คู่มือระบบบัญชี
คู่มือระบบบัญชี
คู่มือระบบบัญชี
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 1<br />
สารบั ญ<br />
• กําหนดขอมูลพื้นฐาน.........................................................................................4<br />
กําหนดเมื่อเริ่มระบบ ...............................................................................................................................4<br />
ผังบัญชี .......................................................................................................................................5<br />
สมุดบัญชีรายวัน ..........................................................................................................................8<br />
กําหนดรอบบัญชี .........................................................................................................................9<br />
กําหนดรูปแบบการลงบัญชีสําหรับรหัสทรัพยสิน.........................................................................10<br />
การเรียกใชแบบการลงบัญชี........................................................................................................13<br />
ประเภทเอกสารอางอิงในการลงบัญชี(แยกประเภท)......................................................................15<br />
กําหนดเมื่อเริ่มรอบปบัญชีใหม ...............................................................................................................16<br />
งวดบัญชี ...................................................................................................................................16<br />
• งานลงบัญชี ....................................................................................................17<br />
ณ สิ้นวัน...............................................................................................................................................17<br />
ตรวจสอบรายการรอลงบัญชี.......................................................................................................18<br />
นําเขาบัญชี – ลงบัญชีลูกหนี้ใบสําคัญ ..........................................................................................19<br />
นําเขาบัญชี - ลงบัญชีตั้งเจาหนี้จากการเตรียมจาย..........................................................................22<br />
นําเขาบัญชี - ลงบัญชีจากการจาย.................................................................................................25<br />
นําเขาบัญชี - ลงบัญชีจากการรับเงิน ............................................................................................28<br />
นําเขาบัญชี - เมื่องานระหวางทําเสร็จสิ้น......................................................................................29<br />
นําเขาบัญชี - ตัดจําหนายสินทรัพย...............................................................................................31<br />
ณ สิ้นวัน/งวดบัญชี/อื่นๆ ........................................................................................................................32<br />
นําเขาบัญชี – คาเสื่อมครุภัณฑ การเพิ่ม/ลดมูลคา ..........................................................................33<br />
นําเขาบัญชี – ลงบัญชีจากระบบคลังพัสดุ.....................................................................................36<br />
ปรับปรุงบัญชี .......................................................................................................................................38<br />
ปรับปรุงบัญชี – กระทบยอดธนาคาร (Bank Reconcile) ..............................................................39<br />
ลงบัญชีแยกประเภท (G/L)..........................................................................................................42<br />
ณ สิ้นงวด .............................................................................................................................................47<br />
• กลุมงานเชื่อมโยงระบบ....................................................................................47<br />
กําหนดความสัมพันธของขอมูล .............................................................................................................47<br />
เชื่อมโยงระบบ - กําหนดความสัมพันธวิทยาเขต...........................................................................48<br />
เชื่อมโยงระบบ - กําหนดความสัมพันธหนวยงาน .........................................................................49
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 2<br />
เชื่อมโยงระบบ - กําหนดกลุมรายได ............................................................................................50<br />
เชื่อมโยงระบบ - กําหนดกลุมรายไดกับหลักสูตร..........................................................................51<br />
เชื่อมโยงระบบ - กําหนดความสําพันธสมุดบัญชี ..........................................................................52<br />
เชื่อมโยงระบบ - กําหนดเกณฑการจัดสรรเงิน..............................................................................53<br />
การลงบัญชีรายรับจากระบบบริการการศึกษา..........................................................................................54<br />
เชื่อมโยงระบบ - สงรายการเขาระบบบัญชี...................................................................................55<br />
เชื่อมโยงระบบ – สงรายการเขาระบบบัญชี (กรณีมีการยกเลิกใบเสร็จหลังจากมีการสงลงบัญชีแลว).56<br />
การตั้งลูกหนี้นักศึกษาจากระบบบริการการศึกษา.....................................................................................57<br />
เชื่อมโยงระบบ – ตั้งลูกหนี้นักศึกษา ............................................................................................57<br />
ณ สิ้นป.................................................................................................................................................58<br />
ยกยอดบัญชี...............................................................................................................................59<br />
ยกยอดเจาหนี้/ลูกหนี้ ..................................................................................................................61<br />
กระบวนการกําหนดชุดรายงานแบบกําหนดเอง .......................................................................................61<br />
งบการเงินกําหนดเอง - ติดตั้งชุดรายงาน ......................................................................................62<br />
งบการเงินกําหนดเอง - ออกแบบรายงาน .....................................................................................63<br />
งบการเงินกําหนดเอง - กําหนดรหัสบัญชีในรายงาน .....................................................................65<br />
ทะเบียนคุมและกระบวนการอื่นๆของระบบบัญชี.....................................................................................66<br />
ทะเบียนคุมเจาหนี้/ลูกหนี้............................................................................................................67<br />
ทะเบียนคุมเช็ครับ/จาย................................................................................................................70<br />
ทะเบียนคุมหลักค้ําประกัน..........................................................................................................71<br />
ทะเบียนคุมเงินฝากประจํา...........................................................................................................73<br />
คนหารายการลงบัญชี .................................................................................................................75<br />
การกําหนดเงื่อนไขในการออกรายงาน.........................................................................................78
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 3<br />
C H A P T E R 1<br />
ระบบบัญชี<br />
1<br />
ในระบบบัญชีนี้จะมุงเนนไปที่ระบบบัญชีลักษณะ 3 มิติ ซึ่งจะควบคุมการลงบัญชีและติดตามการใชเงินทั้งใน<br />
มิติหนวยงาน มิติกองทุน และมิติแผนงาน โดยระบบจะคอยเชื่อมโยงและรับขอมูลจํานวนมากจากระบบงานยอยๆภายใน<br />
ระบบ MIS เองทั้งงานพัสดุ งานการเงินรับ/จาย งานเงินเดือน งานงบประมาณ เพื่อมาบันทึกบัญชี และบางสวนไดขอมูล<br />
จากระบบบริการการศึกษา เชน ใบสําคัญรับเงิน (ใบเสร็จรับเงิน) เปนตน สุดทายระบบจะสามารถแสดงรายงานงบ<br />
ทางการเงินและเปนขอมูลรายจายเริ่มตนในการคํานวณตนทุนตอนักศึกษาตอไป<br />
การทํางานของระบบบัญชีจะแบงงานออกเปนสวนงานที่ตองทํากันในตางวาระ ตางเวลา โดยจะขอแบงดังนี้<br />
งาน<br />
คําอธิบาย<br />
เริ่มตนระบบ ทําการบันทึกขอมูลพื้นฐานที่จําเปน หรือขอมูลระบบ เชน ผังบัญชี สมุดรายวันเปนตน รวม<br />
ไปถึงการกําหนดสูตรหรือรูปแบบในการลงบัญชีจากงานยอยอื่นๆ เพื่อใหสามารถเรียก<br />
ลงบัญชี ณ สิ้นวัน/งวดไดอยางรวดเร็ว<br />
งานลงบัญชี ณ สิ้นวัน เปนการลงบัญชีจากระบบงานยอยของ MIS และจากระบบบริการการศึกษา ซึ่งระบบจะเนน<br />
ใหเจาหนาที่บัญชีสามารถเรียกลงบัญชีจากหนาจอที่สรุปรายการที่ไดดําเนินการไปในแตละ<br />
วัน เชน การลงบัญชีตั้งหนี้จากการเตรียมจาย, การจายเงิน, การรับเงินตามใบเสร็จรับเงินของ<br />
ทั้ง 2 ระบบ, การลงบัญชีลูกหนี้ใบสําคัญ เปนตน<br />
ปดบัญชีแตละงวด - ลงบัญชีที่ไมจําเปนตองดําเนินการทุกวัน เชน หักคาเสื่อมครุภัณฑ, คาใชจายจากการเบิก<br />
ใชวัสดุ, กระทบยอดธนาคาร, ปรับปรุงลูกหนี้นักศึกษา เปนตน<br />
- ตรวจสอบขอมูลการลงบัญชี และปดยอด<br />
- ออกรายงานทางการเงิน ณ สิ้นเดือน/งวด<br />
ปดปบัญชี(ยกยอด) - ยกยอดบัญชี ซึ่งไดแกยอดบัญชีคลังพัสดุ ยอดทะเบียนคุมเจาหนี้/ลูกหนี้ และยอดบัญชี<br />
แยกประเภท ไปยังไปบัญชีใหม<br />
- ออกรายงานทางการเงิน ณ สิ้นปบัญชี<br />
เมื่อ LOG IN เขาสูระบบบัญชีแลวจะเห็นเมนูหลักในการทํางานดังรูป
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 4<br />
• กําหนดขอมูลพื้นฐาน<br />
กําหนดเมื่อเริ่มระบบ<br />
1. ผังบัญชี ( ระบบบัญชี > ขอมูลระบบ > ผังบัญชี )<br />
2. สมุดบัญชีรายวัน ( ระบบบัญชี > ขอมูลระบบ > สมุดบัญชีรายวัน )<br />
3. กําหนดรอบบัญชี ( ระบบบัญชี > ขอมูลระบบ > กําหนดรอบบัญชี )<br />
4. กําหนดรูปแบบการลงบัญชีสําหรับรหัสทรัพยสิน ( ระบบบัญชี > ขอมูลระบบ > รูปแบบการลงบัญชี<br />
สําหรับรหัสทรัพยสิน )<br />
5. ประเภทเอกสารอางอิงในการลงบัญชี(แยกประเภท) (ระบบบัญชี > ขอมูลระบบ > ประเภท<br />
เอกสารอางอิงในการลงบัญชี(Admin) )<br />
โดยขอ 3 และ 5 ควรใหผูดูแลระบบดําเนินการให
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 5<br />
ผังบัญชี<br />
หนาจอ
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 6<br />
วัตถุประสงค กําหนดรหัสบัญชีและโครงสรางผังบัญชีที่จะใชกับระบบ พรอมทั้งกําหนดคาตั้งตนอื่นๆ เพื่อเพิ่มความ<br />
สะดวกในการลงบัญชี<br />
ผูใชงาน สมุหบัญชี, หัวหนางานบัญชี<br />
งานกอนหนา -<br />
งานถัดไป -<br />
วิธีการ หนาจอแสดงผลมี 2 แบบ คือ<br />
1. แบบโครงสราง โดยสามารถเลือกแตกรายการทางซายมือเพื่อใหเปนโครงสรางลดหลั่นลงไป<br />
2. แบบรายการ จะแสดงรายการโดยเลือกเงื่อนไขแบบธรรมดา เพื่อการแสดงผลแบบงายๆ<br />
ในที่นี้จะขออธิบายการใชงานเฉพาะแบบแรก เนื่องจากการทํางานในสวนของ datasheet จะ<br />
เหมือนกันทั้ง 2 หนาจอ<br />
การแสดงผลของหนาจอนี้ เริ่มจากผูใชคลิกที่เครื่องหมาย + / - เพื่อแสดงรายการและซอนรายการ<br />
ทางซายมือตามลําดับ และสามารถเลือกแสดงหรือซอนรายการที่อยูในระดับถัดไปไดเรื่อยๆตามที่มี<br />
ขอมูล หลังจากนั้นเลือกที่ชอง “บันทึกระดับบัญชี” วาตองการ<br />
– บัญชีคุม ไมสามารถใชในการลงบัญชีได เนื่องจากมีไวเพื่อบงบอกระดับของขอมูล<br />
– บัญชียอย ใชในการลงบัญชีไดจริง<br />
– ยกเลิก บัญชีคุมหรือบัญชียอยที่ถูกยกเลิกการใชงานไป จึงไมสามารถใชลงบัญชีไดเชนกัน<br />
การบันทึกเพิ่ม เริ่มจาก<br />
1. เลือกแสดงรายการจากทางซายมือจนพบระดับของขอมูลที่ตองการ<br />
2. ปอนคารหัสบัญชีใน datasheet โดยรหัสนี้ตองมี 11 หลัก โดยจะแบงออกเปน 6 ระดับดังนี้<br />
ABBCCDDEEFF เชน 105030200 ตองมีการเพิ่มรหัส 10000000, 105000000, 105030000<br />
กอนหนา และสามารถเพิ่มรหัส 105030201, 105030202, …<br />
3. กําหนดชื่อบัญชี และหมวดบัญชีซึ่งมี 5 หมวด คือ สินทรัพย หนี้สิน ทุน รายได และรายจาย<br />
ตามลําดับ<br />
4. กรณีที่เปนบัญชีธนาคาร ใหระบุธนาคาร สาขา(ธนาคาร) เลขที่บัญชี และฝากประจํากี่เดือน(กรณี
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 7<br />
เงินฝากประจํา)<br />
5. หมวดรายได-คาใชจาย ตองกําหนดในกรณีที่ตองการตองการเปรียบเทียบตัวเลขในทางบัญชีกับ<br />
งบประมาณที่ไดตั้งไววามีการใชเงินสอดคลองหรือสัมพันธกันหรือไม<br />
6. คาตั้งตนของแหลงเงิน งาน/โครงการ กิจกรรม หนวยงาน และกองทุน ผูใชสามารถกําหนดคา<br />
เพื่อใหเกิดความสะดวกรวดเร็วในการลงบัญชี กรณีที่ไมทราบมิติที่ตองการ หรือเปนมิติที่ลงซ้ําๆ<br />
กันเหมือนเดิมคอนขางแนนอน แตคาดังกลาวอาจจะเปลี่ยนแปลงไปไดหากการลงบัญชีจาก<br />
ระบบงานยอยตางๆระบุและสงขอมูลเหลานี้มาดวย<br />
7. คาตั้งตนของบุคคลอางอิง ในกรณีที่บัญชีนั้นๆมีชื่อผูเกี่ยวของเชนเจาหนี้/ลูกหนี้ ก็สามารถกําหนด<br />
เพื่อใหทราบความสัมพันธ<br />
8. รูปแบบการลงบัญชี กําหนดเมื่อบัญชีนั้นๆตองการผูกโยงความสัมพันธกับบัญชีอื่น เชนกรณีเงิน<br />
ยืมนอกงบประมาณ ที่จะมีการคืนเงินดวยใบสําคัญทําใหตองปรับปรุงบัญชีจากลูกหนี้เงินยืมนอก<br />
งบประมาณเปนใบสําคัญเงินยืมนอกงบประมาณแทน<br />
9. รหัสบัญชีสําหรับการยกยอด กําหนดเมื่อตองการใหการยกยอดบัญชีในหนาจอ “ยกยอดบัญชี” มี<br />
การยกยอดเงินยายไปที่บัญชีอื่นๆ เชน กรณีมีการตั้งรหัสบัญชีเปน ครุภัณฑยกยอด ครุภัณฑซื้อเพิ่ม<br />
ครุภัณฑรับเพิ่มจากเหตุอื่น ครุภัณฑตัดจําหนาย และมีครุภัณฑสุทธิเปนบัญชีคุม ผูใชสามารถ<br />
กําหนดใหบัญชียอยทั้งหมดยกยอดไปที่ครุภัณฑยกยอดได<br />
หมายเหตุ – การกําหนดรหัสควรคํานึงถึงระดับของขอมูลที่จะนํามาเปรียบเทียบกันในรายงานดวย เชน รหัส<br />
บัญชีเงินฝากทั้งหมดควรอยูระดับเดียวกันเพื่อใหสามารถแสดงรายการทั้งหมดพรอมกันได<br />
– การกําหนดผังบัญชีควรกําหนดตามระดับชั้นของขอมูลไปเรื่อยๆ ไมควรมีการกระโดดขามระดับ<br />
เชนไมควรกําหนดรหัสบัญชีในระดับที่ 2 แลวขามไปที่ระดับที่ 4 ทันที เพราะจะทําใหการออก<br />
รายงานที่ระดับ 3 ไมสามารถแสดงชื่อบัญชีได
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 8<br />
สมุดบัญชีรายวัน<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค กําหนดขอความที่ตองการใหแสดงที่หนาจอ “ลงบัญชีแยกประเภท (G/L)” แทนขอความตั้งตนเดิมเชน<br />
จํานวนเงินแทนจํานวนเงินอางอิง1 เปนตน<br />
ผูใชงาน สมุหบัญชี, หัวหนางานบัญชี<br />
งานกอนหนา<br />
งานถัดไป<br />
วิธีการ<br />
1. เลือกวิทยาเขต<br />
2. กําหนดรหัส หรือชื่อยอของสมุดรายวัน และชื่อสมุดรายวัน<br />
3. กําหนดขอความที่ตองการใหแสดงที่หนาจอ “ลงบัญชีแยกประเภท (G/L)” หรือคํานิยายของขอมูล<br />
ในชองนั้นๆ<br />
4. ใสลําดับที่ในการเรียงลําดับขอมูลที่ชอง “SORT BY” ซึ่งลําดับตองเปนตัวเลขที่ไมซ้ํากัน จะใชใน<br />
การเรียงขอมูลเมื่อมีการกําหนดเงื่อนไขในการออกรายงาน<br />
5. กรณีที่เปนการเพิ่มขอมูลใหม หรือแกไขรหัส ใหผูใชคลิกปุม {REFRESH TEMP} เพื่อเปนการ<br />
ปรับปรุงสิทธิ์ในการเรียกใชสมุดบัญชี<br />
หมายเหตุ กรณีที่การเพิ่มขอมูลหรือแกไขรหัสแลวไมสามารถใชสมุดบัญชีนั้นๆได ใหแจงผูดูแลระบบเพื่อ<br />
ปรับปรุงระดับสิทธิ์การใชงาน
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 9<br />
กําหนดรอบบัญชี<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค กําหนดความสัมพันธวาแตละปบัญชี จะใหงวดแรกเริ่มตนที่เดือนใด ปสากลใด รวมทั้งงวดอื่นๆ<br />
ผูใชงาน สมุหบัญชี, หัวหนางานบัญชี, เจาหนาที่ดูแลระบบ<br />
งานกอนหนา<br />
งานถัดไป กําหนดงวดบัญชี<br />
วิธีการ นอกจากกําหนดงวดบัญชี 12 เดือนแลว ผูใชตองกําหนดงวดบัญชีที่ 13 หรือในที่นี้ใชเปนงวด 00 เพื่อใช<br />
ในการปดและยกยอดบัญชี กลาวคือเปนงวดที่ไมมีการลงบัญชีจริง แตมีขึ้นเพื่อประโยชนในทางบัญชี<br />
หมายเหตุ สามารถกําหนดได แตไมควรมีการแกไขเนื่องจากรอบบัญชีไมควรมีการเปลี่ยนแปลง
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 10<br />
กําหนดรูปแบบการลงบัญชีสําหรับรหัสทรัพยสิน<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค กําหนดรูปแบบของการลงบัญชีในหลายๆกรณี สําหรับการใชเงินในสวนงานตางๆ เชนกําหนดรูปแบบ<br />
วาเมื่อตองการจายเงินคาวัสดุควรลงบัญชีอยางไร หรือเมื่อตองการหักคาเสื่อมครุภัณฑจะตองลงบัญชี<br />
อยางไรบาง หลังจากนั้นทุกครั้งที่มีการคํานวณและสงลงบัญชี ระบบจะดําเนินการตามที่ผูใชไดกําหนด<br />
ไวกอนแลว<br />
ผูใชงาน สมุหบัญชี, หัวหนางานบัญชี<br />
งานกอนหนา<br />
งานถัดไป กําหนดใหกับขอมูล “กลุมทรัพยสิน”, “รหัสทรัพยสิน/รายการเบิกจาย”, “ผังบัญชี”, “ทะเบียนหลักค้ํา<br />
ประกัน”<br />
วิธีการ 1. เพิ่มรายการใหม โดยกําหนดรหัสชุดรายการและคําอธิบายเพื่อใหเขาใจลักษณะงานและการลงบัญชี
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 11<br />
ที่กําหนด<br />
2. เพิ่มรายการใน Datasheet ลาง โดยเลือก<br />
– รหัสการติดตั้ง หมายถึงรหัสที่ระบบเขาใจและจะนําไปเรียกใชในงานตางๆ ซึ่งระบบจะกําหนด<br />
รหัสที่จําเปนไว แตเนื่องจากการลงบัญชีทําไดกับงานหลายประเภท ดังนั้นความจําเปนตองใช<br />
(หรือกําหนด)จึงไมเทากันเชน<br />
o กรณีของวัสดุ<br />
ACCID-AP บัญชีเจาหนี้ เมื่อมีการตั้งเจาหนี้และจายเพื่อลางเจาหนี้<br />
ACCID-CAP-DONATE บัญชีสวนเกินทุน เมื่อมีการรับวัสดุจากการบริจาค<br />
ACCID-CAP-RECEIVE บัญชีทุน เมื่อมีการรับวัสดุในกรณีอื่นๆ<br />
ACCID-COST บัญชีคาใชจาย/คาวัสดุ ใชเมื่อมีการจายวัสดุออกจากคลัง<br />
เพื่อนําไปใชงาน<br />
ACCID-DONATE บัญชีวัสดุคงเหลือ เมื่อมีการรับวัสดุเขาสูคลังดวยการ<br />
บริจาค<br />
ACCID-RECEIVE บัญชีวัสดุคงเหลือ เมื่อมีการรับวัสดุเขาสูคลังในทุกกรณี<br />
ยกเวนการบริจาค<br />
o กรณีของครุภัณฑ ที่ดิน สิ่งกอสราง สินทรัพยไรตัวตน<br />
ACCID-AP บัญชีเจาหนี้ เมื่อมีการตั้งเจาหนี้และจายเพื่อลางเจาหนี้<br />
ACCID-CAP-DONATE บัญชีสวนเกินทุน เมื่อมีการรับวัสดุจากการบริจาค<br />
ACCID-CAP-RECEIVE บัญชีทุน เมื่อมีการรับวัสดุในกรณีอื่นๆ<br />
ACCID-DEPREACCUM บัญชีคาเสื่อมครุภัณฑสะสม สําหรับครุภัณฑที่ขึ้นบัญชี<br />
ACCID-DEPRECOST บัญชีคาเสื่อมครุภัณฑ สําหรับครุภัณฑที่ขึ้นบัญชี<br />
ACCID-DONATE บัญชีครุภัณฑ(สินทรัพย) เมื่อมีการรับครุภัณฑเขาสูคลัง<br />
ดวยการบริจาค<br />
ACCID-RECEIVE บัญชีครุภัณฑ(สินทรัพย) เมื่อมีการรับครุภัณฑเขาสูคลัง<br />
ในทุกกรณียกเวนการบริจาค<br />
ACCID-ADJUSTVALUE บัญชีคาใชจาย ที่ไดลงรายการไวเมื่อมีการซื้อ/จางเพื่อทํา<br />
ใหสินทรัพยนั้นๆมีการเพิ่มมูลคาขึ้นหรือลดมูลคาของ<br />
สินทรัพยลง<br />
ACCID-DEPLETION บัญชีรายได(ขาดทุน)จากการจําหนายสินทรัพย เมื่อมีการ<br />
ตัดสินทรัพยออกจากบัญชี ในทุกกรณี<br />
ACCID-COST บัญชีคาใชจาย กรณีที่มีการซื้อครุภัณฑที่มูลคานอยกวา<br />
เกณฑที่กําหนด จึงไมตองลงบัญชีสินทรัพยแตใหถือเปน<br />
คาใชจายแทน หรือที่เรียกวาครุภัณฑไมขึ้นบัญชี<br />
o กรณีคาใชจาย/รายการเบิกทั่วไป<br />
ACCID-AP บัญชีเจาหนี้ เมื่อมีการตั้งเจาหนี้ขณะที่มีการเตรียมจาย<br />
และลางเจาหนี้เมื่อมีการจายจริง
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 12<br />
ACCID-COST บัญชีคาใชจายแลวแตกรณี<br />
o ลูกหนี้เงินยืม<br />
ACCID-AP บัญชีเจาหนี้ เมื่อมีการตั้งเจาหนี้ขณะที่มีการเตรียมจาย<br />
และลางเจาหนี้เมื่อมีการจายเงินยืม<br />
ACCID-ARVOUCHER บัญชีลูกหนี้ใบสําคัญ ใชเมื่อมีการนําใบสําคัญหรือใบเบิก<br />
มาคืนเงิน<br />
o อื่นๆ<br />
– ลงบัญชีที่ ใหกําหนดรหัสบัญชีที่ตองการ<br />
– หมายเหตุ ผูใชอาจระบุขอความเตือนหรือเหตุผลในการกําหนดรหัสดังกลาวไว<br />
กรณีศึกษา<br />
ตัวอยาง เชน ครุภัณฑสํานักงานที่ไมต่ํากวาเกณฑ<br />
ขั้นตอน DR/CR รหัสการติดตั้ง รหัสบัญชี<br />
ซื้อเขามา DR ACCID-RECEIVE 1250102001:ครุภัณฑสํานักงาน<br />
CR ACCID-AP 2110103001:เจาหนี้คาครุภัณฑ<br />
ชําระเงิน<br />
หักคาเสื่อม<br />
จําหนาย/<br />
ตัดออกจาก<br />
บัญชี<br />
DR ACCID-AP 2110103001:เจาหนี้คาครุภัณฑ<br />
CR เงินสด หรือ ธนาคาร ซึ่งเลือกเมื่อทํารายการจาย<br />
DR ACCID-<br />
DEPRECOST<br />
5150103000:คาเสื่อมราคา ครุภัณฑสํานักงาน<br />
CR ACCID-<br />
1250102002:คาเสื่อมสะสม ครุภัณฑสํานักงาน<br />
DEPREACCUM<br />
DR ACCID-<br />
1250102002:คาเสื่อมสะสม ครุภัณฑสํานักงาน<br />
DEPREACCUM<br />
เงินสด หรือ ธนาคาร ซึ่งเลือกเมื่อทํารายการรับเงิน<br />
CR ACCID-RECEIVE 1250102001:ครุภัณฑสํานักงาน<br />
ACCID-<br />
4210102001:รายไดจากการจําหนายพัสดุ<br />
DEPLETION<br />
หมายเหตุ – การกําหนดหรือแกไข ควรทําเมื่อเริ่มระบบ หรือมีกรณีใหมเพิ่มเติมเทานั้น<br />
– กรณีของวัสดุและครุภัณฑ ควรกําหนดใหสอดคลองกับการแบงหมวดหมูของงานพัสดุดวย<br />
เนื่องจากตองมีการเปรียบเทียบยอดบัญชีกับคลังพัสดุ
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 13<br />
การเรียกใชแบบการลงบัญชี<br />
หนาจอ
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 14<br />
วัตถุประสงค กําหนดรูปแบบของการลงบัญชีที่หนาจอ “กลุมทรัพยสิน”, “รหัสทรัพยสิน/รายการเบิกจาย”, “ผังบัญชี”<br />
ผูใชงาน สมุหบัญชี, หัวหนางานบัญชี<br />
งานกอนหนา ตั้งแบบการลงบัญชี<br />
งานถัดไป<br />
วิธีการ การกําหนดขอมูลขึ้นอยูกับลักษณะงานและความจําเปนตองใช ตัวอยางเชน<br />
“กลุมทรัพยสิน” และ “รหัสทรัพยสิน/รายการเบิกจาย” จะกําหนดรูปแบบสําหรับ<br />
– งานพัสดุ ไดแก วัสดุ ครุภัณฑ ที่ดิน สิ่งกอสราง(อาคารและโรงเรือน) สินทรัพยไรตัวตน งาน<br />
จางทุกประเภท การเชาสินทรัพย งานระหวางทํา<br />
– งานเบิกเงิน ไดแก คาสาธารณูปโภค เงินเดือนและคาตอบแทนอื่นๆ คาใชจายทั่วไป คาวัสดุ คา<br />
ซอมแซมครุภัณฑ<br />
“ผังบัญชี” จะกําหนดรูปแบบสําหรับ<br />
– การเงินยืม ไดแก การยืมเงินทุกประเภท ซึ่งผังบัญชีจะกําหนดรหัสไวเปน “AR”<br />
หมายเหตุ
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 15<br />
ประเภทเอกสารอางอิงในการลงบัญชี(แยกประเภท)<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค กําหนดเอกสารที่ใชอางอิงในการลงบัญชี เพื่อใหทราบวาเลขที่เอกสารเปนเลขที่ของเอกสารชิ้นใดใน<br />
หนาจด “ลงบัญชีแยกประเภท (G/L)” และรายงานแยกประเภทตางๆ<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่ดูแลระบบ, ผูพัฒนาระบบ<br />
งานกอนหนา<br />
งานถัดไป<br />
วิธีการ เมื่อเกิดความตองการที่จะอางอิงเอกสารใหมๆทีพบในการลงบัญชี หรือแบงหมวดหมูของเอกสารตนทาง<br />
ใหมใหเปนระบบระเบียบมากขึ้น ผูใชตองกําหนดรหัสอางอิงเอกสารใหมหรือเพิ่มเติม โดยติดตอที่<br />
เจาหนาที่ดูแลระบบดําเนินการให<br />
1. การเพิ่มขอมูลอยางนอยตองระบุ ชื่อตารางที่นําไปใช (TABLENAME) ประเภทเอกสารที่จะอางถึง<br />
(LINKTYPE) และ เอกสาร [CODE](LINKCODEDES)<br />
2. ขอมูลที่จะปรากฏในหนาจอ “ลงบัญชีแยกประเภท (G/L)”<br />
จะมีคาชื่อตารางที่นําไปใชเปน “GL” เทานั้น โดยเห็น<br />
ประเภทเอกสารและเอกสาร [CODE] ใน Combo Box<br />
“อางอิง”<br />
หมายเหตุ หนาจอนี้กําหนดขอมูลสําหรับหลายงานที่ใชงานรวมกัน และเปนขอมูลสําคัญในการพัฒนาระบบ จึง<br />
จําเปนตองระมัดระวังในการเพิ่ม แกไข หรือลบขอมูล
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 16<br />
กําหนดเมื่อเริ่มรอบปบัญชีใหม<br />
1. เพิ่มงวดบัญชี, สั่งเปด/ปดงวดบัญชี ( ระบบบัญชี > ขอมูลระบบ > งวดบัญชี )<br />
งวดบัญชี<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค กําหนดงวดบัญชีที่ตองลงบัญชีในแตละป และควบคุมการปด/เปดบัญชีใหสามารถบันทึกรายการบัญชี<br />
ในแตละงวด<br />
ผูใชงาน สมุหบัญชี, หัวหนางานบัญชี<br />
งานกอนหนา กําหนดรอบบัญชี<br />
งานถัดไป<br />
วิธีการ 1. ระบุปบัญชี (ไมจําเปนตองตรงกับปสากล ขึ้นอยูกับการกําหนดใน “กําหนดรอบบัญชี”)<br />
2. คลิกปุม {I เพิ่มงวดบัญชี 1 ป} ระบบจะสรางขอมูลให 13 งวด<br />
– งวดบัญชี จะเขียนในรูปแบบของ YYYYNN (Y คือ ปบัญชี และ NN คืองวดที่) เชน 254903<br />
หมายถึงงวดที่ 3 ของปบัญชี 2549 ซึ่งตรงกับเดือนธันวาคมของปสากล 2548<br />
– ชวงวันที่จาก-ถึง กําหนดไวเพื่อใหทราบวาการลงบัญชีในงวดนั้นๆจะลงไดเฉพาะขอมูลใน<br />
วันที่กําหนดเทานั้น เพื่อประโยชนในการตรวจสอบและปองกันการสับสน<br />
– สถานะ หมายถึงสถานะของการลงบัญชีในงวดนั้นๆวาปดบัญชีแลวหรือไม ถาเปน “O : เปด“<br />
สามารถลงบัญชีได แตหากเปน “C : ปด” เจาหนาที่บัญชีทุกคนจะไมสามารถลงบัญชีในงวด<br />
ดังกลาวได หากมีความจําเปนตองแกไขตองเปดสถานะที่หนาจอนี้กอน หรือลงบัญชีปรับปรุง<br />
ในเดือนถัดไป<br />
หมายเหตุ ขอมูลที่ระบบสรางให 13 งวดไมควรแกไข ยกเวนปด/เปดบัญชีเทานั้น
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 17<br />
• งานลงบัญชี<br />
ณ สิ้นวัน<br />
1. ตรวจสอบรายการรอลงบัญชี ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ตรวจสอบรายการรอลงบัญชี )<br />
2. ลูกหนี้ใบสําคัญ<br />
a. ลูกหนี้ทําเอกสารยืมเงิน ( ระบบการเงิน > เบิก/ยืม/คืนเงิน > ยืม/คืนเงิน )<br />
b. ลูกหนี้ทําเอกสารคืนเงินดวยใบสําคัญ ( ระบบการเงิน > เบิก/ยืม/คืนเงิน > ใบขอเบิก )<br />
c. ลงบัญชีจากลูกหนี้ใบสําคัญ ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ลงบัญชีลูกหนี้ใบสําคัญ )<br />
3. งานเตรียมจาย<br />
a. ทํารายการเตรียมจายสําหรับรายการเบิกหรือตรวจรับตางๆ ( ระบบการเงิน > การเงินรับ-<br />
จาย > ทํารายการเตรียมจาย )<br />
b. ลงบัญชีจากงานเตรียมจาย ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ลงบัญชีจากงานเตรียมจาย )<br />
4. งานจาย<br />
a. ทํารายการจาย ( ระบบการเงิน > การเงินรับ-จาย > ทํารายการจาย )<br />
b. ลงบัญชีจากงานจาย ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ลงบัญชีจากงานจาย )<br />
5. งานรับเงิน<br />
a. รับเงินและออกใบเสร็จจากระบบ MIS ( ระบบการเงิน > การเงินรับ-จาย > บันทึกการเงิน<br />
รับ/ออกใบเสร็จรับเงิน )<br />
b. ลงบัญชีจากระบบการเงินรับ ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ลงบัญชีจากงานจาย )<br />
6. ปรับปรุงงานระหวางทํา<br />
a. งานพัสดุบันทึกปรับปรุงรายการตรวจรับงานจางที่แบงเปนหลายๆงวดที่ตรวจรับครบถวน<br />
แลวและไดรายการครุภัณฑอยางนอง 1 ชิ้น ( ระบบจัดซื้อ/จาง/เชา > จัดซื้อ/จาง/เชา ><br />
ปรับปรุงงานระหวางทํา )<br />
b. ลงบัญชีจากการปรับปรุงงานระหวางทํา ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ปรับปรุงบัญชี เมื่อ<br />
งานระหวางทําเสร็จสิ้น )<br />
7. ตรวจสอบ/บันทึกปรับปรุงบัญชี ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ลงบัญชีแยกประเภท (G/L) )<br />
ณ สิ้นวันผูใชจะตองตรวจสอบรายการที่รอลงบัญชีวามีรายการใดบาง โดยสามารถลงรายการสลับ<br />
ลําดับกอนหลังในขอ 2 ถึงขอ 6 ได
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 18<br />
ตรวจสอบรายการรอลงบัญชี<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค เพื่อใหทราบวาขณะนั้นๆ มีรายการหรืองานใดบางที่ทํารายการ/เอกสารเสร็จสมบูรณพรอมที่จะใหงานบัญชี<br />
นําไปลงบัญชีได<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่บัญชี, หัวหนางานบัญชี<br />
งานกอนหนา<br />
งานถัดไป ลงบัญชีตามรายการคงคางที่แสดงผลอยู<br />
วิธีการ เลือกวิทยาเขตที่ตอการทราบรายการรอลงบัญชีที่ยังคางอยู ซึ่งระบบจะแสดงวาขณะนั้นมีรายการเรื่องใดคางอยูกี่<br />
รายการ/เอกสาร โดยจํานวนคงคางเหลานี้จะไดจากเอกสารตนทางที่ไดรับการบันทึกและอนุมัติเอกสารเรียบรอย<br />
แลว<br />
หมายเหตุ ในที่นี้จะไมรวมรายการรอลงบัญชีจากงานบริการการศึกษา
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 19<br />
นําเขาบัญชี – ลงบัญชีลูกหนี้ใบสําคัญ<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค เพื่อลงบัญชีรับทราบถึงการทําเอกสารเบิก(ใบสําคัญ)ที่แนบเอกสารการจายเงินตางๆ เพื่อลดหนี้จากการที่<br />
ทําใบยืมเงินไว ซึ่งรายการเบิกใบสําคัญเพื่อลางหนี้นั้นจะปรากฏอยูที่หนาจอ “ยืม/คืนเงิน”<br />
บัญชีจะตองปรับปรุงลูกหนี้เงินยืมใหเปนลูกหนี้ใบสําคัญแทน<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่งานบัญชี<br />
งานกอนหนา ผูใชอื่นๆของระบบทําเอกสารใบเบิก(ใบสําคัญคืนเงิน) ที่อนุมัติแลว<br />
งานถัดไป ตรวจสอบการลงบัญชี และรายการลูกหนี้รายตัว<br />
วิธีการ 1. เลือกวิทยาเขต<br />
2. กําหนดชวงวันที่ทํารายการ หรือวันที่ของเอกสารเบิก
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 20<br />
3. กําหนดประเภทลูกหนี้ที่ตองการลงบัญชี โดยสามารถกําหนดเปนชวงของขอมูลได<br />
4. คลิกปุม {ปรับหนาจอ} รายการที่แสดงใน Datasheet “รายการลูกหนี้ใบสําคัญที่ยังไมไดลงบัญชี”<br />
จะแสดงรายการที่คางอยูตามเงื่อนไข โดยมีขอมูลคราวๆ เชน เลขที่ใบสําคัญ(เบิก) วันที่ จํานวนเงิน<br />
บุคคลอางอิง/ลูกหนี้/ผูเบิก<br />
5. ใหผูใชคลิกเลือก เฉพาะรายการที่ตองการลงบัญชี หากตองการเลือกทั้งในกรณีที่มี<br />
รายการมากๆใหคลิกปุม {เลือกทั้งหมด} หรือลางรายการที่เลือกทั้งหมดใหคลิกที่ {ไมเลือกทั้งหมด}<br />
และคลิก {เลือกตรงขาม} เมื่อตองการสลับรายการที่เลือกไว<br />
6. กําหนดขอมูลลงบัญชี ไดแก สมุดบัญชีและวันที่ลงบัญชี<br />
7. คลิกปุม {ลงบัญชี} จะแสดงหนาตางถามยืนยันการ<br />
ลงบัญชีเฉพาะรายการที่เลือกไว<br />
8. เมื่อระบบดําเนินการเรียบรอยรายการที่เลือกไวเดิมจะ<br />
ยายไปแสดงที่ Datasheet “รายการที่ลงบัญชีแลว”<br />
พรอมทั้งบอกหนาบัญชี ซึ่งผูใชสามารถเรียกแสดงผลการลงบัญชีแยกประเภทไดโดยคลิกที่<br />
จะปรากฏหนาจอคนหารายการลงบัญชีที่มีการลงบัญชีครั้งนั้น<br />
9. ถาตรวจสอบพบวารายการใดผิดหรือตองการกลับไปแกไขกอนลงบัญชีอีกครั้งสามารถทําไดโดย<br />
คลิกปุม {V ยกเลิก} ซึ่งถาระบบตรวจสอบแลววาสามารถยกเลิกไดรายการนั้นจะกลับไปรอที่<br />
Datasheet บนเหมือนเดิม แตหากขอมูลนั้นมีการดําเนินการในขั้นตอนตอๆไปแลวจะไมสามารถ<br />
ดําเนินการไดและแสดงขอความ ดังรูป ซึ่งอาจะเกิดจากหลายสาเหตุ เชน มีการจายจริงและลงบัญชี<br />
ลางหนี้ไปแลว ไมสามารถยกเลิกไดเนื่องจากเปนรายการตั้งหนี้ที่มีการลงบัญชีลางหนี้แลว เปนตน
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 21<br />
หมายเหตุ
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 22<br />
นําเขาบัญชี - ลงบัญชีตั้งเจาหนี้จากการเตรียมจาย<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค - ใบเบิก (PR)<br />
- ใบตรวจรับพัสดุ/งานจาง (DN)<br />
- คืนหลักค้ําประกัน (GT)<br />
- ใบ/สัญญายืมเงิน (AR)<br />
เมื่อตนเรื่องเหลานี้มาถึงงานการเงิน ก็จะดําเนินการเตรียมจาย และที่หนาจอนี้จะนํารายการดังกลาวสง<br />
ลงบัญชีเพื่อตั้งเจาหนี้ในระบบ<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่งานบัญชี<br />
งานกอนหนา เจาหนาที่การเงินทําบันทึกเตรียมจายและอนุมัติแลว<br />
งานถัดไป ตรวจสอบการลงบัญชี และขอมูลเจาหนี้<br />
วิธีการ 1. เลือกวิทยาเขต<br />
2. กําหนดชวงวันที่ทํารายการ หรือวันที่ของเอกสารตนทาง<br />
3. กําหนดประเภทของเอกสารตนทางที่จะนํามาลงบัญชี โดยสามารถกําหนดเปนชวงของขอมูลได<br />
4. คลิกปุม {R ปรับขอมูล} รายการที่แสดงใน Datasheet “รายการเตรียมจายที่ยังไมลงบัญชี” จะแสดง<br />
รายการที่คางอยูตามเงื่อนไข โดยมีขอมูลคราวๆ เชน เลขที่ใบสําคัญซึ่งเปนใบเบิก หลักค้ําประกัน<br />
ใบยืม หรือใบตรวจรับขึ้นอยูกับประเภท วันที่ทํารายการ/วันที่ของเอกสารตนทาง บุคคลอางอิง/<br />
ลูกหนี้/ผูเบิก<br />
5. ผูใชสามารถตรวจสอบรายการลงบัญชีคราวๆที่การเงินเตรียมจายดําเนินการไววาถูกตองหรือไม<br />
โดยคลิกเมาสหรือเลื่อนเคอรเซอรไปยังระเบียนที่ตองการ ใน List Box “รายละเอียดการเตรียมจาย/
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 23<br />
ลงบัญชีตั้งหนี้” ที่แสดงรหัสบัญชี ชื่อบัญชี จํานวนเงินเดบิต จํานวนเงินเครดิต<br />
6. ใหผูใชคลิกเลือก เฉพาะรายการที่ตองการลงบัญชี หากตองการเลือกทั้งในกรณีที่มี<br />
รายการมากๆใหคลิกปุม {เลือกทั้งหมด} หรือลางรายการที่เลือกทั้งหมดใหคลิกที่ {ไมเลือกทั้งหมด}<br />
และคลิก {เลือกตรงขาม} เมื่อตองการสลับรายการที่เลือกไว<br />
7. กําหนดขอมูลลงบัญชี ไดแก สมุดบัญชีและวันที่ลงบัญชี<br />
8. คลิกปุม {ลงบัญชี} จะแสดงหนาตางถามยืนยันการ<br />
ลงบัญชีเฉพาะรายการที่เลือกไว<br />
9. เมื่อระบบดําเนินการเรียบรอยรายการที่เลือกไวเดิมจะ<br />
ยายไปแสดงที่ “รายการที่ลงบัญชีแลว” พรอมทั้งบอก<br />
หนาบัญชี ซึ่งผูใชสามารถตรวจสอบผลการลงบัญชีแยกประเภทไดโดยคลิกที่ จะปรากฏ<br />
หนาจอคนหารายการลงบัญชีที่มีการลงบัญชีครั้งนั้น<br />
10. ถาตรวจสอบพบวารายการใดผิดหรือตองการกลับไปแกไขกอนลงบัญชีอีกครั้งสามารถทําไดโดย<br />
คลิกปุม {V ยกเลิก} ซึ่งถาระบบตรวจสอบแลววาสามารถยกเลิกไดรายการนั้นจะกลับไปรอที่<br />
Datasheet บนเหมือนเดิม แตหากขอมูลนั้นมีการดําเนินการในขั้นตอนตอๆไปแลวจะไมสามารถ<br />
ดําเนินการไดและแสดงขอความ ดังรูป ซึ่งอาจะเกิดจากหลายสาเหตุ เชน มีการจายจริงและลงบัญชี<br />
ลางหนี้ไปแลว เปนตน
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 24<br />
หมายเหตุ
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 25<br />
นําเขาบัญชี - ลงบัญชีจากการจาย<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค เมื่อมีการชําระเงินผานใบสําคัญจาย(ที่ไดจากการเตรียมจาย)สําหรับกรณีตางๆแลว ตองนําขอมูลจาย<br />
เหลานี้บันทึกบัญชีเพื่อลางหนี้ในระบบ<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่งานบัญชี<br />
งานกอนหนา เจาหนาที่การเงินทําใบสําคัญจาย มีการจายจริง(มีผูรับแลว)ซึ่งจะลงวันที่รับ และอนุมัติเอกสารแลว<br />
งานถัดไป ตรวจสอบการลงบัญชี และขอมูลเจาหนี้/ลูกหนี้<br />
วิธีการ<br />
1. เลือกวิทยาเขต<br />
2. กําหนดชวงวันที่ทํารายการ หรือวันที่จายจริง/รับเงินหรือเช็ค<br />
3. กําหนดประเภทใบสําคัญจายที่จะนํามาลงบัญชี โดยสามารถกําหนดเปนชวงของขอมูลได<br />
4. คลิกปุม {R ปรับขอมูล} รายการที่แสดงใน Datasheet “รายการจายที่ยังไมลงบัญชี” จะแสดง<br />
รายการที่คางอยูตามเงื่อนไข โดยมีขอมูลคราวๆ เชน เลขที่ใบสําคัญ ประเภทใบสําคัญ วันที่จายจริง/<br />
รับเงินหรือเช็ค บุคคลอางอิง/เจาหนี้/ลูกหนี้/ผูเบิก<br />
5. ผูใชสามารถตรวจสอบรายการลงบัญชีคราวๆที่การเงินจายดําเนินการไววาถูกตองหรือไม โดยคลิก<br />
เมาสหรือเลื่อนเคอรเซอรไปยังระเบียนที่ตองการ ซึ่งขอมูลใน List Box “รายละเอียดในการจาย<br />
(ใบสําคัญ)/ลงบัญชี” จะแสดงรหัสบัญชี ชื่อบัญชี เลขที่เช็ค รหัสธนาคารที่จายเช็ค/เงินสด<br />
(CASH)/เจาหนี้(AP)/ลูกหนี้(AR) เลขที่บัญชีเงินฝาก จํานวนเงินเดบิต จํานวนเงินเครดิต
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 26<br />
6. ใหผูใชคลิกเลือก เฉพาะรายการที่ตองการลงบัญชี หากตองการเลือกทั้งในกรณีที่มี<br />
รายการมากๆใหคลิกปุม {เลือกทั้งหมด} หรือลางรายการที่เลือกทั้งหมดใหคลิกที่ {ไมเลือกทั้งหมด}<br />
และคลิก {เลือกตรงขาม} เมื่อตองการสลับรายการที่เลือกไว ดังรูปตัวอยาง<br />
7. กําหนดขอมูลลงบัญชี ไดแก สมุดบัญชีและวันที่ลงบัญชี<br />
8. คลิกปุม {P ลงบัญชี} จะแสดงหนาตางถามยืนยัน<br />
การลงบัญชีเฉพาะรายการที่เลือกไว<br />
9. เมื่อระบบดําเนินการเรียบรอยรายการที่เลือกไวเดิม<br />
จะยายไปแสดงที่ “รายการที่ลงบัญชีแลว” พรอม<br />
ทั้งบอกหนาบัญชี ซึ่งผูใชสามารถตรวจสอบผลการลงบัญชีแยกประเภทไดโดยคลิกที่ จะ<br />
ปรากฏหนาจอคนหารายการลงบัญชีที่มีการลงบัญชีครั้งนั้น
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 27<br />
หากผูใชเรียกแสดงขอมูลที่หนาจอ “ลงบัญชีแยกประเภท (G/L)” จะเห็นรายละเอียดที่ครบถวน<br />
สมบูรณกวา<br />
หมายเหตุ<br />
10. ถาตรวจสอบพบวารายการใดผิดหรือตองการกลับไปแกไขกอนลงบัญชีอีกครั้งสามารถทําไดโดย<br />
คลิกปุม {V ยกเลิก} ซึ่งถาระบบตรวจสอบแลววาสามารถยกเลิกไดรายการนั้นจะกลับไปรอที่<br />
Datasheet บนเหมือนเดิม
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 28<br />
นําเขาบัญชี - ลงบัญชีจากการรับเงิน<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค เมื่อมีการรับเงินในกรณีตางๆ (ยกเวนจากนักศึกษา) ตองนําขอมูลเหลานี้บันทึกบัญชีเพื่อรับรูรายไดหรือ<br />
ลางหนี้ในระบบแลวแตกรณี<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่งานบัญชี<br />
งานกอนหนา เจาหนาที่การเงินรับเงินสด/เช็คและออกใบเสร็จจากระบบการเงิน (MIS)<br />
งานถัดไป ตรวจสอบการลงบัญชี และขอมูลเจาหนี้/ลูกหนี้<br />
วิธีการ<br />
1. เลือกวิทยาเขต<br />
2. กําหนดชวงวันที่ทํารายการ หรือวันที่มีการรับเงินและออกใบเสร็จ<br />
3. เลือกชวงของประเภทหรือสมุดที่ตองการลงบัญชี<br />
4. คลิกปุม {R ปรับขอมูล} รายการรับที่ยังไมไดลงบัญชี<br />
5. เลือกรายการเฉพาะที่ตองการสงไปลงบัญชีโดยทําเครื่องหมาย หรือใชปุม {เลือก<br />
ทั้งหมด}, {ไมเลือกทั้งหมด} และ {เลือกตรงขาม} เพื่อชวยในการทํารายการจํานวนมากๆ<br />
6. เลือกสมุดบัญชีและวันที่ตองการใหลงบัญชี แลวคลิกปุม {P ลงบัญชี} รายการที่ลงเสร็จสิ้นแลวจะ<br />
ยายไปแสดงที่สวนลางของหนาจอ<br />
หมายเหตุ<br />
7. ผูใชสามารถตรวจสอบรายการลงบัญชีไดโดยคลิกที่ปุม<br />
8. หากพบรายการผิดพลาดตองการกลับไปแกไขขอกําหนดในการลงบัญชีใหถูกตองกอนการลงบัญชี<br />
ใหม ผูใชสามารถคลิกปุม {V ยกเลิก}
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 29<br />
นําเขาบัญชี - เมื่องานระหวางทําเสร็จสิ้น<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค สําหรับนําเขาขอมูลที่งานพัสดุไดปรับปรุงรายการระหวางทําที่ตรวจรับเสร็จสิ้นครบทุกงวดแลวใหเปน<br />
รายการครุภัณฑ เพื่อใหงานบัญชีรับทราบยอดครุภัณฑ<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่บัญชี<br />
งานกอนหนา ปรับปรุงรายการระหวางทําและอนุมัติแลวโดยเจาหนาที่พัสดุ<br />
งานถัดไป ตรวจสอบผลการลงบัญชี และคํานวณคาเสื่อม<br />
วิธีการ 1. เลือกวิทยาเขต<br />
2. เลือกแสดงขอมูล โดยกําหนดชวงวันที่ที่มีการบันทึกรับครุภัณฑที่ไดจากงานระหวางทํา แลวคลิก<br />
{REFRESH}<br />
3. ใน Datasheet รายการปรับปรุงระหวางทําจะแสดงรายการที่งานพัสดุบันทึกและอนุมัติรายการไว<br />
แลว และแสดงรายละเอียดที่เกิดขึ้นใน List Box ซึ่งมูลคารวมของงานระวางทําที่ตรวจรับจะเทากับ<br />
รายการครุภัณฑที่ไดรับทั้งหมด<br />
4. เลือกลงบัญชี โดยระบุสมุดบัญชีที่ตองการบันทึกปรับปรุงนี้ แลวคลิก {ลงบัญชี} ระบบดําเนินการ<br />
– บันทึกบัญชี 1 ชุด<br />
– ปรับปรุงคาที่เกี่ยวกับบัญชีที่เอกสารรับครุภัณฑ (STOCK) เพื่อไมใหรายการเหลานี้ถูกนําไป<br />
บันทึกบัญชีอีก<br />
– ปรับปรุงคาที่เกี่ยวกับบัญชีที่รายการครุภัณฑที่รับใหม หลังจากนี้ครุภัณฑเหลานี้จะสามารถ<br />
คํานวณคาเสื่อมไดตามเกณฑที่กําหนด<br />
5. ถารายการเรียบรอยแลวจะพบวาใน Datasheet ชองลงบัญชีจะแสดงหนาบัญชีแทนคาวางเดิม<br />
หมายเหตุ<br />
และผูใชสามารถคลิกปุม เพื่อใหเปดหนาตางแสดงรายการคนหา ทําใหทราบผลการลงบัญชีวา<br />
ลงรายการวาอยางไรบาง ถูกตองหรือไม ตรวจสอบในเบื้องตนได<br />
- การลงบัญชี หากไมสามารถดําเนินการไดโดยสมบูรณ อาจเกิดจากการกําหนดรหัสบัญชีในหนาจอ
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 30<br />
“กําหนดรูปแบบการลงบัญชีสําหรับรหัสทรัพยสิน”ไมครบถวน ปดงวดบัญชีแลว มีการลบ/แกไข<br />
รายการครุภัณฑหรือบัญชีพัสดุที่เกี่ยวของ(ในงานพัสดุ)<br />
- รหัสบัญชีที่ใชในการลงบัญชี ไดแก ACCID-RECEIVE
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 31<br />
นําเขาบัญชี - ตัดจําหนายสินทรัพย<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค เพื่อตัดสินทรัพยทั้งที่ขึ้นบัญชีและไมขึ้นบัญชีออกจากทะเบียนครุภัณฑ ลงบัญชีเพื่อรับเงินที่ไดจาก<br />
การจําหนาย และปรับสถานะของครุภัณฑเพื่อใหทราบวาไมตองออกรายงานแลว<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่บัญชี<br />
งานกอนหนา บันทึกตัดจําหนายสินทรัพยโดยเจาหนาที่พัสดุ, รับเงินจากการจําหนายและออกใบเสร็จในการเงิน<br />
รับ<br />
งานถัดไป ตรวจสอบผลการลงบัญชี, ตรวจสอบขอมูลรายตัวของสินทรัพยที่ตัดจําหนาย<br />
วิธีการ 1. เลือกวิทยาเขต งวดบัญชี ลําดับที่(ของเอกสาร) ที่บันทึกไวโดยเจาหนาที่พัสดุ<br />
2. รายการที่สามารถลงบัญชีไดตองมีสถานะเปน S: Save และหนาบัญชียังเปนคาวาง โดยปุม<br />
{ลงบัญชี} จะเปนสีแดงใหสามารถคลิกได ใหผูใชคลิก<br />
{ลงบัญชี} จะมีหนาตางขึ้นมาเพื่อถามยืนยันดังรูป<br />
การดําเนินการของระบบเมื่อสั่งลงบัญชี<br />
- ลงบัญชี 1 ชุดรายการ แสดงหนาบัญชีและวันที่<br />
ลงบัญชีเมื่อดําเนินการเสร็จ<br />
- สรางรายการเคลื่อนไหวครุภัณฑ 1 ชุดในระบบ<br />
พัสดุ (STOCK) แสดงเลขที่เอกสารพัสดุเมื่อ<br />
ดําเนินการเสร็จ
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 32<br />
- ปรับปรุงขอมูลของครุภัณฑนั้นๆ เชน สถานะครุภัณฑ ประเภทการตัดจําหนาย เปนตน<br />
- บันทึกประวัติการเปลี่ยนแปลงสถานะ เพื่อใชในการตรวจสอบยอนหลัง<br />
3. หลังจากที่ระบบลงบัญชีเรียบรอยแลว รายการทั้งหมดใน Datasheet บนจะหายไป อาจจะ<br />
คงเหลือไดถามีรายการที่งานพัสดุเพิ่งอนุมัติเขามาขณะนั้น และจะปรากฏรายการลงบัญชีที่<br />
Datasheet ลางหนึ่งรายการ ผูใชสามารถเรียกดูผลการลงบัญชีไดโดยคลิกที่ปุม<br />
หมายเหตุ - การลงบัญชี หากไมสามารถดําเนินการไดโดยสมบูรณ อาจเกิดจากการกําหนดรหัสบัญชีใน<br />
หนาจอ “กําหนดรูปแบบการลงบัญชีสําหรับรหัสทรัพยสิน”ไมครบถวน ปดงวดบัญชีแลว มีการ<br />
ตัดจําหนายครุภัณฑไปแลว เปนตน<br />
- รหัสบัญชีที่ใชในการลงบัญชี ไดแก ACCID-DEPLETION, ACCID-DEPREACCUM, ACCID-<br />
DONATE, ACCID-RECEIVE<br />
ณ สิ้นวัน/งวดบัญชี/อื่นๆ<br />
1. ตรวจสอบรายการรอลงบัญชี ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ตรวจสอบรายการรอลงบัญชี )<br />
2. คาเสื่อมราคา<br />
a. คํานวณคาเสื่อมราคาโดยเจาหนาที่พัสดุ ( ระบบคลังพัสดุ > รายการพัสดุ > คํานวณรายการ<br />
คาเสื่อม )<br />
b. ลงบัญชีจากคาเสื่อมราคา ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ลงบัญชีคาเสื่อมราคาครุภัณฑ และการ<br />
ปรับเพิ่ม/ลดมูลคา )<br />
3. คลังพัสดุ<br />
a. บันทึกรายการรับ/เบิก/จาย/โอนวัสดุและครุภัณฑ ( ระบบบัญชี > บัญชี > บันทึกรายการ<br />
วัสดุ, บันทึกรายการครุภัณฑ )<br />
b. ลงบัญชีจากคลังพัสดุ ( ระบบบัญชี > บัญชี > ลงบัญชีจากระบบคลังพัสดุ (Stock) )<br />
4. ตรวจสอบ/บันทึกปรับปรุงบัญชี ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ลงบัญชีแยกประเภท (G/L) )
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 33<br />
นําเขาบัญชี – คาเสื่อมครุภัณฑ การเพิ่ม/ลดมูลคา<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค สําหรับคํานวณคาเสื่อมราคาครุภัณฑและอาคาร ปรับปรุงรายการเพิ่ม/ลดมูลคา พรอมทั้งนําสงลงบันทึก<br />
บัญชี<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่บัญชี<br />
งานกอนหนา งานพัสดุคํานวณคาเสื่อมราคา ปรับปรุงรายการเพิ่ม/ลดมูลคาไวกอนแลว และมีสถานะ Save หรือทํา<br />
รายการใหม<br />
งานถัดไป ตรวจสอบผลการลงบัญชี และการปรับรายมูลคาของครุภัณฑรายตัว
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 34<br />
วิธีการ ลงบัญชีจากรายการที่พัสดุทําไวกอนแลว<br />
1. เลือกวิทยาเขต งวดบัญชี ลําดับที่(ของการทํารายการ)<br />
2. สําหรับเอกสารที่มีสถานะเปน Save และมีรหัสรายการเปน 10 และ 20 เทานั้นที่ตองลงบัญชี และ<br />
รายการที่แสดงใน Datasheet จะไมสามารถแกไขไดแลว ยอดรวมของมูลคาทั้งหมดที่มีการหักไว<br />
หรือเปลี่ยนแปลงมูลคาจะแสดงอยูบรรทัดบนของหนาจอ ซึ่งจะตองตรงกับในบัญชีที่จะบันทึก<br />
3. สั่งลงบัญชี โดยระบุสมุดบัญชีแลวคลิก {ลงบัญชี} หากปุมไมสามารถกดไดแสดงวามีการลงบัญชี<br />
ไปแลว<br />
4. มีหนาตางขึ้นมาถามดังรูป ซึ่งระบบจะดําเนินการตามนั้น<br />
5. เมื่อระบบดําเนินการเสร็จ จะแสดงหนาบัญชี วันที่<br />
ลงบัญชีบนหนาจอ ผูใชสามารถคลิกปุม เพื่อใหเปด<br />
หนาตางแสดงรายการคนหา ทําใหทราบผลการลงบัญชี<br />
วาลงรายการวาอยางไรบาง ถูกตองหรือไม ตรวจสอบใน<br />
เบื้องตนได<br />
ขอกําหนด<br />
การลงบัญชีของระบบจะลงที่งวดบัญชีที่ตรงกับที่เลือกในขอ1 แลววันที่ลงบัญชีจะเปนวันที่หักคา<br />
เสื่อมถึง/วันที่ตามเอกสาร<br />
ยกเลิกรายการบัญชีคาเสื่อมที่ลงไปแลว<br />
1. เลือกวิทยาเขต งวดบัญชี ลําดับที่ ที่ตองการยกเลิก<br />
2. รายการที่สามารถยกเลิกได (เฉพาะการลงบัญชีจากคาเสื่อมเทานั้น) จะแสดงขอความที่ปุม {ยกเลิก}<br />
เปนสีแดง ใหผูใชคลิก {ยกเลิก} จะปรากฏหนาตางเพื่อเตือนและใหผูใชยืนยันคําสั่ง<br />
3. หลังจากดําเนินการแลว ขอมูลหนาบัญชี วันที่ลงบัญชี จะกลายเปนคาวาง ผูใชสามารถสั่งลงบัญชี<br />
ไดใหม<br />
บันทึกหักคาเสื่อม<br />
1. เลือกวิทยาเขต งวดบัญชี แลวคลิกปุม<br />
2. ระบุขอมูล<br />
- วันที่ ซึ่งถือวาเปนวันที่การคํานวณคาเสื่อมจะหักถึงวันนั้นๆ<br />
- รหัสรายการ เลือกเปน 10 : หักคาเสื่อม<br />
- สถานะ เริ่มตนเปน W : Work<br />
- หมายเหตุ เชนเหตุผลในการคํานวณระหวางงวด เพื่อใสในคําอธิบายของการลงบัญชีดวย
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 35<br />
3. กําหนดชวงของคลังจาก-ถึงเพื่อใชในการคํานวณคาเสื่อม แลวคลิกปุม {ดึงขอมูล} ระบบจะคํานวณ<br />
คาเสื่อมตามสูตรที่กําหนดไวแลวสําหรับครุภัณฑรายตัว โดยไมรวมครุภัณฑไมขึ้นบัญชี<br />
4. ใน Datasheet แสดงรายการครุภัณฑและมูลคาที่หัก ซึ่งผูใชสามารถแกไขตัวเลขในการหักคา<br />
เสื่อมได แตมูลคาอื่นๆไมสามารถแกได<br />
5. กรณีที่ตองการคํานวณคาเสื่อมราคาเปนบางรายการ ใหผูใชคํานวณทั้งหมดของคลังนั้นแลวเลือก<br />
ลบรายการที่ไมตองการออกไปได<br />
6. เมื่อตรวจสอบถูกตองครบถวนแลว ใหเปลี่ยนสถานะเปน S: Save<br />
7. สั่งลงบัญชีตามขั้นตอนที่กลาวไปแลว<br />
หมายเหตุ - การลงบัญชีของระบบจะลงที่งวดบัญชีที่ตรงกับที่เลือกในขอ1 แลววันที่ลงบัญชีจะเปนวันที่หักคา<br />
เสื่อมถึง/วันที่ตามเอกสาร<br />
- การยกเลิกสามารถทําไดเฉพาะการหักคาเสื่อมเทานั้น<br />
- การบันทึกรายการใหมจากเจาหนาที่บัญชีควรทําเฉพาะการหักคาเสื่อมเทานั้น<br />
- การลงบัญชี หากไมสามารถดําเนินการไดโดยสมบูรณ อาจเกิดจากการกําหนดรหัสบัญชีในหนาจอ<br />
“กําหนดรูปแบบการลงบัญชีสําหรับรหัสทรัพยสิน”ไมครบถวน ปดงวดบัญชีแลว มีการตัดจําหนาย<br />
ครุภัณฑไปแลวในชวงที่ดําเนินการ เปนตน<br />
- รหัสบัญชีที่ใชในการลงบัญชี<br />
o กรณีหักคาเสื่อม ไดแก ACCID-DEPREACCUM, ACCID-DEPRECOST<br />
o กรณีเพิ่ม/ลดมูลคา ไดแก ACCID-ADJUSTVALUE, ACCID-RECEIVE, ACCID-DONATE
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 36<br />
นําเขาบัญชี – ลงบัญชีจากระบบคลังพัสดุ<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค หลังจากที่มีการรับ/เบิก/จายวัสดุ รับ/โอนยายครุภัณฑ ในระบบคลังพัสดุแลว ณ สิ้นวันหรือสิ้นงวด<br />
ควรจะลงบัญชีเพื่อลงคาใชจายที่เกิดขึ้น โดยมาที่นาจอ “ลงบัญชีจากระบบคลังพัสดุ (Stock)”<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่งานบัญชี<br />
งานกอนหนา งานพัสดุบันทึกรายการตางที่เกิดขึ้นกับวัสดุและครุภัณฑ และอนุมัติรายการแลว<br />
งานถัดไป ตรวจสอบผลการลงบัญชี<br />
วิธีการ 1. เลือกวิทยาเขต<br />
2. เลือกแสดงผลใน Datasheet โดยกําหนดชวงวันที่ และคลิกปุม {R ปรับขอมูล}<br />
3. การแสดงผลจะแบงออกเปน แสดงรายการเคลื่อนไหวในชวงเวลาที่กําหนดของวัสดุและ<br />
ครุภัณฑที่อนุมัติแลวใน Datasheet บน และรายการลงบัญชีจากคลังพัสดุที่เกิดขึ้นในชวงนั้น<br />
ใน Datasheet ลาง<br />
- ดานบนแสดงเลขที่เอกสารพัสดุ วันที่ ประเภทรายการ และชื่อผูทํารายการ<br />
- ดานลางแสดงรายการหนาบัญชี วันที่ลงบัญชี คําอธิบาย สถานะเอกสาร และจํานวน<br />
เอกสารตนทางที่รวบรวมมาลงบัญชี<br />
4. เลือกสมุดบัญชีและวันที่ที่ตองการใหบันทึกบัญชี คลิก<br />
ปุม {P ลงบัญชี} จะแสดงหนาตางถามยืนยันการ<br />
ลงบัญชีจากผูใช
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 37<br />
5. หลังจากที่ระบบลงบัญชีเรียบรอยแลว รายการทั้งหมดใน Datasheet บนจะหายไป อาจจะ<br />
คงเหลือไดถามีรายการที่งานพัสดุเพิ่งอนุมัติเขามาขณะนั้น และจะปรากฏรายการลงบัญชีที่<br />
Datasheet ลางหนึ่งรายการ ผูใชสามารถเรียกดูผลการลงบัญชีไดโดยคลิกที่ปุม<br />
6. กรณีที่ตองการยกเลิกรายการที่ลงไปแลว ใหผูใชคลิก {V ยกเลิก} จะแสดงขอความถามเพื่อให<br />
ยืนยันการยกเลิก ดังรูป เมื่อตอบ “OK” แลว รายการลงบัญชีจะถูกลบออกทั้งหมดและรายการ<br />
พัสดุที่อนุมัติไวจะกลับมารอใหลงบัญชีอีกครั้ง<br />
7. หากการลงบัญชีไมสามารถดําเนินการได<br />
โดยเสร็จสมบูรณ จะแสดงขอความดังรูป
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 38<br />
ซึ่งจะเกิดจากการที่กําหนดรหัสบัญชีไมครบถวน ผูใชตองไปดําเนินการใหแลวเสร็จที่หนาจอ<br />
“กําหนดรูปแบบการลงบัญชีสําหรับทรัพยสิน” และ “” สําหรับขอความดังรูปตอไปนี้<br />
หมายเหตุ<br />
ขอสังเกต<br />
รหัสกลุมพัสดุ:0 – ACCID-CAP_RECEIVE ถาคาเปน “0” คือยังไมกําหนดรูปแบบการลงบัญชี<br />
หากเปนคาอื่นเชน 105 แสดงวารูปแบบที่ 105 ยังไมกําหนดรหัสบัญชีให “ACCID-<br />
CAP_RECEIVE”<br />
ปรับปรุงบัญชี<br />
1. ปรับปรุงบัญชี – กระทบยอดเงินฝากธนาคาร ( ระบบบัญชี > งานบัญชี (ตอ) > Bank Reconcile<br />
)<br />
2. บันทึกปรับปรุงบัญชี ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ลงบัญชีแยกประเภท (G/L) )
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 39<br />
ปรับปรุงบัญชี – กระทบยอดธนาคาร (Bank Reconcile)<br />
หนาจอ<br />
- เช็ครับ<br />
- เช็คจาย<br />
วัตถุประสงค กรณีที่มีการรับหรือจายเช็คแลวยังไมถูกนําไปขึ้นเงินนั้น จะทําใหยอดเงินในบัญชีของมหาวิทยาลัยไม<br />
ตรงกับสมุดบัญชีของธนาคาร ทําใหตองมีการปรับปรุงรายการเพื่อใหสามารถเทียบยอดโดยบวก/ลบ<br />
รายการเช็คเหลานี้เพื่อตรวจสอบบัญชี<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่งานบัญชี<br />
งานกอนหนา ไดรับ Bank Statement การขึ้นเงินจากธนาคารสําหรับกรณีเช็คจาย, เช็คขึ้นเงินจริงสําหรับเช็ครับ<br />
งานถัดไป<br />
ออกรายงานกระทบยอดเงินฝากธนาคาร
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 40<br />
วิธีการ 1. เลือกรหัสบัญชีธนาคารที่จะปรับปรุงรายการขึ้นเงิน<br />
2. กําหนดงวดบัญชีที่ตองการแสดงรายการถึงงวดนั้นๆ เชน ขอมูลเช็ครับ/จายทั้งหมดถึงงวด 254908<br />
เปนตน<br />
3. เลือกแสดงรายการเช็คที่ยังไมพิสูจนยอดโดยเลือกใน Checkbox หรือ เลือกทั้งหมดตามชวงเวลาที่<br />
กําหนด ดังรูป ซึ่งจะไดขอมูลของเช็คที่ขึ้นเงินในชวงวันนั้นๆรวมกับรายการที่ยังไมขึ้นเงิน<br />
4. คลิกปุม {Refresh} เพื่อปรับขอมูลใหเปนขอมูลปจจุบัน รายการที่แสดงทั้งหมดจะเปนรายการที่มี<br />
ขอมูลเช็ครับหรือเช็คจายเทานั้น หากตองการใหแสดงยอดเงินรวมใหคลิกที่ปุม {แสดงยอด} ที่<br />
ดานลางของหนาตาง<br />
5. คลิกที่ปุม {พิมพ} เพื่อเรียกรายงานกระทบยอดเงินฝากธนาคาร<br />
การบันทึกวันขึ้นเงิน/วันเทียบ มี 3 วิธีดวยกัน คือ<br />
A. กําหนดวันที่ที่จะใชในการเทียบยอดที่<br />
และใหดับเบิ้ลคลิก (DblClick) ที่ชองวันที่เทียบสําหรับเลขที่เช็คที่<br />
ขึ้นเงินตรงกับวันที่กําหนด จะเห็นวันที่เกิดขึ้น และดับเบิ้ลคลิก<br />
รายการเช็คอื่นๆไปเรื่อยๆจนครบตาม Bank Statement<br />
B. พิมพวันที่ลงที่รายการเช็คแตละใบในชองวันที่เทียบ<br />
C. ปอนขอมูลเลขที่เช็คลงที่ชอง “เลขที่” กด [Enter] ถาระบบพบเลขที่เช็คที่ตรงกันจะแสดงยอดเงินที่<br />
เขียนเช็คนั้น<br />
แตหากไมพบจะแสดงหนาตางเตือนเพื่อใหผูใชทราบวาไมมีเลขที่เช็ค<br />
นั้นหรือผูใชอาจพิมพผิด หลังจากนั้นปอนจํานวนเงินตามหนาเช็คที่<br />
ชอง “ยอดเงิน” กด [Enter] แลวระบบจะตรวจสอบวายอดเงินนั้นตรง<br />
กับที่เขียนเช็คในระบบหรือไม ถาไมตรงจะแสดงหนาตางเพื่อแจง<br />
เตือนใหผูใชตรวจสอบขอมูลใหแนนอน<br />
แตหากจํานวนเงินถูกตองแลว วันที่ที่ระบุไวดานบนจะไปใสในชองวันที่เทียบใหกับรายการเช็คนั้น และ
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 41<br />
เลื่อนเคอรเซอรไปรอที่ชอง “เลขที่” เพื่อใหผูใชปอนเลขที่เช็คตอไปเรื่อยๆ<br />
หมายเหตุ การทํางานหลักจะเนนไปที่เช็คจาย ดังนั้นหากมีตัวเลขติดลบอาจเกิดขึ้นไดจากมีรายการเช็ครับรวมดวย
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 42<br />
ลงบัญชีแยกประเภท (G/L)<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค การลงบัญชีจากสวนงานตางๆของระบบ MIS เชน งานเงินเดือน งานการเงิน เปนตน จะมาแสดงผล<br />
รวมกันอยูที่หนาจอนี้ทั้งหมด ซึ่งเปนการลงบัญชีแบบกึ่งอัตโนมัติ ดังนั้นเจาหนาที่บัญชีจึงควรอยางยิ่งที่<br />
จะสุมตรวจสอบความถูกตองและปรับสถานะของ GL หรือหากมีขอผิดพลาดหรือมีขอมูลเพิ่มเติมก็<br />
สามารถบันทึกปรับปรุงบัญชีที่หนาจอนี้<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่บัญชี, สมุหบัญชี, หัวหนางานบัญชี<br />
งานกอนหนา กําหนดงวดบัญชีและเปดงวดบัญชีที่จะทําการบันทึก<br />
งานถัดไป ออกรายงานตางๆในทางบัญชี<br />
วิธีการ การแสดงผล<br />
หนาจอนี้แบงออกไดเปน 3 สวนคือ<br />
1. สวนการกรองขอมูล โดยผูใชจะตองระบุงวดบัญชีที่เปนเลข 6 หลักประกอบดวยปและเดือน<br />
สมุดบัญชีรายวัน ลําดับที่หรือรายการที่ เพื่อเขาถึงขอมูล GL ที่ตองการ<br />
2. สวนของ GL เปนสวนที่บอกวา GL แตละรายการนั้นไดมาอยางไร และลงบัญชีวันไหน<br />
สถานะเปนเชนไร พรอมทั้งคําอธิบายการลงบัญชี เชน เปนการลงบัญชีปรับปรุง ลงบัญชีจาก<br />
งานทะเบียน เปนตน<br />
คําอธิบายความหมายของขอมูลเปลี่ยนแปลงไปเรื่อยๆขึ้นอยูกับวาเปนสมุดบัญชีใด ซึ่งจะไม<br />
เหมือนกันขึ้นอยูกับงานแตละประเภท อยางเชนการลงบัญชีจากใบสําคัญสามารถบอกไดวามา<br />
จากใบสําคัญเลขที่ใด แตไมสามารถบอกไดวาเปนปภาคการศึกษาใด
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 43<br />
รูปแบบ SUM คือการแสดงผลใน Datasheet ที่เปนแบบยอหรือสรุปยอดเฉพาะขอมูลบัญชี<br />
จํานวนเงิน มิติขอมูล สวนรูปแบบ DETAIL เปนการแสดงแบบละเอียดทั้งหมดเทาที่มีการ<br />
บันทึกขอมูลไวและรวมถึงวาผูใชสามารถจะบันทึกเพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงขอมูลได<br />
สถานะการทํางานแบงไดดังนี้<br />
รหัส ปุม สถานะ<br />
W Work ดําเนินการ (เมื่อเริ่มตนหรือกลับไปแกไข) ซึ่งถือวายังบันทึกไมสมบูรณ<br />
และจะยังไมแสดงในรายงานใดๆ<br />
S Save เปนการยืนยัน GL ในเบื้องตน จะถือวาเปนการลงบัญชีจริงแลว<br />
C Confirm เปนการยืนยันจากผูใชหรือหัวหนางานอีกครั้งวาการลงบัญชี GL นั้น<br />
ถูกตอง และไดรับการตรวจสอบแลว<br />
V Void ยกเลิก GL ที่ผิดพลาด จะไมแสดงในรายงานใดๆ และไมสามารถ<br />
เปลี่ยนสถานะกลับมาเพื่อบันทึกไดอีก<br />
3. สวนของรายการลงบัญชีแยกประเภทจะเปน Datasheet ที่แจงรายการของแตละ GL วามีการ<br />
ลงบัญชีแยกประเภทใดบางมีการเชื่อมโยงขอมูลหรือนํามาลงบัญชีจากที่ใด นอกจากนี้ยังมี<br />
ขอมูลเกี่ยวกับงบประมาณเพื่อออกบัญชี 3 มิติดวย<br />
การแสดงผลสามารถเลือกรูปแบบเพื่อใหเนนที่ขอมูลที่สนใจ ดังนี้<br />
o ทั้งหมด เพื่อใหเห็นรายการทั้งหมดที่ผูใชบันทึกไว<br />
o ทั่วไป แสดงเฉพาะขอมูลรหัสบัญชีและจํานวนเงิน<br />
o เจาหนี้/ลูกหนี้ แสดงชื่อบุคคลอางอิงหรือเจาหนี้/ลูกหนี้ รวมทั้งเอกสารที่เกี่ยวของซึ่ง<br />
อาจเปนเอกสารตั้งหนี้หรือใบยืมเงิน เปนตน
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 44<br />
o เช็ค แสดงเลขที่เช็ค วันที่เช็ค วันที่เช็คขึ้นเงิน จายเช็คใหกับเจาหนี้ใด เปนตน<br />
o เอกสารอางอิง แสดงเลขที่เอกสาร วันที่ของเอกสาร โดยระบุวาเอกสารนั้นคือเอกสาร<br />
ใด เชน ใบตรวจรับ ใบสําคัญ ใบยืม/คืนเงิน เปนตน<br />
o งบประมาณ ประกอบไปดวยขอมูลปงบประมาณ แหลงเงิน หนวยงาน กองทุน<br />
ผลผลิต/โครงการ และกิจกรรม<br />
o เงินฝากประจํา แสดงวันที่มีการฝากประจําเงิน เพื่อใหระบบประมวลผลไดวาจะมีบัญชี<br />
เงินฝากประจํานั้นครบกําหนดรับดอกเบี้ยครั้งตอไปเมื่อใด เพื่อใหสามารถทราบเม็ด<br />
เงินรายไดที่จะไดรับ<br />
บันทึกเพิ่ม/ปรับปรุงบัญชี<br />
1. กําหนดงวดบัญชีและสมุดบัญชีที่จะบันทึก<br />
2. เพิ่มรายการใหมโดยกด ระบบจะถามยืนยันการเพิ่ม GL ในลําดับถัดไป ดังรูป<br />
หรือหากตองการขามลําดับที่หรือแทรกลําดับ ใหผูใชกําหนดลําดับที่ตองการแลวคลิกที่ปุม {ADD}<br />
สถานะของเอกสารที่ไดในเริ่มตนนี้จะเปน “Work”
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 45<br />
3. บันทึกขอมูลที่สําคัญไดแก วันที่ลงบัญชีและคําอธิบายเล็กนอยของการบันทึกบัญชีครั้งนี้<br />
4. บันทึกขอมูลอื่นๆ เชน เลขที่เอกสาร วันที่อางอิง หมายเหตุ ป-ภาคการศึกษากรณีที่เกี่ยวของกับการ<br />
จัดการศึกษา เปนตน<br />
5. เลือกรูปแบบ DETAIL<br />
6. บันทึกขอมูลใน Datasheet เริ่มจากการเลือกการแสดงผลใหเหมาะกับขอมูลที่กําลังจะบันทึกตามที่<br />
ไดกลาวไปขางตน หลังจากนั้นใหระบุรหัสบัญชี จํานวนเงินเดบิตหรือเครดิต และขอมูลอื่นๆดังนี้<br />
ขอมูล คําอธิบาย หมายเหตุ<br />
รหัสบัญชี บัญชีที่ตองการเดบิตหรือเครดิต<br />
เดบิต จํานวนเงินฝงเดบิต<br />
เครดิต จํานวนเงินฝงเครดิต<br />
ปงบประมาณ ปงบประมาณของการใชเงินนั้นๆ<br />
แหลงเงิน แหลงเงินที่มาของเงินที่ลงบัญชี<br />
งาน/โครงการ มิติแผนงาน<br />
กิจกรรม<br />
หนวยงาน มิติหนวยงาน<br />
กองทุน มิติกองทุน<br />
บุคคลอางอิง/<br />
เจาหนี้/ลูกหนี้<br />
บุคคลที่มีผลใหมีการลงบัญชี เชนเจาหนี้<br />
ลูกหนี้ เปนตน<br />
อางอิงเอกสาร บอกวาระเบียนขอมูลนี้ไดขอมูลจากที่ใด<br />
หรือเอกสารประเภทใด<br />
เอกสารเลขที่ บอกรหัสหรือเลขที่ของเอกสาร วันที่ของ<br />
วันที่ เอกสาร ที่นํามาอางอิงในระเบียนนี้<br />
เอกสารอางอิง<br />
จะตองลงยอดเงินดานใดดาน<br />
หนึ่งเสมอและตองเปนยอดบวก<br />
ตองระบุทุกครั้ง<br />
ตองระบุทุกครั้ง เนื่องจากเปน<br />
ระบบบัญชีลักษณะ 3 มิติ<br />
จําเปนตองกําหนดเมื่อเปนการ<br />
รับเงินหรือจายเงินกับบุคคลใด<br />
ยกเวนกรณีของนิสิต/นักศึกษา<br />
กรณีที่มีการบันทึกบัญชีเจาหนี้/<br />
ลูกหนี้ก็ตองระบุดวยทุกครั้ง<br />
ควรระบุถาสามารถรูที่มาของ<br />
รายการเหลานั้น เพื่อประโยชน<br />
ในการติดตามขอมูลกลับไป แต<br />
ในกรณีที่เปนเจาหนี้/ลูกหนี้ตอง<br />
ระบุทุกครั้งเพื่อคุมหนี้ให<br />
ถูกตอง<br />
กรณีที่เปนเจาหนี้/ลูกหนี้ตอง<br />
ระบุทุกครั้งเพื่อคุมหนี้ให<br />
ถูกตอง<br />
วันที่ครบ วันที่ครบกําหนดชําระตามสัญญายืมเงิน<br />
กําหนดชําระ<br />
เงื่อนไขการ เงื่อนไขการชําระเงินตามสัญญายืมเงิน<br />
ชําระเงิน<br />
เลขที่เช็ค เลขที่เช็ค ที่ออกจากระบบ หรือบันทึก<br />
วันที่ฝาก วันที่เกิดการฝากประจําเงินเพื่อใชดอกผล เฉพาะกรณีที่ยอดเงินนั้นจะ<br />
ประจํา ของเงินฝากนั้น<br />
ไดรับดอกเบี้ย<br />
7. บันทึกรายการอื่นๆตอไป จนครบและแนใจแลววาขอมูลทั้งหมดถูกตอง ใหคลิกที่ปุม {Save} หรือ
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 46<br />
บัญชี รวมทั้งระดับสิทธิ์ตางๆ หากทั้งหมดถูกตองการบันทึกเปนอันวาสมบูรณ และในบางกรณี<br />
ระบบจะสรางขอมูลที่เกี่ยวของหรือเชื่อมโยงให ผูใชสามารถเขาไปตรวจสอบหรือดําเนินการอื่นๆ<br />
ตอไปได ดังนี้<br />
เจาหนี้/ลูกหนี้ หนาจอ “ทะเบียนคุมเจาหนี้/ลูกหนี้”<br />
เช็ค<br />
หนาจอ “ทะเบียนคุมเช็ครับ/จาย”, “กระทบยอดธนาคาร”<br />
บัญชีเงินฝากประจํา หนาจอ “ทะเบียนคุมเงินฝากประจํา”<br />
8. หากตรวจสอบภายหลังพบวาบันทึกรายการผิด<br />
– หากสถานะเปน “Save” และตองการแกไข ใหผูใชคลิกที่ {Work} แลวแกไขรายการใหถูกตอง<br />
และคลิก {Save} ตามเดิม<br />
– หากสถานะเปน “Confirm” จะไมสามารถแกไขได ผูใชตองยกเลิกโดยคลิก {Void} แลวบันทึก<br />
รายการใหมทั้งหมด<br />
– หากความผิดพลาดเกิดจากการลงบัญชีผิดงวดบัญชีหรือผิดสมุด และยังไมปดบัญชี ใหผูใชคลิก<br />
{Work} ตามดวย {MOVE} และระบุงวดบัญชี สมุดบัญชีวาตองการใหยายไปที่ใด หลังจากนั้น<br />
คลิก {Save} ตามเดิม<br />
9. กรณีที่ตองการคัดลอกการลงบัญชีในรูปแบบหรือเนื้อหาคลายๆเดิม ผูใชอาจใชวิธีคลิก {COPY}<br />
ระบบจะทําการคัดลอกรายการบัญชีที่กําลังแสดงผลนั้นขึ้นมาอีก 1 ชุดในลําดับเอกสารถัดไป หาก<br />
ตองการใหคัดลอกไปที่สมุดหรืองวดบัญชีอื่นใหผูใชดําเนินการ MOVE เอกสารตอไป<br />
10. ในขณะที่ผูใชงานกําลังทํารายการใดๆอยูนั้น อาจจะมีผูใชงานทานอื่นกําลังบันทึกรายการเพิ่มเติมทั้ง<br />
แบบบันทึกเองหรือนําเขาจากระบบอื่น ซึ่งทําใหลําดับใน Combo Box ไมเปนปจจุบัน ผูใชสามารถ<br />
คลิกที่ {ดึงขอมูลใหม} เพื่อใหปรับปรุงรายการได<br />
11. การคนหารายการบันทึกบัญชีที่เคยทําไวนั้นสามารถดําเนินการไดโดยคลิก และทําตามขั้นตอน<br />
ที่อธิบายไวในหนาจอ “คนหารายการลงบัญชี” จนพบรายการที่ตองการแลวใหดับเบิ้ลคลิกที่รายการ<br />
นั้น หนาจอคนหาจะถูกปดและขอมูลที่แสดงปจจุบันจะเลื่อนไปยังรายการที่ผูใชเลือกไวในการ<br />
คนหา<br />
หมายเหตุ – การลงบัญชีจะเปนผลเมื่อมีสถานะเปน S : Save หรือ C : Confirm เทานั้น<br />
– ไมแนะนําใหยกเลิก GL โดยปรับสถานะเปน V : Void เนื่องจากบาง GL เปนการลงบัญชีจากงานอื่น<br />
อาจจะทําใหความสัมพันธของขอมูลผิดพลาดได ดังนั้นควรจะลงบัญชีอีกชุดรายการเพื่อเปนการ<br />
ปรับรายการที่ผิดจะดีกวา<br />
– ไมแนะนําใหปรับสถานะของ GL จาก S มาเปน W เพื่อแกไข ในกรณีที่เปนการลงบัญชีอัตโนมัติ<br />
จากบางสวนงานเนื่อง แตควรจะไปยกเลิกรายการนั้นๆ เพื่อที่จะยกเลิก GL นั้นๆดวย หรือลง GL<br />
เพื่อปรับรายการแทน
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 47<br />
– การรับสถานะหรือการแกไขใดๆก็ตาม อยาลืมวางวดบัญชีนั้นยังคงเปดอยูหรือไม โดยสามารถ<br />
ตรวจสอบไดจากหนาจองวดบัญชี<br />
ณ สิ้นงวด<br />
1. ปดงวดบัญชี ( ระบบบัญชี > ขอมูลระบบ > งวดบัญชี )<br />
2. เพิ่มและเปดงวดบัญชีใหม( ระบบบัญชี > ขอมูลระบบ > งวดบัญชี )<br />
• กลุมงานเชื่อมโยงระบบ<br />
กําหนดความสัมพันธของขอมูล<br />
1. กําหนดความสัมพันธวิทยาเขต ( ระบบบัญชี > เชื่อมโยงงานทะเบียน > กําหนดความสัมพันธ<br />
วิทยาเขต )<br />
2. กําหนดความสัมพันธหนวยงาน ( ระบบบัญชี > เชื่อมโยงงานทะเบียน > กําหนดความสัมพันธ<br />
หนวยงาน )<br />
3. กําหนดกลุมรายได ( ระบบบัญชี > เชื่อมโยงงานทะเบียน > กําหนดกลุมรายได)<br />
4. กําหนดกลุมรายไดกับหลักสูตร( ระบบบัญชี > เชื่อมโยงงานทะเบียน > กลุมรายไดกับหลักสูตร)<br />
5. กําหนดความสัมพันธสมุดบัญชี ( ระบบบัญชี > เชื่อมโยงงานทะเบียน > กําหนดความสัมพันธ<br />
สมุดบัญชี )<br />
6. กําหนดเกณฑการจัดสรรเงิน ( ระบบบัญชี > เชื่อมโยงงานทะเบียน > กําหนดเกณฑการจัดสรร<br />
เงิน )
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 48<br />
เชื่อมโยงระบบ - กําหนดความสัมพันธวิทยาเขต<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค กําหนดความสําพันธระหวางวิทยาเขตระบบบริการการศึกษากับระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร ซึ่งโดย<br />
สวนใหญระบบงานสารสนเทศเพื่อการบริหารจะเปนการดําเนินการรวมศูนย การดําเนินการจะเปน<br />
ลักษณะวิทยาเขตเดียว ซึ่งระบบไดทํารองรับไวสําหรับการดําเนินการแยกวิทยาเขตก็ได<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่การเงินและบัญชี<br />
งานกอนหนา -<br />
งานถัดไป กําหนดความสําพันธหนวยงาน<br />
วิธีการ 1. “วิทยาเขตของระบบ REG (บริการการศึกษา)” กําหนดวิทยาเขตของระบบบริการการศึกษาใหครบ<br />
ทั้งหมด<br />
2. “วิทยาเขตของระบบ MIS (สารสนเทศเพื่อการบริหาร)” กําหนดการเชื่อมโยงมาระบบสารสนเทศ<br />
เพื่อการบริหารวาตองการลงบัญชีเปนวิทยาเขตไหน ซึ่งสวนใหญจะเปนการดําเนินการรวมศูนยเปน<br />
วิทยาเขตเดียว<br />
หมายเหตุ ควรกําหนดใหครบทุกรายการของระบบงานบริการการศึกษา เพื่อไมใหมีขอมูลตกหลนในการทํางาน<br />
รวมกัน
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 49<br />
เชื่อมโยงระบบ - กําหนดความสัมพันธหนวยงาน<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค กําหนดการเชื่อมโยงหนวยงานระหวางระบบบริการการศึกษาและระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่การเงินและบัญชี<br />
งานกอนหนา -<br />
งานถัดไป กําหนดกลุมรายได<br />
วิธีการ 1. กดปุม เพื่อใหระบบดึงขอมูลหนวยงานจากระบบบริการการศึกษา ซึ่งใชในตอนเริ่มตน<br />
ระบบ<br />
หมายเหตุ<br />
2. เลือกคณะหนวยงานหลัก<br />
3. กําหนดภาควิชา(ระบบบริการการศึกษา) กับหนวยงานระบบบัญชี<br />
4. กรณีตองการตรวจสอบวาไดกําหนดความสําพันธหนวยงานครบถวน ใหกดปุม ถาไมมี<br />
ขอมูล Query แสดงขึ้นมาแสดงวาไดกําหนดครบถวน(ในปจจุบัน) ถามีการเปลี่ยนแปลงหนวยงาน<br />
ไมวาระบบบริการการศึกษาและหนวยงานบัญชี ตองดําเนินการเชื่อมโยงเพิ่มเติม
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 50<br />
เชื่อมโยงระบบ - กําหนดกลุมรายได<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค กําหนดกลุมรายได เพื่อแยกลักษณะการลงบัญชี ถามีการลงบัญชีแตกตางกันตองกําหนดกลุมใหแตกตาง<br />
กัน ซึ่งจะสําพันธกับหลักสูตรนักศึกษา<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่การเงินและบัญชี<br />
งานกอนหนา กํานหนดกลุมรายได<br />
งานถัดไป กําหนดกลุมรายไดกับหลักสูตร<br />
วิธีการ 1. กําหนดกลุมรายได ID เปนตัวเลข<br />
2. กําหนดกลุมรายได CODE เปนตัวอักษรที่ตองการแสดงในการใชงาน<br />
3. กําหนดชื่อกลุมรายได<br />
4. กลุมรายได 99: Z เปนของระบบในกรณีที่มีการรับเงินเปนบุคคลภายนอกคือ ไมมีรหัสนักศึกษา จะ<br />
ใหเปนกลุม Z เพื่อจะระบึลักษณะการลงบัญชีอยางไร<br />
หมายเหตุ
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 51<br />
เชื่อมโยงระบบ - กําหนดกลุมรายไดกับหลักสูตร<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค กําหนดกลุมรายไดกับหลักสูตร เพื่อกําหนดลักษณะการลงบัญชี ซึ่งอาจแยกจากระดับการศึกษา เชน ป.<br />
ตรี,ป.โท หรือตามประเภทรายได<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่การเงินและบัญชี<br />
งานกอนหนา -<br />
งานถัดไป กําหนดกลุมความสําพันธสมุดบัญชี<br />
วิธีการ 1. เลือกวิทยาเขต วิทยาเขตตามการกําหนดวิทยาเขตที่สมุดบัญชี<br />
2. กดปุม กรณีเริ่มตนระบบหรือมีการเพิ่มหลักสูตร เมื่อกดปุมแลวจะขึ้น<br />
เพื่อใหระบุกลุมรายได จากนั้นกดปุม OK เพื่อกําหนด<br />
หลักสูตร จะนําเขาในสวนที่ไมช้ํากับรายการที่มีอยูแลว<br />
3. เลือกระดับ เพื่อใหแสดงรายการเฉพาะระดับนั้นในการตรวจสอบ<br />
หมายเหตุ<br />
4. เลือกคณะ เพื่อใหแสดงรายการเฉพาะระดับนั้น<br />
5. ในสวนรายการ มี<br />
“โปรแกรม” คือ โปรแกรมที่ทําการเปดสอนทั้งหมดของมหาวิทยาลัย<br />
“กลุมรายได” คือ กลุมรายไดที่เปนตัวแยกลักษณะการลงบัญชี(ตามสมุดบัญชีและรหัสรายได)
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 52<br />
เชื่อมโยงระบบ - กําหนดความสําพันธสมุดบัญชี<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค กําหนดความสําพันธสมุดบัญชี กับกลุมรายได และกําหนดลักษณะลงบัญชีดานขา CR<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่การเงินและบัญชี<br />
งานกอนหนา -<br />
งานถัดไป กําหนดเกณฑการจัดสรรเงิน<br />
วิธีการ 1. เลือกวิทยาเขต เพื่อแยกสมุดการเงินรับนักศึกษาตามวิทยาเขต<br />
2. สวนบน กําหนด สมุดใบเสร็จและสมุดบัญชีที่จะลงบัญชี<br />
“สมุดใบเสร็จ” สมุดการเงินรับนักศึกษา<br />
“สมุดบัญชี” กําหนดสมุดบัญชีเมื่อมีการสงขอมูลสมุดการเงินรับนักศึกษา<br />
หมายเหตุ<br />
3. สวนลาง จะเปลี่ยนแปลงตามสมุดใบเสร็จดานบน<br />
“กลุมรายได” โดยหนึ่งสมุดใบเสร็จจะมีทุกกลุมรายได เนื่องจากหนึ่งสมุดสามารถรับเงินจาก<br />
นักศึกษาทุกหลักสูตร<br />
“รหัสบัญชี GL(DR)” จะกําหนดรหัสบัญชีดาน DR ในการลงบัญชีตามกลุมรายได
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 53<br />
เชื่อมโยงระบบ - กําหนดเกณฑการจัดสรรเงิน<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค กําหนดลักษณะการลงบัญชีดาน CR โดยแยกตามวิทยาเขต(ของสมุด) กลุมของรายได และแยกตามภาค<br />
การศึกษา<br />
ผูใชงาน สมุหบัญชี, หัวหนางานบัญชี<br />
งานกอนหนา<br />
งานถัดไป สงรายการเขาระบบบัญชี<br />
วิธีการ 1. เลือกเงื่อนไขในการแสดงผล<br />
กําหนด “วิทยาเขต”<br />
กําหนด “กลุมรายได” เปนตัวในการแยกลักษณะการลงบัญชี<br />
ดังนั้น การแยกกลุมรายไดตองทราบถึงลักษณะการลงบัญชี<br />
กําหนด “ภาคการศึกษา” กรณีมีการลักษณะการลงบัญชี<br />
เหมือนกันทุกภาคการศึกษา ใหกําหนดเปน “สําหรับทุกภาค”<br />
2. กรณีเริ่มตนระบบ ใหเลือก<br />
ใหครบ แลวกดปุม เพื่อนําเขาเปนชุด<br />
3. กําหนด “รหัสคาธรรมเนียม” รหัสรายรับในการรับเงินจากระบบบริการการศึกษา<br />
4. กําหนด “รหัสบัญชี GL(CR) รหัสบัญชีรับรูรายได/เงินรับฝาก ดานเครดิต<br />
5. กําหนด “ลูกหนี้ (DR)” กําหนดรหัสบัญชีในการลงบัญชีลูกหนี้ดานเดบิต<br />
6. กําหนด “ลูกหนี้ (CR)” กําหนดรหัสบัญชีในการลงบัญชีลูกหนี้ดานเครดิต<br />
7. กําหนด “แหลงเงิน” (นอกงบประมาณ) ที่เปนผูจัดเก็บรายได
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 54<br />
หมายเหตุ<br />
8. กําหนด “หนวยงาน” ที่ไดรับเงิน ซึ่งการกําหนด แบงออกเปน 3 กรณี<br />
– ระบุหนวยงานที่เปนผูรับเงิน เชน “2011 : คาบํารุงหองสมุด” ใหกับสํานักวิทยบริการ เปนตน<br />
– ไมระบุหนวยงาน ใหกับคาธรรมเนียมที่เกี่ยวกับหนวยกิต ระบบจะลงบัญชีใหกับหนวยงาน/<br />
คณะที่เปดสอน<br />
– ไมระบุหนวยงาน ใหกับคาธรรมเนียมทั่วไป ระบบจะลงบัญชีใหกับหนวยงาน/คณะที่นักศึกษา<br />
สังกัด ตามการกําหนดความสําพันธหนวยงาน<br />
9. กําหนด “มิติแผนงาน” ไดแก โครงการและกิจกรรม<br />
10. กําหนด “มิติกองทุน”<br />
การลงบัญชีรายรับจากระบบบริการการศึกษา<br />
1. สงรายการเขาระบบบัญชี ( ระบบบัญชี > เชื่อมโยงงานทะเบียน > สงรายการเขาระบบบัญชี )<br />
2. สงรายการเขาระบบบัญชี (กรณีมีการยกเลิกใบเสร็จหลังจากมีการสงลงบัญชีแลว) ( ระบบบัญชี<br />
> เชื่อมโยงงานทะเบียน > สงรายการเขาระบบบัญชี VOID )<br />
3. ตรวจสอบผลการลงบัญชี ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ลงบัญชีแยกประเภท (G/L) )
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 55<br />
เชื่อมโยงระบบ - สงรายการเขาระบบบัญชี<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค นําใบเสร็จระบบบริการการศึกษาลงบัญชี<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่การเงินและบัญชี<br />
งานกอนหนา -<br />
งานถัดไป ตรวจสอบการลงบัญชี<br />
วิธีการ 1. เลือก “วิทยาเขต”<br />
2. เลือก “ปงบประมาณ” ปงบประมาณในระบบการเงินรับนักศึกษา<br />
3. เลือก “วันที่จาก” วันที่เริ่มตนที่ตองการสงรายการ<br />
4. เลือก “วันที่ถึง” วันที่สิ้นสุดที่ตองการสงรายการ เมื่อเลือกแลวจะปรากฏสมุดการเงินรับและเลมที่<br />
เลขที่ จํานวนรายการ และจํานวนเงิน แตถาตองการจะเริ่มตนใบไหนถึงใบไหนสามารถเลือกได<br />
เนื่องจากอาจมีการปดการรับเงินกอนสิ้นวัน<br />
5. เลือก “ปงบประมาณ” ดานขวามือเพื่อลงบัญชี<br />
6. เลือก “วันที่” ดานขวามือคือวันที่ ที่ตองการลงบัญชี<br />
7. ระบบจะทําการแสดงขอมูลตามเงื่อนไข ตรวจสอบวาจํานวนรายการและจํานวนเงิน ถูกตองตามที่<br />
ตองการลงบัญชี<br />
8. ในคลิกเลือกในชอง “ทํารายการ” ใหเปนเครื่องหมายถูก ในรายการที่ตองการลงบัญชี<br />
9. คลิกปุม “สงรายการ” เพื่อลงบัญชี<br />
10. เมื่อลงบัญชีแลวจะปรากฏรายการในชองดานลาง<br />
11. ถาตองการยกเลิก ใหเลือกชวงวันที่ ดานขวามือดานลาง เพื่อใหปรากฏรายการที่นําสงบัญชีแลว<br />
12. เลือกรายการที่ตองการยกเลิก โดยการคลิกที่รายการนั้นใหเกิดแทบสี<br />
13. คลิกปุม “ยกเลิก” เพื่อยกเลิกรายการสง ซึ่งควรใชความระมัดระวังดวย<br />
หมายเหตุ ควรระมัดระวังเรื่องใบเสร็จเริ่มตน ใบเสร็จสิ้นสุด ถาไมไดปดตามวัน เชน ถาปดเวลา 15.00 น. ถายังไม<br />
มีการปดรับเงินก็จะมีใบเสร็จหลังจากนั้น การสงเขาบัญชีก็ตองเลือกเฉพาะใบเสร็จของวันกอนที่<br />
หลังจากเวลา 15.00 น. และใบเสร็จวันสิ้นสุดที่ถึงเวลา 15.00 น. เทานั้น
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 56<br />
เชื่อมโยงระบบ – สงรายการเขาระบบบัญชี (กรณีมีการยกเลิกใบเสร็จหลังจากมีการสงลงบัญชีแลว)<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค กรณีมีการยกเลิกใบเสร็จ หลังจากมีการลงบัญชีไปแลว ตองมีการดําเนินการกลับขาบัญชี ในใบเสร็จที่<br />
ยกเลิก<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่การเงินและบัญชี<br />
งานกอนหนา -<br />
งานถัดไป ตรวจสอบการลงบัญชี<br />
วิธีการ การใชงานเหมือนกับ การลงรายการเขาระบบบัญชี<br />
1. เลือก “วิทยาเขต”<br />
2. เลือก “ปงบประมาณ” ปงบประมาณในระบบการเงินรับนักศึกษา<br />
3. เลือก “วันที่จาก” วันที่เริ่มตนที่ตองการสงรายการ<br />
4. เลือก “วันที่ถึง” วันที่สิ้นสุดที่ตองการสงรายการ เมื่อเลือกแลวจะปรากฏสมุดการเงินรับและเลมที่<br />
เลขที่ จํานวนรายการ และจํานวนเงิน แตถาตองการจะเริ่มตนใบไหนถึงใบไหนสามารถเลือกได<br />
เนื่องจากอาจมีการปดการรับเงินกอนสิ้นวัน<br />
5. เลือก “ปงบประมาณ” ดานขวามือเพื่อลงบัญชี<br />
6. เลือก “วันที่” ดานขวามือคือวันที่ ที่ตองการลงบัญชี<br />
7. ระบบจะทําการแสดงขอมูลตามเงื่อนไขกรณีการยกเลิก ซึ่งจะแสดงแบบ 1 ตอ 1<br />
8. ในคลิกเลือกในชอง “ทํารายการ” ใหเปนเครื่องหมายถูก ในรายการที่ตองการลงบัญชี<br />
9. คลิกปุม “สงรายการ” เพื่อลงบัญชี<br />
10. เมื่อลงบัญชีแลวจะปรากฏรายการในชองดานลาง<br />
11. ถาตองการยกเลิก ใหเลือกชวงวันที่ ดานขวามือดานลาง เพื่อใหปรากฏรายการที่นําสงบัญชีแลว<br />
12. เลือกรายการที่ตองการยกเลิก โดยการคลิกที่รายการนั้นใหเกิดแทบสี<br />
13. คลิกปุม “ยกเลิก” เพื่อยกเลิกรายการสง ซึ่งควรใชความระมัดระวังดวย<br />
หมายเหตุ
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 57<br />
การตั้งลูกหนี้นักศึกษาจากระบบบริการการศึกษา<br />
1. สงรายการเขาระบบบัญชี ( ระบบบัญชี > เชื่อมโยงงานทะเบียน > สงรายการเขาระบบบัญชี )<br />
2. ตรวจสอบผลการลงบัญชี ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ลงบัญชีแยกประเภท (G/L) )<br />
เชื่อมโยงระบบ – ตั้งลูกหนี้นักศึกษา<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค เพื่อเปนสงลูกหนี้นักศึกษาที่มีลงบัญชี เพื่อรับทราบวาลูกหนี้นักศึกษาเปนเทาไรในแตละเดือน และควร<br />
ดําเนินการในวันสิ้นเดือนที่สิ้นสุดการดําเนินงานรับเงิน หรือกอนเริ่มตนเดือนใหมกอนมีการรับชําระเงิน<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่การเงินและบัญชี<br />
งานกอนหนา -<br />
งานถัดไป ปดบัญชี<br />
วิธีการ 1. กําหนดขอมูลพื้นฐาน<br />
1.1 รหัสบัญชีลูกหนี้ที่จะลงพักไว และรหัสบัญชีรายไดที่จะลงพักไว โดยแจง ADMIN ระบบ เพื่อ<br />
เปนรหัสที่จะลงบัญชี<br />
1.2 กําหนดเวลา(ชั่วโมง:นาที) ที่ตองการรับทราบลูกหนี้ ซึ่งระบบจะกําหนดเปนวันสิ้นเดือนตาม<br />
งวดบัญชีที่ไดตั้งไว เชน เดือนมกราคม ก็เปน วันที่ 31 มกราคม เวลา 23.59 เปนตน<br />
1.3 กําหนดสมุดที่จะลงบัญชีเริ่มตน<br />
1.4 ในการทํางานระบบจะทําการนําเขาขอมูล ณ เวลา เที่ยงคืนของวันสิ้นเดือน โดยอัตโนมัติ แต<br />
ถาไมดําเนินการ ก็สามารถดึงขอมูล ในขอที่ 2<br />
2. เลือก “วิทยาเขต” ที่ตองการตั้งลูกหนี้ ซึ่งจะสําพันธกับวิทยาเขตที่มีการเชื่อมโยงกับระบบบริการ<br />
การศึกษา<br />
3. เลือก “’งวดบัญชี” ที่ตองการจะตั้งลูกหนี้
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 58<br />
4. เลือกประเภทในการดําเนินงาน และคลิกปุม โดยแบง<br />
ขั้นตอนดังนี้<br />
0:นําเขาหนี้นศ เปนการนําเขาขอมูลหนี้นักศึกษา ซึ่งระบบจะดําเนินการใหตอนเที่ยงคืนของวัน<br />
สุดทายของเดือน แตถาไมทํางานก็สามารถมาดึงไดดวยตนเอง แตตองกอนมีการตัดใบเสร็จในวันเริ่มตน<br />
ของเดือน<br />
1: นําสงบัญชี นําขอมูลที่ดึงมาไดนําสงบัญชีเพื่อตั้งลูกหนี้นักศึกษา<br />
2: ยกเลิการนําสงบัญชี ยกเลิกเฉพาะการนําสงบัญชี<br />
3: ยกเลิกนําเขาหนี้นศ ยกเลิกการนําเขาขอมูลหนี้นักศึกษา แตควรใชความระมัดระวังเนื่องจากเปน<br />
ขอมูลในลักษณะปจจุบัน(real time) ซึ่งอาจเกิดความผิดพลาดได<br />
5. สมุดบัญชีที่กําหนดไวเปนคาเริ่มตนสามารถเปลี่ยนแปลงไดตามความเหมาะสม<br />
หมายเหตุ ขอควรระวัง ขณะดําเนินการนําสงลูกหนี้นักศึกษา ควรทําใชชวงที่ไมไดมีการออกใบเสร็จและไมมีการ<br />
แกไขขอมูล เพราะอาจทําใหขอมูลลูกหนี้ผิดพลาดได ดังนั้นชวงเวลาที่เหมาะสมคือ กอนการเริ่มตนรับ<br />
เงินในวันที่ดําเนินการและไมมีเจาหนาที่ไปแกไขยอดลูกหนี้นักศึกษา<br />
ณ สิ้นป<br />
1. ยกยอดบัญชี ( ระบบบัญชี > งานบัญชี (ตอ) > ยกยอดบัญชี )<br />
2. ยกยอดจาหนี้/ลูกหนี้ ( ระบบบัญชี > งานบัญชี (ตอ) > ยกยอดเจาหนี้/ลูกหนี้ )
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 59<br />
ยกยอดบัญชี<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค เพื่อยกยอดบัญชีหลังจากที่ปดปบัญชีไปตั้งยอดสําหรับปบัญชีใหม เพื่อความสะดวกการสรุปขอมูลและ<br />
การตรวจสอบ<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่บัญชี, สมุหบัญชี, หัวหนางานบัญชี<br />
งานกอนหนา ปดงวดบัญชีทั้ง 13 งวดแลว, ยกยอดทะเบียนคุมเจาหนี้/ลูกหนี้, ยกยอดบัญชีคลังพัสดุ<br />
งานถัดไป ตรวจสอบความถูกตองหลังการยกยอดที่บัญชีแยกประเภท<br />
วิธีการ 1. ระบุเงื่อนไขของปที่จะปดบัญชี<br />
– ระบุวิทยาเขตที่จะยกยอด ซึ่งใน Combo Box สมุดบัญชีที่ใหเลือกจะมีเพียงของวิทยาเขตนั้นๆ<br />
– งวดบัญชีจาก-ถึง ที่ตองการใหสรุปรายการ ควรเปนงวด 00 ถึง 12<br />
– สมุดบัญชีจาก/ถึง ที่ตองการใหสรุปรายการ<br />
2. คลิกปุม {C ตรวจสอบ} ระบบจะตรวจสอบรายการยกยอดบัญชีคลังพัสดุและการยกยอดเจาหนี้/<br />
ลูกหนี้ที่ควรจะดําเนินการกอน หากมีรายการที่ยังไมดําเนินการจะแสดงกลองขอความ ดังรูป<br />
“มีรายการบัญชีคลังพัสดุป<br />
กอนที่ยังไมยกยอด/ปด<br />
ยอดวัสดุ” ผูใชควรติดตอ<br />
เจาหนาที่พัสดุใหปดยอด<br />
วัสดุแลวยกยอดให<br />
เรียบรอยกอนดําเนินการ<br />
อีกครั้ง
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 60<br />
“ยังไมมีรายการยกยอด<br />
เจาหนี้/ลูกหนี้ไปยังป<br />
ถัดไป” ผูใชควรจะยกยอด<br />
เจาหนี้/ลูกหนี้และบัญชี<br />
ทั่วไปพรอมกัน หรืออาจ<br />
แยกดําเนินการยกยอด<br />
ทั่วไปอยางเดียวเพื่อ<br />
ทดสอบกอนได<br />
3. ระบุเงื่อนไขของปที่จะยกยอดบัญชีไป<br />
– งวดบัญชี ที่จะใชในการลงบัญชียกยอด ควรเปนงวด 00 ของปถัดไป<br />
– สมุดบัญชี ที่จะใชในการลงบัญชียกยอด<br />
– รหัสบัญชีกําไร-ขาดทุนสะสม สําหรับใหระบบใส<br />
ยอดเงินรายได/ขาดทุนจากปนั้นๆ<br />
4. คลิกปุม {B ยกยอด} ระบบจะตรวจสอบเหมือนที่คลิกปุม {C<br />
ตรวจสอบ} ไมวาจะพบขอความเตือนใดๆในการตรวจสอบ<br />
ผูใชก็ยังสามารถตอบยืนยันเมื่อพบกลองขอความถามยืนยัน<br />
แสดงวาไดทํารายการแลว<br />
5. ถาผูใชตอบยืนยัน ระบบจะยกยอดใหหากไมพบปญหาใดๆ จะ<br />
ปรากฏหนาตางแสดงขอความ “รายการยกยอดเรียบรอยแลว” แต<br />
หากพบปญหาอาจพบกลองขอความ ดังรูป<br />
จากตัวอยางตามรูป เกิดจากผูใชยังไมกําหนดงวดบัญชีในปบัญชีถัดไป เปนตน<br />
หมายเหตุ – การยกยอดสามารถทําไดหลายครั้ง สามารถสรุปแยกแตละสมุดบัญชี/หรือรวมเปนรายการเดียวตอ<br />
1 วิทยาเขต<br />
– การยกยอดไมสามารถนําขอมูลขามวิทยาเขตได
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 61<br />
ยกยอดเจาหนี้/ลูกหนี้<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค เพื่อสรุปยอดเจาหนี้/ลูกหนี้คงคางและรายการทั้งหมดไปสูบัญชีของปถัดไป ซึ่งจะสอดคลองกับการยก<br />
ยอดบัญชี<br />
ผูใชงาน สมุหบัญชี, หัวหนางานบัญชี<br />
งานกอนหนา ตรวจสอบรายการเจาหนี้/ลูกหนี้คงคางและรายตัว, ทดสอบการยกยอดบัญชี<br />
งานถัดไป<br />
วิธีการ<br />
หมายเหตุ<br />
ตรวจสอบยอดกอนยกยอดและหลังยกยอด และตรวจสอบยอดในบัญชีกับรายตัว<br />
ยกยอด<br />
1. ระบุปบัญชี และวิทยาเขตที่ตองการยกยอด ซึ่งตองแยกปดเปนแตละวิทยาเขต<br />
2. ระบุปบัญชี (ปถัดไป) เพื่อยกยอดไป<br />
3. คลิกปุม {B ยกยอด} หลังจากนั้นระบบจะยกยอดรายชื่อ รายละเอียด ยอดเงินคงคางทั้งหมดไปตั้งใน<br />
ปบัญชีถัดไป<br />
ลบรายการ<br />
1. ระบุวิทยาเขตและปบัญชีที่ตองการลบยอดยกมา<br />
2. คลิกปุม {D ยืนยันการลบ} หลังจากนั้นระบบจะลบรายการที่ยกไปแลวทั้งหมด ผูใชสามารถสั่งยก<br />
ยอดใหมไดอีก<br />
กระบวนการกําหนดชุดรายงานแบบกําหนดเอง<br />
1. กําหนดรายงานที่ตองการ ( ระบบบัญชี > กําหนดงบการเงิน > ติดตั้งชุดรายงาน )<br />
2. ออกแบบรายการของแตละรายงาน ( ระบบบัญชี > กําหนดงบการเงิน > ออกแบบรายงาน )<br />
3. กําหนดรหัสบัญชีในรายงานที่ตองการใหแสดงขอมูล ( ระบบบัญชี > กําหนดงบการเงิน ><br />
กําหนดรหัสบัญชีในรายงาน )<br />
4. เรียกใชรายงานจากกลุมรายงาน ( ระบบบัญชี > กําหนดงบการเงิน > งบการเงินแบบกําหนดเอง<br />
)
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 62<br />
งบการเงินกําหนดเอง - ติดตั้งชุดรายงาน<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค รายงานงบการเงินกําหนดเอง ใชสรางรายงานตางๆ เพื่อสงใหหนวยงานภายนอก หรือสรางรายงานเพื่อ<br />
การตรวจสอบขอมูลตางๆ รายงานที่สําคัญเชน งบแสดงฐานะการเงิน งบแสดงผลการดําเนินงานทาง<br />
การเงิน งบกระแสเงินสด ฯลฯ<br />
ในหนาจอติดตั้งชุดรายงาน ใชสําหรับเพิ่มรายชื่องบการเงิน และควบคุมสถานะการแกไข<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่งานบัญชี<br />
งานกอนหนา<br />
งานถัดไป งบกําหนดเอง-ออกแบบรายงาน<br />
วิธีการ 1. รหัสรายงาน กําหนดชื่อรหัสรายงาน ใชเพื่อเรียกแทนชื่อรายงาน ควรตั้งตัวอักษรนําหนาให<br />
สอดคลองกันในกลุมรายงานที่เหมือนกัน<br />
2. ชื่อรายงาน กําหนดชื่อรายงาน เพื่อใชแทนความหมายของรายงาน<br />
3. ประเภท กําหนดประเภทของรายงาน<br />
4. สถานะ กําหนดใหแกไขรายละเอียดตางๆของรายงานได หรือไมได<br />
ขอมูล รหัส ความหมาย<br />
ประเภท<br />
B รายงานงบดุล<br />
C รายงานงบกระแสเงินสด<br />
I รายงานงบกําไรขาดทุน<br />
S รายงานหมายเหตุประกอบงบและอื่นๆ<br />
สถานะ O เปด อนุญาตใหแกไข<br />
หมายเหตุ การกําหนดชื่อรหัสรายงานควรใชภาษาอังกฤษตัวใหญนําหนา
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 63<br />
งบการเงินกําหนดเอง - ออกแบบรายงาน<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค รายงานงบการเงินกําหนดเอง ใชสรางรายงานตางๆ เพื่อสงใหหนวยงานภายนอก หรือสรางรายงานเพื่อ<br />
การตรวจสอบขอมูลตางๆ รายงานที่สําคัญเชน งบแสดงฐานะการเงิน งบแสดงผลการดําเนินงานทาง<br />
การเงิน งบกระแสเงินสด ฯลฯ<br />
ในหนาจอออกแบบรายงาน ใชสําหรับเพิ่มรายการที่ตองการแสดงในงบการเงิน และกําหนดรูปแบบการ<br />
แสดงรายงานเชน ระดับการยอหนา การทําตัวหนา การทําผลรวม และการตีเสนใต<br />
ในการกําหนดงบกระแสเงินสดจะมีประเภท C: Cash Flow เพื่อกําหนดรายงานและบรรทัดใดที่ตองการ<br />
นํามาแสดงผลลัพธ<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่งานบัญชี<br />
งานกอนหนา งบกําหนดเอง-ติดตั้งชุดรายงาน<br />
งานถัดไป งบกําหนดเอง-กําหนดรหัสบัญชีในรายงาน<br />
วิธีการ 1.ลําดับที่ ใชบันทึกลําดับในการแสดงรายการ ควรมีอยางนอย 5 หลัก และในหลักหนวยควรเปนเลข<br />
ศูนยในการเพิ่มลําดับเขาไป เพื่อใหสามารถเพิ่มเติมลําดับอื่นๆแทรกเขาไปไดในภายหลัง<br />
2.คําอธิบาย หมายถึงรายการที่ตองการแสดงในรายงานงบการเงิน<br />
3.ระดับ ลําดับความสําคัญจากมาก ไปนอย โดย 1 จะมากที่สุดและในแตละระดับจะยอหนาเขาไปเรื่อยๆ<br />
จนถึงละดับสุดทาย<br />
4.ประเภท ลักษณะการแสดงขอมูล<br />
5.ขีดเสนใต กําหนดรูปแบบการตีเสนใตของผลลัพธที่ได<br />
ปุม Copy เปนการคัดลอกรูปแบบที่เคยทําแลวมาเพื่อทําเปนรายงานอีกแบบ ใหสรางชื่อรายงานใหม<br />
ขึ้นมากอน แลวเขามาที่หนาจอนี้ เลือกชุดรายงานตัวใหมที่สรางขึ้นมา แลวกดปุม copy ใสรหัสชุด
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 64<br />
รายงานที่จะคัดลอก แลวกด Ok จะไดรายงานใหมที่มีโครงสรางเหมือนรายงานที่คัดลอกมา<br />
ขอมูล รหัส ความหมาย<br />
ระดับ 1 - 6 ลําดับความสําคัญจากมาก ไปนอย โดย 1 จะมากที่สุด<br />
และในแตละระดับจะยอหนาเขาไปเรื่อยๆ จนถึงละ<br />
ดับสุดทาย<br />
ประเภท<br />
H แสดงขอความหรือเวนบรรทัด โดยตัวหนังสือจะ<br />
แสดงเปนตัวหนา<br />
T แสดงผลรวมทางบัญชี ของรหัสบัญชีที่กําหนด<br />
S แสดงผลรวมของรหัสบัญชีในชวงตั้งแต H ระดับ<br />
เดียวกัน จนถึง S และตัวหนังสือจะเปนตัวเอน<br />
B แสดงผลรวมแบบกําหนดบรรทัดในการบวกลบเอง<br />
หมายเหตุ
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 65<br />
งบการเงินกําหนดเอง - กําหนดรหัสบัญชีในรายงาน<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค รายงานงบการเงินกําหนดเอง ใชสรางรายงานตางๆ เพื่อสงใหหนวยงานภายนอก หรือสรางรายงานเพื่อ<br />
การตรวจสอบขอมูลตางๆ รายงานที่สําคัญเชน งบแสดงฐานะการเงิน งบแสดงผลการดําเนินงานทาง<br />
การเงิน งบกระแสเงินสด ฯลฯ<br />
กําหนดรหัสบัญชีในรายงาน ใชสําหรับกําหนดรหัสบัญชีที่ตองการนํามาแสดงในบรรทัดที่เราตองการ<br />
เชน เงินสดและรายการเทียบเทาเงินสด ใหกําหนดรหัสจากเปน เงินสดในมือ จนถึงรหัสบัญชีใน<br />
ธนาคารรหัสสุดทาย เมื่อเรียกรายงานขึ้นมาระบบจะนําผลรวมของรหัสบัญชีที่กําหนดไวมาแสดงโดย<br />
ยอดการแสดงผลจะเปนการนํา เดบิต ลบดวย เครดิต ดังนั้นถาตองการแสดงรายการในหมวด CR ให<br />
บันทึกตัวคูณเปน -1 เพื่อใหไดยอด เครดิต ลบดวย เดบิต แทน<br />
ในการกําหนดรหัสบัญชีของงบกระแสเงินสด จะเปนการกําหนดจากรายงานงบแสดงฐานะการเงิน และ<br />
งบแสดงผลการดําเนินงานทางการเงิน<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่งานบัญชี<br />
งานกอนหนา งบกําหนดเอง-ออกแบบรายงาน
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 66<br />
งานถัดไป พิมพรายงานงบการเงินกําหนดเอง<br />
วิธีการ คือการกําหนด รายงานวาในแตละบรรทัด ที่เปนประเภท T แสดงรายการของรหัสบัญชีใดบาง โดยรหัส<br />
บัญชีจะกําหนดรหัสบัญชีจาก – ถึงรหัสบัญชี โดยแสดงยอดผลรวมของ Dr – Cr แลวนํามาแสดงใน<br />
รายงาน สวนตัวคูณจะใสคาอยู 2 อยางคือ 1 และ –1 วิธีการกําหนดดูจาก Nature Type ของรหัสบัญชีวา<br />
เปน Dr หรือ Cr ถา Dr ให 1 และ ถาเปน Cr ใหใส –1 เชน สินทรัพย Nature Type เปน Dr ให กําหนด<br />
เปน 1 , หนี้สิน Nature Type เปน Cr ใหกําหนดเปน –1 เปนตน<br />
ถามีการกําหนดประเภท B จะเปนการกําหนดผลรวมเอง ซึ่งจะมีหนาจอใหเลือกบรรทัดที่ตองการและ<br />
เครื่องหมายที่ตองการคํานวณ เชน<br />
ถาตองการใหบรรทัดที่ 12090 บวกกับบรรทัดที่ 22095 ใหบันทึก บรรทัดทําการ 12090 คําสั่งทําการ<br />
เปน บวก และ บรรทัดทําการ 22095 คําสั่งทําการเปนบวก<br />
ถาตองการใหบรรทัดที่ 12090 ลบดวยบรรทัดที่ 22095 ใหบันทึก บรรทัดทําการ 12090 คําสั่งทําการ<br />
เปน บวก และ บรรทัดทําการ 22095 คําสั่งทําการเปนลบ<br />
การกําหนดรหัสบัญชีของงบกระแสเงินสด จะกําหนดในแตละบรรทัดที่เปนประเภท C โดยจะใหเลือก<br />
วาตองการนํารายการจากงบแสดงฐานการเงิน หรืองบแสดงผลการดําเนินงานทางการเงิน จาก บรรทัดใด<br />
รูปแบบตองการแบบใด และตัวคูณ เปนอยางไร<br />
ขอมูล รหัส ความหมาย<br />
ประเภท<br />
D ผลตางงวดกอนหนา คือการนําผลลัพธจากบรรทัดที่<br />
เลือกในงวดปจจุบัน ลบดวย ผลลัพธในงวดกอนหนา<br />
S ผลรวมงวดกอนหนา คือการนําผลลัพธจากบรรทัดที่<br />
เลือกในงวดปจจุบัน บวกดวย ผลลัพธในงวดกอน<br />
หนา<br />
B งวดกอนหนา คือการนําผลลัพธจากบรรทัดที่เลือก<br />
ในงวดกอนหนามาแสดง<br />
C งวดปจจุบัน คือนําผลลัพธจากบรรทัดที่เลือกในงวด<br />
ปจจุบันมาแสดง<br />
หมายเหตุ – ในรายงานจะแสดงลําดับเรียงตามหมายเลข Line ที่บันทึกเขาไป การใสเลข Line ควรเหลือเลข 0<br />
(ศูนย) ไวตัวสุดทายเพื่อสะดวกในการแทรกบรรทัดเขาไปในภายหลัง<br />
ทะเบียนคุมและกระบวนการอื่นๆของระบบบัญชี
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 67<br />
ทะเบียนคุมเจาหนี้/ลูกหนี้<br />
หนาจอ – เจาหนี้<br />
– ลูกหนี้<br />
วัตถุประสงค เพื่อใชติดตามและตรวจสอบการยืมคืนเงินของลูกหนี้ และการคางชําระเจาหนี้ตางๆของมหาวิทยาลัยที่
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 68<br />
เกิดจากการลงบัญชี ดวยเหตุนี้หนาจอนี้จึงแสดงผลเพียงอยางเดียวไมสามารถบันทึกหรือแกไขใดๆได<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่บัญชี, เจาหนาที่การเงิน, หัวหนางานบัญชี, หัวหนางานการเงิน<br />
งานกอนหนา ลงบัญชีแยกประเภท จากการ<br />
– บันทึกเจาหนี้/ลูกหนี้เอง<br />
– นําเขาจากการเตรียมจาย<br />
– นําเขาจากใบสําคัญจาย<br />
– นําเขาจากใบเสร็จรับเงิน<br />
งานถัดไป ออกรายงานเกี่ยวกับเจาหนี้/ลูกหนี้<br />
วิธีการ 1. เลือกวิทยาเขต ปบัญชี(สอดคลองกับปงบประมาณ) ทะเบียนคุม (AP: เจาหนี้ หรือ AR: ลูกหนี้)<br />
ประเภท(เจาหนี้/ลูกหนี้)หรือรหัสบัญชีที่เปนบัญชีเจาหนี้/ลูกหนี้<br />
2. รายการที่แสดงใน Datasheet<br />
กรณีของเจาหนี้<br />
1. บน แสดงรายการหนี้ที่มหาวิทยาลัยคางชําระหรือไดซื้อสิ้นคาและบริการไว<br />
เลขที่เอกสาร เลขที่ใชในการคุมมูลหนี้ในแตละครั้งที่เกิดขึ้น<br />
รหัสเจาหนี้ ชื่อเจาหนี้ เจาหนี้<br />
วันที่ตั้งหนี้ วันที่เกิดหนี้<br />
ยอดหนี้ ยอดเงินที่มีการกอหนี้ครั้งแรก<br />
ยอดชําระคืน ไดจากการรวมยอดเงินคืน ซึ่งตองตรงกับรายการใน<br />
Datasheet ลาง<br />
ยอดคงคาง = ยอดหนี้ - ยอดชําระคืน<br />
รายการ คําอธิบายสั้นๆในการกอหนี้ เชน คาคอมพิวเตอร เปนตน<br />
วันครบกําหนดชําระ หากมีการกําหนดเงื่อนและขอบเขตการชําระเงิน<br />
เงื่อนไขการชําระหนี้<br />
หนาบัญชี วันที่ลงบัญชี ขอมูลจากการลงบัญชี สามารถอางอิงกลับไปเพื่อตรวจสอบได<br />
2. ลาง แสดงรายการที่มีการชําระคืนแลว หากมีการคืนหลายครั้งก็จะแสดงใหทราบ<br />
หนาบัญชี วันที่ลงบัญชี ขอมูลจากการลงบัญชีที่มีการชําระเงิน สามารถอางอิงกลับไป<br />
เพื่อตรวจสอบได<br />
จํานวนเงิน ยอดชําระคืน<br />
วันที่ชําระหนี้ วันที่ลางหนี้/จายเงิน<br />
3. เลือกเฉพาะที่คงคาง คือใหแสดงรายการคางชําระที่ยังชําระไมหมดหรือยังไมไดชําระ<br />
กรณีของลูกหนี้<br />
4. บน แสดงรายการหนี้/สัญญายืมเงินของลูกหนี้<br />
เลขที่เอกสาร เลขที่ใชใบยืมหรือสัญญายืมซึ่งใชคุมยอดหนี้<br />
รหัสลูกหนี้ ชื่อลูกหนี้ ลูกหนี้<br />
วันที่ยืมเงิน วันที่กอหนี้<br />
ยอดเงินยืม ยอดเงินที่มีการกอหนี้ครั้งแรก
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 69<br />
ยอดชําระคืน ไดจากการรวมยอดเงินชําระคืน ซึ่งตองตรงกับรายการใน<br />
Datasheet ลาง<br />
ยอดคงคาง<br />
= ยอดเงินยืม - ยอดชําระคืน<br />
รายการ คําอธิบายสั้นๆในการกอหนี้ เชน ยืมไปเปนคาเดินทางไป<br />
ราชการตางจังหวัด เปนตน<br />
วันครบกําหนดชําระ หากมีการกําหนดเงื่อนและขอบเขตการชําระเงิน<br />
เงื่อนไขการชําระหนี้<br />
หนาบัญชี วันที่ลงบัญชี ขอมูลจากการลงบัญชี สามารถอางอิงกลับไปเพื่อตรวจสอบได<br />
5. ลาง แสดงรายการที่มีการชําระคืนแลว หากมีการคืนหลายครั้งก็จะแสดงใหทราบ<br />
หนาบัญชี วันที่ลงบัญชี ขอมูลจากการลงบัญชีที่มีการชําระเงิน สามารถอางอิงกลับไป<br />
เพื่อตรวจสอบได<br />
จํานวนเงิน ยอดชําระคืน<br />
วันที่คืน วันที่ลางหนี้/รับเงิน<br />
6. เลือกเฉพาะที่คงคาง คือใหแสดงรายการสัญญายืมที่คางชําระเทานั้น<br />
3. การแสดงผลขางตนนั้น จะแสดงรายชื่อเจาหนี้/ลูกหนี้ทั้งหมด ซึ่งไมสะดวกในกรณีที่มีหนี้มากกวา<br />
1 รายการ ผูใชสามารถใชสวนของการคนหา (List Box) ในการแสดงรายการหนี้ของบุคคลใด<br />
บุคคลหนึ่งได โดยผูใชเลือกคลิกลงบนชื่อที่ตองการ หรือใสคําคนหาในกลองขอความแลวเลือกชื่อ<br />
ที่ตองการ หลังจากนั้นขอมูลที่แสดงผลจะเปลี่ยนไป<br />
4. คลิกปุม {ปรับขอมูล} เพื่อใหขอมูลทั้งหมดที่แสดงผลอยูเปลี่ยนเปนขอมูลปจจุบัน<br />
หมายเหตุ รายการเจาหนี้/ลูกหนี้รายตัวสามารถติดลบในทางบัญชีได เนื่องจากบางกรณีมีการรับ/จายเงินกอนที่จะ<br />
ตรวจสอบซึ่งอาจทําใหยอดเงินติดลบได และเพื่อใหขอมูลถูกตองและสามารถตรวจสอบที่มาที่ไปของ<br />
ทุกรายากรได ระบบจึงยอมใหขอมูลติดลบ แตระบบก็สามารถออกรายงานที่ตรงกับความเปนจริงที่<br />
เกิดขึ้น
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 70<br />
ทะเบียนคุมเช็ครับ/จาย<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค ตรวจสอบรายการเช็ครับทั้งหมดที่รับเขาและลงบัญชีในระบบ รวมทั้งเช็คจายทั้งหมดที่ออกจากระบบ<br />
การเงิน<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่งานบัญชี, เจาหนาที่การเงิน<br />
งานกอนหนา<br />
เขียนเช็คจากระบบการเงินจาย, รับเช็คจากการเงินรับ<br />
งานถัดไป<br />
วิธีการ 1. เลือกรหัสบัญชีที่เปนบัญชีธนาคาร<br />
2. ขอมูลจะแบงออกเปน 2 Tab คือ<br />
- เช็ครับ เลือกชวงวันที่เช็คลงวันที่/วันที่รับ(กรณีที่ไมพิมพวันที่ในเช็ค)ที่สนใจ รายการใน<br />
Datasheet จะแสดงขอมูลที่สําคัญ เชน เลขที่เช็ค วันที่ในเช็ค ยอดเงิน รับจากใคร<br />
- เช็คจาย เลือกชวงวันที่เช็คลงวันที่/วันที่จาย(กรณีที่ไมพิมพวันที่ในเช็ค)ที่สนใจ รายการ<br />
ใน Datasheet จะแสดงขอมูลที่สําคัญ เชน เลขที่เช็ค วันที่ในเช็ค ยอดเงิน จายใหใคร ผู<br />
มารับเช็ค AC-ผูถือ เปนตน<br />
หมายเหตุ เปนหนาจอแสดงผลเทานั้น ไมสามารถแกไขขอมูลใดๆได หากตองการแกไขหรือพบขอมูลผิดพลาด<br />
ตองดําเนินการที่ตนทางหรือที่งานบัญชี
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 71<br />
ทะเบียนคุมหลักค้ําประกัน<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค แสดงขอมูลหลักค้ําประกันทั้งหมดทั้งที่เกิดจากการค้ําประกันซองและสัญญาซื้อ/จาง ซึ่งบันทึกไว<br />
ทั้งหมดทุกขั้นตอนตั้งแตรับจนถึงคืน<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่บัญชี, เจาหนาที่การเงิน<br />
งานกอนหนา การบันทึกจากงานพัสดุ, การรับและจายคืนหลักค้ําประกันจากงานการเงิน<br />
งานถัดไป<br />
วิธีการ 1. เมื่อเปดหนาจอขึ้นมาจะแสดงชวงวันที่ที่จะครบกําหนดคืนหลักค้ําประกัน ผูใชสามารถกําหนด<br />
ใหมได<br />
2. ผูใชสามารถกําหนดเงื่อนไขอื่นๆเพิ่มเติมเพื่อใหการแสดงผลตรงกับความตองการมากที่สุด เชน<br />
ใหแสดงเฉพาะประเภทเงินสด หรือ หลักค้ําประกันของบุคคลที่ตองการ<br />
3. คลิก {ปรับขอมูล} เพื่อให Datasheet แสดงผลของขอมูล ซึ่งจะมีรายละเอียดแตกตางกันในกรณี<br />
ของการค้ําประกันซองกับสัญญา คือ<br />
- การรับประกันซอง จะแสดงเลขที่ใบขอซื้อ/ขอจาง<br />
- การรับประกันสัญญา จะแสดงเลขที่ใบสั่งซื้อ/สั่งจาง และเลขที่สัญญา(ถามี)ที่ List box<br />
ดานขวาบน<br />
นอกจากนั้นจะเปน เลขที่เอกสารหลักค้ําประกัน วันที่ของเอกสาร ประเภท ธนาคารและสาขา
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 72<br />
(กรณีที่เกี่ยวกับธนาคาร) วันครบกําหนดคืน มูลคา(เปนตัวเงิน) หลักค้ําประกันเปนของบุคคลใด<br />
และสถานะของการรับ/คืนวาอยูในขั้นตอนใดแลว<br />
1 ทําการ บันทึกโดยงานพัสดุ เมื่อมีการจัดซื้อ/จาง<br />
2 รอรับ งานพัสดุ ปรับสถานะเพื่อใหการเงินรับทราบวาตองรับหลักค้ําประกัน<br />
3 รับแลว เมื่อการเงินรับหลักค้ําประกันและออกใบเสร็จใหรานคา<br />
4 รอสงคืน งานพัสดุ ปรับสถานะเมื่อมีการตรวจรับงานผานแลวและครบกําหนด<br />
ตองคืนหลักค้ําประกัน เพื่อใหการเงินจายนําไปดําเนินการตอ<br />
5 สงคืนแลว เมื่อการเงินจายดําเนินการจายคืนเรียบรอยแลว<br />
ขอมูลการรับ ประกอบดวย วันที่รับ เลขที่ใบเสร็จรับจากการเงินรับ<br />
ขอมูลการจายคืน ประกอบดวย วันที่คืน เลขที่เตรียมจาย เลขที่ใบสําคัญจาย มูลคาที่คืน<br />
หมายเหตุ หนาจอนี้ใชแสดงผลเพียงอยางเดียว ไมสามารถแกไขรายการได
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 73<br />
ทะเบียนคุมเงินฝากประจํา<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค เพื่อเรียกแสดงรายการเงินฝากประจําที่จะไดรับดอกเบี้ย เพื่อบริหารเงินฝากหรือกองทุนที่คงเงินตน<br />
ใหใชเพียงดอกผล หรือเพื่อการบริหารรายไดที่เกิดจากดอกเบี้ยซึ่งเปนรายไดที่แนนอน<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่บัญชี, เจาหนาที่การเงิน, หัวหนางานบัญชี, หัวหนางานการเงิน<br />
งานกอนหนา ลงบัญชีแยกประเภทเพื่อรับทราบยอดเงินที่ฝากไว โดยแยกกอนเงินที่เปนเงินตนออกจากดอกเบี้ย<br />
หรือรายการถอน<br />
งานถัดไป<br />
วิธีการ 1. เลือกบัญชีเงินฝากประจําที่ตองการตรวจสอบเรื่องการคิดดอกเบี้ย<br />
2. เลือกงวดบัญชี เพื่อแสดงรายการเงินฝากตั้งแตงวดบัญชีนั้น<br />
3. เลือกแสดงรายการ รายการที่แสดงใน Datasheet จะเปนไปตามที่เลือก โดยแยกออกเปน<br />
- ทั้งหมด แสดงรายการเงินฝากทั้งหมด (ยอดเดบิต)<br />
- เฉพาะรายการฝากประจํา ซึ่งจะมีขอมูลวันที่ฝากเงินและเปนเงินฝากประจําแบบกี่เดือน<br />
- เฉพาะรายการเดบิตอื่นๆ หรือไมมีวันที่ฝากเงิน ซึ่งอาจจะเปนเงินโอนชั้วคราวหรือดอกเบี้ย<br />
รับ<br />
4. ในชองของดอกเบี้ยครั้งตอไป จะบอกถึงวาเงินแตละกอนจะครบกําหนดคิดอัตราดอกเบี้ยครั้งที่<br />
จะมาถึงในวันใด เพื่อใหผูใชสามารถบริหารเงินหรือคาดคะเนรายรับจากดอกเบี้ยได<br />
5. หากตองการแกไขขอมูลจากกรณีตางๆ เชน<br />
- ถอนเงินฝากนั้นๆออกแลว ในทางบัญชีตองลงบัญชีปรับปรุงอยูแลว แตผูใชตองนําขอมูล<br />
วันที่ฝากเงินและเปนเงินฝากประจําแบบกี่เดือนออกจากเงินกอนนั้นดวย<br />
- ฝากเงินกอนใหมเพิ่ม โดยมีรอบการคํานวณไมตรงกับรายการอื่นๆ ใหผูใชลงบัญชีเดบิต<br />
และเพิ่มวันวันที่ฝากเงินและฝากประจําแบบกี่เดือน<br />
โดยคลิกเลือกที่ “แกไข” แลวชอง “* วันที่ฝากเงิน”, “* ฝากประจํากี่เดือน”
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 74<br />
หมายเหตุ
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 75<br />
คนหารายการลงบัญชี<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค ในแตละวันงานบัญชีมีการบันทึกบัญชีจํานวนมาก ทําใหการตรวจสอบความถูกตองหรือการเขาถึงขอมูล<br />
บางครั้งทําไดยาก ระบบจึงเพิ่มหนาจอคนหาเพื่อใหผูใชสามารถเรียกรายการของแตละหนาบัญชีหรือ<br />
รายการที่เคยบันทึกไปแลวขึ้นมาตรวจสอบเบื้องตนได<br />
ผูใชงาน เจาหนาที่บัญชี<br />
งานกอนหนา -<br />
งานถัดไป -<br />
วิธีการ จากรูปภาพหนาจอ เปนการคนหาที่เกิดจากการคลิกที่ จากหนาจอ “นําเขาขอมูลเพื่อบันทึกบัญชี”<br />
ตางๆ ซึ่งคําคนหาคือหนาบัญชี เชน “A3: 254907/1” ถูกสงมายังหนาจอนี้ แตผูใชยังสามารถคนหาดวย<br />
ขอมูลเฉพาะอื่นๆได<br />
การใชงานทําโดยกําหนดเงื่อนไขหรือคําคนหาตามตองการ ซึ่งมีดังนี้<br />
หนาจอ ”คนหา” หนาจอ ”ลงบัญชีแยกประเภท” ตําแหนงตามรูป<br />
งวดบัญชี สมุดบัญชีจาก-ถึง งวดบัญชีและสมุดบัญชี 1<br />
วันที่ลงบัญชี วันที่ลงบัญชี 2<br />
เลขที่อางอิง1 วันที่อางอิง1 เลขที่อางอิง1และวันที่อางอิง1/<br />
3<br />
ขอความที่เปลี่ยนไปตามสมุดบัญชี<br />
ปงบประมาณ แหลงเงิน หนวยงาน ปงบประมาณ แหลงเงิน หนวยงาน 4<br />
บุคคลอางอิง บุคคลอางอิง หรือเจาหนี้/ลูกหนี้ 5<br />
บุคคลอางอิง2 บุคคลอางอิง2 หรือผูรับเงิน 6<br />
เอกสาร(ประเภท) เอกสารเลขที่ อางอิงและเอกสารเลขที่ 7<br />
เลขที่เช็ค เลขที่เช็ค 8<br />
ยอดเงิน ยอดเงินเดบิต/เครดิต 9
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 76<br />
รหัสบัญชีจาก-ถึง รหัสบัญชี 10<br />
ป-ภาคการศึกษา ป-ภาคการศึกษา 11<br />
สถานะ สถานะ 12<br />
1 2 11 12<br />
10 9<br />
3<br />
8<br />
7<br />
4<br />
6<br />
5<br />
คําแนะนํา “ใช * หรือ ในการคนหาได” ที่เขียนไวเปนสีน้ําเงินนั้น หมายถึงผูใชสามารถใสสัญลักษณ<br />
“*” (ใชแทนตัวอักษร/ตัวเลขหลายตัวหรือคาวาง) และ “” ในกลองขอความที่เขียนคํานําหนาเปนสีน้ําเงิน<br />
เพื่อใชคนหาได เชน เอกสารเลขที่<br />
DN* เอกสารที่ขึ้นตนดวย DN ไดแก DN00001, DN20345, …<br />
*589<br />
589<br />
S*<br />
เอกสารที่ลงทายดวย 589 ไดแก DN00589, DN20589, AR23589, 22589, …<br />
เอกสารที่มี 5 หลักและลงทายดวย 589 ไดแก DN589, AR589, 22589, …<br />
เอกสารที่มีอักษรหรือตัวเลข 1 หลักตามดวย “S” และตัวอักษรหรือเลขกี่หลักก็ได ไดแก<br />
DS589, AS58449, AS9, 9SAP, 7S, …
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 77<br />
การกําหนดแบบนี้มีความแตกตางระหวางอักษรตัวเล็กและตัวใหญ นั่นคือ a และ A แตกตางกัน<br />
กรณีศึกษา<br />
เปนการคนหาการลงบัญชีของรหัสบัญชีเงินสด ที่บันทึกไวในงวด 254907<br />
เปนการคนหารายการบัญชีที่ลงไปในสมุดบัญชีธนาคาร งวด 254907<br />
เปนการคนหารายการลงบัญชีที่เกี่ยวกับงบประมาณแผนดิน ป 2549 ของคณะครุศาสตร ที่บันทึกไวใน<br />
งวด 254907<br />
หมายเหตุ<br />
เปนการคนหารายการลงบัญชีที่เกิดจากเอกสารตั้งหนี้เลขที่คลายกับ XXX<br />
ตัวอยางทั้งหมด สามารถนํามาประยุกตใชหรือนํามารวมกันเพื่อใหการคนหาตรงกับความตองการ หรือ<br />
ลดขอมูลใหอยูในวงจํากัดมากที่สุด
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 78<br />
การกําหนดเงื่อนไขในการออกรายงาน<br />
หนาจอ<br />
วัตถุประสงค เพื่อใชในการกําหนดเงื่อนไขของขอมูลที่ตองการทราบ ขึ้นอยูกับรูปแบบของรายงานแลวขอมูลดวยวา<br />
สามารถที่จะกําหนดเงื่อนไขใดไดบาง รวมถึงระดับสิทธิ์ในการเขาเรียกขอมูลของแตละกลุมผูใช<br />
ผูใชงาน ผูใชงานที่มีสิทธิ์ในการเรียกใชรายงานทั้งหมด<br />
งานกอนหนา -<br />
งานถัดไป<br />
วิธีการ<br />
-<br />
1. ชวงเวลา เลือกกําหนดโดยใชงวดบัญชีหรือวันที่<br />
2. กําหนดสมุดบัญชีทุกครั้งวาตองการแสดงรายการหรือสรุปยอดจากเลมใดถึงเลมใด ซึ่งอาจจะแยก<br />
วิทยาเขตหรือรวมทั้งมหาวิทยาลัยก็ได<br />
3. ระดับของบัญชี เนื่องจากผังบัญชีของระบบ MIS แบงออกเปน 6 ระดับดวยกัน ดังนั้นบางรายงาน<br />
จะสามารถเลือกระดับการแสดงขอมูลได<br />
4. ขอมูลแหลงเงิน มิติแผนงาน มิติหนวยงาน มิติกองทุน และรหัสบัญชีสามารถกําหนดชวงของขอมูล<br />
ที่สนใจหรือ เลือกทั้งหมดได โดยคลิกเลือก และเลือกรายการใน<br />
Combo box จาก-ถึง
VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 79<br />
5. ขอมูลที่เปนมิติหนวยงานและกองทุน สามารถกําหนดระดับในการแสดงผล หรือการรวมขอมูลใน<br />
ระดับที่กําหนด<br />
6. เมื่อกําหนดเงื่อนไขทั้งหมดที่ตองการแลว คลิก {PROCESS} ระบบจะประมวลผลและแสดง<br />
รายงานตามเงื่อนไขที่กําหนดไว<br />
หมายเหตุ เงื่อนไขในการออกรายงานของแตละรายงานอาจจะไมเหมือนกันทั้งหมด แตจะมีลักษณะการทํางานจะ<br />
ใกลเคียงกัน
Change language