TATACARA PEROLEHAN BEKALAN, PERKHIDMATAN DAN ...

BAB 16: TATACARA PEROLEHAN BEKALAN, PERKHIDMATAN DAN KERJA16.1 Kenyataan DasarSetiap perolehan perlu menunjukkan akauntabiliti awam, diuruskan secaratelus, memberi nilai faedah yang terbaik, memberi saingan terbuka dandiproses secara adil dan saksama.Perlaksanaannya berpandu kepada tatacara perolehan yang ditetapkan bagimenyokong dasar PPUM sebagai sebuah hospital pengajaran kepada FakultiPerubatan, Universiti Malaya.16.2 TafsiranPerolehan bermaksud suatu pembelian bekalan, perkhidmatan atau kerjayang memenuhi keperluan, jenis, kuantiti dan kualiti yang dirancang,dipersetujui serta diperuntukkan.Peruntukan belanjawan bermaksud sejumlah wang yang telah diluluskanbagi perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja dalam tahun yangditetapkan.Spesifikasi bermaksud penentuan secara terperinci bagi memberi gambaranjelas kepada petender mengenai apa yang diperlukan atau yang dikehendakibagi memenuhi fungsi bekalan, perkhidmatan dan kerja, dari segi pembuatan,keupayaan operasi dan penghasilan produk serta reka bentuk dan ketetapanpenyelenggaraan jika berkaitan.Dokumen tender dan sebut harga bermaksud satu dokumen yang sah danmengandungi spesifikasi/penentuan terperinci mengenai bekalan,perkhidmatan dan kerja yang dikehendaki, rujukan, tarikh pelawaan, tarikhdan waktu tutup pelawaan, syarat-syarat tawaran perolehan dan borangjadual harga.

Kontrak bermaksud satu dokumen perjanjian di antara pembekal ataukontraktor dengan PPUM yang ditandatangani oleh kedua-dua pihak. Kontrakhanya sah setelah dimatikan setem. la mempunyai perihal penuh mengenaijenis perolehan, harga seunit yang dipersetujui, kuantiti yang dikehendaki,tarikh, masa, tempat serahan, perkhidmatan lepas jualan, kemudahanmendapatkan alat ganti, tempoh jaminan, dan lain-lain maklumat yang telahdipersetujui.Kontrak Pusat bermaksud perolehan bagi bekalan guna sama yangdiuruskan oleh Kementerian Kewangan seperti perabot, alat tulis, tekstil danlain-lain bekalan yang telah disenaraikan dalam kontrak untuk diterima pakaioleh semua Jabatan dan Agensi Kerajaan.Tender bermaksud perolehan tiap-tiap satu jenis item atau satu kumpulanitem yang berkaitan melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan melebihiRM500,000.Sebut harga terbuka bermaksud perolehan tiap-tiap satu jenis item ataukumpulan item yang berkaitan melibatkan jumlah perbelanjaan tahunanmelebihi RM50,000 sehingga RM500,000.Pembelian Terus bermaksud setiap jenis item yang melibatkan jumlahperbelanjaan tahunan sehingga RM50,000. Pembelian Terus boleh dibuatsecara pembelian dengan mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidakberdaftar dengan Kementerian Kewangan, sama ada bertaraf Bumiputeraatau bukan Bumiputera.Perolehan darurat bermaksud perolehan yang perlu dibuat segera atauserta-merta di mana kelewatan perolehan akan memudaratkan danmenjejaskan perkhidmatan serta kepentingan awam.Rundingan terus bermaksud satu kaedah di luar perolehan yang dilakukansecara langsung dengan pembekal tunggal di mana pengecualiantender/sebut harga terbuka perlu dipohon daripada Kementerian Kewangan.

Perkhidmatan bermaksud perolehan guna tenaga untuk menjalankan tugastugaskhidmat nasihat dan kerja yang dikontrakkan seperti pencucian danpembersihan, pengurusan estet dan lain-lain perkhidmatan.Kerja bermaksud perolehan yang melibatkan pembinaan, penyelenggaraandan pembaikan yang tidak mengubah struktur asal.Pendaftaran kontraktor bermaksud pihak-pihak yang berdaftar denganKementerian Kewangan dalam bidang-bidang tertentu.Taraf bumiputera bermaksud taraf yang diiktiraf oleh KementerianKewangan kepada syarikat yang mempunyai penguasaan bumiputera darisegi ekuiti, ahli lembaga pengarah, pengurusan dan pekerja melebihi 51 %.16.3 SkopSemua jenis perolehan boleh dilaksanakan melainkan yang dinyatakan didalam akta seperti hartanah dan saham kecuali diluluskan oleh Lembaga.16.4 Kuasa Dan Tanggungjawab16.4.1 Merujuk kepada jawatankuasa di para 1.4.5 b, c dan d.16.4.2 Jawatankuasa Penyediaan SpesifikasiSatu jawatankuasa yang dilantik Pegawai Pengawal bagimenyediakan spesifikasi umum/khusus/teknikal bagi setiap perolehanyang hendak dibuat dengan keahlian terdiri daripada sekurangkurangnya3 orang pegawai yang mahir dan berkelayakan dalambidang berkaitan, yang boleh juga terdiri daripada wakil-wakil agensilain yang berkaitan.

16.4.3 Jawatankuasa Penilaian TeknikalSatu jawatankuasa yang dilantik oleh Pegawai Pengawal yangbertujuan untuk membuat penilaian teknikal untuk bekalan,perkhidmatan dan kerja. Ahli-ahli terdiri daripada mereka yang mahir,berpengalaman dan berkelayakan mengenai bekalan, perkhidmatandan kerja yang berkaitan.16.4.4 Jawatankuasa Penilaian HargaSuatu jawatankuasa yang terdiri daripada sekurang-kurangnya 2orang pegawai yang mahir atau berpengalaman dalam bidangtersebut, di mana salah seorang daripadanya hendaklah terdiridaripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atausetaraf. Ahli-ahli Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi atauJawatankuasa Penilaian Teknikal tidak boleh dilantik sebagaiJawatankuasa Penilaian Harga.16.4.5 Ketua PTjKetua PTj yang telah diberi kuasa boleh meluluskan perolehanbekalan guna hapus dan kerja bernilai sehingga RM50,000.16.5 Prosedur16.5.1 Peruntukan/PembiayaanPeruntukan Belanja Mengurus, Belanja Pembangunan, BelanjaPenyelidikan dan Akaun Amanah telah diperuntukkan dan mencukupisebelum sesuatu perolehan dilaksanakan.

16.5.2 Jadual Perancangana) Perolehan terancang- Setiap perolehan perlu dirancang supaya perlaksanaan dapatmemenuhi keperluan.b) Larangan memecah kecilkan perolehan- Semua perolehan tidak boleh pecah kecilkan bagimengelakkan pelawaan tender atau sebut harga.16.5.3 SpesifikasiSpesifikasi lengkap hendaklah disediakan sebelum pelawaan sebutharga atau pengiklanan tender bagi memastikan setiap tawaranmempunyai spesifikasi yang boleh dijadikan ukuran. Spesifikasimestilah disediakan dengan penubuhan jawatankuasa dan bukannyasecara individu.16.5.4 Iklana) Sebut hargaIklan sebut harga dipamerkan di papan kenyataan tidak kurangdari tujuh (7) hari bagi memastikan petender yangberkelayakan berpeluang mengambil bahagian.c) TenderIklan tender perlu dikeluarkan di dalam sekurang-kurangnyasebuah akhbar tempatan Bahasa Melayu untuk tempoh duapuluh satu (21) hari. Bagi tempoh kurang daripada yangdisebutkan hendaklah mendapat kebenaran KementerianKewangan.

d) Mata wangSemua tawaran hendaklah dalam mata wang Ringgit Malaysia(RM) kecuali bagi tender antarabangsa dan tertakluk kepadapolisi semasa kerajaan.16.5.5 Penyediaan DokumenDokumen tawaran atau sebut harga hendaklah dimasukkan ke dalampeti tender yang berkenaan pada tarikh dan masa yang telahditetapkan di dalam iklan. Tawaran yang diterima selepas dari masadan tarikh tutup dokumen tidak akan diterima..16.5.6 Jenis-jenis perolehana) Pembelian Terusi) Bekalan dan PerkhidmatanBagi pembelian bernilai sehingga RM50,000 bagisetiap pesanan dan tidak melebihi RM50,000setahun untuk setiap jenis item, Ketua PTjdibenarkan membuat pembelian terus dari manamanapembekal sama ada yang berdaftar atautidak dengan Kementerian Kewangan sama adabertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera, yangdiketahui menawarkan harga yang berpatutan.Bagi pembelian bernilai sehingga RM50,000 setiappesanan, pelawaan perlu dibuat kepada sekurangkurangnyatiga pembekal bagi tujuanperbandingan harga untuk mendapatkan hargayang terbaik dan berpatutan.

ii)KerjaPerolehan kerja sehingga RM20,000 setahunboleh dibuat secara lantikan terus di kalangankontraktor Kelas F yang berdaftar dengan PusatKhidmat Kontraktor (PKK) di bawah kepala dansub-kepala yang berkaitan dan LembagaPembangunan Industri Pembinaan Malaysia(CIDB) dalam gred dan kategori yang berkaitan.b) Sebut hargai) Bekalan dan PerkhidmatanSebut harga hendaklah dipelawa di kalangansekurang-kurangnya lima (5) pembekal yangberdaftar dengan Kementerian Kewangan dibawah kod bidang yang berkaitan bagi pembelianbernilai melebihi RM50,000 sehingga RM500,000.Bagi pembelian melebihi RM50,000 hinggaRM100,000 pembekal yang dipelawa hendaklahbertaraf Bumiputera dan berdaftar denganKementerian Kewangan di bawah kod bidangyang berkaitan.ii)KerjaPerolehan kerja-kerja kecil atau pembaikanyang tidak mengubah struktur asal dan yangtidak mempunyai Jadual Kadar KejuruteraanAwam yang bernilai melebihi RM20,000 hinggaRM200,000 hendaklah dipelawa secara sebutharga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5)

kontraktor tempatan Kelas F yang berdaftardengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dibawah kepala dan sub kepala yang berkaitandan Lembaga Pembangunan IndustriPembinaan Malaysia (LPIPM/CIDB) dalam greddan kategori yang berkenaan.Perolehan kerja yang bernilai melebihiRM200,000 hingga RM500,000 hendaklahdipelawa secara sebut harga di kalangansekurang-kurangnya lima (5) kontraktortempatan Kelas E yang berdaftar dengan PKKdi bawah kepala dan sub kepala yang berkaitandan LPIPM/CIDB dalam gred dan kategori yangberkenaan.Semua perolehan kerja elektrik yang bernilaimelebihi RM50,000 hingga RM500,000hendaklah dipelawa secara sebut harga dikalangan sekurang-kurangnya lima (5)kontraktor elektrik tempatan yang berdaftardengan PKK di bawah kelas elektrik yangberkaitan dan LPIPM/CIDB dalam gred dankategori yang berkenaan.Kerja-kerja baru, kerja-kerja penyelenggaraan,pembaikan, ubahsuai dan naiktaraf yangmelibatkan perubahan struktur, kerja-kerjaelektrik dan mekanikal hendaklah dirujukkepada PTj Sumber Perkhidmatan.

c) TenderSemua perolehan yang bernilai melebihi RM500,000 setahunhendaklah dibuat secara tender terbuka kecuali denganmendapat kebenaran daripada Kementerian Kewangan.d) Runding terusPerolehan secara rundingan terus hendaklah mendapatkankelulusan Perbendaharaan Malaysia dengan menyertakansurat pelantikan pembekal sebagai agen tunggal daripadapihak prinsipal berserta sebut harga bekalan/perkhidmatanyang berkaitan.e) Kontrak pusatPerolehan bekalan guna sama kerajaan seperti kerusi, meja,alat tulis dan tekstil hendaklah melalui kontrak pusat.Sebarang pengecualian perlu mendapatkan kelulusanKementerian Kewangan.f) Perolehan darurati) Pegawai Pengawal mengisytiharkan satu keadaandarurat disebabkan oleh satu epidemik, bencana ataupenyakit yang luar biasa.i) Pembelian darurat/kecemasan yang perlu dibuat dengansegera kerana kelewatan akan menjejaskan kepentinganawam/organisasi (hanya ditentukan oleh PTj atau pegawaiyang diberi arahan bertulis). Pembelian terhad kepada kuantitiyang cukup untuk memenuhi keperluan kecemasan tersebut.Laporan mengenai pembelian, jenis jumlah yang terlibat

hendaklah dikemukakan oleh Ketua PTj kepada JPKA untukpertimbangan dan kelulusan.g) Perubahan dan perlanjutan tempoh kontrakPerubahan dan perlanjutan tempoh kontrak boleh diluluskanoleh pihak yang meluluskan tender/sebut harga asal dengansyarat :Tenderi) tempoh sah laku kontrak masih berkuatkuasaii) tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syaratsyaratlain dalam kontrakiii) perlanjutan hanya sekali sahaja dan tempohmaksimum adalah sehingga 2 tahun; daniv) bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidakmelebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepadanilai maksimum RM7.5 juta dengan syarat jumlahkeseluruhan tambahan ini dan nilai kontrak asal tidakmelebihi RM25 juta; atauv) bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidakmelebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepadanilai maksimum RM7.5 juta dengan syarat jumlahkeseluruhan tambahan ini dan nilai kontrak asal tidakmelebihi RM25 juta.Sebut hargai) Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihiRM200,000 hingga RM500,000ii) tempoh sah laku kontrak masih berkuatkuasaiii) tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syaratsyaratlain dalam kontrak

iv) perlanjutan hanya sekali sahaja dan tempohmaksimum adalah sehingga 2 tahun; danv) bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidakmelebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepadanilai maksimum RM250,000 dengan syarat jumlahkeseluruhan tambahan ini dan nilai kontrak asal tidakmelebihi RM750,000; atauvi) bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidakmelebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepadanilai maksimum RM250,000 dengan syarat jumlahkeseluruhan tambahan ini dan nilai kontrak asal tidakmelebihi RM750,000.16.5.7 Pendaftaran Kontraktora) Bekalan dan PerkhidmatanPembelian setiap jenis item yang melibatkan jumlahperbelanjaan tahunan sehingga RM50,000 boleh dibuatdengan mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidakberdaftar dengan Kementerian Kewangan sama ada bertarafBumiputera atau Bukan Bumiputerab) KerjaPerolehan yang dibuat melalui kontraktor yang berdaftardengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan mempunyai SijilLembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB)16.5.8 Perkhidmatan PerundingPerunding yang dilantik oleh Kementerian Kewangan untuk tujuankhidmat nasihat.

16.5.9 Keutamaan Kepada Petender Bumiputeraa) Perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai melebihiRM50,000 hingga RM100,000 hendaklah dipelawa secarasebut harga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5)pembuat/pembekal tempatan bertaraf Bumiputera yangberdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidangyang berkaitanb) Bagi tender bekalan, peralatan dan kerja yang melebihiRM100,000 hendaklah diberi keutamaan kepada syarikatBumiputera mengikut peraturan berikut:Melebihi RM100,000 - RM500,000 - 10%Melebihi RM500,000 - RM1.5 juta - 7%Melebihi RM1.5 juta - RM5 juta - 5%Melebihi RM5 juta - RM10 juta - 3%Melebihi RM10 juta - RM15 juta - 2.5%Melebihi RM15 juta- Tiada keistimewaan16.5.10 Urusetia perlu sediakan jadual perbandingan harga yangmengandungi maklumat harga dan nama/kod pembekal/kontraktor yang perlu diserahkan kepada PengerusiJawatankuasa Tawaran pada hari mesyuarat.

16.5.11 Jawatankuasa Penilaian Teknikala) Pegawai Pengawal melantik ahli JawatankuasaPenilaian Teknikal yang mahir dalam bidang yangberkaitan.b) Jawatankuasa Penilaian Teknikal akan menyediakanLaporan Penilaian Teknikal dan dikemukakan kepadaUrusetia Perolehan yang berkenaan.16.5.12 Urusetia PerolehanUrusetia perolehan bertanggungjawab bagi membuat analisaperbandingan nilai berasaskan laporan penilaian teknikal,tawaran harga dan mengambil kira dasar kerajaan dalammenetapkan keutamaan perolehan seperti taraf Bumiputera,kriteria pembuat dan barangan buatan tempatan. Daripadaanalisa ini, urus setia akan membuat syor dan menyediakandokumen yang diperlukan kepada Jawatankuasa Perolehanyang berkenaan.16.5.13 Lembaga Perolehan A atau Lembaga Perolehan B atauJawatankuasa Kecil BekalanLembaga Perolehan A atau Lembaga Perolehan B atauJawatankuasa Kecil Bekalan adalah diberi kuasa menimbangserta meluluskan tender/sebut harga yang nilainya tertaklukkepada kelulusan yang diberi oleh Kementerian Kewangandan Lembaga Pengurus.16.5.14 Ijab kabul/Setuju terima tawaranSurat niat akan dikeluarkan kepada petender yang berjaya.Surat tersebut mengandungi syarat dan terma tambahan bagi

memastikan kontrak tersebut berjaya dilaksanakan dan bagimemenuhi dasar-dasar dan aspirasi kerajaan. Selepasmenerima surat niat, petender yang berjaya dikehendakimenandatangani dan dikembalikan surat setuju terima bagipenyediaan kontrak.16.5.15 KontrakKontrak dimeterai dengan petender yang berjaya Petenderdikehendaki mengemukakan bon pelaksanaan daripada bankbankyang diiktiraf jika berkaitan, Kontrak tersebut juga perluditandatangani oleh kedua-dua pihak (pembekal dan PPUM)serta dimatikan setem.16.5.16 PesananPesanan yang dikeluarkan hendaklah mempunyai ciri-cirikawalan yang teratur dan kemas dari segi penyediaan danrekod bagi memastikan ia selamat dan tidak berlakupenyalahgunaan.16.6 Dokumen BerkaitanKetua Penolong Pengarah Kanan, PTj Sumber Bahan adalahbertanggungjawab untuk menyediakan dokumen- dokumen berkualiti yangberkaitan.