penyambut tetamu - Bahagian Istiadat dan Urusetia Persidangan ...

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPM1. Senarai Tetamu2. Kad Jemputan3. Aturan Tiba / Balik4. Buku Program5. Teks Pengacara Majlis6. Backdrop7. Raptai8. Gimik Perasmian9. Bilik Menunggu10. Sidang Akhbar11. CenderamataPERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU6

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMPerkara yang WAJIB ada di dalam kad jemputan• Nama Penganjur / Logo (sekiranya ada)• Nama Majlis• Jemputan individu ATAU berpasangan• Tempat, hari, tarikh dan masa (merujuk kepada masaketibaan tetamu kehormat)• RSVP dan nombor hubungan• Kod Pakaian• Aturcara program (muka belakang)PERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU8

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMKERAJAAN MALAYSIADengan segala hormatnya mempersilakanYB DATO’ SRI PETER CHIN FAH KUI……………………………………………………………………………………………keACARA PERBARISAN DAN PERARAKANSEMPENA SAMBUTAN ULANG TAHUN HARI KEMERDEKAAN KE-55TAHUN 2012Sila jawab sebelum:di Dataran Merdeka, Jalan Raja, Kuala Lumpurpada hari Jumaat, 31 Ogos 2012, jam 8.00 pagi( Sila bawa kad ini bersama )23 Ogos 2012 melalui Kad Jawapan atauTelefon No: 03- 8872 6625/6621/6622/6623/6624/6626No. Faks: 03- 8888 3980/3981Email : mohdazizul@istiadat.gov.myPakaian:Pakaian Khas MerdekaBahagian Istiadat & Urusetia Persidangan Antarabangsa Jabatan Perdana MenteriPERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU9

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMSiapa yang paling awal tiba?Tetamu yang paling junior dan diikuti dengan tetamu yang seniorselepas beliauOrang awam / jemputan umumSiapa yang menyambut VIP?Tuan rumah / Menteri PengerusiJemputan yang paling kanan selepas VIP. Contoh: TPMmenyambut PM, Timbalan Menteri menyambut MenteriPenganjur / Pengarah ProgramAJK Induk – untuk tujuan diperkenalkan kepada VIPPERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU10

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMKandungan Buku ProgramKata-kata aluan daripada Pengurusan Majlis. Dihadkan kepada2 (maksimum) (sekiranya perlu)Latar belakang (majlis / individu yang diraikan) (sekiranya perlu)Atur cara MajlisPenghargaan kepada pihak luar yang terlibat (sekiranya perlu)Cara Pengagihan Buku ProgramAgihan semasa ketibaan tetamuDiisi bersekali di dalam beg cenderamataDisusun di atas kerusi Diberi berasingan untuk tetamu terhormat 11PERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMDapatkan senarai tetamu terkini. Salutasi hanyakepada tetamu dan pasangan yang hadir sahaja.Tidak perlu meleret. Elakkan terlalu banyakpantun.Sebutan nama dan gelaran hendaklah tepat.Contoh : Encik Abdurrahman hendaklah disebutseperti ejaan.Elakkan keluar daripada teks yang diberi.Gunakan mikrofon yang berasingan.PERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU12

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPM Ditulis di dalam Bahasa Melayu atau Bahasa Inggeris Darjah kebesaran tidak perlu ditulis di backdrop Sekiranya ingin meletakkan gambar, dapatkan gambardaripada pejabat tetamu kehormat. Pastikan ada ruang bawah yang mencukupi dan semakejaan.PERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU13

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPM Perlu dapatkan kehadiran daripada semua pihakyang terlibat dengan majlis. Raptai dibuat dengan “serius” walaupun ianyasekadar lakonan. Sebaik-baiknya di buat mengikut masa sebenar.Bermula daripada ketibaan tetamu terhormatsehingga balik. Raptai dibuat sehingga majlis tersebut “perfect”.PERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU14

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPM Tentukan bentuk gimik perasmian yang sesuai denganmajlis Perlu dimaklumkan kepada tetamu kehormat.Contoh : Paluan gong, pelepasan belon, memotongreben, pancaran laser atau bunga api.PERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU15

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPM Perlu hadkan siapa yang perlu berada didalam bilik menunggu. Hidangan jamuan ringan / air mineral. Pemberi dan penerima “que” untuk tetamukehormat bergerak masuk ke tempat acara.PERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU16

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPM Dibuat mengikut keperluan. Diselaraskan dengan Setiausaha Akhbar / PejabatKomunikasi Korporat tetamu kehormat Ruang yang mencukupi untuk media Press Kit (sekiranya ada)PERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU17

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPM Saiz dan bentuk cenderamata perlu sesuai denganbentuk majlis. Boleh diberi semasa perasmian pembukaan / penutup /di dalam bilik menunggu. Tentukan siapa yang layak mendapat cenderamata. Dapatkan pandangan daripada pejabat VIP mengenaibentuk cenderamata. Perlu ada dulang dan alas dulang yang sesuai.PERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU18

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMSeseorang yangdipertanggungjawabkan untukmengiringi dan melayan tetamubermula daripada ketibaan tetamuhinggalah tetamu berangkat pulang.Ditugaskan satu orang bagi seorangtetamu dan akan menginap di tempatkediaman bersama tetamu.PERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU19

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPM1. Untuk memberikan bantuan kepada tetamu sepanjang masa bermuladari masa ketibaan sehingga masa keberangkatan pulang.a) Bantuan rasmi seperti urusan ketibaan/pelepasan, penginapan,persidangan/mesyuarat, makan, pengangkutan, sidang akhbardan lain-lain.2. Untuk mengiringi tetamu ke majlis-majlis, sama ada majlis di dalamataupun majlis di luar jadual.PERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU20

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPM3. Sentiasa peka dengan maklumat-maklumat terkini mengenai:a) Tempat, masa ketibaan, atur cara dan kod pakaian;b) Susunan tempat duduk, kedudukan tetamu;c) Menu makan, alahan makanan, vegetarian / non-vegetarian.4. Memaklumkan sekiranya berlaku pembatalan/ kelewatan di pihak VIPkepadaa) Penganjur atau urus setia induk;b) Hos / tuan rumah;c) Keselamatan.5. Mode “on call” / “standby”PERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU21

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPM1. SEBELUM KETIBAAN2. SEMASA KETIBAAN3. PERGERAKAN KE HOTEL4. KETIBAAN DI HOTEL5. PERGERAKAN KE MAJLIS6. KETIBAAN KE MAJLIS7. BERLEPAS PULANGPERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU22

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMSusunan kenderaan / motorcadeKarpet merah dan benderadi lapangan terbangKawalan Kehormat Utama /“static guard”“Refreshment” di bilik menungguKenal pasti “counter part” danMenteri Pengiring / pegawaipegawai kananPERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU23

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMo Memperkenalkan tetamukepada VIP tempatano Pelepasan bagasi /pelepasan senjata api /pasporto Pengagihan tagpengenalan / kad aksesPERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU24

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMoKedudukan VIP sama adadi belakang pemanduATAU penumpango Agihan kereta kepadatetamuooKenal pasti laluan protokol/ laluan alternatifBilangan kenderaan dalam“motorcade”PERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU25

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMoSambutan oleh pihakhoteloBendera dan karpetmerahoDaftar masuk / kad aksesooLif sudah tersediaMaklumat ringkasmengenai programoAgihan bagasi ke bilikanggota rombonganberikutnya / atur caraPERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU26

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPM Mengingatkan VIP dan delegasiwaktu bertolak Pastikan kod pakaian yang betul Bergerak mengikut jadual Tentukan sama ada perlu redcarpet atau tidak Menghubungi penganjur / hosmemaklumkan pergerakan VIPPERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU27

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPM Memperkenalkan kepada hos siapa tetamu anda danmemperkenalkan tetamu anda kepada hos. Tandatangan Buku Pelawat. Pastikan tetamumenggunakan tangan kanan atau tangan kiri. Mengiringi ke tempat duduk. Lokasi majlis mempunyaitempat letak kasut yang sesuai. “Standby” untuk terimaarahan seterusnya.PERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU28

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMPERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU29

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMMenguruskan bagasi tetamu lebih awal.Daftar masuk, pelepasan bagasi dan urusanimigresen 2 jam lebih awal dari ETDMenyelesaikan bil hotel dan bil-bil yang berkenaan(sekiranya perlu)Tidak perlu menghebahkan sekiranya menerimahadiah / tipsLapor kepada urus setia Induk30PERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMPERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU31

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMSeseorang yang ditugaskanuntuk memainkan peranansebagai penyambut, penunjukarah dan pengiring kepadatetamu dalam sesebuah majlis.Menyambut tetamuMengiringi tetamu Menunjuk arah32PERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMMemastikan tetamu-tetamu yanghadir disambut dengan ceria danberada di tempat dan masa yangsepatutnya agar perjalanan majlisdapat berjalan dengan lancar dansempurnaPERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU33

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPM Diri telah bersedia untuk menerima tugas Telah mendapat pelepasandaripada Ketua Jabatan Bebas dari sebarangkomitmen (tugas hakikidan keluarga) Sentiasa senyum dan kelihatan ceriaPERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU34

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMa) Menghadiri taklimat penganjurb) Dapatkan kepastian tentang tugas dan tanggungjawab.c) Kenal pasti rakan dan pasukan.d) Kenal pasti perkara-perkara berikut:1. Jenis majlis;2. Tempat majlis;3. Pakaian bagi majlis;4. Tetamu kenamaan yang dijemput dan bilangannya;5. Floor plan;6. Atur cara majlis;7. Menu;8. Nombor-nombor perhubungan.e) Makan dan minum sebelum bertugas.PERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU35

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMTiba sekurang-kurangnya 1 jam lebih awal daripadawaktu ketibaan tetamu pertama;Lapor diri kepada Pegawai Penyelaras dan kenal pastitempat bertugas;Dapatkan senarai tetamu yang sudah disusunmengikut abjad (sekiranya perlu);Cuba kenal pasti nama tetamu yang akan ditempatkandi meja yang ditugaskan;Biasakan diri dengan kedudukan floor planPERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU36

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMCARA MENGIRING TETAMUPenyambut tetamu hendaklah berjalan 2 atau 3 langkah kecildi hadapan tetamu.Kedudukan penyambut tetamu di sebelah kiri atau kanantetamu bergantung kepada keadaan tempat dan kesesuaian.PERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU37

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMPERTANYAAN & TEGURANJika ada apa-apa pertanyaan yang dimajukan JANGANsekali-kali menjawab ‘saya tidak tahu’. Jawablah ‘sayasemak terlebih dahulu’.Jika ada teguran dari tetamu yang kurang senangdidengar, hendaklah mendiamkan diri sahaja denganmengambil peringatan. JANGAN sekali-kali bertengkardengan tetamu dengan memberi alasan ATAU memberimaklumat yang anda sendiri tidak pasti.PERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU38

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMSeboleh-bolehnya hendaklah kenali tetamu. Jika tidakkenal hendaklah bertanya dengan cara hormatmisalnyaatauMENGENALI TETAMU“selamat pagi tuan…….boleh saya bantu”(sambil merujuk kepada senarai tetamu)minta kad jemputan yang dibawa bagi lebih tepat untukkita buat semakan dan seterusnya membuat panggilanhormat mengikut kedudukan tetamu seperti YBhg TanSri, YBhg Dato’ dan sebagainya.PERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU39

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMMASALAH YANG SERING DIHADAPI1. Jawab HADIR tetapi tidak hadir.2. Datang lebih dari dijemput.3. Pakaian tidak mengikut ketetapan majlis.4. Meja / tempat duduk diisi oleh orang lain.5. Nama tidak sama seperti tagging.6. Meja VIP mengalami kekosongan7. Penganjur buat perubahan tempat duduk di saat-saat akhir.8. Dewan tidak penuh.PERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU40

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMTIPS Dapatkan jadual penuh pergerakan VIP dan jadual acarayang akan dihadiri; Pastikan semua maklumat diperoleh daripada sumberyang sahih; Sentiasa ada Pelan B /Pelan alternatif (Sediakanpayung sebelum hujan)PERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU41

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMTIPS• Kerja secara berkumpulan• Jangan jadi “one man show”• Kenali “counterpart” / oranghubungan anda• Pastikan “counterpart” tahuperancangan andaPERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU42

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMTIPSo Potongan rambut kemaso Body Postureo Pemilihan pakaiano Elakkan aksesori tambahano Yakin dan bersemangato Bau mulut / badanPERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU43

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMTIPS Maklumat khusus mengenai majlis Maklumat umum mengenai tempat / negaraPERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU44

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMTIPS• Laksanakan tugas atas dasar tanggungjawab• Sentiasa bersedia untukmemberikan bantuan• Elakkan bertembungdengan tugas rasmi /peribadiYou have a 30 years mortgage andlifetime gym membership butyou’re afraid of commitment?PERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU45

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMTIPS• Menggunakan Bahasa Inggeris yangmudah difahami (sekiranya perlu)• Menggunakan salutasi / panggilanhormat yang sesuai• Memanfaatkan kecanggihantelekomunikasi• Tahu isu apa yang dibincangkan• Beri pendapat / bercakap apabilaperlu sahajaPERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU46

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMDO’S AND DON’T1. JANGAN menimbulkan keadaan yang boleh mendatangkan situasi yang tidakselesa kepada VIP.Contoh : Membiarkan VIP anda menanti anda di pintu kereta2. JANGAN memandang rendah kepada tetamu / memberi komen negatif dalamsebarang bahasa.Contoh : Memberi komen tentang pakaian tetamu negara lainPERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU47

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMDO’S AND DON’T3. JANGAN berkata “saya tidak tahu”. Sebaliknya ucapkan “saya akan semakdahulu / saya akan dapatkan jawapannya”.4. JANGAN memberikan pendapat peribadi apabila ditanya mengenai sesuatuisu sensitif / kontroversi.Contoh : Isu pembekuan penghantaran pembantu rumah Indonesia5. JANGAN membuat andaian sendiri. Dapatkan jawapan yang tepat dan jawabdengan yakin.Contoh: Jangan mulakan jawapan anda dengan “saya rasa….”, “mungkin….”,“agaknya….”6. TIDAK berkumpul ketika menjalankan tugas.7. TIDAK teruja dengan tetamu yang hadir atau teruja dengan keadaansekeliling.PERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU48

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMDO’S AND DON’T8. JANGAN sekali-kali bersikap tidak bekerjasama9. JANGAN menghilangkan diri semasa bertugas (MIA)10. JANGAN mengkritik organisasi tempat bekerja dan negara sendiri.PERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU49

BAHAGIAN ISTIADAT & URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA, JPMSEBARANG PERTANYAAN SILA HUBUNGI :SHAHMAN BIN JALALUDIN03-88726648shahman@istiadat.gov.myPERANAN PEGAWAI PROTOKOL, PEGAWAI PENGIRING & PENYAMBUT TETAMU50