201905_Vademecum Riunioni Smart
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PUNTI CHIAVE PER RIUNIONI<br />
EFFICACI<br />
N.B. In caso di riunioni con<br />
esterni, ricordarsi di presentarsi<br />
con una stretta di mano!<br />
PRIMA DELLA RIUNIONE DURANTE LA RIUNIONE DOPO LA RIUNIONE<br />
ORGANIZZATORE DELLA<br />
RIUNIONE<br />
• Definire luogo, orario, durata<br />
dell’incontro<br />
• Identificare obiettivi chiari<br />
• Impostare un ordine del<br />
giorno (Agenda) e<br />
condividerlo per<br />
tempo<br />
• Fornire materiali<br />
di lettura<br />
preparatori<br />
• Assicurarsi che<br />
l’ambiente sia<br />
adeguatamente<br />
predisposto alla<br />
riunione<br />
• Invitare interlocutori chiave,<br />
esperti in materia e decisori<br />
• Invitare solo gli<br />
interlocutori indispensabili<br />
• Iniziare la riunione con<br />
puntualità<br />
• Attenersi all’ordine del<br />
giorno<br />
• Non dilungarsi inutilmente<br />
uscendo dall’ordine del giorno<br />
• Verbalizzare la discussione e le<br />
decisioni<br />
• Al termine della riunione,<br />
affidare i passi successivi da<br />
intraprendere alle parti di<br />
competenza e stabilire delle<br />
scadenze<br />
• Riassumere i punti chiave<br />
per assicurare un<br />
allineamento del pensiero<br />
generale<br />
• Fornire eventuale materiale<br />
condiviso durante la riunione<br />
ai partecipanti<br />
• Dare un seguito concreto alla<br />
riunione tramite verbale/<br />
report/minute in tempi<br />
rapidi<br />
• In caso di riunioni virtuali,<br />
fornire i collegamenti<br />
corretti, i numeri di chiamata<br />
e i codici di accesso, testando<br />
inoltre gli strumenti di<br />
collaborazione virtuale in<br />
anticipo<br />
PARTECIPANTI<br />
• Comprendere il proprio<br />
ruolo nella riunione e lo<br />
scopo della stessa<br />
• Prepararsi leggendo<br />
l’ordine del giorno ed<br />
eventuali materiali<br />
• Non portare persone non<br />
invitate<br />
dall’organizzatore<br />
• Essere puntuali<br />
• Durante la riunione<br />
contribuire senza<br />
divulgarsi troppo<br />
• Restare concentrati<br />
evitando di occuparsi di<br />
più compiti<br />
contemporaneamente<br />
(es. guardare mail di<br />
altri progetti, etc.)<br />
• Leggere le annotazioni<br />
della riunione ed<br />
evidenziare i punti<br />
chiave<br />
• Prestare attenzione alle<br />
azioni per cui si è<br />
responsabili<br />
• Dare un seguito<br />
concreto alla riunione<br />
in tempi rapidi<br />
5 | OPIS s.r.l. <strong>Vademecum</strong> per riunioni smart
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