Anteprima - Eventi Elea

INDICE
I. IL CERIMONIALE E LE SUE APPLICAZIONI NEGLI EVENTI
ISTITUZIONALI……………………………………………………...3
I.1. Il cerimoniale: nascita e sviluppo della disciplina…………………3
I.1.1. Definizione del concetto di cerimoniale…………………3
I.1.2. Fondamenti pratici, estetici e mistici…………………….5
I.1.3. Fondamenti sociali, storici e moderni……………………6
I.1.4. Valore economico, morale e comunicativo……………....7
I.2. Il cerimoniale e lo Stato……………………………………………9
I.2.1. Uffici che curano il cerimoniale………………………….9
I.2.2. Il protocollo di Stato……………………………………..9
I.2.3. Cerimoniale nazionale e internazionale………………...10
I.2.4. Le fonti del protocollo di Stato e la regola del territorio.11
I.2.5. Gli organi preposti……………………………………...12
I.3. Il cerimoniale degli eventi………………………………………..14
I.4. Gli inviti…………………………………………………………..15
I.4.1. Scelta ed elenco degli invitati…………………………..15
I.4.2. La lettera d’invito………………………………………16
I.4.3. Diramazione dell’invito………………………………...18
I.4.4. Risposta all’invito………………………………………18
I.4.5. Rappresentanza e partecipazione all’evento……………19
I.5. La cerimonia……………………………………………………...20
I.5.1. L’allestimento della sala………………………………..20
I.5.2. L’assegnazione dei posti………………………………..21
1

I.5.3. L’ordine delle precedenze ……………………………...22
I.5.3.1. I criteri di precedenza…………………………………23
I.5.3.2. Le sette categorie delle cariche pubbliche……………24
I.5.3.3. La gerarchia cattolica…………………………………25
I.5.3.4. Regole integrative…………………………………….25
I.5.3.5. Settori per giornalisti, fotografi e teleoperatori………26
I.5.4. L’accoglienza degli invitati……………………………..27
I.5.5. La successione dei discorsi e la durata della
manifestazione………………………………………………...27
II. IL CASO: L’EVENTO “CARITAS IN VERITATE: UN’ENCICLICA
PER CONCEPIRE IL FUTURO” DEGLI EVENTI DI ELEA………29
II.1. Gli inviti………………………………………………………….30
II.1.1. Scelta ed elenco degli invitati………………………….30
II.1.2. Lettera d’invito e relativa diramazione………31
II.1.3. Risposta all’invito……………………………………...33
II.2. La cerimonia……………………………………………………..35
II.2.1. L’allestimento della sala……………………………….35
II.2.2. L’assegnazione dei posti……………..………………37
II.2.3. Settori per giornalisti, fotografi e teleoperatori………39
II.2.4. L’accoglienza degli invitati……………………………40
II.2.5. La successione dei discorsi…………………………….41
BIBLIOGRAFIA……………………………………………………..43
SITOGRAFIA………………………………………………………...43
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I. IL CERIMONIALE E LE SUE APPLICAZIONI
NEGLI EVENTI ISTITUZIONALI
I.1 IL CERIMONIALE: NASCITA E SVILUPPO
DELLA DISCIPLINA
I.1.1 Definizione del concetto di cerimoniale
Il cerimoniale è un settore delle pubbliche relazioni che riguarda la vita
di rappresentanza ufficiale.
Sovente viene confuso col galateo, è quindi opportuno operare una
distinzione: mentre il galateo riguarda l’individualità della persona, e
quindi la sfera privata, il cerimoniale va a disciplinare enti e titolari di
cariche nella loro sfera pubblica.
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Di certo, essendo un codice di regole, il cerimoniale serve prima di
tutto a creare un linguaggio e un comportamento comuni che facciano
decifrare e comunicare correttamente il pensiero e l’atteggiamento dei
vari attori della comunicazione.
Generalmente è più semplice l’utilizzo del cerimoniale in un contesto
culturale omogeneo. In orizzonti pluriculturali, però, l’uso di questo
codice comportamentale può a sua volta fungere da “esperanto” delle
relazioni pubbliche.
Queste regole non trovano però applicazione solo in cerimonie ufficiali,
bensì servono a gestire anche situazioni sostanzialmente molto
importanti. Non a caso il Presidente della Repubblica elenca gli organi
di governo secondo l’ordine protocollare. Allo stesso tempo, negli atti
privati come lettere o messaggi di partecipazione è bene definire il
rango delle cariche in questione.
E’ importante sottolineare che il cerimoniale non è solo atto di pura
forma, ma anche espressione idonea dei valori di sostanza. Si pensi,
attualmente rispetto al passato, allo sviluppo delle relazioni economiche
e della conseguente attività di relazioni pubbliche: si dà molta più
importanza alla funzione svolta che al titolo posseduto a prescindere.
Il cerimoniale può dunque essere definito come regola delle relazioni
pubbliche, non una “messa in scena”, bensì un mezzo per facilitare la
comunicazione sostanziale.
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I.1.2 Fondamenti pratici, estetici e mistici
Le prime regole del cerimoniale trovano origine in Italia (Baldassar
Castiglione, monsignor Della Casa e Stefano Guazzo) e, se guardate
con occhio moderno, appaiono correttive di comportamenti per noi
estremamente rozzi e inadeguati.
Si intuisce dunque che i primi fondamenti del cerimoniale derivavano
proprio dalla necessità di disciplinare e favorire l’igiene personale e di
gruppo. Un esempio renderà più facile la comprensione: fino agli inizi
del 1500 la minestra si assumeva tutti dalla stessa zuppiera con mestoli
condivisi da più commensali, a metà del 1500 invece si passa a un
numero superiore di cucchiai, solo verso la fine del secolo ogni
commensale utilizzava la sua personale posata. E’ solo nel 1600 che
ognuno avrà diritto ad un piatto senza dover attingere alla zuppiera
comune.
Dal punto di vista estetico è innegabile che un certo tipo di
abbigliamento, di arredamento o di comportamento comunichino
prestigio o autorità. Il cerimoniale, attraverso i suoi riti suscita
emozioni e ammalia indipendentemente dalla propria volontà. Si pensi
alla commozione ascoltando l’inno nazionale o a quando la bandiera
nazionale viene posta sul feretro di un caduto.
Le prime regole del cerimoniale, inoltre, trovano fondamento nella
mistica, ovvero all’attribuzione simbolica ad alcuni numeri o colori. Il
numero 1, ad esempio, è l’assoluto e quindi in una cerimonia
rappresenta la carica più importante e senza pari, il 2 è invece
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appresentazione dell’antinomia (buio-luce, destra-sinistra…), il 3 è la
trinità, il 4 ha valenza scientifica (le quattro stagioni, i quattro punti
cardinali…). Allo stesso modo il colore nero, legato a Saturno, evoca
dolore e carestia, il bianco argento, legato alla Luna, rappresenta pace e
purezza e così via. Si pensi all’importanza dei colori nelle bandiere o
nell’araldica.
I.1.3 Fondamenti sociali, storici e moderni
Come già detto in precedenza, il cerimoniale nasce e si sviluppa verso
la fine del Medioevo. Le ragioni si rintracciano nel cambiamento
dell’assetto sociale di quel periodo: il nuovo ceto borghese delle arti e
dei mestieri reclama una diffusione del sapere da parte degli antichi
nobili possidenti. E’ così che i ricchi borghesi emergenti emulano in
tutto lo stile di vita e comportamentale patrizio come a voler dimostrare
che l’eleganza nei modi, unita al possesso del denaro, potesse
trasformare chiunque in un vero signore.
Dopo le rivoluzioni comuniste del secolo scorso che negavano del tutto
le regole aristocratiche e borghesi nella forma (si pensi all’utilizzo delle
uniformi in Cina), al giorno d’oggi si è tornati all’esaltazione del civis
singulus, ovvero quell’individuo capace di affermarsi in società e che,
di conseguenza, deve in questa anche sapersi comportare.
Ogni comportamento dettato dalle regole del cerimoniale, inoltre, è
frutto di memoria storica e non ammette dunque inversioni di
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comportamento ma soltanto modifiche sequenziali: è la memoria che fa
lo stile e crea quindi dignità, se viene dissipata la forma stessa si
degrada.
Le regole del cerimoniale moderno non possono comunque sottrarsi al
rispetto dei valori dell’ecologia e della sanità che disciplinano
fortemente i buoni comportamenti dell’era attuale. Sarà dunque
improbabile vedere le signore indossare pellicce in o ascoltare le dodici
salve di cannone che simboleggiano l’arrivo di un capo di Stato.
I.1.4 Valore economico, morale e comunicativo
Apparentemente le regole del cerimoniale potrebbero sembrar avere il
solo valore formale. Nella sostanza, però, esse hanno anche una grande
importanza dal punto di vista economico: applicarle ad un soggetto
attribuisce valore non soltanto al soggetto stesso, bensì all’ente che
questi rappresenta. E’ nozione di marketing ormai nota che la cortesia
genera un valore aggiunto, quantificabile anche monetariamente.
Proprio per questo si trasforma in dovere per chi ricopre incarichi dai
quali ci si attende un rispetto delle regole di forma imposte in varie
situazioni.
La cortesia, inoltre, è la manifestazione più semplice e pura del rispetto
nei confronti del prossimo. Applicare la disciplina del cerimoniale,
insomma, non è altro che regolare la propria rozzezza e il proprio
egoismo a favore dell’agio di chi ci sta intorno.
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Quando si parla di eventi, poi, è inevitabile guardare al cerimoniale
come a un mezzo di comunicazione. La presentazione di un prodotto,
l’invito a una conferenza o a una cena di gala, promuovere l’immagine
dell’ente sono solo alcuni esempi in cui l’attività di rappresentanza può
raggiungere i propri obiettivi attraverso l’uso delle regole del
cerimoniale. Non bisogna inoltre dimenticare che, in una cerimonia, gli
elementi non verbali commuovono e comunicano almeno quanto quelli
verbali.
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I.2 IL CERIMONIALE E LO STATO
I.2.1. Uffici che curano in cerimoniale
Ogni ente, pubblico o privato, ha un proprio ufficio che si occupa in
maniera più o meno diretta del cerimoniale.
I funzionari addetti devono, quindi, regolare la vita di rappresentanza
ufficiale dell’ente o del titolare della carica rappresentativa.
Promuovere iniziative, accettare o declinare inviti, organizzare le visite
e gli incontri sono solo alcune delle attività a cui ogni ente è soggetto e
che vanno curate attraverso l’applicazione delle regole del cerimoniale.
La parte attiva, quella della promozione, è evidentemente quella che
più risulta impegnativa.
I.2.2. Il protocollo di stato
Dal greco protokollon che indicava il primo foglio incollato di un
codice o documento, presto il lemma passò a individuare anche il
documento stesso col suo contenuto.
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Attualmente il protocollo è definito come regola delle relazioni ufficiali
pubbliche e della simbologia pubblica, è composto delle norme che
regolano in generale il cerimoniale nella sua parte codificata e tutelata
da organi preposti.
Il protocollo sostanzialmente individua dei criteri oggettivi che possano
risolvere questioni formali emerse in ogni tipo di relazioni formali
pubbliche.
Semplificando si potrebbe dire che il protocollo di Stato è l’area
codificata del cerimoniale, è influenzato dal mutare dei tempi e subisce
quindi reinterpretazioni. Si pensi, ad esempio, al cambio di relazioni
attuatosi durante il dopoguerra e al cambiamento che ha subito il
rapporto libertà-autorità.
Le regole di forma non sono pertanto fini a se stesse ma esprimono in
forma simbolica motivi e aspetti di sostanza. Il protocollo non fa altro
che attribuire una forma alla sostanza che, altrimenti, risulterebbe meno
codificabile e comprensibile. In democrazia la forma riflette il rispetto
sostanziale, per palesare l’istituzione autorevole e non autoritaria.
I.2.3. Cerimoniale nazionale e internazionale
Il cerimoniale nazionale di occupa di:
• attività di rappresentanza dello Stato e dei suoi organi
costituzionali e pubblici in generale;
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• impiego dell’inno e della bandiera nazionali, dell’emblema di
Stato e degli stendardi nazionali compresi gli onori spettanti a
bandiere e vessilli;
• festività pubbliche ricorrenti e occasionali e lutto nazionale;
• gerarchia delle cariche pubbliche e di rilevanza pubblica, in
primo luogo quelle costituzionali e i relativi onori spettanti, i
giuramenti delle cariche pubbliche;
• svolgimento delle cerimonie ufficiali di rilievo costituzionale,
ordinamentale o pubblico comprese le esequie di Stato;
• riconoscimenti e adesioni da parte del Capo dello Stato, del
governo e degli enti rappresentativi di collettività;
• cerimoniale militare e marittimo e altri cerimoniali specializzati;
• onorificenze della Repubblica;
• araldica pubblica;
Il cerimoniale internazionale o diplomatico si occupa di:
• aspetti formali delle relazioni internazionali;
• guarentigie dei rappresentanti diplomatici.
I.2.4. Le fonti del protocollo di Stato e la regola del territorio
La dottrina del protocollo di Stato è autonoma e ha pertanto delle
regole specifiche proprie e distinte da altre discipline giuridico-sociali.
La norma cardine è il decreto del Presidente del consiglio dei ministri
14 aprile 2006 recante le regole generali del protocollo.
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La prassi, però, integra in maniera amplia e fondamentale la norma
scritta. Tra le fonti da tenere in conto, non possono essere dimenticate
le norme e prassi internazionali del cerimoniale diplomatico, i
regolamenti del cerimoniale militare e va sempre ricordato che le
differenze costituzionali comportano, inevitabilmente, differenze
protocollari.
E’ regola generale che si applichino le norme protocollari del territorio
in cui si svolge la cerimonia, salvo eventi in ambito di organizzazioni
internazionali che usufruiscono di regole proprie.
Occorre tuttavia rispettare le regole incomprimibili dell’ospite e le sue
eventuali limitazioni (religiose, rituali, sanitarie…) in ragione di
cortesia.
I.2.5. Gli organi preposti
Il cerimoniale di Stato si divide in cerimoniale nazionale e cerimoniale
diplomatico: il primo è curato dalla Presidenza del consiglio dei
ministri e il secondo dal Ministero della difesa.
All’interno del cerimoniale nazionale rientra anche il cerimoniale
militare curato, ratione materiae, dal Ministero della difesa.
Il cerimoniale diplomatico, per sua natura, non ha subito modifiche nel
passaggio costituzionale dalla monarchia alla repubblica mentre il
cerimoniale nazionale è stato riscritto sulla base dell’attuale
ordinamento democratico.
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Il Dipartimento del Cerimoniale di Stato che opera presso la Presidenza
del consiglio dei ministri tiene in considerazione anche i suggerimenti e
i pareri degli altri organi costituzionali nazionali coi quali opera in
intesa e, inoltre, fornisce consulenza in materia agli altri organi
pubblici.
Presso il Ministero degli affari esteri esiste un organo analogo relativo
al cerimoniale diplomatico. Il Capo del cerimoniale diplomatico della
Repubblica è un alto dirigente dello Stato della carriera diplomatica che
assolve il proprio compito in interesse diretto del Capo dello Stato.
Il cerimoniale diplomatico, in Italia come all’estero, ha un’enorme
rilevanza nella relazione tra stati.
Per quanto riguarda il cerimoniale militare, esiste un ufficio presso il
gabinetto del Ministro della difesa.
In ambito provinciale, invece, è compito del Prefetto assicurarsi
l’utilizzo corretto delle norme del cerimoniale.
Va segnalata, nel 2008, la creazione dell’ANCEP Associazione
nazionale cerimonialisti enti pubblici.
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I.3 IL CERIMONIALE DEGLI EVENTI
Spesso chi si occupa del cerimoniale deve anche proporre l’iniziativa
mantenendo uno scadenzario aggiornato e curato. Quando anche il
titolare del cerimoniale riceva disposizioni dall’ente per cui lavora
riguardo l’organizzazione di un evento, dovrà sicuramente tenere in
conto una serie di elementi da gestire, quali: addetti stampa, sicurezza,
impianti video-stereo, cartellonistica, allestimento della sala, grafica
coordinata e stampa degli inviti, degli eventuali opuscoli e brochure,
possibili servizi di interpretariato o ristorazione, trasporti.
Sarà un passaggio obbligato fondamentale quello di scegliere il luogo e
i locali interessati, i relativi accessi, percorsi e parcheggi.
Verrà opportunamente informata l’autorità pubblica per servizi di
sicurezza, sanitari o viabilità.
Infine si stilerà un programma da diffondere prima internamente e poi
esternamente con relativa assegnazione dei compiti al personale.
Una volta organizzato l’evento internamente all’ente, si dovrà
predisporre la diffusione degli inviti, accertarne le adesioni, elaborare il
piazzamento dei posti secondo l’ordine delle precedenze, comporre il
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tavolo dei relatori, esercitare un controllo sull’accoglienza e presiedere
a tutti gli aspetti organizzativi in loco.
Un buon cerimoniere non è mai ottimista, solo in questa ottica riuscirà
a prevedere ogni possibile circostanza avversa.
I.4 GLI INVITI
I.4.1. Scelta ed elenco degli invitati
Gli invitati sono scelti in base alla natura della manifestazione che si sta
organizzando e alle finalità che il promotore intende realizzare. E’
quindi compito del cerimoniere proporre all’ente un elenco di invitati
equilibrato, tenendo sempre in conto che invitare autorità di altissimo
rango prevede spesso dinieghi.
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Si cercherà quindi di invitare dei ranghi omogenei e, regola
fondamentale, si eviterà sempre la discriminazione tra i vari
appartenenti a una determinata categoria scelta.
E’ di norma invitare anche gli appartenenti di categorie collegate a
quella direttamente interessata e anche coloro che hanno ricoperto
cariche in passato. L’invito va in genere rivolto anche all’autorità
gerarchicamente sovraordinata della sede stessa.
Per quanto riguarda i relatori, invece, vale il criterio dell’esclusività: se
è previsto un oratore sottosegretario non se ne avrà un altro dello stesso
dicastero.
Per meglio gestire l’organizzazione si creerà un elenco degli invitati in
ordine alfabetico che poi si trasformerà in elenco dei partecipanti
sempre in ordine alfabetico. Infine si stilerà la lista in ordine gerarchico
di modo da facilitare l’assegnazione dei posti da parte delle hostess.
I.4.2. La lettera d’invito
La forma dell’invito va scelta in base al rapporto che intercorre fra
invitante e invitato. Se l’invito è rivolto a una personalità di rango
molto importante, è bene che sia fatto attraverso lettera sottoscritta
dell’invitante. Andrà trasmesso per via gerarchica e può essere
accompagnato anche da lettera esplicativa al vertice burocratico della
personalità interessata.
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L’attenzione formale nella lettera d’invito è importantissima: la data
dev’essere apposta con lo stesso carattere del testo e col mese indicato
in lettere, la firma (e spesso appellativo e saluti finali) è bene che siano
scritti di pugno.
Si può anche optare, al posto della lettera, per il cartoncino d’invito
accompagnato o meno da lettera. Il cartoncino conterrà: carica e nome
dell’invitante, la volontà dell’invitante, nome cognome e titolo
onorifico e/o qualifica dell’invitato. La carica dell’invitato verrà
apposta solo sulla busta, ricordando che gli inviti alle cerimonie sono
rivolte alla carica mentre quelli a convivio sono diretti alla persona. Nel
cartoncino appariranno anche: contenuto, luogo, data, ora, occasione ed
eventuale indicazione di abbigliamento.
Gli inviti impersonali recano invece il destinatario solamente sulla
busta.
Quando è necessario esercitare un controllo sugli accessi è opportuno
richiedere l’esibizione dell’invito all’ingresso o, comunque, stilare una
lista degli invitati (per coloro che dimenticheranno l’invito da esibire).
Risulta fondamentale apporre sul cartoncino stesso, o su uno
d’accompagnamento, la sigla R.S.V.P. (répondez s’il vous plait) seguita
da un recapito telefonico o un indirizzo telematico a cui gli invitati
potranno comunicare l’adesione alla cerimonia.
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I.4.3 Diramazione dell’invito
Per le manifestazioni più importanti l’invito va diramato e consegnato
agli invitati circa 15-20 giorni prima dell’evento. Il termine massimo
può essere di otto giorni: è scortese inoltrare gli inviti alla vigilia
dell’evento, salvo casi particolari.
Un invito declinato con il giusto anticipo, inoltre, rende possibile il
rimpiazzo degli assenti e risulta quindi un vantaggio anche per chi si
occupa del cerimoniale.
Non vanno mai inoltrati inviti con più di 30 giorni di anticipo.
I.4.4. Risposta all’invito
L’invitato può raccogliere o declinare l’invito. In entrambi i casi è
tenuto a darne comunicazione tempestiva all’invitante. La solerzia della
risposta è sintomo di cortesia e gratitudine verso l’invitante.
E’ dunque buona norma attestare gratitudine per la ricezione dell’invito
e rammarico qualora non si possa accettare l’invito, indicando sempre
le ragioni scusanti anche in modo generico.
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I.4.5. Rappresentanza e partecipazione all’evento
Nei casi in cui, in una cerimonia ufficiale, l’invitato titolare della carica
rappresentante di un ente o di un settore non potesse partecipare, dovrà
delegare un proprio rappresentante eletto tra i suoi parigrado o, meglio,
vicari.
In occasione di pranzi, ricevimenti o quando si deve rendere visita non
il delegato non può sostituire l’invitato. Nel caso di restituzione della
visita, invece, questa eventualità è ammessa.
L’invitato dovrà dunque comunicare la propria partecipazione o, come
detto, quella del suo delegato all’invitante e premurarsi di arrivare
puntuale alla cerimonia. Secondo le regole è bene osservare qualche
minuto di anticipo e aspettarsi un posto prenotato solo qualora si sia
data conferma di partecipazione. Eventuali accompagnatori devono
essere segnalati previamente.
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I.5 LA CERIMONIA
I.5.1. L’allestimento della sala
Nonostante al giorno d’oggi si assista alla spettacolarizzazione, financo
esagerata delle cerimonie pubbliche, un buon cerimoniere deve sempre
tenere conto che est modus in rebus. Bisogna quindi evitare, negli
eventi istituzionali, inutili sfarzi e prediligere una semplice eleganza.
Il tavolo dei relatori deve essere chiuso sul davanti con un pannello o
un drappo, gli elementi floreali possono decorare lateralmente o
davanti, ma mai sopra (anche per implicazioni pratiche come ad
esempio l’ostacolare i fotografi).
Grandi schermi televisivi possono rimandare l’immagine dell’oratore o
il logo della manifestazione per consentirne la visuale anche da lontano
ma vanno evitati filmati di animazione che potrebbero distrarre la
platea.
Quest’ultima dev’essere allestita con un numero di sedute congruo
all’effettiva partecipazione del pubblico: nessuno dovrà restare in piedi
ma si eviteranno anche eccessivi vuoti di presenze.
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Per quanto riguarda l’allestimento tecnico (microfoni, schermi,
computer, cabine per interpretariato) ci si affiderà a tecnici esperti
pronti a intervenire sotto la supervisione del cerimoniere.
I.5.2 L’assegnazione dei posti
Come molte discipline anche quella del cerimoniale ha una sua regola
d’oro: la regola della destra. Essa afferma che tra due simboli, tra due
persone, tra due postazioni etc. il più importante sta a destra. La destra
va definita tra loro e non dal punto di vista dell’osservatore. Questa
regola si fonda su antiche ragioni culturali: l’uomo è prevalentemente
destrimano e quindi la destra rimane la posizione preferita (Gesù Cristo
siede alla destra del Dio Padre).
Quando si devono assegnare dei posti d’onore al tavolo dei relatori, ad
esempio, tra tre persone, la più importante starà nel mezzo, la seconda
per importanza starà alla destra del numero uno e la terza alla sua
sinistra.
Quando si devono assegnare i posti a due personalità di eguale
importanza bisognerà disporre di maniera che non ci sia una seduta
centrale, bensì si crei un doppio centro con doppia presidenza.
Per quanto riguarda l’assegnazione dei posti in platea, va sottolineato
che questo è un momento molto delicato dell’organizzazione della
cerimonia.
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Innanzitutto si predispone la pianta della sala e si redige un elenco delle
presenze confermate secondo l’ordine delle precedenze. In seconda
istanza, seguendo l’elenco, si associa il nome di ogni invitato a una
seduta.
Preliminarmente non bisogna dimenticare di assegnare tutti i posti che
hanno una funzione ben determinata e alcuni posti di riserva per far
fronte ad eventuali imprevisti.
Da ciò si evince che il cerimoniale non è una scienza, bensì un’arte.
Proprio per questo è rischioso affidarsi all’utilizzo dei moderni
software per l’assegnazione posti che non tengono conto di tutta una
serie di fattori umani di cui invece, un buon cerimoniere, deve fare
tesoro.
I.5.3.L’ordine delle precedenze
L’ordine delle precedenze delle cariche pubbliche suppone una
valutazione generale di rilievo di ogni singola carica nel quadro
giuridico-ordinamentale dello Stato e tiene conto della ponderazione
potestuale e rappresentativa di essa. L’unica fonte organica vigente in
materia è il decreto del Presidente del consiglio dei ministri 14 aprile
2006 che tiene conto dell’istituzione di nuove cariche pubbliche di
rango elevato (es. Presidente della corte costituzionale, Presidente del
CNEL etc.). Per tutto ciò che non è contemplato nel decreto vale la
prassi.
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Attualmente il rango protocollare non è più determinato dalla qualifica
posseduta bensì dall’incarico ricoperto. Poiché i cittadini hanno tutti
pari dignità sociale, questa considerazione è di ampio respiro e pregna
di significati profondi. La persona ora viene apprezzata in chiave
democratica e non più per lo status personale.
I.5.3.1. I criteri di precedenza
Le precedenze fra istituzioni, cariche o simboli sono definite da:
• ordine protocollare: in base alla valenza ordinamentale del
soggetto;
• criteri ausiliari: anzianità e ordine alfabetico. L’anzianità può
essere oggettiva (nascita dell’ente) o soggettiva (presa
d’incarico del soggetto). L’ordine alfabetico può essere
oggettivo (riferito all’ente) o soggettivo (riferito al titolare). Può
anche essere mondiale (riferito alla lingua d’origine di ciascun
ente) o definito (basato su una lingua di riferimento), stabile o
rotante (se si parte dalla prima lettera dell’alfabeto o da una a
scelta);
• criterio residuale: si usa solo in mancanza degli altri due e si
basa sull’anzianità anagrafica del titolare della carica.
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I.5.3.2. Le sette categorie delle cariche pubbliche
Al vertice dell’ordine delle precedenze si colloca il Presidente della
Repubblica che non vi è compreso in quanto, di diritto, è il culmine
primario. Inoltre, secondo il dettato costituzionale, egli è super partes.
Seguono le sette categorie delle cariche pubbliche:
• prima categoria: presidenti degli organi costituzionali ed ex
presidenti della Repubblica. Primi i presidenti delle camere,
ordinati tra loro secondo il criterio d’età. Principi di case
regnanti e cardinali precedono gli appartenenti alla prima
categoria salvo in manifestazioni di carattere fortemente statale.
Segue il Presidente del consiglio dei ministri e, in ultimo, il
Presidente della corte costituzionale;
• seconda categoria: vicepresidenti degli organi costituzionali,
ministri, ministri senza portafoglio, ambasciatori stranieri,
giudici costituzionali, titolari e rappresentanti di organi di
rilievo costituzionale (es. Presidente del CNEL, vertici della
magistratura etc.) e i presidenti dei gruppi parlamentari;
• terza categoria: vertici di poteri e apparati dello Stato con
precedenza per quelli posti in posizione di terzietà (magistrature
e garanti) rispetto a quelli autonomi (governatore della Banca
d’Italia);
• quarta categoria e a seguire: vertici di secondo rango o di
ambito locale appartenenti alle categorie precedenti, sindaco in
sede e presidente della Provincia. Presidenti e segretari
nazionali non parlamentari dei partiti politici. A seguire
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assessori regionali (quinta categoria), direttori generali (sesta
categoria) e direttori provinciali (settima categoria).
Va segnalato che l’ordine delle precedenze varia relativamente al fatto
che la cerimonia sia nazionale o territoriale.
I.5.3.3. La gerarchia cattolica
In Italia, quando si parla di cerimoniale, non si può tralasciare la
gerarchia cattolica. Non solo da un posto di vista formale e oggettivo
ma, anche e soprattutto, perché il Cristianesimo, con i suoi
rivoluzionari principi di eguaglianza, è la fonte prima che ha ispirato le
odierne democrazie occidentali.
Al vertice si trova il Sommo Pontefice, riconosciuto come la più alta
autorità spirituale mondiale anche dai non cattolici. Seguono il collegio
cardinalizio, i nunzi apostolici, i patriarcati, i maggiori arcivescovati, le
arcidiocesi e le diocesi etc. Il nunzio apostolico rappresentante la Santa
sede (decano) assume la prima posizione tra gli appartenenti al corpo
diplomatico.
I.5.3.4. Regole integrative
Tra gli appartenti alla stessa categoria aventi pari qualifica ha la
precedenza il più anziano nella carica, a parità, il più anziano d’età.
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A parità di rango hanno la precedenza gli stranieri e chi è ospitato per
la prima volta.
I capi di Stati hanno giuridicamente pari grado e quindi si procede per
anzianità della carica.
I pensionati prendono posto appena dopo i pari rango in servizio, con
eccezione per gli ex presidenti della Repubblica.
I consorti prendono il rango del coniuge, tranne nelle manifestazioni
ufficiali dove prendono posto appena dopo i pari rango del coniuge
(stesse regole per uomini e donne poiché nel protocollo di stato non
interviene distinzione di sesso).
Bisogna anche valutare la presenza di alti rappresentanti del mondo
culturale, sociale, artistico o spirituale che pur non hanno una carica
formale (es. Premio Nobel). Gli altri invitati prendono posto in arrivo
rispettando la cortesia verso le persone anziane.
I.5.3.5. Settori per giornalisti, fotografi e teleoperatori
Data l’importanza degli attuali mezzi di comunicazione, questa non può
non essere tenuta in considerazione da un cerimoniere. Pertanto è bene
fissare un settore in posizione favorevole dal quale gli operatori
televisivi e i fotografi possano effettuare il loro lavoro. Sarebbe
opportuno valutare la posizione delle fonti di luce, il numero dei
giornalisti presenti e collocare una postazione all’ingresso in cui si
consenta la ripresa agli arrivi delle personalità.
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I.5.4. L’accoglienza degli invitati
I collaboratori o le hostess dell’organizzatore della cerimonia devono
accogliere gli ospiti all’ingresso e accompagnarli al posto dopo
l’eventuale sosta al guardaroba. Questo servizio, in particolare, deve
essere organizzato capillarmente, rischio il fallimento della cerimonia
stessa.
Il promotore accompagna di persona l’ospite più importante e, nel caso
vi siano personalità di pari rango e importanza, vanno accompagnate
tutte allo stesso modo.
I nominativi sui posti, inoltre, devono essere facilmente leggibili. Un
buon cerimoniere deve tener conto che, generalmente, l’arrivo degli
ospiti si concentra negli ultimi dieci minuti.
I.5.5. La successione dei discorsi e la durata della manifestazione
La cerimonia inizia solo quando la personalità di maggior rango ha
preso posto. La personalità giunge per ultima e si congeda per prima.
Il numero dei discorsi viene fissato in anticipo nel programma e segue
l’ordine inverso al rango.
L’introduzione spetta al moderatore, segue il saluto dell’autorità locale
e l’intervento dell’organo promotore. Infine il discorso dell’organo
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promotore. Il moderatore riprende la parola per ringraziare e
concludere.
Qualunque manifestazione ufficiale, o di valenza ufficiale, deve avere
una durata contenuta. Occorre quindi fissare la durata sia di ogni
discorso sia dei brani artistici eventualmente presenti. Quando
intervengono autorità appartenenti alla prima categoria, la cerimonia
può durare dai 50 ai 90 minuti massimo.
Il giorno successivo alla manifestazione, l’organizzatore invia un
messaggio di ringraziamento alle massime autorità intervenute.
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II. IL CASO: L’EVENTO “CARITAS IN VERITATE:
UN’ENCICLICA PER CONCEPIRE IL FUTURO”
DEGLI EVENTI DI ELEA
Il 22 luglio 2009, in occasione della pubblicazione dell’enciclica
sociale di Benedetto XVI Caritas in Veritate, in via della Conciliazione
3, si è svolto l’evento “Caritas in Veritate: un’Enciclica per concepire il
futuro”.
La società Elea, storica organizzazione fondata da Adriano Olivetti e
poi acquisita dalla Congregazione dei Figli dell’Immacolata
Concezione, ha sviluppato negli ultimi anni un settore di eventi curati
dal giornalista vaticanista Piero Schiavazzi.
Grazie a convegni di prestigio a cui hanno partecipato le alte cariche
del mondo della Chiesa, dell’economia, della cultura e della politica, la
Elea è stata definita una piccola Cernobbio sul Tevere.
Proprio per questo, in occasione dell’evento trattato, hanno accettato di
partecipare come relatori l’On. Giulio Tremonti, Ministro
dell’Economia e delle Finanze e Mons. Rino Fisichella, Rettore della
Pontificia Università Lateranense.
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Il cerimoniale dell’evento oggetto è stato curato da una parte
dell’ufficio organizzativo e dal dott. Luigi Pilloni dello Studio Pilloni,
storico cerimoniere del Vaticano.
II.1. GLI INVITI
II.1.1. Scelta ed elenco degli invitati
Con il tempo l’ufficio eventi della Elea ha creato e sviluppato un
database selezionato delle personalità interessate agli eventi culturali.
Questo indirizzario si articola per categorie (Vaticano, Vicariato,
Economia, Governo, Nunziature, Sanità etc.) contententi nome,
numero di telefono e indirizzo cartaceo e telematico di ogni esponente.
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Relativamente alla sfera di interesse dell’evento, sono stati selezionati
alcuni elenchi a cui rivolgere l’invito, altri, invece sono stati integrati
ad hoc.
II.1.2. Lettera d’invito e relativa diramazione
La prima lettera d’invito è stata scritta dal direttore degli eventi in
persona ed indirizzata ai due relatori, l’On. Tremonti e Mons.Fisichella.
Queste due missive personali, firmate di pugno e inviate via e-mail e
via fax, contenevano una descrizione della società, una delucidazione
riguardo le intenzioni dell’evento e la cortese richiesta di
partecipazione.
Una volta ricevuta la conferma di partecipazione dei due relatori, si è
passati a sviluppare la grafica coordinata per l’invito da spedire agli
invitati.
L’ufficio grafico della società stessa ha creato quindi un bozzetto in
formato .pdf che è stato visionato, corretto e infine approvato dal
direttore degli eventi.
La segreteria organizzativa, dunque, a circa quindici giorni dalla data
dell’evento, ha iniziato ad inoltrare gli inviti.
Per venire incontro alle moderne necessità e ai nuovi mezzi di
comunicazione, l’invito è stato recapitato principalmente sotto forma di
posta elettronica: a un messaggio di saluto da parte del capo della
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Congregazione, Padre Aurelio Mozzetta, dell’amministratore delegato
Elea, Domenico Temperini e del direttore degli eventi, Piero
Schiavazzi, seguiva un allegato.
Il concetto di “qualità totale” a cui tutta la segreteria organizzativa è
votata, ha imposto che ogni e-mail fosse inviata personalmente,
indirizzo per indirizzo.
E’ di poco riguardo, infatti, ricevere una lettera telematica in cui il
proprio indirizzo compare all’interno di un lungo elenco. Ogni invitato
deve percepire che la sua presenza sia, non solo gradita, ma anche
fortemente desiderata.
Fig. I
Come si può notare dalla figura, nell’invito risultano indicati i nomi dei
promotori e degli organizzatori, il titolo e l’argomento dell’evento, i
relatori e il moderatore. Nella parte inferiore, inoltre, sono elencate
Fig. I L’invito in allegato.
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tutte le informazioni necessarie alla partecipazione: data, ora, luogo e
R.S.V.P. con due numeri telefonici di riferimento.
Per quanto riguarda i giornalisti e le agenzie stampa, è stato trasmesso
un comunicato redatto dalla segreteria, sotto la supervisione del
direttore, e i relativi numeri telefonici per permettere di accreditarsi
all’ingresso.
II.1.3. Risposta all’invito
A breve distanza dall’inizio della diramazione sono cominciate ad
arrivare le prime risposte di partecipazione.
Coloro che reagivano positivamente, ovvero accettando l’invito, hanno
telefonato. L’incaricato della segreteria organizzativa, di conseguenza,
registrava nome, cognome e carica del partecipante e l’eventuale
presenza di accompagnatori.
A una settimana dalla diramazione, però, la segreteria ha anche dato
inizio ad un’intensissima attività di recall telefonico, preoccupandosi-
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nei casi necessari- di inoltrare nuovamente l’invito telematico o di
rispedirlo via fax.
Per venire incontro alle esigenze delle personalità con agende di lavoro
comprensibilmente affollate, il recall è stato effettuato più volte in base
alle indicazioni delle segreterie interessate.
Una volta comunicate le intenzioni degli invitati, con un codice di
colorazione delle celle excel dell’indirizzario (rosso per i rifiuti, giallo
per i presenti, rosa per rinvio fax, verde per nuovo recall etc.) la
segreteria ha iniziato a stilare un elenco presenze dettagliato.
Questo elenco riportava nome, cognome, carica ed eventuali
accompagnatori dell’invitato. Sarà poi di estrema utilità per
l’assegnazione delle sedute e l’ordine delle precedenze in sala.
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II. 2. LA CERIMONIA
II.2.1. L’allestimento della sala
Il convegno si è svolto nell’Auditorium S. Pio X di via della
Conciliazione, 3 a Roma.
La sede, oltre ad essere pregna di significato per la sua collocazione
nello stato Vaticano, presenta anche caratteristiche architettoniche di
pregio.
Il pavimento in marmo chiaro, il soffitto a cassettoni in vetrocemento e
un colonnato laterale sempre rivestito in marmo chiaro, conferiscono
alla sala enorme luminosità ed eleganza.
Accanto al salone principale, contenente 300 sedute, si trova una saletta
di minori dimensioni contenente, a sua volta, 100 posti e un
maxischermo dotato di proiettore.
La sala principale, inoltre, presenta un palco per il tavolo dei relatori,
con la parte davanti coperta, e un podio per le letture dei brani artistici.
Alle spalle del tavolo dei relatori, un altro maxischermo con proiettore.
Essendo questo luogo pensato proprio per cerimonie come quella in
oggetto, ci si è premurati di curare alcuni piccoli dettagli senza
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stravolgere la scenografia: porta acqua per il tavolo, bicchieri,
cavalierini.
Un piccolo salotto dotato di divano, poltrone e tavolini si colloca alle
spalle dell’area per il pubblico: è un luogo essenziale di incontro tra i
relatori prima dell’inizio dell’evento, un ritiro per discutere degli ultimi
dettagli.
La mattina dell’evento, il capo del cerimoniale, il dott. Pilloni, e due
assistenti della segreteria organizzativa, hanno partecipato al
sopralluogo della sala insieme al responsabile della sicurezza dell’On.
Tremonti.
E’ opportuno ricordare che, quando presiedono personalità della prima
categoria dell’ordine delle precedenze, il servizio di sicurezza personale
e pubblico deve essere a conoscenza della struttura del luogo, delle
relative vie di uscita, uscite di emergenza, indicazioni stradali e di
viabilità, al fine di organizzare una puntuale collaborazione,
predisporre la posizione delle guardie del corpo e mettere gli ospiti in
assoluta sicurezza.
Fig. II Uno dei cavalierini del tavolo dei relatori.
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Fig. II

II.2.2. L’assegnazione dei posti
L’assegnazione dei posti al tavolo dei relatori si è dimostrata
particolarmente difficoltosa per la presenza di un numero dispari di
sedute ma ben due ospiti di rilievo e di pari importanza.
Sono state conseguentemente assegnate due sedute centrali, tenendo in
considerazione, al lato sinistro, anche il podio come fosse una seduta.
La disposizione prevedeva dunque, a partire dalla sinistra dello
spettatore: l’amministratore delegato dell’azienda promotrice,
Domenico Temperini, il capo della Congregazione dei Figli
dell’Immacolata concezione, Padre Aurelio Mozzetta, il primo ospite
relatore, l’On. Giulio Tremonti, il secondo ospite relatore, Mons. Rino
Fisichella e, all’estrema destra, il moderatore Piero Schiavazzi. Più a
destra, il podio per i brani tratti dall’enciclica, letti dall’attore Giulio
Base.
I posti in platea, invece, sono stati articolati in tre sezioni. Quella più a
destra è stata destinata, nelle prime file, agli esponenti di spicco della
magistratura, dell’economia e di tutti gli apparati di rilievo nazionale,
nonché a personaggi del mondo dello spettacolo. Le prime file del
settore centrale spettavano invece agli esponenti della gerarchia
cattolica e ai ministri. Il settore di sinistra, a sua volta, è stato destinato
ad accogliere i numerosissimi esponenti delle ambasciate presso la
Santa Sede.
Le personalità delle prime categorie dell’ordine delle precedenze erano
numerosissime, è stato dunque necessario seguire un metodo rigoroso
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ed accurato per non creare spiacevoli incidenti al momento
dell’accoglienza.
Innanzitutto si è creato un elenco dei presenti con la rispettiva carica. In
seconda istanza si è sottolineato in grassetto ogni esponente delle prime
categorie. In un terzo momento si è evidenziato in giallo il nome di
coloro che avrebbero avuto accesso a postazioni di particolare rilievo.
L’ufficio di segreteria ha provveduto a compilare delle indicazioni
scritte, recanti il nome (senza la carica) di ogni personalità che è stato
poi piazzato sulle singole sedute.
Per i Corpi Diplomatici, invece, si è indicata la sigla C.D. e il nome del
paese di origine a seguire.
Circa due file sono state riservate con cartelli generici per avere a
disposizione
emergenze.
qualche posto libero in caso di
Fig. III
Fig. III Parte dell’elenco presenze
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II.2.3. Settori per giornalisti, fotografi e teleoperatori
Per quanto riguarda giornalisti, fotografi e teleoperatori, la segreteria
organizzativa ha dovuto svolgere un lavoro dedicato.
Una manifestazione di tale rilievo, infatti, comporta la presenza
massiccia della stampa.
Di conseguenza è stato stilato un elenco presenze apposito per facilitare
l’accredito all’ingresso e creata una cartella stampa (con il motivo della
grafica coordinata) contenente una copia dell’invito e una copia del
comunicato.
In platea un intero settore posteriore a sinistra è stato assegnato alla
stampa.
Fig. IV Copertina della cartella stampa.
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Fig. IV

II.2.4. L’accoglienza degli invitati
Secondo le regole del cerimoniale, gli ospiti più importanti, ovvero i
due relatori, sono stati accolti dai promotori della manifestazione e dal
moderatore.
Sono stati dunque tradotti presso il salotto appositamente allestito in
modo da poter trovare la concentrazione lontano dai fotografi e poter
anche scambiare pareri in merito allo svolgimento della manifestazione.
Le hostess sono state divise in quattro piccoli gruppi: due addette
accoglievano gli ospiti all’arrivo, altre due controllavano la
registrazione sull’elenco presenze e accompagnavano al posto, altre due
in sala controllavano la regolarità dei piazzamenti e un’altra si
occupava degli accrediti stampa.
I giornalisti e gli addetti stampa si registravano ad un tavolo posto
presso un ingresso laterale alla sala, ricevevano la cartella stampa e
prendevano posto nel settore dedicato loro riconoscibile grazie alle
indicazioni STAMPA sulle sedute.
Tutti gli ospiti in sala hanno preso posto secondo indicazione o, nel
caso di posizionamenti non previamente assegnati, si sono accomodati
nei settori liberi.
L’enorme numero dei partecipanti ha, comprensibilmente, messo in
difficoltà l’apparato di gestione del cerimoniale: non tutti gli ospiti
sono stati puntuali e alcuni non desideravano seguire la conferenza
dalla saletta minore con il proiettore.
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Questi imprevisti sono stati risolti grazie alla sapiente direzione del
capo cerimoniere e alla solerzia delle hostess.
II.2.5. La successione dei discorsi
La manifestazione ha avuto una durata di circa 90 minuti ed è stato
scrupolosamente seguito l’ordine prefissato dalla scaletta:
Scaletta “CARITAS IN VERITATE: un’Enciclica per concepire il
futuro”
22 luglio 2009, ore 18.00 – Sala San Pio X
• Saluto di TEMPERINI
• SCHIAVAZZI introduce BASE e il Mons. FISICHELLA
• BASE legge un brano dall’Enciclica (pagg. 30-31)
• Intervento di Mons. FISICHELLA
• SCHIAVAZZI introduce BASE e il Min. TREMONTI
• BASE legge un brano dall’Enciclica (pagg. 3-4)
• Intervento del Min. TREMONTI
• SCHIAVAZZI conclude, introducendo la lettura di BASE
• BASE legge un brano dall’Enciclica (pagg. 125- 126)
• Saluto di MOZZETTA
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Nei giorni successivi all’evento la segreteria organizzativa ha
provveduto a inviare ai presenti un ringraziamento per la partecipazione
e la relazione degli interventi dei relatori.
La buona riuscita di tutta l’organizzazione è stata testimoniata dal
grande numero di media che ha riportato lo svolgimento della
cerimonia.
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BIBLIOGRAFIA
Sgrelli M. (2009), IL CERIMONIALE, Il cerimoniale moderno e il
protocollo di stato, Regole scritte e non scritte, Master Edizioni, Roma.
Sabatini-Coletti (2006), Dizionario della lingua Italiana, Rizzoli
Larousse, Milano.
SITOGRAFIA
www.ilcerimoniale.it
www.cerimoniale.net
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