KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA ... - PPID Polri

KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA 

MARKAS BESAR 

LAMPIRAN IV KEPUTUSAN KAPOLRI 

NOMOR : KEP/ / IX/2010 

TANGGAL : SEPTEMBER 2010 

PROSEDUR 

PENGELOLAAN SISTEM MANAJEMEN MUTASI ANGGOTA POLRI 

I. PEDAHULUAN 

1. Tujuan 

Sebagai acuan bagi Pajabat Polri yang terlibat langsung dalam pelaksanaan mutasi 

jabatan anggota Polri agar prosesnya terkelola dengan baik dengan mengikuti prinsip 

Sistem Manajemen Mutu. 

2. Ruang Lingkup 

Prosedur ini meliputi semua aktivitas dalam proses Mutasi Jabatan Anggota Polri 

Dengan Level Kepangkatan Perwira Tinggi, Kombes Pol, AKBP Mantap Dan AKBP 

Promosi (Kapolres) meliputi : 

a. Prosedur Pengendalian Dokumen; 

b. Prosedur Pengendalian Arsip; 

c. Prosedur Audit Internal; 

d. Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai; 

e. Prosedur Perbaikan dan Pencegahan; 

f. Prosedur Survey Kepuasan Pelanggan; 

g. Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan. 

3. Pengertian 

a. Dokumen Internal : Dokumen yang dibuat dan ditetapkan oleh internal Polri. 

b. Dokumen eksternal : Dokumen yang berasal dari luar organisasi Polri dan 

digunakan sebagai referensi dan acuan dalam proses mutasi jabatan anggota 

Polri. 

c. Dokumen Kadaluarsa: Dokumen yang sudah tidak berlaku lagi. 

d. Arsip : dokumen yang berisikan bukti pemenuhan atas persyaratan atau bukti 

pelaksanaan suatu kegiatan.

21 LAMPIRAN IV SURAT KEPUTUSAN KAPOLRI 

NOMOR : KEP/ /IX/2010 


e. Audit : proses yang sistematik, independen dan terdokumentasi untuk 

mendapatkan bukti dan mengevaluasinya untuk menentukan apakah 

kriteria/aturan yang telah ditetapkan terpenuhi atau tidak. 

f. Auditor : personil yang telah terlatih untuk melakukan kegiatan audit. 

g. Auditee : personil yang bertanggung jawab atas area yang diaudit. 

h. Ketidaksesuaian/penyimpangan : Kondisi dimana pelayanan atau proses 

mutasi jabatan anggota Polri, tidak memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan. 

i. Perbaikan: suatu tindakan yang diambil karena terjadinya ketidaksesuaian atas 

proses dan sistem manajemen mutu serta menghilangkan akar penyebab 

ketidaksesuaian tersebut untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian tersebut 

dimasa mendatang. 

j. Pencegahan: suatu tindakan yang diambil karena adanya indikasi/potensi 

kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian atas proses dan sistem manajemen mutu 

untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian dimasa mendatang. 

II. 

PELAKSANAAN 

4. Prosedur Pengendalian Dokumen 

a. Pengendalian Dokumen 

1) Semua peraturan/dokumen rujukan yang digunakan dalam setiap proses 

mutasi jabatan anggota Polri, untuk selanjutnya dicatat kedalam daftar induk 

dokumen 

2) Wakil Manajemen harus memastikan peraturan/dokumen rujukan yang 

digunakan dalam proses mutasi jabatan anggota Polri tersebut terpelihara 

dan tersimpan dengan baik. 

3) Setiap ada perubahan atau penambahan peraturan/dokumen rujukan, Wakil 

Manajemen harus memastikan hal tersebut terindentifikasi dalam daftar 

induk dokumen. 

4) Khusus dokumen internal berupa formulir yang digunakan harus dicatat 

dalam daftar induk formulir.




b. Penerbitan/Perubahan Dokumen 

1) Anggota Polri dapat mengusulkan penerbitan/perubahan dokumen berkaitan 

dengan efektifitas proses mutasi jabatan anggota Polri disertai draft dokumen 

yang diusulkan. Usulan disampaikan kepada Wakil Manajemen. 

2) Wakil Manajemen meninjau dan memeriksa dokumen yang telah disusun 

anggota Polri untuk dievaluasi kesesuaiannya dengan ketentuan yang berlaku 

serta penerapannya dilapangan. 

3) As SDM Polri, mengesahkan dokumen dan mencantumkan tanggal 

pengesahannya. 

4) Pengendali dokumen harus memastikan bahwa dokumen yang tidak berlaku 

lagi diidentifikasi dan dibuat riwayat perubahan dokumen. 

c. Identifikasi Dokumen 

1) Identifikasi masing-masing jenis dokumen yang digunakan dalam proses 

mutasi jabatan anggota Polri mengikuti ketentuan yang ditetapkan dalam 

sistem administrasi Polri. 

2) Identifikasi penomoran dokumen dilakukan sebagai berikut : 

a) Surat Keputusan 

Contoh nomor dokumen : No.Pol. : Skep / XX / YY / ZZ 

Penjelasan : 

Skep : Surat Keputusan 

XX : Menunjukkan nomor Surat. 

YY : Menunjukkan Bulan 

ZZ : Menunjukkan Tahun 

b) Formulir 

Contoh nomor dokumen : Frm 01. Rev. 00 

Penjelasan : 

Frm : Menunjukkan Kode Jenis Dokumen. 

01 : Menunjukkan Nomor Urut Formulir. 

Rev : Menujukan revisi dokumen 

00 : Menunjukan belum ada revisi 

3) Format isi Dokumen 

Pedoman : Tidak diatur




Prosedur : 

a) Tujuan 

(diisi dengan tujuan dibuatnya prosedur yang bersangkutan) 

b) Ruang Lingkup 

(diisi lingkup dimana prosedur yang bersangkutan diterapkan) 

c) Pengertian 

(diisi dengan pengertian-pengertian/istilah-istilah khusus yang perlu 

diketahui) 

d) Pelaksanaan 

(diisi dengan rincian/detil prosedur yang bersangkutan) 

e) Penutup 

(diisi dengan rincian/detil penutup) 

d. Penggandaan dan Pendistribusian Dokumen 

1) Pengedali Dokumen menggandakan dokumen master. Jumlah penggandaan 

disesuaikan dengan kebutuhan kepada siapa penggandaan tersebut 

didistribusikan. 

2) Pengendali Dokumen mendistribusikan dokumen sesuai dengan 

peruntukannya disertai bukti serah terima dokumen. 

3) Pengendali Dokumen memonitor dokumen yang didistribusikan sampai 

benar-benar diterima oleh yang bersangkutan. Penerima dokumen segera 

menandatangani formulir bukti penerimaan dokumen dan menyampaikan 

kembali ke pengendali dokumen. 

4) Pengendali Dokumen menyimpan tanda terima atas penyampaian dokumen. 

5. Prosedur Pengendalian Arsip 

a. Identifikasi Arsip 

1) Masing-masing bagian bertanggung jawab untuk melakukan indentifikasi 

arsip. 

2) Hasil identifikasi dicatat dan disimpan sebagai arsip masing-masing bagian. 

3) Masing-masing bagian bertanggung jawab atas pengelolaan Arsip hasil 

proses mutasi jabatan anggota Polri.




b. Pengendalian Arsip 

1) Penanggung jawab setiap Arsip harus memastikan bahwa Arsip disimpan 

dengan cara dikelompokkan dan diberikan identifikasi periode waktu 

penyimpanan atau masa retensi Arsip dimaksud. 

2) Tempat penyimpanan arsip harus dapat dipastikan terlindung dari kerusakan, 

dan mudah dicari. 

c. Peninjauan Arsip 

1) Penanggung jawab arsip harus melakukan peninjauan sesuai dengan masa 

simpannya. 

2) Arsip yang sudah kadaluarsa (sesuai dengan masa simpannya), harus 

dipisahkan atau dimusnahkan. 

3) Setiap kegiatan pemindahan arsip harus mendapat pengesahan dari Wakil 

Manajemen, dan apabila arsip akan dimusnahkan harus dibuat berita acara 

pemusnahan dokumen. 

6. Prosedur Pengendalian Audit Internal 

a. Penunjukan Ketua tim Audit Internal dan Tim Audit 

As SDM Polri menetapkan tim audit internal yang terdiri atas Ketua, Sekretaris dan 

Anggota. 

b. Jadwal Audit 

1) Setiap proses mutasi jabatan anggota Polri, Ketua Tim Audit membuat 

Jadwal Audit Internal. Jadwal harus harus mencakup seluruh ruang lingkup 

sistem manajemen mutu proses mutasi jabatan anggota Polri. 

2) Jadwal audit tersebut harus diketahui oleh Wakil Manajemen. Ketua tim 

audit internal harus meninjau jadwal audit secara periodik dan dapat 

mengusulkan penyempurnaan kepada Wakil Manajemen berdasarkan 

kinerja dari sistem manajemen mutu proses mutasi jabatan anggota Polri 

dan temuan audit sebelumnya. 

c. Perencanaan dan Persiapan Audit 

1) Paling lambat dua minggu sebelum pelaksanaan audit internal, Ketua Tim 

audit internal harus menugaskan tim audit untuk setiap area yang akan




diaudit. Surat penugasan meliputi jangka waktu pelaksanaan audit internal 

untuk masing-masing area yang akan diaudit. 

2) Ketua tim harus menghubungi auditee dan merencanakan waktu yang tepat 

untuk pelaksanaan audit internal. Setelah konfirmasi mengenai waktu 

pelaksanaan audit internal, auditor menyiapkan checklist audit, sebagai 

pedoman dalam pelaksanaan audit. 

d. Pelaksanaan Audit 

1) Pelaksanaan audit dimulai dengan rapat pembukaan yang dipimpin oleh 

ketua tim audit. Setelah pembukaan, tim audit dengan para auditee harus 

memeriksa bukti-bukti obyektif yang dihasilkan dari pelaksanaan sistem 

manajemen mutu pada area tersebut. Auditor mencatat semua bukti-bukti 

obyektif dalam check list audit. 

2) Apabila ditemukan penyimpangan atau ketidaksesuaian, maka auditor 

mengkonfirmasikan pada auditee disertai bukti-bukti obyektif yang ada. 

3) Setelah pelaksanaan audit selesai, tim audit harus melakukan rapat 

penutupan untuk mempresentasikan hasil-hasil temuan audit internal 

kepada para auditee. 

4) Temuan yang berupa ketidaksesuaian dicatat dalam formulir tindakan 

perbaikan dan pencegahan dan harus dipastikan auditee mengerti atas 

ketidaksesuaian yang terjadi, guna proses penyelesaiannya. 

5) Auditee berkewajiban untuk menindaklanjuti ketidaksesuaian yang 

ditemukan dan menentukan batas waktu penyelesaiannya. Setiap 

ketidaksesuaian harus ditindaklanjuti sesuai Prosedur Tindakan Perbaikan 

dan Pencegahan. 

e. Pelaporan 

1) Ketua tim harus membuat laporan audit sesuai area audit, dan temuan audit 

dengan menggunakan formulir Laporan Audit Internal dan didistribusikan 

kepada auditee. 

2) Salinan dari laporan audit beserta semua catatan-catatan audit yang 

digunakan, seperti daftar pertanyaan, laporan ketidaksesuaian dan catatancatatan 

lainnya yang relevan harus diserahkan kepada ketua tim audit 

internal paling lambat 3 hari kerja setelah audit selesai dilaksanakan.




f. Tindak Lanjut Audit 

1) Ketua tim audit internal harus memastikan dilakukannya verifikasi atas 

temuan audit sesuai dengan batas waktu penyelesaian yang telah 

ditetapkan. 

2) Auditor yang bertugas untuk memverifikasi tindak lanjut atas temuan audit 

harus dapat memastikan status akhir dari temuan audit. 

3) Ketua tim audit internal harus membuat laporan atas hasil audit internal 

kepada Wakil Manajemen sebagai suatu masukan dalam proses 

penyempurnaan sistem manajemen mutu proses mutasi jabatan anggota 

Polri. 

7. Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai 

a. Identifikasi Produk Tidak Sesuai 

Setiap adanya ketidaksesuaian/penyimpangan harus dilaporkan secepatnya 

kepada penanggung jawab bagian dimana ketidak sesuaian/penyimpangan 

tersebut terjadi. 

b. Penanganan dan Pengendalian 

1) Setelah menerima laporan ketidaksesuaian/penyimpangan, penanggung 

jawab bagian harus mengambil tindakan sesuai dengan ketidaksesuaian 

yang terjadi dan pengaruhnya pada mutu produk. Ketidaksesuaian produk 

yang terjadi serta keputusan atas tindakan yang dilakukan atas 

ketidaksesuaian/penyimpangan tersebut harus dicatat di Laporan Tindakan 

Perbaikan dan Pencegahan 

2) Setiap tindakan yang dilakukan berkaitan dengan terjadinya 

ketidaksesuaian/penyimpangan produk harus mengacu pada kepentingan 

pelanggan. 

3) Apabila tindakan yang harus dilakukan diluar kewenangan, maka hal 

tersebut harus secepatnya dilimpahkan kepada pejabat lain di atasnya 

sesuai hirarki tanggung jawab yang berlaku (struktur organisasi).




c. Tindaklanjut Atas Ketidaksesuaian/Penyimpangan 

1) Penanggung jawab bagian yang mengambil keputusan atas 

ketidaksesuaian produk yang terjadi harus menyerahkan Laporan 

Ketidaksesuaian Produk yang telah diisi kepada Wakil Manajemen. 

2) Wakil Manajemen harus meninjau/mengevaluasi ketidaksesuaian/ 

penyimpangan yang terjadi serta keputusan yang telah diambil guna 

menentukan tindak lanjut yang harus dilakukan berdasarkan pengaruh 

ketidaksesuaian tersebut. 

3) Apabila ketidaksesuaian/penyimpangan tersebut perlu dianalisa lebih jauh, 

maka Wakil Manajemen dapat membahas ketidaksesuaian/penyimpangan 

tersebut lebih dalam lagi dengan Pejabat terkait. 

8. Prosedur Perbaikan dan Pencegahan 

a. Identifikasi Ketidaksesuaian/Potensi Ketidaksesuaian 

1) Semua anggota dapat mengusulkan dilaksanakannya suatu perbaikan atas 

ketidaksesuaian/potensi ketidaksesuai yang terjadi. 

2) Setiap ketidaksesuaian yang ditemukan ataupun potensi penyimpangan 

harus ditulis pada formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dan 

diserahkan kepada Wakil Manajemen 

b. Tindaklanjut atas Ketidaksesuaian/Potensi Ketidaksesuaian 

1) Wakil Manajemen harus memastikan dilakukannya peninjauan atas 

ketidaksesuaian/potensi ketidaksesuaian yang dilaporkan dan bila 

diperlukan dapat mengundang pejabat terkait. 

2) Hasil peninjauan ini harus dapat menentukan penyebab dari 

ketidaksesuaian/potensi ketidaksesuaian yang terjadi. 

3) Wakil Manajemen harus memastikan dilakukannya evaluasi untuk 

menetapkan tindakan yang harus dilakukan dan memastikan 

ketidaksesuaian tersebut tidak terulang lagi. 

4) Wakil Manajemen beserta pejabat terkait harus memastikan tindakan telah 

dilakukan untuk menyelesaikan ketidaksesuaian yang terjadi dilaksanakan 

secara efektif dan sesuai peraturan yang berlaku.




5) Wakil Manajemen harus memastikan hasil atas tindakan yang dilakukan 

diadministrasikan dengan baik. 

9. Prosedur Survey Kepuasan Pelanggan 

a. Waktu Pelaksanaan. 

Pelaksanaan pengukuran minimal dilakukan 1 ( satu ) tahun sekali. 

b. Dimensi Pengukuran. 

Dimensi pengukuran kepuasan pelanggan setidaknya mencakup dimensi waktu 

penyelesaian layanan, mekanisme layanan, sarana pendukung layanan dan 

profesionalisme petugas serta faktor lain yang relevan.. 

c. Metode Pengukuran 

Metode pengukuran yang digunakan yaitu melalui penyebaran kuesioner kepada 

pelanggan. 

d. Metode Analisis 

Metode analisis yang digunakan dalam pengukuran kepuasan pelanggan yaitu 

analisis rentang kriteria. 

e. Tindak Lanjut dan Pelaporan. 

1) Apabila dari hasil survey kepuasan pelanggan, indek kepuasan menunjukkan 

hasil cukup puas, tidak puas dan sangat tidak puas, maka Wakil Manajemen 

harus melakukan evaluasi terhadap dimensi factor yang dinilai tidak puas dan 

sangat tidak puas itu untuk ditingkatkan kinerjanya. 

2) Sedangkan apabila dari hasil survey kepuasan pelanggan memperlihatkan 

nilai puas dan sangat puas, maka As SDM Polri khususnya proses mutasi 

jabatan anggota Polri harus mempertahankan kinerja yang telah dinilai baik 

oleh pelanggan. 

f. Perhitungan Indeks Kepuasan 

Langkah - langkah penggunaan analisis rentang kriteria 

1) Menentukan Rentang Skala ( rs ) 

rs = n ( m – 1 ) / m




Dimana : 

rs = rentang skala, 

n = jumlah responden, 

m = jumlah alternatif jawaban pada item (1,2,3,4,5). 

2) Menentukan Rentang Terendah ( RTR ) dan Rentang Tertinggi ( RTT ) 

dengan aturan sebagai berikut : 

a) Rentang Terendah ( RTR ) 

RTR = Jumlah Data Valid x Skor Alternatif Jawaban Terkecil 

b) Rentang Tertinggi ( RTT ) 

RTT = Jumlah Data Valid x Skor Alternatif Jawaban Terbesar 

3) Membuat skala nilai tiap masing - masing kriteria kepuasan. 

Rumusan penentuan skala nilai adalah sebagai berikut : 

RTR s/d RTR + RS Sangat Tidak Puas 

RTR + RS +1 s/d RTR +2RS Tidak Puas 

RTR + 2RS +1 s/d RTR +3RS Cukup Puas 

RTR + 3RS +1 s/d RTR +4RS Puas 

RTR + 4RS +1 s/d RTT Sangat Puas 

4) Lakukan perhitungan skor nilai menurut aturan skala likert, 

5) Menetukan indeks kepuasan dengan rumusan 

Indeks Kepuasan = Total Skor Nilai / Jumlah Pernyataan 

10. Prosedur Penangan Keluhan Pelanggan 

a. Biro Binkar, menyediakan sarana/fasilitas dalam rangka menampung berbagai 

keluhan yang akan disampaikan oleh pelanggan. 

b. Keluhan dapat disampaikan dapat melalui kotak saran atau fasilitas lain yang 

disediakan. 

c. Setiap keluhan pelanggan yang diterima harus dicatat dalam buku keluhan 

pelanggan atau Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan. 

d. Setiap keluhan diidentifikasi dan dievaluasi untuk menentukan tindakan perbaikan 

yang akan dilakukan. 

e. Setiap tindakan perbaikan dan pencegahan harus dievaluasi. Wakil Manajemen 

harus memastikan bahwa penanganan keluhan pelanggan dilaksanakan secara 

efektif.




11. Penutup 

Prosedur Pengelolaan Sistem Manajemen Mutasi Jabatan Anggota Polri ini untuk 

dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dan digunakan sebagaimana mestinya. 

Ditetapkan di : Jakarta 

pada tanggal : September 2010 

a.n. KEPALA KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA 

As SDM 

Drs. EDY SUNARNO 

INSPEKTUR JENDERAL POLISI

KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA ... - PPID Polri

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?