KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM: KNOWLEDGE SHARING ...

Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2009 (SNATI 2009) ISSN: 1907-5022Yogyakarta, 20 Juni 2009KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM:KNOWLEDGE SHARING CULTURE DI DINAS SOSIAL PROVINSI DKIJAKARTASuhitarini Soemarto Putri 1) 2) , Togar Harapan Pangaribuan 1),1)Program Pasca Sarjana, Sekolah Tinggi Teknik Jakarta (STTJ)Jln Jatiwaringin Raya No. 278, Pondok Gede, Jakarta Timur, Indonesia2)Dinas Sosial Provinsi Daerah Khusus Ibukota JakartaJln. Gunung Sahari II Nomor 6 Jakarta Pusat. Telp: 4265115 Fax : 4265115e-mail: panrian@yahoo.com; suhitarini@gmail.comABSTRAKDinas Sosial Provinsi DKI Jakarta adalah perangkat Pemerintah Daerah yang dalam menjalankan tugaspokok dan fungsinya yaitu melaksanakan penanganan, pembinaan dan rehabilitasi sosial kepada PenyandangMasalah Kesejahteraan Sosial di Provinsi DKI Jakarta. Keragaman pengetahuan dan kepakaran di DinasSosial menjadi aset yang sangat berharga dalam upaya meningkatkan keunggulan dan kualitas kinerjanya.Pengetahuan berkembang lamban dan statis serta belum dapat disinergikan satu dengan lainnya. Akibatnyaketergantungan pada satu orang yang menguasai bidang pekerjaan spesifik sangat tinggi sehingga asetpengetahuan sebagai intangible asset tidak dapat dieksplorasi untuk meningkatkan kinerja..Knowledge Management System (KMS) menginspirasi tumbuh kembangnya budaya saling berbagipengetahuan (share knowledge). Manfaat KMS yaitu menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan, danmenyebarkan knowledge dalam organisasi. KMS mengelola seluruh elemen sistem berupa dokumen, basisdata,kebijakan, dan prosedur lengkap, beserta informasi tentang pengalaman, keahlian, dan kecakapan individumaupun kolektif. Software open source MOODLE sebagai faktor pemungkin terwujudnya Knowledge SharingCulture karena memiliki kelengkapan fitur yang dirancang untuk proses pembelajaran individu maupunorganisasi.Portal KMS Dinas Sosial diharapkan mampu memfasilitasi tumbuh kembangnya budaya saling berbagipengetahuan (share knowledge) sehingga dapat menciptakan pengetahuan baru yang kompetitif, decissionsupport system, sarana penyampaian aspirasi dan penyimpanan dokumen elektronik. Seperti portal, databases,software dll.Kata Kunci: Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta, Knowledge Management System (KMS) , MOODLE dan ShareKnowledge.1. PENDAHULUANDinas SosialProvinsi DKI Jakarta adalah perangkatPemerintah Daerah yang dalam menjalankan tugaspokok dan fungsinya yaitu melaksanakanpenanganan, pembinaan dan rehabilitasi sosialkepada Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosialdi Provinsi DKI Jakarta. Pada dasarnya Dinas Sosialmemiliki banyak pakar bidang sosial dan juga pakarbeberapa bidang ilmu terkait lainnya. Keragamanpengetahuan dan kepakaran di Dinas Sosial menjadiaset yang sangat berharga dalam upayameningkatkan keunggulan dan kualitas kinerjanya.Pengetahuan yang dimiliki oleh tiap individu diDinas Sosial belum dapat disinergikan satu denganlainnya. Budaya saling berbagi pengetahuan belumterbentuk, sehingga kompetensi masing masingindividu tidak dapat berkembang dan cenderungstatis. Begitupula dengan sarana penyimpananpengetahuan berupa portal, basis data – basis datadll belum tersedia.Sehubungan dengan hal tersebut, Dinas Sosialtengah berupaya meningkatkan kinerja aparatmelalui eksplorasi aset pengetahuan sebagaiintangible asset melalui pengelolaan pengetahuan(Knowledge Management) dengan memanfaatkanteknologi informasi. Pengetahuan praktis danakademis yang sudah didata belum dieksplorasi, dandikembangkan. Akselerasi pengetahuan dankompensi baru sangat dibutuhkan dalam rangkameningkatkan kinerja khususnya pada prosespengembangan program pelayanan pembinaan danrehabilitasi sosial kepada PMKS di Provinsi DKIJakarta.2. IDENTIFIKASI MASALAHPotensi sumber daya pengetahuan sebagaiintangible asset pada Dinas Sosial Provinsi DKIJakarta belum dapat dioptimalkan dan eksplorasidengan baik. Diperlukan adanya suatu metode untukmengelola aset kapital tersebut agar dapatdikomunikasikan dan digunakan bersama antarindividu/instansi terkait. Pengetahuan dalamkapasitasnya sebagai pendukung kebijakan danpengambilan keputusan perlu disimpan dalamrepository secara terstruktur.D-65

Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2009 (SNATI 2009) ISSN: 1907-5022Yogyakarta, 20 Juni 2009Rumusan permasalahan yang harus dijawabyaitu: Bagaimanakah membangun budayaknowledge sharing antar pegawai Dinas Sosialdalam rangka peningkatan kinerja dan konsepKMS untuk meningkatkan keunggulan pada DinasSosial Provinsi DKI Jakarta?Untuk menjawab permasalahan tersebut diatas,maka diperlukan strategi untuk menciptakan nilai,yang mampu meningkatkan efektivitas danproduktifitas intelektual organisasi, menujukeunggulan yang lebih kompetitif.Agar dapat berperan optimal, pengetahuansebagai aset intangible perlu dieksplorasi dandikelola dengan baik agar dapat berperan lebihoptimal.3.2 Jaringan Lokal pendukung KMS saat iniDari pusat data dan informasi Dinas Sosial,gedung Dinas Sosial terdiri atas 2 buah gedungyaitu Gedung A dan Gedung B. Gedung A: 8lantai dan Gedung B: 3 lantai. Jaringan lokal padatiap – tiap Bidang sudah terpasang dengan mediatransmisi kabel Coaxial bertopologi Star, sepertipada gambar 1. Pemanfaatan jaringan lokal masihterbatas pada sharing file dan sharing printer.Sharing pengetahuan antar pegawai belumdilakukan karena belum ada media pembelajaranindividu dan kebijakan pendukung.3. INISIASI KNOWLEDGE DINASSOSIAL SAAT INI3.1 Pemetaan Inisiatif KM di Dinas SosialSecara umum peta inisiatif knowledgemanagement sebagai aset intangible di Dinas Sosialmeliputi struktur eksternal, strukur internal dankompetensi dari SDM sebagai berikut :Tabel 1. Pemetaan Inisiatif KM di Dinas SosialStrukturExternalStruktur Internal KompetensiSDM1. Keterkaitantugas denganinstansi terkaitdan pilar sosial(orsos/LSM/Krg.Truna,dll)1. Belumterbangunbudaya salingberbagaipengetahuan.1. Belum adanyapemetaankompetensiuntuk jenjangkarir berbasisKM2. Penyebaranpengetahuankepada stakeholderbersifatsatu arah(website statis,buku Informasi)2. Revenue barudari pengetahuanyang adabelum pernahdilakukan.Masih bersifatrutinitas semata.3. Belum adakebijakan untukmenangkappengetahuantacit yang ada dimasing-masingindividu,penyimpanan,penyebaran danpenggunaanpengetahuan4. Belum adapanduan teknisyang tepat danalat ukur yanghandal untukmengukur prosespembuatanpengetahuan danaset intangible.2. Transferpengetahuantacit masihdilakukansecarainformal /diluar forumresmi3. Belum adakebijakanpengembangan SDM untukbelajar darisimulasi daninstalasisebuah pilotprojek.Gambar 1. Kondisi Jaringan Lokal DinasSosial Provinsi DKI Jakarta4. SISTEM KNOWLEDGE MANAGEMENTDALAM KNOWLEDGE SHARINGCULTURE4.1 Knowledge Management System (KMS)Nonaka&Takeuchi (1995), mengatakan bahwa“perusahaan yang sukses adalah yang konsistenmenciptakan pengetahuan baru, membaginyakeseluruh organisasi, dan semua orang tahu akanteknologi baru dan hasilnya”. Menurut Davenport danPrusak (1998) knowledge is a fluid mix of framedexperience, values, contextual information, and expertinsight that provides a framework forevaluating andincorporating new experiences and information. Itoriginates and is applied in the mindsof knowers. Inorganizations, it often becomes embedded not only indocuments or repositories but alsoin organizationalroutines, processes, practices and norms).Knowledge Management System (KMS) sebagaisistem berbasis komputer yang mendukungpenerapan KM di Dinas Sosial agar penyebaran danpengaksesan pengetahuan lebih efektif dan efisien.Prinsip utama yang mendasari pengembanganKnowledge Management System (KMS) di DinasSosial Provinsi DKI Jakarta diantaranya:a. Format pengetahuan digital lebih mudahdisimpan dalam jaringan intranet dan prosespemeliharaannya lebih efisien sehingga mudahD-66

Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2009 (SNATI 2009) ISSN: 1907-5022Yogyakarta, 20 Juni 2009dianalisa, ditelusuri, diperbaharui dandisebarkan.b. Setiap pegawai memiliki tanggungjawab,kewajiban dan hak akses yang sama terhadappengetahuan yang sesuai dengankepentingannya.c. KMS Dinas Sosial berbasis antarmuka dinamisyang memungkinkan untuk mendorongterbentuknya budaya saling berbagi pengetahuan.Begitupula dengan kemudahan aksespengetahuan diberbagai lapisan strukturalsebagai pendukung yang memudahkan prosespembentukan budaya sharing knowledgedilakukan.d. Berkerja secara kelompok (teamwork)mendorong setiap orang untuk bekerja bersamasama secara lebih baik dengan orang lain untukmenyelesaikan tugas yang sedang dikerjakan.e. Menghilangkan atau memperkecil sekat birokrasikarena memungkinkan Kepala Dinas mendorongpara pegawai struktural dibawahnya untukbekerja bersama sama secara sinergis.Memungkinkan pula bagi Kepala Dinas dapatmemberi contoh atau model berbagi pengetahuanatau informasi kepada semua lapisan struktural.4.2 Menumbuhkan Budaya KnowledgeSharingKnowledge management syatem merupakanstrategi untuk meningkatkan efektifitas danpeluang/kesempatan pengembangan komptensi(Ningky,2001).Beberapa hal yang perlu dilakukan untukmenumbuhkan budaya berbagi pengetahuandiantaranya:a. Menciptakan know-how dimana setiap pegawaiberkesempatan dan bebas menentukan cara baruuntuk menyelesaikan tugas dan berinovasi sertapeluang untuk mensinergikan pengetahuaneksternal kedalam institusi.b. Menangkap dan mengidentifikasi pengetahuanyang dianggap bernilai dan direpresentasikandengan cara yang logis.c. Penempatan pengetahuan yang baru dalamformat yang mudah diakses oleh seluruh pegawaidan pejabat.d. Pengelolaan pengetahuan untuk menjaminkekinian informasi agar dapat direview untukrelevansi dan akurasinya.e. Format pengetahuan yang disediakan di portaladalah format yang user friendly agar semuapegawai dapat mengakses dan mengembangkansetiap saat.5. METODOLOGIMetodologi penelitian ini meliputipenyampaian gambaran dan konsep KMS untukDinas Sosial menggunakan MOODLE sebagaiLearning System untuk proses pembelajaranindividu dan knowledge sharing culture sepertipada gambar 2..5.1 Strategi Pengembangan Dinas SosialKMSGambar 2. Strategi Pengembangan KMS(Adopted : IPB-KMS/2008)5.2 Arsitektur KMS Dinas SosialGambar 3. Arsitektur KMS Dinas SosialAristektur KMS Dinas Sosial terdiri daribeberapa layer seperti pada gambar 3. Layer pertamaadalah user yang dalam hal ini adalah knowledgeworker yaitu pegawai dan stakeholder. Layer keduaadalah user interface berupa browser internetataupun aplikasi lainnya. Layer ketiga adalahcommunication/transport layer yang dalam hal iniberupa groupware dan intranet. Layer terakhiradalah kumpulan database-database pengetahuanKMS. Kumpulan Database pengetahuan sangatpenting dalam suatu KMS untuk menyimpan sumberpengetahuan yang berupa database dokumen,database diskusi, sistem file yang menyimpan filefisik, atau email. Teknik penyimpanan pengetahuanmenggunakan sistem index dimana proses indexingdilakukan diserver, (Bambang,2005). Index - indextersebut bertujuan untuk memudahkan danmempercepat proses pencarian informasi/pengetahuan.D-67

Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2009 (SNATI 2009) ISSN: 1907-5022Yogyakarta, 20 Juni 20095.3 Konsep KMS dengan MOODLEInspirasi Proses knowledge sharing cultureyang akan diterapkan pada Dinas Sosial adalahmenggunakan model pembelajaran individu yaituLearning Management System (LMS) ataudikenal dengan Course Management System(Cole & Foster, 2006). Software Modular ObjectOriented Dynamic Learning Environment(MOODLE) merupakan software open sourceyang berlisensi GNU, dimana setiap orang dapatmengembangkan sesuai dengan kebutuhan. ProfilMoodle sebagai CMS yangmenyediakan barbagai tools, menjadikan prosespembelajaran lebih efektif dan efisien, sepertimenyediakan layanan untuk mempermudah uploaddan share material pengetahuan, diskusi online,chatting, survey, laporan dan sebagainya.Alasan menggunakan Moodle:a. Sederhana, efisien, ringan dan kompatibeldengan banyak browser dan operating systemb. Proses instalasinya mudah serta mendukungbanyak bahasa. Bahasa Indonesia termasukdidalamnya.c. Tersedia manajemen situs untuk pengaturansitus secara keseluruhan, diantaranya adalahmengubah theme atau tampilan situs ataumenambah modul dalam content pengguna, dsb.d. Tersedianya manajemen user / penggunae. Manajemen file / dokumen: penambahan danpengurangan file / dokumen atau pengubahansumber informasi.f. Modul – Modul seperti: chatt, pooling, forum,jurnal, kuiz, survey dan workshop serta masihbanyak lagi modul lainnya yang dapatditambahkan kemudian.6. HASIL RANCANGAN KMS DINASSOSIALSebagai aplikasi yang mendukung terwujudnyabudaya saling berbagi pengetahuan (sharingknowledge) pada Dinas Sosial Provinsi DKIJakarta, aplikasi Moodle juga menyediakanfasilitas lain seperti: messanging, forum, Chatting,wikis, blogs dll. Aplikasi Moodle membantumenciptakan suasana belajar bersama yang mudahdan interaktif. Antarmuka portal dinamis Moodlemembuat para pegawai seolah-olah berada dalamsatu forum diskusi/pelatihan digital dimanadidalamnya terdapat berbagai modul yang dapatdiakses. Seluruh pegawai memiliki kesempatansama untuk membuat forum, jurnal elektronik danberbagai pengetahuan/pengalaman yang dimilikikepada pegawai lain dengan tampilan antarmukayang mudah dan interaktif.6.1 Homepage Portal KMS Dinas SosialAntarmuka utama KMS Dinas Sosialsebagaimana terlihat pada gambar 4. Pada sisi kirihalaman utama, pengguna dan calon penggunadapat memasukkan id pengguna dan passwordnyasesuai dengan hak akses yang diberikan olehadministrator.Pada desain home page KMS Dinas Sosial,Moodle menyediakan pilihan manajemen adminberbahasa Indonesia yang memudahkanadministrator mengelola konten konten yangtersedia.Gambar 4. Tampilan Antarmuka KMS DinasSosialGambar 5a. Halaman Pendaftaran AnggotaGambar 5b. Halaman Laporan kegiatan AksesPortal dan PenggunanyaD-68

Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2009 (SNATI 2009) ISSN: 1907-5022Yogyakarta, 20 Juni 2009d. Setiap pegawai dapat mengeksplisitkan semuatacit knowledge yang dimiliki sehingga dapatdisebarluaskan melalui media portal KMSkepada pegawai lain. Sikap yang harus ditumbuhkembangkan dan dibudayakan dalampembentukan sistem ini diantaranya dorongankuat untuk : menciptakan, menangkap,menjaring, menyimpan, mengolah, danmenyebarluaskan knowledge yang dimilikikepada pegawai lain.e. Untuk membangun budaya kreatif, inovatif danmau melakukan sharing pengetahuan perludidukung oleh teknologi yang memadai dankompensasi sebagai suatu apreasi atas upayayang dilakukan oleh pegawai berpartisipasiaktif mendukung keberhasilan sistem inif. Perkembang opensource web platform saat inimemungkinkan implementasi knowledgemanagement portal kedalam bentuk yang lebihsederhana namun cukup membantu setiappegawai mengesplorasi dan mengembangkanpengetahuan serta menjembatani terjadinyaknowledge sharing culture di Dinas SosialProvinsi DKI Jakarta.g. Pada akhirnya, membangun budayapengetahuan (knowledge sharing culture)merupakan sebuah proses yang dilakukansecara berkesinambungan dan konsisten.Pembentukan budaya berbagi pengetahuanmendorong terjadinya kreativitas terhadappengetahuan dan inovasi sehingga DinasSosial dapat lebih meningkatkan performadan kinerjanya selaku perangkat pemerintahdaerah Provinsi DKI Jakarta.(2004), 674-682 submitted: 26/1/04, accepted:22/3/04, appeared: 28/6/04 J.UCS,Muhammad Adri (2008). Modul PelatihanLearning Management System (LMS) bagiDosen Fakultas Teknik UNP Padang,http://elearningft.unp.ac.idPresentasi DKSI & Perpustakaan IPB, (2008). IPBKnowledge Management System (IPB-KMS)Fahrial, Jaka. (2003). Teknik Konfigurasi LAN.Frank J. Derfler, Jr. (1992) PanduanMenggambungkan LAN, PT Elex MediaKomputendo, Jakarta.ACKNOWLEDGEMENTUcapan terima kasih ditujukan kepada Bapak.Budihardjo, Kepala Dinas Sosial Provinsi DKIJakarta atas kesempatan dan dukungannya. Semogapengetahuan yang dapat dikembangkan padainstitusi Dinas Sosial tidak hanya terbatas padapengetahuan formal atau sistematik, namun lebihbersifat universal dengan arahan yang lebih jelasuntuk meningkatkan kualitas dan performa sebagaiperangkat Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta.Terima kasih juga kami sampaikan kepadaBapak Ir.Sutrasno, MT atas dukungannya.DR. Togar Harapan Pangaribuan, M.Sc.Program Pasca Sarjana, Sekolah Tinggi TeknikJakarta (STTJ) . Jln Jatiwaringin Raya No. 278,Pondok Gede, Jakarta Timur, IndonesiaPUSTAKADavenport, Thomas H & Prusak, L (1998) .Working Knowledge : How OrganizationsManage What They Know. Boston: HarvardBusiness School PressJason Cole & Helen Foster; Using Moodle, 2thEdition (2006), Teaching with the popularopen source Course Management SystemNingky Munir (2001), Proses PenciptaanPengetahuan di perusahaan. Jakarta: SeminarIkatan Pustakawan IndonesiaNonaka, Ikujiro and Takeuchi, Hirotaka (1995).The Knowledge- Creating Company: HowJapanese Companies Create the Dynamics ofInnovation. Oxford: Oxford University Press ;Setiarso, Bambang (2005). Knowledge Sharing inOrganizations: models and mechanism”.Kualalumpur (Malaysia) : Special LibraryConference (Slib 2005), May 15-17, 2005 ;S.Y.Choy, W.B.Lee, C.F.Cheung (2004),Integration of Knowledge Inventory, Mappingand Knowledge Flow Analysis. Journal ofUniversal Computer Science, vol. 10, no. 6D-70