Cahier des Charges - Commission Sportive Nationale Patinage ...

Cahier des ChargesCoupe de France OpenChallenge NationalCompétitions du Championnatde FrancePatinage SynchroniséEdition 2012C. S. N. P.S / Etabli par SD le 20/03/2012

I. GENERALITES1.1 Objet du Cahier des ChargesLe Cahier des Charges constitue la base des règles et directives pour l’organisation descompétitions de patinage synchronisé du Championnat de France, de la Coupe de FranceOpen et du Challenge National. Il définit les responsabilités du club organisateur affilié à laFédération Française des Sports de Glace.1.2 CandidatureTout club affilié à la FFSG qui souhaite organiser une de ces compétitions doit avoir prisconnaissance dudit Cahier des Charges et s’engage à en respecter les termes.Dans le cadre du développement de la discipline, la CSNPS se réserve le droit d’organiser uneCoupe de France Open et un Challenge National (le lieu de la manifestation sera proposédans une ville où la discipline n’est pas représentée ou en cours de développement).Les compétitions devront se dérouler :- pour les manches de Championnat de France en janvier, février et mars (1 par moisavec au minima 2 semaines d’écart entre elles)- en avril pour la Coupe de France Open et le Challenge NationalUne manche du Championnat de France au minimum devra se dérouler dans la partie Sud dela France.Les manches du Championnat de France en dehors des compétitions existantes (Trophée dela Reine Mathilde et Trophée des Hauts de France) ne peuvent pas être ouvertes àl’internationale.1.3 Dossier de CandidatureLe dépôt du dossier de candidature pour l'organisation de la Coupe de France Open et duChallenge National ou d’une manche du Championnat de France doit être fait par le clubcandidat, affilié à la FFSG, pour la saison en cours, auprès de sa Ligue Régionale et de laCSNPS, deux mois avant l'Assemblée Générale de la FFSG.Le dossier devra obligatoirement contenir :- un courrier de la Ville autorisant la manifestation aux dates convenues pour sonorganisation- un plan de la ville avec l’emplacement de la patinoire- un plan de la patinoire et des vestiaires- la liste des hôtels, le nom de l’hôtel officiel et le plan pour s’y rendre- la fiche récapitulative annexée renseignéePage 2

Le club organisateur travaille en collaboration et sous la responsabilité de la CSNPS et de saLigue.1.4 Affectation des CompétitionsLa conformité des candidatures sera vérifiée par la CSNPS avant d’être présentée enAssemblée Générale.L’affectation sera ensuite soumise au vote des Clubs le jour de l’Assemblée Générale selon ledescriptif suivant :Projection des CompétitionsSaisonMastersManche 1JanvierManche 2FévrierManche 3MarsCoupe OpenChallenge NationalAvril2013/2014 Compiègne Vote AG Juin 2012 Vote AG Juin 2012 Vote AG Juin 2012 CSPNS1.5 Rôle du club organisateurLe club organisateur assure la préparation et la réalisation matérielle de la compétition. Il secharge principalement de la préparation et de l'aménagement de la Patinoire, del'hébergement des Officiels, de l'invitation des Médias Régionaux.Le Président du Comité Sportif de la Ligue Régionale sera l’assistant délégué technique de laCSNPS.Le club organisateur avec l’aide de la CSNPS transmettra dans un premier temps aux clubs,un dossier contenant toutes les informations concernant l’organisation de la compétition(liste d’hôtels, possibilité de restauration…), ainsi que les formulaires de pré- inscription deséquipes.Les clubs devront faire parvenir ce dossier au club organisateur dans un délai de 2 moisavant la date de la compétition accompagné du chèque d’inscription de l’équipe du montantvoté lors de la précédente Assemblée Générale et accompagné du chèque de réservationdes repas.Aucun chèque d’inscription ou de réservation des repas ne sera remboursé si le désistementa lieu 3 semaines avant la compétition. Un certificat médical pour au moins 3 patineursdevra accompagner la demande.Page 3

1.6 AfficheL’Affiche devra être présentée à la CSNPS au minimum 2mois avant la date de la compétitionpour validation par la commission.L’affiche devra être représentative de la discipline ; aucune photo d’équipe participant à lacompétition ne devra y figurer.Le Logo Fédéral doit paraître sur l’affiche.1.7 Promotion de l’événementLe club organisateur devra mettre en œuvre des moyens pour la promotion de l’événement.Il devra notamment faire connaître la manifestation auprès des médias (presse, radio,télévision) pour que celle-ci soit connue du grand public.Des articles de presse devront paraître dans les journaux avant, pendant et après lacompétition.Le club organisateur devra s’appuyer et utiliser tous les supports qui pourront promouvoir lamanifestation (campagne d’affichage dans la ville, spot radio, …..)Le club organisateur devra faire parvenir une affiche de la compétition à l’ensemble desclubs de patinage synchronisé de France. Il pourra utiliser différents moyens comme laposte, le mail ou la distribution aux responsables de Club à l’occasion d’une précédentecompétition.Le club organisateur devra présenter à la CSNPS les moyens mis en œuvre.1.8 Promotion de la discipline par l’événementLe club organisateur devra avec l’aide de la CSNPS mettre en œuvre des moyens pour lapromotion de la discipline.Il devra notamment envoyer des invitations aux Juges, aux Présidents de Clubs des autresdisciplines des Sports de Glace de proximité, aux Ligues voisines, aux Elus et à toutes autrespersonnes pouvant contribuer au développement de la discipline.Un pot de convivialité sera organisé pour favoriser les échanges.1.9 Obligations FinancièresLe club organisateur candidat à l'organisation d'une de ces compétitions engage saresponsabilité juridique et financière. Il assure seul le risque financier de l'Organisation.Il perçoit directement et intégralement les droits d'inscription des équipes, le produit de la vente desbillets et les diverses recettes publicitaires (balustrades, programmes, stands de vente…).Page 4

En contrepartie il devra :- verser à la CSNPS, 20% du produit total de l’inscription des équipes- prendre en charge les frais d’hébergement, de repas et de déplacements pour tous lesOfficiels de l’arbitrage (Juges et Panel Technique) et les Officiels de compétition (techniciens,datas, comptables, cutter, vidéo). Les frais de déplacement sont remboursés sur la base destarifs fédéraux, sur présentation de justificatif. Toute dérogation (avion,…) doit être acceptéeau préalable par le club organisateur. Pour les Officiels de l’Arbitrage étrangers (PanelTechnique) les frais de déplacements sont pris en charge sur la même base que les OfficielsFrançais- prendre en charge le déplacement, l’hébergement et les repas du Président(e) de la CSNPS,du Délégué Technique et des membres de la CSNPS apportant leur aide à la Compétition- prendre en charge la restauration des juges en formation dans la limite de 5 personnesmaximum (le déplacement et l’hébergement sont pris en charge par les Ligues dont ilsdépendent).- la redevance éventuelle à la représentation régionale de la SACEM.- les récompenses des équipes : trophées, coupes, médailles et récompenses desparticipants dans chaque catégorie.- les souvenirs pour les officielsToute personne accompagnant un Officiel ne sera pas prise en charge.1.10 AssurancesLe club organisateur contracte toutes les assurances nécessaires à la couverture desaccidents éventuels qui pourraient engager sa responsabilité :Souscription d'un contrat d'assurance couvrant la responsabilité civile de l'organisateur etcelle des participants et du public, les licenciés et les pratiquants devant être considéréscomme des tiers entre eux. Ces garanties couvrent également les arbitres et juges, dansl'exercice de leurs activités (obligation d'assurance relative à l'article L321-1 du Code duSport).1.11 VolontairesPour le bon déroulement de la Compétition, le Club organisateur en plus des membres de laCSNPS devra mettre à disposition le jour de la Compétition des Volontaires répartis selon lespostes suivants :- Accréditation : 2 personnes- Billeterie : 2 personnes- Micro : 2 personnes- Sonorisation : 2 personnes- Salle des Juges : 1 personnePage 5

- Navettes : 4 personnes- Accueil VIP / Loges : 1 personne- Buvette : à la discrétion du Club- Contrôle des billets : 3 personnes (à définir selon la configuration de la patinoire)- Vestiares : 3 personnes- Boutique : à la discrétion du Club- Bord de piste (portes) : 2 personnes- Piste : 6 patineuses pour le ramassage des paillettes- Secrétariat : 1 personne Assistant du Délégué Technique- Cérémonie de Clôture : 1 Responsable + 2 personnesII LOGISTIQUE2.1 Infrastructure2.1.1 Dimensions patinoireSelon le règlement national en vigueur la piste doit être couverte et doit avoir unedimension minimum de 56 x 26 mètres.Nombre de places spectateur minimum 800 places.Nombre de vestiaires minimum : 5 pour assurer un roulement des équipes.Une zone d’échauffement devra être à disposition des équipes et prévue à cet effet.2.1.2 GlaceElle doit être de bonne qualité.Un surfaçage devra être prévu au maximum toutes les 6 équipes.2.2 HébergementSelon les règlements nationaux en vigueur, l'hébergement des Officiels comporte lelogement et les repas dans un hôtel de bon confort (niveau minimum : type 2 étoiles -chambre avec bain ou douche et WC) permettant le repos dans des conditions satisfaisantes.La prise en charge pourra être effective à partir de la veille au soir par rapport au début de lacompétition jusqu'au lendemain matin de la clôture de la compétition (petit déjeunercompris) ; elle est toujours soumise à accord du Club Organisateur et du Délégué Technique.Page 6

2.3 RestaurationUn service de repas doit être assuré pour tous les Officiels participants, soit à l'hôtel, soitdans un restaurant, soit à la patinoire, en fonction des horaires de la compétition.Il est recommandé de servir des repas chauds, comprenant une entrée, un plat principal, deslégumes, un dessert, avec boissons froides et chaudes.2.4 Transports des OfficielsSi l’hébergement ne se trouve pas à proximité de la patinoire, le club organisateur sechargera de mettre en place pour les Officiels des navettes entre la patinoire l’hôtel.Selon le besoin, il organisera également des transports gare, aéroport, hôtel et patinoire.2.5 Couverture médicaleLa couverture médicale est soumise au cahier des charges suivant :Un médecin, de préférence spécialisé en médecine du sport, doit être présent durant toutesles périodes d’entraînements et de compétition.Un personnel médical d’urgence (secouristes par exemple) doit être présent à la patinoiredurant toutes les périodes d’entraînement et de compétitions. Il doit être capable derépondre rapidement et avec suffisamment de personnes et d’équipement pour évacuer unpatineur blessé de la glace et de réaliser tout geste de traitement d’une urgence.La présence d’une ambulance sur le site de compétition est souhaitable.Le personnel médical et l’équipement (matériel d’intubation, oxygène, moniteur cardiaque,défibrillateur, minerves, attelles, tout matériel d’immobilisation) doivent être présents à lapatinoire tout le temps qu’il y a un patineur sur la glace.Une ambulance doit pouvoir être à la patinoire dans un temps inférieur à 10 minutes en casd’évacuation nécessaire vers un hôpital.Il doit y avoir suffisamment de personnel d’urgence à la patinoire si certains sont occupésdans un transport à l’hôpital.Dans l’enceinte de la patinoire, le personnel médical doit avoir un accès facile à la piste.Le personnel médical doit être présent sur le site 15 minutes avant le début et 30 minutesaprès les entraînements et la compétition.L’infirmerie doit être clairement signalée, elle doit pouvoir se fermer à clé et avoir un accèsfacile à la piste ; cette pièce doit être propre, avec une table d’examen, un lavabo et sipossible un réfrigérateur.Le personnel médical doit être informé du plan d’accès d’évacuation en cas d’urgence.Le personnel médical doit être convoqué par le club organisateur, il sera à la charge du cluborganisateur.Page 7

Le club organisateur ou la Fédération peut convoquer et prendre en charge la présence d’unmasseur-kinésithérapeute pendant la compétition.Le présent cahier des charges peut évoluer à tout moment selon les aménagements engagéspar la politique fédérale.III ACCUEIL3.1 Accueil généralUn point général de réception devra être prévu afin d’accueillir les patineurs et leursaccompagnateurs, les entraîneurs et les Officiels.Son rôle consistera, notamment, à distribuer les dossiers d'accueil, à récupérer les musiques,licences et répondre à toutes demandes des équipes participantes.3.2 Dossiers d'accueil équipes / entraîneurs / présidents de clubsCes dossiers présentés dans les pochettes doivent contenir :- le Comité d'Organisation- la liste des clubs par ordre alphabétique- la liste des équipes par catégorie- la liste du jury / panel technique (spécialistes, Data, vidéo) / comptables- les horaires de la compétition- les badges d’accréditation : nombre de patineurs + 6 (Président, 2entraineurs, 2chaperons,Team Manager)3.3 SecrétariatUne pièce fermée comprenant un ordinateur avec accès internet, une imprimante, uncopieur, du papier et tout le matériel nécessaire au bon fonctionnement d’un secrétariat(ruban adhésif, stylos, paire de ciseau, effaceur…..)Page 8

3.4 Vestiaires des équipesAu minimum un vestiaire doit comprendre :- WC à proximité, en état de fonctionnement et de propreté,- bancs et/ou chaises en nombre suffisant,- caoutchouc ou moquette au sol,- un panneau d'affichage pour ordre de passage, informations, résultats, etc…- de l’eau minérale en bouteille fermée- à proximité, une bannette pour chaque équipe qui contiendra toutes les communicationset informations nécessaires au bon déroulement de la compétition3.5 Dossiers d'accueil OfficielsCes dossiers présentés dans les pochettes doivent contenir :- le Comité d'Organisation,- la liste des clubs par ordre alphabétique,- la liste des équipes par catégorie,- la liste du jury / panel technique (spécialistes, Data, vidéo) / comptables,- les horaires de la compétition (schedule).- Devra être rajouté pour le Juge Arbitre et le Contrôleur les fiches « éléments »- Devra être rajouté pour le Juge Arbitre et le Comptable le règlement de la CompétitionSi besoin :- un document informant sur les possibilités de restauration et autres,- des prospectus d'informations sur la ville, la patinoire et le club (N° de téléphone utiles),- éventuellement une carte spéciale parking patinoire.3.6 Salle des Juges-Arbitres, Juges et Panel TechniqueLa salle devra être chauffée et comprendre :- une grande table avec chaises pour réunion,- le matériel de jugement (feuilles de jugement, jetons pour le tirage au sort, etc…),- une table pour boissons chaudes / rafraîchissantes et collations,- si besoin couvertures et coussins pour bord de piste.La salle doit être fermée à clef. Son accès est uniquement réservé au jury et panel techniqueen activité, ainsi qu'à la comptabilité. L'accès est interdit aux équipes, entraîneurs, parents età tous autres accompagnateurs, ainsi qu'à toute personne étrangère à l'organisation nonmandatée.Page 9

IV COMPETITION4.1 Horaires de la compétitionLes horaires sont établis par le club organisateur et soumis pour validation au déléguétechnique de la CSNPS.Une demi-heure le matin avant la compétition et une demi-heure le soir entre la fin de lacompétition et la cérémonie protocolaire des podiums devront être réservées pour uneréunion des Officiels de l’Arbitrage.Les réunions doivent être organisées en concertation avec le juge-arbitre.Une réunion avec les entraîneurs et les officiels de l’arbitrage devra être prévue à une heureoù tous les entraîneurs et officiels de l’arbitrage pourront être présents.La compétition (entraînement compris) ne doit pas commencer avant 7 h du matin et doitêtre terminée avant 23 h.Les podiums doivent être prévus avant 18 h le dimanche soir.Entraînements Officiels :Les entraînements officiels se dérouleront par catégorie et dans l’ordre du tirage au sort.4.2 Inscription PatineursL’inscription définitive devra parvenir auprès du club organisateur 2 mois avant la date de lacompétition avec copie à la CSNPS (Président, Délégué Technique, Secrétaire et ResponsableEvénementiel).4.3 Tirage au SortLe tirage au sort peut être effectué au maximum 15 jours avant la compétition avecprésence obligatoire d’un juge de la compétition, d’un 1 membre de la CSNPS et deuxtémoins du Club organisateur.Pour les tirages au sort se déroulant la veille ou le jour de la compétition :Prévoir une grande salle pouvant contenir les officiels, les représentants des équipesparticipantes (capitaine et vice-capitaine) et les accompagnateurs (entraîneurs, dirigeants,etc…).L’ordre de passage du second programme s’effectuera selon l’ordre inverse du classementdu 1 er programme.Page 10

Le tirage au sort s'effectue dans l'ordre alphabétique :- par nom d'équipe pour les compétitions nationales- d’abord par pays (en version anglaise) puis par nom d’équipe pour les compétitionsinternationalesMatériel nécessaire :- une grande table avec chaises,- des jetons,- un sac pour faire le tirage au sort,- la liste des équipes par catégorie en plusieurs exemplaires (au moins deux),- des stylos.Officiels devant être présents :- le juge arbitre ou le contrôleur de la compétition afin de procéder au tirage au sort,- le responsable matériel NJS- un comptableLes entraînements non officiels se déroulant après le tirage au sort seront soumis à l autorisationdu juge arbitre de la Compétition.4.4 Personnes nécessaires en bord de piste durant la compétitionLes officiels d’arbitrage sont proposés par la CNOA et validés par la CSNPS en nombresuffisant (afin de permettre la rotation nécessaire).Le Juge Arbitre et le Juge Arbitre Assistant Glace seront munis d’un Talkie Walkie.Contrôle des licences en sortie de piste par le Juge Arbitre Assistant Glace avec l’accord duJuge Arbitre.Les juges et le panel technique sont convoqués par la CNOAa) Jury + Panel Technique- Un jury est constitué d'un Juge Arbitre et de Juges.- Un panel technique doit être composé d'un contrôleur, d'un spécialiste technique et d'unspécialiste assistant (en championnat).b) Comptabilité + VidéoUn comptable, un Data, un Cutter et un cameraman seront en bord de piste pour le systèmeinformatique et le bon déroulement de la compétition.Page 11

Matériel nécessaire : 1 système informatique complet (ordinateurs pour le jury et le paneltechnique + 1 imprimante avec papier blanc) et l’alimentation électrique conforme etappropriée.4.6 PrésentateursDeux personnes au minimum seront nécessaires pour remplir le rôle de présentateur.Une liaison directe avec le juge arbitre et la sonorisation est à prévoir.Matériel : un chronomètre et un micro.(+ un micro de secours, piles….).A défaut d’écran, le présentateur devra être installé à coté du comptable afin qu’il puisseannoncer les scores après chaque passage d’équipe.4.7 SonorisationDeux personnes au minimum pour la compétition. Une liaison directe avec le juge arbitre etle présentateur est à prévoir.Matériel : - deux lecteurs CD,- D.A.T. et CD mini disques,- un lecteur cassette,- un ampli de secours,- un micro et un chronomètre.4.8 Cérémonie d’Ouverture - PodiumLa cérémonie d’ouverture reste à la discrétion de l’organisateur.Important : le Président de la FFSG souhaite que l’hymne national français soit célébré àl’ouverture de la compétition en présence d’au moins un patineur par équipe.La cérémonie protocolaire a lieu lorsque les résultats finaux sont approuvés et signés par lejuge-arbitre et le contrôleur.En fonction du timing, l’organisateur pourra décider si seul les 3 premières équipes (parcatégorie) ou toutes les équipes participeront à la cérémonie.Matériel :- un podium de trois places (1 er au milieu, 2 ème à sa droite et 3 ème à sa gauche),- un tapis d'accès au podium,- un tapis devant le podium pour la remise des récompenses à toutes les équipes suivantes,- en bord de piste : une table avec les récompenses classées dans l'ordre de distribution auxpatineurs.Page 13

La remise des récompenses est obligatoirement faite par le juge arbitre et le contrôleur. Ilspeuvent être accompagnés d'autres personnes (juges, officiels FFSG, officiels locaux,instances publiques, sponsors, etc…).4.9 Protocole de résultatsLes résultats seront mis sur le site de la CSNPS maximum une semaine après la compétition.Les résultats détaillés de chaque catégorie seront mis à disposition dans les bannettesrespectives de chaque équipe concernée.Le protocole doit contenir :- le Comité d'organisation,- la liste du jury / panel technique par catégorie,- la feuille de résultat final signée par le juge arbitre et le contrôleur pour chaque catégorie,- les notes détaillées de chaque épreuve.4.10 AntidopageUne salle doit être prête en cas de contrôle antidopage ; elle doit être signalée, elle doitcontenir des toilettes, un réfrigérateur fermant à clé, des boissons, un bureau, des chaises.Page 14