Description de l'aide - Awex

AGENCE WALLONNE A L'EXPORTATION ET AUX INVESTISSEMENTS ETRANGERS 

DIRECTION DES INCITANTS FINANCIERS 

PLACE SAINCTELETTE 2 1080 BRUXELLES 

02/421.82.11 02/421.83.99 http : // www.wallonia-export.be 

INVITATIONS 

A DES FOIRES ET SALONS 

EN BELGIQUE 

NOTICE DE PRESENTATION 

Introduction des dossiers et instruction des demandes : 

Chef de Service: Marie-Christine THIRY, Directeur ff. 

Agent traitant : Sofia KABAYIZA, Graduée 

: 02/421.85.68 – : s.kabayiza@awex.be 

Agent traitant : Christophe SERVAIS, Assistant 

: 02/421.85.67 – : c.servais@awex.be 

Versement des subsides : 

Agent traitant : Séverine WAUTHIER, Graduée 

: 02/421.86.24 – : s.wauthier@awex.be 

AWEX - Incitants financiers – Invitations à des Foires et Salons en Belgique Révision Février 2012 1.- 8.





Vous êtes une entreprise wallonne 

et vous participez à un salon ou une foire en Belgique 

à laquelle vous souhaitez inviter des clients implantés 

en dehors de l'Union européenne 

Dans le cadre de l'incitant "Invitations à des Foires et Salons en Belgique", l'AWEX souhaite encourager les 

contacts entre les entrepreneurs wallons et leurs clients étrangers en finançant partiellement l'accueil de 

trois acheteurs potentiels maximum à l'occasion de foires ou de salons internationaux organisés en 

Belgique où ces entrepreneurs wallons présentent leurs produits et/ou leurs services. 

⇒ Quels sont les critères d'éligibilité 

Toute entreprise productrice de biens ou prestataire de services disposant d'un siège d’exploitation en 

Région wallonne, peut bénéficier de cette aide. 

On entend par produit, tout bien résultant d’une activité de fabrication, de transformation ou de 

conditionnement exercée en Région wallonne par une entreprise wallonne en dégageant une valeur 

ajoutée significative ainsi que toute prestation de services répondant aux mêmes critères. 

Si l’entreprise dispose de plusieurs sièges d’exploitation dans plus d’une Région, seul celui situé en Région 

wallonne et les activités qui y ont lieu, sont pris en considération. Il est tenu compte du siège d’exploitation 

principal pour l’octroi du subside. 

Les traders-non fabricants et les sociétés non-productrices commercialisant principalement des produits, 

équipements et/ou services ne relevant pas d’entreprises wallonnes ne sont pas éligibles. 

⇒ Quels sont les foires et salons éligibles 

Seuls les foires et salons en Belgique à caractère professionnel sont admis. 

Par ailleurs, il est imposé que l'entreprise demanderesse y expose ses produits ou services de facture 

wallonne. 

⇒ Quelles sont les invitations éligibles 

Il doit s’agir d’invitations d’acheteurs professionnels potentiels en provenance de pays situés en dehors de 

l’Union Européenne. 

Le règlement de l'incitant prévoit normalement un maximum de trois invitations d'acheteurs appartenant à 

des entreprises étrangères distinctes. Cependant, sont admises deux invitations maximum à destination de 

la même société étrangère, pour des personnes justifiant de compétences spécifiques, telles que des 

compétences commerciales ou techniques. 

Le but des invitations doit être prioritairement l’exportation de produits et/ou de services wallons. C'est 

pourquoi, les invitations sont faites dans le seul but d’une recherche d’exportation et non de commerce 

d’importation ou d’activités de transit. 






⇒ En quoi consiste l'intervention de l'AWEX 

L'AWEX prend à sa charge 50 % maximum du budget admissible sous forme de subside. 

Un acompte de maximum 50 % de l'intervention totale de l'AWEX peut être liquidé à la demande 

expresse de l'entreprise wallonne. Pour ce faire, le bénéficiaire doit faire parvenir à l'AWEX la preuve de la 

réservation de son stand ainsi que la déclaration de créance qui lui est fournie en annexe de son arrêté 

d'octroi de subside. 

⇒ Quels sont les frais admissibles 

Sont admis les frais suivants : 

les frais de voyages et de séjour des invités étrangers à raison d'une somme forfaitaire couvrant : 

- les frais de voyage internationaux ; 

- les déplacements intérieurs ; 

- les frais d’hôtellerie et de repas ; 

- les menues dépenses ; 

- les frais de (télé)communications. 

Pour connaître le forfait qui s'applique à votre pays de destination, nous vous invitons à consulter 

l'annexe 1 de ce document qui reprend l'ensemble des forfaits d'application pour l'incitant. 

⇒ Quand la demande doit-elle être introduite 

L'AWEX souhaite accompagner les entreprises wallonnes dans leurs initiatives vis-à-vis de clients 

étrangers. Dès lors, les demandes de subsides doivent être introduites au plus tard un mois avant 

l'ouverture de la foire, de l'exposition ou du salon visé, à défaut d'être déclarées irrecevables. 

L'AWEX n'intervient que pour la prise en charge des frais exposés après l'introduction de la demande. Une 

fois que l'entreprise a introduit sa demande auprès de l'AWEX, elle est autorisée à poursuivre son projet 

sans attendre la décision ultime du Ministre. Cependant, cette décision d'aller de l'avant n'engage ni 

l'Administration, ni le Ministre. En cas de refus final, l'entreprise devra supporter seule les dépenses 

engagées. 

Les demandes sont introduites gratuitement sans l'obligation de passer par un intermédiaire agréé par 

l'AWEX. 

Dans toute demande d’intervention qu’elle introduit à l’AWEX, l’entreprise doit faire référence au 

Règlement de minimis CE n° 69/2001 de la Commission européenne. L’entreprise requérante s’engage 

ainsi explicitement à en respecter et à s’en voir appliquer les dispositions. 






⇒ Où introduire sa demande 

La demande d’intervention doit être introduite par formulaire électronique 1 disponible sur le site de 

l’AWEX, au plus tard un mois avant l’ouverture de la manifestation, à défaut d’être déclarée irrecevable. 

Cette formule permet non seulement d’imprimer le formulaire complété pour en garder une trace mais 

également de recevoir, quelques secondes après sa validation et son envoi, un accusé de réception qui 

garantit que la demande est bien parvenue à l’AWEX. Attention : si ce dernier ne parvient pas rapidement, 

il a lieu dans un premier temps de vérifier votre relevé d'envoi de formulaire; et, en cas de non réception, 

de prendre contact avec l'AWEX (Sofia Kabayiza : 02/421.85.68 ou Christophe Servais : 02/421.85.67), le 

poids excédentaire du fichier attaché peut faire échouer la transmission du formulaire électronique. 

⇒ Quelles sont les informations à fournir en vue de l'introduction d'une demande 

Chaque demandeur doit introduire un dossier auprès de l'AWEX comprenant : 

1. le formulaire d'introduction de la demande prévu à cet effet et disponible sur le site de l'AWEX ; 

2. la présentation de la gamme de produits et/ou de services concernés par l'initiative (documentation 

présentant ces produits) ; 

3. la description du projet comprenant selon les cas : 

la présentation du ou des acheteur(s) étranger(s) invité(s) par l'entreprise wallonne ; 

les coordonnées de la foire ou du salon auquel l'entreprise wallonne compte participer ; 

le bon de réservation à cette foire ou ce salon ; 

les courriers d'invitation adressés à ou aux acheteur(s) invité(s). 

4. le budget complet de l'initiative selon les coûts admis ; 

5. tout document jugé utile à l'appui de la demande. 

⇒ Quelles sont les modalités de traitement et de suivi de dossier 

En vue de la prise de décision finale par le Ministre ayant le Commerce extérieur dans ses attributions, 

l’AWEX procède au calcul de l’intervention à laquelle l’entreprise demanderesse peut prétendre sur base 

du dossier de demande complet. 

L’AWEX notifie ensuite la décision ministérielle d’octroi ou de refus –dans ce cas motivé- dans un délai 

d’un mois à dater de la présentation du dossier complet par l’entreprise demanderesse. Ce document, 

appelé "arrêté de subvention", porte la signature du Ministre en charge du Commerce extérieur. Il 

indique le budget admis ainsi que les conditions d’octroi, de liquidation et de contrôle de l'intervention 

financière de l'AWEX. 

L’entreprise bénéficiaire est invitée à marquer son accord exprès sur l'arrêté de subvention et à fournir à 

l'AWEX les pièces nécessaires à la liquidation de son intervention financière. 

1 Chemin d’accès aux divers formulaires électroniques à partir de le home page du site généraliste de l’AWEX (www.awex.be) : Nos 

Services les plus demandés => Tous nos Services (choisir dans la liste complète). 






⇒ Comment obtenir la liquidation de l'aide de l'AWEX 

En vue de faciliter les opérations de paiement, l’entreprise wallonne présente à la Direction des 

Programmes Incitatifs de l'AWEX dans les deux mois qui suivent la clôture de la manifestation qui a donné 

lieu aux invitations, les pièces suivantes : 

1. une déclaration de créance portant la référence AWEX du dossier (en original) établie sur papier à entête 

de l’entreprise, signée par un représentant habilité de l'entreprise et envoyée exclusivement par 

courrier postal (modèle disponible sur le site de l’AWEX) ; 

2. les factures et pièces justificatives relatives au déplacement et au séjour en Belgique de chacune des 

personnes invitées avec mention explicite de leur nom respectif (copies acceptées) : 

titres de transport (billet d’avion, copie de passeport, ...) ; 

notes d’hôtel. 

3. les extraits de compte, seules preuves de paiement des factures (copies conformes) ; 

En cas de règlement sur place (par chèque, par exemple), un reçu détaillé est exigé. 

4. la preuve que l’entreprise wallonne invitante a effectivement participé à la manifestation en question 

au moyen d’un stand propre géré par son propre délégué ; 

5. une déclaration sur papier en-tête de l’entreprise wallonne invitante mentionnant sur l’honneur que : 

• les produits exposés et/ou les services présentés sur son stand sont de facture wallonne ; 

• les invitations avaient pour but exclusivement la recherche d’exportation de ses produits et/ou 

services et non de commerce d’importation ou d’activités de transit. 

6. un rapport concernant le déroulement et les résultats relatifs aux invitations réalisées. 

Liquidation des interventions financières 

Agent traitant : Séverine WAUTHIER, Graduée 

: 02/421.86.24 – : s.wauthier@awex.be 

L’AWEX se réserve le droit d’apprécier sa capacité de liquider son intervention financière s’il apparaît que 

des changements sont intervenus dans les noms, qualités des personnes invitées entre le moment de 

l’introduction de la demande, ou la présentation du dossier complet à la décision ministérielle, ou à la 

notification de celle-ci, ou encore de la liquidation effective. 

C’est pourquoi, il est fortement conseillé à l’entreprise wallonne invitante d'informer à temps l’AWEX de 

toutes modifications qui interviendraient à ce propos. 






En ne se conformant pas à l’une ou l’autre des conditions et dispositions décrites dans la présente notice, 

l’entreprise wallonne perd son droit à l’intervention, même si cette dernière a déjà été liquidée. Les 

récupérations sont opérées sur la base des dispositions légales régissant l’octroi et la gestion des 

subventions publiques. 

Tout versement de subside est régi par les dispositions du Règlement de la Commission européenne n° 

1998/2006 du 15 décembre 2006 (publié au JO n° L379 du 28 décembre 2006) communément appelé 

«Règlement de minimis». 

En application de ces dispositions, le montant maximum des aides qui pourrait être accordées à chaque 

bénéficiaire ne peut dépasser 200.000 EUR sur une période de trois exercices fiscaux correspondant à 

celui en cours et aux deux précédents. 

Les autres programmes incitatifs de l’Agence wallonne à l'Exportation et aux Investissements étrangers 

régis par le Règlement de minimis et cumulables au sein de cette enveloppe sont : 

- les incitants du Programme spécial soit la "Formation d'Utilisateurs non-résidents", le "Portage" et le 

"Bureau collectif de Représentation" ; 

- l’incitant "Foires subsidiées" ; 

- l’incitant "Assistance-Prospection - Etudes de Marché" ; 

- l’incitant "Partenariat économique international" ; 

- l’incitant "Cartes de Visite d'Entreprises". 






⇒ Qui contacter pour plus d'informations 

AWEX BRUXELLES 

Chef de Service: Marie-Christine THIRY, Directeur ff. 

Agent traitant : Sofia KABAYIZA, Graduée 

: 02/421.85.68 – : s.kabayiza@awex.be 

Agent traitant : Christophe SERVAIS, Assistant 

: 02/421.85.67 – : c.servais@awex.be 

AWEX BRABANT WALLON 

Madame Régine PANGAERT – : r.pangaert@awex.be 

Rue du Bosquet 3 

1400 NIVELLES 

067/88.75.90 : 0478/22.44.01 : 067/88.75.91 

AWEX CHARLEROI 

Monsieur Eric DE CLERCQ – : e.declercq@awex.be 

Rue Auguste Piccard 20 

6041 GOSSELIES 

071/27.71.00 : 0499/58.06.05 : 071/27.71.19 

AWEX LIBRAMONT 

Madame Sarah HAUTFENNE – : s.hautfenne@awex.be 

Grand' Rue 1 

6800 LIBRAMONT 

061/22.43.26 : 0499/58.06.03 : 061/22.40.78 

AWEX LIEGE 

Madame Marielle GERMIS – : m.germis@awex.be 

Rue du Vertbois 13 A 

4000 LIEGE 

04/221.79.86 : 0478/30.65.62 : 04/221.79.90 

AWEX MONS 

Monsieur Charles DELHAYE – : c.delhaye@awex.be 

Rue du Chapitre 1 

7000 MONS 

065/31.63.78 : 0492/59.87.39 : 065/34.95.03 

AWEX NAMUR 

Madame Sarah HAUTFENNE – : s.hautfenne@awex.be 

Avenue Sergent Vrithoff, 2 

5000 NAMUR 

081/73.56.86 : 0499/58.06.03 : 081/73.55.95 






ANNEXE 1 

Budgets forfaitaires de voyage admissibles pour le calcul des interventions financières de l’AWEX dans 

les frais d'invitations à l'occasion de foires et de salons en Belgique. 

Les montants 2 ci-dessous sont exprimés en euros. 

Zone géographique d’origine 

Par voyage 

A/R 

Europe hors CE sauf Suisse 1.200 

Suisse 950 

Europe de l’Est hors CE 950 

Afrique du Nord 900 

Afrique Centrale et du Sud 1.400 

Amérique du Nord 1.350 

Amérique Centrale et du Sud 1.250 

Proche-Orient 1.350 

Moyen-Orient 1.400 

Extrême-Orient 1.700 

Océanie 2.150 

2 Ces montants correspondent à l'évaluation des coûts moyens de voyage en avion (classe économique), de nuitée d'hôtel de classe 

internationale, de frais de nourriture, de déplacements intérieurs et de menues dépenses pour une personne invitée sur la base de 

la durée moyenne d'une visite commerciale en Belgique.

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