Compte-rendu réunion du 31 mai 2007 Groupe ... - Ascodocpsy

Compte-rendu réunion du 31 mai 2007
Groupe interprofessionnel sur les archives
Présents : Mireille BRETNACHER, Archiviste, ARAD (Association Française des
Responsables et Archivistes de Dossiers Médicaux ) ; Véronique HEINRICH
Archiviste, Assistance Publique – Hôpitaux de Paris ; Sabine JEAN-FEYDEL,
Archiviste, Centre Hospitalier SAINT EGREVE, responsable de la commission
archives d'Ascodocpsy ; Rosine LHEUREUX, Archiviste, Assistance Publique –
Hôpitaux de Paris, représentant également l'AAF (Association des archivistes de
France) ; Béatrice OLIVE, Direction des archives de France ; M QUERNEZ,
directeur adjoint des archives départementales du Rhône, Stéphane RODRIGUEZ,
Archiviste, Assistance Publique – Hôpitaux de Paris ;
Excusés : Nathalie BERRIAU, coordinatrice Ascodocpsy ; Christian
CARMAGNAC, président de commission médicale d'établissement (CME) du CH de
Chambéry, représentant de la conférence nationale de présidents de CME de
centres hospitaliers ; Catherine GAZILLOT, Archiviste, Association Hospitalière de
Franche Comté, Membre de la commission archives hospitalières d'Ascodocpsy ;
Anne Laure GHEERBRANT, Archiviste, CH Amiens, Membre de la commission
archives hospitalières d'Ascodocpsy ; Marie–Laure KERVEGANT, Archiviste,
Centre hospitalier Bretagne Atlantique Vannes-Auray ; Martine LANG, Archiviste,
CHR Metz Thionville, Représentant l'ARAD (Association Française des
Responsables et Archivistes de Dossiers Médicaux) ; Gilles LATOURNERIE,
archiviste CHU de Nantes ; Hélène LHOUMEAU Conservateur, chef de la mission
Mission des Archives nationales Ministère de l'Emploi, de la Cohésion sociale et du
Logement Ministère de la Santé et des Solidarités
Départ du groupe :
Gisèle CARABELLO, Archiviste, CHU Angers
Ordre du jour : A partir du travail de M. LATOURNERIE :
- définition des tableaux de gestion manquants
- définition des tableaux de gestion à reprendre
- Répartition des tâches
- Trouver de nouveaux archivistes travaillant peut être dans certains
domaines pointus (médicaux-techniques)
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M. LATOURNERIE étant absent, Mme JEAN-FEYDEL transmet les deux remarques
qu’il souhaitait faire sur son travail :
- les textes en rouge sont un rajout à l’existant des travaux d’Ascodocpsy et de
l’ARAD,
- ce travail n’est qu’une maquette de départ.
Mme LHEUREUX aimerait qu’il soit indiqué aux rubriques non renseignées le type
d’archives dont il s’agit.
Mme OLIVE nous informe qu’une circulaire portant sur les marchés publics est en
cours de publication. Cependant elle ne traitera pas des marchés publics européens.
Elle confirme qu’il n’existe pas de législation se rapportant aux archives des services
logistiques.
Mme LHEUREUX indique qu’on assiste à une explosion d’archives concernant les
nouveaux secteurs administratifs : accès du patient aux informations le concernant,
la qualité, l’accréditation… et qu’à contrario il n’y a pas eu de grands changements
au niveau administratif depuis les circulaires de 1993 et 1994. Il subsiste néanmoins
un problème de formulation pour certains documents, et notamment pour ceux que
l’on ne trouve que dans le règlement des archives hospitalières de 1968.
Répartition du travail à partir du tableau de M. LATOURNERIE :
L’APHP a quasiment terminé son tableau de gestion sur les laboratoires et la
pharmacie : elle veut donc se charger des aspects se rapportant à ces sujets. Mme
LHEUREUX et M. RODRIGUEZ acceptent également de traiter ce qui concerne la
qualité et ce qui touche au dossier médical. Ils proposent également leur participation
pour les services généraux.
L’ARAD (Mme BRETNACHER) se propose pour traiter les services généraux et la
gestion des déchets.
Ascodocpsy (Mme JEAN-FEYDEL) prendra en charge tous les documents plus
spécifiques à la psychiatrie : mises sous tutelle, pécule et travail des patients,
activités thérapeutiques, placements et familles d’accueil, appartements
thérapeutiques, ferme, artisanat et œuvres d’art réalisées par les patients.
Il est décidé de créer dans le tableau de M. LATOURNERIE une 7 ème colonne afin
que chacun puisse s’inscrire face aux sujets qu’il souhaite traiter. Pour les
inscriptions, le tableau circulera dans l’ordre suivant :
1. APHP
2. ACODOCPSY
3. ARAD
4. Autres membres du groupe
5. Appels à d’autres archivistes en élargissant le groupe
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Mme OLIVE propose de voir avec des personnes ressources qui travaillent sur des
domaines transversaux comme par exemple les ressources humaines, si elles
peuvent nous apporter une aide concernant les lacunes ou évolutions des circulaires
de 1993 et 1994.
Le groupe souligne également la terminologie comme aspect à travailler dans tout ce
qui pourra être rédigé.
Mme OLIVE nous indique que le groupe de travail sur l’échantillonnage des dossiers
médicaux dans le cadre de l’application du décret 2006-6 du 4 janvier 2006, n’est
toujours pas constitué.
La prochaine réunion du groupe aura lieu à Paris, en principe à l’automne, une fois
que la répartition de l’ensemble des domaines à travailler sera faîte. Cela permettra
notamment de faire connaissance et « d’intégrer les nouvelles recrues ». Mme
LHEUREUX insiste sur la nécessité que nous soyons plus nombreux lors de nos
réunions, ainsi que sur le choix de la date et du lieu.
Document rédigé par Sabine JEAN-FEYDEL le 26 juin 2007
et validé par les membres du groupe.
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