien avec le
comité de gestion scolaire ; un entretien avec le club d’hygiène ; un entretien avec
quelques élèves pris au hasard ; une séance de bilan et de recommandations avec tout le

22
monde
- Il est testé dans 2 écoles avant d’être adopté
- Le guide est régulièrement amélioré / complété au fil de visites MEL.
Décider du déroulement de ces visites :
- Périodicité : une visite est organisée dans 2 écoles tous les 2 mois
- Durée : la visite dure au total 1 jour (3h par école maximum plus le temps de transport)
- Surprise : les écoles ne sont prévenues qu’au dernier moment de la visite des
responsables MEL de l’Initiative Dubai Cares, et l’objet exact de la visite n’est pas
mentionné
- Participants : l’animateur est présent lors de la visite, de même que le directeur, les
enseignants, les membres du comité de gestion scolaire, du club d’hygiène, et
éventuellement le chef du village et le maire ; le point focal soft, hard ou le coordinateur du
partenaire visité est également invité
- Introduction de la visite : l’objet de la visite est expliqué et le déroulement de la visite est
présenté ; Il est demandé de répondre aux questions des MEL le plus sincèrement possible
– nul n’est là pour juger, chacun connait les problèmes auxquelles les écoles ont à faire
face
3.5 RENDRE DES COMPTES A L’ETAT ET AUX BAILLEURS DE FONDS
Informer / rendre des comptes aux services techniques du gouvernement, et aux
principaux bailleurs et ONG du secteur :
- Ateliers de lancement du programme au niveau central et déconcentré
- Mission d’information avant l’enquête de base
- Restitution des résultats de l’enquête de base
- Rapport d’avancement remis lors des réunions avec les services techniques du
gouvernement (en l’occurrence dans le cadre du Comité de pilotage du Plan stratégique de
promotion de l’éducation à l’hygiène en milieu scolaire), incluant un résumé court (par
exemple sous forme de tableau) pour en faciliter la lecture
- Communication informelle tout le long du projet, notamment sur les blocages
- Journées portes ouvertes avec tous les acteurs du secteur et la presse
Informer / rendre des comptes au bailleur de fonds du programme :
- Invitation du bailleur pour l’atelier de lancement au niveau central (avec les ministères
concernés)
- Rapport d’avancement semestriel dont le canevas est fourni par le bailleur
- Organisation de missions régulières incluant des rencontres avec tous les partenaires du
programme, individuellement et en groupe, pour faire le point sur l’approche adoptée par
les différents partenaires, l’avancement des activités, les résultats obtenus, les
enseignements tirés
- Visites sur les zones d’intervention du programme
Voir les documents suivants :
- Chronogramme d’activité de Plan-Mali
- Canevas de rapport d’activité
- Fiche de suivi et de rapportage des activités par école
- Tableau de bord des activités
- Guide des visites dans les écoles

4. MENER LES ETUDES COMPLEMENTAIRES
23
4.1 ELABORER UN PLAN DE RECHERCHE
A partir des résultats de l’enquête de base, faire la liste des thèmes de recherche à
approfondir : thèmes de recherche plus spécifiques, plus précis, ou des analyses de
corrélations à creuser, qui n’ont pas pu être abordés lors de l’enquête de base, ou qui
nécessitent un échantillonnage ou une méthode de collecte des données différents, un
protocole plus lourd, une enquête plus poussée ou incluant des acteurs différents.
Les thèmes sont pré-identifiés sur la base de consultations avec :
- Les différentes organisations membres du partenariat, pour prendre en compte leur
besoins et priorités programmatiques
- Les ministères concernés par l’Initiatives, et en priorité le Ministère de l’Education, pour
tenir compte de leurs centres d’intérêt / préoccupations
- Le bailleur de fonds
- En l’occurrence aussi l’université d’Emory, qui apporte un éclairage sur l’état de la
recherche : études qui ont déjà été menées dans d’autres pays, celles qui sont
actuellement en vogue, celles qui sont négligées et cependant utiles (knowledge gaps), etc.
En l’occurrence, les thèmes pré-identifiés sont :
1. Evaluation d’impact du programme sur l’état de santé (prévalence de la diarrhée) et les
performances scolaires des élèves (scolarisation des filles et des garçons, résultats
scolaires, absentéisme et abandon scolaires)
2. Impact du programme sur les capacités cognitives des élèves : déshydratation, capacités
de concentration, mémoire à court terme, capacités visio- et psychomotrices
3. Déterminants de la défécation en plein air, de l’utilisation des latrines et du lavage des
mains au savon : facteurs techniques, culturels, financiers
4. Durabilité des effets du projet, notamment du changement de comportement par rapport à
l’hygiène en milieu scolaire (lavage des mains au savon, pratique de la défécation en plein
air, utilisation correcte des latrines, entretien et maintenance des latrines et points d’eau,
traitement de l’eau de boisson)
5. Gestion de l’hygiène menstruelle : effets du programme à ce niveau, besoins additionnels
des filles
6. Cartographie de la qualité de l’eau dans les zones d’intervention, avec un accent particulier
sur les éléments peu ou pas étudiés au Mali (manganèse, arsenic)
7. Rôle des élèves comme agents du changement de comportement dans leur famille /
communauté, difficultés rencontrées et stratégies de renforcement
8. Causes de l’absentéisme et de l’abandon scolaire
9. Comparaison des approches adoptées par les différents partenaires : focus plus ou moins
grand sur le soft, sur la communauté autour de l’école ; stratégie de mise en œuvre des
activités, etc. Il s’agit de recenser et d’analyser les succès et difficultés, et de formuler des
recommandations, en prenant en compte le point de vue des bénéficiaires, du staff du
programme, et de leurs partenaires de mise en œuvre
10. Analyse des activités spécifiques de chaque partenaire : ATPC (Care, Save the Children),
clôture des écoles et plantation d’arbres (Unicef), pompe à corde (Oxfam), urinoirs
(WaterAid), déparasitage et supplémentation nutritionnelle (Save the Children). Les études
adopteront un canevas commun et seront rassemblées en fin de programme dans un
document de synthèse.
La liste est déclinée en un premier plan de recherche (court) : pour chaque thème pré-

24
identifié, préciser (en l’occurrence avec l’aide d’Emory) en quelques lignes les éléments
suivants :
- Question de recherche à laquelle l’étude devrait répondre
- Justification : pertinence du thème pour les besoins programmatiques, pour l’apprentissage
/ capitalisation du programme, pour le Mali, pour la recherche scientifique.
- Eléments de méthodologie : population concernée par l’enquête, approche générale
d’échantillonnage et méthode de collecte des données
- Coût estimatif
- Période favorable pour l’étude / priorisation par rapport aux autres études / proposition de
dates
Ce premier plan de recherche est soumis aux partenaires de l’Initiative Dubai Cares, et
notamment aux responsables MEL, mais aussi au bailleur de fonds, pour avis et
amendement.
Il est ensuite décliné sous la forme de fiches techniques détaillées (une par thème préidentifié)
– ici avec l’aide d’Emory. Il s’agit de préciser la question de recherche, sa pertinence,
l’échantillonnage, la méthode de collecte des données, la stratégie de mise en œuvre (qui
participe à l’étude et avec quels fonds, qui collecte les données et comment, planning, besoins
de traduction des outils d’enquête, transcription et traduction des entretiens, etc.) et budget
détaillé.
Ces fiches sont revues, amendées et validées par les membres du partenariat, le bailleur
de fonds, le Ministère de l’Education, le comité d’éthique du Ministère malien de la Santé, et le
comité d’éthique de l’université d’Emory. Le bailleur de fonds peut choisir de financer
directement une ou plusieurs de ces études, les autres peuvent être financées par d’autres
sources de financement, ou grâce à une recherche de fonds supplémentaires dans les milieux
académiques par Emory.
4.2 COORDONNER & SUPERVISER LES ETUDES
En ce qui concerne les études communes à l’ensemble du partenariat :
Organiser la gestion des fonds : quel partenaire prend en charge quoi, comment et avec
quels fonds.
Clarifier les rôles et responsabilités des différents acteurs impliqués :
- Pour la coordination / supervision : Coordinateur MEL, responsables MEL, éventuellement
appuyés par un staff additionnel (en l’occurrence un étudiant francophone diplômé de
l’université d’Emory), des stagiaires ou étudiants-chercheurs locaux ou internationaux
- Pour la collecte, la saisie et le traitement des données : universités ou instituts de
recherche locaux, agents des services techniques de l’Etat, ou encore consultants. Ils
doivent être si possible non liés à la mise en œuvre du programme lui-même, mais avoir
une bonne connaissance du programme et de son contexte – voire avoir participé à
l’enquête de base. Pour les enquêtes qualitatives, des enquêteurs expérimentés sont
indispensables.
- Pour l’appui technique : université Emory
- Pour les autres tâches techniques : traducteurs vers les langues locales et vers le français
et l’anglais, transcripteurs
Finaliser la méthodologie et le déroulement de l’enquête, élaborer les outils de collecte
des données, les traduire en langue(s) locale(s) et les tester, déterminer le planning de
l’enquête et préparer les documents de formation des prestataires

25
Elaborer conjointement les termes de référence pour les prestataires ou staff recrutés, y
compris le canevas de rapport final
Mobiliser les acteurs impliqués / recruter les éventuels prestataires
Former les acteurs impliqués / les prestataires
Superviser la collecte, la saisie, la transcription, la traduction et le traitement des
données
Débriefer les prestataires
Analyser les données et rédiger le rapport avec l’appui d’Emory
Pour ce qui est des études spécifiques menées par chaque partenaire à titre individuel :
Tous les partenaires et le Coordinateur MEL reliront les termes de référence, se mettront d’accord
sur les résultats attendus et le canevas de rapport final, et reliront ledit rapport pour effectuer un
contrôle qualité. L’appui technique d’Emory sera plus modeste que pour les études conjointes.
Voir les documents suivants :
- Plan de recherche
- Fiche techniques détaillées par thème de recherche

5. RENFORCER LES CAPACITES MEL
26
5.1 IDENTIFIER LES BESOINS DE FORMATION
Définir les objectifs du renforcement de capacités. En l’occurrence :
- Améliorer les connaissances et capacités de suivi-évaluation-capitalisation des staffs MEL
- Améliorer les connaissances et capacités du reste du personnel du programme et de leurs
partenaires d’exécution sur le suivi-évaluation-capitalisation
Identifier avec eux les thèmes et savoir-faire sur lesquels ils aimeraient se
perfectionner. En l’occurrence :
- L’utilisation de logiciels : Word, PowerPoint, SPSS, Stata, SIG / cartographie
- Les méthodes d’enquête : types d’enquête, calcul d’échantillonnage, méthodes de collecte
des données, élaboration d’outils de collecte de données quantitatives et qualitatives,
méthodes de mesure du changement de comportement, calcul de puissance etc.
- Des thèmes liés au suivi-évaluation : rencontre avec les autres MEL de chaque partenaire
ou avec des MEL d’autres organisations, méthodes de suivi de l’accès à l’eau et
l’assainissement au niveau national et international, feedback sur les réunions, conférences
et groupes de travail auxquelles chacun participe
- Des thèmes liés à la capitalisation sur l’eau, l’hygiène, l’assainissement et la santé en
milieu scolaire : retour d’expériences sur la pompe à corde, le déparasitage, la
supplémentation nutritionnelle, l’ATPC etc.
5.2 ORGANISER LE RENFORCEMENT DES CAPACITES
Etablir un planning de formation sur plusieurs mois voire sur une année
Décider du déroulement des ateliers de formation :
- En l’occurrence, les ateliers sont généralement intégrés à l’agenda des rencontres
périodiques entre responsables MEL
- A chaque rencontre un thème différent si possible
- L’objectif de chaque formation est discuté à l’avance
- Les formateurs tournent, chacun est tour à tour formé et formateur, car chacun a des
connaissances que les autres n’ont pas
- Le lieu de formation change également
- La durée de chaque atelier est de 1 à 2 jours maximum
- La formation théorique est toujours couplée à des exercices pratiques
Le renforcement des capacités adopte aussi d’autres moyens que les ateliers de
formation, notamment le learning by doing : les MEL sont impliqués à toutes les étapes de
toutes les activités MEL (définition des stratégies et procédures, budgétisation, conception des
outils, décisions, mise en œuvre, supervision, traitement et analyse des données etc.), même
quand le Coordinateur MEL prend des initiatives ou prépare le draft des outils et documents
MEL.
Voir les documents suivants :
- Document de formation sur Excel

6. EVALUER ET CAPITALISER
27
6.1 ORGANISER LES REUNIONS D’ECHANGE ET DE COORDINATION
Planifier des réunions régulières entre les responsables MEL de chaque partenaire. En
l’occurrence :
- Pendant la phase de démarrage du programme (première année sur un programme de 4-5
ans) : les responsables MEL se réunissent une fois par mois pendant un jour plein, pour
mettre en place les activités, procédures et outils MEL. Les documents sont draftés à
l’avance par le Coordinateur MEL sur la base des échanges avec les responsables MEL,
puis discutés, amendés, testés et adoptés collectivement.
- Phase de routine : les responsables MEL se réunissent moins souvent mais plus
longtemps, à savoir 1 fois chaque 2 mois pendant 3 jours dans une région et chez un
partenaire différents. Chaque rencontre est suivie le mois suivant par une conférence
Skype.
Etablir le programme des rencontres MEL de 3 jours : les rencontres doivent être
productives, variées et efficaces, ni trop longues ni trop courtes. Elles doivent permettre de
renforcer les échanges d’expérience et les liens de collaboration et d’entente entre les MEL
d’une part, et entre MEL et l’organisation hôte d’autre part. Le programme-type des rencontres
de 3 jours entre les responsables MEL de l’Initiative Dubai Cares au Mali se présente comme
suit :
- Jour 1 : Echanges d’expérience sur les activités et outils MEL, mise à jour des documents
de suivi, point sur les études avec Emory.
- Jour 2 : Formation par exemple sur des logiciels (Word, PowerPoint, SPSS, ArcView
/cartographie), des sujets MEL (suivi de l’accès à l’eau et l’assainissement au Mali et au
niveau mondial, rencontre avec le chef MEL de Save Bamadio et d’Oxfam Traoré), ou
autres thèmes (supplémentation nutritionnelle, déparasitage, pompe à corde, feedback sur
les réunions et conférences auxquelles chacun participe)
- Jour 3 : Visite conjointe dans 2 écoles bénéficiaires.
Planifier des réunions régulières entre coordinateurs, entre points focaux soft et entre
points focaux hard de chaque partenaire. En l’occurrence : 1 rencontre mensuelle d’une
journée pleine. Ces rencontres peuvent au besoin être regroupées en réunions conjointes,
surtout lors de la phase de routine
Etablir le programme des rencontres entre coordinateurs, entre points focaux soft et
entre points focaux hard :
- Définir une stratégie d’intervention harmonisée.
En l’occurrence : adoptions de plans-types pour les latrines, points d’eau et lave-mains, de
spécifications techniques minimales pour ces équipements, de normes communes pour les
kits d’hygiène, d’une check-list pour assurer une qualité homogène dans le suivi des
chantiers, d’un protocole commun d’éducation à l’hygiène dans les écoles (et la
communauté), et d’un protocole commun pour le renforcement de la gestion des
équipements d’eau, hygiène et assainissement à l’école (phase de démarrage)
- Ajuster régulièrement ces documents et donc les approches communes qu’ils définissent.
Par exemple, le protocole d’éducation à l’hygiène est devenu progressivement holistique,
englobant de plus en plus la communauté (à travers l’approche ATPC ou enfant pour
enfant par exemple). Le plan des latrines dans le Nord-Mali a été modifié : le toit surélevé a
été rabaissé pour empêcher l’ensablement de l’intérieur des cabines. Le guide du maître
(manuel scolaire) sur l’hygiène élaboré avec le gouvernement, tout comme les documents

28
de formation des comités de gestion scolaire ou club d’hygiène doivent être amélioré
périodiquement.
- Echanger les expériences et débattre des difficultés du moment.
Par exemple : Care et Unicef ont inspiré Save the Children pour l’ajout de l’ATPC dans leur
stratégie d’intervention au niveau des communautés. Save a inspiré l’Unicef pour l’ajout du
déparasitage dans ses interventions au niveau des écoles. Les mesures à prendre ont été
débattues lorsque des problèmes d’arsenic et de manganèse se sont posés au niveau de
quelques points d’eau.
- Faire le point sur l’avancement des activités sur le terrain et mettre à jour les documents de
suivi du programme (en collaboration avec les responsables MEL)
Planifier des réunions régulières du Comité de pilotage. En l’occurrence :
- Pendant les premiers mois le Comité de pilotage qui se compose d’un haut responsable de
chaque organisation se réunit tous les mois.
- Par la suite les réunions devient moins régulière (une fois tous les 2 mois puis 3 mois)
Organiser le reporting des réunions : Le compte-rendu est rédigé pendant ou juste après
les réunions. Il contient la liste des participants, la liste des points discutés avec le contexte /
l’enjeu de chaque discussion et la décision prise. Il peut aussi contenir un plan d’action (qui
doit faire quoi et quand), notamment pour les réunions des coordinateur et du Comité de
pilotage. Il doit rester court (quelques pages). Il est diffusé par email avec un résumé des
quelques points clefs directement dans le corps de l’email.
- Les comptes-rendus des réunions hard, soft, MEL et de coordination sont rédigés par le
Coordinateur / Coordinateur MEL du programme et diffusés pour information à tout le
personnel travaillant sur le programme.
- Les comptes-rendus du Comité de pilotage sont rédigés par l’organisation hôte de la
réunion, puis soumis aux autres membres pour relecture avant diffusion.
Archiver les agendas, ordres du jour, documents des réunions, et les comptes-rendus pour
garder l’histoire du programme et des décisions en mémoire.
6.2 EVALUER LE PROGRAMME
« Monitoring review » d’Oxfam :
Etapes :
- Réunir le personnel du programme, les parties prenantes (services techniques de l’Etat,
ONG prestataires, communes, entreprises, consultants etc.) et des représentants des
bénéficiaires (enseignants, présidents de CGS, etc.) dans le cadre d’un atelier dans
chaque zone d’intervention
- Présenter et discuter de la définition des principaux indicateurs de suivi-évaluation du
programme
- Présenter les résultats de l’enquête de base (ou de la plus récente enquête) et discuter du
niveau actuel des indicateurs
- Discuter de l’évolution souhaitée de ces indicateurs au cours du programme
- Echanger sur les conditions qui doivent être remplies pour que l’évolution positive attendue
se concrétise
- Reproduire l’exercice régulièrement (tous les 6 mois ou 1 an, en fonction de la fréquence
de mise à jour des indicateurs et du budget disponible)
Objectifs :
- Assurer une transparence dans la gestion et les résultats du programme

29
- Responsabiliser chacun par rapport à son rôle et ses responsabilités
- Familiariser les participants aux principes et procédures du suivi-évaluation
Evaluation interne et participative à mi-parcours :
Objectifs :
- Vérifier que les préoccupations de chacun sont prises en compte, que nul ne se sent mis à
l’écart, montrer que l’avis de tous compte aux yeux du programme
- Vérifier que chacun est satisfait de la stratégie d’intervention du programme et des
modalités de mise en œuvre
- Vérifier que les actions menées suivent les procédures adéquates
- Identifier les éléments à améliorer
- Recenser les suggestions pour ajuster l’approche
Etapes :
- Les responsables MEL élabore un draft de questionnaire pour chaque type d’acteur
concerné plus ou moins directement par le programme ; il comprend des questions
fermées (pour obtenir des données quantitatives) et ouvertes (données qualitatives) sur les
principaux aspects du programme que l’on souhaite analyser ou améliorer
- Le draft est soumis aux autres personnels du programme (points focaux soft, hard,
coordinateurs, membres du Comité de pilotage) ainsi qu’à quelques parties prenantes et
bénéficiaires, pour intégrer leurs préoccupations
- Le questionnaire est diffusé et expliqué pour que tous les acteurs concernés puissent y
répondre correctement
- Les données collectées sont traitées et analysées par les responsables MEL, avant d’être
restituées à tous et discutées collectivement
- Les approches, procédures et outils du programme sont améliorés sur la base des
enseignements et recommandations de l’évaluation
Diffuser les principales leçons et recommandations du programme
Objectifs :
- Permettre à d’autres organisations ou programmes de s’inspirer de l’approche de l’Initiative
Dubai Cares, ses procédures, outils et leçons apprises (y compris les difficultés
rencontrées, les ajustements en cours de programme, et les échecs)
- Assurer la visibilité du programme et des membres du partenariat
Actions possibles :
- Créations d’outils de communication externes tels que brochure électronique ou papier
présentant l’Initiative Dubai Cares, bulletin périodique d’information sur le programme,
photos, vidéos, film, témoignages écrits et livre illustré
- Organisation d’ateliers de partage avec d’autres acteurs du secteur au niveau national
- Création d’un site internet dédié au programme
- Publications des sites internet existants : celui de chaque partenaire, du bailleur de fonds,
ou sur des sites web dédiées à l’eau, l’assainissement, l’hygiène, ou encore la santé en
milieu scolaire
- Présentations lors de conférences nationales et internationales
- Publication dans des revues scientifiques ou des magazines dédiés au développement, à
la santé, à l’éducation ou à l’eau-hygiène-assainissement
Evaluation externe finale
Objectifs :
- Obtenir un point de vue extérieur et indépendant au programme

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- Stimuler la discussion en interne et la concentrer sur des points jusque là négligés
- Améliorer l’approche avant une éventuelle reconduction ou réplication du programme
Etapes :
- A la fin du programme, faire recours à un consultant externe expérimenté en matière
d’évaluation et de programmes d’eau, d’hygiène et d’assainissement en milieu scolaire en
Afrique subsaharienne et ailleurs
- Prédéfinir des critères ou questions d’évaluation précis et spécifiques, clarifier les points
sur lesquelles le consultant pourra se concentrer, les résultats attendus, et le produit final
- Prévoir un budget et une période de temps suffisants pour l’évaluateur (une bonne
évaluation a un coût et prend du temps !)
- Faciliter à l’évaluateur l’accès aux personnes à rencontrer et aux documents à consulter
Voir les documents suivants :
- Exemples d’agenda et de comptes-rendus de réunions
- Termes de référence d’une monitoring review d’Oxfam
- Présentations PowerPoint d’une monitoring review d’Oxfam
- Rapport final d’une monitoring review
- Plan de communication de l’Initiative Dubai Cares
- Brochure de présentation de l’Initiative
- Exemples de PowerPoints présentés à des conférences internationales

7. RENFORCER LES STRATEGIES NATIONALES
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7.1 INTEGRER LES ACQUIS DU PROGRAMME DANS LES STRATEGIES
NATIONALES
Définir les objectifs. En l’occurrence :
- Ajuster, améliorer, actualiser les politiques et stratégies nationales en matière d’accès à
l’eau et l’assainissement en milieu scolaire, en matière de promotion de la santé et de
l’hygiène, en y intégrant les stratégies d’intervention et enseignements du programme
- Diffuser les bonnes pratiques et les pérenniser en les faisant porter par l’Etat, si possible
sur son budget propre
- En l’occurrence, les éléments à institutionnaliser seraient plus particulièrement :
l’intégration du ratio d’élèves par latrines dans les normes de construction des écoles, ou
son application ; l’intégration des plans-types, normes et spécifications techniques
minimales testées et validées par l’expérience du programme dans les stratégies
nationales ; l’intégration de l’approche ATPC dans tout projet d’hygiène et d’assainissement
en milieu scolaire ; l’organisation de concours écoles propres au niveau national voire
d’une évaluation / certification nationale annuelle des écoles etc.
Définir et mener les actions possibles, par exemple :
- Plaidoyer auprès des responsables des ministères et des directions nationales en charge
de l’éducation fondamentale, de la santé, de l’hygiène, de l’hydraulique et de
l’assainissement ; le plaidoyer est effectué conjointement par tous les partenaires pour
plus d’efficacité
- Organisation d’ateliers de partage et de capitalisation du programme avec les services
techniques centraux et les responsables ministériels
- Organisation d’ateliers de travail sur les politiques et stratégies nationales
7.2 RENFORCER LE SYSTEME NATIONAL DE SUIVI-EVALUATION
Définir les objectifs poursuivis. En l’occurrence :
- Améliorer et compléter les mécanismes et outils administratifs de suivi de l’accès à l’eau et
l’assainissement dans les établissements scolaires
- Améliorer les modalités de suivi du changement de comportement en milieu scolaire et
dans la communauté
Définir et mener les actions possibles, par exemple :
- Travailler avec la section au sein du ministère en charge de l’éducation qui est chargée des
études, de la planification et des statistiques (en l’occurrence la Cellule de planification et
de statistique) pour améliorer le système de gestion de l’information sur l’éducation
(révisions des définitions et des normes, rajout d’indicateurs, etc.), révision des outils
d’enquête (rajouts de questions sur la fiche d’enquête et révision des modalités
d’observation, révision du guide de l’enquêteur et des documents de formation) et la
présentation de l’annuaire statistique (désagrégation des données, meilleure présentation
des données…)
- Travailler avec l’institut national en charge des statistiques (en l’occurrence l’INSTAT) pour
améliorer dans les enquêtes ménage les modalités de mesure du changement de
comportement par rapport à l’hygiène et l’assainissement, en particulier grâce à la
reformulation des sections de la fiche d’enquête concernant le lavage des mains au savon,
la pratique de la défécation en plein air et le niveau de propreté des latrines.