buku panduan promosi amalan 5s - Universiti Malaysia Pahang

BUKU PANDUANPROMOSI AMALAN 5SJAWATANKUASA PROMOSI AMALAN 5SPUSAT PEMBANGUNAN KORPORAT & PENGURUSAN KUALITIUNIVERSITI MALAYSIA PAHANG1

JAWATANKUASA PROMOSI AMALAN 5SJawatankuasa Promosi Amalan 5S mempunyai peranan yang signifikan sebagaipemangkin bagi merealisasikan Amalan Persekitaran Berkualiti atau QualityEnvironment (QE) universiti. Pengembelingan usaha jawatankuasa ini termasukJawatankuasa Latihan dan Audit memastikan budaya QE ini dapat disematkan kedalam pengamalan staf seharian. Jawatankuasa ini juga memastikan pelaksanaanpelan promosi ke arah membina kesedaran Amalan 5S kepada warga universiti.Panduan ini dibangunkan bagi memberikan satu garis panduan berkenaan kaedahkaedahberkesan dalam melaksanakan aktiviti promosi di jabatan seperti berikut:1. JAWATANKUASA PROMOSI AMALAN 5SJawatankuasa Kerja Promosi Amalan 5S jabatan dilantik bagi mengurus danmelaksanakan pelan promosi Amalan 5S yang diatur oleh JK Induk Amalan 5SUniversiti dan jabatan masing-masing. Keanggotaan yang sesuai Jawatankuasakerja boleh dianggotai oleh 2-5 orang ahli bagi memastikan pelaksanaan dapatdijalankan dengan berkesan.1.1. Skop Tugas Jawatankuasa Promosi Amalan 5SPerincian skop tugas bagi jawatankuasa ini boleh disenaraikan sepertidibawah, walaubagaimanapun pihak jabatan boleh membuatpenambahbaikan berdasarkan keperluan jabatan itu sendiri.Skop promosi sebenarnya adalah luas kerana ianya berkait rapat dengan isusemasa, teknologi dan globalisasi. Contohnya penggunaan medium/platformdalam melaksanakan pelan promosi. Justeru pihak jabatan perlu membuatpertimbangan dan semakan bagi mengadaptasi aktiviti yang berkesanmengikut citarasa dan trend staf/jabatan (how to penetrate staff culture?) .a) Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi amalan 5S tahunanbagi rujukan dan pelaksanaan universiti dan jabatan.-Dokumen ini boleh disediakan dalam bentuk Gant Chart.b) Membuat perancangan belanjawan bagi menjalankan aktiviti promosiAmalan 5S universiti dan jabatan.c) Merancang dan menganjurkan pertandingan, gotong royong dankempen 5S.d) Mencadangkan sistem ganjaran (rewards systems) yang bersesuaiankepada pelaksanaan Amalan 5S.-Contohnya : Pertandingan Amalan 5S antara PTJe) Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakandiperingkat universiti dan jabatan2

f) Memastikan usaha-usaha promosi pelaksanaan dan pendedahanAmalan 5S dilakukan secara aggresif dan berkesang) Menyediakan laporan dan membantu Pengerusi JK Kerja PromosiPeringkat Induk dalam merancang dan melaksana aktiviti Promosibagi keseluruhan UMPh) Mengadakan mesyuarat jawatankuasa secara berkalai) Menyediakan fail Promosi Amalan 5S jabatan bagi tujuan dokumentasidan audit persijilan.1.2. Carta Organisasi Jawatankuasa Kerja Promosi Amalan 5SKETUA JK PROMOSIAMALAN 5S PTJJK KERJAE- PROMOSI DANPENERBITAN &DOKUMENTASIJK KERJASUDUT/FIZIKALPROMOSIJK KERJAAKTIVITI PROMOSI2. PELAN PROMOSI AMALAN 5SPelan pelaksanaan promosi perlu dibangunkan oleh pihak jabatan berdasarkankesesuaian operasi jabatan. Beberapa faktor perlu diambil kira sebelumperancangan promosi disepakati melalui Mesyuarat Jawatankuasa PelaksanaAmalan 5S PTJ seperti berikut:2.1. Merancang Pelan PromosiAntara aspek atau ciri-ciri yang perlu diambilkira dalam penentuan aktivitipromosi Amalan 5S adalah:i. Kategori/golongan stafii. Medium perantaraaniii. Lokasi jabatan3

2.2.2. Penubuhan Jawatankuasa Induk/Pemandu Promosi Amalan5S/QE OrganisasiPelantikan Jawatankuasa Induk/Pemandu boleh memandu danmemantau aktiviti yang akan dijalankan diperingkat jabatan. Pelaporandapat dibuat secara terus kepada pihak induk melalui jawatankuasajawatankuasayang dilantik diperingkat jabatan.AJK dibawah JK Promosi boleh dilantik berdasarkan skop tugas(contoh di perkara 1.2). Pembahagian skop ini amat perlu bagimemastikan ajk mendapat panduan khusus bagi menjalankantanggungjawabnya. Walaubagaimanapun terpulang kepada pihakjabatan untuk memberikan definisi tersendiri bagi skop tugas JKpromosi ini berdasarkan keperluan.2.2.3. Pelan dan Perancangan Pelaksanaan Amalan 5SMelalui penubuhan dan pelantikan AJK promosi perancanganpelaksanaan Amalan 5S/QE dibangunkan untuk tempoh 2 tahun untukmemastikan sasaran dapat dicapai. Praktikalnya pelan ini dibangunkandan diterjemahkan kepada Gantt Chart. (sila lihat contoh dilampiran A).JK Induk perlu mengedarkan kepada jabatan-jabatan untuk menjadipanduan pelaksanaan Amalan 5S setelah diluluskan secara rasmi dipihak universiti. Seterusnya pihak jabatan perlu membangunkan pelanpromosi berdasarkan pelan universiti supaya ianya seiring kehendakuniversiti dan acuan jabatan itu sendiri.2.2.4. Pelancaran dan PerasmianPelancaran dan perasmian Amalan 5S adalah menjadi pemula dalammenyampaikan hasrat dan sokongan pihak pengurusan dalammelaksanakan Amalan 5S di organisasiPenglibatan pihak pengurusan dalam penetapan sasaran, objektif danlangkah-langkah ke arah Amalan 5S memberikan panduan menyeluruhkepada organisasi dalam melaksanakan Amalan 5S ini.a) Pengumuman dan pengisytiharaan pelaksanaan Amalan 5S danSistem QE bagi organisasib) Pelancaran kepada komitmen yang dibuat oleh pihak pengurusanmelalui ucapanpihak pengurusan iaitu:i. Polisi/dasar Amalan 5S/QE Organisasi5

ii. Objektif Amalan 5S/QE Organisasiiii. Pelan dan perancangan pelaksanaan Amalan 5S untuktempoh 2 tahunc) Disamping itu beberapa usaha-usaha memupuk dan menyemaiusaha Amalan 5S boleh dilancarkan antaranya:i. Logo Amalan 5S Organisasiii. Moto/Slogan Amalan 5S Organisasiiii. Maskot Amalan 5S Organisasiiv. Video Amalan 5S Organisasid) Pelaksanaan mempromosi aktiviti Amalan 5S juga bolehdilaksanakan sewakti pelancaran dengan aktviti Gotong RoyongPerdana melibatkan persekitaran organisasi dan melaluipenglibatan pihak pengurusan organisasi.2.2.5. Melaksanakan Aktiviti PromosiUsaha memupuk dan membudaya bukanlah satu usaha mudah dansingkat bagi sesebuah organisasi, justeru alatan yang sesuai dan tidaksemestinya melibatkan kos yang tinggi menjadi ukuran bagikeberkesanan usaha promosi. Berikut adalah antara alatan yang bolehdiaplikasikan organisasi:a) Monumen/arca Peringatan sebagai Reminder Tool kepada staf,pelanggan dan stakeholder OrganisasiMonumen peringatan didirikan di sekitar kawasan organisasidengan memberikan penekanan lokasi laluan utama staf,pelanggan dan stake holder organisasi.Tujuan utama monumen/arca peringatan ini adalah untukmemupuk kesedaran staf, memaklumkan pelanggan dan stakeholder yang berkunjung dan berurusan dengan organisasi. Justerusesi komunikasi dan pemberitahuan dapat dipendekkan dengangambaran visual yang jelas berkenaan amalan organisasi.6

) Laman web sebagai communication media platform yangberkesani. E-Sudut dan Sudut Amalan 5S OrganisasiLokasi organisasi, golongan, gred, tahap pendidikan danbilangan staf yang ramai kadangkala menyukarkan usahausahapromosi. Sebagai contoh: bagaimana pemaklumkankepada staf yang bercuti belajar di luar negara tentangpengamalan 5S di jabatan masing-masing untukmemastikan kesinambungan amalan ini diteruskan.Pada kebiasaannya sudut 5S dibuat secara fizikal dijabatan. Bagi mengikut arus globalisasi dimana staf padamasa kini dibekalkan dengan kemudahan komputer dantalian internet pembangunan laman web bagi Amalan 5Stelah menjadi satu kemestian.Berikut adalah butiran yang perlu ada bagi pembangunanE-sudut/Sudut Amalan 5S: Polisi/dasar Amalan 5S yang ditandatangani KetuaOrganisasi Objektif Amalan 5S Carta Organisasi JK Amalan 5S (Induk &Pelaksana). Carta Perbatuan/Gantt Chart dan jadual tugas (Induk& pelaksana) Peta lokasi/Pelan lantai zon 5S dan nama kumpulanserta ahli Rekod aktiviti (gambar) sebelum dan selepaspelaksanaan Amalan 5S beserta tarikh Rekod Audit Rekod/Jadual Latihan Moto/Slogan/Logo Amalan 5S. Newsletter/Brosur berkaitan Amalan 5S (pdf) Rekod promosi Amalan 5S di Jabatan Rekod kejayaan Jadual mesyuarat/perjumpaan kumpulan.7

c) Rewards SystemPelan sistem ganjaran atau rewards system perlu dibangunkandiperingkat organisasi dan diwar-warkan untuk mendorongmotivasi ke arah usaha-usaha pengurusan.Antara pelan yang boleh dicadangkan adalah:i. Anugerah Kecemerlangan Amalan 5S Kategori Teknikal dan Makmal Kategori Pejabat Pengurusan Kategori Khas Ciptaan/Inovasi Urus Tadbir Terbaik Kategori Khas Ciptaan/Inovasi Sistem TeknikalTerbaikii.Hadiah Lawatan Sambil Belajar8

iii.iv.Sistem Bank IdeaPenyertaan ke Konvensyen Amalan 5Sd) Bahan penerbitan dan alatan promosi laini. TaglinePenyerapan tagline yang mengalakkan Amalan 5S didalamucapaan oleh pihak pengurusan ketika perhimpunan staf.Contoh: Salam 1 Malaysiaii.Header Letter HeadCetakan Moto/Slogan Amalan 5S di letter head orgainisasiContoh: Kualiti Menjana Produktivitiiii.Tayangan videoTayangan video ketika perhimpunan atau di dalam videostreaming organisasi.iv.Pop up screenPop up screen bagi mewar-warkan aktviti yang akan dibuatoleh pihak jawatankuasa atau tips-tips 5Sv. BuletinEdaran buletin yang mengandungi aktviti semasa melaluiE- Laman Web atau edaran hardcopy.vi.Sticker, button, badge, banner, standing poster dan lain-lainlagi.9