Projecte WJA 2015 ef 02 141127

World Jurist Association
Congress 2015
Barcelona, Maig de 2015
Proposta de col·laboració 02
Barcelona, 27 de Novembre de 2014

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
• ÍNDEX
A) AOPC Presentació 2
B) WJC Conference 2015 26
C) Projecte econòmic preliminar 32

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
• A) AOPC PRESENTACIÓ
1. introducció 3
Presentació
Esquema secretaria tècnica
Esquema secretaria científica
2. serveis generals 7
Planificació
Estudi de viabilitat
Administració comptable i gestió econòmica
Suport informàtic
Promoció
3. secretaria tècnica 9
Secretaria permanent
Comitè organitzador local
Assistència a ponents i convidats
E-mailing a potencials assistents
Seu del congrés
Material gràfic
Reserves hoteleres
Programa social
Pàgina web
Clau d’accés pel Comitè Organitzador
Procés d’inscripcions on-line
4. secretaria científica 14
5. secretaria d’exposició 17
6. patrocinis 18
7. cobraments on-line 19
8. honoraris 21
9. experiència professional 22
2

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
• 1. INTRODUCCIÓ
AOPC - organitzador professional de congressos
AOPC - Organitzador Professional de Congressos - és una empresa dedicada
exclusivament a l'organització professional de tot tipus d’actes: congressos,
simposis i reunions. AOPC disposa de mètodes i sistemes propis de treball, així
com d'un equip de professionals que gaudeix d’una llarga trajectòria i d’un
reconegut prestigi professional en el sector de l’organització de congressos,
tant en l’àmbit nacional com en l’internacional, avalat per 20 ANYS
D’EXPERIÈNCIA.
El nostre estil de treball és personalitzat, posant a disposició dels nostres clients
els nostres recursos humans i tècnics, la nostra experiència, i per sobre de tot,
el nostre entusiasme, a fi i efecte d’assegurar la planificació i l’organització més
adients per a cada congrés, és a dir garantir el seu èxit.
AOPC – Organitzador Professional de Congressos
Oficines: Edifici Colom
Av. Drassanes, 6
E-08001 Barcelona
Tel. 933 027 541
congress@aopc.es
www.aopc.es
20 anys AOPC
AOPC és membre de:
Barcelona Convention Bureau
International Association
of Professional Congress Organizers
Associació OPC Catalunya
Leading worldwide conference organizations for
associations and government
Society of incentive travel executive
Federación OPC Spain
3

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
Per què formar equip amb un OPC ?
Els congressos, els simposis i les reunions professionals en general representen
un important repte d'organització per el promotor. La capacitat de planificació,
el mètode de treball i l'experiència professional són imprescindibles per afrontar
amb èxit les diferents etapes a desenvolupar: des de la promoció del congrés
entre el col·lectiu de professionals corresponent, fins a la selecció del marc més
adient per al sopar de cloenda.
Alhora, cada edició ha de superar les anteriors i incorporant-hi la personalitat i
l'estil del promotor, i el de la ciutat que l'acull. Cada projecte implica la creació
d'un congrés a la mida de les seves necessitats.
AOPC - Organitzador Professional de Congressos - ha desenvolupat una oferta
de serveis específics, mitjançant la qual proporciona al promotor la possibilitat
de contractar els nostres serveis professionals, i adaptar-los a les necessitats
del congrés, de forma que la seva dedicació sigui únicament la direcció i la
supervisió, i d’aquesta manera mantenir l’activitat professional habitual del
promotor i del seu equip. L’experiència demostra que el cost objectiu d’un
congrés, no s’incrementa quan intervé un Organitzador Professional de
Congressos.
La seva actuació allibera el comitè organitzador de totes aquelles tasques
d’organització, coordinació i gestió, cosa que li permet una major dedicació a
l’àmbit científic i al contingut, i obtenir així una organització i un
desenvolupament del congrés adient, sense deixar d’exercir la seva activitat
professional.
Els serveis oferts per AOPC engloben des de la gestió d'aspectes concrets del
congrés fins al desenvolupament integral de tota l’organització, és a dir :
• Secretaria tècnica i d’organització
• Secretaria científica
• Secretaria d'exposició
• Patrocinis
Sempre amb un plantejament professional, AOPC ofereix els serveis que el
promotor necessiti, de manera global ocupant-se de la totalitat de les tasques
organitzatives o bé en forma de serveis específics o parcials.
Donat que la World Jurist Association aprofitarà els seus propis recursos, en
aquest cas es presenta oferta econòmica únicament per a la prestació del servei
de Secretaria Tècnica per part d’AOPC, si bé en aquesta presentació es detallen
tots els serveis que ofereix la nostra empresa.
4

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
esquema secretaria tècnica
5

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
esquema secretaria científica
6

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
• 2. SERVEIS GENERALS
planificació
El primer pas consisteix en la preparació i discussió d'un pla d'acció preliminar,
basat en el nombre estimat de participants, el lloc de celebració, la durada i les
dates del congrés, igual que la definició dels serveis dels quals AOPC en serà
responsable. D’acord amb aquestes dades, s'estableix un primer calendari de
treball.
estudi de viabilitat
Els nostres serveis inclouen un estudi econòmic preliminar del congrés, i un
estudi de viabilitat econòmica, que permet dur a terme l’organització des de la
rendibilitat, a fi d'evitar qualsevol risc econòmic.
AOPC prepara i presenta un projecte econòmic del congrés, partint del pla
d‘acció preliminar i de la nostra experiència. La quota d'inscripció dels delegats
es decideix una vegada el comitè organitzador hagi aprovat el pressupost inicial.
Dins de les tasques d’AOPC també s’inclou un seguiment i un control
pressupostari exhaustiu.
administració comptable i gestió econòmica
AOPC posa a disposició del congrés un compte específic en la comptabilitat
d’AOPC on es registren tots els moviments monetaris, per poder conèixer en tot
moment la situació financera del congrés. AOPC gestiona els ingressos i
despeses i s’ocupa de la gestió de la comptabilitat oficial del congrés.
Amb la fórmula sol·licitada habitualment, AOPC factura tots els ingressos en
concepte d’inscripcions, exposició i patrocinis. D’aquesta manera, AOPC és
aleshores responsable de liquidar l’IVA trimestralment, alliberant al Promotor
d’aquesta tasca.
El Promotor realitzarà les provisions de fons necessàries per cobrir les
obligacions contractuals per gestionar els serveis corresponents o similar. Si fos
necessari, AOPC pot considerar avançar fons sense cap cost per cobrir algunes
de les despeses inicials, que hauran de ser reemborsades pel Promotor amb els
primers ingressos.
7

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
Tanmateix, i sempre sota les directrius del Promotor, AOPC es la responsable de
gestionar administrativament els ingressos i realitzar els pagaments als
proveïdors, i en conseqüència gestionar la corresponent comptabilitat del
congrés. AOPC facilitarà el pressupost de qualsevol despesa al Promotor, i
demanarà al Comitè Organitzador la seva conformitat per escrit, abans de
realitzar qualsevol comanda.
AOPC presentarà un resum final amb el detall del ingressos i de les despeses. En
aquest moment, qualsevol balanç positiu del Congrés serà transferit al
Promotor, prèvia presentació de una factura a nom de AOPC.
suport informàtic
AOPC disposa d’un programa informàtic propi de gestió de congressos, eina
fonamental per al desenvolupament de la secretaria tècnica i científica.
promoció
Dins del pressupost del congrés AOPC destina una partida de despeses a
l'assistència dels membres del comitè organitzador als diferents congressos i
reunions ( p.e. edició anterior ) amb la finalitat de promocionar el congrés i
establir contactes amb possibles empreses patrocinadores. AOPC proposa en
cada cas un pla de promoció, basat en les característiques històriques de cada
congrés.
8

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
• 3. SECRETARIA TÈCNICA
secretaria permanent
AOPC posa a disposició del promotor, la seva adreça postal, línies telefòniques i
correu electrònic per ser publicades en tota la documentació del congrés com a
SECRETARIA TÈCNICA, centralitzant així en les seves oficines la recepció
d’inscripcions, reserves d’allotjament, etc.
La SECRETARIA TÈCNICA figura com a punt de contacte i de recepció de
consultes i correspondència i com a centre neuràlgic de totes aquelles tasques
relacionades amb la preparació i el desenvolupament del congrés. Així doncs,
AOPC opera com a secretaria permanent del promotor, del comitè organitzador
local i dels propis participants del congrés.
comitè organitzador local
AOPC coordina i convoca sota la direcció del promotor, totes les reunions
necessàries com per exemple, les dels membres del comitè organitzador local, o
bé les de l’associació internacional del col·lectiu, així com reunions amb
possibles empreses patrocinadores.
La infraestructura de les oficines d’AOPC permet en tot moment ser la seu
permanent de qualsevol tipus de reunió convocada pel promotor, i disposa en
tot moment del suport tècnic, administratiu i professional per la seva celebració.
assistència a ponents i convidats
AOPC s’encarrega de la tramitació del viatge i de l'estada dels ponents i
convidats al congrés. Facilitem els bitllets, tant aeris com terrestres, que
assegurin el trasllat des de qualsevol punt d'origen fins a la ciutat seu del
congrés, amb tarifes tan econòmiques com sigui possible i allotjament en els
hotels prèviament seleccionats per el comitè organitzador.
e-mailing a potencials assistents
AOPC crea una base de dades d’assistents potencials segons les dades
facilitades pel comitè organitzador, a partir dels llistats d'assistents a les
anteriors edicions del congrés, dels membres de les diferents societats i/o
organitzacions i altres col·lectius potencialment interessats en l'assistència al
congrés.
9

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
La base de dades d'assistents ha de ser actualitzada i ampliada periòdicament,
ja que és la principal font de divulgació de totes les comunicacions oficials del
congrés.
seu del congrés
En funció de les necessitats del congrés, AOPC defineix el tipus i el nombre de
sales necessàries per a la celebració dels diferents actes del congrés ja sigui en
una sola seu o en diverses i el seu condicionament tècnic i logístic.
AOPC coordina el muntatge de la Secretaria a la seu del congrés, on AOPC
facilita els serveis d'informació a participants, lliurament de documentacions,
etc. Aquesta Secretaria també s’ocupa de la coordinació de tots els serveis i
mitjans tècnics necessaris com poden ser:
• Hostesses
• Secretaria de ponents
• Equipaments tècnics
• Traducció simultània
• Serveis de càtering
• Serveis de seguretat i neteja
• etc.
En l’organització d’un congrés, els aspectes que cal tenir en compte són molts i
diferents, i l’equip humà de professionals que treballen per aconseguir-ne el
perfecte desenvolupament és nombrós. La coordinació dels recursos tècnics i
humans ha de ser perfecte. AOPC dirigeix l’orquestra des del punt de vista
tècnic, i garanteix una coordinació eficient.
material gràfic
Creació d’una imatge pròpia del congrés que figuri en tota la documentació i la
publicitat. Disseny, creació, impressió, producció i distribució, en els diferents
idiomes oficials, de tots els impresos, documents en pdf, documentació i
publicacions del congrés:
• Programes
• Formulari d’inscripció i de reserva d’allotjament
• Llibre de resums
reserves hoteleres
AOPC reserva habitacions en hotels de diferents categories i preus per assegurar
l'allotjament dels delegats i els seus acompanyants. AOPC gestiona les
sol·licituds de reserva d’allotjament, mitjançant el formulari de reserva d’hotel
on-line, i confirma les reserves als participants.
10

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
programa social
La preparació del programa social es duu a terme al llarg de tota l'organització
del congrés, però és imprescindible posar especial atenció a l’elecció del marc
més adient per a la celebració dels actes socials propis del congrés com ara el
còctel de benvinguda i/o el sopar de cloenda.
L’ambientació, la decoració, l’elecció dels menús i tots els petits detalls que,
sense dubte, ompliran de satisfacció tots els assistents i per tant afavoriran
l’èxit del promotor.
AOPC s’encarrega prèviament de la reserva dels locals, venda o reserva de
places als participants, el seu trasllat des de l’hotel, etc. En resum, AOPC
garanteix amb la seva experiència el perfecte desenvolupament dels actes
socials del congrés.
11

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
pàgina web
Creació de pàgines web per a congressos i sol·licituds de domini.
Clau d’accés remot pel Comitè Organitzador
El Comitè Organitzador disposa d’una clau accés, mitjançant la qual pot accedir
en tot moment al Programa d’inscripcions del Congrés, i pot conèixer al
moment la situació present (“On real time”): els inscrits, les estadístiques, els
ingressos d’inscripcions, etc.
12

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
procés d’inscripcions on-line
AOPC gestiona totalment el procés d'inscripcions on-line dels delegats, inclosos
la realització i disseny dels formularis d'inscripció, el procés de recepció
d'inscripcions, el cobrament, la realització de rebuts i factures, etc.
AOPC confirma on-line la inscripció als congressistes i gestiona tota la
correspondència sobre qualsevol aspecte organitzatiu o relatiu a la assistència
dels delegats.
AOPC ofereix la possibilitat d’inscripció a través del seu servei d’inscripcions
on-line. Els participants poden accedir a aquest servei des de la pàgina web del
congrés. Aquest servei permet als participants obtenir el seu rebut i carta de
confirmació automàticament des de la web, un cop el pagament a través de la
targeta de crèdit ha estat autoritzat per el banc.
De tot aquest procés se’n deriven les tasques següents: preparació de les
documentacions del congrés, distintius, certificats d’assistència, carteres per als
congressistes, llistat de participants, inscripcions de convidats. Totes elles son
realitzades per AOPC, igual que la coordinació del lliurament de la documentació
personalitzada als delegats durant el congrés.
13

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
• 4. SECRETARIA CIENTÍFICA
Per aquest congrés, el Promotor contractarà a la World Jurist Association per
responsabilitzar-se de realitzar totes les tasques pròpies de la gestió de la Secretaria
Científica.
D’acord amb aquest punt, AOPC no establirà cap contacte amb els ponents convidats a
excepció del necessari per gestionar la logística dels seus viatges i allotjament i l’atenció
necessària dels mateixos durant la celebració del congrés, com a la resta de participants.
Només pel coneixement del Promotor, indiquem a continuació els serveis que AOPC
ofereix habitualment com a part de la Secretaria científica:
La gestió de la Secretaria Científica per part d’AOPC permet alliberar el comitè
organitzador del treball administratiu que implica la definició i gestió del programa
científic del congrés i que es pugui dedicar exclusivament a decidir quins treballs
seran seleccionats en sessions orals, o bé, exposats en pòsters.
Tanmateix, la Secretaria Científica no és un simple treball administratiu. El programa
científic és la base d’un congrés, per tant requereix experiència i metodologia per a
la seva perfecta coordinació, imprescindible pel bon desenvolupament de les
sessions.
Les tasques realitzades per AOPC són les següents:
• Creació i disseny dels formularis on-line de presentació de resums.
• Facilitar els enllaços necessaris per a la publicació i difusió dels esmentats
formularis a la web del congrés.
• Recepció i gestió dels resums i arxiu per temes.
• Gestió de dades: autors, títols, etc. amb un programa informàtic
especialitzat en la gestió de programes científics.
• Acusament de recepció on-line als autors.
• Consultes d’autors.
• Suport administratiu del comitè científic.
• El Comitè Científic disposa d’una clau accés, mitjançant la qual pot
accedir en tot moment a tots els resums rebuts, conèixer les puntuacions
dels avaluadors, distribució temàtica o geogràfica, etc.
14

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
• Classificació per temes, puntuacions, assignació de sales, hora i dia de la
presentació oral o pòster, segons les directrius del comitè.
• Correspondència amb els autors, que els comuniquen les decisions del
comitè científic, i els informen sobre els detalls tècnics de la seva
presentació (dia, hora, sala i duració de la seva presentació oral,
equipament tècnic disponible, mides del seu pòster, etc.).
• Relació de sessions, autors, temes, sales, etc. per a la seva publicació en
el programa final.
• Elaboració del llibre de resums, amb els índex corresponents, per a la
seva posterior impressió.
• Emissió de certificats de presentació de comunicacions individualitzats.
• Cartes d’invitació i correspondència diversa amb moderadors i ponents
convidats, per a la coordinació de les sessions.
• Informar a ponents i moderadors sobre temes diversos com:
detalls sobre les seves intervencions
les sessions en els que presentaran
els mitjans audiovisuals disponibles
emissió de certificats de ponents i moderadores
sol·licitud dels seus CV i fotos i títols de les seves presentacions
recollir els documents de les seves presentacions que serviran de
suport pels intèrprets, i per lliurar als participants
etc.
• Coordinació i logística de les sessions orals i de la zona d'exposició dels
pòsters, i atenció in-situ als ponents.
15

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
enviament de resums on-line
AOPC ofereix la possibilitat d’enviar resums a través del seu servei d’enviament
de resums on-line. Els participants poden accedir a aquest servei des de la
pàgina web del congres o bé connectant directament amb AOPC. Les dades
generals de l’autor i el text del resum així com altre informació ( tema,
keywords, tipus de presentació, autors, etc. ) s’emmagatzemen en una base de
dades.
Veure pantalles a la pàgina següent.
revisió de resums on-line
La revisió dels resums pot també fer-se on-line i es pot incloure un llibre de
resums virtual a la pàgina web del congrés.
16

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
• 5. SECRETARIA D’EXPOSICIÓ
La gestió de la Secretaria d'Exposició inclou els serveis següents:
• Lloguer de la seu. Definició de l'espai disponible. Confecció de plànols.
• Elaboració d’una base de dades que inclogui empreses i entitats privades
potencials col·laboradores del congrés, facilitades pel Comitè
Organitzador.
• Elaboració d’un Dossier d’Expositors propi del congrés. El contingut en
facilita informació detallada amb totes les dades imprescindibles perquè
els potencials expositors el puguin estudiar i prendre una decisió pel que
fa a la seva col·laboració i arribar a acords d’interès per al congrés.
• Aquest dossier es lliura a tots els expositors i empreses col·laboradores
potencialment interessades, amb la finalitat d’aconseguir i concretar
ajudes econòmiques pel congrés, que en garanteixin la seva viabilitat
econòmica.
• Assignació i venda d’espais d’exposició, de estands prefabricats o de
disseny. Gestió de venda i pagament. Facturació i control d’ingressos.
• Elaboració d'un Dossier Tècnic d'Expositors on es detallin tots els punts
necessaris per a un desenvolupament correcte de l'exposició, com per
exemple: dates i horaris de construcció i desmuntatge de estands, la seva
situació, especificacions pel seu disseny, informació tècnica referent al
subministrament d'electricitat i aigua, dimensions de l'espai assignat,
altures màximes, i qualsevol altra informació necessària.
• Coordinació de tots els serveis necessaris pel muntatge de l'exposició
comercial. Control d'execució. Gestió de serveis de muntadors,
electricistes, retoladors, decoració, mobiliari, etc.
• Secretaria d’atenció als expositors abans i després del congrés.
17

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
• 6. PATROCINIS
Una de les principals preguntes que sorgeixen alhora de promoure i/o organitzar un
congrés es la de quins són els riscos econòmics del mateix ja que generalment, tota la
responsabilitat recau sobre l’organitzador local o global.
Sovint, els pressupostos de despeses d’un congrés converteixen en imprescindible la
necessitat de trobar patrocinadors que juntament amb els ingressos rebuts per les
inscripcions, redueixin al màxim aquests riscos i fins i tot, generin certs ingressos per
l’entitat promotora.
En aquest cas, la gestió dels patrocinis es una tasca comptarà amb la col·laboració de
AOPC, desenvolupant els serveis següents:
• Elaboració i gestió d’una base de dades que inclogui empreses i entitats
privades potencials col·laboradores del congrés, facilitades pel Comitè
Organitzador.
• Elaboració d’un Dossier de Patrocinis propi del congrés. El contingut
facilita informació detallada amb totes les dades imprescindibles perquè
els potencials patrocinadors el puguin estudiar i prendre una decisió pel
que fa a la seva col·laboració i arribar a acords d’interès per al congrés.
• Aquest dossier es lliura a totes les empreses potencialment interessades,
amb la finalitat d’aconseguir i concretar ajudes econòmiques pel congrés,
que en garanteixin la seva viabilitat econòmica.
• Gestió administrativa de l’aportació. Facturació i control de cobrament.
• Seguiment periòdic, correspondència i relació amb possibles
patrocinadors.
Coordinació comercial:
Seguint les pautes marcades pel promotor i d’acord amb les seves
directrius, AOPC presenta a les empreses i entitats col·laboradores del
congrés, propostes de col·laboració amb el congrés i aportacions
diverses, que puguin realitzar en funció del seus propis interessos de
visibilitat.
Des de figurar com a Patrocinador amb el seu logotip al Programa i a la
retolació del congrés, fins a patrocinar activitats o publicitat: dinars de
treball, taules rodones, inserció de publicitat en les publicacions del
congrés, etc.
18

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
• 7. COBRAMENTS ON LINE
tecnologia SSL
SSL ( Secure Sockets Layer ) és la tecnologia estàndard que utilitzen les
empreses per a la protecció de la transmissió de dades a través d’Internet. El
protocol de seguretat SSL proporciona la codificació/encriptació de les dades,
la autentificació del servidor, la integritat del missatge i la autentificació
opcional per part del client per a una connexió TCP/IP.
SSL és la tecnologia que utilitza AOPC per als pagaments on-line dels
participants.
19

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
• 8. HONORARIS
Tots els preus indicats a continuació son tarifes 2015, IVA corresponent no inclòs.
Tal i com és comenta al principi d’aquesta presentació, donat que la World Jurist
Association aprofitarà els seus propis recursos, aquesta oferta econòmica inclou tan sols
els serveis Secretaria Tècnica sol·licitats.
Pel que fa a la gestió de ponents, donat que la World Jurist Association gestionarà la
Secretaria Científica, AOPC no establirà cap contacte amb els ponents convidats a excepció
del necessari per gestionar la logística dels seus viatges i allotjament.
secretaria tècnica
Inclou els serveis indicats als apartats 2 (serveis generals) i 3 (Secretaria Tècnica) de la
nostra presentació de serveis.
Gestió de l’organització tècnica quota fixa: 12.000€
Màxim de 300 participants. inscripcions gratuïtes incloses
Gestió inscripcions extres a partir de 301: 15€/inscripció
Despeses fixes de comunicació: 2.490€
Aquesta quantitat correspon a un import fix de despeses de línea telefònica d’AOPC
d’ús intern, des del moment que s’inicia la col·laboració, fins a un més després del
congrés
Les inscripcions gratuïtes de ponents, convidats etc. Seran també amb càrrec al
pressupost de despeses del congrés
Les comissions dels cobraments realitzats mitjançant targeta de crèdit o transferències
bancàries, seran amb càrrec al pressupost del congrés
gestió de l’allotjament dels participants
Servei sense cost per l’organització del congrés
patrocini
En aquest cas és tracte d’un servei pendent de definició, de moment, no requerit pel
promotor. En cas que AOPC, sota petició dels organitzadors, hagi de realitzar les gestions
de seguiment i tancament d’acords de patrocini iniciats pel comitè organitzador, AOPC
facturarà un 9% de la quantitat total de dit patrocini.
20

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
• 9. EXPERIÈNCIA PROFESSIONAL
SEGCIB - XXI Jornadas de la Sociedad Española de Garantía de Calidad en
Investigación - 2013
3º Curso sobre Trasplante de Órganos Abdominales – SETH-AEC 2013
3 rd Congress of the European Society for Swallowing disorders ESSD - 2013
Asociación Española de Errores congénitos del Metabolismo AECOM -2013 (Registration,
Logistics and Hotel Accommodation)
23 rd European Drosophila Research Conference - 2013
XXIV Congreso de la Sociedad Española de Trasplante Hepático – 2013
X Congreso Nacional de Errores Congénitos del Metabolismo - 2013
8 th Zebra Fish Meeting - 2013
12º Congreso de la Societat Catalana de Trasplantament – 2013
Global Food Safety Conference – 2013
BIR - Bureau International de la Récupération - 2012
2nd Congress of the European Society for Swallowing disorders ESSD - 2012
IV Consensus Conference of the Spanish Liver Transplantation Society - 2012
6 th Urban Research and Knowledge Symposium – World Bank – 2012
Brassinosteroids Conference - 2012
Meeting on occasion of Health Technology Assessment International – HTAi Annual
Meeting - 2012
NanoFormulation 2012
2º Curso sobre Trasplante de Órganos Abdominales – 2011
XXIII Congreso de la Sociedad Española de Trasplante Hepático - 2011
OPEX 2011
50 Congreso de la Sociedad Española de Cirugía Pediátrica – 2011
12th European Congress of Paediatric Surgery – 2011
The Global Summit of Consumer Goods Forum 2011
11º Congreso de la Societat Catalana de Trasplantament – 2011
21

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
2º International Conference on Transplantomics and Biomarkers – 2011
V Congreso Diálogo y Acción – 2010
XXII Congreso de la Sociedad Española de Trasplante Hepático
XVIII Reunión de Enfermería de Trasplante Hepático – 2010
III Reunión de Consenso de la SETH – 2010
Jornada "25 aniversari del primer transplantament hepàtic infantil – 2010
XXVI Reunión Anual de la Societat Catalana de Nefrologia – 2010
XVII Reunión de Enfermería de Trasplante Hepático – 2009
IV Congreso Diálogo y Acción – 2009
Jornada de Coneixement ACSA - 2009
XXI Congreso de la Sociedad Española de Trasplante Hepático – 2009
25th EGOS Colloquium 2009 in Barcelona – 2009
Jornada de Diversitat ACSA - 2009
4art Congrés Català de Salut Mental - 2009
XXIV Reunión Nacional de Coordinadores de Trasplantes - 2009
Second SAFE Consortium International Congress on Food Safety - Novel Technologies and
Food Quality, Safety and Health - 2009
XI Reunió d’Hivern de la Societat Catalana de Nefrologia – 2009
10º Congreso de la Societat Catalana de Trasplantament – 2009
3rd ISA Fruit General Assembly – 2008
III Congreso Diálogo y Acción – 2008
Jornadas de Benchmarking en Evaluación de Fármacos - 2008
XXI Congreso de la Sociedad Española de Farmacología Clínica – 2008
XVI Reunión de Enfermería de Trasplante Hepático - 2008
XX Congreso de la Sociedad Española de Trasplante Hepático – 2008
7th International Conference on m>Business - ICMB 2008
European Society for Human Reproduction Embryology – ESHRE Annual Meeting 2008
(Accommodation & Social Events)
22

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
Society for Molecular Biology and Evolution – SMBE Annual Meeting 2008
SEGCIB - XVII Jornadas de la Sociedad Española de Garantía de Calidad en
Investigación – 2008
CIES IT Meeting – 2008 ( Social Events, Staff & local support )
X Reunió d’Hivern de la Societat Catalana de Nefrologia – 2008
XV Reunión de Enfermería de Trasplante Hepático - 2007
XIX Congreso de la Sociedad Española de Trasplante Hepático – 2007
IV International Conference on Polyomaviruses and Human Diseases– 2007
4th International Limnogeology Congress – ILIC 2007
Health Technology Assessment International – HTAi Annual Meeting 2007
FIABCI – The World Congress of the International Real State Federation – 2007
21st European Immunogenetics & Histocompatibility Conference – EFI - 2007
CME EDTA-ERA Course on Renal Transplantation – 2007
IX Reunió d’Hivern de la Societat Catalana de Nefrologia - 2007
9è Congrés de la Societat Catalana de Trasplantament – 2007
3er Congrés de Radio Municipal – 2006
7th European Transplant Fellow Workshop - ESOT – 2006
MAPS – VI Congress of the Mediterranean Association of Paediatric Surgeons – 2006
The Transplantation Society New Key Opinion Leader Meetings 2006
World Congress of Cardiology – (ESC - WHF) – 2006 (Social events)
International Federation of Health Plans - iFHP Biennial Conference - 2006
GISTAL – International Congress on Deafness: Communication and Learning - 2006
1st “Contributions in Transplantation” – 2006
CME Course on Renal Transplantation 2006 – EDTA-ERA
SEGCIB - XV Jornadas de la Sociedad Española de Garantía de Calidad en
Investigación – 2006
Investigators Meeting – 2006
3er Congrés Català de Salut Mental - 2006
23

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
VIII Reunió d’Hivern de la Societat Catalana de Nefrologia – 2006
CIES Future Leaders Professional Meeting - 2005
XVII Reunión de la Sociedad Española de Trasplante Hepático SETH – 2005
4th EACTS - ESTS Joint meeting – Eur. Assoc. of Cardiothoracic Surgery -2005
International Conference on Diving and Hyperbaric Medicine - 2005
Congress of the European Behavioural Pharmacology Society EBPS – 2005
BIR Bureau International de la Récupération - 2005
European Symposium of the Protein Society - 2005
SEGCIB – XIV Jornadas de la Sociedad Española de Garantía de Calidad en Investigación -
2005
I Semana de la Seguridad Alimentaria – 2005
VII Reunió d’Hivern de la Societat Catalana de Nefrologia - 2005
8è Congrés de la Societat Catalana de Trasplantament – 2005
XIV Congreso de Microbiología de los Alimentos - 2004
XVI International Congress for Analytical Psychology – IAAP - 2004
Master of Valve Repair - 2004
12th Congress of the European Association for Endoscopic Surgery – EAES - 2004
VI Reunió d’Hivern de la Societat Catalana de Nefrologia - 2004
43ª European Commodities Exchange - 2003
The World Food Business Summit (CIES) – 2003
7th International Congress of Plant Molecular Biology - 2003
CONNECT 2003
Congrés sobre creació d’empreses, cultura innovadora i canvi a la universitat - 2003
INNOGEEM European Conference on Business Innovation and Management in the first
decade of the 21st century – 2003
2on Congrés Català de Salut Mental - 2003
V Reunió d’Hivern de la Societat Catalana de Nefrologia - 2003
7è Congrés de la Societat Catalana de Trasplantament – 2003
24

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
15th Annual Congress of the European College of Neurophyschopharmacology – ECNP
2002
6a. Conferencia de Consenso de la Semicyuc – 2002
Master of Valve Repair – First Introductory Course - 2002
Policies, Institutions and Citizens in the knowledge Society - 2002
7th Official ECR Europe Conference - 2002
Geemo Meeting & Postgraduate Course on Esophageal Diseases - 2002
III International Symposium on Cured Ham - 2002
Jornada de Cirugía Fetal – 2002
II Congrés de Ràdio Municipal - 2002
Avances en Nefrología – 2002
1st Annual European Energy and Transport Conference - 2001
28th Annual Meeting of the European Finance Association - 2001
Global Human Resources Management Conference - 2001
Congrés de la Societat Catalana de Nefrologia - 2001
Heart Failure Working Group (European Society of Cardiology) - 2001
Bureau of International Recycling Convention – BIR - 2001
XVI Reunión Nacional de Coordinadores de Trasplante - 2001
III Reunió d’Hivern de la Societat Catalana de Nefrologia - 2001
VI Congrés de la Societat Catalana de Trasplantament – 2001
Eurasphalt & Eurobitume Congress - 2000
The Fourth Symposium of the International Association of Lichenology - 2000
International Congress on Photosynthetics and Procariots – 2000
Transplant Bone Disease Meeting - 2000
Curs de Trasplantament – Fundació Catalana de Trasplantament - 2000
II International Symposium on Cured Ham - 2000
Congrés de Ràdio Municipal - 2000
II Reunió d’Hivern de la Societat Catalana de Nefrologia – 2000
25

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
II Working Sessions Mercarest - 1999
XXI Congress of European Society of Cardiology – ESC 1999
( Social events, staff & local support )
Congress of the European Organisation for Caries Research – ORCA – 1999
4th European Symposium on Plant Isoprenoids – Terpnet - 1999
III Symposium PEFRAS (Pan European Fed. of Regulatory Affairs Societies) 1999
V Congrés de la Societat Catalana de Trasplantament – 1999
World Asthma Meeting – WAM’98 - 1998
Plant Embriogenesis Workshop - 1998
4th Meeting on Environmental and Engineering Geophysics - 1998
44th International Congress of Meat Science and Technology – ICOMST 1998
7º Congreso de la Sociedad Española de Protección Radiológica – 1998
4º Congreso Hispano - Franco - Italiano de Protección Radiológica
Earth’s Changing Land GCTE-LUCC Open Science Conference on Global Change ‘98
IV Reunión de Biología Molecular de Plantas – 1997
XXI Congreso de la Sociedad Española de Farmacología - 1997
European Workshop on Laser Applications in Chemistry - EWLAC’97 - 1997
Maize European Workshop - 1997
Quality of Life in European Cities and Regions Seminar – 1997
Convención Airtel - Primer Aniversario - 1996
International Correspondence Corkscrew Addicts General Assembly - 1996
XVI International Congress of the Transplantation Society - 1996
24th Meeting of the European Federation of Biochemical Societies - 1996
Academia Europaea “Annual Meeting” – 1996
26

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
• B) WORLD JURIST ASSOCIATION CONFERENCE Barcelona, Maig 2015
1. introducció 27
2. característiques del congrés 27
3. comparativa de seus 30
27

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
• 1. INTRODUCCIÓ
En aquest dossier hem fet una anàlisi de les possibles seus tenint en compte les
necessitats de sales i espais, i les característiques pròpies del “World Jurist Association
Conference” organitzada pel Dr. Jacint Soler Padró.
En un primer pas, de les dos possibles seus plantejades, hem fet una breu descripció de
cada seu acompanyada d’algunes fotografies i plànols esquemàtics per a una més fàcil
comprensió, juntament amb una breu presentació en Power Point.
En segon lloc presentem un resum de la comparativa inicial de costos de lloguer dels
espais en funció de la distribució plantejada, a títol orientatiu i finalment adjuntem un
pressupost de despeses total del Congrés.
• 2. CARACTERÍSTIQUES DEL CONGRÉS
Basades en la informació facilitada pel Dr. Soler Padró.
Nom:
World Jurist Association Conference (WJA)
I que en aquest document anomenarem “Congrés”
Dates: Segona quinzena de Maig de 2015, de dijous a dissabte.
21-23 Maig o bé 28-30 Maig 2015
Seus: Preferència de que sigui un hotel
Història recent:
Shanghai 2014
Tel-Aviv Jerusalem 2013
Washington DC 2012
Prague 2011
Vienna 2009
Participació estimada: 300 pers en el pressupost.
El Dr. Soler Padró estima que a Barcelona sense dubte hi haurà més interès, però per tal
de ser conservadors econòmicament, AOPC suggereix fer el pressupost només per 300
participants. La participació local, espanyola en aquest cas, acostuma a ser d’un 30%.
Idiomes oficials:
Espanyol / Anglès
Interpretació simultània en 2 Idiomes: anglès i espanyol, a les 2 sales.
Quotes d’inscripció:
pendent. Aproximadament 600 euros.
28

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
Sessions: Inauguració el dijous 28
Sessions plenàries els matins: divendres 29 y dissabte 30
2 Sessions paral·leles Dissabte 29 a la tarda
Cloenda el dissabte al mig dia
Restauració: Cafès per 300 pers, matí i tarda del divendres 29
Cafès per 300 pers, matí del dissabte 30
Dinar – Divendres 29
Recepció de benvinguda còctel – S’ha contemplat a la
mateixa seu
Seus proposades:
S’han estudiat altres possibilitats que s’han descartat per falta de capacitat. Per aquest
motiu, finalment les seus proposades son les dues a continuació, amb les quals
presentem una comparativa de les seves tarifes:
Hotel Rey Juan Carlos I 5* GL
Hotel Princesa Sofía 5*
Convidats:
Segons el programa de Shanghai, uns 21 ponents convidats, i un moderador (Chairman)
per sessió.
En aquest cas no disposem d’informació, AOPC ha preparat doncs els projecte econòmic
en un escenari conservador, per tal d’evitar sorpreses econòmiques.
Acompanyants:
Un 40% dels participants van acompanyats.
En el cas del projecte econòmic no s’han contemplat, doncs l’idea és que la participació
dels acompanyants s’autofinanci. Per aquest motiu no figura ni a despeses ni a ingressos.
Premsa:
congrés.
Es contactarà un gabinet de premsa, d’acord amb les necessitats pròpies dl
Allotjament:
Les tarifes d’allotjament als dos hotels son similars. Com a referència, recordem que a
Shanghai el preu de les habitacions va ser de aprox. US$ 225/nit, es a dir uns 180€/nit
World Jurist Association WJA:
El Promotor contractarà la gestió de les inscripcions no europees a la WJA, així com tot el
que tingui que veure amb el Programa de sessions (Secretaria Científica), s ad ir el
contacte amb els ponents i moderadors.
Es per aquest motiu que no hem inclòs aquests serveis com tasques a ser desenvolupades
per AOPC.
Esdeveniments especials:
No s’ha comunicat a AOPC la celebració de cap acte especial amb motiu del congrés.
29

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
esquema del congrés
WORLD JURIST ASSOCIATION CONFERENCE
Barcelona, 28 al 30 Maig 2015
Dijous 28 Divendres 29
Dissabte 30
Secretaria d'inscripcions
Secretaria d'inscripcions
Secretaria d'inscripcions
12:00 a 18:00
8:45 Fotografia de grup
9:00 a 9:40 9:00 a 10:30 90'
Cerimònia de benvinguda
9:40 a 10:50 70' PPS7
PPS1
4 ponents
3 ponents
10:30 a 11:00 30'
10:50 a 11:20 30' Pausa Cafè
Pausa Cafè
11:00 a 11:30 30'
11:20 a 12:30 70' Cerimònia de cloenda
PPS2
4 ponents
12:30 a 14:00 90'
Dinar
SESSIONS PARALEL·LES
14:00 a 15:30 90' 14:00 a 15:30 90'
PS3
PS4
2 ponents 2 ponents
15:30 a 16:00 30'
Pausa Cafè
16:00 a 17:10 70' 16:00 a 17:10 70'
PS5
PS6
2 ponents 2 ponents
18:00 a 18:30 18:00 a 18:30
Courtesy meeting
18:30 a 20:00
Recepció de benvinguda
Visita
PPS: Plenary Panel Session
PP: Panel Session
Model del 2014 a Shanghai.
30

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
• 3. COMPARATIVA DE SEUS
Dates disponibles :
Hotel Rey Juan Carlos I Del 28 al 30 de maig de 2015
Hotel Princesa Sofía del 21 al 23 de maig de 2015
Ambdós hotels :
Equips tècnics i humans amb gran experiència en l’organització de congressos
Ubicació amb excel·lent comunicacions amb transport públic
Aparcament: els participants poden utilitzar l’aparcament de pagament de l’hotel
Aforament flexible de sales de reunions.
A- Hotel Rey Juan Carlos 1 5* GL
Equips tècnics i humans amb gran experiència en l’organització de congressos.
Està gestionat per la cadena hotelera FAIRMONT.
Tots els espais i sales utilitzats pel congrés estan en una mateixa planta, i es
compten amb llum natural al vestíbul del hotel i del congrés.
Restaurant ubicat al Saló Jardí, ubicat al mig dels magnífics jardins de l’Hotel.
B – Hotel Princesa Sofía 5*
En origen, l’hotel ha estat la seu de molts esdeveniments i congressos nacionals e
internacionals.
Està gestionat per la cadena hotelera EXPO.
Tots els espais i sales utilitzats pel congrés estan en una mateixa planta, al sòtan
-2, sense llum natural.
Restaurant ubicat en una sala al Mezzanine de l’Hotel.
31

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
Comparativa de preus:
World Jurist Association Conference Hotel 5*GL Hotel 5*
Rey Juan Carlos I Princesa Sofía
www.hrjuancarlos.com www.princesasofia.com
Dates disponibles 28-30 Maig 2015 21-23 Maig 2015
Sessions Plenàries
Lloguer durant 2 dies + Muntatge 8.263 € 8.100 €
Cost muntatge 1.652,50 € 1.500 €
Cost diari de lloguer 3.305 € 3.300 €
Nom de la sala i superfície MN C+D+E (670m2) Girona+Tarragona (575 m2)
Sales Paral·lela
Lloguer durant 1 dia 1.762 € 1.650 €
Cost diari de lloguer 1.762 € 1.650 €
Nom de la sala i superfície MN A+B (320m2) Lleida (365 m2)
Sala de Ponents
Lloguer durant 4 dies s/càrrec 4.400 €
Cost diari de lloguer 1.100 €
Nom de la sala i superfície Board Room Sitges+Vilanova (198m2)
Sala WJA i Comitè Local
Lloguer durant 3 dies 2.379 € 1.800 €
Cost diari de lloguer 793 € 600 €
Nom de la sala i superfície MN F (162m2) Cadaqués (51 m2)
Magatzem
Lloguer durant 4 dies s/càrrec s/càrrec
Cost diari de lloguer
Nom de la sala i superfície Sala Ponent Sala Vic
Total lloguer de sales 12.403,50 € 15.950,00 €
IVA no inclòs
Restauració
Cafès des de 9,75 € 9,75 €
per 300 pers x 3 u 8.775,00 € 8.775,00 €
Dinar de treball des de 38,50 € 38,50 €
per 300 pers 11.550,00 € 11.550,00 €
Recepció de benvinguda des de = =
Total restauració 20.325,00 € 20.325,00 €
IVA no inclòs
Habitació Doble Ús Individual 164 € 164 €
Habitació Doble 180 € 174 €
Tarifes per hab i nit, esmorzar inclòs i 10% IVA no inclòs
Tarifes allotjament
Rey Juan Carlos I Princesa Sofía
32

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
• C) PROJECTE ECONÒMIC PRELIMINAR
1. resum de despeses 34
2. balanç estimatiu 35
3. detall de les despeses 36
33

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
• 1. RESUM DE DESPESES
El Pressupost de despeses es basa en el Hotel Rey Juan Carlos I com a seu del congrés, per
a 300 participants.
RESUM DE DE SPESE S
E uros
SEU DEL CONGRÉS 12.793,50 €
DESPESES DIVERSES SEU (Estimació) 850,00 €
RETOLACIÓ (Estimació) 2.245,00 €
EQUIPAMENTS TÈCNICS (per interp. Simultània incl.) 12.381,40 €
INTÈRPRETS (Plenàries i Paral·lela) Estimatiu. Anglès/Espanyol 3.200,00 €
HOSTESSES 5.309,00 €
RECEPCIÓ DE BENVINGUDA - Hotel Rey Juan Carlos I 7.500,00 €
SOPAR Pendent de decidir 0,00 €
CAFÈS I DINARS A LA SEU 20.550,00 €
WEB DEL CONGRÉS 2.450,00 €
IMPREMTA 10.889,00 €
MAILING - FRANQUEIG - MANIPULACIÓ (Pendent de decisió) 1.100,00 €
GABINET DE PREMSA 6.000,00 €
INVITACIONS I COMITÈS: ORGANITZADOR, D'HONOR, etc 11.951,10 €
DESPESES BANCÀRIES 3.000,00 €
DESPESES FIXES DE COMUNICACIÓ (Tarifa 2015) 2.490,00 €
IMPREVISTOS 6.000,00 €
WORLD JURIST ASSOCIATION (A revisar i definir) 5.000,00 €
SECRETARIA DEL CONGRÉS (Tarifa 2015) 12.000,00 €
IVA no inclòs
TOTAL 125.709,00 €
34

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
• 2. BALANÇ ESTIMATIU
La següent informació sobre el Balanç estimatiu del Congrés s'ha de contemplar
estrictament com un exercici d'anàlisi de viabilitat econòmica:
BALANÇ ESTIMATIU DEL CONGRES
Només Europeus Quota Quota Total
Pers
INGRESSOS QUOTES D'INSCRIPCIÓ 21% IVA incl sense IVA Base Imponible
PVP
WJA Member 20% 29 670 € 553,72 € 16.057,85 €
WJA Non-member 80% 120 800 € 661,16 € 79.338,84 €
10 Ponents+ 34 (Chairmen, COL, etc) 0 580 € 479,34 € 0,00 €
Gratuïtes 11 Ponents 11 0 € 0,00 € 0,00 €
Total ingressos inscripcions 160 pers 95.396,69 €
PATROCINIS Imponible sense IVA
Base
Total
Aportacions de patrocinadors 0,00 € 0,00 €
Total patrocinadors 0,00 €
TOTAL INGRESSOS (IVA no inclòs) 95.396,69 €
TOTAL DESPESES (IVA no inclòs) 125.709,00 €
Balanç preliminar del congrés -30.312,31 €
Iva no inclòs
CRITERIS d'aquesta opció:
Despeses per 300 inscrits (Inclosos ponents, moderadores, COL, etc) (Sense acompanyants)
La partida dels convidats s'ha reduït a uns 10.000€, es a dir convidant només a 11 pers (Quota
d'inscripció, Hotel i Avió)
La resta de ponents que paguen, ho hem considerat com si les seves quotes les ingressin a Washington.
S'ha augmentat el cost de les quotes d'inscripció
S'ha variat els percentatges del tipus de quotes
35

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
• 3. DETALL DE LES DESPESES
El Pressupost de despeses es basa en el Hotel Rey Juan Carlos I com a seu del congrés, per
a 300 participants.
PROJECTE ECONÒMIC 01
SEU DEL CONGRÉS
Concepte
Euros
SALA PLENÀRIA i PARAL.LELA:
MARE NOSTRUM MN C+D+E (670m2) Aprox. 500 pers
Muntatge dijous 28 1.652,50 €
Ús:
Divendres 29 tot el dia 3.305,00 €
Dissabte 30 matí i desmuntatge per la tarda 3.305,00 €
SALA PARAL.LELA:
MARE NOSTRUM MN A+B (320m2) Aprox. 240 pers
Divendres 29 tot el dia (Inclòs muntatge i desmuntatge a les 18h) 1.762,00 €
SALA DE PONENTS
BOARD ROOM
Dimecres 27 a dissabte 30 1.600€
s/càrrec
SALA WJA i Comitè Local (3 dies)
MARE NOSTRUM MN F (162 m2)
Ús: Dijous 28, Divendres 29 i Dissabte 30 tot el dia 2.379,00 €
SALÓN CLUB: Opcional: 1.100€/dia
SALA per VIP's i autoritats
Pendent 0,00 €
MAGATZEM
SALA PONENT
De dimecres 27 a dissabte 30 (4 dies) 1.960€
s/càrrec
SERVEIS VARIS
Internet: 8Mbps 450€/dia 1.350€
s/càrrec
Servei de Wifi Htl: 100€ x 3 dies 300,00 €
Servei Internet amb cable 2u 90,00 €
Les 2 balconades en front de la sales MN D i B: Secretaria
s/càrrec
Guarda-roba del Mezzanine
s/càrrec
Taulell d'Hospitality al costat de les escales que van al Mezzanine
s/càrrec
Sala Jardí (dinar de treball)
s/càrrec
Subtotal 12.793,50 €
36

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
DESPESES DIVERSES SEU (Estimació)
Concepte
Euros
Consum de telèfon, fotocòpies i altres despeses seu 250,00 €
Fotògraf 600,00 €
Subtotal 850,00 €
RETOLACIÓ (Estimació)
Concepte
Euros
Logo projectat façana hotel durant nit 27,28 i 29?? 0,00 €
Rètols sales, entrada hotel i senyalització 2.000,00 €
Rètols de sobretaula per ponents etc. (35 rètols x 7 €) 245,00 €
Subtotal 2.245,00 €
EQUIPAMENTS TÈCNICS (per interp. Simultània incl.)
Concepte
Euros
EQUIPAMENTS SALA PLENÀRIA MN D+E+F
Muntatge dijous 28
Ús:
Divendres 29 tot el dia
Dissabte 30 matí i desmuntatge per la tarda
PROJECCIÓ
1 pantalla de projecció 3M*2,25M Frontal/Retro 120,00 €
1 projector Dlp Panasonic 7K Pt-Dw740K 700,00 €
1 Óptica 0,79 - 0,98 Projector Panasonic 7K 180,00 €
1 taula projecció telescòpica 0,00 €
1 Seamless switcher extron Iss506+Tft 300,00 €
2 Pc Portàtil Acer I7 3,1Ghz - 6Gb Ram-15,6" 360,00 €
1 Distribuïdor VGA Extron (1 In - 4 Outs) 36,00 €
1 Pantalla led Samsung 55" Me55B 240,00 €
1 Suport pel plasma Samsung 55" 30,00 €
1 Cue Light inalàmbric micro cue 60,00 €
1 Punter làser verd 20Mv 30,00 €
SO
1 Equip de so Nexo D1 880,00 €
3 micròfons de taula per la presidència Shure Mx412 150,00 €
1 micro de solapa Shure Ulx 90,00 €
2 micros inalàmbrics de mà Shure Ulx 180,00 €
2 Mp3 gravador Zoom H4 120,00 €
TRADUCCIÓ SIMULTÀNIA (2 idiomes: Anglès i Espanyol : Actius)
1 cabina (Cast. Inglés) + 300 receptors 1.480,00 €
1 Expansor Àudio Bosch Lbb 4402/00 90,00 €
5.046,00 €
37

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
EQUIPAMENTS SALA PARAL.LELA: MN A+B
Muntatge dijous 28
Ús:
Divendres 29 tot el dia i desmuntatge a partir de les 18h
PROJECCIÓ
1 pantalla de projecció 3M*2,25M Frontal/Retro 60,00 €
1 projector Dlp Panasonic 7K Pt-Dw740K 350,00 €
1 Óptica 0,79 - 0,98 Projector Panasonic 7K 90,00 €
1 taula projecció telescòpica 0,00 €
1 Seamless switcher extron Iss506+Tft 150,00 €
2 Pc Portàtil Acer I7 3,1Ghz - 6Gb Ram-15,6" 180,00 €
1 Distribuïdor VGA Extron (1 In - 4 Outs) 18,00 €
1 Pantalla led Samsung 55" Me55B 120,00 €
1 Suport pel plasma Samsung 55" 15,00 €
1 Cue Light inalàmbric micro cue 30,00 €
1 Punter làser verd 20Mv 15,00 €
SO
1 Equip de so Nexo B1 240,00 €
2 micròfons de taula per la presidència Shure Mx412 50,00 €
1 micro de solapa Shure Ulx 45,00 €
2 micros inalàmbrics de mà Shure Ulx 90,00 €
2 Mp3 gravador Zoom H4 60,00 €
TRADUCCIÓ SIMULTÀNIA (2 idiomes: Anglès i Espanyol : Actius)
1 cabina (Cast. Inglés) 486,00 €
1 Expansor Àudio Bosch Lbb 4402/00 45,00 €
2.044,00 €
SECRETARIA PONENTS: BOARD ROOM
2 Pc Portàtil Acer I7 3,1Ghz-6Gb Ram-15,6" 450,00 €
1 Impressora làser B/N 300,00 €
Servidor xarxa connexió sales amb secretaria 240,40 €
990,40 €
PERSONAL TÈCNIC I TRANSPORT
Transport dels equips 45,00 €
3 tècnics muntatge sala plenària 28/05 720,00 €
2 tècnics d'Av del 29 al 30 de Maig 960,00 €
3 tècnics muntatge sala paral·lela 29/05 360,00 €
2 tècnics d'Av el 29 de Maig 480,00 €
1 tècnic muntatge i configuració sala ponents 28/05 120,00 €
1 tècnic informàtic del 28 al 30 Maig 720,00 €
2 tècnics suport pel desmuntatge 240,00 €
12 dietes pels tècnics 216,00 €
4 suplements per cap de setmana 30 de Maig 440,00 €
4.301,00 €
Subtotal 12.381,40 €
38

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
INTÈRPRETS (Plenàries i Paral·lela) Estimatiu. Anglès/Espanyol
Concepte
Euros
MN Plenària : 2.340 €
Dijous 28: 1 Intèrpret de 18 a 18:30 430,00 €
Divendres 29: 2 intèrprets 8hrs 1.050,00 €
Dissabte 30: 2 intèrprets de 9 a 11:30 860,00 €
MN Paral·lela: 860€
Divendres 29: 2 intèrprets de 14 a 17:30 860,00 €
Subtotal 3.200,00 €
HOSTESSES
concepte
Euros
Veure detalls en quadre estimatiu 5.309,00
SOPAR (Pendent) i taxis 0,00
Subtotal 5.309,00 €
RECEPCIÓ DE BENVINGUDA - Hotel Rey Juan Carlos I
Concepte
Euros
Còctel (a partir de 17,50€) 30 € x 250 persones 7.500,00
Subtotal 7.500,00 €
SOPAR Pendent de decidir
Concepte
Euros
Lloguer d'Espai 0,00
Equip de so a l'escenari, per parlaments 0,00
Rètols 0,00
Animació i cànon SGAE si cal 0,00
Decoració floral a les taules i minutes 0,00
Minutes 0,00
Menú sopar 0,00
Autocars anada i tornada 0,00
Subtotal 0,00 €
39

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
CAFÈS I DINARS A LA SEU
Concepte
Euros
CAFÈS
Cafè matí (amb brioixeria) x 275 pers x 9,75 € (Div 29) 2.681,25
Cafè tarda (a només líquid) x 275 pers x 7,75 € (Div 29) 2.131,25
Cafè matí (amb brioixeria) x 250 pers x 9,75 € (Dis 30) 2.437,50
Estimació cafè Organització i Staff: 3 dies 546,00
DINARS
Dinar de treball x 300 pers x 38,5 € (Div 29 Maig) 11.550,00
Estimació Dinars Organització i Staff: 3 dies 1.204,00
Subtotal 20.550,00 €
WEB DEL CONGRÉS
Concepte
Euros
Connexió i hosting i domini propi per 2 anys 450,00
Configuració i estructura de la web i manteniment 2.000,00
Subtotal 2.450,00 €
IMPREMTA
Concepte
Euros
IMATGE
Disseny de la imatge del congrés i aplicació sobre web i papereria 425,00
PRIMER ANUNCI Targeta format americà (10,5x21cm)
Disseny i maquetació, i versió PDF 235,00
PROGRAMA FINAL AMB RESUM PONÈNCIES - Din A4
Disseny, maquetació, correccions - A4 de 48 pàg. 970,00
Impressió 4+4 enquadernació cosida - 500 u 4+4 (48 pàg.) 2.954,00
Programa de Butxaca: 1.150€
Disseny i maquetació 0,00
Impressió 4 tintes / 2 cares (10 pàg.) 500 u 0,00
RECEPCIÓ DE RESUMS I PRESENTACIONS
Tasca desenvolupada per l'oficina de la WJA
WJA
ALTRES ELEMENTS (estimació)
Acreditacions, invitacions, altres? 800,00
Certificats d'assistència i de comunicacions (pendent) 175,00
Fotocòpies secretaria i altres (estimació) 400,00
Cintes amb el text WJA amb 2 mosquetons (1 cara); fundes i 0,00
fundes per les documentacions - 500 unitats 1.080,00
Carteres del Congrés (11 € x 350 unitats) A partir de 2,5€ 3.850,00
350u Llibretes (amb elàstic) 1,20€ (14,6x21cm.Cob.cartulina) 525€ 0,00
Subtotal 10.889,00 €
40

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
MAILING - FRANQUEIG - MANIPULACIÓ (Pendent de decisió)
Concepte
Euros
PRIMER ANUNCI: TARGETÓ: 7.000 u / 7.857 € aprox
Impressió sobres format americà 7.000u 0,00
Manipulació (1 element) i classificació - 7.000 u. 0,00
Etiquetes - 7.000 u. 0,00
Classificació i enviament: (20 gr.) - Total 7.000u:
España - Capitals - 3.010u 43% 0,00
España - Resta - 490 u 7% 0,00
Europa - 2.450 u. 35% 0,00
Resta Mon - 1.050 u. 15% 0,00
Recollida de material i transport a Correus 0,00
ALTRES ENVIAMENTS (estimació)
Emailings (150€/u) 0,00
Transport material del Congrés 300,00
Enviaments diversos 300,00
Missatgeria COL, WJA i d'altres 500,00
Subtotal 1.100,00 €
GABINET DE PREMSA
Concepte
Euros
Estimació, pendent de definir necessitats 6.000,00 €
Subtotal 6.000,00 €
INVITACIONS I COMITÈS: ORGANITZADOR, D'HONOR, etc
Concepte
Euros
De tot aquest grup, només 11 ponents son Quotes gratuites i
s'els hi paguen les seves despeses. La resta SPK, CH, LOC, etc.
es paguen ells les seves Quotes i despesese de viatge i estància
21 PONENTS CONVIDATS:
7 Europa 3 Internacionals
5 Espanya 6 Barcelona
Dels 21, només 11 ponents gratuits; la resta SPK, CH, LOC, etc.)
paguen les seves quotes
8 CHAIRMEN CONVIDATS:
2 Europa
2 Espanya 4 Barcelona
6 COL (Comitè Organitzador Local):
2 Espanya 4 Barcelona
Comitè d'Honor??
41

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
DESPESES DE VIATGE 11 PONENTS CONVIDATS:
1 Internacionals a 1.500€ 1.500,00
4 Europa a 400€ 1.600,00
6 Espanya a 350€ 2.100,00
DESPESES D'ALLOTJAMENT:
Hab. Doble Us Individual: 164€ Hab./nit B&B
Ponents: 11 hab. x 2 nits 3.608,00
Taxa turística 2,25€ x nit x hab. 49,50
TRASLLATS Aeroport-Htl-Aeroport
Ponents: ( 3Intl+ 7Eur+ 5Esp )= 15 1.293,60
INSCRIPCIONS GRATUÏTES: 11u
11 Ponents 0,00
Quota especial Ponents
ALTRES
Atencions de RRPP del COL 1.800,00
Regals Comitès, ponents i moderadors (Pendent) 0,00
Subtotal 11.951,10 €
DESPESES BANCÀRIES
Concepte
Euros
Comissions targes de crèdit, transferències, etc. 3.000,00
Subtotal 3.000,00 €
DESPESES FIXES DE COMUNICACIÓ (Tarifa 2015)
Concepte
Euros
Despeses fixes d' AOPC de tel. a les seves oficines 2.490,00
Subtotal 2.490,00 €
IMPREVISTOS
Concepte
Euros
Imprevistos 6.000,00
Subtotal 6.000,00 €
42

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
WORLD JURIST ASSOCIATION (A revisar i definir)
Concepte
Euros
CONFERENCE FINANCIAL AGREEMENT 5.000,00
Despeses a càrrec del congrés:
Inscripcions gratuïtes 0,00
Allotjament 0,00
Transport 0,00
GESTIÓ DE LES INSCRIPCIONS NO EUROPEES 0,00
GESTIÓ DEL PROGRAMA (SECRETARIA CIENTÍFICA) 0,00
Subtotal 5.000,00 €
SECRETARIA DEL CONGRÉS (Tarifa 2015)
Concepte
Euros
GESTIÓ DE LA ORGANITZACIÓ TÈCNICA
- Fixa per la gestió d'organització 12.000,00
Per màxim 300 participants. Inscripcions gratuïtes incloses.
- Inscripcions adicionals: A partir de la inscripció 301,
el preu serà de 15€ per inscripció 0,00
GESTIÓ DE PATROCINIS:
9% dels ingressos sota aquest concepte 0,00
ALLOTJAMENT PARTICIPANTS
Gestió de les reserves sense cost pels organitzadors 0,00
Subtotal 12.000,00 €
IVA no inclòs
Total estimació despeses - Base imponible 125.709,00 €
43

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
DESPESES FIXES PER INSCRIT:
Còctel 30,00 €
Cafès 27,25 €
Dinar 38,50 €
Receptors Trad. 4,00 €
Cartera documentacions 11,00 €
Miscelánea 15,00 €
Base imponible 125,75 €
+ 21% IVA 26,41 €
Total per inscrit 152,16 €
De cada Quota de 600€ PVP/pers, s'ingressen BI: 370,11 €
44

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
WORLD JURY ASSOCIATION CONFERENCE
HISTÒRIC QUOTES
BCN 2015 BCN 2015 Shanghai 2014 Prague 2011 PRAGUE en $USA
Opció 1 Opció 2 Única Abans Després Abans Després
Member 600 € 480 € 397 € 478 € 558 € $600 $700
NonMember 720 € 600 € 516 € 678 € 758 € $850 $950
Group (20+) -- -- -- 319 € 398 € $400 $500
Guest/Spouse 319 € 319 € 398 € $400 $500
Speakers 520 € 400 € 319 €
45

Organitzador Professional de Congressos Professional Congress Organiser
Avís de confidencialitat
El receptor d’aquest document, el Dr. Jacint Soler Padró es compromet a fer un ús adequat
i lícit dels contingut d’aquest document, relacionat amb l’organització del World Jurist
Association Conference. Reconeix que la informació o els elements que conté, es
consideren confidencials, i estan protegits per drets de propietat intel·lectual o industrial,
dels quals AOPC, S.L. és titular. Queda prohibida qualsevol modalitat d'explotació,
incloent qualsevol tipus de reproducció, distribució, cessió a tercers, comunicació pública
i transformació, mitjançant qualsevol tipus de suport i mitjà, sense l'autorització prèvia i
expressa de AOPC, S.L.
46