Tutorial Microsoft Outlook

PUSDIKLAT ANGGARAN & PERBENDAHARAAN
2019
TUTORIAL
MICROSOFT
OUTLOOK
-L I D I A K R I S T I-

DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ................................................................................................................ 1
DAFTAR TABEL ......................................................................................................... 2
I. PENGENALAN MICROSOFT OUTLOOK .......................................................... 3
II. KONFIGURASI EMAIL DI OUTLOOK WINDOWS ............................................. 3
III. MEMBACA EMAIL ............................................................................................. 6
IV. MEMBUAT PESAN BARU ................................................................................. 6
V. MEMBUAT DOCUMENT APPROVAL ............................................................... 7
VI. MEMBUAT UNDANGAN RAPAT / PERTEMUAN / KOORDINASI ..................... 8
VII. MEMBUAT REMINDER UNTUK WIDYAISWARA UNTUK MENYUSUN DAN
VALIDASI SOAL SERTA KOREKSI HASIL UJIAN .................................................... 10
VIII. KONFIGURASI EMAIL DI OUTLOOK DI IOS ............................................. 12
IX. KONFIGURASI EMAIL DI OUTLOOK DI ANDROID ........................................ 15
X. KELEBIHAN MENGGUNAKAN FITUR OUTLOOK: ......................................... 18
PAGE 1

DAFTAR TABEL
Tabel 1. 1 Welcome to Outlook .................................................................................... 3
Tabel 1. 2 Sinkronisasi email dengan Outlook ............................................................. 4
Tabel 1. 3 Penambahan akun outlook .......................................................................... 4
Tabel 1. 4 Setting email telah berhasil ......................................................................... 5
Tabel 1. 5 Configuring outlook accounts ...................................................................... 5
Tabel 1. 6 Tampilan awal email outlook ....................................................................... 5
Tabel 1. 7 Icon ada pesan baru ................................................................................... 6
Tabel 1. 8 Tampilan jendela membuat pesan baru ...................................................... 6
Tabel 1. 9 Tampilan membuat document approval ...................................................... 7
Tabel 1. 10 Tampilan review Ms.Word ......................................................................... 8
Tabel 1. 11 Tampilan calendar - Pemilihan tanggal ..................................................... 8
Tabel 1. 12 Tampilan membuat undangan rapat .......................................................... 8
Tabel 1. 13 Tampilan Reminder ................................................................................... 9
Tabel 1. 14 Tampilan membuat penugasan – step 1.................................................. 10
Tabel 1. 15 Tampilan membuat penugasan - step 2 .................................................. 11
Tabel 1. 16 Laporan Status ........................................................................................ 11
Tabel 1. 17 Icon Outlook ............................................................................................ 12
Tabel 1. 18 Add Account ........................................................................................... 12
Tabel 1. 19 Pilhan Ms Exchange ............................................................................... 13
Tabel 1. 20 Isian Password ........................................................................................ 13
Tabel 1. 21 Pilihan Skip atau Continue ...................................................................... 14
Tabel 1. 22 Tampilan outlook terbuka ........................................................................ 14
Tabel 1. 23 Memulai Outlook ..................................................................................... 15
Tabel 1. 24 Add Account ........................................................................................... 15
Tabel 1. 25 Isian Password ........................................................................................ 16
Tabel 1. 26 Penambahan akun lain ........................................................................... 16
Tabel 1. 27 Pilih Skip atau Continue .......................................................................... 17
Tabel 1. 28 Tampilan outlook terbuka ........................................................................ 17
PAGE 2

I. PENGENALAN MICROSOFT OUTLOOK
Ms Outlook adalah sebuah aplikasi pengelolaan klien email dan
workgroup yang dikeluarkan oleh Microsoft. Aplikasi Outlook ini
membantu kita dalam pengelolaan email yang tentunya lebih praktis
dibandingkan dengan menggunakan internet. Ms Outlook merupakan
paket dari Ms Office, sehingga untuk menginstallnya dapat dilakukan
bersama-sama dengan Ms Office.
Selain untuk pengelolaan email, Outlook juga mempunyai beberapa
fasilitas lain seperti pengelolaan kalender kerja, meeting, jadwal tugas dll.
II.
KONFIGURASI EMAIL DI OUTLOOK WINDOWS
1. Buka Outlook Windows. Pada panduan kali ini menggunakan
Outlook versi 2013. Namun pada prinsipnya versi apapun sama.
Kemudian klik Next.
Tabel 1. 1 Welcome to Outlook
2. Lalu anda akan diarahkan ke step selanjutnya yaitu agreement
mengenai sinkronisasi email dengan Outlook. Klik Yes pada
pilihan ini lalu klik Next.
PAGE 3

Tabel 1. 2 Sinkronisasi email dengan Outlook
3. Setelah itu, pada step ketiga ini anda dapat memilih E-mail
Account dalam proses penambahan akun Outlook. Kemudian klik
Next.
Tabel 1. 3 Penambahan akun outlook
4. Apabila muncul tulisan Congratulations! Seperti gambar
dibawah maka proses setting email di Outlook Windows telah
berhasil. Kemudian Klik Finish.
PAGE 4

Tabel 1. 4 Setting email telah berhasil
5. Tunggu beberapa saat, Outlook akan terbuka dan berisi inbox, sent
item, trash dari email yang telah anda setting.
Tabel 1. 5 Configuring outlook accounts
Tabel 1. 6 Tampilan awal email outlook
PAGE 5

III. MEMBACA EMAIL
Untuk membaca email pastikan Outlook berada pada folder
“Inbox”, cukup dobel klik pada pesan yang ingin dibaca. Pesan akan
terbuka pada jendela baru. Untuk mengetahui adanya pesan baru, pada
windows toolbar (sudut kanan monitor) akan diberi tanda amplop yang
diiringi dengan suara “ding” sebagai bunyi default untuk email yang tiba
pada Outlook.
Tabel 1. 7 Icon ada pesan baru
IV. MEMBUAT PESAN BARU
1. Pilih New Email pada ujung paling kiri di bawah tab Home.
Jendela Pesan Baru (New Messages) muncul pada tab Message MS
Outlook:
Tabel 1. 8 Tampilan jendela membuat pesan baru
2. Masukkan nama atau alamat email di field To atau Cc.
3. Dalam field Subject, ketikkan subjek pesan email.
4. Letakkan kursor dalam isi pesan email, lalu mulailah mengetik.
5. Setelah mengetikkan pesan, pilih Send.
PAGE 6

V. MEMBUAT DOCUMENT APPROVAL
Tabel 1. 9 Tampilan membuat document approval
1. Membuat email baru, lakukan hal yang sama dengan langkah IV.
2. Pilih Attach File untuk menyisipkan dokumen yang akan di
review.
3. Tambahkan catatan, arahan, atau komentar sesuai keperluan.
4. Pada tab Option, di group tracking, klik Use Voting Buttons,
pilih Approve;Reject.
5. Klik Send.
6. Penerima merespons email di tulisan “klik disini”. Pilih
Approve atau Reject.
7. Pengirim akan mendapatkan email balasan dari penerima yang
menyatakan bahwa penerima menyetujui/menolak dokumen yang
telah dibuat oleh pengirim. Approve menunjukkan bahwa dokumen
yang diajukan sudah benar atau tidak memerlukan revisi.
8. Apabila penerima merasa jika dokumen yang sudah diajukan masih
memerlukan perbaikan, maka bisa dilakukan dengan membalas
email dengan menjelaskan di body email apa saja yang perlu
diperbaiki, atau menggunakan fitur “New Comment” yang ada di
tab Review Ms.Word.
PAGE 7

Tabel 1. 10 Tampilan review Ms.Word
VI. MEMBUAT UNDANGAN RAPAT / PERTEMUAN / KOORDINASI
Tabel 1. 11 Tampilan calendar - Pemilihan tanggal
Tabel 1. 12 Tampilan membuat undangan rapat
PAGE 8

Tabel 1. 13 Tampilan Reminder
1. Pada bagian bawah Folder Pane, klik icon Calendar untuk
membuka folder Calendar.
2. Pilih tanggal.
3. Pilih sebuah blok waktu untuk meeting.
4. Pada tab Home, di grup New, klik New Meeting.
5. Klik To.
6. Pada kotak dialog Select Attendees and Resources, pilih
peserta meeting dan sumber daya dari Address Book,
atau ketikkan alamat secara manual.
7. Jika meeting wajib dihadiri, klik required.
8. Jika meeting tidak wajib hadir, klik Optional.
9. Klik Ok jika sudah selesai.
10. Pada kotak Subject, ketikkan deskripsi dari meeting.
11. Tambahkan catatan, arahan, atau komentar untuk meeting sesuai
keperluan.
12. Pilih sebuah ruangan yang akan digunakan untuk meeting, atau
ketikkan lokasi meeting pada kotak Location.
13. Klik Send.
PAGE 9

Tips & Trik:
Anda bisa menggunakan Scheduling Assistant untuk membantu Anda
mencari waktu yang tepat untuk semua peserta meeting, dan Anda juga bisa
mencari sumber daya yang tersedia. Untuk beralih ke View Scheduling
Assistant, pada tab Meeting, di grup Show, klik Scheduling Assistant. Anda
juga bisa menggunakan tombol Tracking yang ada pada tab Meeting untuk
melihat peserta meeting mana yang sudah menanggapi permintaan meeting
Anda.
VII. MEMBUAT REMINDER UNTUK WIDYAISWARA UNTUK MENYUSUN
DAN VALIDASI SOAL SERTA KOREKSI HASIL UJIAN
1. Buat tugas baru dan isi properti tugas sesuai dengan keperluan.
2. Pada tab Task, di grup Manage Task, klik Assign Task.
Tabel 1. 14 Tampilan membuat penugasan – step 1
3. Tentukan siapa saja orang yang akan Anda berikan tugas.
4. Pilih check box Keep an Updated Copy of This Task
on My Task List agar Outlook melacak tugas yang Anda berikan
dengan salinan pada daftar tugas Anda yang selalu diperbarui ketika
orang-orang mengerjakan tugas yang Anda diberikan.
5. Pilih check box Send Me a Status Report When This
Task Is Complete agar Outlook mengirimkan Anda laporan status
PAGE 10

ketika orang yang Anda berikan tugas telah menyelesaikan
tugasnya.
6. Klik Send.
Tabel 1. 15 Tampilan membuat penugasan - step 2
7. Verifikasikan bahwa orang-orang yang Anda berikan tugas telah
ditampilkan sebagai pemilik tugas (Owner).
8. Status akan terupdate dengan sendirinya ketika orang yang diberikan
tugas mengirimkan laporan status.
Tabel 1. 16 Laporan Status
PAGE 11

Tips & Trik:
Jika Anda adalah orang yang diberikan tugas tapi ingin mengalihkan
tugas tersebut ke orang lain, setujui tugas lalu buka tugas itu. Pada tab Task,
di grup Manage Task, klik Assign Task. Lalu ketikkan nama orang
yang ingin Anda berikan tugas atau pilih nama dari daftar alamat yang ada.
Ketika Anda memberikan tugas ke orang lain, salinan pesan permintaan
tugas akan ada di folder Sent Items. Jika Anda membuka pesan tersebut, form
akan menampilkan pesan status yang mengindikasikan bahwa Outlook
sedang menunggu tanggapan dari orang yang Anda berikan tugas. Pesan
tersebut akan berubah ketika orang yang Anda berikan tugas telah menerima
atau menolak tugas yang Anda berikan.
VIII. KONFIGURASI EMAIL DI OUTLOOK DI IOS
1. Unduh Outlook untuk iOS dari App Store iOS, lalu buka. Ikonnya
akan terlihat seperti ini:
Tabel 1. 17 Icon Outlook
2. Masukkan alamat email lengkap Anda, lalu ketuk Tambahkan
Akun (Add Account).
Tabel 1. 18 Add Account
PAGE 12

3. Pilih Microsoft Exchange.
Tabel 1. 19 Pilhan Ms Exchange
4. Masukkan kata sandi (Password) akun email dan description e.g
Work.
Tabel 1. 20 Isian Password
PAGE 13

5. Pilih skip atau
Tabel 1. 21 Pilihan Skip atau Continue
6. Tampilan Outlook akan terbuka dan berisi inbox.
Tabel 1. 22 Tampilan outlook terbuka
PAGE 14

IX. KONFIGURASI EMAIL DI OUTLOOK DI ANDROID
1. Unduh Outlook dari Play Store, install, lalu buka.
2. Ketuk Get Started.
Tabel 1. 23 Memulai Outlook
3. Masukkan alamat email lengkap Anda, lalu ketuk Continue.
Tabel 1. 24 Add Account
PAGE 15

4. Masukkan kata sandi (Password) akun email dan description e.g
Work lalu ketuk tanda Centang di pojok kanan atas.
Tabel 1. 25 Isian Password
5. Akun telah ditambahkan, pilih Skip untuk pertanyaan apakah
ingin menambahkan akun lain.
Tabel 1. 26 Penambahan akun lain
PAGE 16

6. Pilih skip atau
Tabel 1. 27 Pilih Skip atau Continue
7. Tampilan Outlook akan terbuka dan berisi inbox.
Tabel 1. 28 Tampilan outlook terbuka
PAGE 17

X. KELEBIHAN MENGGUNAKAN FITUR OUTLOOK:
1. Pegawai akan terbiasa dan disiplin menggunakan email Kemenkeu
dan kemudian akan mulai meninggalkan penggunaan email pribadi
untuk kepentingan kedinasan.
2. Mengurangi penggunaan kertas untuk menuju green office.
3. Beberapa menit sebelum waktunya tiba, outlook akan secara
otomatis memberikan peringatan di PC (Hal ini diasumsikan bahwa
semua pegawai sedang menggunakan PC, atau setidaknya PC
dalam keadaan aktif).
4. Realtime notification.
PAGE 18