Software per l'edilizia - Microsoftware

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Gesone
Documentale
Isowork è una procedura che consente di scansionare i documenti cartacei (progetti, parcelle, offerte,
fatture, ecc..), di riconoscerne alcuni elementi significativi (protocollo, categoria, data, numero documento,
riferimento, mittente, destinatario, ecc..) e di memorizzarli attraverso chiavi di ricerca.
I documenti vengono trasformati in immagini digitali, file di tipo PDF o TIFF, attraverso un qualsiasi
scanner. Quelli già presenti in forma digitale, in quanto generati da altro software o ricevuti come allegati
di e-mail, possono essere comunque archiviati in modo organizzato secondo le esigenze aziendali
in maniera tale da essere velocemente rintracciati e riprodotti. L’archiviazione può essere anche automatica
tramite lettura diretta delle informazioni necessarie alla catalogazione da un apposito barcode.
I documenti, una volta acquisiti in forma digitale, vengono catalogati ed archiviati nel database ed in
qualunque momento è possibile rintracciarli (per utente, clienti/fornitori, status e tipologia di archiviazione)
e riprodurli (in forma cartacea, in un diverso formato di file, inviati a mezzo mail, attraverso un
fax web installato nella rete di PC, ecc..). L’apposizione di note, post-it, appunti o filigrane permanenti
aiutano nella gestione del flusso dei documenti, all’interno di strutture complesse come studi tecnici
professionali.
Gli utilizzatori del sistema possono stabilire, preventivamente, le modalità di archiviazione, le quali
possono variare a seconda delle specifiche esigenze aziendali e/o dei reparti all’interno dell’azienda
e/o dello studio tecnico professionale. Ciò è possibile attraverso la memorizzazione mediante chiavi di
ricerca tramite le quali, come si è detto sopra, è possibile ricercare un determinato documento.
Grazie alla funzione OCR, i dati presenti sul file da archiviare, da utilizzare come chiavi di ricerca,
vengono automaticamente rilevati evitando la digitazione manuale, andando così a risparmiare tempo
e tutelandosi da eventuali errori.
Con la mappatura del documento è possibile riconoscere e memorizzare le posizioni di ciascun dato
significativo. In tal modo, ogni qualvolta si effettuerà una scansione di un documento riconducibile allo
stesso soggetto, questo sarà riconosciuto automaticamente e i relativi dati significativi saranno, sempre
automaticamente, prelevati e resi disponibili in attesa di una conferma definitiva. Sono previste
funzioni di controllo, di quadratura del documento, di congruenza del dato e di modifica di ogni singolo
campo; sono, altresì, riconoscibili dati stampati con scarsa leggibilità.
Isowork prevede anche all’interno di un apposito modulo la gestione automatica del processo di archiviazione
sostitutiva: firma digitale, Marca Temporale ed Evidenza Informatica (impronta del
documento).
Visualizzazione dettaglio ed anteprima
Visualizzazione virtuale
Configurazione e visualizzazione gerarchica
Modulo archiviazione sostitutiva
MODULI
OCR
Consente l’acquisizione del testo dell’intero documento
e/o la sua mappatura con relativo riconoscimento
automatico dei campi discriminanti per
l’archiviazione dei documenti, pervenuti anche in
maniera cartacea e digitalizzati attraverso un qualsiasi
scanner.
RICERCA E VISUALIZZAZIONE
Una volta acquisito il documento da supporto cartaceo
o da file generato da procedura, è possibile una
veloce ricerca sia per tipologia di documento sia per
data e classificazione o anche per codice fiscale o
nome del mittente o destinatario.
BAR CODE
È la funzione che permette di archiviare in maniera
automatica e veloce una grande mole di documenti
con la semplice stampa ed apposizione di una etichetta
barcode riportante le informazioni minimali
necessarie alla catalogazione. Si possono archiviare
anche documenti attivi e passivi provenienti da gestionali
aziendali integrati con Isowork.
FIRMA DIGITALE
È la funzione che consente di firmare in maniera
digitale e apporre la marca temporale attraverso le
più comuni smart card e key card sul documento
acquisito e archiviato.
MAILER
Funzione che consente di inviare più e-mail contemporaneamente
e all’occorrenza gestire tutte le
ricevute di Posta Elettronica Certificata attive e passive,
integrandosi perfettamente con il servizio PEC,
consente la trasmissione sicura, PEC to PEC, PEC to
e-mail, e-mail to e-mail, dei documenti quali lettere,
progetti, DIA, certificazioni energetiche, fatture,
bolle, distinta ordini, richiesta ferie, cedolini paga,
ecc., ad altri soggetti come istituzioni, clienti, fornitori,
personale dipendente, associati, professionisti
e collaboratori.
RICERCA VIRTUALE
La ricerca veloce, dalla grafica accattivante, che
consente di consultare l’archivio creato suddividendolo
per anno, ordine alfabetico e tipologia documento.
È la funzione che trasforma in tutto e per tutto
il vostro vecchio e consueto archivio conservato
negli armadi, in un vero e proprio archivio interattivo.
SOSTITUISCO
Il modulo SOSTITUISCO consente di portare in sostitutiva
diverse tipologie di documenti, creando
l’evidenza, apponendo la firma digitale, e la marca
temporale secondo quanto previsto dal Codice di
Amministrazione Digitale (C.A.D.)