Procedure per il collaudo dei beni e liquidazione ai ... - internet scuola
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INDICE<br />
<strong>Procedure</strong> <strong>per</strong> <strong>il</strong> <strong>collaudo</strong> <strong>dei</strong> <strong>beni</strong> e <strong>liquidazione</strong> <strong>ai</strong> creditori<br />
Il <strong>collaudo</strong> p.2<br />
La <strong>liquidazione</strong> p.5<br />
Richiesta con firma e relazione p.7<br />
Autorizzazione all'acquisto e richiesta di preventivo p.7<br />
Preventivo/offerta; criteri <strong>per</strong> la scelta p.8<br />
Prospetto comparativo di scelta p.8<br />
Ordine con firma p.8<br />
Fattura e buono di consegna p.8<br />
Carico/scarico del magazzino p.9<br />
Inventario p.9<br />
Verbale di <strong>collaudo</strong> p.9<br />
Scheda articolo/prodotto p.9<br />
Registro contratti p.9<br />
Protocollo p.9<br />
Bibliografia p.10<br />
di Marco Baù<br />
1
Nel D.I. 1 febbr<strong>ai</strong>o 2001, n. 44, “Regolamento concernente le istruzioni generali sulla<br />
gestione amministrativo-contab<strong>il</strong>e delle istituzioni scolastiche” è espressamente<br />
prevista l’attività inerente gli acquisti e <strong>il</strong> <strong>collaudo</strong> <strong>dei</strong> <strong>beni</strong>. Tali disposizioni normative<br />
indicano quali siano i criteri amministrativo-contab<strong>il</strong>i cui gli organi della <strong>scuola</strong><br />
dovranno attenersi <strong>per</strong> l’approvvigionamento di <strong>beni</strong> e servizi indispensab<strong>il</strong>i al<br />
raggiungimento degli obiettivi stab<strong>il</strong>iti col Piano dell’Offerta Formativa. Nella procedura<br />
degli approvvigionamenti assume particolare importanza la fase del <strong>collaudo</strong>.<br />
IL COLLAUDO<br />
Tra le altre definizioni, indubbiamente più dotte, <strong>il</strong> <strong>collaudo</strong> potrebbe essere<br />
classificato come quel potere che la norma riconosce alla istituzione scolastica <strong>per</strong><br />
garantire l'oculato impiego delle proprie risorse preservandola da situazioni che<br />
potrebbero in qualche modo nuocere al suo funzionamento e alla correttezza delle<br />
procedure seguite. Come sappiamo consiste in una serie di o<strong>per</strong>azioni che hanno <strong>il</strong><br />
fine di accertare che i lavori eseguiti, i <strong>beni</strong> consegnati o i servizi resi all'istituzione<br />
scolastica corrispondano <strong>per</strong> quantità e qualità a quanto era stato pattuito nell'ordine,<br />
nel contratto o nella lettera di ordinazione.<br />
Le procedure del <strong>collaudo</strong> devono essere espletate, entro sessanta giorni dall'avvenuto<br />
evento, da un collaudatore singolo o da una commissione appositamente designati dal<br />
dirigente scolastico nominati “tra <strong>il</strong> <strong>per</strong>sonale della <strong>scuola</strong> munito di adeguata<br />
competenza tecnica. Del <strong>collaudo</strong> viene redatto apposito verbale. Per le forniture di<br />
valore inferiore <strong>ai</strong> € 2000,00 l'atto formale di <strong>collaudo</strong> è sostituito da un certificato che<br />
attesta la regolarità della fornitura, r<strong>il</strong>asciato dal dirigente o, su sua delega, dal<br />
direttore o da un verificatore all’uopo nominato. Per i contratti inerenti alla fornitura di<br />
servizi <strong>per</strong>iodici, è redatto dal direttore apposito certificato di regolare prestazione”<br />
(art. 36).<br />
Conseguentemente si possono individuare alcuni punti fermi e le relative procedure<br />
cui la normativa fa discendere specifici comportamenti. Vediamone i più significativi:<br />
• Il <strong>collaudo</strong> è un adempimento obbligatorio: deve essere comunque<br />
effettuato in quanto “<strong>il</strong> saldo del pagamento <strong>dei</strong> lavori può essere disposto<br />
solo dopo l'emissione del certificato di <strong>collaudo</strong> o del certificato di cui al comma<br />
2 (di cui si vedrà poco oltre). Alla stessa data <strong>il</strong> dirigente può procedere allo<br />
svincolo delle garanzie eventualmente prestate”.<br />
• Nel valore della fornitura è posta una discriminante che determina due<br />
diverse procedure:<br />
1. se <strong>il</strong> valore della fornitura su<strong>per</strong>a i 2.000,00 € la norma richiede <strong>il</strong><br />
<strong>collaudo</strong> da parte del collaudatore singolo o della commissione che,<br />
come abbiamo visto, disporranno di adeguata competenza tecnica<br />
<strong>per</strong> assolvere al compito;<br />
2. in occasione di forniture <strong>il</strong> cui valore fosse inferiore agli € 2.000,000 è<br />
consentito su<strong>per</strong>are la fase o<strong>per</strong>ativamente complessa del <strong>collaudo</strong><br />
snellendo la procedura tramite <strong>il</strong> r<strong>il</strong>ascio di un certificato di regolarità<br />
della fornitura o da parte del dirigente o del dsga o da altro<br />
verificatore (ambedue nominati con atto del dirigente). L'accertamento,<br />
2
<strong>il</strong>asciato da uno di questi soggetti, ha valenza eminentemente<br />
amministrativo-contab<strong>il</strong>e e non specialistica. Infatti, nella fattispecie<br />
non è richiesto, ad alcuno di loro, <strong>il</strong> possesso di competenze tecniche,<br />
come invece è richiesto <strong>per</strong> i collaudatori 1 .<br />
Può essere dato corso al pagamento del saldo <strong>dei</strong> lavori solo dopo l'emissione del<br />
verbale di <strong>collaudo</strong> o <strong>il</strong> r<strong>il</strong>ascio del certificato di regolarità della fornitura. In altre<br />
parole, come già accennato, <strong>il</strong> <strong>collaudo</strong> ha anche la funzione di costituire una<br />
condizione sospensiva all'ordinazione e conseguente <strong>liquidazione</strong> del corrispettivo<br />
dovuto.<br />
• La nomina del singolo collaudatore o della commissione collaudi sono<br />
atti obbligatori del DS, non vi è quindi possib<strong>il</strong>ità di esimersi da tale<br />
compito. E' evidente che la maggiore responsab<strong>il</strong>ità assegnata dovrà<br />
trovare un congruo corrispettivo.<br />
• Nella <strong>scuola</strong> non è ipotizzab<strong>il</strong>e una sola commissione di <strong>collaudo</strong> o un<br />
solo collaudatore. Queste non sono figure uniche: possono esservi più<br />
collaudatori singoli o più d'una commissione. Ciò in omaggio al requisito<br />
della competenza tecnica che ciascuno dovrà possedere <strong>per</strong> assolvere <strong>il</strong><br />
compito assegnato.<br />
Quindi, le conclusioni del collaudatore o della commissione o di colui che attesta la<br />
regolarità della fornitura anche di servizi <strong>per</strong>iodici sono determinanti <strong>per</strong> procedere<br />
alla <strong>liquidazione</strong> della spesa.<br />
Va aggiunto che <strong>il</strong> verbale di <strong>collaudo</strong> e/o <strong>il</strong> certificato di regolarità della fornitura<br />
sono parti talmente essenziali della documentazione che, o l'uno o l'altro, devono<br />
essere allegati al mandato di pagamento (art. 12 D.I. 44/01) unitamente alla fattura,<br />
all'ordine, agli eventuali prospetti comparativi, <strong>ai</strong> preventivi, ecc.<br />
E' opportuno ricordare brevemente che:<br />
• <strong>il</strong> fine del <strong>collaudo</strong> consiste nell'attestare che le caratteristiche e la qualità del<br />
bene o del servizio fornito corrispondano con quelle ordinate, siano esenti da<br />
difetti o vizi che possano pregiudicarne l'ut<strong>il</strong>izzo.<br />
• Il <strong>collaudo</strong> ha anche lo scopo di accertare e certificare che i lavori sono stati<br />
eseguiti a regola d’arte e secondo le prescrizioni tecniche contrattuali e che,<br />
nella loro esecuzione, sono stati impiegati materiali idonei, siano state seguite<br />
le modalità specificatamente pattuite e tutte le normative in ordine alla<br />
sicurezza sul lavoro, alla tutela ambientale, alle tutele previdenziali e<br />
assistenziali degli o<strong>per</strong>atori impiegati dal fornitore, ecc…<br />
• Delle verifiche effettuate o <strong>dei</strong> test eseguiti <strong>per</strong> controllare la funzionalità del<br />
bene o <strong>per</strong> l’accertamento della corrispondenza <strong>dei</strong> lavori alle regole dell’arte<br />
dovrà esserne fatta espressa menzione nel verbale di <strong>collaudo</strong>.<br />
1 Per mera completezza di informazione si riporta che <strong>il</strong> limite <strong>dei</strong> € 2.000,00 non è collegato<br />
in alcun modo con quanto previsto dall'art. 34 dello stesso D.I. Procedura ordinaria di<br />
contrattazione che dispone: “Per la attività di contrattazione riguardanti acquisti, appalti e<br />
forniture <strong>il</strong> cui valore complessivo ecceda <strong>il</strong> limite di spesa di EURO 2000 oppure <strong>il</strong> limite<br />
preventivamente fissato dal Consiglio d'istituto, quando non risulti altrimenti disposto dalle<br />
norme di cui al capo secondo del presente titolo, <strong>il</strong> dirigente procede alla scelta del<br />
contraente, previa comparazione delle offerte di almeno tre ditte direttamente interpellate”.<br />
3
L’esito positivo del <strong>collaudo</strong> determina, da parte dell’istituzione scolastica,<br />
l’accettazione della fornitura <strong>dei</strong> <strong>beni</strong>, <strong>dei</strong> servizi e/o <strong>dei</strong> lavori eseguiti <strong>il</strong> contestuale<br />
diritto a ricevere la <strong>liquidazione</strong> del saldo da parte del contraente/fornitore.<br />
Potrebbe essere affermato che l’accettazione della fornitura non si manifesta con<br />
l’avvenuta consegna e/o esecuzione <strong>dei</strong> <strong>beni</strong> o del lavoro, ma è un atto di volontà<br />
della <strong>scuola</strong> con <strong>il</strong> quale accoglie l'erogazione della fornitura e, contestualmente,<br />
determina, <strong>per</strong> <strong>il</strong> fornitore, l’esonero dalla garanzia <strong>per</strong> vizi e difformità riconoscib<strong>il</strong>i,<br />
ovviamente <strong>per</strong> quelli non riconoscib<strong>il</strong>i o occulti sarà attiva la garanzia, almeno<br />
biennale, del fornitore.<br />
Quindi è all’atto del <strong>collaudo</strong> che la commissione tecnica o <strong>il</strong> collaudatore devono<br />
sollevare eventuali obiezioni o riserve in ordine a tutti gli aspetti sia tecnici che<br />
contab<strong>il</strong>i.<br />
Vale la pena sottolineare che, soprattutto <strong>per</strong> la consegna di <strong>beni</strong> mob<strong>il</strong>i, prima di<br />
accettare <strong>il</strong> materiale consegnato si proceda ad un'attenta verifica dello stato di<br />
conservazione degli imballaggi. Infatti, con la firma apposta, sulla bolla di<br />
accompagnamento o altro documento apposito, dal magazziniere o dal collaboratore<br />
scolastico addetto alla portineria o dall'incaricato a ciò preposto, la <strong>scuola</strong> dichiara di<br />
accettare la merce. Pertanto, in caso di contenzioso diverrà complesso, <strong>per</strong> la <strong>scuola</strong><br />
dimostrare, che le mancanze o eventuali danni subiti d<strong>ai</strong> <strong>beni</strong> siano a carico del<br />
fornitore o del trasportatore. Pertanto, <strong>per</strong> evitare l'insorgere di qualsiasi controversia,<br />
qualora si riscontrassero manomissioni nei confezionamenti o si desumesse dalle<br />
condizioni generali un probab<strong>il</strong>e stato di avaria (ad esempio, rumore di vetri infranti),<br />
prima di firmare l'incaricato verificherà alla presenza del fornitore o del trasportatore <strong>il</strong><br />
contenuto e solo in caso positivo apporrà la propria firma <strong>per</strong> avvenuto ricevimento.<br />
Oppure potrà respingere la merce o annotare facendo sottoscrivere al fornitore quanto<br />
verificato nel riscontro. Ovviamente qualora fossero presenti <strong>il</strong> DS o <strong>il</strong> DSGA sarebbe<br />
opportuno che ne venissero immediatamente messi al corrente.<br />
Prima di affrontare l'argomento delle procedure <strong>per</strong> <strong>il</strong> <strong>collaudo</strong> <strong>dei</strong> <strong>beni</strong> e la<br />
conseguente <strong>liquidazione</strong> sarà opportuno evidenziare, seppur brevemente, quali sono<br />
gli attori nelle procedure stesse e le relative competenze:<br />
Consiglio di circolo o d’istituto: con l’approvazione del Piano Annuale e con le<br />
eventuali successive modifiche <strong>il</strong> Consiglio mette a disposizione le risorse che <strong>il</strong><br />
Dirigente Scolastico avrà disponib<strong>il</strong>i <strong>per</strong> raggiungere gli obiettivi indicati nel Piano<br />
dell’Offerta Formativa e <strong>per</strong> garantire <strong>il</strong> funzionamento generale dell'istituzione<br />
scolastica;<br />
Dirigente scolastico: è titolare della capacità negoziale <strong>per</strong> provvedere<br />
all’acquisizione di <strong>beni</strong> e servizi e del raggiungimento degli obiettivi deliberati con <strong>il</strong><br />
POF. Deve provvedere all'accertamento delle competenze tecniche possedute dal<br />
<strong>per</strong>sonale in servizio presso la propria <strong>scuola</strong> e alla conseguente nomina di un<br />
collaudatore o di apposite commissioni interne.<br />
Direttore <strong>dei</strong> servizi generali e amministrativi: svolge l’attività istruttoria a<br />
supporto della capacità negoziale del DS ed è titolare della <strong>liquidazione</strong> “consistente<br />
nella determinazione dell'esatto importo dovuto e del soggetto creditore...”. Per gli<br />
acquisti da lui disposti ut<strong>il</strong>izzando <strong>il</strong> fondo minute spese è titolare anche della capacità<br />
negoziale; redige l'apposito certificato di regolare prestazione di servizi <strong>per</strong>iodici.<br />
4
Assistente amministrativo: provvede agli adempimenti amministrativo-contab<strong>il</strong>i<br />
che si articolano dalla richiesta d’acquisto alla consegna <strong>dei</strong> <strong>beni</strong> e al riscontro<br />
inventariale. Inoltre, la segreteria è <strong>il</strong> soggetto che attiva <strong>il</strong> procedimento di acquisto<br />
di <strong>beni</strong> e servizi relativi all'adempimento della propria attività.<br />
Docenti: data la funzione assolta all'interno della <strong>scuola</strong> sono i promotori di gran<br />
parte degli acquisti effettuati dall'istituzione scolastica. I docenti sono quasi sempre<br />
presenti nelle commissioni <strong>collaudo</strong>, basti pensare <strong>ai</strong> responsab<strong>il</strong>i di laboratorio.<br />
Assistente tecnico: laddove presente assolve funzioni di supporto tecnico nelle<br />
materie di cui possiede competenza, ma non solo in quelle. Anche l’AT è soggetto che<br />
attiva la procedura d’acquisto <strong>dei</strong> <strong>beni</strong>, si pensi al funzionamento e alla gestione del<br />
laboratorio cui è addetto. E' nominato frequentemente, a causa della sua competenza<br />
tecnica, a fare parte delle commissioni di <strong>collaudo</strong>.<br />
Personale ATA (Collaboratori scolastici, Cuochi, Infermieri, Addetti aziende agrarie,<br />
Guardarobieri, Assistenti amministrativi, ecc.): generalmente la competenza è<br />
localizzata dalla funzione svolta. Anch'essi possono essere nominati collaudatori.<br />
Collaudatore e/o Commissione collaudi: nelle istituzioni scolastiche generalmente<br />
si preferisce, anziché nominare un singolo collaudatore, costituire una commissione<br />
collaudi cosiddetta a<strong>per</strong>ta (che, tra l'altro, generalmente, assolve anche le funzioni<br />
previste dagli art. 26 e 52 del DM 44/2001) 2 . Come è già stato detto, nella <strong>scuola</strong> non<br />
è presente un solo collaudatore o una sola commissione. Generalmente, viene<br />
nominato un congruo numero di <strong>per</strong>sone che, subordinatamente alle esigenze, si<br />
riuniranno, secondo le competenze necessarie, in gruppi ristretti (in genere formati di<br />
tre <strong>per</strong>sone), la cui articolazione sarà espressamente prevista nell'atto di nomina del<br />
dirigente.<br />
I collaudi devono essere sempre redatti in forma scritta. Non vi sono modelli<br />
prestab<strong>il</strong>iti <strong>per</strong> i verbali di <strong>collaudo</strong> né <strong>per</strong> le certificazioni di regolarità della fornitura o<br />
di regolarità di servizi <strong>per</strong>iodici ed ogni <strong>scuola</strong> può approntarne <strong>dei</strong> propri, purché<br />
siano ricorrenti alcune informazione bas<strong>il</strong>ari (si vedano i facsim<strong>il</strong>i). Inoltre, le<br />
procedure <strong>per</strong> la contab<strong>il</strong>ità informatica attualmente disponib<strong>il</strong>i ne propongono<br />
ciascuna delle proprie.<br />
Talvolta la procedura del <strong>collaudo</strong>, data la particolarità del bene fornito o servizio<br />
erogato, può essere effettuata congiuntamente tra <strong>il</strong> <strong>per</strong>sonale della <strong>scuola</strong> e incaricati<br />
del fornitore. Ovviamente <strong>il</strong> fornitore chiederà al <strong>per</strong>sonale scolastico presente al<br />
<strong>collaudo</strong> la firma del su<strong>per</strong>amento dello stesso. Nulla osta alla sottoscrizione purché le<br />
o<strong>per</strong>azioni di <strong>collaudo</strong> abbiano dato un indubitab<strong>il</strong>e esito favorevole. Infatti, con la<br />
firma l'istituzione scolastica attesta che <strong>il</strong> bene è privo di vizi e <strong>per</strong>tanto dovrà<br />
provvedere alla <strong>liquidazione</strong> del titolo di spesa.<br />
LA LIQUIDAZIONE<br />
La pratica inerente l'acquisto di un bene o di un servizio è, generalmente, affidata ad<br />
un assistente amministrativo che dovrà attivare le opportune procedure verificando<br />
che i documenti o le pezze d'appoggio siano tutti presenti e <strong>per</strong>fetti. E' evidente che<br />
2 Si tratta delle attività inerenti l'eliminazione <strong>dei</strong> <strong>beni</strong> dall'inventario e alla cessione di <strong>beni</strong><br />
fuori uso o non più ut<strong>il</strong>izzab<strong>il</strong>i.<br />
5
egli non avrà responsab<strong>il</strong>ità nella comp<strong>il</strong>azione di ogni singolo atto che compone<br />
l'intera pratica. Infatti, ci sono adempimenti che non gli competono, quali ad esempio,<br />
scegliere <strong>il</strong> fornitore o effettuare <strong>il</strong> <strong>collaudo</strong>, ma seguendo l'iter procedurale sarà suo<br />
compito interessare, di volta in volta, gli organi addetti a prestare <strong>il</strong> proprio contributo<br />
(si veda oltre “la formazione della pratica”).<br />
L'istituzione scolastica <strong>per</strong> acquisire <strong>beni</strong> e servizi è tenuta ad uniformarsi<br />
contestualmente alle norme del Diritto amministrativo 3 e alle norme che<br />
disciplinano <strong>il</strong> Diritto privato 4 (vedi Scheda approfondimento).<br />
La fonte normativa principale, di diritto amministrativo, è <strong>il</strong> DI 44/2001 che stab<strong>il</strong>isce<br />
quali siano i procedimenti amministrativo-contab<strong>il</strong>i da seguire <strong>per</strong> provvedere in<br />
merito.<br />
Di seguito si riportano, in forma di scheda, alcuni fondamentali documenti o pezze<br />
d'appoggio che dovrebbero essere sempre presenti nella procedura di formazione della<br />
pratica <strong>per</strong> la conseguente <strong>liquidazione</strong>. Si precisa che ogni istituzione scolastica può<br />
predisporre l'iter relativo secondo l'organizzazione <strong>dei</strong> propri reparti e le responsab<strong>il</strong>ità<br />
assegnate dal DS.<br />
Procedura formazione pratica:<br />
riscontro documentazione<br />
• Richiesta con firme e relazione<br />
• autorizzazione all'acquisto e richiesta di preventivo<br />
• Preventivo/offerta; criteri <strong>per</strong> la scelta<br />
• Prospetto comparativo di scelta<br />
• Ordine con firma<br />
• Fattura e Buono di consegna<br />
• Carico/scarico del magazzino<br />
• Inventario<br />
• Verbale di <strong>collaudo</strong><br />
• Scheda articolo/prodotto<br />
• Registro contratti<br />
• Protocollo<br />
3 Il Diritto amministrativo concerne l'organizzazione, i mezzi e le forme delle attività della PA,<br />
nonché i rapporti fra la PA e i privati (P. Bar<strong>il</strong>e, E. Cheli, S.Grassi)<br />
4 Il Diritto privato disciplina principalmente i rapporti fra privati, e si distingue<br />
tradizionalmente nelle due grandi branche, unificate nel codice civ<strong>il</strong>e del 1942, ma rimaste<br />
separate concettualmente del diritto civ<strong>il</strong>e e del diritto commerciale, del quale fa parte<br />
lo speciale ramo del diritto industriale. (Idem)<br />
6
RICHIESTA CON FIRME E RELAZIONE<br />
L'attivazione della procedura d'acquisto prende avvio con la presentazione, da parte<br />
del richiedente, della richiesta. In questo documento saranno contenute tutte le<br />
informazioni necessarie <strong>per</strong> l'attivazione della pratica.<br />
Nelle istituzioni scolastiche ove è costituito l'Ufficio tecnico la procedura sarà<br />
predisposta e seguita da questo ut<strong>il</strong>izzando le competenze tecniche precipue. Nelle<br />
altre scuole, ossia la stragrande maggioranza, generalmente è solo <strong>il</strong> richiedente che<br />
ha competenze specifiche <strong>per</strong> l'acquisizione anche se, in taluni casi, la conoscenza non<br />
è approfondita quanto invece lo richiederebbe la materia.<br />
Conseguentemente colui che propone l'acquisizione del bene e/o del servizio avrà <strong>il</strong><br />
compito, non solo di specificare esattamente le caratteristiche del bene che si ricerca,<br />
ma dovrà fornire all'incaricato della procedura amministrativa, come abbiamo detto<br />
essere generalmente un assistente amministrativo, tutte le informazioni necessarie<br />
<strong>per</strong> la sua acquisizione.<br />
AUTORIZZAZIONE ALL'ACQUISTO E RICHIESTA DI PREVENTIVO<br />
Il DS dovrà autorizzare l'attivazione dell'acquisto e, conseguentemente, l'avvio del<br />
procedimento dando, in via preliminare, <strong>il</strong> suo assenso che coincide con l'impegno<br />
delle risorse finanziarie corrispondenti. In questa fase è determinante l'intervento del<br />
DSGA che dovrà fornire al DS le informazioni circa la disponib<strong>il</strong>ità delle risorse<br />
finanziarie disponib<strong>il</strong>i.<br />
Generalmente è l'ufficio di segreteria che provvede ad inviare la richiesta di<br />
preventivo.<br />
La richiesta di preventivo, come sappiamo, non è sempre obbligatoria. L'art. 34 del DI<br />
44/2001 fissa in € 2.000,00, o l'importo diversamente deliberato dal CdI, <strong>il</strong> limite<br />
entro <strong>il</strong> quale <strong>il</strong> dirigente può procedere direttamente alla scelta del contraente. Oltre<br />
tale limite è prevista una comparazione delle offerte di almeno tre ditte direttamente<br />
interpellate.<br />
Questa è una delle fasi più delicate dell'intero iter. Infatti, la scelta delle ditte cui<br />
invitare alla gara, la descrizione delle caratteristiche <strong>dei</strong> <strong>beni</strong> da acquistare, i termini<br />
di consegna e di pagamento, la definizione degli eventuali costi di trasporto, di<br />
piazzatura, le eventuali procedure di <strong>collaudo</strong> congiunto o i termini del <strong>collaudo</strong><br />
disposto dalla <strong>scuola</strong>, ecc. sono elementi determinanti <strong>per</strong> procedere alla scelta del<br />
fornitore.<br />
I termini proposti dalla <strong>scuola</strong> dovranno essere ben dettagliati, in tal modo si avrà<br />
sicuramente meno contenzioso e la scelta dell'acquisto sarà fac<strong>il</strong>itata.<br />
Un breve accenno deve essere fatto circa lo schedario <strong>dei</strong> fornitori. Non tutte le<br />
istituzioni scolastiche dispongono di questo strumento. Sarebbe buona prassi che ogni<br />
istituzione scolastica comp<strong>il</strong>asse una scheda <strong>per</strong> ogni fornitore con l'indicazione della<br />
denominazione sociale, dell'indirizzo, del genere merceologico trattato, <strong>dei</strong> riferimenti<br />
di istituto cassiere, ecc. Inoltre, dovrebbero essere tenute costantemente aggiornate<br />
altre informazioni che potrebbero costituire un valido supporto <strong>per</strong> valutare la qualità<br />
del servizio offerto. Infatti, nei criteri di valutazione che una <strong>scuola</strong> dovrebbe<br />
considerare <strong>per</strong> la scelta del fornitore rivestono molta importanza:<br />
• <strong>il</strong> rispetto <strong>dei</strong> termini di consegna;<br />
• la disponib<strong>il</strong>ità del fornitore ad adempiere agli obblighi della garanzia, la<br />
7
valutazione di eventuali costi di diritto di chiamata o invio <strong>dei</strong> <strong>beni</strong>;<br />
• la velocità nella risposta alla richiesta di intervento;<br />
• <strong>il</strong> risultato della merce consegnata;<br />
• la metodologia di imballaggio e di consegna <strong>dei</strong> <strong>beni</strong>;<br />
• la capacità del vettore ut<strong>il</strong>izzato <strong>per</strong> la consegna <strong>dei</strong> <strong>beni</strong>;<br />
• le capacità tecniche degli o<strong>per</strong>atori del fornitore di assolvere <strong>il</strong> proprio compito<br />
in caso di manutenzione ordinaria e straordinaria;<br />
• <strong>per</strong> le agenzia di viaggio: se la sistemazione alberghiera offerta è stata<br />
effettivamente quella erogata, se vi sono stati guasti di mezzi di autotrasporto;<br />
• ecc.<br />
PREVENTIVO/OFFERTA; CRITERI PER LA SCELTA<br />
Nella richiesta di offerta dovranno essere compresi tutti i criteri che la <strong>scuola</strong> valuterà,<br />
magari assegnando un punteggio, preventivamente e chiaramente dichiarati. E'<br />
indubbio che l'istituzione scolastica non potrà prendere la sua decisione valutando<br />
criteri o situazioni non espressamente previste. Ciò determinerebbe un contenzioso<br />
che vedrebbe l'istituzione scolastica soccombere.<br />
PROSPETTO COMPARATIVO DI SCELTA<br />
L’organo titolare dell’attività negoziale, cioè l’unico competente alla scelta del<br />
fornitore di <strong>beni</strong> e/o servizi, è <strong>il</strong> Dirigente scolastico che dovrà attenersi a<br />
quanto disposto dal Regolamento amministrativo-contab<strong>il</strong>e DM 44/2001. Niente toglie<br />
che <strong>il</strong> DS possa cooptare o delegare questa sua attività ad altro organo o <strong>per</strong>sona, ma<br />
nell'atto di delega indicherà chiaramente i contorni dell'incarico.<br />
ORDINE CON FIRMA<br />
E' l'atto formale con <strong>il</strong> quale la <strong>scuola</strong>, dopo avere assolto agli adempimenti che le<br />
derivano dall'essere un ente pubblico e <strong>per</strong>tanto disciplinato dalle norma sul diritto<br />
amministrativo, procede all'ordinazione del bene e alla descrizione <strong>dei</strong> termini di<br />
consegna e pagamento.<br />
FATTURA E BUONO DI CONSEGNA<br />
Il buono di consegna è, generalmente, l'atto che accompagna <strong>il</strong> bene. Molto spesso è<br />
stato comp<strong>il</strong>ato dal fornitore contestualmente alla fattura e differisce da questa <strong>per</strong>ché<br />
non reca gli importi della fornitura. Come è già stato detto colui che riceverà <strong>il</strong> bene<br />
dovrà effettuare un'attenta verifica di quanto consegnato prima di apporre la firma<br />
dell'avvenuto ricevimento.<br />
La fattura è <strong>il</strong> titolo di spesa con <strong>il</strong> quale <strong>il</strong> fornitore richiede alla <strong>scuola</strong> <strong>il</strong> pagamento<br />
di quanto fornito. E' appena <strong>il</strong> caso accennare che una fattura potrebbe riep<strong>il</strong>ogare più<br />
buoni di consegna purché si riferiscano allo stesso ordine. Allo stesso modo più fatture<br />
potrebbero fare riferimento allo stesso ordine mentre è da evitare che una fattura<br />
possa fare riferimento a più ordini.<br />
8
CARICO/SCARICO DEL MAGAZZINO<br />
Trattandosi di <strong>beni</strong> e laddove è funzionante <strong>il</strong> magazzino diviene determinante che<br />
questi transitino attraverso <strong>il</strong> magazzino centrale e da questo siano inviati nei reparti.<br />
Quindi nella fattura dovranno essere annotati i numeri di riferimento del carico/scarico<br />
di magazzino o del registro di fac<strong>il</strong>e consumo.<br />
INVENTARIO<br />
Qualora i <strong>beni</strong> fossero inventariab<strong>il</strong>i nella pratica dovrà essere assunto <strong>il</strong> verbale di<br />
<strong>collaudo</strong> redatto dalla commissione (o dal collaudatore) e i riferimenti alla<br />
registrazione effettuata nel registro degli inventari.<br />
VERBALE DI COLLAUDO<br />
Si veda quanto evidenziato all'inizio del presente lavoro.<br />
SCHEDA ARTICOLO/PRODOTTO<br />
Per ogni macchina/attrezzatura/strumento o prodotto, che potrebbe essere <strong>per</strong>icoloso<br />
<strong>per</strong> la salute, è buona norma predisporre una scheda.<br />
Per quanto riguarda le macchine tali schede dovrebbero essere predisposte, <strong>per</strong> ogni<br />
macchina/attrezzatura/strumento, dal reparto cui sono assegnate e dovrebbero<br />
contenere tutte le informazioni dalle caratteristiche tecniche, <strong>ai</strong> cicli manutentivi, agli<br />
interventi straordinari, alle norme di sicurezza, ecc.<br />
Per i prodotti <strong>per</strong>icolosi la scheda dovrà essere inserita in uno o più schedari secondo<br />
quanto indicato nei manuali <strong>per</strong> la sicurezza.<br />
REGISTRO CONTRATTI<br />
In questo caso <strong>il</strong> compito dell'assistente amministrativo sarà quello di verificare se <strong>il</strong><br />
contratto sottoscritto con <strong>il</strong> fornitore, generalmente riferito alla fornitura di servizi, è<br />
stato riportato nel registro <strong>dei</strong> contratti annotandone i riferimenti in calce alla fattura.<br />
PROTOCOLLO<br />
Tutte le o<strong>per</strong>azioni sopra descritte e lo scambio della corrispondenza saranno<br />
registrate sul protocollo informatico della <strong>scuola</strong>. L'assistente tecnico dovrà verificare<br />
la puntualità delle stesse.<br />
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BIBLIOGRAFIA<br />
ISTITUZIONI DI DIRITTO PUBBLICO - BARILE, CHELI, GRASSI - Undicesima<br />
edizione<br />
ISTITUZIONI DI DIRITTO CIVILE – A. TRABUCCHI - A cura di G. Trabucchi.<br />
CEDAM CASA ED. MILANI, 2007<br />
MANUALE DI GESTIONE ECONOMICA DELLE ISTITUZIONI SCOLASTICHE - M.<br />
Baù. P.Conti, Edizioni Spaggiari, Parma 2008<br />
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