SIMPLIFICATION OF BUREAUCRATIC LANGUAGE IN ... - e-SPICES

Collection of Italian Governmentrecommendations, laws, and policies aiming atthe simplification of bureaucratic language.BEFORE 2000Legge 7 agosto 1990, n. 241: right to access documentsSimplification of bureaucratic language = underlying needPA activities transparency & efficacyAttempts from Government:1993 “Codice di stile delle comunicazioni scritte ad uso dellapubblica amministrazione”1994 “Semplificazione del linguaggio amministrativo”1997 “Manuale di stile”

Legge 7 giugno 2000, n. 150.“Disciplina delle attività di Informazione e di Comunicazionedelle Pubbliche Amministrazioni”.Expected resultstransparency &effectivenessdiscipline information &communication activitiesAimsIllustrate activities & procedures ofthe institutionsPromote accessto public services through:simplification, modernization,knowledge(on activities and procedures)Criteria to re-organise theURPright to information, access &participationfacilitate use of servicesoffered to citizensConsequencesForthcoming regulation onstaff recruitment criteria,training & refresher courses

Decreto del Presidente della Repubblica,21 settembre 2001, n. 422“Regolamento recante norme per l’individuazione dei titoli professionalidel personale da utilizzare presso le pubbliche amministrazioni per leattività di informazione e di comunicazione e disciplina degli interventiformativi”.Expected resultsStaff :recruited according toidentified requisitesspecifically trainedAimsDefine:criteria for staff recruitmentmodalities for trainingactivitiesCriteriaSome content of training courses:communication and informationinstruments & techniquesnew technologiespublic relations techniquesinterpersonal communicationConsequenceswithin 24 months: PA musthave exploited the trainingactivities for in-servicepersonnel

Direttiva del Ministro per la Funzione Pubblica,7 Febbraio 2002“Attività di Comunicazione delle Pubbliche Amministrazioni”Expected resultssimplification rules:official & spreadquality of communicationsimple & comprehensiblequalified & motivated personnelAimsexhaustive & transparentinformationadvertise & access to servicesinternal communication systemefficiency & efficacyCriteriaLanguage requirements:clearness, simplicity, concisenesscompleteness, accuracyby means of new ICT toolsConsequencesmonitor application of lawcoherence with EU dimensionconsultancy & support systemfor re-editing of texts & actsPaola de Rosa - Perugia, 27 May 2010

Direttiva del Ministro per la Funzione pubblica,8 maggio 2002"Direttiva sulla semplificazione del linguaggiodei testi amministrativi" - 1Expected resultjuridical &communicativeefficiencyConsequencesdocuments &administrative actsre-editedonline assistanceAimsformalise ruleseditadministrativetextstarget-orientedtransparentBasicCriteriaclear contentprecise &simpletarget groupless educated

Direttiva del Ministro per la Funzione pubblica,8 maggio 2002"Direttiva sulla semplificazione del linguaggiodei testi amministrativi" - 2Text organisationsequence,directions,information:exhaustive,correct, essentialcoherence,layoutSyntaxshort sentencesYES: active &affirmativeNO: passive &negativesubjunctiveLexiconbasic lexiconfew technicalterms (glossary)few acronyms &abbreviationsavoidneologismsproofreading

Alfredo Fioritto,Manuale di stile dei documenti amministrativi,Il Mulino, 2009WHY SIMPLIFICATION?Practical reason avoids wasteof time/moneySimplified not simplistic!“Administrative” style respectCLEARNESS, SIMPLICITY,EFFICACY.EFFICACY COMMUNICATIVE & LEGALJuridical language performative modifies realityIt must be RECOGNISEDPEER RELATIONas basis forcommunicative efficacy bidirectional, no hierarchy!(administrations / citizens)

Simplicityshort sentences(max 25 words)one information persentencemain topic in first oneprefer active phrasesavoid negativeprefer indicativeavoid subjunctiveSynopsis ofidentified criteriaCorrectnessfocus on main contentbasic lexiconreduce technicalitiesno metaphorsspell out acronymsdivide long sentenceslaw referencestext layout(Capital & small letters,bold & italic)Alfredo Fioritto,Manuale di stile dei documenti amministrativi,Il Mulino, 2009“Guida alla scrittura dei testi”Prampolini, Contessi, de Stefan0in Fioritto 2009Unity & Cohesiontarget oriented(help the reader)highlight important info(sender, addressee,context, object)show relation amongsentencesdivide text(paragraphs, bulletpoints)8