AK Penamatan Gaji - Jabatan Akauntan Negara Malaysia

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA 

PANDUAN PENGGUNA PTJ eSPKB 

ARAHAN KERJA 

TAJUK : PROSES PENYEDIAAN DAN PERAKUAN PERUBAHAN GAJI BAGI TUJUAN 

PENAMATAN 

RUJUKAN DOKUMEN: eSPKB-AK0803 MUKA SURAT : 1/25 

KELUARAN : 2 PINDAAN : 2 TARIKH UBAHSUAI : 01 JANUARI 2013 

1.0 TUJUAN 

Arahan ini bertujuan untuk menyedia dan memperakukan maklumat perubahan gaji 

bagi menamatkan perkhidmatan kakitangan bergaji hari. 

2.0 TINDAKAN PENYEDIAAN 

2.1 Cop / lampirkan borang JANM08 di atas dokumen tuntutan. 

2.2 Pastikan ketepatan maklumat tuntutan dan dokumen sokongan yang 

disertakan mengikut pekeliling yang berkuat kuasa 

2.3 Di skrin utama, klik pada modul Perubahan Gaji dan skrin berikut akan 

dipaparkan: 

Disediakan Oleh: 

Pejabat Projek Aplikasi Kerajaan Elektronik (EG-AG) 

Jabatan Akauntan Negara Malaysia



ARAHAN KERJA 


PENAMATAN 



2.4 Klik pada sub modul Penamatan dan skrin berikut akan dipaparkan: 






ARAHAN KERJA 


PENAMATAN 



2.5 Klik butang Tambah dan skrin hasil carian seperti berikut akan dipaparkan: 

2.6 Klik butang Cari dan skrin berikut akan dipaparkan: 






ARAHAN KERJA 


PENAMATAN 



2.7 Klik butang Berikut atau pautan Nombor Halaman untuk paparan Maklumat 

Kakitangan yang berikutnya. 

2.8 Carian juga boleh dilakukan dengan kuncimasuk medan cari sama ada (Kod 

Jab, PTJ, No. KP, No. Gaji atau Nama), klik dropdown arrow pilih 

berdasarkan maklumat yang dikuncimasuk dan klik butang Cari. 

2.9 Contoh skrin hasil carian berdasarkan No. Kad Pengenalan: 

2.10 Klik pada pautan No. Kad Pengenalan dan skrin berikut akan dipaparkan: 






ARAHAN KERJA 


PENAMATAN 



Sistem akan 

default kepada ’T’ 

2 

1 

Medan berikut tidak 

perlu dikuncimasuk 

3 4 

5 

8 

10 

6 

9 

7 

13 

14 

15 16 

17 18 

19 

33 

38 

12 

11 

20 

21 

22 

24 

23 

34 

39 

40 

25 

27 

28 

29 

30 

31 

26 

37 

35 

36 

42 

41 

32 

43 

44 

45 

46 

47 48 

49 






ARAHAN KERJA 


PENAMATAN 



2.11 Kuncimasuk medan seperti berikut: 

Medan 

1 

Keterangan 

Kod Pejabat Perakaunan. (Rujuk Jadual Rujukan DCS). (medan 

mandatori) 

2 

Klik dropdown dan pilih sebab tindakan “Perubahan Data 

Organisasi”. (medan mandatori) 

3 

Tarikh mula tindakan (DD/MM/YYYY). Merujuk kepada tarikh 

mula bekerja pada bulan tindakan. (medan mandatori) 

4 Perubahan nama. (medan tidak mandatori) 

Kod Jabatan atau Kementerian kakitangan bertugas dan dibayar 

5 gaji. (Rujuk Jadual Rujukan DCS). (medan ini perlu dikuncimasuk 

jika maklumat pendapatan dikuncimasuk) 

Kumpulan Pekerja. Sistem akan default kepada B iaitu Jawatan 

6 Bukan Tetap. (medan ini perlu dikuncimasuk jika maklumat 

pendapatan dikuncimasuk) 

Klik pada dan Senarai Kod Sub Kumpulan Pekerja akan 

dipaparkan seperti berikut: 

7 

Pilih kod yang berkenaan. (medan ini perlu dikuncimasuk jika 

maklumat pendapatan dikuncimasuk) 

8 Klik dropdown dan pilih jenis kad pengenalan. (medan tidak 






ARAHAN KERJA 


PENAMATAN 



Medan 

9 

Keterangan 

mandatori) 

Nombor kad pengenalan tanpa sengkang (-) berdasarkan pilihan 

di medan 8. (medan tidak mandatori) 

10 Klik dropdown dan pilih cara bayaran. (medan tidak mandatori) 

Klik pada 

berikut: 

dan Senarai Bank Gaji akan dipaparkan seperti 

11 

Pilih bank gaji. (medan tidak mandatori) 

12 

Nombor akaun bank kakitangan tanpa sengkang (-). (Maksimum 

18 aksara). (medan tidak mandatori) 

13 Klik dropdown dan pilih jantina. (medan tidak mandatori) 

14 Tarikh lahir (DD/MM/YYYY). (medan tidak mandatori) 

15 

Klik dropdown 

mandatori) 

dan pilih status perkahwinan. (medan tidak 

16 Klik dropdown dan pilih agama. (medan tidak mandatori) 

17 Klik dropdown dan pilih bangsa. (medan tidak mandatori) 

18 Klik dropdown dan pilih taraf pencen. (medan tidak mandatori) 

19 Klik dropdown dan pilih warganegara. (medan tidak mandatori) 

20 No. KWSP 8 aksara. (medan tidak mandatori) 






ARAHAN KERJA 


PENAMATAN 



Medan 

21 

22 

23 

24 

25 

26 

27 

28 

29 

30 

31 

Keterangan 

Amaun caruman. Kosongkan medan 22 sekiranya medan 21 

telah dikuncimasuk. (medan tidak mandatori) 

Peratus (%) caruman. Kosongkan medan 21 sekiranya medan 22 

telah dikuncimasuk. (medan tidak mandatori) 

Vot yang dipertanggungkan (Rujuk Jadual Rujukan DCS). (medan 

ini perlu dikuncimasuk jika maklumat pendapatan dikuncimasuk) 

Kod jabatan yang dipertanggungkan (Rujuk Jadual Rujukan 

DCS). (medan ini perlu dikuncimasuk jika maklumat pendapatan 

dikuncimasuk) 

Kod PTJ yang dipertanggungkan (Rujuk Jadual Rujukan DCS) 

(medan ini perlu dikuncimasuk jika maklumat pendapatan 

dikuncimasuk) 

Kod aktiviti yang dipertanggungkan (Rujuk Jadual Rujukan DCS). 

(medan ini perlu dikuncimasuk jika maklumat pendapatan 

dikuncimasuk) 

Kod amanah yang dipertanggungkan (Rujuk Jadual Rujukan 

DCS). (jika berkenaan) 

Kod projek yang dipertanggungkan (Rujuk Jadual Rujukan DCS). 

(jika berkenaan) 

Kod setia yang dipertanggungkan (Rujuk Jadual Rujukan DCS). 

(jika berkenaan) 

Cara pembayaran sama ada melalui pinjaman atau secara 

langsung. Jika pembiayaan melalui pinjaman, kuncimasuk ‘P’ dan 

sekiranya pembiayaan secara langsung, kosongkan sahaja 

medan. (jika berkenaan) 

Kod pusat pembayaran. Merujuk kepada pusat yang 

bertanggungjawab ke atas pembayaran gaji kakitangan di bawah 

waran yang sedia (Rujuk Jadual Rujukan DCS). (medan ini perlu 

dikuncimasuk jika maklumat pendapatan dikuncimasuk) 






ARAHAN KERJA 


PENAMATAN 



Medan 

Keterangan 

32 Cawangan pembayaran. (jika berkenaan) 

33 

34 

Klik dropdown dan pilih sebab perubahan gaji. (medan tidak 

mandatori) 

Tarikh naik gaji berikut (DD/MM/YYYY). Merujuk kepada tarikh 

naik gaji pada tahun berikutnya. (medan tidak mandatori) 

Klik dropdown dan pilih kumpulan tangga gaji. Jika tidak 

35 

berkenaan pilih 90 -Tiada Skala. (medan tidak mandatori) 

Tangga gaji berdasarkan pilihan di medan 35. Jika pilih 90 – 

36 Tiada Skala tangga gaji ialah TIADASKL. (medan tidak 

mandatori) 

37 Skim perkhidmatan. (medan tidak mandatori) 

38 Tandakan pada indikator PCB. (medan tidak mandatori) 

39 

Nombor cukai. (jika berkenaan). Perlu dikuncimasuk sekiranya 

medan 38 ditanda. (medan tidak mandatori) 

Klik pada dan Senarai Kategori PCB akan dipaparkan seperti 

berikut: 

40 

Pilih kategori PCB. (medan tidak mandatori) 

41 Bilangan tanggungan. (medan tidak mandatori) 

42 

Tarikh lantikan pertama bagi kakitangan ke dalam Perkhidmatan 

Awam (DD/MM/YYYY). (medan tidak mandatori) 

43 

Tarikh kakitangan dilantik ke dalam perkhidmatan sekarang 

(DD/MM/YYYY). Sekiranya kakitangan baru dilantik maka tarikh 






ARAHAN KERJA 


PENAMATAN 



Medan 

44 

45 

46 

47 

Keterangan 

lantikan sekarang adalah sama dengan tarikh lantikan pertama. 

Manakala bagi kes sambungan kontrak tarikh sekarang adalah 

tarikh berkuatkuasa lanjutan. (medan tidak mandatori) 

Tarikh pelarasan imbuhan (DD/MM/YYYY). Merujuk kepada tarikh 

di mana imbuhan (bonus) yang akan diterima oleh kakitangan 

perlu diambilkira untuk tahun pembayaran imbuhan. (medan tidak 

mandatori) 

Tarikh mula (DD/MM/YYYY). Tarikh mula mestilah pada 1hb 

dalam bulan tindakan. Contohnya 01/03/2009. (medan ini perlu 

dikuncimasuk jika berkenaan) 

Tarikh akhir (DD/MM/YYYY). Tarikh akhir mestilah tarikh terakhir 

dalam bulan tindakan. Contohnya 31/03/2009. (medan ini perlu 


Klik pada dan Senarai Kod Pendapatan akan dipaparkan 

seperti berikut: 

48 

49 

Pilih Kod Pendapatan yang berkenaan. (medan ini perlu 


Amaun (RM). (maksimum 8 digit (NNNNN.NN)). (medan ini perlu 


Hari bekerja. Maksimum 23 hari. (medan ini perlu dikuncimasuk 

jika berkenaan) 






ARAHAN KERJA 


PENAMATAN 



2.12 Setelah medan dikuncimasuk, klik butang Simpan dan mesej berikut akan 

dipaparkan: 

2.13 Klik butang OK. 

2.14 Sekiranya melibatkan potongan, klik butang Potongan di skrin Sistem Gaji 

Berkomputer – Borang Perubahan Gaji (P. Skrin berikut akan dipaparkan: 

1 2 3 4 5 6 7 

2.15 Untuk menguncimasuk maklumat klik butang Ubah terlebih dahulu. 






ARAHAN KERJA 


PENAMATAN 



2.16 Kuncimasuk medan seperti berikut: 

Medan 

Keterangan 

1 Tarikh mula (DD/MM/YYYY). Tarikh mula mestilah pada 1hb dalam 

bulan tindakan. Contohnya 01/03/2009. (jika berkenaan) 

2 Tarikh akhir (DD/MM/YYYY). Tarikh akhir mestilah tarikh terakhir 

dalam bulan tindakan. Contohnya 31/03/2009. (jika berkenaan) 

3 Klik pada dan Senarai Kod Potongan akan dipaparkan seperti 

berikut: 

Pilih kod potongan. (jika berkenaan) 

4 Amaun (RM). (Maksimum 8 digit (NNNNN.NN)). (jika berkenaan) 

5 Nombor rujukan. Medan tidak mandatori. 

6 Kod penerima. Medan tidak mandatori. 

7 Nama penerima bayaran. Medan tidak mandatori. 






ARAHAN KERJA 


PENAMATAN 



2.17 Klik butang Simpan untuk menyimpan data yang telah dikuncimasuk. Skrin 

berikut akan dipaparkan: 

2.18 Klik butang OK jika ingin menyimpan data dan skrin berikut akan dipaparkan: 

2.19 Klik butang OK. 

2.20 Lengkapkan senarai semak dengan klik pada pautan Senarai Semak dan 

skrin berikut akan dipaparkan: 






ARAHAN KERJA 


PENAMATAN 



2.21 Tandakan kotak yang berkenaan berdasarkan dokumen sokongan yang 

disertakan. Jika terdapat dokumen sokongan yang tidak terdapat di senarai, 

klik ke dalam medan catatan dan kuncimasuk nama dokumen tersebut. Bil 1 

hingga 2 adalah mandatori ditanda. 






ARAHAN KERJA 


PENAMATAN 



2.22 Klik butang Simpan dan skrin berikut akan dipaparkan: 

2.23 Klik butang OK. Klik butang Keluar untuk kembali ke skrin Sistem Gaji 

Berkomputer – Borang Perubahan Gaji (Penamatan). 

2.24 Lengkapkan maklumat di Borang JANM08 dan serah kepada Pegawai 

Perakuan untuk diluluskankan bersama-sama dengan dokumen sokongan. 

. 

2.25 Klik butang Keluar untuk keluar dari skrin Sistem Gaji Berkomputer - Borang 

Perubahan Gaji atau Tambah untuk menyediakan dokumen perubahan gaji – 

Penamatan yang seterusnya. 






ARAHAN KERJA 


PENAMATAN 



3.0 TINDAKAN PERAKUAN 

3.1 Pegawai Perakuan perlu membuat carian dokumen yang hendak diperakukan 

di sub modul Perubahan dan skrin modul yang dipilih seperti berikut 

dipaparkan: 

3.2 Klik butang Cari dan skrin hasil carian akan dipaparkan seperti berikut: 

1 

2 

4 

3 






ARAHAN KERJA 


PENAMATAN 



3.3 Lakukan proses carian dengan membuat tindakan di medan berikut: 

Medan 

Keterangan 

1 Sistem akan default tahun kewangan semasa. Kuncimasuk 

tahun kewangan jika berlainan. 

2 Klik butang radio Belum Perakuan jika hendak melakukan 

perakuan. Jika hendak membuat carian dokumen mengikut 

status/tindakan, klik pada salah satu butang radio sama 

ada semua rekod/Belum Perakuan/ Telah Perakuan, Telah 

Diterima oleh GFMAS/Ditolak oleh GFMAS atau Telah 

dikemaskini di GFMAS. 

3 Kuncimasuk No. Siri atau maklumat berdasarkan pilihan di 

medan 4. 

4 Klik dropdown arrow dan pilih sama ada No. Siri, No. KP 

atau Nama. 

3.4 Carian juga boleh dilakukan dengan hanya klik butang Cari tanpa mengisi 

medan. Skrin akan menyenaraikan semua dokumen yang belum dan telah 

dilakukan Perakuan seperti contoh berikut: 






ARAHAN KERJA 


PENAMATAN 



3.5 Klik pautan No. Siri dan dokumen yang dipilih akan dipaparkan seperti 

berikut: 






ARAHAN KERJA 


PENAMATAN 








ARAHAN KERJA 


PENAMATAN 



3.6 Klik pautan maklumat pengesahan untuk menyemak maklumat penyedia 

adalah pegawai yang diberi kuasa. Skrin seperti contoh berikut akan 

dipaparkan: 

Klik butang Keluar untuk keluar daripada skrin maklumat 

pengesahan. 

3.7 Klik pautan Senarai Semak untuk menyemak maklumat senarai semak 

berdasarkan kepada dokumen sokongan yang disertakan. 

3.8 Jika terdapat maklumat yang tidak lengkap/tepat kembalikan kepada Pegawai 

Penyedia untuk tindakan pembetulan atau untuk membuat catatan/kuiri ke 

atas dokumen tersebut, klik pautan Catatan Perakuan. 

3.9 Jika semua maklumat lengkap/tepat, klik butang Perakuan untuk melakukan 

perakuan dokumen tersebut dan skrin berikut akan dipaparkan: 






ARAHAN KERJA 


PENAMATAN 



3.10 Double klik pada ikon iSign dan skrin berikut akan dipaparkan: 

3.11 Klik butang OK dan skrin Sistem Gaji Berkomputer – Borang Perubahan Gaji 

(Penamatan) akan dipaparkan. 

3.12 Lengkapkan maklumat di JANM08. 

3.13 Klik butang Keluar untuk keluar dari skrin perubahan gaji atau butang Cari 

untuk membuat carian dokumen yang seterusnya. 






ARAHAN KERJA 


PENAMATAN 



4.0 CETAKAN DOKUMEN 

4.1 Klik butang Cetak sekiranya pengguna ingin mencetak maklumat 

keseluruhan borang perubahan gaji. Skrin berikut akan dipaparkan: 

4.2 Klik butang OK sekiranya ingin mencetak. Skrin berikut akan dipaparkan: 






ARAHAN KERJA 


PENAMATAN 



4.3 Klik ikon pencetak untuk mencetak dokumen. Klik butang X untuk keluar dari 

skrin cetakan dokumen. 






ARAHAN KERJA 


PENAMATAN 



NOTA PENTING 

1. Sekiranya tarikh akhir penghantaran perubahan gaji telah tamat, popup mesej seperti 

berikut akan dipaparkan. Pengguna perlu menggunakan Modul Baucar Bayaran 

Selain Kakitangan Tetap (Baucar Bayaran Selain Kakitangan Awam). 

2. Pegawai Perakuan tidak boleh orang yang sama dengan penyedia. Sekiranya 

dilakukan oleh orang yang sama, popup mesej berikut akan dipaparkan: 

3. Nombor siri adalah dijana secara elektronik oleh sistem selepas klik butang Simpan 

dan unik mengikut Pejabat Perakaunan. No. Siri adalah gabungan (S+Year(YY)+7 

running number). Contohnya S090000001. 

4. Jika kuncimasuk kod pendapatan 0007/0008, 0060, 0061, 1601 perlu kuncimasuk 

kod pendapatan 0010. Jika kuncimasuk kod pendapatan 0011, 1080 tidak perlu 

kuncimasuk 0010. 






ARAHAN KERJA 


PENAMATAN 



NOTA PENTING 

5. Sekiranya Indikator PCB ditanda, medan kategori PCB dan bilangan tanggungan 

mandatori dikuncimasuk. Walaupun kategori PCB ialah 1(Bujang/Janda/Duda), 

bilangan tanggungan mesti dikuncimasuk dengan 0. 

6. Jika medan Pendapatan (IT0008/IT0014/IT0015/IT2010) dikuncimasuk, medan 

IT0000 dan IT0001 juga perlu dikuncimasuk. 

7. Hanya satu sahaja borang perubahan gaji (Kemasukan Baru 

/Perubahan/Penamatan/Kemasukan Semula) yang boleh dihantar ke GFMAS dalam 

masa satu bulan. Sekiranya tedapat pindaan pada borang perubahan gaji terdahulu 

pengguna perlu: 

(a) 

(b) 

Borang Perubahan Gaji belum diproses oleh Pejabat Perakaunan 

Memohon Pejabat Perakaunan kuiri borang perubahan gaji tersebut 

seterusnya membatal dan menghantar semula borang perubahan gaji yang 

baru. 

Borang Perubahan Gaji telah diproses oleh Pejabat Perakaunan 

Menghantar sebarang pindaan pada bulan berikutnya. 

8. Maklumat gaji hanya akan dikemaskini dalam buku vot (BV381) selepas eSPKB 

menerima fail UPPAY dari GFMAS. 

9. Satu nombor gaji tidak boleh diproses di dalam Pejabat Perakaunan dan Pusat 

Pembayaran yang berlainan pada waktu yang sama.

AK Penamatan Gaji - Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?