ORGANIZZAZIONE

Premi, attività necessarie prima durante dopo
PRIMA:
-Individuare i principali target di riferimento 1)costruttori 2)giuria 3)stampa fuori giuria 4)pubblico
-1) per i costruttori è necessario far capire la validità del progetto, il che passa da un continuo flusso di informazioni che può essere diretto (gestito da noi), o indiretto.
Di estrema importanza il coinvolgimento in tutte le fasi, più capiscono il regolamento e i parametri di voto e più la partecipazione è sentita (presentazioni ad hoc - test veicoli)
Lavoro pratico:
-contatti telefonici frequenti
-mail tematiche di aggiornamento
-gestione adesione/partecipazione al premio
-gestione inviti (quanti-come e dove)
-2) la giuria va costantemente motivata, ricordandoci sempre cosa rappresenta ogni giurato.
Nei nostri casi il giurato può essere di 3 tipi- A) giornalista/redattore che partecipa alle attività volentieri, ma ciò che arriva in termini di comunicazione passa dal direttore.
B) direttore di testata, generalmente danno un buon contributo al premio e sono molto attenti a coltivare i rapporti con i costruttori
C) editore/direttore, da un buon seguito alla comunicazione, è chiaramente interessato a rafforzare io rapporti con i costruttori, ed è molto attento alle opportunità commerciali
che il premio può offrire.
Lavoro pratico:
-aggiornamento su tutte le fasi
-condivisione loghi
-condivisione foto e materiale vario
-gestione logistica (viaggi hotel, ecc.)
-condivisione e reminder frequenti linee guida e regole
-gestione adesione/partecipazione agli eventi
-supporto inviti eventi esterni es. prove in campo (viaggi hotel, ecc.)
-3) Per la stampa fuori giuria bisogna creare delle comunicazioni mirate, diverse da quelle condivise con la giuria.
Lavoro pratico:
-invio materiale utile alla pubblicazione di articoli
-4) il pubblico si tiene “acceso” sull’iniziativa attraverso il normale lavoro d’informazione e in particolar modo con i social.
Lavoro pratico:
-Condivisione frequente di post, soprattutto a ridosso degli eventi

PRIMA:
-Accordo con l’ente fiera che ospita la premiazione (8-10 mesi prima dell’evento)
-Stabilire data e ora certi almeno 2 mesi prima della premiazione
-Save the date 1- luogo-fiera-nome premio (2 mesi prima)
-Save the date 2- luogo-fiera- data-nome premio (1 mese prima)
-Invito - luogo-fiera- data-nome premio RSVP 15 gg prima e una settimana prima
-Produrre loghi di categoria aggiornati
-Produrre loghi di categoria Winner aggiornati
-Produrre cartellette
-Produrre RollUp per la sala
-Produrre comunicato stampa
-Produrre RollUp e vetrofanie per i vincitori
-Produrre targhe e trofei
-Produrre materiale audio/video/powerpoint da utilizzare durante la premiazione
TUTTA LA PRODUZIONE VA CONTROLLATA CON ESTREMA ATTENZIONE
-Verifica e supervisione sala n. posti a sedere impianto audio/video
-Stabilire in partenza i tempi e la durata degli interventi, generalmente da concordare con gli ospiti
-Accordi Catering, menu in base al numero di persone.

DURANTE (il giorno della premiazione):
-preparare i comunicati (metterli nelle cartellette se previste)
-riservare i posti in prima fila per ospiti o giurati
-stabilire chi fa le foto
-stabilire chi consegna i premi e come
-eventuale diretta FaceBook
-prova generale speech e impianto audio/video
-consegna presskit dopo la premiazione
-ritiro materiale di ns proprietà
-gestione materiale rientro, spedizione
-consegna RollUp e vetrofanie ai vincitori
-predisporre una newsletter da inviare appena finita la premiazione (schedulare qualche giorno prima dell’evento)
DOPO:
-Invio comunicato stampa
-Condivisione foto/video
-Aggiornamenti social
-Appuntamento all’edizione successiva (Next Stop)
Come si può capire è un impegno praticamente quotidiano soprattutto nella tenuta dei rapporti, il lavoro pratico diventa
totalizzante sotto evento.