Aides aux collectivités - circulaire, questionnaire et formulaire

B) Vérifications préalables et accusé de réceptionAvant sa présentation à la commission spéciale une demande est examinéepar le secrétariat de la commission spéciale.En cas de demande incomplète, les éléments manquants seront demandés audemandeur d’aide par le secrétariat de la commission spéciale.Dès que le secrétariat de la commission pourra constater qu'il ne manque pasd'élément indispensable à l'analyse de la demande, il enverra un accusé de réceptionau demandeur d’aide.Il y a lieu de souligner que cet accusé de réception ne peut être considérécomme approbation du projet d'investissement, mais sert uniquement à déterminer ladate d'introduction officielle de la demande et la date à partir de laquelle le demandeurd’aide peut commencer la réalisation de son projet.C) Conséquences en cas d'introduction d'une demande ayant trait à un projetdéjà en cours de réalisation1) Toute action ou travail autres que ceux visés sous 2) ci-après, commencésavant la réception de l’accusé de réception rendent la demande irrecevable.Une exception est faite pour les travaux faisant partie du projetd’investissement, mais pour lesquels le demandeur d’aide ne demande aucuneaide. Il est cependant indispensable que ces travaux puissent être nettementidentifiés et présentés de façon séparée. Dans ce cas, la demande estrecevable et ces travaux sont non-éligibles.2) Les actions et travaux spécifiés ci-dessous sont éligibles :a) les honoraires d'architecte, frais d'étude et achat de matériel deconstruction payés avant la date d'introduction officielle de la demande,frais relatifs aux autorisations administratives;b) l'achat ou la passation de commandes fermes concernant des machines,des appareils et du matériel de construction, y compris charpentesmétalliques et éléments préfabriqués, à condition que les paiementséventuels y relatifs ne constituent que des acomptes.Toutefois, la fourniture, le montage, l'incorporation des installations,machines et équipements, et les travaux sur place en ce qui concerne lematériel de construction, ne doivent pas avoir eu lieu avant la dated'introduction officielle de la demande. Il y a lieu de noter que la passationde commandes fermes par l’entreprise d'un projet d'investissement nepourra en aucun cas préjuger, ni l'analyse du dossier, ni la décisiond'approbation.3) La commission spéciale peut constater sur place le respect des dispositions cidessus.2

D) Compléments aux projetsLes dispositions de la présente circulaire s'appliquent également auxdemandes complémentaires introduites par les demandeurs d’aide.Des compléments ne peuvent toutefois être présentés que pour desmodifications, des changements ou des extensions d'un projet d'investissement,imprévisibles au moment de l'établissement du projet initial.E) Entrée en vigueurLes présentes dispositions sont applicables à toutes les demandes d'aideprésentées au Ministère de l'Agriculture, de la Viticulture et du Développement Rural àpartir du 1er janvier 2009.Pour les demandes d’aide présentées avant le 31 décembre 2008, les dossierssont à compléter, le cas échéant, et dans les meilleurs délais, par les données et piècesmanquantes.Chapitre II(Présentation de la demande de paiement d’une avance et/ou d’un solde)Champ d’application1. La présente s'applique aux projets d'investissement autorisés après le 1er janvier2007 par le Ministre de l'Agriculture conformément à l'article 22 de la loi.1. Est considéré comme projet d'investissement tel qu'il a été, en tant que dossierglobal,• présenté par une personne morale,• approuvé par le Ministre de l'Agriculture.2. Pour les projets autorisés avant cette date ainsi que pour des complémentséventuels se rapportant à ces projets, la décision ministérielle du 24 juillet 2001reste applicable.3

Réalisation du projetEn ce qui concerne le début des travaux ainsi que les investissements éligiblesen relation avec le début des travaux, il est renvoyé au chapitre I de la présenteconcernant les critères à observer lors de l'introduction d'une demande d'aide dans lacadre de la loi (art. 22 et 23).Le décompte final du projet doit être présenté au plus tard deux ans après lafin prévisionnelle des travaux indiquée dans la décision d'approbation du projet. Surdemande dûment motivée et reconnue par le Ministre de l'Agriculture, la commissionspéciale précitée entendue en son avis, ce délai peut être reporté.Réception technique des projetsLa réception technique du projet est faite en principe sur place par desfonctionnaires du Ministère de l’Agriculture.Pièces à joindre lors de la présentation du décompteConformément à l’article 22 de la loi et dans un intérêt de transparence et deliquidation rapide, les modalités suivantes sont à respecter lors de la présentation d’unedemande de paiement d’une aide :1) Le demandeur d’aide est tenu :- d’ouvrir un compte bancaire séparé pour les projets visés par laprésente circulaire,- de faire établir des factures séparées pour des investissements serapportant à des positions séparées du devis,- d'effectuer un virement séparé pour chaque facture individuelleconcernant le projet, ou d'individualiser chaque facture séparément lorsdu virement.2) Les pièces suivantes sont à joindre à tout décompte intermédiaire et final:- un relevé des factures, notes de crédit et paiements (en 3 exemplaires)(modèle voir annexe 2),- une copie des factures et notes de crédit (identifiées par les mêmesnuméros courants que ceux utilisés pour l’établissement de l'annexe 2),des souches de virements et des extraits de compte bancaire (1exemplaire);- une copie des autorisations administratives requises pour la réalisationdu projet (autorisation de bâtir, permission de voirie, autorisationcommodo-incommodo, etc.).3) En cas de besoin les originaux des pièces et documents peuvent êtreconsultés sur place.4

4) Pour des projets ayant une certaine envergure par rapport aux dimensionséconomiques de l'entreprise du demandeur, les contrôleurs peuvent demanderles bilans et comptes pertes et profits du bénéficiaire se rapportant aux annéesde réalisation du projet.5) Pour le décompte final il y a lieu de présenter en outre un tableau comparatifde synthèse entre le devis autorisé et le projet réalisé (annexe 2).6) Les frais bancaires exposés en relation avec le paiement de factures ne sontpas éligibles à une aide de l'Etat.7) En cas d’escompte, le montant éligible est le montant effectivement payé, etnon le montant brut de la facture. Il en est de même pour les ristournes et lesnotes de crédit qui sont défalquées des montants bruts des investissements.Divergence entre le devis autorisé et le projet réalisé1. Investissements non réalisésEn cas de non réalisation de certains investissements prévus au devis autorisé, ledevis autorisé est réduit jusqu'à concurrence du montant en question.Il en de même si le montant des dépenses retenu est inférieur au montant du devis.2. Utilisation de l'imprévuEn principe, l'imprévu sert à couvrir des frais supplémentaires qui ont leur originedans des travaux supplémentaires imprévisibles lors de l'établissement du devis,dans le changement de fournisseur pour la livraison d'un équipement prévu au devisou dans une hausse des prix dépassant le coefficient d'adaptation prévu ci-dessous.3. Investissements non prévus au devisEn aucun cas l'imprévu ne peut être utilisé pour effectuer des investissements nonprévus au devis autorisé (constructions, acquisition d'équipements ou de machines,etc.).Des frais d'experts éventuels (p. ex. réception technique) imposés par les pouvoirspublics et imprévisibles au moment de l'approbation du projet peuvent être reprisdans le projet lors du décompte, sans qu'il soit pour autant procédé à une adaptationdu devis autorisé.5

Adaptation du devis à l'évolution des prix1. En application de l'article 21, paragraphe (2), alinéa 3 de la loi, le devis autorisé peutêtre adapté pour tenir compte de l'évolution des prix dans le temps.Le coefficient forfaitaire d'adaptation est le nombre indice des prix à la construction.2. L'application du coefficient se fait en principe dans les conditions suivantes:− le devis autorisé est arrêté au nombre indice applicable à la date à laquelle leprojet d’investissement est approuvé. Ce nombre indice est communiqué audemandeur dans l’autorisation ministérielle;− pour les différentes factures, le nombre indice de l'année reprise sur les facturesen question est appliqué; en cas de réalisation manifeste de la majeure partie duprojet au cours d'un semestre particulier, le nombre indice de ce semestre estretenu;− pour l'ensemble du projet, un nombre indice moyen est calculé selon les critèresdu 2e tiret ci-dessus ;− le devis du projet est réévalué en application des dispositions ci-dessus etconstitue le plafond de l'investissement éligible. Cette réévaluation n'est faitequ'au moment de la présentation du décompte final.1. Obtention des avancesAvancesEn application de l’article 22, paragraphe (2), de la loi, un demandeur d'aide peutobtenir des avances à valoir sur le décompte final au cours de la réalisation de sonprojet.Tout comme pour le décompte final, les investissements présentés dans le cadredes avances sont sujets à un contrôle préalable par les fonctionnaires chargés ducontrôle des subventions. Les dispositions des points 3 et 4 ci-dessous s’appliquent.2. Cadre des avancesLe montant du devis autorisé sur lequel porte l'appréciation des avances est le devistotal hors imprévus et hors TVA.De même, des positions particulières contenues dans le devis et dont l'éligibilité estlaissée, par l'approbation ministérielle, à l'appréciation des agents effectuant lecontrôle, ainsi que des parts importantes du projet (> 10 %) qui ne serontdéfinitivement pas réalisées suite à une réorientation de certains éléments du projetne font pas partie de la base de calcul pour les avances. Les demandeurs d’aidesont invités à signaler les modifications visées ci-dessus aux agents effectuant lecontrôle dès la prise de décision d'abandon en question.Sous réserve du point 3 ci-dessous, le montant total des avances est plafonné à 80% du devis précisé ci-dessus.6

3. Ouverture du droit à des avances et nombre de tranchesCompte tenu des divers montants d'investissements minima (imprévus inclus, horsTVA) prévus à l'article 34 du règlement grand-ducal du 25 avril 2008 portantexécution du Titre I et du Titre II, chapitres 1 er , 2,3,4,6, 7 et 10 de la loi du 18 avril2008 concernant le renouvellement du soutien au développement rural, les montantsde devis autorisés tels que définis au point 2 ci-dessus, doivent dépasser les seuilssuivants pour donner droit à des avances:InvestissementminimumSeuils pouraccéder auxavancesNombre maximalde tranchesd’avances75.000 x < 250.000 0 + solde250.000 < x < 750.000 1 + solde750.000 < x < 2.500.000 2 + solde2.500.000 < x 3 + soldeDans le respect des dispositions qui précèdent, les demandeurs d’aide sont libres dechoisir la date de présentation des demandes d'avances.Le Ministre de l'Agriculture,de la Viticultureet du Développement rural,Fernand BODEN7

Annexe 1: QuestionnaireQuestionnaire destiné aux demandeurs d'une aide au titre du chapitre 7,article 21, paragraphe 1er de la loi du 18 avril 2008concernant le renouvellement du soutien au développement rural1. Demandeur1.1. Nom ou raison sociale1.2. Adresse postale (Rue et No; Code postal et Localité)1.3. No téléphone / Fax / adresse E-Mail1.4. Forme juridique (statuts à joindre)1.5. Coordonnées de la personne de contact responsable pour la réalisation du projet (Nom,Prénom, No téléphone / Fax / adresse E-Mail)2. Activités principales du demandeur2.1. Secteur agricole concerné et objet des activités.Le terme de production englobe également la collecte, le stockage, la transformation,le traitement et la commercialisation des produits agricoles.2.2. Aire géographique sur laquelle s'étendent les activités.3. Situation actuelle du demandeur3.1. Outils de production.3.1.1. Bâtiments existants avec indication de leur volume bâti.3.1.2. Installations de production existantes avec indication de leurs capacités (annuelles).- Capacités techniques théoriques.- Capacités techniques réelles (avec indication des heures de travail effectives).3.1.3. Main d'œuvre (évaluée en tâches complètes) occupée dans les différents services(administration, production, commercialisation, etc.).3.2. Nature et origine (à ventiler par pays) des matières premières utilisées (le cas échéantliste des fournisseurs des trois derniers exercices comptables avec indication desvolumes livrés, zone géographique de collecte). Prix payés aux producteurs. Lienscontractuels avec les producteurs.3.3. Statistiques sur le volume de production des trois derniers exercices comptables.3.4. Débouchés existants (volumes à ventiler par pays) pour les produits finis.3.5. Bilans et comptes de pertes et profits des trois derniers exercices comptablesapprouvés et précédant l’année de la demande.8

4. Projet d'investissement4.1. Description détaillée du projet.4.1.1. Catégorie de projet (modernisation, extension, restructuration, etc.).4.1.2. Modification de l'outil de production.4.1.2.1 Bâtiments: volume bâti (plan de situation et plans détaillés à joindre).4.1.2.2. Installations de production: capacités (annuelles)- Capacités techniques théoriques.- Capacités techniques réelles (avec indication des heures de travail effectives).4.1.2.3 Main-d'œuvre (évaluée en tâches complètes) occupéedans les différents services (administration, production, commercialisation, etc.).4.1.2.4 Explications précises si et dans quelle mesure (indiquer les parties du devis y relatives)le projet vise, par l’introduction de nouvelles techniques de production, à améliorersensiblement les conditions en matière de bien-être des animaux, d'amélioration de laqualité nutritive et d’hygiène des produits, de sécurité alimentaire et de respect del’environnement (article 21 (2) 2 e alinéa de la loi du 18 avril 2008 concernant lerenouvellement du soutien au développement rural et article 34 (1) du règlement grandducaldu 25 avril 2008 portant exécution de la susdite loi (indications précises quantaux incidences mesurables de ces améliorations)4.2. Devis détaillé et échéancier de réalisation prévisible des investissements projetés.4.2.1. Tableau récapitulatif des différentes positions avec indication du fournisseurpotentiel et du prix de l'offre en euros (le cas échéant converti à partir d'unemonnaie étrangère et en indiquant le taux de change appliqué).4.2.2. Echéancier de réalisation prévisible des différentes positions (dates de début etde fin estimées des investissements, échéancier prévisible des dépensesd’investissement par année).4.2.3. Offres à l'appui (à annexer).4.3. Financement du projet (indication des moyens propres, des emprunts éventuels et desaides publiques escomptées).4.4. Copies des autorisations administratives requises (autorisation de bâtir, permission devoirie, commodo/incommodo, etc.). Si ces autorisations ne sont pas encore disponiblesau moment de l’introduction du dossier, les demandes d’autorisations en question sontà joindre.5. Situation projetée5.1. Incidences sur la main d’œuvre et incidences quantitatives et qualitatives du projetd'investissement sur la production ainsi que les débouchés pour les produits finis(distinction à faire entre produits visés sous point 4.1.2.4. et autres), pour le ou lesexercices comptables de réalisation du projet ainsi que les trois exercices comptablessuivant la fin de réalisation du projet (données à présenter selon le même schéma queles données dont question aux points 3.2., 3.3. et 3.4.). Description du degré derationalisation attendu éventuellement de la réalisation du projet.9

5.2. Rentabilité économique du projet au niveau du demandeur à l'aide des comptes depertes et profits prévisionnels pour le ou les exercices comptables de réalisation duprojet ainsi que les trois exercices comptables suivant la fin de réalisation du projet(données à présenter selon le même schéma que les comptes de pertes et profits dontquestion au point 3.5. et en expliquant les hypothèses retenues).5.3. Retombées économiques au niveau des fournisseurs de matières premières d'origineagricole (contrats de livraison, quantités achetées, prix payés etc.).5.4. Incidences sur la sécurité des conditions de travail.6. Tableau synthétique comparatifToutes les données quantitatives concernant la situation actuelle et la situationprojetée sont à présenter également sous forme d’un tableau synthétiquecomparatif.7. Date et signature.Le dossier de la demande d’aide proprement dit est à dater et à signer par lereprésentant du demandeur d’aide.10

Annexe 2 : Tableau modèleProjet d’investissement :(Intitulé/référence)Liste énumérative des pièces justificativesTravaux prévus Factures Paiements effectués RéservécontrôlePostes dudevisCoûts selondevis (horsT.V.A.)NocrtDate etnuméroFournisseurMontant(horsT.V.A.)T.V.A.MontanttotalDateNo extraitbancaireMontantpayé11