Comment convaincre grâce à une gestion de projet professionnelle

Gestion de projet
Comment convaincre grâce à une gestion de projet professionnelle
Claudia Cramer est médecin-cheffe dans un grand hôpital. Lors d'un séminaire sur la gestion
de projet, sa question fuse aussitôt l'introduction terminée: «Mais en fait, qu'est-ce qu'un
projet?» Quelques participants rient, mais son interrogation est tout sauf ridicule. Elle est
plutôt très à propos, car toutes les tâches que réalisent les professionnels et leurs cadres ne
sont pas des «projets».
Qu'est-ce qu'un projet?
En fait, qu'est-ce qu'un projet? On entend en général par projet des tâches innovatrices,
limitées dans le temps. Par exemple le développement d'un nouveau produit, l'introduction
d'une nouvelle norme, le transfert d'une nouvelle organisation dans des structures déjà
existantes ...
Si l'on veut bien gérer un projet, il faut commencer par le définir de manière concrète et
précise. Tous les décideurs et les personnes qui participeront à la réalisation doivent être
impliqués dans ce processus. Il s'agit ensuite d'atteindre l'objectif que l'on s'est fixé en gérant
les ressources qu'on aura auparavant identifiées (budget, personnel, temps).
On distingue en général quatre phases de projet:
1. Phase de définition: identification des problèmes, des objectifs, etc.
2. Phase de planification: structure, déroulement, répartition des responsabilités,
capacités, planification des coûts, risques, etc.
3. Phase de réalisation: communication, pilotage, contrôle, rapports, etc.
4. Phase de conclusion: établissement des coûts, contrôle de la qualité, remise du
projet, rapport final, etc., fête.
Problèmes inclus
Toutes sortes de problèmes peuvent surgir durant la phase de définition déjà. Ils peuvent
être dus à la structure interne de l'entreprise par exemple: les décideurs ont une idée qui,
après une courte évaluation avec un spécialiste, semble prometteuse. Le feu vert est donné.
Les personnes chargées de la réalisation n'ont cependant pas suffisamment été impliquées
dans la planification du projet, et leur avis sur les risques encourus n'ont pas été pris en
compte.
Le problème peut aussi provenir de l'extérieur: l'entreprise informe que la concurrence a
lancé sur le marché une innovation inégalable. Elle souhaite que ses propres planificateurs
rattrapent rapidement le concurrent. Les informations sont lacunaires: qualité désirée,
avantage commercial concret, etc. La pression, elle, est bien réelle et l'on se lance sans
avoir élaboré de stratégie efficace.
La liste des problèmes et des risques est longue. C'est pourquoi il faudrait être conscient du
fait que des objectifs (qualité, délai, coûts) peuvent entrer en concurrence les uns avec les
autres. Faire face à ces problèmes et les intégrer dans le projet et un défi à ne pas sousestimer.
Une bonne planification se révélera précieuse.
Pensez-y: le défi à relever est différent, selon que vous êtes cadre, membre du groupe de
pilotage ou encore collaborateur spécialisé ou administratif. Gardez toujours à l'esprit la
place qui est la vôtre, et ce en quoi consiste votre tâche (ou ce en quoi elle ne consiste pas).
Décider des grandes lignes
Il est aussi très aidant d'être conscient du bénéfice que vous tirerez d'une bonne gestion de
projet. Consacrez de l'attention et de l'énergie à la préparation d'un projet, vous et votre
entreprise en récolterez les fruits. Pour ce faire, commencez par en déterminer les grandes
lignes.
Si vous travaillez au niveau directionnel ou en tant que membre de l'équipe de
pilotage: couchez votre planification par écrit et faites-la éventuellement
approuver par le mandant. (Voyez à ce propos la Check-liste no 1: les bases de la
gestion de projet)
Si vous êtes collaborateur spécialisé ou membre de l'équipe administrative:
vérifiez que la planification tienne la route et que le mandat qui vous sera confié
est bien défini et réaliste. (Voyez à ce propos également la Check-liste no 1: les
bases de la gestion de projet)
Auteur
Monika Radecki
Conseillère en communication,
Heidelberg, Allemagne
Diplôme en gestion commerciale;
études de langues germaniques
et de linguistique, sociologie,
psychologie, bourse d'études à
l'étranger DAAD, master; bourse
d'études à l'étranger Bertelsmann,
formation dans le domaine
du coaching. Actuellement
lectrice et manager de produits
auprès du groupe éditorial Beltz
ainsi que conseillère en
communication indépendante.

Planifier est payant
Vous ne mènerez votre projet à bon port seulement si vous avez déterminé avec précision
vos objectifs et vos moyens. Définissez le projet et ses étapes en collaboration avec les
décideurs et avec les personnes qui seront chargées de sa réalisation. (Voir à ce sujet la
Check-liste no 2: définition et planification du projet.)
Il s'agit essentiellement
de réfléchir à toutes les phases, l'une après l'autre
de définir les moyens engagés et le résultat attendu (et de ne pas les laisser au
hasard),
de faire participer les «bonnes» personnes (ou tout au moins de connaître les
opportunités et les pièges que représente l'équipe en place),
de planifier en incluant les risques et les possibles échecs,
et finalement de fêter comme il se doit la fin du projet.
Réalisation du projet
Claudia Cramer, la médecin-cheffe dont nous avons parlé plus haut, a quoi qu'il en soit
appris quelque chose durant le séminaire sur la gestion de projet. Elle connaissait ses
compétences professionnelles. Une fois son projet défini, il était clair pour elle et pour tous
les participants: des objectifs concrets, un mandat réalisable, une équipe capable.
Madame Cramer devait cependant encore trouver son «rôle» de gestionnaire de projet, et
c'est en cela que le séminaire l'a aidée: elle a élaboré avec son équipe des règles de
collaboration, a réfléchi à ses propres compétences en communication et distribua les tâches
aux bonnes personnes. En phase de réalisation de projet, elle se montra une gestionnaire
efficace et sûre d'elle. Même les aspects qu'elle avait identifiés comme problématiques n'ont
pas résisté à sa planification. Toutes nos félicitations!
Gestion de projet - ce qui peut mal tourner tourne mal
L'exemple de Madame Cramer est relaté ici d'une manière schématique, il est vrai.
L'essentiel ici est: qu'en est-il dans votre cas? Vous n'avez jamais d'imprévus? Vous n'êtes
jamais contraint d'être absent pour cause de maladie? Peut-être. Mais ce sera alors
certainement votre secrétaire qui vous laissera tomber dans la phase la plus stressante du
projet parce qu'elle s'est faite renverser par un automobiliste stressé en rentrant chez elle
tard le soir à bicyclette. Ou alors votre fournisseur, lassé de tensions qui couvent depuis un
certain temps, vous refuse une prestation exceptionnelle, et vous ne pouvez atteindre les
pics de livraison prévus. Il est plus que probable que de tels événements se produisent.
Prévoyez la possibilité que tout ne réussisse pas du premier coup, et planifiez en
conséquence. En adaptant librement Ed Murphy, cela donne: «tout prend toujours plus de
temps que prévu, coûte plus que prévu et rapporte moins que prévu.» L'expérience montre
qu'il est par exemple utile de s'exercer à la résolution de conflit avant que des tensions
n'apparaissent. Jetons encore un bref coup d'Sil à la personnalité d'un gestionnaire de projet.
Un gestionnaire de projet devrait disposer de toute une série de compétences. Outre le
savoir spécifique à la branche et les connaissances en gestion, il - ou elle - doit être capable
de
planifier et organiser des projets,
former des équipes et les diriger (ce qui implique des compétences en
communication et en gestion de conflits), et
piloter un projet, réaliser les contrôles et assurer la commercialisation.
Etre un gestionnaire de projet efficace est aussi une question de planification. Faites-en votre
objectif personnel.
Quelques pensées sur le sujet
«Planifie les choses difficiles lorsqu'elles sont encore faciles, les grandes choses
lorsqu'elles sont encore petites, car toute chose difficile commence par être facile,
toute grande chose commence par être petite.» (Lao Tse)
«Il n'y a de meilleure consolation à l'échec d'un projet que d'en concevoir un autre
sur-le-champ.» (Jean Paul, écrivain allemand, 1763-1825)
«Planifie ton année au printemps et ta journée à l'aube.» (pensée chinoise)