Schema di contratto aperto e relativi allegati All.4 - Ferservizi

FERSERVIZI S.P.A.
SCHEMA DI CONTRATTO APERTO
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ALLEGATO 4
PER L’AFFIDAMENTO DEI SERVIZI DI IDENTIFICAZIONE,
RIORDINAMENTO, CENSIMENTO, GESTIONE, CUSTODIA E
MOVIMENTAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE RELATIVA
ALL’ARCHIVIO CARTACEO ED EVENTUALI SUPPORTI
INFORMATICI PRODOTTI DA TUTTE LE SOCIETA’ DEL
GRUPPO FERROVIE DELLO STATO
TRA
FERSERVIZI S.p.A., società con socio unico soggetta alla direzione e
coordinamento di Ferrovie dello Stato S.p.A., in nome proprio e in nome e per
conto delle Società del Gruppo Ferrovie dello Stato S.p.A, capitale sociale
Euro 43.043.000,00, con sede legale in Roma, Piazza della Croce Rossa 1,
iscrizione al registro delle imprese, Codice Fiscale e Partita IVA n.
04207001001, in seguito, per brevità, indicata come “Committente”, per la
quale interviene nel presente atto xxxxxxx nato a xxxxxxxxx in qualità di
xxxxxxxx come da xxxxxxxx agli atti di Ferservizi medesima
E
La Società xxxxxxxxxxx con sede in xxxxxxxxx, via xxxxxxxxxxxx, con C.F n.
xxxxxxxxxxx e partita IVA n. xxxxxxxxxxxx per brevità, indicata come
“Affidatario” per la quale interviene nel presente Atto il xxxxxxxx in qualità di
xxxxxxxxxxxx così come risulta da xxxxxxxxx
PREMESSO

- che Ferservizi è la Società del Gruppo Ferrovie dello Stato, in seguito,
per brevità, indicato come “Gruppo FS”, deputata in via esclusiva
all’acquisto di beni e servizi no core business;
- che in detti servizi rientrano anche le attività relative ai servizi di
identificazione, riordinamento, censimento, gestione, custodia,e
movimentazione della documentazione relativa all’ archivio cartaceo ed
eventuali supporti informatici prodotti da tutte le sedi delle Società del
Gruppo FS;
- che, in ragione dell’importo presunto del contratto stimato in €
500.000,00, in data XXXXX, è stata esperita una Gara a Procedura
Aperta n. XXXXXX/2010;
- che, all’esito dello svolgimento del procedimento di gara l’offerta
dell’Affidatario è risultata la prima in graduatoria;
- che la comunicazione di aggiudicazione e contestuale verifica dei requisiti
è stata fatta all’impresa in data xxxx tramite Portale Acquisti;
- che la comunicazione di efficacia dell’aggiudicazione è stata inoltrata
all’impresa tramite Portale Acquisti in data xxx.
Tutto ciò premesso, che costituisce parte integrante del presente incarico, le
parti convengono e stipulano quanto segue:
ARTICOLO 1
CONDIZIONI NORMATIVE
Al presente contratto si applicheranno tutte le norme, condizioni e prescrizioni
stabilite nel presente contratto e relativi allegati, nonché le ulteriori condizioni
contenute nel documento “Condizioni Generali di Contratto per gli Appalti di
forniture delle Società del Gruppo FS” - che in seguito, per brevità, saranno
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chiamate “Condizioni Generali”, approvate dal Consiglio di Amministrazione
di Ferrovie dello Stato nella seduta del 26 novembre 2008, emanate con
Disposizione di Gruppo n. 124/AD del 15 aprile 2009 e consultabili sul sito
www.ferservizi.it. - che, seppur non allegato, ne costituisce parte integrante e
sostanziale e del quale l’Impresa dichiara di aver preso particolareggiata e
completa conoscenza.
Per tutto ciò che non sia stato dalle parti contraenti espressamente previsto nel
presente atto, si rinvia alla disciplina dettata al riguardo dal Codice Civile e dalle
altre norme vigenti in materia.
ARTICOLO 2
DEFINIZIONI
Vengono stabilite ai fini dell’interpretazione ed esecuzione del presente
Contratto le seguenti definizioni:
RICHIESTA DI ESECUZIONE: Richiesta effettuata da Ferservizi mediante
modulo di richiamo e restituzione per la consultazione, modulo di schedatura
per la remotizzazione, modulo di richiesta materiale, da intendersi vincolante
dalla data di ricevimento da parte dell'Affidatario trasmesso via telefax da
Ferservizi e con il quale viene data esecuzione al presente Contratto;
UNITA' DI ARCHIVIAZIONE: Contenitori di formato cm. 30x36x39 (o
similari) con portata massima di 20 Kg e contenitori porta-disegni di formato
100x30x30 (o similari), oppure tubi di dimensione cm. 100x15 (o similari) che
di seguito per brevità sarà chiamata U.A..
ARTICOLO 3
OGGETTO DEL CONTRATTO
3

Il contratto ha ad oggetto l’affidamento dei servizio di identificazione,
riordinamento, censimento, gestione, custodia e movimentazione della
documentazione relativa all’archivio cartaceo ed eventuali supporti informatici
prodotti da tutte le Società del Gruppo Ferrovie dello Stato.
L’Affidatario riconosce che tutti i corrispettivi previsti nel presente Contratto
comprendono e compensano gli oneri derivanti dalle prescrizioni contenute nel
presente Contratto e che pertanto in nessun caso potrà richiedere e/o
pretendere ulteriori compensi a tale titolo.
ARTICOLO 4
MODALITÀ E TERMINI DI ESECUZIONE DELLE
PRESTAZIONI
Nell’esecuzione delle prestazioni oggetto del presente contratto l’Affidatario si
impegna ad attenersi alle indicazioni contenute nel Capitolato Tecnico che
forma parte integrante e sostanziale del presente contratto e delle quali
l'Affidatario dichiara di aver preso completa e particolareggiata conoscenza.
I servizi di censimento iniziale si intenderanno vincolanti dalla data del verbale
di presa in consegna della documentazione firmato in contradditorio tra le
parti.
I servizi di conservazione e custodia, si intenderanno vincolanti dalla data di
ricezione da parte dell'Affidatario delle U.A.
Per i restanti servizi, Ferservizi emetterà Richieste di esecuzione che saranno
emesse di volta in volta, secondo le proprie necessità, nel corso della validità
del Contratto. Le suddette Richieste, trasmesse via telefax al numero
……………… o al numero …………… all’indirizzo di
………………………………, si intenderanno vincolanti dalla data di
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icezione della singola Richiesta; l'intempestivo adempimento di quanto
prescritto in ciascuna Richiesta, darà diritto a Ferservizi di procedere alla
risoluzione del Contratto.
Nella Richiesta saranno fissati e dettagliati le attività di volta in volta richieste, i
tempi di esecuzione e consegna.
4.1 Servizio di censimento iniziale
Per lo svolgimento delle attività, l'Affidatario dovrà assicurare la presa in
carico e il censimento di tutta la documentazione attualmente custodita
presso un gestore esterno entro 60 giorni n.c. dalla data del verbale di presa
in consegna. La realizzazione delle suddette attività dovrà essere assicurata
secondo le modalità operative descritte nel Capitolato Tecnico allegato.
4.2 Servizio di ritiro ordinario
I servizi di cui al presente punto saranno affidati mediante apposite richieste
via fax emesse da Ferservizi secondo le proprie necessità. Il servizio dovrà
garantire per tutta la durata contrattuale la consultabilità della
documentazione archiviata presso l'Affidatario secondo le modalità descritte
al capitolo 5 del Capitolato Tecnico allegato.
4.3Servizio di conservazione e custodia della documentazione di nuova
emissione
I servizi di cui al presente punto saranno affidati mediante Richieste emesse
da Ferservizi secondo le proprie necessità.
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Tutta la documentazione oggetto del presente contratto, dovrà essere
custodita con le modalità descritte al capitolo 4 del Capitolato Tecnico
allegato.
4.4 Servizio di macero della documentazione
L'Affidatario provvederà, con cadenza semestrale, ad inviare al committente
una lista dei documenti oggetto dello scarto che il committente dovrà
restituire con espressa autorizzazione alla distruzione totale o parziale entro
30 giorni n.c.
L'Affidatario provvederà a mettere a disposizione la documentazione
preventivamente autorizzata ad una società specializzata e regolarmente
autorizzata incaricata dal committente per il ritiro, trasporto e smaltimento.
Le suddette attività dovranno essere eseguite in ottemperanza a quanto
stabilito dal D.Lgs 22 del 5/2/1997 (Decreto Ronchi) attualmente in vigore.
Successivamente, l'Affidatario dovrà comunicare al committente l'avvenuta
rettifica delle quantità presenti in archivio.
E' a totale responsabilità dell'Affidatario il caso di erroneo o non autorizzata
distruzione di documenti.
4.5 Fornitura scatole, barcode, porta-disegni, tubi
La fornitura di cui al presente punto saranno richieste mediante Richieste
emesse da Ferservizi secondo le proprie necessità.
Le suddette forniture dovranno essere assicurate secondo le modalità
operative descritte al capitolo 2 punto 2.2 lettera A del Capitolato Tecnico
allegato.
4.6 Restituzione delle Unità di Archiviazione al committente
Per le attività di cui al presente punto, l'Affidatario dovrà restituire le Unità
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di Archiviazione, ordinate per numero progressivo del barcode, così come
descritto al capitolo 7 del Capitolato Tecnico.
In tale caso l'Affidatario e Ferservizi concorderanno il piano di ritiro
definitivo dei documenti entro un termine di 30 giorni n.c..
Qualora, per cause addebitabili a Ferservizi, non si accordasse il piano di
ritiro entro il termine di cui sopra, sarà riconosciuto il canone di
conservazione per il periodo eccedente.
ARTICOLO 5
OBBLIGHI PARTICOLARI DELL’AFFIDATARIO
l’Affidatario si impegna a:
- garantire la corretta conservazione della documentazione adottando
tutte le opportune cautele atte a prevenire danni, danneggiamenti o
qualsiasi altro evento che possa comportare la distruzione anche
parziale della documentazione. A tal fine la custodia dovrà avvenire in
idonei locali provvisti di sistema antintrusione, antincendio,
collegamento a servizi esterni di vigilanza ed in regola con le vigenti
normative;
- garantire la corretta conservazione e gestione dei documenti, nel
rispetto di quanto disposto al riguardo sia dal Testo Unico (D.Lgs
490/99 e s.m.i.), sia dalle altre leggi in materia di beni culturali;
- fornire, su richiesta del Committente, ogni informazione e dato atti a
valutare la qualità ed il livello del servizio prestato;
- assicurare al personale del Committente di operare all’interno dei locali
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della contraente fornendo allo stesso tutte le informazioni necessarie a
valutare i rischi presenti nei locali e le misure di prevenzione incendi,
evacuazione e pronto soccorso ai sensi della Legge 626/94 e successive
disposizioni;
- adottare tutte le misure atte a garantire il rispetto degli obblighi previsti
in materia di riservatezza;
- fornire personale dotato dei requisiti tecnici e delle capacità
professionali adeguate alle tipologie dei servizi richiesti, attrezzatura e
mezzi utili all’esecuzione delle attività che costituiscono il servizio;
- provvedere, senza alcun compenso aggiuntivo, alla fornitura
dell’energia elettrica, gas, ecc., occorrente per l’esecuzione delle attività
che costituiscono il servizio.
- L’Affidatario dovrà inoltre fornire indicazioni specifiche sugli impianti e
le attrezzature di deposito per la conservazione del patrimonio
documentale di proprietà del Committente, che dovranno essere
utilizzati nel pieno rispetto delle norme di sicurezza vigenti e dovranno
obbligatoriamente avere le seguenti caratteristiche tecniche minime:
- Le strutture di contenimento (scaffalature metalliche o sistemi analoghi)
dovranno essere montate a norma di legge e garantire la conservazione
ottimale del materiale depositato.
- Gli impianti antincendio dovranno essere realizzati nel pieno rispetto
delle normative in vigore.
- Nei locali di deposito dovrà essere garantito un servizio di custodia e
sorveglianza continua 24 ore su 24.
- I locali di deposito dovranno prevedere la destinazione specifica a
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deposito per conto terzi.
- Gli impianti utilizzati dovranno assicurare e garantire la continuità del
funzionamento anche in presenza di eventi accidentali quali guasti,
interruzione di energia elettrica ecc.
- Nei locali dovranno essere garantiti periodici servizi di pulizia e
sanificazione.
- Tutti i costi di gestione dei locali adibiti alla conservazione della
documentazione (affitti, utenze e ogni altra possibile spesa) sono a
totale carico dell'Affidatario.
- Il Committente potrà recarsi presso i locali dell'Affidatario per
verificare impianti, sistemi, attrezzature e modalità di approntamento ed
erogazione dei servizi contrattuali.
- Alla scadenza del contratto, l'Affidatario dovrà restituire le Unità di
Archiviazione, ordinate per numero progressivo del barcode, mediante
trasporto e consegna presso la sede o presso altra sede indicata dal
Committente, unitamente alla lista di consistenza in formato elettronico
e cartaceo, di tutto il materiale archiviato.
Sistema informatico
- L'Affidatario dovrà fornire un sistema informatico che dovrà utilizzare
procedure che assicurino la gestione di tutte le funzioni attinenti la
fornitura oggetto del Contratto. Dovrà prevedere procedure di
“Disaster Recovery” e “Fail Over” tali da garantire l'erogazione
continua dei servizi 24 ore su 24, dispositivi ridondati di sicurezza
contro gli accessi non autorizzati, procedure di controllo degli accessi di
personale non autorizzato.
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- Dovrà essere un “Repository” per la raccolta ed archiviazione delle
informazioni relative alla produzione ed erogazione dei servizi, ed il
mezzo con cui gestire e monitorare l'intero processo lavorativo,
tenendo quindi traccia di tutte le operazioni di aggiornamento delle basi
di dati gestite in modo da consentire in qualsiasi momento di conoscere
tutte le attività svolte, l'istante in cui sono state svolte e il soggetto che
le ha svolte.
- Il sistema dovrà permettere una gestione centralizzata ed integrata,
presso un CED di proprietà, delle informazioni concernenti le Unità di
Archivio, indipendentemente dalla dislocazione logistica delle stesse (in
locali d'archivio territorialmente separati e/o distanti) e dalla fase in cui
esse si trovano (fase corrente, di deposito o storica).
- Nel caso in cui questo debba essere sostituito o aggiornato, dovrà
essere assicurato il trasporto di tutti i dati, le caratteristiche di
funzionalità e le possibilità di ricerca.
- Il sistema informatico deve essere sviluppato su piattaforma
client/server e dovrà avere come requisiti la modularità, la flessibilità,
l'affidabilità e l'apertura verso sistemi compatibili.
- Per quanto non espressamente indicato al presente articolo si rimanda
al paragrafo 1 delle Capitolato Tecnico allegate.
Caratteristiche dei locali adibiti all'archivio
- I locali d'archivio, distribuiti sul territorio nazionale, dovranno essere
destinate esclusivamente alla conservazione, custodia e gestione di
materiale archivistico di tipo documentale.
- Il volume complessivo dei locali dovrà essere non inferiore a 35.000 m3
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all'interno delle quali dovrà essere garantita l'immediata disponibilità di
aree attrezzate, ad esclusiva necessità di Ferservizi, con una capacità
non inferiore a 5.000 ml di scaffalature.
- L'Affidatario dovrà garantire, mediante adeguati sistemi di antintrusione
e di antincendio ed un idoneo servizio di vigilanza, il necessario livello
di sicurezza sia generale sui locali/attrezzature, sia mirata sulle singole
Unità di Archiviazione.
- Per quanto non espressamente indicato al presente articolo si rimanda
al alle Capitolato Tecnico allegate.
ARTICOLO 6
VALIDITÀ E IMPORTO DEL CONTRATTO
Il presente contratto produrrà i propri effetti fin dalla sottoscrizione e avrà la
durata di 24 mesi (ventiquattro) dalla data che sarà indicata nel verbale di presa
in consegna del materiale qualunque sia l’importo effettivamente utilizzato alla
data di scadenza, ovvero fino alla concorrenza di € 500.000,00 (euro
cinquecentomila/00).
L’importo relativo agli oneri della sicurezza è pari ad €. 0,00 (zero/00 Euro), in
ragione della natura dei servizi da affidare, la quale non presenta circostanze di
c.d. “interferenza” con il personale del Committente o di altre Imprese
(Determinazione n. 3/2008 del 05/03/2008 dell’Autorità di Vigilanza sui
Contratti Pubblici di lavori, servizi e forniture).
Il Committente si riserva fin d’ora la facoltà di prorogarlo, alle stesse
condizioni, per ulteriori 6 mesi (sei).
Resta inteso che Ferservizi non assume nessun impegno in ordine alla
consunzione dell’importo così come sopra determinato.
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L’Affidatario non avrà nulla a pretendere nel caso in cui detto valore non
dovesse essere raggiunto.
Ferservizi comunque si riserva, a fronte di specifiche esigenze, il diritto di
incrementare il suddetto importo nella misura del sesto quinto.
ARTICOLO 7
PREZZI UNITARI
L’Affidatario si impegna ad applicare i prezzi unitari proposti in sede di gara
così come di seguito riportati:
- Censimento iniziale ordinario € xxx,xx
- Conservazione e Custodia € xxx,xx
- Consultazione con spedizione entro 24 h € xxx,xx
- Consultazione con spedizione entro 48 h € xxx,xx
- Consultazione senza spedizione (invio doc. scansito in pdf) € xxx,xx
- Attività di macero € xxx,xx
- Ritiro – Catalogazione € xxx,xx;
- Ritiro – Confezionamento € xxx,xx;
- Ritiro – Trasloco € xxx,xx;
- Ritiro – Fornitura scatole (35x38x47) barcode € xxx,xx;
- Ritiro – Fornitura porta disegni – Tubi € xxx,xx;
- Restituzione U.A. scadenza contratto € xxx,xx;
ARTICOLO 8
FATTURAZIONE E MODALITÀ DI PAGAMENTO
I pagamenti saranno effettuati a gg. 60 (sessanta) data fattura fine mese. La
fattura sarà rilasciata a seguito del ricevimento del documento “Entrata Merci”,
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con allegato il prospetto riepilogativo nel quale saranno indicate le prestazioni
effettuate nel mese di riferimento.
Le fatture, con gli appositi allegati, devono essere inviate a Ferservizi S.p.A. –
Polo Infrastrutturale – Piazza della Croce Rossa, 1 – 00161 Roma.
Qualora le fatture non vengano emesse secondo quanto previsto dal presente
articolo, i termini di pagamento decorreranno da quando le fatture stesse
saranno state regolarizzate.
Ferservizi declina ogni responsabilità in ordine a possibili ritardi nel pagamento
dovuti ad inottemperanza a tale procedura contabile.
I pagamenti saranno effettuati a mezzo bonifico bancario - c/c n. xxxxxxxx
Banca xxxxxxx Agenzia n. xxxxxxxx di xxxxxxxxxxx Codice IBAN
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
ARTICOLO 9
REFERENTE DI CONTRATTO DELL'AFFIDATARIO
Prima della attivazione delle prestazioni, l'Affidatario è tenuto a comunicare a
Ferservizi S.p.A. con lettera raccomandata le generalità del Responsabile
Tecnico al quale l'Affidatario stesso affiderà la responsabilità del
coordinamento di tutte le attività volte all'adempimento degli obblighi
contrattuali. Tale Referente garantirà, tra l'altro, la continuità in caso di assenza,
attraverso un sostituto autorizzato a tutti gli effetti a farne le veci.
Il Referente ed il suo sostituto rivestiranno l'incarico di rappresentanti
dell'Affidatario ed avranno i poteri decisionali per trattare e concordare con il
Committente ogni azione tecnica, contrattuale e amministrativa inerente lo
svolgimento delle attività oggetto del presente contratto.
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Il Referente si interfaccerà direttamente con il Referente di contratto del
Committente per quanto riguarda le indicazioni necessarie per assicurare il
regolare svolgimento delle attività entro i termini e secondo le prescrizioni del
presente atto.
ARTICOLO 10
REFERENTE DI CONTRATTO
Ferservizi S.p.A. si riserva il diritto di controllare e verificare durante il corso di
esecuzione delle prestazioni la perfetta osservanza da parte dell'Affidatario di
tutte le pattuizioni contrattuali, nonché il corretto e tempestivo svolgimento da
parte dello stesso di tutte le attività necessarie per l'espletamento delle
prestazioni.
A tal fine Ferservizi affiderà ad un proprio Funzionario l'incarico di Referente
di Contratto, il quale, con l'ausilio dei propri coadiutori, provvederà alle
verifiche e controlli di cui sopra ed alla gestione del contratto nei confronti
dell'Affidatario.
Durante il corso delle prestazioni il Referente di Contratto avrà il compito di
trasmettere tutte le comunicazioni e istruzioni di FS Formazione all'Affidatario,
con apposite comunicazioni scritte.
ARTICOLO 11
CAUZIONE
Per l’esatto adempimento degli obblighi assunti con il presente Contratto,
nonché di quelli che assumerà con l’attivazione dei servizi richiesti, l’Impresa
ha prodotto cauzione di €. 50.000,00 (euro cinquantamila/00), pari al 10% del
valore complessivo del contratto medesimo, costituita mediante XXXXXXX n.
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XXXXXXXXXXXX rilasciata, in data XXXXXXXXXXX, da
XXXXXXXXXXXXX.
Tale cauzione sarà svincolata, nella misura del 100% al termine del periodo di
validità del presente Contratto. Gli svincoli sono subordinati alla verifica di
merito che non sussistano controversie o pendenze di sorta con l’Affidatario.
Ferservizi ha la facoltà, senza bisogno di diffida o di procedimento giudiziario,
di procedere all’incameramento della cauzione in tutto, in caso di
inadempimento da parte dell’Impresa agli obblighi previsti nel presente atto,
ovvero in parte, in caso di inadempimento di uno o più dei servizi attivati, in
misura percentuale rispetto al valore dei servizi per i quali si è verificato
l’inadempimento.
Ferservizi si riserva, in ogni caso, il diritto al risarcimento dell’eventuale
maggior danno.
ARTICOLO 12
DANNI, RESPONSABILITÀ CIVILE E POLIZZA ASSICURATIVA
Per l'esatto adempimento degli obblighi contrattuali, l'Affidatario dichiara di
aver costituito contratti assicurativi previsti per legge.
L’Affidatario pertanto si assume espressamente ogni rischio e responsabilità
per qualunque forma di danno, mallevando pertanto Ferservizi S.p.A. dalla
diretta o indiretta responsabilità per qualunque evento dannoso, subito da
persone o cose, possa derivare a Ferservizi e o a terzi anche come mera
conseguenza dell’attività connessa alle prestazioni di cui in oggetto.
ARTICOLO 13
INCEDIBILITÀ DEI CREDITI
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I crediti derivati dal presente contratto non possono formare oggetto di
cessione o di delegazione o di mandato all’incasso se non previa autorizzazione
scritta del Direttore Amministrativo di Ferservizi S.p.A., autorizzazione che
potrà essere rifiutata solo per giustificati motivi. Le cessioni, le autorizzazioni o
i mandati di incasso a favore di Fercredit S.p.A. si intendono fin d’ora
autorizzati.
Censimento iniziale ordinario
ARTICOLO 14
PENALI
In caso di ritardo nell’adempimento delle prestazioni contrattuali (entro 60
giorni), secondo quanto stabilito al capitolo 1 delle Capitolato Tecnico
allegate, Ferservizi è in facoltà di procedere in qualunque momento, alla
risoluzione del Contratto.
Fornitura di scatole, tubi e barcode
Per ogni giorno naturale consecutivo di ritardo nella fornitura delle scatole,
tubi e barcode, (entro 72 h.), e secondo quanto stabilito nelle Capitolato
Tecnico allegate, l’Affidatario incorrerà in una penale pari al 0,5% del
valore del materiale non consegnato.
Ritiro ordinario della documentazione
Per ogni giorno naturale consecutivo di ritardo nell’adempimento delle
prestazioni contrattuali (entro 48 o 72 h.), secondo quanto stabilito al
capitolo 2 del Capitolato Tecnico allegato, l’Affidatario incorrerà in una
penale pari al 0,5% del valore dell'ordine.
Consultazione della documentazione
Per ogni giorno naturale consecutivo di ritardo nell’adempimento delle
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prestazioni contrattuali (entro 24 o 48 h.), secondo quanto stabilito al
capitolo 5 del Capitolato Tecnico allegato, l’Affidatario incorrerà in una
penale pari a Euro 7,00 (euro sette/00).
Catalogazione informatica iniziale della documentazione
Per ogni giorno naturale consecutivo di ritardo nell’adempimento delle
prestazioni contrattuali (entro 15 gg. successivi al 60°/120° giorno utile dal
censimento iniziale), secondo quanto stabilito al capitolo 1 del Capitolato
Tecnico allegato, l’Affidatario incorrerà in una penale pari a Euro 250,00
(euro duecentocinquanta/00) fermo restando la facoltà di Ferservizi di
procedere in qualunque momento, alla risoluzione del Contratto.
Copia back-up mensile (lista di catalogazione)
Per ogni giorno naturale consecutivo di ritardo nell’adempimento delle
prestazioni contrattuali, secondo quanto stabilito al capitolo 3 del Capitolato
Tecnico allegato, l’Affidatario incorrerà in una penale pari a Euro 250,00
(euro duecentocinquanta /00).
Servizio di macero della documentazione
Per ogni giorno naturale consecutivo di ritardo nell’adempimento delle
prestazioni contrattuali (entro 30 gg.), secondo quanto stabilito al capitolo 6
del Capitolato Tecnico allegato, l’Affidatario incorrerà in una penale pari a
Euro 200,00 (euro duecento/00).
Restituzione delle Unità di Archiviazione al committente
Per ogni giorno naturale consecutivo di ritardo nell’adempimento delle
prestazioni contrattuali (entro 30 gg.), secondo quanto stabilito al capitolo 7
del Capitolato Tecnico allegato, l’Affidatario incorrerà in una penale pari a
Euro 200,00 (euro duecento/00).
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Le penali sono cumulabili fino alla concorrenza massima del 20% (venti per
cento) del valore del Contratto.
L’ammontare delle penali maturate potrà essere trattenuto da Ferservizi
sull’importo dei corrispettivi contrattuali dovuti all’Affidatario in sede di
liquidazione delle fatture, successivi alla constatazione dei ritardi, ovvero,
potrà essere recuperato mediante incameramento della cauzione, di cui al
precedente articolo 10, senza bisogno di diffida o procedimento giudiziario.
Il Referente di Contratto di Ferservizi, dovrà dare comunicazione scritta al
Referente di Contratto dell’Affidatario dell’applicazione delle penali,
valorizzate come sopra stabilito, dandone contestualmente notizia alla U.O.
Amministrazione e Controllo di Gestione.
L’Affidatario riconosce al Committente il diritto di procedere, anche senza
preavviso e con le modalità che riterrà più opportune o anche in
contraddittorio, a verifiche e controlli volti ad accertare la regolare esecuzione
del servizio e l’esatto adempimento di tutte le obbligazioni assunte.
Qualora fosse riscontrata un’inadempienza dovuta a mancata o ritardata
esecuzione delle prestazioni, il Committente procederà a comunicare per
iscritto l’accertamento della stessa ed all’applicazione della penalità pari al
doppio del costo del servizio stesso.
Al Committente è riservato, inoltre, per patto espresso ed essenziale, il diritto e
la facoltà di risolvere il rapporto contrattuale in qualsiasi momento e con
preavviso di trenta giorni, successivamente all’applicazione della decima
penalità per inadempienze dell’Affidatario nell’esecuzione delle prestazioni di
cui al presente Contratto.
ARTICOLO 14
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CORRISPETTIVI DELLE PRESTAZIONI
Le attività oggetto del presente Contratto, saranno valorizzate con i prezzi
unitari offerti dall'Affidatario e riportati all’articolo 7 del presente contratto.
Il corrispettivo delle prestazioni verrà individuato moltiplicando il numero delle
attività previste, per il corrispondente importo unitario riportato nell’articolo 7
“Prezzi Unitari”.
Per le prestazioni correlate alla conservazione e custodia delle Unità di
Archiviazione, ai fini dell’individuazione del corrispettivo dovuto, l’Affidatario
dovrà redigere un prospetto consuntivo delle Unità di Archiviazione del mese
di riferimento.
ARTICOLO 15
RECESSO
Ferservizi si riserva la facoltà di recedere, con proprio atto unilaterale, dal
presente atto con preavviso di 30 giorni da inviarsi a mezzo lettera
raccomandata A/R, senza che l’Affidatario abbia nulla a pretendere a tale
titolo, fatto salvo il pagamento delle prestazioni rese sino alla data fissata per il
recesso.
Ciascuna Parte potrà recedere in qualsiasi momento dal presente Contratto
dandone preavviso all’altra, con un preavviso di almeno 30 (trenta) giorni con
comunicazione inviata a mezzo di lettera raccomandata A.R., in caso di rinvio a
giudizio di un rappresentante o della stessa controparte (ex d.lgs. 231/01) per
supposti reati relativi alla gestione di impresa che incidano sulla relativa
affidabilità morale o siano suscettibili di arrecare danno o compromettere
anche indirettamente l’immagine della Parte che intende recedere o del Gruppo
Ferrovie dello Stato.
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ARTICOLO 16
DIVIETO DI CESSIONE O SUBAPPALTO
E’ fatto assoluto divieto di cedere il presente contratto e/o subappaltarne in
tutto o in parte le prestazioni ovvero di cedere totalmente o parzialmente il
presente Contratto.
[eventuale] l’affidatario ha presentato, contestualmente all’offerta, apposita
dichiarazione ove ha indicato che intende subappaltare le seguenti prestazioni:
xxxxxxx
xxxxxxx
Pertanto nessuna prestazione diversa da quelle indicate dall’Impresa potrà
essere affidata in subappalto.
Nel contratto di subappalto dovrà essere espressamente previsto che il
subaffidatario è tenuto al rispetto ed alla completa osservanza di tutte le
disposizioni vigenti in materia di assunzione della manodopera e di
contribuzione previdenziale, assicurativa ed antinfortunistica.
I pagamenti relativi alle prestazioni svolte dal subaffidatario verranno effettuati
dall’Impresa che dovrà trasmettere, entro venti giorni dalla data di ciascun
pagamento effettuato, copia delle fatture quietanzate con l’indicazione delle
ritenute a garanzia. In caso di violazione della presente disposizione
FERSERVIZI procederà ai sensi dell’art. 15 delle Condizioni Generali.
E’ fatto divieto all’Impresa di avvalersi nell’esecuzione delle prestazioni di
ulteriori subfornitori senza la preventiva comunicazione a FERSERVIZI.
ARTICOLO 17
CLAUSOLA RISOLUTIVA ESPRESSA
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Le Parti convengono che il Contratto potrà essere risolto di diritto, ai sensi
dell’Articolo 1456 cod. civ., salvo il risarcimento dei danni, su semplice
richiesta della Committente, in caso di inadempimento di una qualsiasi delle
clausole di seguito elencate:
• mancata o inesatta esecuzione del Contratto da parte dell’Affidatario;
• violazione di una qualsiasi delle norme contenute nel Codice Etico del
Gruppo FS;
• intervenuta emanazione di un provvedimento definitivo che disponga
l’applicazione di una o più misure di prevenzione di cui all’art. 3 della legge
27.12.1956, n. 1423;
• intervenuta sentenza di condanna passata in giudicato ovvero di
applicazione della pena su richiesta delle Parti per reati tali da incidere sulla
moralità professionale o per delitti finanziari, nonché per frodi nei riguardi
di Ferservizi, di subappaltatori, di fornitori, di lavoratori o di altri soggetti
comunque interessati ai lavori;
• grave inosservanza degli obblighi che la normativa vigente pone a carico
dei datori di lavoro, ivi compresi quelli attinenti alla sicurezza sul lavoro;
• sia aperta una qualsiasi procedura concorsuale a carico dell’Impresa;
• l’Impresa contravvenga alle disposizioni degli articoli 12, 15, 18, 19;
• con riferimento alle penali secondo quanto indicato nell’articolo 13.
Resta fermo che la risoluzione non esonera l’Impresa dal portare a
compimento le prestazioni richieste alla data in cui è dichiarata.
Resta convenuto che le prestazioni oggetto del presente Contratto dovranno
essere eseguite, sempre ed in ogni caso, nell’ottica di salvaguardare l’immagine
ed il prestigio della Nostra società e del Gruppo FS nel suo complesso,
21

privilegiando sempre tale indicazioni rispetto al successo dell’attività affidata. A
tal fine l’Affidatario espressamente dichiara di ben conoscere le prescrizioni
contenute nel Codice Etico, che si considera integralmente richiamato in questa
sede per costituirne parte integrante e sostanziale, adottato dal Gruppo FS e
approvato dal Consiglio di Amministrazione di Ferservizi S.p.A nella seduta del
al fine di informare, ove compatibile, il proprio comportamento ai criteri in
esso previsti.
Il Contratto si considererà quindi, automaticamente risolto, con riferimento al
d.lgs. 231/2001, in caso di violazione della normativa in materia di
responsabilità delle persone giuridiche di cui al citato decreto da parte degli
amministratori, dipendenti o collaboratori del Gestore, attestata con sentenza
definitiva passata in giudicato. In questo senso, il Gestore dà atto: a) di aver
visionato attentamente e di conoscere il Codice Etico ed i principi del Modello
Organizzativo di Ferservizi S.p.A. pubblicati sul sito web della stessa; b) di aver
sensibilizzato i propri dipendenti e collaboratori alle problematiche ed ai
comportamenti sanzionati dal d.lgs. 231/2001.
ARTICOLO 18
CODICE ETICO
L'Affidatario dichiara di aver preso visione dei principi enunciati nel Codice
Etico delle società del Gruppo Ferrovie dello Stato, e approvato con
deliberazione del Consiglio di Amministrazione di Ferservizi S.p.A, previa
consultazione dello stesso sul sito www.ferroviedellostato.it e di attenersi
pedissequamente, nei rapporti con la stazione appaltante, a quanto ivi
contenuto da intendersi, in ogni caso, integralmente riportato e trascritto per
relationem nel corpo del presente atto.
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ARTICOLO 19
TRASPARENZA PREZZI
L’Impresa espressamente ed irrevocabilmente:
• dichiara che non vi è stata mediazione od altra opera di terzi per la
conclusione del presente contratto;
• dichiara di non aver corrisposto al alcuno, direttamente o attraverso
imprese collegate o controllate, somme e/o altri corrispettivi a titolo di
intermediazione o simili e comunque volte a facilitare la conclusione
dell’contratto stesso;
• si obbliga a non versare ad alcuno, a nessun titolo, somme finalizzate a
facilitare e/o a rendere meno onerosa l’esecuzione e/o gestione del
presente contratto rispetto agli obblighi in lui assunti né a compiere azioni
comunque volte agli stessi fini.
Nel caso in cui risultasse non conforme al vero anche una sola delle
dichiarazioni rese ai sensi del comma precedente, ovvero l’Impresa non
rispettasse gli impegni e gli obblighi ivi assunti per tutta la durata del presente
contratto, lo stesso si intenderà automaticamente risolto, ai sensi e per gli effetti
dell’articolo 1456 del codice civile, per fatto e colpa del fornitore, che sarà
conseguentemente tenuto al risarcimento di tutti i danni derivanti dalla
risoluzione.
ARTICOLO 20
CONTRATTI DI LAVORO, PREVIDENZA E ASSICURAZIONE
L’Impresa si obbliga ad applicare e a far applicare integralmente tutte le norme
contenute nel contratto collettivo nazionale di lavoro per i propri dipendenti
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nonché a far fronte agli obblighi di legge in materia di previdenza ed
assicurazioni.
In caso di inadempienza agli obblighi precisati nel presente articolo, accertata
da Ferservizi o ad essa segnalata dall’Ispettorato del Lavoro, Ferservizi
procederà alla sospensione del pagamento delle fatture immediatamente
seguenti all’accertamento dell’inadempienza e di quelle che ad esse seguono
fino a quando sarà stato accertato il ripristino della posizione di regolarità.
Quanto sopra non darà diritto all’Impresa di disporre autonomamente la
sospensione del servizio, né la stessa potrà pretendere a titolo di interessi o di
risarcimento danni.
ARTICOLO 21
DOMICILIO DELLE PARTI
FERSERVIZI elegge il proprio domicilio, ai fini amministrativi in Via
Tripolitania, 30 - 00199 Roma, ed a quelli legali e fiscali, in Roma, Piazza della
Croce Rossa, n. 1 – Codice Fiscale e Partita I.V.A. n. 04207001001.
L’Affidatario dichiara che il proprio domicilio fiscale è a xxxxxx xxxxxxxxxxx e
che la propria partita I.V.A. porta il n. xxxxxxxxx.
ARTICOLO 22
FORO COMPETENTE
Le parti convengono che le eventuali controversie giudiziarie aventi ad oggetto
qualsiasi questione attinente l’esecuzione, la gestione e/o l’interpretazione del
presente atto e dei contratti applicativi saranno deferite in via esclusiva al Foro
di Roma.
ARTICOLO 23
INFORMATIVA AI SENSI DELL’ART. 13 DEL D.LGS N. 196/2003
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Ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 13, del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, la
Vostra Società dichiara di aver preso visione e di conoscere il contenuto
dell’Informativa resa da Ferservizi e allegata al presente atto.
Pertanto l’Affidatario, ai sensi e per gli effetti del combinato disposto degli artt.
23 e 25 del citato decreto legislativo, attesta il proprio consenso affinché venga
effettuato da parte di Ferservizi il trattamento dei dati personali in suo possesso
e la comunicazione degli stessi secondo quanto scritto nella menzionata
informativa.
ARTICOLO 24
SPESE DI STIPULAZIONE
Le spese di scritturazione del presente atto e delle copie occorrenti, quelle di
bollo e di registro, nonché qualsiasi altra spesa inerente o conseguente al
contratto stesso, sono a carico dell’Impresa.
Le eventuali modifiche di regime fiscale non daranno luogo, in nessun caso, a
variazioni dei corrispettivi pattuiti. Il presente atto, avente per oggetto
prestazioni di servizi il cui corrispettivo è soggetto ad I.V.A., è esente da
registrazione fiscale fino al caso d’uso, ai sensi del D.P.R. 26/11/86, n. 131 e,
ove ne fosse richiesta la registrazione, sarà assoggettato al pagamento
dell’imposta fissa, giusta l’articolo 40 del citato decreto. L’Impresa dichiara a
tutti gli effetti di legge che le prestazioni di cui al presente contratto sono
effettuate nell’esercizio di impresa, giusta l’articolo 4 del D.P.R. 26.10.72, n.
633 e successive modificazioni e che pertanto esse sono soggette ad I.V.A. ai
sensi dell’articolo 1 del D.P.R. succitato.
Il presente atto, avente per oggetto prestazioni il cui corrispettivo è soggetto ad
I.V.A., è esente da registrazione fiscale fino al caso d’uso, ai sensi del D.P.R.
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26/11/86, n. 131 e, ove ne fosse richiesta la registrazione, sarà assoggettato al
pagamento dell’imposta fissa, giusta l’articolo 40 del citato decreto
ARTICOLO 25
ALLEGATI
Il presente atto consta di n. xx pagine, ciascuna della quali è firmata dalle parti
contraenti sono allegati al presente atto e ne costituiscono parte integrante e
sostanziale i seguenti documenti:
Allegato A Dichiarazione dell’Impresa ai sensi e per gli effetti dell’articolo
1341 del codice civile;
Allegato B Capitolato Tecnico;
Allegato C Scheda di dettaglio offerta;
Allegato D Informativa relativa all'uso dei dati personali.
Redatto in duplice originale in bollo di cui una per ciascuna delle Parti
contraenti ed una per l’Ufficio del Registro ove ricorra il caso d’uso
Roma,
per il COMMITTENTE per L’AFFIDATARIO
____________________ _____________________
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Informativa relativa all'uso dei dati personali
ALLEGATO D
Ai sensi dell'art 13 del d.lgs. 30 giugno 2003 n. 196 – recante “Codice in materia di protezione dei dati
personali” - (qui di seguito, "Codice") relativa alla "Tutela della persona e di altri soggetti rispetto al trattamento di
dati personali" il Committente informa codesto Appaltatore (qui di seguito, “Cliente”) di quanto segue:
I i dati raccolti riguardanti il “Cliente [1] ” nonché determinati dipendenti e organi dello stesso “Cliente”,
previo ottenimento da parte di quest'ultimo del consenso degli interessati, saranno trattati:
a) per l'esecuzione del contratto in relazione al quale essi sono richiesti e di ogni successivo
contratto tra Ferservizi S.p.A. ed il “Cliente”,
b) per eseguire obblighi di legge derivanti da norme contabili, fiscali ecc.,
c) per la gestione dell’eventuale contenzioso (giudiziale o stragiudiziale),
d) per esigenze di tipo operativo e gestionale interne a Ferservizi S.p.A.,
e) con e senza l'ausilio di mezzi automatizzati, con modalità idonee a garantire riservatezza,
correttezza, liceità, trasparenza in relazione alle seguenti operazioni: registrazione,
organizzazione, conservazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto,
utilizzo, interconnessione, blocco, cancellazione o distruzione;
II il conferimento dei dati richiesti all'atto della sottoscrizione del presente contratto e di quelli che
successivamente potranno essere richiesti ha carattere obbligatorio ed è, pertanto, strettamente
necessario per l'adempimento da parte di Ferservizi S.p.A. degli obblighi contrattuali da esso assunti
nei confronti del “Cliente”;
III pertanto, in caso di rifiuto di fornire i dati, Ferservizi S.p.A. si potrebbe trovare nell'impossibilità di
dare esecuzione al contratto con il “Cliente”;
IV i dati trattati potranno essere comunicati a:
• dipendenti di Ferservizi S.p.A. che abbiano necessità di gestire i dati del “Cliente” per la corretta
esecuzione dei relativi rapporti contrattuali con Ferservizi S.p.A., nei limiti strettamente
pertinenti alle finalità di cui sopra, alla lettera a),
• altre Società del Gruppo Ferrovie dello Stato, le quali potranno a loro volta comunicare i dati, o
concedere l'accesso ad essi, ai propri dipendenti, soci e aventi causa per il perseguimento dei
medesimi fini per i quali i dati sono stati raccolti da Ferservizi S.p.A.,
• società, enti, consorzi od altri soggetti la cui attività è finalizzata alla tutela del credito, i quali
potranno comunicare i dati ricevuti nei limiti in cui ciò sia strumentale all'esercizio dell'attività di
tutela dei crediti di Ferservizi S.p.A.,
• consulenti in materia fiscale e/o legale, che gestiranno i dati sulla base di contratti con Ferservizi
S.p.A. atti a garantire l'obbligo di riservatezza e la correttezza nel trattamento dei dati stessi.;
tali soggetti potranno comunicare i dati raccolti nei limiti in cui ciò sia funzionale all'esecuzione
dei contratti suddetti.
[1] Ai fini della presente Informativa, con il termine “Cliente” si fa riferimento a qualsiasi soggetto (persona fisica,
giuridica, associazione ecc.) che intrattenga con il Committente rapporti giuridici di tipo contrattuale.

V a ciascun soggetto che fornisce i propri dati personali ("Interessato") l'art. 7 del Codice attribuisce
taluni diritti, che possono essere esercitati anche da soggetti o associazioni espressamente delegati
per iscritto dall'Interessato, nonché, in caso di morte di quest'ultimo, da chiunque vi abbia interesse.
Si riporta, pertanto, integralmente il testo dell'art. 7 citato, per consentire una completa cognizione
dei diritti spettanti all'Interessato:
Art. 7
Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti
1) L'Interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano,
anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
2) L' Interessato ha diritto di ottenere l'indicazione:
a) dell'origine dei dati personali;
b) delle finalità e modalità del trattamento;
c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;
d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi
dell'articolo 5, comma 2;
e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che
possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di
responsabili o incaricati.
3) L' Interessato ha diritto di ottenere:
a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;
b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di
legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati
sono stati raccolti o successivamente trattati;
c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per
quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato
il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi
manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
4) L' Interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:
a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo
scopo della raccolta;
b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita
diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.
VI si precisa che:
• Titolare del trattamento dei dati è Ferservizi S.p.A., con sede in Roma, Piazza della Croce
Rossa n° 1 - 00161, e sede amministrativa in Roma, Via Tripolitania n 30 (accesso temporaneo
V. Tripoli 102) - 00199,
• Rappresentante del Titolare nel territorio dello Stato è l’Amministratore Delegato di
Ferservizi S.p.A., dott. Francesco Rossi, domiciliato per la carica in Roma, Via Tripolitania n 30,
• Responsabile incaricato del trattamento è l’ing. Vito Gurrieri, domiciliato per la carica in
Roma, Via Tripolitania n 30.