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Conseil d’administration – 102 e réunion<br />
Sal<strong>le</strong> du Conseil, Vil<strong>le</strong> Saint-Laurent<br />
Le mercredi 20 février 2013 à 12 h 30<br />
Procès-<strong>verbal</strong><br />
Étaient présents : Mme Michè<strong>le</strong> Beaupré Bériau (en vidéoconférence)<br />
M. René Carignan (au téléphone)<br />
Mme Martine Carré<br />
Mme Hélène Darby<br />
D r Jean De Serres<br />
D re Annie Lagacé<br />
D r Serge Montplaisir<br />
D re Patricia Pel<strong>le</strong>tier<br />
Étaient absents : D r Martin Champagne<br />
M. André Légaré<br />
Observateur<br />
du comité<br />
d’hémovigilance : M. Wilson Sanon<br />
Observatrice<br />
du C.A. : Mme Christine Beaubien<br />
Invités : M. Guy Lafrenière, vice-président à l’administration et aux finances<br />
M. Gilbert Rodrigue, attaché d’assemblée<br />
1. Ouverture de l’assemblée<br />
Mme Martine Carré agit à titre de présidente d’assemblée.<br />
El<strong>le</strong> souhaite la bienvenue aux membres et aux invités présents.<br />
Le quorum étant constaté, l’assemblée est ouverte à 12 h 40.<br />
2. Adoption de l’ordre du jour<br />
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’adopter<br />
l’ordre du jour avec l’ajout suivant :<br />
8.5.4 Évaluation du fonctionnement du CA<br />
Action<br />
1 de 8
3. Déclaration d’intérêts<br />
La discussion a lieu à huis clos.<br />
4. Adoption des <strong>procès</strong>-verbaux<br />
4.1 101 e réunion du 12 décembre 2012<br />
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’adopter <strong>le</strong><br />
<strong>procès</strong>-<strong>verbal</strong> de la 101 e réunion du Conseil d’administration tenue <strong>le</strong><br />
12 décembre 2012 tel que modifié.<br />
4.2 Discussions à huis clos du 12 décembre 2012<br />
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’adopter <strong>le</strong><br />
<strong>procès</strong>-<strong>verbal</strong> des discussions à huis clos tenues lors de la réunion<br />
du 12 décembre 2012 tel que modifié.<br />
4.3 3 e réunion extraordinaire du 10 janvier 2013<br />
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’adopter <strong>le</strong><br />
<strong>procès</strong>-<strong>verbal</strong> de la 3 e réunion extraordinaire du 10 janvier 2013 tel<br />
que présenté.<br />
5. Affaires découlant du C.A. et de ses comités<br />
Le document est passé en revue.<br />
Les points figurent à l’ordre du jour de la réunion ou seront traités<br />
lors de séances subséquentes.<br />
6. Affaires financières<br />
Le vice-président à l’administration et aux finances se joint à la<br />
réunion.<br />
6.1 Rapport de gestion au 31 décembre 2012 (incluant tab<strong>le</strong>au<br />
de bord des indicateurs)<br />
Le tab<strong>le</strong>au de bord des indicateurs est dorénavant intégré au rapport<br />
de gestion.<br />
Le président et chef de la direction <strong>le</strong> commente brièvement.<br />
Des éléments ont des impacts négatifs sur certains indicateurs,<br />
notamment la mise en quarantaine des produits, la baisse des<br />
volumes des culots et <strong>le</strong> rendement des régimes de retraite.<br />
Néanmoins, la situation est généra<strong>le</strong>ment positive.<br />
Le vice-président à l’administration et aux finances présente <strong>le</strong>s<br />
statistiques au 31 décembre 2012 pour <strong>le</strong>s diverses lignes de<br />
produits.<br />
Action<br />
2 de 8
On constate une baisse du volume des culots. La croissance se situe<br />
plutôt à environ 1 % alors que <strong>le</strong>s prévisions du plan stratégique<br />
avaient été établies à 4 % en fonction des données disponib<strong>le</strong>s.<br />
L’atteinte de certains objectifs d’efficience s’en trouve affectée, mais<br />
un écart favorab<strong>le</strong> par rapport au budget est tout de même dégagé.<br />
6.2 Statistiques opérationnel<strong>le</strong>s au 31 janvier 2013<br />
Les statistiques au 31 janvier 2013 sont passées en revue.<br />
Les membres se déclarent satisfaits des explications fournies.<br />
Le vice-président à l’administration et aux finances quitte la réunion.<br />
7. Rapport de la direction<br />
7.1 Déclaration de la direction<br />
La discussion a lieu à huis clos.<br />
7.2 Rapport du président et chef de la direction<br />
La discussion lieu à huis clos.<br />
7.3 Rapport d’activités (projets de la planification stratégique)<br />
Les membres ont pris connaissance de la liste de tous <strong>le</strong>s projets<br />
inclus dans la planification stratégique.<br />
Les projets majeurs ont tous un statut « vert » : <strong>le</strong>s budgets et <strong>le</strong>s<br />
échéanciers sont respectés.<br />
Le président et chef de la direction apporte quelques précisions sur<br />
<strong>le</strong> projet d’impartition du système informatique des banques de sang<br />
des établissements. Les investissements à hauteur de 20M $ ont été<br />
budgétés, mais <strong>le</strong> mandat d’impartition fait encore l’objet de<br />
discussions avec <strong>le</strong> MSSS.<br />
7.4 Stratégie d’implantation des sites de col<strong>le</strong>ctes fixes<br />
(Globu<strong>le</strong>)<br />
Dans l’objectif d’améliorer l’efficience et de mieux contrô<strong>le</strong>r <strong>le</strong>s coûts,<br />
on vise à augmenter à terme <strong>le</strong> nombre de col<strong>le</strong>ctes fixes (Globu<strong>le</strong>),<br />
conformément à une des orientations du plan stratégique.<br />
La stratégie de déploiement des sites de col<strong>le</strong>ctes fixes sera<br />
présentée à la prochaine réunion du C.A.<br />
Action<br />
J. De Serres<br />
3 de 8
8. Affaires du Conseil<br />
8.1 Présidence du Conseil d’administration<br />
La discussion a lieu à huis clos.<br />
8.2 Mise en quarantaine des produits : rô<strong>le</strong> des administrateurs<br />
Le sujet a été largement couvert au point 7.2.1.<br />
La présidente rappel<strong>le</strong> aux administrateurs qu’ils doivent référer toute<br />
question qui <strong>le</strong>ur serait adressée au porte-paro<strong>le</strong> désigné, soit <strong>le</strong><br />
directeur aux relations publiques.<br />
El<strong>le</strong> mentionne éga<strong>le</strong>ment qu’une communication régulière est<br />
établie entre <strong>le</strong> président du C.A. et <strong>le</strong> président et chef de la<br />
direction, particulièrement pour des dossiers sensib<strong>le</strong>s comme la<br />
récente mise en quarantaine de produits.<br />
8.3 Réunion conjointe CA/CD – 13 mars 2013<br />
Le but de cette rencontre avec <strong>le</strong>s membres de la direction est de<br />
faire un retour sur <strong>le</strong> plan stratégique après un an de mise en<br />
application.<br />
8.3.1 Plan d’action en qualité<br />
Les principaux objectifs du plan seront présentés. Le plan détaillé<br />
sera soumis à la réunion du C.A. en mai 2013.<br />
8.4 Comité exécutif – 17 janvier 2013<br />
La discussion a lieu à huis clos.<br />
8.5 Comité de gouvernance et d’éthique – 28 janvier 2013<br />
8.5.1 Mandats des administrateurs<br />
Le comité a poursuivi son travail sur <strong>le</strong>s profils de compétence du<br />
Conseil. La première esquisse d’un tab<strong>le</strong>au sera bonifiée à la<br />
prochaine réunion du comité. Les administrateurs seront ensuite<br />
invités à <strong>le</strong> compléter afin de dresser un portrait des expertises<br />
actuel<strong>le</strong>s et recherchées.<br />
8.5.1.1 Processus de suivi<br />
Le processus de suivi des candidatures au Conseil a été formalisé<br />
dans un document qui décrit <strong>le</strong>s actions à poser et <strong>le</strong>s responsab<strong>le</strong>s<br />
à chacune des étapes.<br />
Action<br />
J. De Serres<br />
4 de 8
Les membres du comité de gouvernance et d’éthique l’ont jugé<br />
adéquat et y ont apporté quelques précisions.<br />
Le Conseil s’en déclare satisfait.<br />
8.5.1.2 Échéances<br />
La présidente du comité passe en revue <strong>le</strong> tab<strong>le</strong>au qui recense <strong>le</strong>s<br />
échéances des mandats des administrateurs et qui donne des<br />
indications quant aux dossiers déjà été soumis au ministre de la<br />
Santé et des services sociaux pour nomination par <strong>le</strong> gouvernement.<br />
D’autres démarches en cours ou à entreprendre y sont éga<strong>le</strong>ment<br />
indiquées.<br />
Les membres se déclarent satisfaits de cet état de situation.<br />
M. Wilson Sanon quitte la réunion.<br />
8.5.2 Structure du rapport annuel<br />
À la demande du Conseil, <strong>le</strong>s membres du comité de gouvernance et<br />
d’éthique ont revu plus en détails la structure du prochain rapport<br />
annuel.<br />
Le comité l’a approuvée tel<strong>le</strong> que présentée.<br />
Les administrateurs s’en déclarent satisfaits.<br />
8.5.3 Nomination de Mme Martine Carré à titre de présidente<br />
du comité des ressources informationnel<strong>le</strong>s<br />
M. Jean-Pierre Allaire occupait la fonction de président du CRI par<br />
intérim. À la suite de son décès, <strong>le</strong> poste est vacant. Le comité de<br />
gouvernance et d’éthique recommande la candidature de Martine<br />
Carré.<br />
Il est donc proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, de<br />
nommer Mme Martine Carré à titre de présidente du comité des<br />
ressources informationnel<strong>le</strong>s sur une base intérimaire.<br />
8.5.4 Évaluation du fonctionnement du CA<br />
Cette évaluation, qui est effectué aux deux ans, sera inscrite à l’ordre<br />
du jour de la prochaine réunion du comité de gouvernance et<br />
d’éthique en avril.<br />
Le comité révisera <strong>le</strong>s questionnaires qui seront ensuite soumis au<br />
Conseil.<br />
Action<br />
5 de 8
8.6 Comité de vérification – 6 février 2013<br />
8.6.1 Gril<strong>le</strong> d’autorisation des signataires<br />
Le président du comité explique <strong>le</strong>s modifications mineures à la<br />
gril<strong>le</strong>. Pour l’essentiel, el<strong>le</strong>s consistent en des ajustements qui<br />
tiennent compte de la récente restructuration (noms de viceprésidences<br />
et de direction).<br />
Les membres conviennent toutefois que <strong>le</strong>s seuils d’approbation<br />
pour <strong>le</strong>s litiges seront revus, avec justification des montants<br />
proposés, à une réunion ultérieure.<br />
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, d’approuver<br />
la gril<strong>le</strong> d’autorisation des signataires tel<strong>le</strong> que modifiée, à l’exception<br />
des seuils de règ<strong>le</strong>ment des litiges qui seront revus ultérieurement.<br />
8.6.2 Planification trienna<strong>le</strong> des projets et des activités en<br />
ressources informationnel<strong>le</strong>s (PTPARI) 2013-2016<br />
Le document a éga<strong>le</strong>ment été présenté au comité des ressources<br />
informationnel<strong>le</strong>s à sa réunion du 28 janvier dernier.<br />
Il comprend des projets majeurs en TI déjà approuvés et suivis par <strong>le</strong><br />
comité de vérification et <strong>le</strong> C.A.<br />
Il est proposé, dûment appuyé et unanimement résolu, de<br />
d’approuver la planification trienna<strong>le</strong> des projets et des activités en<br />
ressources informationnel<strong>le</strong>s (PTPARI) 2013-2016 tel<strong>le</strong> que<br />
présentée.<br />
8.6.3 Projets d’immobilisation à l’Exploitation<br />
La discussion a lieu à huis clos.<br />
Mme Christine Beaubien quitte la réunion.<br />
8.6.4 Production cellulaire et tissulaire : plan d’immobilisation<br />
à la R&D (phase A)<br />
La discussion a lieu à huis clos.<br />
8.6.5 Technologies de l’information<br />
La discussion a lieu à huis clos.<br />
D r Serge Montplaisir quitte la réunion.<br />
Action<br />
S. Ghibu<br />
6 de 8
8.7 Comité des ressources informationnel<strong>le</strong>s –28 janvier 2013<br />
La réunion a été surtout consacrée à la PTPARI et aux projets<br />
majeurs en TI éga<strong>le</strong>ment suivis par <strong>le</strong> comité de vérification.<br />
8.8 Comité des ressources humaines et de la rémunération –<br />
17 janvier 2013<br />
La discussion a lieu à huis clos.<br />
8.9 Comité consultatif des représentants des receveurs – 19<br />
janvier 2013<br />
La réunion a permis de discuter des moyens de relancer <strong>le</strong> comité.<br />
On reviendra plus en détails sur ce sujet ainsi que sur la présidence<br />
du comité à la prochaine réunion du C.A.<br />
8.10 Événements de reconnaissance 2013<br />
La présidente du Conseil invite <strong>le</strong>s membres à assister à un des<br />
événements et à confirmer <strong>le</strong>ur présence à l’attaché d’assemblée.<br />
Le président et chef de la direction ajoute qu’on est à revoir la<br />
formu<strong>le</strong> actuel<strong>le</strong>.<br />
9. Dépôt de documents sur <strong>le</strong> site sécurisé<br />
Les membres ont pris connaissance des documents disponib<strong>le</strong>s sur<br />
<strong>le</strong> site sécurisé.<br />
9.1 Procès-verbaux des réunions antérieures<br />
9.2 Tab<strong>le</strong>au de bord des pathogènes sous surveillance - sang<br />
10. Discussion en l’absence de la direction<br />
Le président et chef de la direction et <strong>le</strong>s invités quittent la réunion.<br />
Une discussion à huis clos a eu lieu après <strong>le</strong> point 12.<br />
11. Varia<br />
Il n’y a aucun point en varia.<br />
12. Prochaine réunion : 1 er mai 2013, 12 h 30, à Montréal<br />
La prochaine réunion du Conseil se tiendra <strong>le</strong> mercredi 1 er mai 2013<br />
dès 12 h 30 à Montréal.<br />
Action<br />
H. Darby<br />
Membres<br />
7 de 8
13. Levée de l’assemblée<br />
Il est unanimement résolu de <strong>le</strong>ver l’assemblée à 17 h 10.<br />
Action<br />
_______________________________ ___ _________________________________<br />
Mme Martine Carré, présidente D r Jean De Serres, secrétaire<br />
8 de 8