Règlement Intérieur - Rotary club - Vence

Article I
ROTARY CLUB DE VENCE
District 1730
REGLEMENT INTERIEUR
Élection des membres du comité et des dirigeants
§1. Un mois avant les élections, le président invite les membres à désigner les candidats aux fonctions de
membres du comité.
- Le nombre de candidats n’est pas limité.
- Les dits noms sont inscrits par ordre alphabétique sur un bulletin et soumis au vote des membres du
club lors de l’assemblée générale ordinaire annuelle du club.
- Les cinq candidats obtenant le plus grand nombre de voix sont déclarés élus.
§2. Le comité du club est constitué du président élu lors de la précédente Assemblée Générale, du Président
sortant et des membres ainsi élus.
Il se réunit à l’issue de l’Assemblée Générale ou dans la semaine qui suit les élections pour désigner le viceprésident,
le président élu, le secrétaire, le trésorier et le protocole.
§3. Toute vacance au sein du comité, ou à un poste quelconque, est pourvue par les membres restants du comité.
§4. Toute vacance au sein du futur comité ou parmi les futurs dirigeants est pourvue par les membres restants du
futur comité.
Article II
Comité du club
Le club est administré par un comité composé de 7 membres, dont 5 membres élus conformément à
l’article I, § 1, du présent règlement :
- Le président (élu à l’Assemblée Générale de l’année précédente).
- le vice-président,
- le président élu,
- le secrétaire,
- le trésorier,
- le protocole,
- le président sortant (membre de droit)
Article III
Responsabilités des membres du comité
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§1. Président – Le président préside les réunions du club et du comité et remplit toute autre mission lui
incombant.
§2. Vice-Président – Le vice-président préside les réunions du club et du comité en cas
d’absence du président et remplit toute autre mission lui incombant.
§3. Président élu : Le président élu est membre du Comité et remplit toute autre fonction que le président ou le
Comité lui confie.
§4. Secrétaire – Le secrétaire tient à jour la liste des membres ; maintient le registre des présences aux
réunions ;
envoie les convocations aux réunions du club, du comité et des commissions et en rédige les
procès-verbaux, ainsi que les rapports destinés au Rotary International, y compris ceux
informant le secrétaire général :
1) au 1 er janvier et 1 er juillet de chaque année, de l’effectif du club,
2) 2) au 1 er avril et 1 er octobre, des membres actifs admis au club depuis l’établissement
du dernier rapport semestriel
3) des modifications intervenues dans la liste des membres.
Après la dernière réunion de chaque mois, il adresse au gouverneur le rapport mensuel sur le
pourcentage d’assiduité aux réunions. Il perçoit le montant des abonnements au ROTARIEN.
Enfin, il remplit toute autre mission lui incombant.
§5. Trésorier – Le trésorier a la responsabilité des fonds du club; soumet son rapport financier annuel au
club, ou à toute autre occasion sur demande du comité; remplit toute autre mission lui
incombant; transmet à son successeur ou au président les comptes et biens du club en sa
possession.
§6. Chef du protocole – Le chef du protocole remplit toute mission pouvant lui incomber ou que lui confie le
président ou le comité.
Article IV
Réunions
§1. Réunion annuelle. – La réunion annuelle du club où les dirigeants et membres du comité pour l’année à
venir sont élus, a lieu le jour de la première réunion du mois de décembre.
§2. Les réunions hebdomadaires du club ont lieu le lundi à 19h30.
Les membres doivent être avisés en temps utile de tout changement ou annulation d’une réunion.
Lors d’une réunion, seuls les membres en règle et assistant à au moins 60 % de la durée de la réunion sont
considérés comme présents.
Les membres d’honneur et tout membre excusé par le comité du club conformément à l’article VII, § 3
des statuts du Rotary club sont dispensés de cette règle.
§3. Le quorum à la réunion annuelle, aussi bien qu’aux réunions hebdomadaires, est du tiers de l’effectif du
club, sauf exceptions prévues au § 2.020.4. du règlement intérieur du R.I.
§4. Les réunions du comité auront lieu une fois par mois au jour fixé par le président.
Des réunions peuvent être ajoutées, si besoin est, par le président ou sur demande de deux membres du
comité.
Ces réunions feront l’objet d’une convocation.
§5. La présence de la majorité des membres du comité est nécessaire pour la prise de toute décision.
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Article V
Droit d’admission et cotisation
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§1. Le droit d’admission est fixé à 10% de la cotisation annuelle ( arrondi éventuellement à la dizaine
supérieure).
Ce n’est qu’après paiement de ce droit que le candidat est considéré comme membre du club.
§2. La cotisation annuelle est fixée au début de chaque année rotarienne.
Elle se compose des éléments suivants :
- la taxe per-capita au R.I.,
- la cotisation au district,
- l’abonnement au ROTARIEN,
- les frais administratifs,
- les frais de restauration qui ne peuvent être dissociés sauf accord du comité pour une durée limitée, sur demande et
pour raisons exceptionnelles telles que : maladie grave, déplacement de longue durée hors de la région.
§3. La cotisation est payable par semestre au 1 er juillet et 1 er janvier (trimestriellement après accord du comité).
Article VI
Modes de scrutin
Tous les votes se font à main levée, sauf pour l’élection des membres du comité qui se fait à bulletin secret.
Article VII
Commissions
Les commissions du club sont chargées de mener à bien les objectifs annuels et à long terme du club en fonction
des 4 domaines d’action : action intérieure, action professionnelle, action d’intérêt public et action
internationale.
Le président élu, le président et le président sortant travaillent ensemble afin d’assurer la continuité et la
succession.
Dans un souci de cohérence, il est recommandé de nommer les membres pour des mandats de 3 ans.
Le président élu nomme les membres de commissionS et conduit les réunions de planification avant sa prise de
fonction.
Il est recommandé de confier la présidence d’une commission à un membre ayant déjà siégé à une commission.
Les commissions permanentes sont les suivantes :
EFFECTIF : cette commission est chargée de développer une stratégie de recrutement et de fidélisation des
membres.
Elle gère également l’admission des membres, l’assiduité, les classifications et la camaraderie au
sein du club.
RELATIONS PUBLIQUES : Cette commission est chargée d’informer le public sur le Rotary et de faire
connaître les Activités et actions du club.
ADMINISTRATION DU CLUB : Cette commission veille au bon fonctionnement du club.
ACTIONS : Cette commission planifie et monte des actions humanitaires, éducatives et professionnelles
répondant aux besoins de la région et à l’étranger.
LA FONDATION ROTARY : Cette commission s’occupe de favoriser un soutien financier à la Fondation
Rotary ainsi qu’une participation active à ses programmes.
D’autres commissions permanentes seront nommées en fonction des besoins.
a) Le président est membre de droit de toutes les commissions et jouit des mêmes privilèges que tout autre
membre.
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) Les attributions de chaque commission sont déterminées par ce règlement ou par le président ou le
comité du club –
Sauf mandat spécifique du comité, aucune action n’est prise par les commissions sans approbation
préalable du comité.
c) Chaque responsable est chargée des réunions et des activités, supervise et coordonne le travail et rend compte des
activités de la commission au comité du club.
Article VIII
Rôle des commissions :
Les attributions de chaque commission sont déterminées et revues par le président en début de mandat. Le
président devra faire référence aux documents correspondants fournis par le R.I.
La commission « Action » est chargée de développer des activités dans trois domaines d’action : l’action
d’intérêt public, l’action professionnelle et l’action internationale.
Chaque commission a une mission bien définie, des objectifs précis et des plans d’actions déterminés en début
d’année.
Le Président élu doit être en mesure de présenter ses recommandations concernant les commissions durant son
mandat,accompagnées d’objectifs et de plans d’action.
Article IX
Permissions d’absence
Sur demande écrite adressée au comité du club, et pour raison valable et suffisante, un membre peut être
dispensé d’assister aux réunions de son club pendant une période déterminée. Cette permission permet à l’absent
de conserver son titre de membre, mais le club ne peut le considérer comme présent.
Article X
Finances
§1. Le trésorier dépose les fonds du club auprès d’une banque désignée par le comité.
§2. Toutes les factures sont payées exclusivement par chèques signés par le trésorier et sur autorisation signée
par deux des dirigeants du club.
Une vérification complète des opérations financières du club est faite chaque année par un expert-comptable
ou toute autre personne qualifiée.
§3. Les dirigeants ayant à leur charge ou sous leur contrôle des fonds du club déposent une caution fixée par
le comité, les frais de constitution de cette caution étant supportés par le club.
§4. L’exercice fiscal commence le 1 er juillet pour finir le 30 juin et, pour ce qui concerne l’encaissement des
cotisations des membres, est divisé en deux semestres, l’un du 1 er juillet au 31 décembre, l’autre du 1 er janvier
au 30 juin.
Le paiement au Rotary International de la taxe per-capita et des abonnements à la publication officielle est
effectué le 1 er juillet et le 1 er janvier de chaque année, sur la base de l’effectif du club à ces dates.
§5. Au début de chaque exercice, le comité établit ou fait établir un budget.
Ce budget doit être approuvé par le comité et indique les limites des dépenses à engager pour les différents
chapitres, à moins qu’il n’en soit décidé autrement par le comité.
Ce budget comportera deux catégories : Fonctionnement du club et une autre pour les actions de service ou
humanitaires.
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Article XI
Admission des membres
§1. Lorsqu’un « membre potentiel » est invité par un membre du club pour la première fois, il lui est demandé de
se présenter brièvement, afin que les autres membres puissent établir des liens informels avec lui (ou elle). Il est
souhaitable qu’il assiste à plusieurs réunions en tant qu’ « invité de membre ». Il peut lui être demandé de faire
une conférence au club sur ses activités professionnelles ou un autre sujet de son choix pendant cette période.
La procédure d’admission peut ensuite être déclenchée par l’envoi d’un CV à la commission d’admission.
§2. La commission d’admission vérifie alors que le membre éventuel répond aux critères d’éligibilité pour le
club**, définit avec lui sa classification, et prépare un avis motivé à soumettre aux membres du comité. En cas
d’avis favorable, le membre potentiel devient « invité du club » pendant une période qui ne peut excéder trente
jours.
§3 Un « tuteur », ancien dans le club désigné par le comité, intervient auprès de l’ « invité du club » pour
compléter sa formation sur le Rotary : objectifs du Rotary ainsi que prérogatives et responsabilités des membres
$4 Le comité examine la candidature présentée par la commission d’admission, et décide alors de la poursuite ou
non de la procédure. En cas de décision favorable, le parrain et le candidat sont informés de cette décision, et
autorisent formellement que la candidature, la classification et le CV soient diffusés à l’ensemble du club.
§5. Si aucune objection écrite et justifiée ne parvient au comité dans les dix jours de la publication de cette
candidature, le candidat s’acquitte du droit d’admission figurant dans ce règlement intérieur et est alors considéré
comme régulièrement élu.
Les membres d’honneur ne peuvent s’opposer à une candidature et ne paient aucun droit. Si quelqu’un s’oppose
à l’admission du candidat, la question est soumise à un vote lors de la réunion du comité suivant.
Si la candidature est quand même acceptée, le candidat, après avoir réglé son droit d’admission, est alors
considéré comme membre du club.
Cette procédure est valable également pour les anciens rotariens ou les rotariens demandant un transfert de club,
sauf en ce qui concerne le droit d’entrée dont ils sont dispensés.
§6. Lorsqu’un nouveau membre a été élu, le président organise la cérémonie d’intronisation. Le secrétaire du
club lui remet sa carte de membre et en informe le R.I. La sous-commission d’information rotarienne lui fournit
la documentation nécessaire
**un Rotary Club se compose de membres actifs qui doivent jouir d'une honorabilité indiscutable et d'une
excellente réputation professionnelle et
1) sont propriétaire, associé, directeur ou gérant d'une Société, d'un commerce ou d'un cabinet professionnel ou
exercant une profession libérale reconnue.
2) Occupent un poste important dans une Société ou un cabinet professionnel ou dans leur succursales ou
agences - et sont investis de pouvoir de décision.
3) ou occupaient avant de prendre leur retraite, tout poste liste aux alinéas 1 et 2.
Article XII
Résolutions
Aucune résolution ou motion engageant le club d’une façon quelconque ne doit être discutée par le club avant
d’avoir été examinée par le comité.
De telles résolutions ou motions, si elles sont présentées lors d’une réunion, doivent être transmises au comité
sans être discutées.
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Article XIII
Ordre du jour des réunions
- Ouverture de la séance
- Présentation des invités rotariens
- Correspondance et communiqués
- Rapports des commissions
- Questions en suspens
- Questions diverses
- Exposé ou autre programme
- Clôture
Article XIV
Amendements
Le présent règlement peut être amendé au cours d’une réunion du club où le quorum est atteint, par un vote à la
majorité des deux tiers des membres présents, à condition toutefois que les membres aient été avisés par écrit du
projet d’amendement au moins dix jours avant la réunion.
Pour être apportée au présent règlement, une modification ou addition doit être compatible avec les statuts du
Rotary club et les statuts et règlement intérieur du R.I.
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Le présent « REGLEMENT INTERIEUR DU ROTARY CLUB DE VENCE » a été mise en harmonie avec le PLAN DE
LEADERSHIP DE CLUB,t entériné par l’Assemblée Générale en date du 4 décembre 2006 et modifié pour l’article X1,
en réunion statutaire du lundi 28 avril 2008 (Bulletin N° 1288).
Modifié à nouveau en réunion statutaire du lundi 13 décembre 2010 (Bulletin n° 1409)
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