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Open Office 2.3
Le publipostage dans Writer
Préambule
Lorsque vous avez à envoyer un même document (courrier ou autre) à plusieurs
destinataires ou à envoyer en grand nombre d'enveloppes, vous pouvez utiliser la
fonction publipostage. Le corps du courrier sera le même pour tout le monde,
seules les informations propres à chaque destinataire (comme les coordonnées)
changeront.
A savoir
Le publipostage fait intervenir 3 documents :
● le document dans lequel on trouvera les informations personnelles
propres à chaque destinataire, appelé source de données ou base de
données.
● le document dans lequel on trouvera le texte commun à tous les
destinataires, appelé document type ou de base.
● le document de plusieurs pages dans lequel on trouvera le courrier
personnalisé pour chaque destinataire, appelé document fusionné.
Créer la source de données
Dans un premier temps, il faut créer le document contenant les informations
propres à chaque destinataire, sous forme de tableau dans Calc. (tableur de la
suite bureautique Open Office)
1. Sur la première ligne, saisir le nom des champs ou rubriques (ex: nom,
prénom, adresse...).
2. Sur les lignes suivantes, saisir les informations relatives aux destinataires,
sans laisser de lignes vides. Chaque ligne est appelée enregistrement
3. Enregistrer le document : Fichier/Enregistrer
Licence : CC : Paternité-Partage à l'identique cg/31/10/07

Créer le document type
1. Créer un nouveau document : Fichier/Nouveau/Document Texte
2. Saisir le texte commun à tous les destinataires
3. Faire toute la mise en forme (caractères, paragraphes, page)
Vous allez indiquer au document type avec quelle source de données, il va
« fusionner ».
1. Faire le lien entre les deux documents (type et source de données) :
Edition/Changer de base de données
2. Cliquer sur le bouton Parcourir pour rechercher sur votre ordinateur le
document source de données
3. Sélectionner le document en question, puis Ouvrir
4. Cliquer sur le bouton Fermer
5. Afficher la source de données : Affichage/Source de données
6. Le nom de la source de données apparaît dans le volet de gauche, doublecliquer
sur son nom pour développer une arborescence
7. Puis double-cliquer sur Tables
8. Et enfin sur Feuille1 (attention, si dans Calc vous avez nommer la feuille
de calcul, c'est évidemment son nom qui apparaitra)
9. La source de données, sous forme de tableau s'affiche dans le volet de
droite
Vous allez maintenant insérer dans le document type, les noms des champs du
document source de données.
1. Cliquer sur le nom du champ et le faire glisser dans le document type à
l'endroit voulu, recommencer l'opération pour chacun des champs.
2. Le champ s'affiche sous la forme
3. Enregistrer le document : Fichier/Enregistrer
Lancer la fusion des 2 documents
La fusion est « l'assemblage » des 2 documents précédemment créés. Pour
chaque destinataire, (enregistrement de la source de données), un document
personnalisé sera créé ou imprimé, comprenant le texte commun ainsi que les
informations propres à chaque destinataire.
1. Fichier/Imprimer, la question suivante apparaît :
Licence : CC : Paternité-Partage à l'identique cg/31/10/07

2. Cliquer sur Oui pour lancer la fusion.
3. La fenêtre Mailing s'affiche :
4
4. Vous pouvez lancer la fusion en sélectionnant tous les enregistrements ou
qu'une partie, (à savoir tous les destinataires ou q'une partie d'entre eux).
5. Choisir la sortie :
imprimante, le document fusionné sort à l'impression (une page par
enregistrement).
fichier, le document fusionné est enregistré.
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