Analisis & Proyeksi Kinerja Internal - Manajemen Rumah Sakit ...

Analisis LingkunganInternal RS:Pendekatan Analisis denganKerangka Rantai NilaiPusat Kebijakan dan Manajemen KesehatanFK UGM

Tujuan Analisis Lingkungan Internal:• Meng-assess kondisi sumber daya yang adadi dalam RS: SDM, Alat, Gedung, dll• Meng-assess kondisi sistem dan sub-sistem:• manajemen SDM (perekrutan, remunerasi, dll);• Manajemen operasional klinik (manajemenlogistik medis, standar mutu, SOP, maintenancealat medis, dll);• Manajemen operasional non klinik (manajemenlogistik non medis, manajemen perparkiran, dll);• Manajemen keuangan;• Manajemen fisik dan peralatan.

Tujuan Analisis Lingkungan Internal:• Melihat trend kinerja pelayanan klinik dan pelayananpenunjang:– Tiap SMF;– Tiap instalasi;– Tiap jenis pasien (ASKES, Gakin, Umum);– Tiap kelas perawatan;Berdasarkan segmen pengguna RS• Memberikan dasar proyeksi volume kegiatan untuk 5tahun kedepan

AktifitasPelayananPraPelayanan:Proses Pelayanan:Proses PelayananKlinikPascaPelayanan:Follow-upAktifitasPenduukungBudaya OrganisasiAsumsi Bersama, Nilai-nilai bersamaStruktur OrganisasiFungsi, Divisi, MatriksSumber Daya StrategisKeuangan, SDM, Informasi, TeknologiNilai yangdidapat

KERANGKA KONSEP RANTAI NILAI• Kegiatan inti RS adalah aktifitas pelayanan yangmeliputi:• Pelayanan pre-RS (rujukan/outreach)• Pelayanan di dalam RS (poliklinik, OK, IRNA, farmasi,dll)• Pelayanan pasca-RS (home-care, fisioterapi, dll)• Di luar kegiatan inti disebut sebagai aktivitaspenunjang, yang meliputi budaya organisasi,struktur organisasi dan sumber daya strategis.• Baik aktivitas inti maupun penunjang ditujukanuntuk memberikan pelayanan yang menambahnilai bagi pengguna RS (yg membeli langsung,disubsidi maupun yg membelikan untuk oranglain)

Sistem InstalasiSMF ASMF BSMF dllInstalasi XInstalasi YInstalasi ZInstalasi dllSPF ADirektur RSSistem Pendukung:Keuangan, SDM dll

Sistem Instalasi• Dalam sebuah instalasi, bertemu beberapaSMF. Misalnya di Instalasi IGD ada SMF Umum,Bedah, Obsgyn, dll.• Pada sistem instalasi ini, yang perlu dianalisisadalah performance pelayanan klinik ditiapinstalasi, yaitu jumlah kunjungan pasien,jumlah pemeriksaan, jumlah operasi, dsb.• Bisa membandingkan kinerja antar-instalasi,apakah terjadi rasio-rasio yang wajar, misalnyajml pasien masuk IRNA dibandingkan dg jumlahkunjungan IRJA & IGD.

Sistem SMF• Analisis volume kegiatan di setiap SMF.Misalnya untuk SMF Bedah, dihitung berapajumlah pasien yg masuk rawat jalan, rawatinap, surgery rate.• Perlu diketahui penyakit/kasus dominan,sebagai basis input pengembangan produkunggulan (centre of excellent)• Bisa membandingkan kinerja antar SMF danmembandingkan antara volume kegiatandengan jumlah tenaga spesialis

1. Tentukan basis data yangakan digunakan: Instalasiatau SMF atau lainnya;2. Input data kinerja RS andadalam file excel. Semakinpanjang tahun data, akansemakin akurat hasilperhitungan trend danproyeksi yang akan andaperoleh;3. Hitung trend yang terjadiseperti contoh berikut:NoKunjPoliklinik1 PenyakitDalamTahun2004 2005 20063000 3500 38002 Bedah 2900 3100 36003 Obsgyn 2500 2800 3200Jumlah 8400 9400 10600a. Trend kunj pasien poliklinik th 2004-2005 (T1) adalah (8400-9400)/8400b. Trend kunj pasien poliklinik th 2005-2006 (T2) adalah (10600-9400)/9400c. Trend rata-rata = (T1 + T2) / 2

Langkah-langkah Analisis4. Lakukan analisis tersebut untuk setiap poliklinik, setiapkelas perawatan dan unit-unit pelayanan lain5. Bandingkan antar-instalasi, mana yang menunjukkantrend menurun dan mana yang meningkat6. Gali lebih dalam makna (interpretasi) dari angka-angkadan trend tersebut.

Pertanyaan:• Dapatkan anda menganalisis semua datayang dimiliki?• Dapatkan anda mengetahui proporsi pasiendi tiap Instalasi yang merupakan:• Peserta ASKES? Pasin yang membayar langsung?• Pasien Gakin?• Yang didonasi oleh pihak lain?• Bagaimana trend untuk masing-masingsegmen pasar tersebut?• Bagaimana dengan aktivitas pendukung diRS anda?

AKTIVITAS INTI: Pra Pelayanan1) Apakah RS anda punya program promosikesehatan?2) Apakah memiliki jejaring yang kuat denganpuskesmas, dokter praktek dan fasilitaskesehatan lain?3) Bagaimana sistem pelayanan registrasiuntuk pasien baru dan lama?4) Penelitian pasar apa saja yang sudah danakan dilakukan oleh RS anda?

AKTIVITAS INTI: Proses Pelayanan1) Berapa % trend kenaikan atau penurunan pasiendi setiap INSTALASI pelayanan?2) Berapa % trend kenaikan atau penurunan pasiendi setiap KELAS pelayanan?3) Berapa admission rate?4) Berapa diagnostic rate?5) Berapa surgery rate?6) Berapa % penggunaan teknologi sederhana,menengah dan canggih?7) Berapa prescription rate?8) Berapa % pasien Jaminan Sosial dibandingkandengan pasien Umum dan Askes?

Cara menghitung admission rate:1. Identifikasi jumlah pasien rawat jalan dan IGD2. Identifikasi JUMLAH pasien MASUK rawat inaptahun yang sama3. Bagi jumlah pasien masuk rawat inap denganjumlah pasien rawat jalan & IGD4. Tulis dalam %5. Jika anda memiliki data dalam beberapa tahun,hitung admission rate tiap tahun dan cari nilai rataratanya.Cttn: pisahkan jumlah pasien umum, askes danjaminan sosial.

Cara menghitung diagnostic rate –laboratorium:1. Identifikasi jumlah PEMERIKSAAN lab2. Bagi jumlah pemeriksaan lab dengan jumlah pasien IRJA &IGD pada tahun yang sama3. Tulis dalam %4. Jika anda memiliki data dalam bbrp tahun, hitungdiagnostic rate – lab tiap tahun & cari rata-ratanya.Cttn:Hitung diagnostic rate:- per jenis pasien (umum, askes, jaminan sosial)- per jenis pemeriksaan (urin rutin, darah rutin, SGOT, dll)- per kategori pemeriksaan (sederhana, sedang, canggih)

Cara menghitung diagnostic rate –Radiologi:1. Identifikasi jumlah PEMERIKSAAN Rö2. Bagi jumlah pemeriksaan Rö dengan jumlah pasien IRJA &IGD pada tahun yang sama3. Tulis dalam %4. Jika anda memiliki data dalam bbrp tahun, hitungdiagnostic rate – Rö tiap tahun & cari rata-ratanya.Cttn:Hitung diagnostic rate:- per jenis pasien (umum, askes, jaminan sosial)- per jenis pemeriksaan (foto thorax, foto dengan kontras,foto abdomen, dll)- Per kategori (sederhana, sedang, canggih)

Cara menghitung surgery rate:1. Identifikasi jumlah pembedahan2. Bagi jumlah pembedahan dengan jumlah pasien IRJA& IGD pada tahun yang sama3. Tulis dalam %4. Jika anda memiliki data dalam bbrp tahun, hitungsurgery rate tiap tahun & cari rata-ratanya.Cttn:Hitung surgery rate per jenis pasien (umum, askes,jaminan sosial) dan per jenis atau kategori pembedahan(bedah umum, bedah obsgyn dll; atau operasi sederhana– sedang – canggih, khusus)

Cara menghitung prescription rate:1. Identifikasi jumlah R/2. Bagi jumlah R/ dengan jumlah pasien IRJA & IGD padatahun yang sama3. Tulis dalam %4. Jika anda memiliki data dalam bbrp tahun, hitungprescription rate tiap tahun & cari rata-ratanya.Cttn:Hitung prescription rate:- per jenis pasien (umum, askes, jaminan sosial)- per jenis pelayanan (IRJA & IGD, IRNA (per kelas), OK)

Instalasi/Pelayanan yang lain• Lakukan penghitungan yang sama untukpelayanan yang lain, misalnya gizi, laundri, dll

AKTIVITAS INTI: Proses Pelayanan8) Apakah alur pasien sudah jelas bagipasien maupun petugas RS? Apakahada penunjuk arah yang jelas?9) Apakah sudah ada SOP untuk setiapjenis pelayanan?10)Pasien diberi informasi lengkaptentang prosedur pelayanan,efeksamping obat/tindakan, dansebagainya?11)Clinical pathways? Pelayanan farmakoterapi?

AKTIVITAS INTI: Pasca Pelayanan1) Bagaimana proses penyelesaian berkasadministrasi pasien pasca pelayanan? Berapalama waktu yang diperlukan untuk pasien rawatjalan dan rawat inap?2) Untuk pasien pasca rawat inap, apakah adalayanan follow up (misalnya menelepon pasienuntuk menanyakan ada tidaknya komplikasiobat dan sebagainya)?3) Untuk pasien yang membutuhkan rehabilitasimedis, adakah sistem yang menuntun pasienuntuk kembali ke RS sesuai dengan jadwal?

AKTIVITAS PENDUKUNG:Budaya Organisasi1) Nilai-nilai apa yang dianut RS anda?2) Jam pelayanana) Layanan registrasib) Layanan poliklinikc) Layanan penunjang3) Bagaimana tingkat kedisiplinan SDM danpola kerja?4) Berapa lama memberi respon terhadapkebutuhan & keluhan pengguna?5) Budaya mutu?

AKTIVITAS PENDUKUNG:Budaya Organisasi1) Bagaimana struktur organisasi RS saat ini?a) Sudah sesuai dengan aturan yang berlaku?b) Sudah sesuai dengan kebutuhan RS dantuntutan pengguna eksternal?2) Apakah struktur tersebut sudah mampumendukung proses pelayanan di RS secaraefektif?

AKTIVITAS PENDUKUNG:Keuangan1) Darimana saja sumber pendapatan RS saatini?2) Bagaimana komposisi biaya di RS?3) Bagaimana kondisi cash flow RS anda?4) Apakah informasi mengenai biaya satuanpelayanan sudah dimiliki oleh tiap unitpelayanan di RS anda?5) Apakah tarif yang berlaku sudah didasarkanpada penghitungan unit cost pelayanan?6) Bagaimana alur informasi keuangan?

AKTIVITAS PENDUKUNG:Sumber Daya Manusia1) Apakah RS memiliki anggaran khusus untukpengembangan kompetensi SDM (jika ya,berapa Rp)?a) Medisb) Paramedisc) Tenaga lain2) Bagaimana sistem remunerasi yang berlakusaat ini?3) Bagaimana sistem penilaian kinerja yang ada?

AKTIVITAS PENDUKUNG:Informasi (SIM-RS)1) Apakah RS sudah memilikisisten informasi (manual)yang terintegrasi?2) Apakah pengambilankeputusan (operasional,strategis) sudahmemanfaatkan informasiyang dihasilkan oleh SIM-RS?

AKTIVITAS PENDUKUNG:Teknologi1) Sejauh mana penguasaan teknologikedokteran di RS anda?a) Jenis dokter spesialis/sub spesialis yangdimilikib) Jenis peralatan medis yang dimiliki