Lettera di regolamentazione dei rapporti tra impresa e broker ... - Ania

Allegato a Prot. 0081 Com. – Ass. Trasp. 5 del 18/3/1999
LETTERA DI REGOLAMENTAZIONE DEI RAPPORTI TRA
IMPRESA E BROKER NELLE “ASSICURAZIONI MARITTIME
E TRASPORTI” – ed. 1999
Vogliate prendere cortese nota che fra la nostra società ................. (leggasi Direzione, Agenzia in
gestione economica o altro Ufficio abilitato dall'Impresa a sottoscrivere la presente lettera) in
seguito definita "l'Impresa" e la Vostra Ditta .... iscritta all'Albo dei mediatori di assicurazione e
riassicurazione, matr. n. ............, sez. ...., in seguito definita "il Broker" i rapporti, che
eventualmente insorgeranno in relazione alla stipulazione di contratti di assicurazione marittima e/o
trasporti presentati dal Broker nell'interesse dei Clienti verranno regolati secondo quanto qui
appresso indicato.
1. REGOLE GENERALI
1.1 Il Broker agisce in piena autonomia, senza alcun impegno nei confronti dell'Impresa così
come previsto dall'art. 1 della legge n. 792/1984.
Pertanto il Broker, per conto dei Clienti, è libero di proporre a qualsiasi altra Impresa, che
non sia la firmataria della presente lettera, l'assunzione di rischi.
1.2 L'impresa si riserva di prestare o meno, in tutto o in parte, il proprio consenso alla
stipulazione delle coperture assicurative richieste, con esclusione per il Broker di
qualsiasi potere di stipulazione in nome e per conto dell'Impresa stessa.
1.3 Le proposte e le informazioni reciprocamente fornite nel corso delle trattative saranno
considerate di natura riservata, salva la facoltà per l'Impresa di effettuare le opportune
verifiche.
1.4 L'Impresa darà preventiva comunicazione al Broker - affinché questi possa, ove lo
ritenga, essere presente - nel caso in cui intenda procedere ad ispezioni o accertamenti
inerenti al rapporto assicurativo presso il Cliente.
1.5 Il Broker gestirà per conto del Cliente i contratti presentati dallo stesso Broker e accettati
dall'Impresa e dal Cliente, sempreché il Cliente gli abbia conferito l'incarico e fintanto
che tale incarico resti in vigore.
1.6 Salvo quanto previsto al successivo punto 1.8, qualora il Broker abbia ricevuto incarico
scritto non esplorativo dal Cliente, l'Impresa sarà impegnata a non rilasciare quotazioni
ad altri Broker o al Cliente stesso, su affari già quotati al Broker, senza aver avvisato
quest'ultimo.
1.7 E' fatto obbligo al Broker di comunicare all'Impresa l'eventuale revoca dell'incarico a lui
formulata dal Cliente, nonché ogni variazione del suo rapporto con il Cliente che possa
essere di interesse dell'Impresa.
….Testo di riferimento liberamente modificabile dalle parti….

1.8 Qualora il Cliente rilasci ad altro Broker un incarico scritto non esplorativo in data
successiva, l'Impresa ne darà comunicazione al primo Broker e il primo incarico si
considererà automaticamente privo di effetto nei confronti dell'Impresa a prescindere da
qualsivoglia eventuale controversia tra il Cliente ed il/i Brokers o tra questi ultimi. In tale
caso troverà applicazione l'articolo 5.4.
2. ACQUISIZIONE E GESTIONE DEGLI AFFARI
2.1 Le proposte di assicurazione con gli eventuali questionari dovranno essere presentate
compilate in ogni loro parte e sottoscritte dal Cliente soprattutto al fine di un'esatta
individuazione e classificazione del rischio.
2.2 Quando non sia richiesta la compilazione di appositi documenti, ogni elemento utile per
l'esatta rappresentazione del rischio dovrà essere comunque fornito dal Broker in modo
chiaro e univoco e con i mezzi più idonei. Anche in questo caso, come pure
nell'eventualità che vengano forniti dallo stesso dati complementari a quelli contenuti nei
documenti di cui al punto 2.1, saranno applicabili le disposizioni degli artt. 1892 e 1893
c.c..
2.3 L’Impresa confermerà per iscritto al Broker l’accettazione del rischio e la quota
sottoscritta.
2.4 L’Impresa trasmetterà tutte le comunicazioni destinate agli Assicurati e relative ai
contratti conclusi con l’intermediazione del Broker unicamente tramite quest’ultimo, a
condizione che il Cliente ne abbia conferito al Broker incarico espresso e non gliel’abbia
revocato o il Broker non vi abbia rinunciato, salvo i casi di disdette di contratti ed i casi di
necessità, per i quali comunque dovrà essere inviata contestualmente al Broker copia
della comunicazione.
Le comunicazioni fatte all’Impresa dal Broker, in nome e per conto del Cliente, si
intenderanno come fatte dal Cliente stesso. In caso di comunicazioni fatte all’Impresa
direttamente dal Cliente e contrastanti con quelle fatte dal Broker, si intenderanno
prevalenti le comunicazioni del Cliente.
Ferma restando l’inesistenza di qualsiasi rappresentanza dell’Impresa da parte del Broker,
le comunicazioni relative all’Impresa fatte dal Cliente al Broker si intendono come fatte
all’Impresa stessa.
Il Broker è obbligato ad inoltrare immediatamente per iscritto all’Impresa ogni
comunicazione, denuncia di sinistro, reclamo o altra notizia interessante l’Impresa che gli
verrà trasmessa dal Cliente in relazione ai contratti di cui sopra.
Il Broker è responsabile dell’eventuale pregiudizio derivante all’impresa dal ritardo o
dall’omissione della suddetta comunicazione.
2.5 I documenti contrattuali dovranno essere sottoscritti dall’Impresa. Il Broker curerà che il
Cliente provveda al perfezionamento degli stessi nonchè al pagamento dei relativi premi.
Il Broker eserciterà la sua diligenza professionale per accertare l’autenticità delle firme
apposte sui documenti contrattuali nonchè dell’esattezza della data di perfezionamento
e/o di pagamento del premio indicata nei documenti stessi.
….Testo di riferimento liberamente modificabile dalle parti…. 2

2.6 Le polizze e le appendici regolarmente perfezionate o incassate, dovranno essere
restituite all’Impresa entro ... giorni dal perfezionamento o dall'incasso.
Le polizze, le appendici e le quietanze, in caso di mancato perfezionamento o incasso,
dovranno essere restituite all’Impresa entro ... giorni dalla rispettiva emissione.
2.7 Nel caso di polizze ripartite in coassicurazione nelle quali l’Impresa non sia delegataria, e
semprechè la polizza sia stata firmata dalla delegataria stessa, il Broker potrà, per conto
dell’Impresa, sottoscrivere i documenti relativi al contratto già concluso, semprechè
l’Impresa abbia manifestato in forma scritta la propria accettazione ai sensi del
precedente punto 2.3.
Il Broker è altresì autorizzato a sottoscrivere per conto dell’Impresa, sia essa Delegataria
o Coassicuratrice, utilizzando a tal fine gli stampati forniti dall’Impresa (o dalla
Delegataria):
• i certificati di applicazione a polizze in abbonamento o aperte nonché le appendici di
regolazione premi;
• i certificati o le polizze per viaggi singoli, alla condizione essenziale che i termini di
copertura siano stati preventivamente accettati in forma scritta dall’Impresa ai sensi
del precedente punto 2.3.
Le sottoscrizioni per conto dell’Impresa saranno apposte dal Broker sotto la dicitura:
(Denominazione Sociale dell’Impresa)
per delega speciale
(Ditta e firma del Broker)
2.8 Nel momento in cui il Cliente effettui il pagamento dei premi al Broker, il pagamento
stesso sarà considerato, ai fini di quanto disposto dall’art. 1901 c.c., come effettuato
all’Impresa.
Il Broker dovrà dare comunicazione scritta all’Impresa dell’avvenuto incasso entro 2
(due) giorni lavorativi dall’incasso stesso.
2.9 L'assicurazione avrà effetto dalle ore 24 del giorno del pagamento del premio, salvo che
in polizza non sia fissata una decorrenza successiva o sia espressamente convenuta una
deroga all’art. 1901 c.c..
2.10 Qualora il Broker richieda una specifica data e/o ora di effettivo inizio della garanzia
assicurativa diverse da quelle di cui al punto 2.9, queste dovranno essere concordate con
l’Impresa a mezzo di scambio di fax o telex (o altri mezzi concordemente ritenuti idonei
ed aventi data oggettivamente certa) antecedente alla data e/o all’ora di inizio della
garanzia.
In questo caso la data e/o l’ora concordata sarà quella di effettivo inizio della garanzia
anche se non saranno ancora stati emessi e/o perfezionati i documenti contrattuali ed
anche se, in deroga all’art. 1901 primo comma c.c., nessun premio o deposito sarà stato
corrisposto dal Cliente.
….Testo di riferimento liberamente modificabile dalle parti…. 3

Nell’eventualità che non vengano perfezionati i relativi documenti contrattuali, il Broker
sarà debitore in proprio, eventualmente in solido con il Cliente, di una somma pari al
rateo di premio relativo al periodo intercorso tra la data di inizio della garanzia e quella di
comunicazione di annullamento della medesima. In caso di polizze a viaggio sarà dovuto
l’intero premio pattuito. Sono comunque dovute le imposte già corrisposte.
2.11 Il Broker, fermo l’obbligo del Cliente, si dichiara in ogni caso debitore in proprio verso
l’Impresa degli importi comunicati ai sensi del precedente punto 2.8, anche se da lui non
materialmente incassati dal Cliente, e si impegna a corrisponderli all’Impresa nei modi e
nei termini indicati all’art. 4.
Qualora il Broker provveda a qualsiasi anticipo di premi per conto del Cliente, dovrà
darne espressa comunicazione all’Impresa. E’ tuttavia facoltà dell’Impresa di notificare al
Broker il rifiuto di accettare la sostituzione nel pagamento, a partire dalla prima
successiva scadenza, informando nel contempo il Broker circa le relative motivazioni.
2.12 Nel caso in cui il rischio sottoscritto venga ripartito tra più Imprese, in polizza verrà
inserita la seguente clausola di delega:
Rapporti tra Contraente/Assicurato, Broker, Società delegataria e Coassicuratrici
“Il Contraente dichiara di avere affidato la gestione del presente contratto al Broker ......
e gli Assicuratori hanno convenuto di affidarne la delega alla ...... (Società).
Di conseguenza tutti i rapporti inerenti alla presente assicurazione saranno svolti per
conto del Contraente dal Broker il quale tratterà con la Società delegataria,
informandone le Società coassicuratrici.
Queste saranno tenute a riconoscere come validi ed efficaci anche nei propri confronti
tutti gli atti di ordinaria gestione compiuti dalla Società delegataria per conto comune.
Il pagamento del premio sarà effettuato dal Contraente al Broker, che provvederà alla
ripartizione tra i Coassicuratori; ai fini dell’art. 1901 c.c. tale pagamento avrà efficacia
liberatoria per il Contraente.
Ognuna delle Società sottoscrittrici concorrerà al pagamento dei risarcimenti liquidati in
proporzione della quota rispettivamente assunta e sarà responsabile soltanto per essa,
non implicando il rapporto di coassicurazione alcuna responsabilità solidale.
Le quote di indennizzo o di rimborso di premio saranno versate da ogni singola Società
coassicuratrice al Broker che provvederà al trasferimento degli importi all’Assicurato; il
pagamento al Broker avrà efficacia liberatoria per le Società.
Ogni comunicazione fatta dal Broker, nel nome e per conto del Contraente, alla Società,
si intenderà come fatta dal Contraente. Parimenti, ogni comunicazione fatta dal
Contraente al Broker si intenderà come fatta alla Società. Il Broker è tenuto ad inoltrare
immeditamente a ciascuna delle Parti le comunicazioni ricevute dall’altra Parte.
….Testo di riferimento liberamente modificabile dalle parti…. 4

2.13 Qualora il rischio sia sottoscritto da un’unica Impresa, in polizza verrà inserita la
seguente clausola:
Rapporti tra Contraente/Assicurato, Broker e Società
“Il Contraente dichiara di avere affidato la gestione del presente contratto al Broker
............ e di conseguenza tutti i rapporti inerenti alla presente assicurazione saranno
svolti per conto del Contraente dal Broker.
Il pagamento del premio sarà effettuato dal Contraente al Broker; ai fini dell’art. 1901
c.c. tale pagamento avrà efficacia liberatoria per il Contraente.
Le quote di indennizzo o di rimborso di premio saranno versate dalla Società al Broker
che provvederà al trasferimento degli importi all’Assicurato; il pagamento al Broker
avrà afficacia liberatoria per la Società.
Ogni comunicazione fatta dal Broker, nel nome e per conto del Contraente, alla Società,
si intenderà come fatta dal Contraente. Parimenti, ogni comunicazione fatta dal
Contraente al Broker si intenderà come fatta alla Società.
Il Broker è tenuto ad inoltrare immediatamente a ciascuna delle Parti le comunicazioni
ricevute dall’altra Parte.
3. NORME RELATIVE AI SINISTRI
3.1 In caso di sinistro il Broker informerà tempestivamente l’Impresa. Ricevuta la denuncia
di un sinistro, l’Impresa delegataria (o sottoscrittrice unica della polizza) comunicherà al
Broker il proprio numero di repertorio nonchè, ove necessario, il nome e l’indirizzo del
perito incaricato.
Il Broker, se incaricato dal Cliente della trattazione del sinistro, curerà per conto dello
stesso tutti i rapporti con l’Impresa delegataria (o sottoscrittrice unica della polizza) e/o
con il Perito e il Liquidatore da questa nominati, raccogliendo la documentazione di rito
ed ogni altro documento richiesto.
Resta riservata all’Impresa delegataria (o sottoscrittrice unica della polizza) la gestione di
tutti i rapporti con gli enti vincolatari.
3.2 Il Broker provvederà alla distribuzione della documentazione liquidatoria del sinistro ai
Coassicuratori, curando altresì la raccolta della firma sull’atto di quietanza da parte del
beneficiario.
3.3 L’Impresa accrediterà al Broker l’indennizzo dovuto, previa rimessa della quietanza
sottoscritta dal beneficiario e dal Broker, limitatamente ai casi in cui:
a) la polizza sulla quale viene richiesta indennità assicurativa contenga la Clausola
“Rapporti tra Contraente/Assicurato, Broker, Società (delegataria e Coassicuratrici
eventuali) nel testo indicato al precedente punto 2.12 o 2.13 o analoga clausola di
delega che preveda l’effetto liberatorio per l’Impresa che versa l’indennizzo al Broker
….Testo di riferimento liberamente modificabile dalle parti…. 5

ovvero,
b) in assenza di tale clausola di delega vi sia formale richiesta del beneficiario contenuta
nella quietanza o in altra documentazione.
3.4 In caso di polizza ripartita in coassicurazione il Broker recupererà dai Coassicuratori,
oltre all’indennizzo, la rispettiva quota di spese della Delegataria e provvederà ad
accreditarla alla stessa.
4. ASPETTI CONTABILI E AMMINISTRATIVI
4.1 Il Broker dovrà tenere, corredata dei necessari riferimenti, regolare registrazione
giornaliera di ogni operazione contabile e amministrativa interessante l'Impresa su libri o
registri o supporti meccanografici che dovranno essere esibiti all'Impresa dietro sua
richiesta in qualsiasi momento.
Il Broker deve comunicare all'Impresa il luogo di tenuta dei suddetti documenti o
supporti.
4.2 Alla fine di ogni mese il Broker deve provvedere alla chiusura amministrativa e
contabile.
Entro il giorno ...... del mese successivo, egli deve inviare all’Impresa gli estratti-conto di
tutti i movimenti contabili di interesse dell’Impresa stessa relativi ai premi incassati nel
mese di riferimento, alle provvigioni afferenti a tali premi, ai sinistri pagati nei termini di
cui al precedente punto 3.3 per i quali esista quietanza firmata dall’Assicurato e alle spese
di cui al precedente punto 3.4.
4.3 Entro lo stesso termine di cui al punto 4.2 il Broker - che si riconosce semplice
depositario delle somme di spettanza dell’Impresa - rimetterà all’Impresa stessa il saldo
attivo di sua spettanza, a mezzo... .
In caso di saldo a debito dell’Impresa, la stessa, verificata l’esattezza dell’estratto conto,
deve rimettere al Broker tale saldo entro ..... giorni dal ricevimento dell’estratto conto
stesso.
5. PROVVIGIONI
5.1 Per i contratti intermediati dal Broker, il Broker stesso verrà compensato con provvigioni
comprensive di eventuali ristorni a terzi, nella misura fissata nell’allegata tabella che
forma parte integrante della presente lettera, a valere sui premi che l’Impresa avrà
effettivamente incassato.
Qualora l’Impresa dovesse recuperare il premio a mezzo dei propri uffici, al Broker
spetteranno le suddette provvigioni al netto delle spese sostenute dall’Impresa per il
recupero del premio.
….Testo di riferimento liberamente modificabile dalle parti…. 6

5.2 Ferma l'ipotesi prevista al punto 5.4, qualora il Broker riceva dal Cliente incarico ad
amministrare polizze già in corso con l'Impresa, nessun compenso gli sarà dovuto per tali
polizze da parte dell'Impresa, salvo diverso specifico accordo.
5.3 Qualora un Cliente revochi l'incarico al Broker, senza affidarne un altro ad altro Broker,
al Broker stesso non sarà dovuta alcuna provvigione per i premi delle annualità
successive a quelle in corso al momento della cessazione dell'incarico.
Saranno invece dovute, ad avvenuto incasso, le provvigioni sugli eventuali premi arretrati
nonché, relativamente al periodo assicurativo in corso, sulle rate a scadere a pagamento
frazionato e sulle regolazioni di premi a consuntivo.
5.4 Nel caso di passaggio dell'incarico da un Broker ad un altro, al Broker cessante
competono, salvo diversi accordi fra le tre parti:
a) le provvigioni maturate sui contratti annuali conclusi o sui contratti in corso la cui data
di rinnovo cada entro la data di scadenza del suo incarico.
b) Le provvigioni maturate sui contratti poliennali in corso, limitatamente al premio la
cui scadenza annua cada entro la data di scadenza del suo incarico.
c) Le provvigioni sui premi di regolazione e/o conguaglio di premi anticipati da lui
incassati e sulle rate frazionate del premio annuo, di cui abbia incassato la prima rata.
Ai fini di quanto indicato ai punti a) e b) in caso di polizze scadenti lo stesso giorno in cui
scade l'incarico del Broker cessante, le provvigioni spettano al Broker subentrante.
Spettano comunque al Broker cessante, con incarico disdicibile ad nutum o senza incarico
scritto, le provvigioni relative ai premi dei contratti annuali tacitamente rinnovati o dei
contratti poliennali, da lui gestiti, scadenti nei trenta giorni successivi alla data della
notifica della disdetta dell'incarico o di richiesta di trasferimento dell'amministrazione del
contratto all'altro Broker.
La clausola di delega di cui ai precedenti punti 2.12 o 2.13, eventualmente riportata nelle
polizze interessate dal passaggio dell'incarico da un Broker all'altro, può essere
modificata, su richiesta del Cliente, dalla data di decorrenza dell'incarico del Broker
subentrante, senza il consenso del Broker cessante.
Le disposizioni di cui al presente punto 5.4 si applicano solo nel caso in cui le stesse
operino nei confronti sia del broker cessante che di quello subentrante.
5.5 Nell'ipotesi di disdetta della presente lettera ai sensi dell'articolo 6, spetteranno al Broker
le provvigioni pattuite su tutte le polizze, da lui fino ad allora intermediate, fintanto che le
stesse, tacita proroga e sostituzione comprese, restino in vigore ed alla condizione
essenziale che permanga l'incarico al Broker da parte del Cliente. Per tali polizze le
provvigioni relative ad eventuali incrementi di premio saranno oggetto di specifica
pattuizione.
….Testo di riferimento liberamente modificabile dalle parti…. 7

Le disposizioni di cui al presente punto 5.5 non si applicano nelle ipotesi di risoluzione
della presente intesa:
• nel caso in cui venga meno l'iscrizione del Broker all'Albo dei Mediatori;
• per inadempimento del Broker.
5.6 Qualora l’Impresa dovesse restituire al Cliente in tutto o in parte il premio pagato, il
Broker sarà tenuto a restituire a sua volta all’Impresa la provvigione percepita
sull’ammontare del premio restituito.
Questa disposizione non si applica nei casi di rimborso di premi per effetto dell’eventuale
partecipazione agli utili, ovvero di altri casi di rimborsi di premio (quali soste delle navi
in porto) calcolati al netto delle provvigioni.
6. TERMINI DI VALIDITÀ - DISDETTA - EFFETTI
6.1 La presente lettera è a tempo indeterminato e potrà essere disdettata da una delle parti in
qualunque momento, a mezzo lettera raccomandata con preavviso di almeno ...... giorni.
La presente lettera, inoltre, si intenderà risolta di diritto ad ogni effetto e con decorrenza
immediata nel caso che, per qualunque motivo, venga meno l'iscrizione del Broker
all'Albo dei mediatori di assicurazione e riassicurazione di cui alla legge 792/84.
6.2 In tali casi il Broker sarà tenuto a restituire immediatamente all’Impresa tutto il materiale
di pertinenza dell’Impresa stessa, eventualmente in suo possesso.
Fermo quanto previsto al punto 5.5 sarà comunque consentito al Broker, limitatamente ai
contratti in essere ed a condizione che permanga l’incarico del Cliente, di continuare la
gestione del contratto per conto del Cliente stesso nelle forme e nei modi che saranno
concordati con l’Impresa.
6.3 Pur se non necessario, resta espressamente confermato che la risoluzione della presente
lettera non darà luogo, da parte dell'Impresa nei confronti del Broker, ad alcun obbligo di
indennizzo, neanche per rimborso spese od altro titolo o causa.
7. NORME REGOLANTI LE CONTROVERSIE
7.1 Per qualsivoglia contestazione circa l’interpretazione ed esecuzione della presente lettera
le parti stabiliscono la competenza in via esclusiva del Foro della sede dell’Impresa
ovvero, qualora la vertenza coinvolga più Imprese in funzione del rapporto di
coassicurazione, la sede dell’Impresa delegataria.
In alternativa all’art. 7.1 potrà essere applicata la clausola arbitrale allegata.
Con l'accettazione di entrambe le Parti della presente lettera, mediante scambio di corrispondenza
commerciale, si intendono annullati eventuali precedenti altri accordi incompatibili con la stessa.
….Testo di riferimento liberamente modificabile dalle parti…. 8

ARBITRATO
CLAUSOLA EVENTUALE
Ogni controversia relativa alla presente lettera, sarà demandata a due arbitri irrituali, da nominarsi
per iscritto, uno da ciascuna Parte, entro venti giorni dalla data della richiesta fattane da una parte a
mezzo lettera raccomandata.
I due arbitri, entro dieci giorni dall'avvenuta nomina, dovranno eleggere per iscritto un terzo arbitro,
che sarà chiamato a pronunciarsi soltanto in relazione ai punti sui quali i primi due non riescano a
raggiungere l'accordo.
Se una parte non provvederà alla nomina del proprio arbitro, ovvero se gli arbitri non nomineranno
il terzo nei termini e modi sopra previsti, la parte più diligente potrà farli nominare
.............................................................
Gli arbitri sono dispensati da ogni formalità procedurale e decidono a maggioranza.
Le pronunce degli arbitri saranno obbligatorie per le parti, senza facoltà di impugnativa se non nel
caso di dolo, salva comunque la rettifica degli eventuali errori di calcolo.
Le pronunce dovranno essere emesse entro sessanta giorni dalla data di elezione del terzo arbitro;
qualora gli arbitri non dovessero rispettare detto termine e non venisse loro concessa proroga dalle
stesse parti, essi potranno essere considerati decaduti con conseguente nomina di altri in loro vece.
Ciascuna delle parti sopporterà le spese del proprio arbitro, mentre quelle del terzo saranno ripartite
a metà.
….Testo di riferimento liberamente modificabile dalle parti….