Conseil sur l'appel d'offres - FIFA.com - Football

Conseil surl’appel d’offrespour une surface de jeu

Conseil sur l’appel d’offrespour une surface de jeuCe guide offre des lignes directrices pour le recours à des services relatifs audéveloppement de surfaces de jeu. Il met en avant les étapes et considérationsà prendre en compte durant les démarches d’acquisition d’une pelousenaturelle, d’un gazon synthétique, d’un terrain de futsal ou de beach soccer.Les informations contenues dans ce guide doivent être complétées par desconseils relatifs aux procédures et règlementations locales.2

Première étape – PlanificationAvant de commencer tout projet de développement relatif à une surface dejeu, une planification doit être entreprise. Les objectifs du projet doivent êtreclairement définis, le niveau d’exigence doit être fixé, le budget doit êtrepréparé et le détail des opérations doit être prévu.La planification doit couvrir les domaines suivants:L’IDÉE: quel est le but de l’installation?LE BESOIN: quelle est la demande pour ce produit? Qui va l’utiliser et dansquel but ?L’ARGENT: quels sont les coûts engendrés et quels seront les revenusgénérés? Quel sera le financement?LA LIVRAISON: par qui et comment l’installation sera-t-elle gérée?Quels sont les rôles clefs, les principales responsabilités?Conseil d’experts indépendantsDes experts indépendants doivent être sollicités dès les premières phases du projet.Les consultants pour le projet doivent être des professionnelsindépendants:Consultants en surface de jeuSpécialistes en infrastructures sportivesAgronomes spécialisés en terrains de sport (pelouses naturelles)Spécialistes du revêtement (futsal)Spécialistes du sable (beach soccer)3

Un consultant indépendant vous offrira:Un avis sur la planificationDes conseils sur le type de sol, la sélection de l’herbe et le climat(pelouse naturelle)Une évaluation de la spécification du terrain durant la phase précédantla signature du contrat, plus une expertise sur le type de sol et le climat(pelouse synthétique)Un avis sur les différents matériaux possibles pour le revêtement d’un terrainde futsal en fonction de son emplacement et de ses conditions d’utilisation(air conditionné, terrain en extérieur, etc.)Un avis sur les différents systèmes de drainage en fonction de l’emplacementchoisi pour un terrain de beach soccer (par exemple plage naturelle outerrain construit)Expertise pour la sélection de l’entrepreneurContrôle qualité du matériel et de la fabricationContrôle minutieux de chaque étape de la constructionConseil en matière d’entretienLe consultant indépendant devrait avoir l’expérience de ce type de projets etêtre sujet à la réglementation des organes professionnels appropriés au niveaunational et international. Ces organes fourniront des listes d’experts qualifiés.Ce poste peut constituer 5 à 10% du budget total.4

Deuxième étape – BudgétisationAvant de débuter la procédure de sélection du contractant, il est essentield’avoir un budget en tête.Le coût des projets peut varier en fonction de différents facteurs:EMPLACEMENT: disponibilité du matériel, distance pour transport du matérielet de l’équipement, fiscalité, questions d’importationÉCHELLE: nombre de terrain(s) et surface disponibleRESTRICTION DU SITE: accessibilitéTRAVAUX: ampleur des travaux de couche de base et de drainage,ainsi que tout système de chauffage, drainage et irrigation souterrainQUALITÉ DU TERRAIN: nature et composition du solTYPE ET QUALITÉ DE LA SURFACE: par exemple échelle de notation enétoiles du Concept de qualité de la FIFAConcept de qualité de la FIFA pour les terrains artificielsLabel FIFA RECOMMENDED 1 Starpour des surfaces à usage récréatif etcommunautaire.Label FIFA RECOMMENDED 2 Starpour des surfaces à usage professionnel et d’élite.5

Un budget suffisant devrait être alloué pour les postes suivants:ÉQUIPEMENT D’ENTRETIEN: tondeuses, engrais, etc.ÉQUIPEMENT DE FOOTBALL: poteaux et filets de buts, drapeaux de coin, etc.CONSEIL D’EXPERTS INDÉPENDANTSDurant la phase de budgétisation, il est important de ne pas considérer uniquementle capital nécessaire au lancement du projet, mais aussi les frais d’exploitation.La surface de jeu devrait générer suffisamment de revenus pour couvrir lesfrais de fonctionnement, dont entretien, personnel, charges et fournisseurs.Des sommes doivent être prévues pour des entretiens plus intensifs ou périodiquesou pour un rajeunissement complet (gazon artificiel). En outre, les fraisencourus pour le remplacement de la surface devraient être pris en compte.Besoins de matériel d’entretienLa durabilité d’une surface de jeu dépend grandement de la régularité de sonentretien. Il est donc capital de budgéter ce poste dès le début du projet. Lescandidats devraient inclure dans leur proposition l’équipement requis pourentretenir convenablement la surface de jeu.6

L’équipement minimum requis comporte:Pelouse naturelle:Tracteur équipé d’unpulvérisateur, d’une brosse etd’un râteau, ainsi que d’undiffuseur de fertilisantTondeuse motorisée TriplexAérateur à carottesAérateurScarificateurDentsTrancheuseÉpandeur de sable et disqueSemeur multipleMarqueur de lignesBalayeuseKit d’outils manuelsL’accès à un fabricant de pelouses sera également demandé. Le coût de cet équipementne doit pas excéder 20% du budget total du projet.7

Gazon artificiel:TracteurBrosse triangulaireFiletSystème de mesure de la trajectoireet du rebondLe coût de cet équipement ne doit pas excéder 5% du budget total du projet.L’entretien d’un terrain synthétique doit toujours se conformer aux indicationsdu fabricant et ne se faire qu’avec un équipement approuvépar lui. L’entretien quotidien peut être accompagné d’un entretienpériodique plus poussé par le fabricant ou une équipe homologuée.Les terrains de futsal et beach soccer nécessitent peu d’entretien quotidien etdonc peu d’équipement spécialisé:Les terrains de futsal doivent être brossés et nettoyés avec un détergentléger, selon les indications et recommandations fournies par le fournisseur enfonction de la surface choisieLes terrains de beach soccer peuvent être entretenus à la main (râteau, pelle)afin de rendre la surface plane et d’en ôter tout objet dangereux8

Besoins de matériel de footballDans leur proposition, les contractants potentiels doivent aussi inclure le matérielfootballistique nécessaire.Quelle que soit la surface de jeu, un terrain de football aux dimensions standarddoit comprendre:BUTS: poteaux, barre transversale, filets (blanc) et piquets (2) pour filets derrièreles buts, fixationsPoteaux et drapeaux de corner, ainsi que fixationsSièges couverts pour remplaçants (6)Un terrain de futsal doit comprendre:BUTS: poteaux, barre transversale, filets (couleur différente que celle duterrain) et piquets (2) pour filets derrière les butsUn terrain de beach soccer doit comprendre:BUTS: poteaux, barre transversale, filets (blanc) et piquets (2) pour filetsderrière les buts, fixationsRuban souple et bleu pour le marquage du terrainDRAPEAUX: hampes à bout arrondi et drapeaux rouges aux quatre coins duterrain, drapeaux jaunes pour les lignes de réparation et rouge pour la lignemédiane imaginaireL’équipement footballistique fourni doit être conforme à larèglementation sur la sécurité et aux Lois du Jeu.Le coût de cet équipement ne doit pas excéder 1% du budget total du projet.9

Troisième étape –Choisir un contractantLe contractant doit être capable de démontrer clairement sa capacité à effectuerle travail demandé. Pour le choisir, il est important de vérifier:L’identité de l’entreprise et de son propriétaireL’historique de l’entreprise et ses secteurs d’activitéL’expertise et l’expérience de l’entreprise, notamment au regard du projeten question (expérience locale)La santé financière et les ressources de l’entreprise afin de s’assurerqu’elles sont suffisantes pour réaliser le projetSi l’entreprise est un fabricant préférentiel de la FIFA (gazon synthétique)De plus un candidat ne devrait pas être considéré dans les cas suivants:S’il est en faillite ou déclaré insolvable, ou s’il a eu des procédures intentéescontre luiS’il existe un conflit d’intérêts, du fait d’une relation avec une des partiesprenantes du projet de développements’il est l’auteur de mensonges à son sujet, de quelque manière que ce soitPar des recherches, des visites et des références, certaines de ces informationspeuvent être récoltées avant le début de la procédure de sélection; les candidatspeuvent donc être d’emblée exclus de la procédure.10

La procédure de sélectionAvant de débuter la procédure de sélection, la planification doit être effectuée etle champ d’action déterminé. Le plan de financement devrait également être enplace à ce moment.Le contractant doit être sélectionné par le biais d’un appel d’offres. La procédureinvite les entreprises concurrentes à offrir leurs services sur la base de critèrescommuns et d’un même échéancier.L’appel d’offres doit:Fournir aux entreprises des instructions claires et détaillées sur le projetet la procédure d’appel d’offresComporter des documents au format standard à compléter par lescandidats afin que la comparaison des dossiers soit directe en fonctiondes critères voulusPermettre de déterminer si l’entreprise candidate dispose des atoutsfinanciers, techniques et professionnels pour le travail demandéGarantir la concurrence pour la prestation de services demandéeÊtre transparent, ouvert et conforme à la législation/règlementation du pays11

La documentation de l’appel d’offres doit comprendre les éléments suivants:Lettre d’introduction fixant les objectifs, et liste de documents à soumettreen fournissant des délais détaillés et des coordonnées de contactDocument d’invitation à l’appel d’offres détaillant la procédure, expliquantl’analyse des propositions, définissant le champ d’application du projet eténumérant les termes et conditionsFormulaires d’information des entreprises candidates afin de rassembler desinformations sur l’identité et le propriétaire des entreprises, connaître leurexpérience/expertise, leur statut financier et des détails sur la planification.Échéancier de paiement détaillant les coûts des différents postesAnnexes pouvant inclure croquis, dessins, plans, devis, conditions généraleset définitionsPour un appel d’offres au sujet d’un terrain synthétique, lesexigences de conception peuvent être simplifiées en demandantsoit un terrain «FIFA RECOMMENDED 1 Star» soit un terrain«FIFA RECOMMENDED 2 Star». Cela relève de la performance del’installation et élimine d’inutiles et complexes spécifications.Le consultant indépendant conseillera sur la procédure d’appel d’offres et aideraà la préparation de la documentation.12

Analyse des propositionsLes propositions doivent être reçues avant une date spécifique sous un formatstandard rendant aisées les analyses et comparaisons. Les propositionsrecevables doivent être évaluées selon les mêmes critères et en fonction d’unsystème de notation. Les critères de sélection ainsi que la méthode d’analysedoivent être clairement expliqués aux entreprises candidates.Les critères clefs de l’évaluation sont:TECHNIQUE: couvrir tous les aspects de la construction, comme la surface etla couche de baseFINANCES: prix de la propositionEXPÉRIENCE: par exemple, le nombre de surfaces FIFA RECOMMENDEDinstallées (pelouse synthétique) ou de bonnes références (pelouse naturelle)DÉLAIS: le projet doit être livré dans les tempsLes critères doivent être pondérés en fonction de leur importance au vu du projet.Une attention toute particulière doit être apportée à la méthodede comparaison des spécifications des projets. Ne vous contentezpas de regarder le prix.D’importantes différences de prix peuvent entraîner d’importantesdifférences en termes de qualité ou bien traduire une mauvaisecompréhension des exigences par le candidat.L’analyse des propositions doit suivre le conseil du consultant indépendant.À la suite de la procédure de candidature, une liste réduite peut être arrêtée etdes entreprises invitées à un entretien. Le contractant sera ensuite choisi.13

Garanties et protectionEn plus de garanties générales relatives à la qualité des travaux de construction,le contrat relatif à la surface de jeu devra comprendre des dispositions claires surla garantie.Pour les projets de gazon artificiel, le choix d’un fabricant préférentiel de la FIFAgarantira la qualité du produit et de son installation de même qu’il garantira desconseils en matière d’entretien.Le contractant doit répondre aux exigences du Concept de qualité de la FIFApour le gazon artificiel et est tenu d’obtenir un certificat de test dans l’année quisuit l’installation.Les garanties de qualité des surfaces naturelles peuvent porter sur le test dumatériel, dont le sol, le sable, le gravier et la zone d’enracinement afin de garantirle respect des spécifications techniques. Le drainage et le nivelage doiventégalement être garantis pour une période donnée.Des garanties pour les surfaces naturelles portent également sur la programmationd’un entretien et la planification de l’utilisation de la surface.Des garanties pour les terrains de futsal et de beach soccer peuvent porter surles tests des matériaux et la supervision de l’installation.Des garanties vont porter sur les spécifications pour tous les projetsde construction d’une surface de jeu. Le rôle du consultant indépendantest donc d’autant plus important. Il convient aussi d’avoirrecours à l’avis juridique d’un spécialiste pour ce qui est du contrat.14

TâcheNommer un consultant indépendantÉlaborer un budgetConnaître les exigences du matériel d’entretienConnaître les exigences du matériel footballistiqueDéterminer ce que le contractant doit faireLancer l’appel d’offresÉvaluer les offres et sélectionner l’entrepreneurS’assurer que le contrat offre la protectionsuffisante15

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