Rapport de stage au Centre de documentation de Médecins Sans ...

Rapport de stage
au
Centre de documentation de
Médecins Sans Frontières-Section Suisse
12 rue du Lac, 1211 Genève
3 septembre-30 novembre 2001
Anne de Rivaz
Haute école de gestion
Département HES en Information et documentation
Responsable de stage : Isabelle Vuillemin-Raval

Anne de Rivaz Rapport de stage
HEG-Information et Documentation Novembre 2001
Partie A
Introduction
Ce stage a été l’occasion pour moi de pouvoir participer à l’élaboration du projet de
gestion des archives courantes de MSF-CH. J’ai pu, par ailleurs, de temps à autres
effectuer quelques activités pour le Centre de documentation et observer son mode de
fonctionnement. Dans cette perspective, je donnerai tout d’abord quelques indications
sur l’organisation qui m’a accueillie, puis je présenterai le Centre de Documentation dans
lequel j’ai travaillé. Le déroulement de mon stage ainsi que les tâches effectuées me
permettront ensuite de décrire les étapes du projet auxquelles j’ai pu participer.
1. Présentation de l’organisation et du Centre de Documentation
a) La mission de MSF
« Médecins Sans Frontières est une des plus grandes organisations indépendantes dans
le domaine de l’aide médicale d’urgence.
MSF a été fondé le 20 décembre 1971 par des médecins et des journalistes. Leur
détermination première a été de pouvoir mettre sur pied une organisation non-
gouvernementale capable de porter une assistance médicale à des populations dans les
situations de conflit ou de catastrophe, partout dans le monde, tout en étant capable de
témoigner sur ces situations.
MSF est devenu, au cours de la dernière décennie, un mouvement international avec
cinq sections opérationnelles basées en Europe et treize sections non-opérationnelles,
en Europe, en Amérique du Nord et en Asie, et un bureau international à Bruxelles. Le
bureau international coordonne les échanges d'information à l’intérieur du mouvment,
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soutient les projets internationaux et représente le mouvement dans ses relations avec
les organisations internationales.
MSF est indépendant de tout gouvernement ou institution, ainsi que de tout organisme
politique, économique ou religieux, que ce soit en matière de financement ou dans le
choix de ses actions.
Les volontaires de MSF agissent en accord avec l’éthique médicale et les principes
humanitaires et souscrivent à la charte de MSF ainsi qu'aux principes d'actions de
l'association. » 1
b) La section Suisse
La section suisse de MSF, association à but non lucratif fondée en 1981, est une des
cinq sections opérationnelles. Cette section a grandi au cours des vingt dernières
années. Gérée au début par des bénévoles, elle a développé ses activités pour atteindre
aujourd’hui un effectif de 70 personnes travaillant au siège, aidés d’une trentaine de
bénévoles. Elle intervient dans 20 pays où sont installées des missions qui gèrent un ou
plusieurs projets. Des volontaires sont recrutés en permanence pour aller travailler dans
les missions.
A cette croissance d’activités, de moyens et de personnel s’allie fatalement une
production documentaire intense qui justifie la mise en place d’un système d’archivage.
Dans la mesure où la mise en place de la gestion des archives nécessite de comprendre
la structure d’une organisation, je dois en présenter quelques éléments.
Dans la typologie des organigrammes, celui de MSF-Ch s’apparente à la « structure par
projet ». Je ne le décrirai pas de manière exhaustive. L’organisation est divisée en cinq
départements qui eux-mêmes se répartissent en plusieurs services. Je m’attacherai au
Département des opérations qui a été choisi comme département pilote pour le Projet
Archives. Un directeur gère ce département constitué notamment du secteur des
1 Extraits du site Internet de MSF-CH : http://www.msf.ch/menu_fr.asp
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programmes. Ce secteur comporte quatre unités nommées respectivement Desk 1, Desk
2, Desk 3, Cellule d’Urgence qui se répartissent et sont chargées de la coordination et
du suivi des missions animées sur le terrain par les expatriés. Chaque unité est
constituée d’un responsable Terrain et d’un adjoint. D’autres départements sont
impliqués dans ces unités par un détachement de personnel : un médecin « deské » du
département médical, un chargé RH du Département des Ressources humaines, un
superviseur du Service Logistique et un contrôleur des finances du département des
Finances. Une secrétaire complète le staff de ce département.
Outre l’aspect organisationnel, il me faut insister sur les mouvements constants du
personnel tant au niveau des missions que du siège et sur le caractère des activités qui
nécessite une réactivité constante face aux évènements internationaux.
c) Le Centre de documentation (CEDOC)
Le Centre de documentation du siège de MSF-CH s’est considérablement développé ces
quatre dernières années. Depuis 1993, où il existait à l’état embryonnaire, fonctionnant
grâce à des bénévoles, le centre s’est professionnalisé grâce à l’engagement successif
de deux documentalistes qui travaillent respectivement à 80 et 60 %. Trois bénévoles
participent à l’animation du CEDOC, avec un taux horaire allant du mi-temps à quelques
heures par mois.
Le CEDOC était auparavant attaché au Département médical, durant le mois de
novembre, il a été décidé de le placer au sein le Département de la Communication.
Les missions du Centre de documentation sont principalement de fournir de
l’information aux personnes en poste au siège et également aux personnes expatriées.
L’information est de deux types : documentation médicale et documentation sur les pays
où MSF-CH a des missions. Une grande part de l’information est transmise par courrier
électronique et DHL dans les missions.
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La bibliothèque a un fonds de 1700 documents. La vidéothèque est constituée de 666
cassettes. Le fonds photographique peut être estimé à 10 000 diapositives et un projet
de gestion d’image via le Web au niveau international est en cours d’élaboration. Les
dossiers documentaires remis à jour et réorganisés l’an passé par un groupe d’étudiants
auquel j’appartenais, sont établis par pays où MSF-CH est présent.
2. Projet « Archives » MSF-CH
« La prise de conscience de l’utilité de la gestion des archives de MSF-Suisse a
réellement commencé au moment où l’association a reçu le Prix Nobel de la paix. A
cette époque, personne ne pouvait localiser les premiers discours constitutifs de
l’association suisse, ni mettre la main sur les premières ébauches de projets » 2 .
Le renouvellement rapide du personnel, déjà évoqué, est un argument supplémentaire
quant à la nécessité d’installer une gestion des documents qui permette à chaque
nouvel arrivant de s’orienter rapidement dans le classement, et retrouver la mémoire
des actions.
Dans les mois précédents mon arrivée, Isabelle Vuillemin a rédigé le projet de mise en
place de gestion des archives ; son rapport venait d’être validé par la direction lorsque
je suis entrée en fonction. La priorité a été donnée à l’organisation des archives
courantes qui apparaissait comme l’aspect le plus urgent à résoudre. En effet
l’envahissement des bureaux par des classeurs datant de plusieurs années, dont
personne ne connaît véritablement le contenu, entraînait parfois des évacuations
radicales vers le sous-sol. Dans un souci de construction et de préservation de la
mémoire MSF-CH, la direction a décidé de donner la priorité aux archives courantes et
2 Projet « Archives » MSF-CH, Isabelle Vuillemin-Raval, 20 Juillet 2001
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au Département des Opérations qui est cœur des activités de l’organisation. Le projet
global sans être rejeté, fut ajourné. Cela a impliqué pour moi une modification de mon
cahier des charges, soit l’abandon du tri au local d’archives.
L’étape suivant cette validation, consistait à présenter le projet au département des
Opérations. Après une semaine d’imprégnation du projet et du fonctionnement de
l’institution, j’ai participé activement à la présentation du projet aux membres du
département des Opérations. Dans le même temps, j’ai pris rendez-vous avec chaque
desk afin de consulter chaque personne et d’effectuer un recensement de leur
document. Ce travail s’est déroulé jusqu’à fin septembre. La rédaction d’un bilan de
recensement fournira des arguments concrets pour la rédaction ultérieure d’un rapport
sur l’avancement du projet destiné à la direction .
Le mois d’octobre a été consacré à la réflexion sur l’élaboration d’outils de gestion des
Archives. Il a parfois été nécessaire de rencontrer à nouveau les personnes initialement
interviewées, afin de combler certaines incertitudes.
Début novembre, le projet de plan de classement a été proposé à la secrétaire des
Opérations afin qu’elle puisse apporter ses commentaires et critiques.
Quinze jours plus tard, le projet de plan de classement, retravaillé en fonction des
remarques de la secrétaire, a été proposé au Département des Opérations. Cette
présentation était l’occasion d’expliquer la fonction du plan de classement, de répondre
aux questions des utilisateurs et surtout de leur demander leur participation active à la
critique du plan proposé.
La même démarche a été utilisée pour le tableau de tri.
Les derniers jours de stage ont donc été consacrés à l’aménagement du plan de
classement en fonction des remarques des utilisateurs.
En parallèle un guide de procédures en format html a été élaboré.
Je n’assisterai malheureusement pas à la phase de test du plan de classement, qui
devrait intervenir dès le mois de décembre, après sa validation.
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J’ai pu accomplir mon stage dans des conditions extrêmement agréables. L’accueil
réservé aux nouveaux arrivants est très chaleureux. L’arrivée de « nouvelles têtes » est
une constante dans cette organisation ; raison pour laquelle on ne ressent pas
l’impression d’être un intrus. Pour renforcer cette idée, j’ajouterai que chaque semaine
est organisée une réunion ouverte à tout le personnel ; cet espace d’échange
d’informations sur le suivi des activités renforce la possibilité d’intégration au sein de
MSF.
Liste des tâches effectuées
Archives
Récolte d’informations et de documents sur la mise en place des archives.
Préparation d’une partie de la présentation au département pilote.
Participation à la présentation du projet au département pilote.
Participation à l’élaboration des fiches de recensement des dossiers.
Entretiens avec chaque unité de travail.
Recensement de tous les dossiers d’archives courantes (soit 487 fiches ).
Analyse approfondie des fiches de recensement.
Bilan du recensement.
Elaboration du plan de classement.
Présentation du plan de classement au département pilote
Corrections du plan de classement en fonction des remarques des utilisateurs
Elaboration du tableau de tri.
Présentation du tableau de tri au département pilote
Corrections du tableau de tri en fonction des remarques des utilisateurs
Elaboration d’un guide de procédures pour la gestion des Archives.
Documentation
Briefings pour les expatriés.
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Recherche d’informations sur bases de données électroniques en test ou sur le
web.
Remise à jour de deux dossiers pays.
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