KESUKSESAN-DAN-KEGAGALAN-IMPLEMENTASI-ENTERPRISE-RESOURCE-PLANNING-ERP-PADA-PERUSAHAAN-DAN-CONTOH-STUDI-KASUS

KESUKSESAN DAN KEGAGALAN IMPLEMENTASI ENTERPRISE 

RESOURCE PLANNING (ERP) PADA PERUSAHAAN DAN CONTOH 

STUDI KASUS 

Sistem Informasi Manajemen 

Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, Msc 

SHANDRA WIDIYANTI (PO56132542.48E) 

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS 

INSTITUT PERTANIAN BOGOR 

2013

DAFTAR ISI 

BAB I Pendahuluan ..................................................................................................................1 

1.1 Latar Belakang ..................................................................................................................1 

1.4 Tujuan Penulisan ...............................................................................................................3 

BAB II Tinjauan Pustaka ..........................................................................................................4 

2.1 Sistem Informasi Manajemen ..........................................................................................4 

2.2 Enterprise Resource Planning (ERP) ..............................................................................6 

2.2.1. Defenisi ERP dan Implementasi ERP ........................................................................6 

2.2.2. ERP Critical Success Factor & terhadap Implementasi ERP......................................8 

2.2.3. Faktor – Faktor Penyebab Kegagalan Dalam Implementasi ERP ..............................9 

BAB III Pembahasan 

3.1. Studi Kasus Implementasi ERP yang sukses (PT Bentoel Prima)...............................13 

3.2. Studi Kasus Implementasi ERP yang gagal.................................................................20 

BAB IV Kesimpulan dan Saran...............................................................................................24 

DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................................26

DAFTAR GAMBAR 

Gambar 1. Konsep Dasar ERP ...................................................................................................7 

Gambar 2. Gambar 2. PT. Bentoel Prima ISBP (Information System & Business Process)...16 

Gambar 3. SAP Core Moduls (modul utama pada system ERP).............................................17 

Gambar 4. Be-One ERP System........................................................................................... ..18 

Gambar 5. Grafik Peningkatan Revenue Tahun 2008........................................................... ..19 

Gambar 6. Grafik Peningkatan Product Volume Tahun 2008.................................................19

BAB I 

PENDAHULUAN 

1.1. Latar Belakang 

Konsep ERP adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan proses setiap line dalam 

manajemen perusahaan secara transparasi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi. 

Untuk memasuki pasar internasional, ERP merupakan salah satu yang menjadi pra-syarat 

dasar bagi perusahaan. Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, dimana 

basis perekonomiannya bertumpu di bidang bisnis, makaefisiensi menjadi salah satu faktor 

yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Pada kenyataannya, masih didapati 

banyak perusahaan berskala besar yang masih kurang efisien contohnya saja 

dalam penerapan ERP yang merupakan salah satu cara untuk meningkatkan 

efisiensi perusahaan. Jika dilihat dari kondisi perusahaan-perusahaan di Indonesia, banyak 

perusahaan besar yang belum cukup optimal dalam mengintegrasikansetiap proses dalam 

perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem komputerisasi. Terlebih lagi pada perusahaanperusahaan 

yang lebih kecil, pengimplementasian ERP terasa sulit untuk diaplikasikan 

bahkan pemikiran untuk menerapkan sistem yang terintegrasi tersebut seolah-olah 

masih menjadi suatu hal yang baru. Oleh karena itu, dalam paper ini akan dilakukan 

observasi untuk menganalisadan mengevaluasi mengenai penerapan ERP di 

perusahaan-perusahaan yang saat ini telah menggunakan sistem ERP dalam 

perusahaannya. Dari paper ini diharapkan dapat memberi gambaran dan masukan bagi 

perusahaan-perusahaan yang belum menerapkan ERP untuk mengenal sistem yang 

terintegrasi dan keuntungan yang diperoleh dalam pengimplementasian ERP. Selain 

itu dari paper ini diharapkan dapat memberi evaluasi yang cukup berguna bagi 

perusahaan yang telah mengimplementasikan ERP serta memberikan informasi 

yang cukup penting mengenai pengaruh ERP terhadap efisiensidalam sistem di perusahaan. 

Pada suatu organisasi yang kompleks dengan banyak departemen yang menjalankan 

fungsi dan objekttif masing-masing, kerap kali terjadi bias informasi.persepsi dan 

pengambilan keputusan antara satu unit departemen dengan unit yang lain.ERP merupakan 

sebuah konsep, teknik, ataupun metode guna mengintegrasikan seluruhdepartemen dan fungsi 

suatu perusahaan ke dalam suatu sistem automasi keseluruhan proses bisnis guna 

meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan. Manfaat dari ERP ini adalah integrasi 

bisnis secara keseluruhan, fleksibilitias dalam organisasi untuk bertransfomasi dan 

meningkatkan turn-overnya, menciptakan analisa dan peningkatankapabilitas yang lebih baik, 

serta penggunaan teknologi terbaru. 

Pada ERP sendiri terjadi perubahan paradigma dari sistem konvensional yang serba 

terisolasi ke arah penggunaan informasi teknologi yang lebih terintegrasi menghasilkan aliran 

informasi yang lebih lancar pada level organisasional maupun departemental. Untuk 

melakukan implementasi ERP yang sukses, ERP sebenarnya bertujuan menyatukan semua 

department/divisi dan seluruh fungsi dalam perusahaan anda menjadi sebuah perusahaan 

yang mampu dipantau melalui sistem terkomputerisasi dan terlayani dengan sebuah sistem 

yang meminimalkan biaya dengan efisiensi proses yang terkomputerisasi. 

1 

Shandra Widiyanti, MB-IPB, E-48

Sebuah implementasi ERP, meskipun pada ideal-nya akan membantu dalam 

mendapatkan informasi planning/perencanaan dan fungsi advance (lanjut) yang dapat 

mempridiksi apapun, tentunya-memiliki syarat untuk sampai pada titik ideal tersebut. Ketika 

melakukan implementasi penting untuk mengerti bahwa akan ada efek baik yang positif 

maupun kurang menyenangkan bagi pengguna dan perusahaan, sehingga yang terbaik yang 

bisa dilakukan adalah merancang implementasi sebaik mungkin untuk mengurangi side effect 

yang kurang menguntungkan. Adalah penting untuk mengerti bahwa masing-masing 

perusahaan memiliki keunikan dalam melakukan implementasi ERP, namun hal terbaik yang 

bisa dilakukan adalah impelementasi secara bertahap berdasarkan kebutuhan dasar dan 

kemampuan perusahaan, termasuk budget dan kemampuan SDM, atau jika perusahaan benarbenar 

mempertimbangkan merombak keseluruhan proses bisnis, maka cara „big bang’ atau 

full modul implement secara berkesinambungan. 

Ketika perusahaan menganggarkan sejumlah dana untuk mengimplementasikan ERP, 

penting untuk melakukan pemilihan terhadap ERP yang paling cocok dengan kebutuhan 

perusahaan. Lebih penting lagi adalah keputusan, apakah perusahaan mampu 

mengimplementasikannya sendiri, atau menggunakan jasa konsultan yang sudah 

berpengalaman menerapkan implementasi ERP. 

Ada faktor-faktor keberhasilan dan faktor-faktor kegagalan antara lain : pertama, 

kemampuan untuk mempersingkat bisnis proses atau operasi sehingga kustomisasi berkurang 

pada perusahaan; kedua, keberhasilan tim proyek yang didukung oleh manajemen, konsultan 

dan vendor; ketiga, adanya pelatihan yang berkelanjutan saat implementasi ERP pada 

perusahaan; keempat, menyesuaikan budaya organisasi yang sama untuk menghindari caracara 

tersendiri dalam mengerjakan hal-hal dan setiap fungsi/departemen beroperasi dengan 

prosedur berbeda dan ketentuan bisnis berbeda, maka perlu dilakukan wadah untuk sharing 

knowledge ERP pada perusahaan. Kelima, merencanakan biaya pada saat implementasi dan 

pengembangan ERP untuk menghindari pemakaian biaya yang melebihi dari kemampuan 

perusahaan. Keenam, pengujian sistem yang terbukti untuk jadi unsur sukses bagi beberapa 

perusahaan dan penyebab langsung kegagalan implementasi ERP pada perusahaan 

Karena itu, kualifikasi yang diperlukan untuk implementasi ERP dapat sukses adalah: 

1. Flexibility, untuk mendukung keunikan business process perusahaan, penting untuk 

memilih ERP yang paling dekat dengan solusi yang dibutuhkan di perusahaan, namun 

juga tidak kehilangan flexibilitas untuk mengakomodasi kebutuhan perusahaan. 

2. Open System, jika perusahaan telah memiliki data pada system sebelumnya, dan 

menginginkan data tersebut akan dimasukan ke dalam ERP anda yang baru, maka, 

ERP yang akan diimplementasikan penting memiliki kemampuan untuk melakukan 

proses import data tersebut. Jika terlalu banyak software pihak ketiga yang harus 

perusahaan harus membeli sebagai tambahan proses import tersebut, maka ERP 

tersebut semakin tidak open dan akan berpotensi menyulitkan perusahaan di depan, 

semisal perusahaan mengganti ERP, sementara ERP sebelumnya tidak memiliki 

kemampuan Export data dari ERP lama. 

3. Best Business Practises, otak dari semua ERP adalah Best Practises yang dibawa 

sesuai dengan business process dari jenis business perusahaan, semakin banyak 

sertifikasi yang diterima dan diakui dunia, semakin baiklah software tersebut. 

4. Standard & Minimum Customization, semakin „plug and play„ ERP perusahaan, 

semakin standard jenis ERP tersebut, namun semakin banyak customization yang 

2 


harus dilakukan untuk mengakomodasi kebutuhan ERP perusahaan, semakin sulitlah 

ERP tersebut dan mempunyai kemungkinan berhasil cepat. 

5. Mampu melakukan End to End integration demo, simak dengan baik proses mulai 

dari ujung yang satu ke ujung yang lain, apakah informasi tersebut tidak terputus, 

membutuhkan proses re-entry ulang atau tidak terintegrasi dengan modul lainnya? 

1.2. Tujuan Penulisan 

Penulisan Makalah ini bertujuan untuk : 

1. Menjelaskan secara umum faktor-faktor yang menyebabkan kesuksesan atau kegagalan 

dalam implementasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP) 

2. Memberikan contoh studi kasus implementasi ERP pada PT Bentoel Prima dan perusahaan 

yang gagal mengimplementasikan ERP serta kendala yang terjadi pada saat penerapan 

ERP 

3 


BAB II 

TINJAUAN PUSTAKA 

2.1. Sistem Informasi Manajemen 

Menurut Turban, McLean, dan Wetherbe (1999) Sistem informasi adalah sebuah 

sistem informasi yang mempunyai fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, 

menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik. 

Menurut Bodnar dan HopWood (1993) Sistem informasi adalah kumpulan perangkat 

keras dan lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi 

yang berguna. 

Menurut Alter (1992) Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, 

informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam 

sebuah perusahaan. 

Menurut Ferdinand Magaline, suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur 

yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai 

tujuan tertentu.Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau 

himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling 

tergantung satu sama lain, dan terpadu. Dari defenisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian 

sistem secara umum, yaitu 

a. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur 

b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. 

c. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. 

d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. 

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam 

suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan 

suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi 

merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan 

dalam proses pengabilan keputusan. 

Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan 

kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang 

bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan 

kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. 

Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang 

menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja 

diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan 

mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau 

peralatan sistem lainnya. 

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam 

suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan 

suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. 

4 


Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan 

suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi 

pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah 

transaksi perubahan dari suatu nilai yang disebut transaksi. Kesatuan nyata adalah berupa 

suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. 

Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga 

perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi. 

Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf, angka, bentuk suara, sinyak, gambar, 

dsb. 

Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian 

menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang 

berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. 

Data tersebut akan ditangkap sabagai input, diproses kembali lewat suatu model dan 

seterusnya membentuk suatu siklus. 

Menurut Barry E.Cushing, SIM adalah Suatu sistem informasi manajemen adalah 

Kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung 

jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk mengahasilkan informasi yang berguna 

untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian‟. 

(Jogiyanto,2005,14). 

Menurut Frederick H.Wu SIM adalah Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulankumpulan 

dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen‟. 

(Jogiyanto,2005,14). 

Menurut Gordon B.Davis (1985) SIM adalah Sistem Informasi Manajemen adalah 

Suatu serapan teknologi baru kepada persoalan keorganisasian dalam pengolahan transaksi 

dan pemberian informasi bagi kepentingan keorganisasian. 

Menurut George M.Scott, dalam buku „Prinsip-prinsip SIM‟ adalah Sistem Informasi 

Manajemen adalah serangkaian Sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan 

secara rasional terpadu yang mampu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi 

informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya 

dan sifat manajer atas dasar criteria mutu yang telah ditetapkan. 

Dari ruang lingkup di atas, beberapa ahli telah memberikan rumusan tentang sistem 

informasi manajemen, antara lain : 

1. SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam 

organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989) 

2. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi 

bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan 

perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, 

apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi 

tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi 

5 


matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka 

membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995) 

3. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu 

kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat 

organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan , operasi secara efektif dan pengendalian 

(Stoner, 1996) 

Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa Sistem Informasi 

Manajemen adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna 

mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi. 

Atau bisa dijabarkan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem 

informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu 

mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan 

produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah 

ditetapkan. 

2.2. Enterprise Resource Planning (ERP) 

2.2.1. Defenisi ERP dan Implementasi ERP 

Pengertian ERP atau Enterprise Resources Planning, memiliki banyak versi. Berikut ini 

merupakan beberapa pengertian tentang Enterprise Resources Planning. Diantaranya : 

ERP adalah suatu proses perencanaan bisnis terintegrasi beserta eksekusinya guna 

mencapai fungsi-fungsi dari proses bisnis itu. ERP mengelola operasi dan fungsifungsi 

pendukung dari industri manufaktur dengan harus memperhatikan sumbersumber 

daya kritis dari perusahaan. 

ERP adalah suatu tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasikan 

dan mengotomatisasikan banyak proses interal dan sistem informasi dalam hal fungsi 

produksi, logistik, distribusi, akutansi, keuangan dan sumber daya manusia pada 

perusahaan.( O‟Brien, 2006) 

ERP adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya 

perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan 

kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional 

di sebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan 

nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan 

tersebut. 

ERP adalah tulang punggung teknologi dari e-bisnis, sebuah kerangka kerja transaksi 

keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan pemrosesan pesanan penjualan, 

manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan distribusi serta 

keuangan. 

Enterprise Resources Planning (ERP) adalah sebuah sistem yang membantu untuk 

mengatur proses bisnis dalam suatu kesatuan yang terintegrasi seperti marketting, produksi, 

pembelian dan accounting dan menyimpan semua transaksi dalam suatu database yang 

6 


digunakan perusahaan serta menyediakan manajemen reporting tools.(Brady, Monk dan 

Wagner 2001). 

Konsep dasar ERP 

1. Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa 

Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan 

bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan 

mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi 

maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. 

2. ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan 

dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office 

System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, 

Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain. 

GAMBAR I. KONSEP DASAR ERP 

Sistem ERP adalah solusi bisnis yang terintegrasi bagi perusahaan untuk mencapai sasaran 

bersaing yang kuat dengan kompetitor. Sistem ERP memungkinkan perusahaan untuk 

mengintegrasikan fungsi-fungsi bisnis ke dalam proses bisnis yang unified dan terintegrasi. 

Bagi perusahaan yang mengimplementasikan sistem ERP, masalah yang sulit dan besar 

dihadapi adalah mengintegrasikan sistem yang terpisah-pisah diperusahaan, berpindah area 

fungsional yang terpisah menjadi sebuah sistem komputer yang dapat melayani kebutuhan 

antar departemen yang berbeda (Ethie dan Madsen, (2005) dalam Amaranti (2006). 

Sayangnya, kebanyakan implementasi sistem ERP tidak dapat memenuhi harapan. 

Banyak perusahaan yang telah mengeluarkan biaya besar untuk implementasi sistem ERP 

akan tetapi tidak berhasil memperoleh manfaat dan keuntungan dari implementasi sistem 

ERP tersebut. Kegagalan dalam implementasi sistem ERP pada dasarnya bukan terletak pada 

kesalahan instalasi software tapi sebagianbesar disebabkan oleh kesalahan yang dilakukan 

perusahaan untuk menentukan sistem yang tepat untuk menyelesaikan masalah bisnis dan 

kebutuhan yang sebenarnya (Brynjolfsson, et.al, 1993 dalam Amaranti (2006)). Hal lain yang 

menyebabkan tidak diperolehnya manfaat dan keuntungan darisistem ERP adalah adanya 

7 


keengganan dan penolakan dari user dan ketidakmampuan perusahaan-perusahaan untuk 

menentukan perubahan pada desain dan struktur organisasi sesuai dengan manfaat teknologi 

yang dipilih (Ethie dan Madsen, 2005 dalam Amaranti, 2006). 

Penggunaan sistem ERP adalah keharusan bagi user atau sering disebut sebagai 

penggunaan 

yang bersifat mandatory. Keengganan atau penolakan user untuk mengadopsi atau 

menggunakan sistem baru (sistem ERP) adalah salah satu alasan kegagalan implementasi 

yang harus diperhatikan perusahaan (Barker & Frolick, 2003; Krasner, 2000; Scott & Vessey, 

2002; Umble & Umble, 2002; Wah, 2000 dalam Nah et al, (2004)). Kurangnya penerimaan 

User tersebut dapat menyebabkan user hanya sekedar terpaksa menggunakan dan tanpa 

diimbangi dengan penggunaan yang handal pada sistem ERP. Selain itu juga dapat 

menyebabkan masalah ketidakpuasan bagi user terhadap sistem ERP. 

Beberapa literatur review yang mengkaji penerimaan user pada sistem implementasi 

sistem ERP adalah sedikit dan belum ada yang memasukkan pengaruh variabel yang 

berkaitan dengan konteks individu dan organisasi untuk mengkaji penerimaan end-user pada 

sistem ERP. 

2.3.2. ERP Critical Success Factor & terhadap Implementasi ERP 

Critical Success Factor (CSF) merupakan suatu parameter pengukuran dalam 

mengukurkinerja dari suatu fungsi ERP dalam perusahaan. Asumsi yang 

dipergunakan adalah bahwa fungsi ERP yang dikembangkan oleh perusahaan secara 

otodidak sendiri tanpamelibatkan konsultan ataupun pihak ketiga tetap dianggap sebagai 

aplikasi ERP.Berdasarkan metode CSF (Critical Success Factor ), faktor-faktor 

kesuksesan dalam ERP dibagi menjadi 5 kelompok yaitu: 

1 Management/organisasi;meliputi komitmen, edukasi, keterlibatan, pemilihan 

tim, pelatihan, serta peran dan tanggung jawab. 

2. Proses; meliputi ; alignment , dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses. 

3. Teknologi; meliputi : hardware, software, manajemen sistem, dan interface. 

4. Data; meliputi ;file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance dan integrasi data. 

5. Personel; meliputi ; edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan pengembangan 

pengetahuan. 

Turbit (2005) menyatakan bahwa kunci kesuksesan dalam implementasi ERP adalah : 

1. Manajemen perubahan yang baik. Manajemen perubahan sangat diperlukan untuk 

memberikan pendidikan kepada user yang akan bersentuhan langsung dengan sistem 

yang baru. Secara praktek, untuk mengelola perubahan-perubahan tersebut perusahaan 

dapat mengadopsi beberapa metode yang ada diantaranya Change Acceleration Project 

(CAP) atau model yang diusulkan oleh Aladwani (2001). Dari penjelasan pada sub bab 

implementasi ERP dapat dilihat bahwa perusahaan tersebut telah mengelola perubahanperubahan 

dengan cukup baik, terbukti dengan dilakukannya aktivitas berikut : 

2. Mengelola perubahan-perubahan yang terjadi sebagai akibat implementasi dengan 

mengadopsi CAP. 

3. Melakukan pendekatan-pendekatan kepada departemen yang akan diimplementasi untuk 

mendapatkan komitmen. Komitmen ini sangat penting untuk meyakinkan bahwa mereka 

akan menggunakan dan mendukung sistem ERP. Disamping itu pendekatan kepada 

departemen dilakukan untuk mengatasi kendala politis yang diakibatkan ketakutan akan 

kehilangan pekerjaan, keraguan akan manfaat dari implementasi sistem tersebut dan 

8 


sebagainya. 

Aktivitas Dalam Pemilihan ERP 

1. Analisa Strategi Usaha 

• Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers? 

• Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai? 

• Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai? 

• Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan? 

• Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki? 

• Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun 

untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut? 

• Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan? 

2. Analisa Sumberdaya Manusia 

• Bagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi ERP? 

• Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya? 

• Bagaimana komitmen dari tim implementasi? 

• Apa yg diharapkan para calon user thd ERP? 

• Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim? 

• Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan? 

3. Analisa Infrastruktur 

• Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, 

permanent office systems, communication system dan auxiliary system) 

• Seberapa besar budget untuk infrastruktur? 

• Apa infrastruktur yang harus disiapkan? 

4 Analisa Perangkat Lunak 

• Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan 

kondisi perusahaan? 

• Apakah ada dukungan layanan dari penyedia, tidak hanya secara teknis tapi juga 

untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari 

• Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersedia 

• Apakah perabgkat lunak memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis 

perusahaan 

2.2.3. Faktor – Faktor Penyebab Kegagalan Dalam Implementasi ERP 

9 


Beberapa penyebab kegagalan implementasi ERP adalah : 

1. Manajemen perubahan dan training. Kesulitan terletak pada perubahan praktek pekerjaan 

yang dilakukan. Training yang melibatkan banyak modul harus dilaksanakan seawal 

mungkin. 

2. To BPR* or not to BPR. Perusahaan harus memilih antara merubah bisnis proses untuk 

menyesuaikan sistem atau sebaliknya, dengan implikasi berupa biaya dan waktu untuk 

merubah sistem. (* Business Process Reengineering) 

3. Perencanaan yang buruk. Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal 

bisnis dan ketersediaan user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem. 

4. Meremehkan keahlian IT. Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan 

dengan baik. 

5. Manajemen proyek yang buruk. Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP 

tanpa melibatkan konsultan. Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan yang 

merugikan kliennya dengan tidak membagi tanggung jawab. 

6. Percobaan-percobaan teknologi. Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah 

laporan-laporan, menyesuaikan software dan merubah data biasanya diremehkan. 

7. Rendahnya keterlibatan Eksekutif. Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif 

senior untuk memastikan adaya partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu 

penyelesaian konflik-konflik. 

8. Meremehkan sumber daya. Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk 

manajemen perubahan dan training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan 

ulang, kustomisasi laporan dan biaya konsultan. 

9. Evaluasi software yang tidak mencukupi.Organisasi biasanya tidak cukup memahami 

apa dan bagaimana software ERP bekerja sampai mereka sepakat untuk membeli. Untuk 

mengatasi tersebut ada dua cara yang disarankan oleh Turbit (2005) yaitu melakukan 

perubahan budaya dan manajemen perubahan yang baik. 

10. Beberapa perubahan budaya yang harus dilakukan organisasi diantaranya : 

o Karyawan / user harus merubah fokus dari pekerjaan milik saya menjadi pekerjaan 

keseluruhan organisasi. 

o Perubahan budaya biasanya memerlukan waktu beberapa waktu. 

o Perubahan dari sistem lama yang mempunyai fleksibilitas tinggi (misal dalam 

pengambilan keputusan) dan tidak menaruh perhatian pada konsistensi menjadi sistem 

baru yang menaruh perhatian pada konsistensi. 

Sedangkan literatur-literatur yang membahas mengenai manajemen perubahan dalam 

implementasi ERP juga sudah cukup banyak diantaranya Aladwani (2001). Membuat sebuah 

kerangka konseptual dan model untuk mengelola perubahan-perubahan dalam implementasi 

ERP. 

Parr and Shanks (2000) mengatakan bahwa alasan mengapa implementasi ERP gagal yaitu : 

1. Strategi operasi tidak mendorong perencanaan dan pengembangan bisnis proses. 

2. Waktu implementasi lebih lama dari yang diharapkan. 

3. Aktivitas persiapan pra-implementasi tidak berjalan dengan baik. 

4. Orang tidak dipersiapkan dengan baik untuk menerima dan mengoperasikan sistem baru. 

5. Biaya implementasi lebih besar daripada yang diantisipasi. 

10 


6. Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak 

lagi apakah Software tersebut yang ”The Best”. 

7. Proses mapping dilakukan karena bisnis proses curent dan to be. Tahap selanjutnya yang 

dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap pemilihan 

bisnis proses yang akan dipakai. 

8. Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan 

dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru 

yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP. 

9. Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi 

dengan adanya implementasi ERP. 

Beberapa kendala yang dihadapi dalam implementasi dikategorikan menjadi 3 aspek : 

1. Teknis, Diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi model 

display. 

o Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang sama sehingga istilahistilah 

dalam produksi, penjualan, dll yang digunakan harus dirubah sesuai istilahistilah 

dalam ERP yang berbahasa Inggris. 

o Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen secara tradisional 

dilakukan dengan menggunakan model hard copy dimana Manajer menandatangani 

tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untuk membuka komputer karena proses 

Approval dilakukan melalui media tersebut (model display). 

2. Budaya, Implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut perubahanperubahan 

yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus aware terhadap 

penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update data). 

3. Politik, Kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh departemen 

IT sendiri dan dari luar departemen. 

o Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan oleh 

sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP, bagian IT inilah 

yang bertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan 

user disemua departemen. Beberapa karyawan di luar departemen IT juga merasa 

terancam dengan berkurangnya kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan 

oleh software ERP. 

o Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa dihapus tidak 

dapat dilakukan. 

o Keengganan user atau karyawan departemen lain pada saat diimplementasikan 

software karena adanya unsur ”ketidakpercayaan” terhadap departemen IT. 

Ketidakpercayaan tersebut timbul karena ketakutan bahwa data-data atau laporanlaporan 

rahasia mereka akan diketahui oleh bagian IT selaku administrator. 

Menurut Turbit (2005), salah satu penyebab kegagalan implementasi ERP adalah : 

1. Bisnis Proses. 

Dengan menerapkan ERP, maka perusahaan harus memilih antara merubah bisnis proses 

yang dimilikinya untuk menyesuaikan dengan sistem ERP atau sebaliknya. Agar dapat 

memilih, perusahaan yang akan mengimplementasikan ERP tentunya harus sudah 

11 


mempunyai bisnis proses sehingga dapat membandingkan dengan bisnis proses dari 

sistem ERP. Dari perbandingan tersebut, jika bisnis proses yang dimiliki perusahaan 

sudah matang maka tidak banyak perubahan yang dilakukan. 

2. Dengan implementasi ERP maka diperlukan perubahan-perubahan budaya organisasi 

terutama dikaitkan dengan cara bekerja. 

Beberapa contoh perubahan yang ada diantaranya adalah proses approval dari model 

hardcopy menjadi model display sehingga menuntut manajer tidak gaptek dengan 

teknologi. Perubahan yang lain misalnya karyawan dituntut terus menerus untuk 

mengupdate data karena informasinya diberikan oleh sistem ini harus bersifat real time. 

Dengan berjalannya waktu ternyata semua pihak dapat melakukan perubahan budaya 

organisasi sehingga user lebih siap dalam mengoperasikan sistem yang baru. 

12 


BAB III 

PEMBAHASAN 

3.1. Studi Kasus Implementasi ERP yang sukses (PT Bentoel Prima) 

3.1.1. Latar Belakang Implementasi ERP pada PT. Bentoel Prima 

Perseroan didirikan dengan nama PT Rimba Niaga Idola pada tanggal 11 April 1987 

dan berdasarkan keputusan rapat umum pemegang saham luar biasa yang diadakan pada 

tanggal 27 Desember 1996, nama Perseroan diubah menjadi PT Transindo Multi Prima Tbk. 

Pada tanggal 29 Agustus 2000, nama PT Transindo Multi Prima Tbk dirubah menjadi PT 

Bentoel Internasional Investama Tbk. 

Dengan berjalannya perkembangan bentoel, Hingga Sekarang BentoelGroup dikenal 

sebagai perusahaan rokok terbesar di Malang yang di kelola secaraprofesional dan modern 

lebih dari 75 tahun dan telah memproduksi beberapa brand terkenal antara lain, Bentoel Biru, 

Star Mild, X Mild, Bentoel Sejati, Tali Jagad, Bintang Buana, Neo Mild, Country, One Mild, 

dan lain-lain. 

Visi, Misi, Nilai Perusahaan dan Strategi Korporasi merupakan komponen dari The 

Winning Formula (TWF) yang disusun berdasarkan cetak biruperusahaan yaitu Bentoel 

Strategic Scenario (BSS). BSS merupakan landasandalam menyusun rencana jangka panjang, 

jangka menengah maupun jangkapendek supaya rencana dan pelaksanaannya dapat berjalan 

secara terarah dan berkesinambungan. 

Tidak bisa disangkal apabila industri rokok nasional mengalami penurunan. Hal ini 

dikarenakan berbagai kebijakan pemerintah telah menekan kinerja perusahaan rokok, 

terutama yang terkait dengan upaya peningkatan kesehatan masyarakat. Faktor lainnya, rokok 

menjadi penyebab utama berbagai penyakit yang mematikan. Oleh karena itu, untuk 

menyiasati tekanan tersebut perusahaan rokok biasanya mencari berbagai terobosan yang 

inovatif guna mendongkrak penjualan. Tidak hanya lewat promosi, tapi yang lebih penting 

adalah kelengkapan infrastruktur, terutama sistem. Kenapa sistem? karena sistem akan mendrive 

organisasi dan tanpa sistem yang terintegrasi, kinerja perusahaan akan sulit mengalami 

peningkatan dalam menjalankan proses bisnisnya. 

Menurut Paul Ong, Chief Information Officer Bentoel Group, sebelumnya masingmasing 

divisi di Bentoel memiliki modul aplikasi sendiri-sendiri, seperti di bagian keuangan, 

bagian pergudangan, bagian penjualan ataupun kantor pusat. Karena sistem aplikasi masingmasing 

bagian itu berbeda, sulit untuk berkomunikasi atau mengintegrasikan data dan tidak 

realtime. Buntutnya adalah keterlambatan dalam integrasi dan penyesuaian data. 

Pada saat tersebut, proses budgeting pada Bentoel masih dilakukan secara manual 

dengan menggunakan Microsoft Excel. Padahal industri rokok di Indonesia sangat 

kompetitif, sehingga pihaknya membutuhkan analisis situasi pasar yang dapat dilakukan 

dengan cepat untuk mengambil tindakan yang tepat dan cepat, sehingga dibutuhkan sistem 

yang bisa mengintegrasikan seluruh bisnis proses dalam perusahaan. Selain itu, karena 

datanya belum realtime, maka meskipun sudah terjadi transaksi penjualan atau pengiriman 

barang, tak secara otomatis mengurangi posisistok barang dagangan. Begitu pula, posisi 

13 


piutang atau account receivable juga belum bertambah. Manajemen informasi yang terpisahpisah 

seperti ini jelas berpotensi mengacaukan manajemen keuangan, karena data tak sesuai 

dengan fakta. Bahkan, ini juga berimbas pada kultur organisasi. 

3.2.2 Pemilihan ERP 

Pada tahun 2003 Bentoel melakukan beberapa langkah awal yaitu assessment dan 

pengkajian sistem TI beserta penentuan kebutuhan TI-nya, perumusan blue print dan road 

map pembenahan sistem TI. Langkah selanjutnya pun Bentoel kemudian menunjuk konsultan 

dan memilih perusahaan software. Setelah melalui proses penyeleksian beberapa paket 

software yang berkaitan dengan Corporate Perfomance Management, tim evaluasi Bentoel 

pun akhirnya memilih SAP Planning and Consolidation. Pemilihan didasari atas 

pertimbangan bahwa sistem ini sangat mudah digunakan (friendly user) dan didukung dengan 

fitur-fitur yag canggih serta lengkap. 

SAP Business Planning and Consolidation merupakan suatu aplikasi perencanaan dan 

konsolidasi yang dapat memenuhi seluruh kebutuhan perusahaan mengenai perencanaan, 

konsolidasi, pengelolaan anggaran belanja dan pelaporan. Sistem ini mendukung seluruh 

kebutuhan perencanaan anggaran keuangan dan perencanaan operasional secara top-down 

dan bottom-up serta mendukung proses konsolidasi untuk memastikan pengelolaan keuangan 

berjalan lancar dan tepat waktu. 

Proyek ini mulai dijalankan pada Agustus 2003. Sistem ERP itu go live pada 1 Mei 

2004. Keputusan untuk mengimplementasikan SAP didasarkan pada hasil evaluasi terhadap 

beberapa paket software yang berkaitan dengan pengelolaan kinerja perusahaan. 

Implementasi tersebut akan memaksimalkan integrasi perencanaan dan fleksibilitas bisnis. 

Pengimplementasiannya juga mempertimbangkan potensi dari solusi yang telah terpasang 

yang juga bagian dari solusi SAP. Intinya, Bentoel lebih fokus untuk mencari the most 

appropriate up-to-date technology, bukan the most sophisticated. 

3.2.3 Sistem Informasi Terintegrasi 

Penerapan sistem ERP (enterprise resource planning) berbasis SAP yang 

diimplementasikan di PT Bentoel Prima dinamakan Be One Enterprise (BOE) atau B-1 yang 

mempunyai makna “sistem pemersatu” dimana seluruh elemen sistem informasi yang ada 

masing-masing akan terintegrasi satu dengan lain menjadi suatu sistem informasi enterprise 

yang terintegrasi secara total dengan media data, suara dan video yang terkonvergen 

(convergence) secara digital. 

Sistem B1 membantu efisiensi melalui penguatan kemampuan manajemen perusahaan 

untuk memonitor dan mengontrol secara dekat proses yang ada. Hal ini dikarenakan semua 

proses, mulai dari pembelian, inventori, produksi, dan distribusi dikontrol dengan baik anak 

perusahaan dapat melihat setiap biaya dan selalu dalam keadaan tahu untuk menentukan 

waktu dan strategi yang tepat untuk efisiensi. Bentoel melakukan tahapan persiapan tahun 

2004 dalam lingkup Keuangan dan Control, Manajemen Bahan, Rencana Produksi, Distribusi 

dan Penjualan, Manajemen Dana, dan Konsolidasi. 

14 


Sebelum akhir 2004, Bentoel mengenalkan sistem SAP penuh. Satu tahun setelah 

implementasinya, sistem baru ini sudah beroperasi penuh mendukung berbagai departemen. 

Sistem baru ini telah meningkatkan produktivas dengan memangkas beban administrasi 

manual dan meningkatkan sistem kontrol sehingga pada akhirnya secara keseluruhan 

meningkatkan efisiensi. Dan untuk memaksimalkan potensi B-1 sistem, departemen 

penjualan dan distribusi serta sistem informasi membawa ide tentang perlunya bantuan 

komputerisasi pada jalur distribusi dan penjualan di lapangan yang pada akhirnya dipilih 

untuk menggunakan Personal Digital Assistants (PDA). 

3.2.4 Tahap-Tahap BOE 

• Tahap pertama. 

Dengan mengintegrasikan perencanaan korporasi dan perencanaan departemen, implementasi 

BOE difokuskan pada proses budgeting, kemudian manajemen membuat rancangan model 

biaya, dan menampilkan analisis yang akurat untuk penetuan anggaran operasional sesuai 

dengan perencanaan dan asumsi strategis. Implementasi proses penyusunan anggaran 

ditargetkan selesai dan go live pada awal Juli 2008. 

• Tahap berikutnya 

Bentoel mengembangkan dan memperluas modul SAP–nya untuk meningkatkan performa 

perusahaan. 

Adapun modul ERP lainnya yang telah diimplementasikan oleh Bentoel adalah Sales and 

Distribution, Fleet Management and ECCS, Production Planning, Material Management, 

Finance and Controlling. 

3.2.5 Implementasi BEO atau B-1 

Dalam proyek pembenahan TI di Bentoel, terdapat dua agenda penting yang telah 

diselesaikan, yaitu Online Data Transaction (ODT) dan Sales Force Automation (SFA). 

Berhasilnya tahap pengembangan ODT, menjelaskan bahwa semua divisi telah terkoneksi 

secara online dan tidak ada lagi gap informasi antar bagian. Informasi yang tersedia menjadi 

seragam sehingga tidak perlu penyesuaian dan konsolidasi data antar bagian. Selain itu, 

kontrol manajemen dari para direksi menjadi lebih mudah pelaksanaannya. 

Penerapan ODT merupakan kemajuan besar bagi Bentoel. Namun satu hal yang 

paling istimewa adalah program SFA dan pemanfaatan TI untuk pengontrolan bahan baku 

(tembakau). Dapat dikatakan, program SFA merupakan terobosan yang belum dilakukan 

pemain lain, khususnya di industri rokok. Tujuan Bentoel menggunakan program ini adalah 

menguatkan lini penjualan dengan memanfaatkan TI. Pada praktiknya, kini salesman Bentoel 

dipersenjatai satu unit PDA (personnal digital assistance) untuk mendukung kinerja mereka, 

baik untuk melihat informasi harian dan mengevaluasi kinerja mereka. Data-data yang ada di 

PDA mereka, selalu akurat karena selalu terjadi proses download dan upload dari atau ke 

sistem TI di masing-masing kantor cabang atau Area Sales and Marketing. 

Terobosan ini dikenal dengan sistem B1 Mobile dan B1 ASMO yang membuat para 

salesman dapat memonitor dan memadukan informasi penjualan hingga level retailer. B1 

Mobile merupakan sistem yang memberikan hasil statistik market berkualitas tinggi dan 

15 


akurat, sehingga beban administrasi manajemen berkurang dan efisiensi kinerja meningkat. 

Dengan strategi ini, Bentoel menjadi industri pertama yang menggunakan PDA untuk 

mendukung penjualannya. Sedangkan ASMO merupakan sistem yang menghubungkan 

kantor-kantor cabangnya secara online dengan jaringan berbasis internet protocol melalui 

Wide Area Network. Sistem ini menghubungkan semua kantor cabang dengan kantor utama 

sehingga semua data dari cabang dapat dikompilasi. 

Selain itu, Bentoel juga memiliki B1 Communication yang digunakan untuk 

komunikasi suara antar kantor Bentoel. Penerapan sistem ini meningkatkan produktivitas dan 

efisiensi di berbagai divisi yang semula manual menjadi otomatis, sesuai dengan tujuan 

jangka panjang Bentoel dalam Desain Bisnis Digital (Digital Business Design).. 

Gambar 2. PT. Bentoel Prima ISBP (Information System & Business Process) 

Sistem Be-one ini diimplementasikan pada tahun 2004 dan berpusat pada aplikasi 

Enterprise Resource Planning (ERP) dari SAP. di dalam ERP yang sistem nya 

diimplementasikan oleh Soltius Indonesia ini ada beberapa modul utama antara lain Material 

Manajement, Sales and Distribution, Production Planning, Fund Managemet, Controlling dan 

Financial accounting. Dengan sistem ini data bisa seragam dan menjadi acuan dari semua 

kegiatan transaksi. 

Sistem Be-one ini adalah sistem yang terintegrasi dari hulu sampai ke hilir, dari transaksi 

hingga pelaporan untuk manajemen. Sebagai contohnya, data penjualan yang dilakukan 

tenaga penjualan dimasukan ke dalam PDA di lapangan saat melakukan transaksi penjualan. 

Pada akhir hari, seluruh transaksi di upload secara otomatis ke sistem di Area Sales dan 

Marketing Office (ASMO), untuk selanjutnya akan terkirim secara otomatis juga ke sistem 

yang ada di kantor pusat, dan semua data tersebut yang terkena dampak dari transaksi 

penjualan pun akan ter-update. 

16 


Gambar 3. SAP Core Moduls (modul utama pada system ERP) 

1. Fund Management (FM). 

Tugas Fund Management Dana adalah : 

 

 

 

Untuk membuat anggaran seluruh pendapatan relevan dan pengeluaran 

Untuk Mengontrol gerakan dana di masa depan sesuai dengan anggaran terdistribusi 

Untuk Mencegah anggaran yang berlebih. 

2. Material Management 

Tujuan dari modul ini adalah mengoptimasi semua proses yang terkait dengan perencanaan, 

pengadaan, pembelian hingga penyimpanan material. 

Manfaat yang diperoleh antara lain: 

 

 

 

Otomasi evaluasi pemasok 

Tingkat biaya pengadaan dan penyimpanan yang lebih rendah pada inventory dan 

manajemen pergudangan. 

Terintegrasi dengan verifikasi penagihan (invoice) 

3. Sales & Distribution 

Modul ini bertujuan untuk membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan 

dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing). 

4. Production Planning 

Modul ini bertujuan untuk membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan 

produksi (manufacturing) suatu perusahaan. 

5. Controlling 

17 


Modul ini bertujuan untuk : 

 

 

 

 

Sebagai pengendali capital investment. 

Sebagai pengendali aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan merencanakan 

pembayaran 

Sebagai pengendali pendanaan terhadap pembelian, pengadaan dan penggunaan dana 

di setiap area 

Sebagai pengendali biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan 

6. Financial Accounting 

Modul ini bertujuan untuk : 

 

 

 

Menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap keuntungan perusahaan. 

Mengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi intenal 

maupun eksternal. 

Menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak (mengaudit) setiap angka 

yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi awalnya. 

Modul-modul dari Be-one system tersebut antara lain adalah ; 

 

 

 

 

 

 

 

 

Be-one Portal, menyediakan fitur knowledge management dan knowledge sharing 

yang bisa dinikmati oleh seluruh karyawan 

Be-one ASMO & Mobile meliputi (Sales Administration & Management System serta 

Sales Force automation & Mobile Management. 

Be-one Deal untuk pembayaran 

Be-one Synergy (HRMS) untuk pengelolaan karyawan 

Be-one Poli untuk Healt care 

Be-one Intellegence (Business Intelegence) untuk menganalisa pasar 

Be-one Business Planning & Simulation untuk Perencanaan Perusahaan 

Be-one War Map & War Room. untuk menganalisa pasar 

Semua itu terintegrasi dengan system ERP sebagai satu kesatuan sistem. 

Gambar 4. Be-One ERP System 

18 


Dampak bisnis dari penerapan ERP di PT.Bentoel Prima tersebut terasa dengan 

meningkatnya produktivitas bisnis seperti meningkatnya kecepatan proses data dan kecepatan 

proses bisnis itu sendiri. Misalkan data penjualan dari kira-kira 1000 tenaga penjualan di 

seluruh Indonesia dapat dikumpulkan dan dilaporkan pada hari yang sama, dengan begitu 

manajemen Bentoel dapat segera mengetahui situasi pasar dan hasi dari aksi-aksi yang 

dilakukan, dan untuk selanjutnya bisa melakukan langkah penyesuaian yang dibutuhkan. 

Selain itu tidak ada lagi inkonsistensi di antara unit-unit dalam perusahaan. Dengan demikian 

pengambilan keputusan bisa menjadi cepat dan efektif. 

Contoh lain adalah dengan adanya modul business intellegence, bagianpemasaran dapat 

mengetahui produk, profil serta value seperti apa produk yang laku di suatu pasar. Hal ini 

telah dibuktikan dengan kesuksesannya Bentoel memasarkan salah satu produk barunya yang 

mampu terjualhingga dua kali lipat dari produk yang di luncurkan sebelumnya. Waktu dari 

produksi produk tersebut pun dapat dipangkas menjadi lebih singkat karena positioning 

maupun segmentasinya dapat diketahui dengan pas berdasarkan informasi yang dikumpulkan 

dari business Intellegence tersebut. 

Penerapan ERP di PT.Bentoel Prima tersebut. Revenue Bentoel mengalami kenaikan 

yang signifikan. Terhitung revenue di tahun 2005 hanya Rp.2 triliun, lalu setelah menerapkan 

ERP mampu meningkat hingga Rp.6,9 triliun pada tahun 2008.Dari sisi Volume produksi 

juga mengalami peningkatan, yang sebelumnya hanya 6,6 miliar batang di tahun 2005 

menjadi 17,5 miliar batang di tahun 2008. Market share nya pun meningkat dua kali lipat. 

Gambar 5. Grafik Peningkatan Revenue Tahun 2008 

19 


Gambar 6. Grafik Peningkatan Product Volume Tahun 2008 

Penerapan ERP di PT. Bentoel Prima memberikan keuntungan diantaranya : 

1. Instant Feedback, Business Intellegence, serta Operational Excellence terciptanya data 

penjualan yang bisa diterima pada hari yang sama mulai dari Sales Supervisor hingga 

direksi bisa diketahui. 

2. Efektifitas Sales Performance dapat diketahui. 

3. Bisa mengetahui dengan cepat masalah / kesulitan peneterasi di suatu daerah sehingga 

dapat cepat diambil keputusan. 

4. Dapat memantau kompetitor. 

5. Sisi operational Excellence Effectiveness bisa terpangkas karena menggunakan 

aplikasi lewat PDA 

6. Peningkatan produktifitas hingga 15% 

7. Peningkatan penjualan 

8. Stok level dapat terkontrol mulai dari pabrik sampai dengan penjual 

9. Financial Intern juga dapat terkontrol 

10. Dapat mengetahui produk, profil dan value seperti apa yang laku di pasar. 

11. Waktu produksi jauh lebih singkat 

12. Rencana yang akan datang setelah penerapan ERP, PT.Bentoel Prima akan 

meningkatkan lagi sistem administrasi manajemen penjualan dan mobile 

management, yang tadinya 1200 PDA di seluruh Indonesia maka jumlah nya akan 

ditambah menjadi 1600. 

3.2. Studi Kasus Implementasi ERP yang gagal 

Sebuah Enterprise Resource Planning (ERP) sistem meliputi teknik dan konsep yang 

digunakan untuk pengelolaan terpadu bisnis secara keseluruhan dari sudut pandang 

penggunaan sumber daya secara efektif manajemen, untuk meningkatkan efisiensi 

perusahaan. Mereka memiliki banyak keuntungan baik langsung maupun tidak langsung. 

Keuntungan langsung termasuk peningkatan efisiensi, integrasi informasi untuk pengambilan 

keputusan yang lebih baik, lebih cepat waktu respon untuk permintaan pelanggan dll Manfaat 

langsung termasuk citra perusahaan yang lebih baik, goodwill pelanggan yang meningkat, 

kepuasan pelanggan, dan sebagainya. 

Banyak organisasi dan bisnis di dunia saat ini sebagai bagian dari rencana 

pengembangan strategis mereka, advokasi untuk solusi ERP yang akan membantu insinyur 

ulang proses bisnis mereka untuk mencapai tujuan jangka panjang mereka. Pasar ERP sangat 

kompetitif dan cepat pasar yang berkembang, yang disebabkan oleh tiga faktor utama: 

a) vendor ERP yang terus memperluas kehadiran pasar dengan menawarkan aplikasi baru 

seperti manajemen rantai suplai (SCM), otomasi tenaga penjualan, manajemen hubungan 

pelanggan (CRM) dan sumber daya manusia. 

b) Untuk mempertahankan pertumbuhan cepat mereka, vendor ERP menjual lisensi lebih 

ke dasar terinstal mereka. 

20 


c) Sedangkan ERP berasal di pasar manufaktur, penggunaan ERP telah menyebar ke 

hampir setiap jenis usaha termasuk ritel, utilitas, sektor publik dan organisasi kesehatan. 

Di antara pemain industri termasuk SAP (Systeme Anwendungen Produkte), Oracle, 

QAD, SSA, Jenzabar, Datatel, PeopleSoft, Baan, JD Edwards, Scala, Navision, SunGard 

hanya untuk menyebutkan tapi beberapa. Bahkan di dalam diri mereka satu sama lain 

mengkategorikan ke High-end dan low-end jangkauan. Dalam Kenya penampang perusahaan 

memang pada sifat suka berperang dari melakukan atau berencana untuk berinvestasi dalam 

solusi bisnis ERP. Masa depan akan melihat pertempuran sengit untuk pangsa pasar beralih 

ke merger dan akuisisi untuk keuntungan strategis dan kompetitif. 

Ada banyak hype saat vendor untuk memindahkan produk mereka, dan selalu akan 

menjual dan bercerita tentang kisah sukses mereka dan bagaimana akan melompati ke dalam 

visi Anda. Mereka tidak pernah mengatakan kepada dari setiap kegagalan proyek ERP 

tersebut, dan tampaknya tidak ada perhatian dibayar untuk pelajaran yang dipetik dari 

skenario terkenal FoxMeyer Corporation, yang menyebabkan kebangkrutan dan pertempuran 

hukum yang panjang di ruang sidang dengan konsultan mereka setelahnya. 

Jika tidak benar direncanakan untuk, investasi dapat mendorong perusahaan keluar dari 

bisnis. Pusat untuk masalah yang rock dunia usaha sejauh ERP atau secara umum kegagalan 

proyek IT menyangkut masih tetap sama selama bertahun-tahun. Contoh berikut adalah 

tipikal dari proyek yang gagal dari statistik yang tersedia dari kekacauan kelompok Standish 

database 

1. The Hershey makanan sistem ERP menyebabkan kegagalan implementasi masalah 

distribusi besar dan hilangnya pasar 27%. 

2. The obat FoxMeyer sistem ERP menyebabkan kegagalan implementasi runtuhnya 

seluruh perusahaan. 

3. The IRS proyek pada kepatuhan wajib pajak mengambil alih satu dasawarsa untuk 

menyelesaikan dan biaya tak terduga negara $ 50000000000 

4. The Oregon Departemen konversi Kendaraan Bermotor untuk software baru 

mengambil delapan tahun untuk menyelesaikan dan kemarahan publik akhirnya 

membunuh seluruh proyek 

5. Negara sistem kesejahteraan Florida terganggu dengan kesalahan komputasi banyak 

dan $ 260.000.000 di lebih bayar. 

6. AMR Corp, Budget Rent A Car, Hiltons Corporation, Marriott "pastikan" proyek 

hancur karena menghabiskan lebih dari $ 125.000.000 selama empat tahun 

7. Proyek Snap-On Inc dikonversi ke entri orde baru dihitung biayanya perusahaan alat 

sebesar $ 50 juta kehilangan penjualan untuk paruh pertama tahun 1998 

8. Greyhound Lines Inc "Perjalanan" reservasi dan bus-dispatch sistem "gagal setelah 

menghabiskan $ 6.000.000· 

21 


9. Norfolk Southern Corp "Sistem integrasi dengan target merger Laporan Rail Corp". 

gagal karena kehilangan lebih dari $ 113,000,000 dalam bisnis 

10. Oxford Kesehatan Operator Inc "penagihan Baru dan sistem-pemrosesan klaim 

berdasarkan Unix Internasional dan Oracle Corp database" menghasilkan gerombolan 

dokter dan pasien marah tentang penundaan pembayaran dan kesalahan. 

11. Produk Minyak · Universal Proyek "Software untuk memperkirakan biaya proyek dan 

mencari spesifikasi teknik" mengakibatkan sistem tidak dapat digunakan. 

Proyek risiko The Corporation FoxMeyer proyek Delta III memiliki risiko proyek berikut: 

1. Lingkungan-manajemen memiliki kontrol sedikit atau tidak ada. Mereka tergantung 

100% pada konsultan dan vendor yang menutupi mereka dari mendapatkan kontrol. 

Fokus dari proyek ini secara dramatis berubah mendorong biaya proyek meningkat 

2. Pelaksanaan proyek ini kekurangan tenaga terampil dan berpengetahuan. FoxMeyer 

tidak memiliki keahlian dalam-rumah dan mengandalkan Andersen konsultasi 

untuk mengimplementasikan SAP R / 3 dan mengintegrasikannya dengan sistem 

gudang otomatis dari Pinnacle. Lebih dari 50 konsultan yang berpengalaman dan 

omset mereka tinggi. 

3. Lingkup-FoxMeyer adalah adopter awal SAP R / 3. Setelah proyek dimulai, 

FoxMeyer menandatangani kontrak besar untuk memasok sistem konsorsium 

universitas kesehatan (UHC). Acara ini diperburuk kebutuhan volume transaksi 

belum pernah terjadi sebelumnya pada server mereka HP yang mereka tidak bisa 

mengatasi 

4. Mandat Pelanggan - komitmen dari manajemen puncak dan user. Ini bukan kasus 

untuk beberapa manajemen senior. Ada masalah moral antara beberapa pekerja 

gudang tersebut. Otomatisasi gudang puncak terintegrasi dengan SAP R / 3 

mengancam pekerjaan mereka. Dengan penutupan tiga gudang, transisi ke gudang 

otomatis pertama bencana. pekerja kecewa persediaan rusak, dan pesanan tidak 

dipenuhi, dan kesalahan terjadi karena sistem baru berjuang dengan volume 

transaksi. 

Faktor Proyek 

Faktor-faktor 

yang atribut untuk eskalasi biaya termasuk tetapi tidak terbatas. 

1. Proyek faktor-ada persepsi bahwa investasi terus bisa menghasilkan hasil besar. 

FoxMeyer diharapkan penghematan sebesar $ 40 juta per tahun. 

2. Faktor-faktor psikologis para konsultan memiliki sejarah sebelum keberhasilan yang 

mendorong mereka untuk melanjutkan proyek tersebut. "Kami menyampaikan sistem 

yang efektif, seperti yang kita miliki untuk ribuan klien lain" (Computergram 

internasional 1998). Hal ini menciptakan kesan bahwa proyek tersebut secara radikal 

akan meningkatkan operasi kritis perusahaan. FoxMeyer sedikit lebih bahwa apa yang 

bisa mengunyah tetapi memulai proyek jalur cepat dengan staf tidak terampil. 

22 


3. Faktor Sosial-perusahaan konsultan eksternal tidak membenarkan proyek. De-eskalasi 

proyek melalui pengabaian akan berarti publisitas buruk. 

4. Organisasi-faktor pendukung untuk proyek tersebut kemudian dipaksa untuk 

mengundurkan diri karena penundaan dalam mewujudkan tabungan diproyeksikan. 

Perubahan dalam manajemen diperlukan dalam rangka untuk mengontrol biaya 

peningkatan - yang sudah terlambat. 

Faktor-faktor penyebab kegagalan : 

Ketika manajemen tidak mengendalikan ruang lingkup proyek ini terutama bila 

mengharapkan konsultan untuk menyediakan peluru sihir. 

1. Terlibat dalam proyek-proyek perusahaan lainnya bersaing untuk keuangan tengah 

sedikit. 

2. Tidak memiliki kebijakan manajemen perubahan yang tepat dan prosedur. 

3. Menggunakan konsultan tanpa pengalaman sebelumnya atau solusi ERP di mana 

perusahaan adalah satu-satunya perusahaan dalam industri 

4. Tidak memiliki transfer pengetahuan yang tertulis dalam kontrak konsultasi 

5. Jika vendor tidak memahami bisnis perusahaan 

6. Jika proyek tidak memiliki tahap yang jelas, kiriman dan komponen pengendalian mutu 

7. Jika perusahaan belum rekayasa ulang proses bisnis agar kompatibel dengan kemampuan 

teknologi 

8. Tidak memiliki komite proyek audit eksternal 

9. Tidak memiliki program pelatihan pengguna akhir yang jelas untuk mentransfer 

keterampilan untuk karyawan 

10. Memiliki manajemen over-berkomitmen (terlalu ambisius, mendorong tenggat waktu 

realistis) 

11. Anggota Tim tidak bertanggung jawab atas tindakan. 

12. Moral rendah dalam tim 

13. Tidak menggunakan metodologi penerapan standar 

14. Persyaratan definisi yang tidak memadai (proses saat ini tidak memadai) 

15. Tidak memadai sumber daya yang digunakan oleh klien 

16. Resistensi internal untuk mengubah 'lama' proses 

17. Sebuah pendekatan bottom up digunakan (proses ini tidak dipandang sebagai top 

Jika ada kesenjangan fungsional belum teridentifikasi (GAP analisis) 

23 


BAB IV 

KESIMPULAN DAN SARAN 

4.1. Kesimpulan 

Pelajaran yang dipelajari dari proyek ERP harus gagal panggilan bangun tidur bagi 

perusahaan-perusahaan saat ini dalam proyek-proyek ERP atau memikirkan untuk pergi ke 

arah sana. Dari pembahasan yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa faktor kunci 

kesuksesan implementasi ERP yaitu : 

1. Bisnis Proses yang matang. 

Syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan mengimplementasikan ERP. ERP 

tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah perusahaan yang tidak memiliki bisnis 

proses yang jelas. 

2. Manajemen Perubahan yang baik. 

Implementasi sistem ERP akan selalu diikuti dengan perubahan dalam perusahaan 

tersebut. Manajemen perubahan sangat diperlukan untuk memberikan pendidikan 

kepada user yang akan bersentuhan langsung dengan sistem yang baru. Pendidikan 

dan penjelasan yang perlu diberikan diantaranya mengenai alasan perusahaan tersebut 

perlu mengganti sistem, seberapa efektif sistem baru ini jika diimplementasikan dan 

masalah-masalah apa di sistem lama yang akan bisa diselesaikan dengan sistem baru 

tersebut. 

3. Komitmen mulai dari level manajemen sampai ke user. 

Implementasi ERP dalam sebuah perusahaan akan membutuhkan waktu, tenaga dan 

pikiran yang banyak sehingga komitmen dari manajemen puncak sampai user yang 

akan bersentuhan langsung dengan sistem menjadi mutlak diperlukan. 

4. Perubahan budaya organisasi. 

4.2. Saran 

ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan 

hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus 

terlibat dan memberikan dukungan. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan 

meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk 

meningkatkan daya saing perusahaan. Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, 

jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk 

implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya 

Yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi risiko-risiko yang terdapat dalam 

implementasi ERP dan kemudian bagaimana mengelolanya. Potensi kesuksesan 

implementasi akan semakin besar jika risiko-risiko tersebut dapat diminimalisasi. Pertama, 

adalah terkait komitmen dan dukungan dari manajemen senior terhadap proyek implementasi 

ERP ini. Faktor ini sangat menentukan keberhasilan implementasi ERP. Proyek implementasi 

ERP mesti dipandang sebagai sebuah proyek bisnis, bukan proyek IT. Risikonya pun 

merupakan risiko bisnis. Komitmen dan dukungan manajemen senior ini akan berpengaruh 

antara lain pada: 

24 


1. Kecepatan pengambilan keputusan strategis, 

2. Dukungan terhadap implementasi perubahan pada bisnis yang diakibatkan oleh 

implementasi sistem, 

3. Endorsement (atau mungkin juga enforcement) terhadap manajemen eksekutif dan 

jajaran yang ada di bawahnya untuk juga mendukung apa yang dibutuhkan untuk 

kesuksesan implementasi ERP ini 

4. Resolusi terhadap konflik yang mungkin timbul dalam proses implementasi 

5. Dukungan sumber daya terhadap program-program yang direncanakan dalam rangka 

kesuksesan proyek 

Kedua, adalah soal manajemen proyek. Faktor risiko yang ini merupakan faktor yang 

sangat kritikal dan amat sering menjadi penyebab kegagalan implementasi. Manajemen 

proyek yang maksud disini termasuk pada sisi implementer ERP maupun manajemen proyek 

dari sisi pemilik proyek (project owner). Untuk mengatasinya, sebaiknya : 

a. Menguatkan kemampuan implementer untuk mengestimasi sumber daya dan waktu 

yang dibutuhkan untuk melaksanakan task-task dalam proyek implementasi ERP. 

Ketidakmampuan ini umumnya disebabkan oleh perencanaan yang kurang detail, 

yang biasanya disebabkan karena kurangnya pengalaman dan pengetahuan tim project 

management implementer mengenai pekerjaan sejenis. Bisa juga karena kesalahan 

persepsi implementer terhadap lingkup pekerjaan yang dituangkan dalam TOR karena 

berbagai sebab. Atau karena perencanaan awal yang dibuat hanya untuk kebutuhan 

pemenuhan compliance administratif saja, misalnya untuk kebutuhan seleksi lelang, 

project charter, penagihan, dan sejenisnya. 

b. Menguatkan koordinasi antar bagian (stream) dalam tim proyek. Biasanya intensitas 

dan tingkat stress yang cukup tinggi pada setiap bagian tim proyek membuat 

koordinasi dengan tim lain menjadi terabaikan/kurang diperhatikan. Semakin jauh 

permasalahan koordinasi ini tidak serius ditangani maka akan semakin besar risiko 

yang ditimbulkan di akhirnya dan akan semakin besar pula effort yang dibutuhkan 

untuk mensolusikannya. 

c. Meningkatkan penyediaan SDM dan ekspertis yang dibutuhkan proyek pada waktu 

dibutuhkan. Dampaknya tidak tersedianya SDM akan lebih besar jika terletak pada 

project critical path. 

d. Meningkatkan kontrol dari manajemen proyek dari perusahaan pemilik pekerjaan 

terhadap manajemen proyek implementer. Lemahnya kontrol akan berdampak pada 

aspek waktu pelaksanaan task sesuai project plan, kualtias hasil dari setiap task, dan 

yang kritikal juga adalah soal kesesuaian kualitas SDM yang diterjunkan oleh 

implementer pada proyek dengan kualitas dan kuantitas yang dijanjikan atau 

direncanakan. 

e. Mengurangi kesenjangan kompetensi antara SDM dalam organisasi proyek 

perusahaan pemilik pekerjaan dengan SDM dari implementer. Agar komunikasi 

berimbang. 

25 


DAFTAR PUSTAKA 

O‟Brien JA, Marakas G. 2005. Management Information sistem. Ninth edition. Boston: Mc 

Graw Hill, Inc. 

Amaranti, Reni. 2006, Faktor Kritis Dalam Proyek Implementasi ERP Dan 

Pengaruhnya Terhadap Perubahan Dalam Organisasi (Studi Kasus: PT Telekomunikasi 

Indonesia Tbk), Tesis Magister Teknik dan Manajemen Industri; Institut Teknologi Bandung. 

. 

Compeau, D. R., Higgins, C.A. 1995, Computer Self-Efficacy: Development of a 

measurement and Initial Tes, MIS Quarterly 

Davis, fred D. 1989, Perceived Usefulness, Perceived Ease of Use, and User Acceptance of 

Information Technology, MIS Quarterly 

Leon, Alexis, 2000, ERP Demystified 

Scott, E Judy, 2004 , Kepailitan The Narkoba FoxMeyer 

Lloyd, Hujan, 2005, Kegagalan Proyek IT 

Computerworld, 2000, Top 10 Kegagalan Teknologi Informasi Perusahaan 

26

KESUKSESAN-DAN-KEGAGALAN-IMPLEMENTASI-ENTERPRISE-RESOURCE-PLANNING-ERP-PADA-PERUSAHAAN-DAN-CONTOH-STUDI-KASUS

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?