Arsip sebagai persyaratan mutlak dalam ISO 15489

PERSEPSIARSIP SEBAGAI PRASYARAT MUTLAKDALAM ISO 15489DIDIK SINGGIH HADIA rsip yang dimaksud dalam TheInternational Organization forStandaldization atau disebut secarafamilier International StandardOrganization disingkat ISO untuk serie15489 adalah Records Managementbukan Archive Management. ISO15489 berjudul Information andDocumentation-RecordsManagement. ISO 15489 terdiri daridua buku, ISO 15489-1 merupakanbuku jilid I (Part 1) berisi masalahumum (General), clan ISO 15489-2merupakan buku jilid 2 ( Part 2) berisimasalah laporan teknis (TechnicalReport).Banyak sertifikasi ISOdikeluarkan misalnya ISO 9001tentang Quality Management Systemdiberikan kepada perusahaan atauorganisasi yang sudah teruji sistemkualitas menajemennya, ISO 1401teljtang Environmental ManagementSystem diberikan kepada perusahaanatau organisasi yang sudah terujitentang sistem manajemen lingkunganhidupnya. Demikian halnya untuk ISO15489 diberikan kepada Perusahaanatau Organisasi yang sudah teruji dalampengelolaan arsipnya terutamaperusahaan elektronika. Muara dari ISO15489 adalah bisa diketemukankembali arsipnya lebih efektif clanefisien.Kerangka acuan (Term ofReference) alas ISO Serie 15489diolah bersama (collaborates) denganInternational ElectrotechnicalCommission (IEC) dan diedarkan(release) pacta tanggal 15 September2001. walaupun demikian masalahsertifikasi arsip dalam ISO ini masihsangat aktual dan belum banyakdiekspose. ISO Serie 15489 saya bagidalam dua terbitan. Terbitan saat ini(Pertama) untuk jilid I dan terbitanberikutnya untukjilid II.RUANO LINOKUPISO 15489 mempunyai ruanglingkup Organisasi ataupn peroranganinternal maupun ekstrnal sebagaiberikut.Arsip yang dimaksud bisa dalamberbagai bentuk media (all format)yang diciptakan atau diterima olehOrganisasi atau Perorangan, atauoleh individu yang mempunyaipekerjaan menciptakan at aumerawat arsip.Menyediakan panduan organisasidalam pertanggungjawaban,kebijaksanaan, prosedur, sistem danproses kearsipan.3. Menyediakan panduan managemenarsip berhubung erat dengan ISO900 I tentang Quality managementSystem-Requirement clan ISO14001 ten tang Environmentalmanagement System-Specificationwith Guidance for Use..4. Menyediakan panduan untuk sistemkearsipan dari design hinggaimplementasinya.SIAPA YANG MEMPERGUNAKANISO 15489 ?Organisasi atau individu yangberkepentingan terhadap ISO 15489adalah:1. Para manager dalam suatuorganisasi2. Semua star dalam organisasi3. Individu lainnya yang mempunyaipekerjaan menciptakan at aumerawat arsip4.Managemen profesional dalambidang teknologi informasi arsip.KEUNTUNGAN-KEUNTUNGANRECORD MANAGEMENTRecord management menentukanpelaksanakan aktivitas bisnis tidakhanya untuk Record Manager tetapijuga stat yang berkaitan denganaktivitas organisasi. Yang termasukRecord Management dalam Organisasiada[ah :-Standard kebijaksanaan organisasi-Penentuan wewenang dantanggungjawab kearsipan-Menetapkan dan menyeba-rluaskanprosedur dan panduan arsip-Melayani permintaan arsip kepadamanajemen-Membentuk, melaksanakan danmencatat sistem khusus menataarslp ,-Memadukan Record Managementke dalam sistem dan- proses bisnis.Arsip memuat sumber daya informasiyang sangat berharga (fan merupakanasset bisnis yang berharga. Pendekatanyang sistematis pacta Recordmanagement.sangat esensial untukorganisasi dan masyarakat dalammelindungi dan merawat arsip sebagaibukti kegiatan. Hasil sistim RecordManagement terlihat pacta kekuataninformasi yang dikemas dalam aktivitasbisnis dalam mendukung aktivitasberikutnya atau untuk keputusan bisnisdalam meyakinkan kepercayaan kepadaStakehoders saat ini dan di masa yangakan datang. Arsip memungkinkanorganisasi untuk:-Menata kepentingan bisnis denganefisien dan dapat dipertanggungjawabkan-Memberi pelayanan yang konsistendan wajar .-Mendukung formasi kebijakandokumen dan managerial pembuatankeputusanSuara Badar IX / 2004 3

PERSEPSI-Menjaga konsistensi, kesinambungan,dan produktivitas di dalammanajemen dan administrasi-Memfasilitasi aktivitas organisasidengan wujud yang efektif-Menjaga kesinambungan bisnis saatterjadi bencana-Mempertemukan pembuat peraturandan peraturannya term as ukkearsipan, audit dan aktivitasnya:. Melindungi dan mendukungjalannyaperkara (Litigation) dalam manajemenresiko yang berhubungandngan eksistensi fakta atau kelangkaanfakta pacta aktivitas organisasi.-Melindungi kepentingan organisasidan hak-hak buruh, klien.stakeholders saat ini dan di masayang akan datang.-Mendukung aktivitas pengembanganpenelitian dokumen saat ini dan dimasa yang akan datang. Sepertipenelitian sejarah. .-Menyediakan bukti aktivitas bisnisperseorangan dan budaya-Mengindentifikasi kekuatan bisnisperseorangan dan budaya-Merawat memori kolektifperusahaan dan peoranganPERSYARATMenentukan metadata apa yang 3. Berhubu~gan diantara dokumenharus diciptakan dengan arsip, dan lainnya.bagaimana menjaga metadata terusmenerusberhubungan erat satu b. Aslisarna lainnya.Asli yang asli merupakan salah satud. Menentukan prasayarat penemuan yang dapat dijadikankemb~li arsip maupun arsip dalam jaminan seperti:proses pada pengguna lain clan 1. Dapat diketahui apa isinyaseberapa lama mereka menyimpan 2. Dapat diciptakan atau dikirim olehuntuk memenuhi kepeluannya. orang yang bersangkutane. Menentukan bagaimana mengorga- 3. Dapat diketahui kapan arsipnisir arsip untuk mendukung diciptakan atau dikirim.kegiatan. Untuk memastikan keaslian arsip,f. Menaksir resiko yang akan ditang- organisasi harus melaksanakangung apabila terjadi hal-hal yang prosedur clan kebijakan dokumen yangtidak diinginkan namun ada otoritas mana kontrol penciptaan~ penerimaan,yang harus dijalankan. .pengiriman, perawatan clang. Merawat arsip clan membuatnya pemusnahan arsip guna memastikanaccesible di waktu lembur untuk pencipta arsip sah clan teridentifikasikeperluan pcrtemuan bisnis dan dan arsip terlindungan dari edisi yangkeperluan mendadak.tidak berhak, penghapusan, pengubahan,h. Merupakan kelengkapan legal clan clan penggunaan yang tersembunyi.prasyaral peraturan, standardterapan, dan kebijakan organisasi.i. Meyakinkan arsip terpelihara dalamlingkungan yang baik dan aman.j. Meyakinkan bahwa arsip hanyatersimpan selama diperlukan.k. Mengidentifjkasi clan mengevaluasipeluang untuk mengembangkansecara efektif clan efisienproses yang berkualitas, membuatMANAGEMENT d. Keutuhankeputusan clan tindakan yangmembuahkan hasil yang lebih baikpada penciptaa.n arsip atauJ. Azas Program RecordsManagementArsip diciptakan, diterima clandipergunakan untuk aktivitas bisnis.Untuk mendukung kesinambunganbisnis, yang merupakan kelengkapanPeraturan lingkungan hidup, memberiakuntabilitas organisasi yangdiciptakan clan diperlihara denganotentik, realible, mudah dipergunakanclan mempunyai integritas yang tinggi.Untuk memenuhi tujuan tersebut,organisasi harus memenuhi prasyaratkelengkapan program RecordManagement yang meliputi:a. Menentukan arsip apa yang harusdiciptakan pada masing-masingproses bisnis clan informasi apayang diperlukan untuk memenuhikelengkapan arsip.b. Memutuskan pada format clanstruktur apa arsip harus diciptakan.4 Suara Badar IX / 2004manajemen.2. Karakteri.l,tik Arsipa. UmurnArsip harus mencerminkanapa yang dikomunikasikandiputuskankebenaranatau yangalas apa yang dikerjakan.Arsip harus dapat mendukung kegiatanbisnis dan dapat dipergunakanuntukkeperluan akuntabilitas. Sebagaicontoh arsip harus mempunyaiketerkaitan at au berhubungan dnganmetadata dalam kelengkapan dokumenuntuk transaksi. Arsip memuat tiga hal:I, Struktur: Format arsip mempunyaihubungan antar elemen dengankandungannya2. Konteks : Isi yang diciptakan,diterima dan dipergunakan harusjelas dalam arsipc. TerujiArsip yang teruji merupakan salah satuyang isinya dapat dipercaya denganakurasi yang ~inggi pada aktivitastransaksi atau fakta yang dapatdiperlihatkan ~et~rkaitan dengantransaksi atau akti~as berikutnya.Keutuhan arsip merujuk pada suatukesatuan arsip yang terlindungi daripengubahan yang ilegale. Mudah dipergunakanArsip yang mudah dipergunakan harusdiketahui tempat penyimpanannya,mudah diambil. mudah disajikan, danmudah dibaca.DESAIN DAN IMPLEMENTASISISTEM ARSIPStrategi Implementasi sistem arsipharus memuat hal-hal sebagai berikut:a. Sistem desain arsipb. Sistem dokumen arsipc. Mengadakan pelatihan pengelolanarsipd. Merubah arsip ke sistem. format,dan kontrol arsip bar~e. Menetapkan strandard dan ukuranperformance arsip