Rapport de stage au Centre de documentation de Médecins Sans ...

Anne de Rivaz Rapport de stage
HEG-Information et Documentation Novembre 2001
au Département des Opérations qui est cœur des activités de l’organisation. Le projet
global sans être rejeté, fut ajourné. Cela a impliqué pour moi une modification de mon
cahier des charges, soit l’abandon du tri au local d’archives.
L’étape suivant cette validation, consistait à présenter le projet au département des
Opérations. Après une semaine d’imprégnation du projet et du fonctionnement de
l’institution, j’ai participé activement à la présentation du projet aux membres du
département des Opérations. Dans le même temps, j’ai pris rendez-vous avec chaque
desk afin de consulter chaque personne et d’effectuer un recensement de leur
document. Ce travail s’est déroulé jusqu’à fin septembre. La rédaction d’un bilan de
recensement fournira des arguments concrets pour la rédaction ultérieure d’un rapport
sur l’avancement du projet destiné à la direction .
Le mois d’octobre a été consacré à la réflexion sur l’élaboration d’outils de gestion des
Archives. Il a parfois été nécessaire de rencontrer à nouveau les personnes initialement
interviewées, afin de combler certaines incertitudes.
Début novembre, le projet de plan de classement a été proposé à la secrétaire des
Opérations afin qu’elle puisse apporter ses commentaires et critiques.
Quinze jours plus tard, le projet de plan de classement, retravaillé en fonction des
remarques de la secrétaire, a été proposé au Département des Opérations. Cette
présentation était l’occasion d’expliquer la fonction du plan de classement, de répondre
aux questions des utilisateurs et surtout de leur demander leur participation active à la
critique du plan proposé.
La même démarche a été utilisée pour le tableau de tri.
Les derniers jours de stage ont donc été consacrés à l’aménagement du plan de
classement en fonction des remarques des utilisateurs.
En parallèle un guide de procédures en format html a été élaboré.
Je n’assisterai malheureusement pas à la phase de test du plan de classement, qui
devrait intervenir dès le mois de décembre, après sa validation.
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