Pilotage économique du système d'information - Cigref

2007PILOTAGE ECONOMIQUE DUSYSTEME D’INFORMATIONDéfinir et présenterles coûts informatiques« Promouvoir l'usage des systèmes d'information comme facteurde création de valeur et source d'innovation pour l'entreprise »

Pilotage économiquedu système d’informationDéfinir et présenter les coûts informatiquesPublications du CIGREF en 2006-2007Analyse et Gestion des risques dans les grandes entreprises :impacts et rôles pour la DSIBaromètre Gouvernance SI :Evaluer sa démarche de gouvernance du système d’informationChangement et transformation du SI :Note de synthèseExemples d’offshoring :Retours d’expériences et leçons apprises au sein de grandes entreprisesFaire face aux changements de périmètre d’entreprise :guide de survie à l’usage des dirigeants en cas de changement de périmètre d’entrepriseGestion des actifs immatériels :kit de démarrage et études de casLes dossiers du Club Achats :Synthèse des activités 2007Management d’un Centre de Services Partagés informatiques :Quels modèles ? Quels bénéfices pour l’entreprise ? Quels impacts sur le métier de DSI ?Marketing de la DSI :Cadre de mise en œuvreOutil de scénarisation prospective des besoins Ressources Humaines de la SI :Facteurs clés de l’évolution des métiers et des compétencesPilotage économique du Système d’information :Présentation des coûts informatiques et fiches d’amélioration par processusPlan Stratégique Système d’InformationTableau de bord des Ressources Humaines :Indicateurs clefsTableau de bord Sécurité :Indicateurs clefs de la sécurité système d’information2

Pilotage économiquedu système d’informationDéfinir et présenter les coûts informatiquesSommairePublications et travaux CIGREF de référence .......................................................................... 5Engagement du CIGREF sur le pilotage économique ............................................................. 5Publications CIGREF de référence .......................................................................................... 51 Démarrer le pilotage économique du SI : les marches de la performance........................... 71.1 Une démarche au-delà du contrôle de gestion ............................................................. 71.2 Pourquoi y aller ? ......................................................................................................... 71.3 Enjeux de la connaissance des coûts............................................................................ 71.4 Gravir les marches de la performance.......................................................................... 81.5 Etapes de la démarche .................................................................................................. 82 Présentation des coûts informatiques : un modèle pro forma .............................................. 92.1 Le modèle général ........................................................................................................ 92.2 Ventilation des coûts .................................................................................................... 92.3 Découpage en processus............................................................................................... 92.4 Découpage des processus en domaines........................................................................ 92.5 Découpage par nature de dépenses............................................................................... 92.6 Conditions d’utilisation.............................................................................................. 103 Processus 1 : Mise à disposition des PC ............................................................................ 114 Processus 2 : Mise à disposition des imprimantes ............................................................. 125 Processus 3 : Mise à disposition des autres périphériques................................................. 136 Processus 4 : Mise à disposition des applications.............................................................. 147 Processus 5 : Maintenance évolutive ................................................................................. 158 Processus 6 : Projets........................................................................................................... 169 Exemples d’utilisation........................................................................................................ 179.1 Structure de coûts par processus ................................................................................ 179.2 Structure de coûts par type de dépenses..................................................................... 189.3 Structure de coûts par services................................................................................... 193

Publications et travaux CIGREF de référenceEngagement du CIGREF sur le pilotage économiquePilotage économiquedu système d’informationDéfinir et présenter les coûts informatiquesLe CIGREF travaille sur les sujets du pilotage et de contrôle degestion informatique depuis plusieurs années.Les travaux et publications de référence en termes de modèle depilotage des coûts ont été réalisés dans le cadre de l’Institut de laGouvernance des Systèmes d’Information (www.itgi-france.com).Ce document poursuit ces efforts de clarification,d’harmonisation et d’outillage.Publications CIGREF de référenceAnnée2006200520052005TitreModèle du Benchmarking des coûts informatiques et guide demise en œuvreModèle IGSI de Benchmarking des Coûts Informatiquesen collaboration avec l’AFAIPlan de comptes informatiquesen collaboration avec l’AFAIVers un standard de pilotage des couts informatiquesen collaboration avec l’AFAIIl convient d’ajouter à cette liste les publications touchant plusgénéralement la démarche de gouvernance du systèmed’information.5

Pilotage économiquedu système d’informationDéfinir et présenter les coûts informatiques1 Démarrer le pilotage économique du SI : les marches dela performance1.1 Une démarche au-delà du contrôle de gestionLa mise en œuvre de connaissances des coûts n’a de sens quedans un rapprochement des aspects économiques et des aspectstechniques. Ce chantier ne doit pas être seulement la propriété etla responsabilité du contrôle de gestion. Il faut impliquer ladirection et l’ensemble des acteurs de la conception (direction desétudes), de la production et du support, et bien sûr le contrôle degestion.Le contrôle de gestion ainsi compris est au service d’unedémarche d’amélioration continue, à coupler avec les démarchesqualité et processus déjà en place ou à venir.1.2 Pourquoi y aller ?Une mise au clair des coûts de l’informatique va permettre de :• communiquer vers la direction générale et les directionsmétiers• mobiliser les collaborateurs de la DSI sur des objectifs deprogrès• échanger entre les parties prenantes pour mettre en œuvredes mécanismes vertueux en matière de budget, de gestionde la demande, de refacturation…• réagir aux évolutions de l’entreprise et leurs impacts entermes de budget informatique1.3 Enjeux de la connaissance des coûtsIl n’est pas possible d’engager une démarche d’améliorationcontinue de la fonction SI sans passer d’abord par la mise enœuvre d’un référentiel technico-économique qui va définir :• les processus clefs• les activités principales• les unités d’œuvre• les inducteurs de coûtLa démarche la plus courante aujourd’hui pour bâtir ce type deréférentiel est l’approche ABC / ABM. Pour le systèmed’information, le CIGREF, en collaboration avec l’AFAI, a étéétabli un modèle fondé sur ABC.7

Pilotage économiquedu système d’informationDéfinir et présenter les coûts informatiques2 Présentation des coûts informatiques : un modèle proforma2.1 Le modèle généralPour une présentation plus large du modèle de pilotage des coûtsinformatiques, voir le package complet mis à disposition sur :www.itgi-france.com, rubrique Publications.2.2 Ventilation des coûtsTrois dimensions sont utilisées pour ventiler les coûts :• Processus (logique d’activité)• Type de services (logique de service)• Nature des dépenses (logique budgétaire)2.3 Découpage en processusLe modèle est construit autour de 6 processus :• Mise à disposition des PC• Mise à disposition des imprimantes• Mise à disposition des autres périphériques• Mise à disposition des applications• Maintenance évolutive• Projets2.4 Découpage des processus en domainesChaque processus est découpé en phases. Les phases peuvent êtreredécoupées en activités. Ces activités sont regroupées en quatredomaines :• Acquisition• Services (spécifiques à chaque processus)• Environnement (principalement les coûts liés aux réseaux)• Frais généraux2.5 Découpage par nature de dépensesLes coûts sont ventilés par nature de dépenses :• Matériels et logiciels (comprend les coûts de maintenance etl’amortissement)• Ressources internes• Ressources externes (achats de prestations)• Frais généraux9

Pilotage économiquedu système d’informationDéfinir et présenter les coûts informatiques2.6 Conditions d’utilisationL’utilisation de ce modèle nécessite un effort d’adaptation et deconvergence entre les pratiques de l’entreprise et le modèle. Iln’est cependant pas nécessaire d’avoir une « conformité » stricteavec le modèle IGSI. En particulier, il faut garder à l’esprit qu’ils’agit ici de présenter les coûts d’une manière compréhensiblepour les décideurs hors de la DSI. Il ne s’agit pas de présenterl’organisation interne de la DSI.10

3 Processus 1 : Mise à disposition des PCPrésentation du processus Mise à disposition des PCPilotage économiquedu système d’informationDéfinir et présenter les coûts informatiques11

Pilotage économiquedu système d’informationDéfinir et présenter les coûts informatiques4 Processus 2 : Mise à disposition des imprimantesPrésentation du processus Mise à disposition des imprimantes12

Pilotage économiquedu système d’informationDéfinir et présenter les coûts informatiques5 Processus 3 : Mise à disposition des autres périphériquesPrésentation du processus Mise à disposition des autres périphériques13

Pilotage économiquedu système d’informationDéfinir et présenter les coûts informatiques6 Processus 4 : Mise à disposition des applicationsPrésentation du processus Mise à disposition des applications14

7 Processus 5 : Maintenance évolutivePrésentation du processus Maintenance évolutivePilotage économiquedu système d’informationDéfinir et présenter les coûts informatiques15

Pilotage économiquedu système d’informationDéfinir et présenter les coûts informatiques8 Processus 6 : ProjetsPrésentation du processus Projets16

9 Exemples d’utilisationPilotage économiquedu système d’informationDéfinir et présenter les coûts informatiquesNota Bene : les chiffres utilisés ici sont fictifs. Il s’agit d’illustrer l’utilisation possible du modèle.9.1 Structure de coûts par processusMise à disposition des PCMise à disposition desimprimantesMise à disposition desautres périphériquesMise à disposition desapplicationsMaintenance évolutiveProjets100%80%60%40%20%0%2007 2008 2009 2010ProjetsMaintenance évolutiveMise à disposition desapplicationsMise à disposition desautres périphériquesMise à disposition desimprimantesMise à disposition des PC40%30%20%10%0%Filiale 1Moyenne Entreprise17

Pilotage économiquedu système d’informationDéfinir et présenter les coûts informatiques9.2 Structure de coûts par type de dépenses1009080706050403020100Mat ériels & logiciels (amort. / maint enance)Ressources ExternesRessources InternesFrais généraux (Fonct. Appuis, Locaux,..)Mise à disposition des PCMatériels & logiciels(amort. / maintenance)Ressources InternesRessources ExternesFrais généraux (Fonct.Appuis, Locaux,..)18

Pilotage économiquedu système d’informationDéfinir et présenter les coûts informatiques9.3 Structure de coûts par services100%80%60%40%20%0%Mise àdisposition desPCMise àdisposition desimprimantesMise àdisposition desaut respériphériquesMise àdisposition desapplicat ionsMaintenanceévolut iveProjetsAcquisitions Ser vices Environnement Gestion AdministrativeMise à disposition des applicationsAcquisitionsSer vicesEnvironnementGestion Administrative19

Le CIGREF, Club Informatique des Grandes Entreprises Françaises, est uneassociation d’entreprises. Sa mission est de promouvoir l’usage des systèmesd’information comme facteur de création de valeur et source d’innovation pourl’entreprise.Le CIGREF regroupe des grandes entreprises de tous secteurs (assurance,banque, distribution, énergie, industrie, services, services sociaux et santé ettransport).Le CIGREF favorise le partage d’expériences et l’émergence des meilleurespratiques. C’est un interlocuteur des pouvoirs publics français et européens surles domaines des technologies de l’information.Le CIGREF fait valoir les attentes légitimes des grands utilisateursd’informatique et de télécommunications. Les thématiques d’échanges duCIGREF sont le SI au service des métiers de la DG, la performance durable duSI et le management de la fonction SI.CIGREF21, avenue de Messine75008 ParisTél. 01 56 59 70 00Fax 01 56 59 70 01E-mail : cigref@cigref.frwww.cigref.fr« Promouvoir l'usage des systèmes d'information comme facteurde création de valeur et source d'innovation pour l'entreprise »