MINIT MESYUARAT JPKA BIL 3 TAHUN 2010 - Kementerian ...

No. Fail: (02)JKNJ(Kew)008/10
KEHADIRAN :
MINIT MESYUARAT
JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA)
NEGERI JOHOR BIL 3/2010
TARIKH : 21 OKTOBER 2010 (KHAMIS)
MASA : 2.00 PETANG
TEMPAT : DEWAN MESYUARAT,
BAHAGIAN KESIHATAN AWAM,JKNJ,
TINGKAT 9, MENARA MSC CYBERPORT.
1. Dr. Mohd. Khairi Bin Yakub - Pengerusi
Pengarah Kesihatan Negeri Johor
2. Hjh. Rugayah Binti Abdullah - TPKN (Pengurusan)
3. Dr. Hjh. Fatimah Binti Othman - TPKN (Kesihatan Awam)
4. Dr. Hjh. Mahrusah Binti Jamaludin - TPKN (Pergigian)
5. Pn. Rosidah Binti Md. Din - TPKN (Farmasi)
6. Dr. Hjh. Morni Binti Atan - TPKN (Perubatan)
Hospital – hospital
1. Dr. Hj. Arbain Bin Lani - Pengarah Hospital Sultan Ismail
2. Dr. Hj. Ahmad Pauzi Bin Abu - Pengarah HPSF, Muar
3. Dr. Azimah Binti Abdul Aziz - Pengarah Hospital Batu Pahat
4. Dr. Azizah Binti Riduan - Pengarah Hospital Kluang
5. Dr. Aman Bin Rabu - Pengarah Hospital Segamat
6. Dr. Hjh. Selamah Binti Othman - Pengarah Hospital Kota Tinggi
7. Dr. Mohamed Hisham Bin Abu Samah - Pengarah Hospital Pontian
8. Dr. Sukhaila Binti Daros @ Darusman - Pengarah HTSMTI, Kulai
9. Dr. Sal Binti Atan - Pengarah Hospital Tangkak
10. Dr. Khairul Rizal Bin Othman - Pengarah Hospital Mersing
1

Pejabat Kesihatan Daerah
1. Dr. Roslinda binti A. Rahman - Peg. Kes. Kanan Daerah Johor Bahru
2. Dr. Arbaiah binti Othman - Peg. Kes. Kanan Daerah Batu Pahat
3. Dr. Hj. Mohd Yusof Bin Hj. Mashod - Peg. Kes. Kanan Daerah Kluang
4. Dr. Mohtar Bin Pungut @ Hj. Ahmad - Peg. Kes. Kanan Daerah Segamat
5. Dr. Norasikin binti Mahdan - Peg. Kes. Kanan Daerah Pontian
6. Dr. Hjh. Norhamimah binti Hj. Abdullah - Peg. Kes. Kanan Daerah Kota Tinggi
7. Dr. Mohamad Nizam Bin Hj. Subahir - Peg. Kes. Kanan Daerah Mersing
8. Dr. Zuraidah Binti Mokhtar - Pengarah Makmal Kesihatan Awam
9. Dr. Surinah Binti Asan - Peg. Kes. Kanan Daerah Kulaijaya
10. Dr. Hjh. Zaharah Bin Mohd Salleh - Peg. Kes. Kanan Daerah Ledang
Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah
1. Dr. Loh Kim Hong - Peg. Kesihatan Pergigian Johor Bahru
2. Dr. Mahfudzah binti Mohamad Dean - Peg. Kesihatan Pergigian Batu Pahat
3. Dr. Rohana Binti Mohamad Dean - Peg. Kesihatan Pergigian Kluang
4. Dr. Latifah Binti Othman - Peg. Kesihatan Pergigian Segamat
5. Dr. Noridah Binti Dato’ Adnan - Peg. Kesihatan Pergigian Pontian
6. Dr. Roslinda Binti Abdul Samad - Peg. Kesihatan Pergigian Kota Tinggi
7. Dr. Haliza BintibTugeman - Peg. Kesihatan Pergigian Mersing
8. Dr. Farha Binti Gimat - Peg. Kesihatan Pergigian Kulai Jaya
9. Dr. Habibah Binti Yakob - Wakil Pej. Pergigian Daerah Ledang
Wakil – wakil
1. Dr. Izam Bin Suleiman - Wakil Pengarah Hospital Sultanah
Aminah, Johor Bahru
2. Dr. Hj. Jamaluddin B. Ahmad - Wakil Pengarah Hospital Permai
3. Dr. Mohd Anuar Bin Abd. Rahman - Wakil Pej. Kes Daerah Muar
2

4. Dr. Azrita Binti Imran - Wakil Pej. Pergigian Daerah Muar
Turut Hadir.
1. Pn. Ainun Binti Yahya - Penolong Akauntan W36
2. En. Rohanizan Bin Bohari - Penolong Akauntan W27
3. En. Rozali Bin Majid - Ketua Pembantu Tadbir W26
4. Pn. Hjh. Fatimah Binti Abd. Aziz - Pembantu Tadbir Kanan W22
5. En. Azman Bin Hashim - Pembantu Tadbir Kanan W22
(PKD Ledang)
6. Puan Normah Binti Salim - Pembantu Tadbir (Kew) W17
7. En. Mohd Afiq Bin Hashim - Pembantu Tadbir (Kew) W17
8. Puan Rahasnawati binti Abdul Razak - Pejabat Kesihatan Daerah Johor Bahru
9. Puan Susie Lu Ling - Wakil Makmal Kesihatan Awam
Tidak Hadir Dengan Maaf
1. Tuan Hj. Abdul Rashid Bin Yaakub - Ketua Audit Dalam, KKM
2. Dr. Hjh. Rooshaimi Merican Binti - Pengarah Hospital Sultanah Aminah
A. Rahim Merican
3. Dr. Abdul Kadir Bin Abu Bakar - Pengarah Hospital Permai
4. Dr. Mohamad Zulkipli Bin Othman - Peg. Kes. Kanan Daerah Muar
5. Dr. Doreyat Bin Jemun - Peg. Pergigian Daerah Muar
Uusetia :
1. Encik Kalithasan A/L Kaliappan - Setiausaha
(KPP II Pentadbiran)
2. Pn. Siti Zubaidah Binti. Md. Shah - Penolong Setiausaha
(Akauntan, JKNJ)
3

1. PERUTUSAN TUAN PENGERUSI
Tuan Pengerusi mengucapkan salam dan mengalu-alukan kehadiran semua ahli
mesyuarat ke Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun
Bil. 3 Tahun 2010.
Beliau juga meminta agar semua Ketua PTJ mengambil serius isu-isu yang dibincangkan
dan mengambil tindakan sewajarnya segera seperti yang telah diputuskan bersama.
Beliau amat berharap agar pengurusan di semua jabatan adalah lebih mantap dan teratur
terutamanya dalam keadaan kekangan peruntukan.
MAKLUMAN
2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT BIL 2/ 2010
Minit Mesyuarat Bil. 2/2010 yang diadakan pada 19 Julai 2010 telah disahkan tanpa
pindaan.
3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
Mesyuarat mengambil maklum senarai maklumbalas sebagaimana yang telah diedarkan
kepada ahli mesyuarat.
4. PEMBENTANGAN LAPORAN
4.1 LAPORAN PRESTASI KEWANGAN BELANJA MENGURUS
4.1.1 Ahli mesyuarat mengambil makluman perkara-perkara berikut:-
a) Perbelanjaan keseluruhan termasuk tanggungan di bawah Belanja
Mengurus bagi semua Program untuk suku tahun ketiga bagi tempoh
dari bulan Januari hingga September 2010 adalah sebanyak RM873.9juta
atau 86% daripada jumlah peruntukan sebanyak RM1,015.37juta.
4

) Bagi Perbelanjaan Mengurus mengikut Objek Am, perbelanjaan di bawah
OA 10000 (Emolumen) adalah paling tinggi iaitu berjumlah RM487.38 juta
(82.34%). Ianya diikuti oleh perbelanjaan OA 20000 (Perkhidmatan dan
Bekalan) sebanyak RM380.6 juta (91.78%) dan OA 30000 (Aset) sebanyak
RM4.46 juta (64.55%). Manakala di bawah OA 40000 (Pemberian dan
Kenaan Bayaran Tetap) sebanyak RM1.47 juta (79.35%) telah dibelanjakan
bagi tempoh Januari hingga September 2010.
c) Prestasi perbelanjaan berbanding peruntukan mengikut program-program
bagi tempoh Januari sehingga September 2010 adalah seperti berikut :-
i) Program Pengurusan ( 010000 ) RM10.90 juta (75.87%).
ii) Program Kesihatan Awam ( 020000 ) RM171.14 juta (82.86%).
iii) Program Rawatan Perubatan ( 030000 ) RM647.04 juta (87.38%).
iv) Program Pengurusan Khidmat Sokongan Teknikal
Profesional ( 040000 ) RM0.464juta (56.49%).
v) Program Pergigian ( 050000 ) RM29.155 juta (81.62%)
vi) Program Farmasi ( 060000 ) RM3.83 juta (75.07%)
vii) Program Dasar Baru (080000 ) RM11.37 juta (92.36%).
d) Tuan Pengerusi meminta semua Ketua PTJ memantau prestasi
perbelanjaan terutamanya di bawah OA30000 (aset) yang masih belum
dibelanjakan sepenuhnya sehingga suku tahun ketiga. Sekiranya peruntukan
tersebut masih tidak dibelanjakan sehingga 1 November 2010, peruntukan
akan ditarik dan dipindahkan kepada peruntukan ubat.
5

e) Semua Ketua PTJ juga diingatkan untuk mengenalpasti keutamaan dalam
menguruskan perbelanjaan seperti peruntukan ubat, bukan ubat dan reagen
memandangkan situasi kewangan yang sangat kritikal.
f) Tuan Pengerusi juga memaklumkan bahawa semua Ketua Program
hendaklah sentiasa memantau prestasi perbelanjaan PTJ bagi memastikan
peruntukan ubat dan bukan ubat tidak terputus.
MAKLUMAN
2 LAPORAN PRESTASI PERBELANJAAN PEMBANGUNAN
4.2.1 Sehingga tempoh suku tahun ketiga, prestasi perbelanjaan pembangunan semua
PTJ di bawah seliaan Jabatan Kesihatan Negeri Johor adalah sebanyak 64.00%
dengan jumlah RM53.23 juta. Senarai perbelanjaan adalah seperti berikut:-
i) BP00105 (Latihan) - RM2.5 juta
ii) BP00201 (Kemudahan Kesihatan Luar Bandar)
ii) BP00202 (Bakas)
iii) BP00300 (Kemudahan Hospital dan Institusi)
iv) BP00600 (Ubahsuai, naiktaraf, pembaikan)
– RM5.1 juta
- RM0.15 juta
- RM3.0 juta
- RM13.7 juta
v) BP01100 ((Kenderaan dan peralatan perubatan) - RM25.3 juta
MAKLUMAN
4.3 LAPORAN BAYARAN BIL/ TUNGGAKAN BIL
4.3.1 Ahli mesyuarat telah mengambil maklum perkara-perkara berikut:-
a) Bagi tempoh suku tahun ketiga, sebanyak 22,094 bil telah berjaya diproses
dengan nilai sebanyak RM127.73 juta. Bagi tempoh tersebut terdapat 66 bil
dengan amaun sebanyak RM694,373 yang diproses melebihi tempoh
14 hari seperti yang ditetapkan oleh pekeliling.
6

) Tuan Pengerusi mengambil perhatian yang serius dalam urusan
pembayaran yang mesti dilaksanakan dalam tempoh tidak lebih dari 14 hari.
Alasan terlepas pandang atau tiada pegawai tidak boleh dijadikan punca
sekiranya berlaku kelewatan dalam proses pembayaran bil. Pemantauan
berterusan dari Ketua PTJ berhubung isu ini perlu dilaksanakan sewajarnya.
MAKLUMAN
4.4 LAPORAN BAYARAN DI BAWAH AP58(a)
4.4.1 Mesyuarat mengambil maklum akan laporan bayaran dibawah AP58 (a) bagi
tahun 2010 adalah seperti berikut:-
a) Sejumlah RM1,115,417 permohonan telah diterima bagi pembayaran
di bawah AP58(a). Program Perubatan telah menyumbang sebanyak
RM871,934 (78%). Program Kesihatan Awam berjumlah RM45,649 (4%)
dan bakinya Program Pengurusan berjumlah RM197,834 (18%).
b) Ahli mesyuarat mengambil maklum bahawa bagi mengatasi masalah
peruntukan ubat dan bukan ubat yang meruncing, permohonan pembayaran
di bawah AP58(a) adalah dipertimbangkan bagi perbelanjaan lain yang
kurang kritikal.
MAKLUMAN
5. LAPORAN BERKAITAN PENGURUSAN PERAKAUNAN
5.1 LAPORAN AKAUN AMANAH/DEPOSIT DAN PENDAHULUAN DIRI
Mesyuarat mengambil maklum akan laporan kedudukan Akaun Amanah, Akaun
Deposit dan Akaun Pendahuluan Diri bagi suku tahun ketiga adalah seperti berikut :
a) Tiada Akaun Amanah yang baru dibuka dalam tempoh Suku
Tahun Ketiga.
7

) Bagi Pendahuluan Diri – tiada Pendahuluan Diri yang diluluskan bagi Suku
Tahun Ketiga ini.
c) Kedudukan baki akhir Akaun Deposit sehingga tempoh September mengikut
PTJ adalah sebagaimana maklumat/laporan di Jadual Kedudukan Akaun
Deposit yang telah diedarkan semasa mesyuarat JPKA Bil. 3 Tahun 2010.
d) Ahli mesyuarat diingatkan senarai pendeposit hendaklah dikemukakan pada
setiap bulan ke Bahagian Akaun, Kementerian Kesihatan Malaysia.
MAKLUMAN
6 LAPORAN PUNGUTAN DAN TUNGGAKAN HASIL
6.1 Mesyuarat mengambil maklum:
a) Bagi tempoh bulan Julai sehingga September sebanyak RM 7.79 juta hasil
telah dikutip daripada 36 PTJ di bawah Jabatan Kesihatan Negeri Johor.
Hasil tertinggi yang dikutip adalah di bawah kod 72000 (Perkhidmatan dan
Bayaran Perkhidmatan) iaitu sebanyak RM5.86 juta.
b) Kutipan hasil di bawah Perintah Fi (Perubatan) 1982 adalah sebanyak
RM5.85 juta bagi suku tahun ketiga. Sebanyak RM2.99 juta adalah
disumbangkan dari caj rawatan Pesakit Dalam dan RM2.85 juta
disumbangkan oleh Pesakit Luar.
c) Tunggakan hasil terkumpul bagi tempoh Januari sehingga September
adalah berjumlah sebanyak RM12.13 juta. Pecahan tunggakan bagi tempoh
kurang satu tahun bejumlah RM1.95 juta, di bawah 3 tahun sebanyak
RM3.33 juta, bagi tempoh melebihi 3 tahun hingga 6 tahun sebanyak
RM3.95 juta dan melebihi 6 tahun adalah sebanyak RM2.89 juta.
d) Pengecualian bayaran bil hospital dari bulan Julai sehingga September
adalah sebanyak RM63,444. Hospital Sultanah Aminah merupakan PTJ
tertinggi yang memberi pengecualian kepada pesakit yang layak.
MAKLUMAN
8

7 LAPORAN BERKAITAN PENGURUSAN PEROLEHAN
7.1 LAPORAN STATUS ePEROLEHAN
7.1.1 Ahli mesyuarat dimaklumkan bahawa semua perolehan kerajaan hendaklah dibuat
melalui sistem ePerolehan selaras dengan Surat Kementerian Kesihatan Malaysia
Bil. (19) KKM(S)-57/T6/46 Jld 9 bertarikh 20 Oktober 2006.
7.1.2 Berdasarkan maklumbalas daripada PTJ bagi tempoh Julai hingga September
sebanyak 36 PTJ telah membuat urusniaga ePerolehan dengan nilai sebanyak
RM64.77 juta. Hospital Sultanah Aminah merupakan PTJ yang tertinggi transaksi
menggunakan sistem ePerolehan iaitu sebanyak 4,633 bilangan LPO dengan nilai
RM97.05 juta.
7.1.3 Ahli mesyuarat juga dimaklumkan bahawa perolehan secara sebutharga dan
tender akan dilaksanakan menggunakan sistem ePerolehan.
7.1.4 Tuan Pengerusi juga menjelaskan kepada semua Ketua PTJ untuk mematuhi
pekeliling yang menyatakan jabatan hendaklah menggunapakai sistem eP dalam
semua perolehan sekurang-kurangnya 70% dan ianya akan dilaporkan pada
setiap bulan dan dibincangkan di peringkat kementerian.
MAKLUMAN
7.2 LAPORAN PERLAKSANAAN ePAYMENT
7.2.1 Ahli mesyuarat mengambil maklum bagi suku tahun ketiga iaitu dari tempoh
Julai sehingga September 2010, sebanyak 592 bilangan transaksi
menggunakan ePayment dengan nilai RM257,961 dan HSA merupakan PTJ
tertinggi transaksinya iaitu sebanyak 214 transaksi dengan nilai RM119,329.50.
7.2.2 Ahli mesyuarat juga dimaklumkan bahawa Hospital Permai, Pontian, Tangkak
dan Mersing tiada transaksi pada suku tahun ketiga memandangkan tiada
permintaan.
9

7.2.3 Tuan Pengerusi mengharapkan sokongan dari semua PTJ yang terlibat untuk
terus menghebahkan sistem ini dengan tujuan mempermudahkan lagi urusan
pembayaran bil.
MAKLUMAN
8 LAPORAN BERKAITAN PENGURUSAN ASET DAN STOR
Laporan Aset dan Pengurusan Stor telah dibentang dan dibincangkan secara terperinci
dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Bil. 3 Tahun 2010 (laporan telah
diedarkan kepada semua ahli mesyuarat) pada 21/10/2010 jam 2.30 petang .
MAKLUMAN
9 LAPORAN TEGURAN JABATAN AUDIT NEGARA/AUDIT DALAM DAN LAWATAN
NAZIRAN OLEH JKNJ
9.1. Bagi tempoh Julai sehingga September 2010, sebanyak 2 auditan telah dijalankan
di PTJ oleh Cawangan Audit Dalam, KKM, 2 auditan oleh Jabatan Akauntan
Negara dan 2 naziran oleh JKNJ.
9.2 Tuan Pengerusi menegaskan bahawa perkara yang ditegur oleh pihak Audit
hendaklah diambil langkah pematuhan segera dan ia tidak sepatutnya berulang
pada masa akan datang. Setiap maklum balas perlu dikemukakan dalam tempoh
30 hari dari tarikh laporan diterima dan disalinkan kepada JKNJ
MAKLUMAN
10

10 LAPORAN LATIHAN (KEWANGAN)
10.1 Ahli mesyuarat mengambil maklum bahawa sepanjang suku tahun ketiga, seramai
46 anggota dari Pengurusan & Profesional dan 185 anggota dari kumpulan
sokongan telah menghadiri laithan berkaitan.
11 HAL-HAL LAIN
MAKLUMAN
11.1 Laporan eGL
Ahli mesyuarat mengambil maklum bahawa eGL telah dicetak sebanyak 3,691
bagi tempoh dari Julai sehingga September 2010 dan Hospital Pakar Sultanah
Fatimah, Muar sekali lagi adalah PTJ yang telah mencetak eGL tertinggi iaitu
sebanyak 1,005.
Tuan Pengerusi menegaskan agar semua anggota yang terlibat diberi panduan
dan latihan menggunakan sistem eGL.
MAKLUMAN
11.2 S3PK
Semua PTJ telah dimaklumkan peratusan S3PK bagi suku tahun pertama bagi
PTJ masing-masing. Tuan Pengerusi mengucapkan tahniah kepada PTJ yang
telah menunjukkan peratusan yang cemerlang dan mengharapkan ianya
berkekalan untuk tempoh suku tahun kedua yang akan berakhir pada
31 Disember 2010.
MAKLUMAN
11

12 PENANGGUHAN MESYUARAT
12.1 Tuan Pengerusi mengucapkan ribuan terima kasih kepada semua yang hadir
di atas komitmen yang diberikan bagi menjayakan mesyuarat ini.
12.2 Seterusnya beliau merakamkan ucapan penghargaan kepada Timbalan Pengarah
Kesihatan Negeri (Kesihatan Awam) atas komitmen dan kecekapan beliau dan
pegawai-pegawainya dalam memastikan mesyuarat berjalan dengan amat lancar.
Mesyuarat telah ditangguhkan pada jam 5.00 petang.
Nota: Minit ini telah di email kepada semua Ketua PTJ pada 16 Disember 2010
Urusetia:
Mesyuarat JPKA, JKNJ
12