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BILANCIO DI SOSTENIBILITÀ 2012 > RESPONSABILITÀ ECONOMICA E FINANZIARIA
INTERNAL AUDIT E CONTROLLO INTERNO
La Direzione Internal Audit redige un piano annuale di
audit basato su una valutazione dei rischi. Al fine di
garantire che il piano di audit sia adeguato ai rischi cui il
Gruppo è esposto, ogni anno i fattori di rischio vengono
analizzati e rivisti.
Nella conduzione dell’attività di internal audit, è garantito
allo staff della funzione preposta libero accesso a dati,
documentazione, informazioni e personale rilevanti ai fini
dell’attività stessa.
Il Responsabile Internal Audit partecipa alle riunioni del
Comitato Controllo e Rischi, relazionando sui risultati
dell’attività con riferimento ai problemi rilevati ed
alle azioni di miglioramento concordate, presentando
l’avanzamento del piano di audit, eventuali proposte
di modifica al piano di audit originario ed il grado
di implementazione delle azioni di miglioramento
precedentemente concordate.
Prysmian Group adotta un corpo di procedure
amministrative e contabili al fine di assicurare un sistema
di controllo interno affidabile relativamente all’informativa
finanziaria. Al fine di garantire un flusso efficace di
informazioni dalle Affiliate, la Società utilizza “policy”,
procedure e istruzioni operative.
Queste comprendono il Manuale Contabile di Gruppo
(regole per l’utilizzo e l’applicazione dei principi contabili),
il Manuale dei Processi Amministrativi, le procedure per la
creazione e diffusione dell’informativa finanziaria e altre
procedure per la preparazione del Bilancio Consolidato e
dell’informativa finanziaria periodica (ivi compresi il piano
dei conti, la procedura di consolidamento e la procedura
per le operazioni tra parti correlate). Le Funzioni Centrali
di Prysmian Group sono responsabili della diffusione della
documentazione alle Affiliate. Tutte le “policy”, procedure
e norme contabili sono accessibili da tutte le Affiliate
attraverso il sito intranet di Gruppo. Anche le Affiliate
emanano “policy”, norme e procedure locali in coerenza con
le linee guida stabilite dalla Società.
La Società ha adottato un sistema di valutazione
coordinato centralmente e un processo di attestazione al
fine di garantire l’adeguatezza e l’efficacia del sistema
di controllo interno, che include controlli sul processo di
reporting finanziario e al fine di rispondere ai requisiti della
Legge 262/05 (Legge sul Risparmio).
Il sistema è stato sviluppato utilizzando il “COSO
framework” sia per l’identificazione dei principali rischi
sia per l’individuazione dei principali controlli da adottare
al fine di mitigare i rischi identificati, assicurandosi
così che il sistema di controllo interno operi in maniera
efficace. Un’attività di “scoping” è stata operata al fine di
identificare i processi e i sottoprocessi critici del Gruppo
Prysmian e le rilevanti funzioni da includere nel processo.
Questa attività è stata eseguita nel 2011 in conseguenza
dell’acquisizione del gruppo Draka.
Per ciascuna società opertativa e per ciascun processo del
Gruppo, la Direzione Internal Audit implementa il sistema
in oggetto e testa, in maniera indipendente, l’operatività
dei controlli chiave in precedenza identificati.
Le aree di miglioramento individuate nel corso delle
verifiche condotte sono illustrate all’Alta Direzione della
Società ed al Comitato Controllo e Rischio. Di concerto con
ciascuna affiliata è inoltre definito e concordato un piano
d’azione volto a rafforzare il sistema di controllo in essere
o a correggere specifiche carenze dello stesso.
L’implementazione delle azioni concordate è
costantemente monitorata dalla Direzione Internal Audit,
la quale ne riferisce all’Alta Direzione ed al Comitato
Controllo e Rischio.
L’Amministratore Delegato e il Direttore Amministrazione
Finanza e Controllo di ciascuna Affiliata operativa del
Gruppo, così come i Responsabili delle principali Direzioni
e Funzioni Centrali, sono responsabili del mantenimento
di un adeguato sistema di controllo interno che include
la verifica periodica del funzionamento, secondo criteri di
efficacia ed efficienza, dei controlli chiave che sono stati
identificati e testati dalla Direzione Internal Audit durante
l’implementazione del sistema di valutazione coordinato
centralmente. In qualità di responsabili, viene loro richiesto
di sottoscrivere semestralmente un’attestazione con la
quale confermano la corretta operatività del sistema di
controllo interno. L’attestazione, una volta sottoscritta,
è indirizzata al Direttore Finanza Amministrazione
Controllo e IT (CFO) del Gruppo Prysmian, ai Dirigenti
preposti alla redazione dei libri contabili societari e al
Responsabile della Direzione Internal Audit. A supporto
dell’attestazione rilasciata, i Responsabili devono altresì
confermare di aver condotto specifici test volti a verificare
l’operatività dei controlli chiave e di aver conservato tutta
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