TAKLIMAT NAZIRAN - Jabatan Akauntan Negara Malaysia

TAKLIMAT NAZIRANDewan KDN, Bandar Meru Raya, Ipoh17 Oktober 20121 Zulhijjah 1423HWan Arman Wan OmarUnit NaziranJabatan Akauntan Negara Malaysia, Negeri Perakhttp://portalpp.anm.gov.my/perak

52 KATEGORIPENEMUAN NAZIRAN YANGTIDAK MEMATUHIPERATURAN KEWANGAN3

NO.PENEMUAN12345678910WARAN PERUNTUKANWaran Peruntukan eSPKB tidak dicetak / waran asal tidak disertakan bersama waraneSPKBTiada Surat Penurunan Kuasa dan Had Kuasa BerbelanjaNombor Rujukan Waran Manual yang Dikunci Masuk di Waran Peruntukan eSPKBberbezaBAUCAR BAYARANSalinan Pendua Dokumen Sokongan Tidak Dicop „SALINAN DIAKUI SAH‟Invois/Bil Dibayar Tidak Diperaku oleh Jabatan – AP99(e)(i) atau (ii)Penggunaan Kod Objek yang Tidak TepatSurat Arahan atau Jadual Kerja Lebih Masa / Salinan Kad Perakam Waktu TidakDisertakan Bersama Tuntutan Elaun Lebih Masa / Borang Tuntutan tidak lengkapBaucar Waran Udara (Pukal / Bukan Pukal) Tidak Ditandatangani oleh Agen dan / atauPemegang Waran / Tidak Disediakan Melalui Sistem eSPKBPesanan Tempatan Tidak Lengkap, Tidak Diperakui oleh Pembekal / Jabatan dan TidakDicetakBorang Tuntutan Perjalanan / Dokumen Sokongan Tidak Lengkap

NO.PENEMUAN11121314151617181920BAUCAR BAYARANBaucar Kecil (Kew. 50) Tidak Disediakan bagi Tujuan Panjar Wang Runcit / TidakDilengkapkanBayaran Tidak Menggunakan Bil / Invois / Resit yang Asal / Surat Akuan SumpahKesilapan Pengiraan Baucar Bayaran, Tuntutan Perjalanan, Elaun Lebih Masa atauPanjar Wang Runcit (Terlebih/Terkurang Bayar)Tuntutan Perjalanan Perjalanan tidak dikemukakan sebelum atau pada 10 haribulanbulan berikutnya (AP 100 (a) (b))Bayaran Kontrak/Perjanjian Tidak Dicatat Nombor Kontrak dan Tarikh Kontrak padaSenarai SemakAmaun Di Baucar Bayaran/Waran Udara Tidak Sama dengan InvoisTuntutan Elaun Penceramah Tidak Disertakan dengan Surat ArahanTidak Dicop „Akaun Kena Bayar‟ dalam Tempoh AKB (tidak perlu bagi dokumeneSPKB)Perihal Bayaran Tidak Lengkap / Tidak Mematuhi Surat Arahan JANMTidak Mematuhi AP 96(a)21Baucar Dibayar atas Nama Penjawat Awam – AP 99 (b)5

NO.PENEMUAN2223242526272829303132BAUCAR BAYARANPembayaran Melebihi 14 Hari – AP 103 (a)Pesanan Tempatan Dikeluarkan Selepas Tarikh PerolehanPesanan Tempatan / Jurnal Dilakukan Secara Manual / Pembelian Tidak MelaluiPesanan TempatanBaucar Bayaran Bil / Invois Tiada Dokumen Sokongan Lengkap / Tidak Tepat / JelasBayaran dengan Kontrak / Perjanjian – Dokumen Sokongan Tidak Lengkap denganDilampirkan Kontrak / Perjanjian yang Sah, Surat Setuju Terima Perlaksanaan, InvoisAsal / Borang JKR 66, Perakuan Pembayaran / Siap Kerja, Keputusan LembagaPerolehan dan Dokumen Sokongan lain yang Berkaitan serta Bayaran Tidak Sejajardengan Perjanjian yang telah DitandatanganiPindaan Tidak Selaras dengan AP 147 (i)(ii)Baucar Bayaran Tidak Disokong dengan Dokumen Sokongan yang Tepat / LengkapNombor Daftar Syarikat Tidak Dicatat / Berbeza dalam Invois dengan Baucar BayaranNombor Rujukan Invois Pembekal di Baucar Bayaran Berbeza dengan Nombor Invois /Bil Asal PembekalSijil AP 58(a) tidak disertakanPindaan Pada Tarikh Invois / Bil / Dokumen Sokongan Asal Pembekal 6

NO.PENEMUAN333435BAUCAR BAYARANDokumen Perjanjian Tidak Dimatikan Setem HasilAmaun Pembayaran kepada Pembekal di Baucar Bayaran Berbeza dengan Amaun yangPerlu Dibayar di Invois PembekalBayaran Tersilap Masuk ke Penerima yang SebenarNombor Akaun Bank Pembekal di Invois Berbeza dengan di Baucar Bayaran36BAUCAR JURNAL37 Dokumen Sokongan untuk Baucar Jurnal Tidak Lengkap / Tidak Disertakan38394041PENYATA PEMUNGUTDokumen Sokongan untuk Penyata Pemungut Tidak Lengkap / Tiada Perakuan IIPerakuan II untuk Penyata Pemungut Dibuat Dahulu Sebelum „Bank In‟ PungutanDilakukan / Pungutan Lewat Dimasukkan ke Dalam Bank AP 78(a)Tiada cop „TELAH BAYAR‟ (JANM 11) / Tidak Dicop pada Setiap HelaianNombor dan Tarikh EFT/Cek Tidak Dicatatkan pada Baucar Bayaran (JANM 09) TidakDigunakan / Dilengkapkan (jika cetakan dibuat sebelum status 8)7

NO.PENEMUAN4243444546474849505152PEMATUHAN PANDUAN PENGGUNA eSPKBBorang Pergerakan Dokumen eSPKB (JANM 08) Tidak Digunakan / Tidak Sesuai / TidakDilengkapkan dan Pegawai Penyedia, Perakuan I, Perakuan II, Orang yang SamaTandatanganSenarai Semak Tidak DicetakTiada Cop „Tarikh Terima‟ Pada Invois / Bil dan Penyata TuntutanLaporan eSPKB Tidak Dicetak (BV 381 dan BV 340)Penggunaan Modul Bayaran yang SalahPenyesuaian Vot Tidak Disediakan / Dicetak / Disemak (BV 500 – BV 505)Baucar Bayaran / Berganda eSPKB Tidak Dicetak / Silap Format CetakanDokumen Kewangan Tidak Difailkan / Difailkan Tidak Mengikut Turutan Nombor AP 126Tidak Menyelenggara JANM 12 – Bayaran Berjadual bagi Bayaran Perjanjian/Kontrak danTidak Difailkan untuk SemakkanSenarai Semak Tidak Dicetak (= NO.43)Tiada / Pinda Cop „Tarikh Terima‟ pada Invois/Bil dan Penyata Tuntutan (= NO. 44)8

‘TOP 10’PENEMUAN NAZIRANTAHUN 20119

NO. PENEMUAN BIL. PTJ1 Tiada / pinda cop 'TARIKH TERIMA' pada invois / bil dan penyata tuntutan1322 Tiada Surat Penurunan Kuasa dan Had Kuasa Berbelanja1323 Baucar Bayaran tidak disokong dengan dokumen sokongan yang tepat/lengkap1294 Laporan eSPKB tidak dicetak (BV 381, BV 340)1265 Salinan pendua dokumen sokongan tidak dicop 'SALINAN DIAKUI SAH„1146 Borang Tuntutan Perjalanan / Dokumen Sokongan tidak lengkap1117 Tiada cop 'TELAH BAYAR' (JANM 11) / Tidak dicop pada setiap helaian1028 Tuntutan Perjalanan tidak dikemukakan sebelum atau pada 10hb. bulan berikutnya[AP 100(a)(b)]999 Pindaan tidak selaras dengan AP 147(i)(ii)9610 Pesanan Tempatan tidak lengkap / tidak diperakui oleh Pembekal dan/atau Jabatan / tidakdicetak6310

‘TOP 10’PENEMUAN NAZIRANTAHUN 201211

NO. PENEMUAN BIL. PTJ1 Tiada Surat Penurunan Kuasa dan Had Kuasa Berbelanja 1352 Baucar Bayaran tidak disokong dengan dokumen sokongan yang tepat/lengkap 1333 Tiada cop 'TELAH BAYAR' (JANM 11) / Tidak dicop pada setiap helaian 1034 Tiada /pinda cop 'TARIKH TERIMA' pada invois / bil dan penyata tuntutan 1025 Laporan eSPKB tidak dicetak (BV 381, BV 340) 966 Penyesuaian Vot Tidak Disediakan / Dicetak / Disemak 867 Dokumen Sokongan Untuk Baucar Jurnal Tidak Lengkap / Disertakan 698 Invois / Bil Yang Dibayar Tidak Diperaku Oleh Jabatan – AP99(e)(i) atau (ii) 639 Kesilapan Pengiraan Baucar Bayaran, TNT, ELM atau PWR (Terlebih / Terkurang) 6010 Pindaan Tidak Selaras Dengan AP 147(i)(ii) 60 12

NO. PERKARA YANG DIBINCANGKAN KEPUTUSAN1 Tuntutan bayaran balik bil telefon bimbit. Pengesahan Bil Telefon perlu dibuat oleh Pegawai yangmenuntut dan perlu mendapat kelulusan pegawaiatasan.2 Bayaran balik bagi perbelanjaan Program 5S. Jika Jabatan mempunyai peruntukan bagi Program 5S,tuntutan bayaran boleh dilakukan. Sebagai alternatif,disarankan perbelanjaan dibiayai oleh sumber kelab atauhasil jualan barangan kitar semula.3 Salinan penyata / buku akaun bank penerimadikepilkan bersama baucar bayaran.4 Senarai nama ahli mesyuarat dan senarai kehadirantidak dilampirkan semasa menuntut bayaran.5 Dokumen sokongan bagi tugas rasmi yang diarahkanserta-merta.1. Bagi pembayaran kepada pegawai/kakitanganjabatan, salinan penyata/buku bank hanya perludisertakan untuk bayaran kali pertama atau jika inginmenukar akaun.2. Bagi pembekal, diperlukan setiap kali pembayarandibuat.Senarai kehadiran tidak perlu dilampirkan, memadaidengan perakuan pada Pesanan Tempatan yangmembuktikan bekalan telah disempurnakan.Dokumen sokongan yang perlu dilampirkan:1. Mesyuarat – Surat penggilan mesyuarat besertajumlah ahli mesyuarat dan urusetia.2. Program selain mesyuarat – Surat kelulusan program/ pakej / dokumen sokongan berkaitan.Perlu mengemukakan Surat Kelulusan Keluar Pejabatselaras dengan AP99(a).14

NO. PERKARA YANG DIBINCANGKAN KEPUTUSAN6 Resit hilang. 1. Penuntut perlu melakukan pengesahan bahawa resitasal telah hilang dan tidak dapat dikemukakan.2. PTJ akan melakukan bayaran dengan membuatpengesahan / perakuan bertulis ke atas kehilanganresit tersebut. Sekiranya resit asal dijumpai semula,bayaran tidak akan dilakukan lagi.7 Tandatangan penerima / pembekal di atas invois. 1. On-line – Tidak diperlukan dengan syarat notapenerimaan barangan dicetak dan dikepilkan.2. Off-line / manual – Dua tandatangan diperlukan:2.1 Pembekal2.2 Pegawai yang diberi kuasa8 Pukal Utiliti - bil / resit tidak dicop pengesahan„Disahkan Betul Atas Urusan Rasmi‟.Setiap bil/invois pukal tidak perlu dicap pengesahan„Disahkan Betul Atas Urusan Rasmi‟ kerana pengesahantelah dibuat semasa pengwujudan Akaun Pukal(AP93(ii)). Namun yang demikian, Ketua Jabatan /pegawai yang diberi kuasa perlu menyemak setiapdokumen supaya tidak berlaku pembayaran yangberulang.9 Tambang Gantian – isu di dalam menentukan kadartambang gantian iaitu sama ada menggunakan kadartambang MAS atau kadar tambang Air Asia/FireFly.1. Kadar bayaran Tambang Gantian tidak bolehditetapkan secara umum.2. Penetapan kadar Tambang Gantian wajar ditentukanoleh Ketua Jabatan bergantung kepada kawalandalaman dan peruntukan semasa.15

NO. PERKARA YANG DIBINCANGKAN KEPUTUSAN10 Tarikh cap / tebukan “Telah Bayar” pada BaucarBayaran.Tarikh yang sepatutnya tertera pada Baucar Bayaranyang telah dibayar ialah tarikh EFT. Namun yangdemikian, mengikut SPANM Bil 1/2008, tidak mewajibkantarikh dan memadai dengan cap / tebukan “Telah Bayar”.11 Tuntutan Perjalanan Peraturan telah menetapkan tuntutan hendaklahmengikut jarak yang terdekat iaitu dari satu stesen kesatu stesen dan tidak mengambilkira sama ada dalamwaktu pejabat atau di luar waktu pejabat. Ketua Jabatanperlu mengawal agar tuntutan yang dibuat adalahmunasabah.16

Pada 16 – 19 April 201217

NO PERKARA YANG DIBINCANGKAN KEPUTUSAN1 Arahan Perbendaharaan (AP) 11. Perwakilan kuasa berdasarkan jawatan perlu dibuat olehKetua Setiausaha (KSU) di peringkat Kementerian.Apabila KSU Kementerian bertukar, perwakilan kuasayang baru hendaklah dibuat. Manakala bagi perwakilankuasa di peringkat Jabatan perlu dibuat berdasarkanjawatan, nama dan had amaun yang dibenarkan. ApabilaKetua Jabatan bertukar, perwakilan kuasa yang baruhendaklah dibuat.2 Pindaan pada dokumen sokongan tidak mematuhi AP147. 1. Invois / bil / resit / Kew.50 – Tiada pindaandibenarkan.2. Borang tuntutan perjalanan / tuntutan lebih masa /borang pengiraan / borang perubahan gaji – Setiappindaan dibenarkan dengan mengggariskan danditandatangan ringkas oleh pegawai yang diberikuasa.3 Panduan Pengguna PTJ eSPKB yang terbaru tidakmenyatakan baucar dalam tempoh AKB perlu di capAKAUN TELAH BAYAR TAHUN XXXX.Cap AKAUN TELAH BAYAR TAHUN XXXX tidakdikehendaki bagi Baucar Bayaran eSPKB.4 Borang Bayaran Berjadual (JANM12). Fail perjanjian / kontrak yang mengandungi JANM12perlu bergerak bersekali dengan baucar bayaran keranaformat JANM12 perlu ditandatangani oleh pegawaiPeraku II.5 Cap “Telah Bayar” dan “Salinan Diakui Sah”. Hanya perlu di cap pada muka depan dan muka suratyang berkenaan dengan bayaran sahaja. Cap “TelahBayar” (JANM11) hendaklah di cap pada resit / bil /invois dan resit kecil sahaja iaitu dokumen-dokumen yangberkaitan dengan pembayaran sahaja.18

NO PERKARA YANG DIBINCANGKAN KEPUTUSAN6 Kebenaran bagi pegawai Penyedia mengesahkan danmenjadi Peraku I bagi dokumen kewangan yang sama.Dibenarkan kerana mengambilkira kekangan perjawatandi PTJ.7 Cap format JANM09 dan “Telah Bayar” pada BaucarJurnal.8 Keperluan disertakan resit bagi tuntutan tambang teksi /ERL / Touch 'n Go.9 Pesanan Tempatan lewat dikeluarkan dari tarikhpelaksanaan di mana perolehan perlu dibuat dengansegera.Hanya cap “Telah Bayar” perlu di cap pada Baucar Jurnaldan dokumen sokongan yang melibatkan pembayaran.Tuntutan perlu disertakan dengan resit sebagai buktiperbelanjaan. Berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8Tahun 1999 para 7.1, tuntutan boleh dibuat sebagaiperbelanjaan sebenar tanpa resit dengan membuatperakuan selaras dengan peruntukan AP99(c).Permohonan kelulusan daripada Perbendaharaanhendaklah diperolehi walaupun pembayaran telah dibuat.10 Bayaran yang dilakukan terkurang / terlebih bayar. Terdapat dua keadaan iaitu :i. Jika terkurang bayar – Jabatan disyorkan untukmembuat pembayaran perbezaan tersebut. SalinanBaucar Bayaran, borang tuntutan dan borang perkiraanhendaklah disertakan.ii. Jika terlebih bayar – Jabatan hendaklah mengutipsemula daripada pegawai berkenaan amaun yang telahterlebih dibayar. Salinan resit Kew38 / Kew38E danPenyata Pemungut hendaklah disertakan sebagai buktikutipan dilakukan. Disyorkan salinan resit dilampirkandengan Baucar Bayaran yang berkenaan.19

NO PERKARA YANG DIBINCANGKAN KEPUTUSAN11 Tuntutan Sara Ubat. Terdapat dua keadaan bagi permohonan Borang SaraUbat iaitu :i. Pembelian ubat secara berkala (jenis ubat yang sama)– permohonan dibuat untuk sekali sahaja merujuk kepadasurat permohonan pertama kali mengikut tempoh yangditetapkan oleh Kementerian Kesihatan Malaysia.ii. Pembelian ubat tidak secara berkala – permohonanhendaklah dikemukakan setiap kali pembelian ubathendak dibuat.12 Tuntutan bayaran tiket kapal terbang kerana pertukarantarikh penerbangan disebabkan oleh pindaan tarikhprogram oleh pihak penganjur.13 Adakah perlu bagi Pesanan Tempatan yang tidak lengkapdikuiri sekiranya di ruangan Perakuan Mengenai Mututidak dilengkapkan oleh pembekal / Jabatan (tiada tarikhatau cap pembekal / Jabatan)14 Adakah boleh pengesahan atas resit perbelanjaan rasmiyang dibelanjakan oleh seseorang pegawai tersebutdisahkan oleh pegawai itu sendiri atau pegawai atasannya.15 Adakah Elaun Harian layak dituntut bagi tugas rasmimelebihi 8 jam dan tidak melebihi 24 jam walaupun makandisediakan.Sekiranya pindaan tarikh penerbangan disebabkan olehkeadaan diluar kawalan penuntut dan tidak bersifatperibadi serta atas urusan rasmi, maka pembayaranboleh ditanggung oleh Jabatan sepenuhnya selarasdengan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9 Tahun 1992.Pembekal / Jabatan hendaklah melengkapkan tarikh ataucap pembekal / Jabatan diruangan Perakuan MengenaiMutu pada Pesanan Tempatan.Pengesahan atas resit adalah perlu disahkan olehpegawai yang menuntut kerana hanya beliau yangmengetahui perbelanjaan tersebut adalah di atas urusanrasmi kerajaan.Tidak layak.20

SILA HUBUNGI• Puan Noor Hafidzah Hassan (Penolong Pengarah Kanan)• Ketua Unit Perundingan• 05-2547304 x 183• fid@anm.gov.my• Wan Arman Wan Omar (Penolong Pengarah)• Ketua Unit Naziran• 05-2547304 x 181• arman@anm.gov.my• Tun Noor Azura Mohamed Hafizi (Penolong Pengarah)• Ketua Unit Pelaksanaan & Unit Khidmat Nasihat• 05-2547304 x 182• tun@anm.gov.my21