KONTANT BESTUUR BELEID.pdf
KONTANT BESTUUR BELEID.pdf
KONTANT BESTUUR BELEID.pdf
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>KONTANT</strong> <strong>BESTUUR</strong><br />
<strong>BELEID</strong><br />
RAADS<strong>BELEID</strong>
ONDERWERP: <strong>KONTANT</strong> <strong>BESTUUR</strong> <strong>BELEID</strong><br />
DOELWITTE VAN <strong>BELEID</strong>: Om die kontant bronne van die Raad te beveilig en<br />
die effektiewe, doeltreffende, ekonomiese gebruik<br />
daarvan te verseker.<br />
Beklemtoon ‘n kultuur van verantwoordelikheid<br />
tov. die Raad se kontant.<br />
<strong>BELEID</strong> FILOSOFIE<br />
Die Raad is verbind tot die handhawing en beveiliging van sy kontantvloei ten einde<br />
effektiewe dienslewering te maksimeer.<br />
RIGLYNE<br />
1. Kontantbestuur is die verantwoordelikheid van die Munisipale Bestuurder en<br />
die Hoof: Finansies.<br />
2. Die werkverrigting van hierdie funksie kan opgedra word aan ondergeskiktes;<br />
dit vrywaar egter nie die Munisipale Bestuurder en Hoof: Finansies van hul<br />
verantwoordelikhede nie.<br />
3. Die Munisipale Bestuurder moet ‘n bankrekening open ingevolge die<br />
Statutêre Regulasie Seksie 7, van die Munisipale Finansiële Bestuur 2003,<br />
Wet (MFBW 2003).<br />
4. Bank rekonsiliasie moet daagliks geskied om enige ongemagtigde<br />
inskrywings te bespeur en sodanige rekonsiliasies moet maandeliks deur die<br />
Hoof: Finansies nagesien word.<br />
5. Die kontantvloei raming moet daagliks gedoen word en veranderinge in<br />
skuldinvordering verhoudings en besteding patrone moet aangepas word by<br />
die kontantvloei raming en die begroting.<br />
6. Die surplus kontantvloei moet belê word in ooreenstemming met die<br />
Investering Beleid soos deur die Raad van tyd tot tyd goedgekeur.<br />
7. Invordering van inkomste wanneer betaalbaar en dit stiptelik bank.<br />
8. Doen betalings, oordragte na ander vlakke van regering- en nie-regering<br />
instellings, met verskuldigde aandag vir effektiewe en ekonomiese
programmering en die normale terme van die regering vir die betaling van<br />
rekeninge.<br />
9. Geen vooruitbetaling vir goedere of dienste (d.i. betalings vóór ontvangs van<br />
goedere of dienste), tensy vereis in die kontraktuele reëlings met die<br />
verskaffers.<br />
10. Aanvaarding van korting om vroeë betaling te bewerkstellig slegs as betaling<br />
ingesluit is in die maandelikse kontantvloei beraming, verskaf aan die<br />
toepaslike tesourie.<br />
11. Oorreed debiteure met toepaslike sensitiwiteit en stiptheid om te verseker dat<br />
bedrae verskuldig aan die Munisipaliteit word gevorder en stiptelik gebank.<br />
12. Akkurate beraming van die instelling se kontantvloei behoeftes.<br />
13. Reguleer die kontant in- en uitvloei.<br />
14. Erken die tyd waarde van geld, d.i. ekonomiese, doeltreffende en effektiewe<br />
bestuur van kontant.<br />
15. Handelend optree om die onnodige en ondoeltreffende uitsluiting van geld te<br />
vermy, soos die bestuur van inventarisse tot die minimum vlak benodig vir<br />
doeltreffende en effektiewe programmering en die verkoop van surplus of<br />
onderbenutte voorraad.<br />
16. Verseker dat dishonoreerde waarborge en tjeks onmiddellik opgevolg word.<br />
PROSEDURES<br />
1. <strong>BESTUUR</strong> VAN <strong>KONTANT</strong> ONTVANGSTE<br />
1.1 Alle direkte deposito’s en kontant ontvangste van kliënte moet geboekstaaf en ‘n<br />
kwitansie uitgereik word vir elke kontant transaksie aangegaan.<br />
1.2 Alle afskrifte van gekanselleerde kwitansies moet bewaar word.<br />
1.3 Daaglikse ontvangste moet gerekonsilieer word met kasregister strokies, debiteure<br />
en ontvangste rekeninge en werklike kontant.<br />
1.4 Voldoende fisieke beheer moet toegepas word met kontant en die vervoer<br />
daarvan.<br />
1.5 Voldoende sekuriteit kontrole moet toegepas word om diefstal en bedrog op die<br />
terrein van die Munisipaliteit te verhoed.
1.6 Kontant moet daagliks gebank word, met gebruik van die nodige<br />
veiligheidsmaatreëls.<br />
1.7 Sodra die kontant gebank is moet die deposito strokie gerekonsilieër word met die<br />
daaglikse ontvangste opsomming en as korrek aangeteken word.<br />
1.8 Hierdie prosedures is toepaslik op alle agente van die Raad.<br />
2. KONTROLE VIR BANK REKONSILIASIE<br />
2.1 Rekeninge moet onmiddellik gedebiteer word met die tjek bedrag en bankkoste.<br />
2.2 Die normale krediet kontrole is van toepassing.<br />
2.3 Verwys na Trekker (VT) tjeks moet opgeteken word in ‘n register om die<br />
terugbetaling daarvan, met kontant per departement, op te volg.<br />
2.4 Verwys na Trekker (VT) tjeks, nie terugbetaal met kontant, moet opgeteken word<br />
in die stelsel van die kassier om die aanvaarding van ander tjeks van dieselfde<br />
persoon of instelling te minimaliseer.<br />
2.5 Tjeks ontvang moet behoorlik geboekstaaf word.<br />
3. MINIMALISEER ANDER DEPOSITO AFWYKINGS<br />
3.1 Maak seker dat die kassier deposito en deposito inskrywings dieselfde is per bank<br />
transaksie.<br />
3.2 Elektroniese betalings aan die Raad moet nie kommissie of administrasiefooie<br />
insluit nie. Dit moet apart bereken word.<br />
3.3 Reëlings moet met diensverskaffers getref word om altyd rekeningnommers te<br />
verskaf vir elektroniese inbetalings.<br />
3.4 Deposito’s ingeskryf in die kasboek, maar nie gebank nie, kan ‘n bedrog risiko<br />
veroorsaak en moet onmiddellik en deeglik ondersoek word.<br />
4. AFSKRIFTE EN DOKUMENTE
FUNKSIES<br />
Die Hoof: Finansies moet verseker dat die volgende dokumente geliasseer word:<br />
1. Gekanselleerde tjeks in tjek nommer volgorde.<br />
2. Tjek rekwisisies in tjek nommer volgorde.<br />
3. Deposito strokies in datum volgorde.<br />
4. Bank State in datum volgorde.<br />
5. Teruggestuurde tjeks, met stawende dokumentasie, in tjeknommer<br />
volgorde.<br />
6. Kasboek in datum volgorde.<br />
7. Bank rekonsiliasie in datum volgorde.<br />
8. Sekuriteite in datum volgorde.<br />
9. Direkte deposito bedrae, met stawende dokumentasie, in datum volgorde.<br />
Munisipale Bestuurder<br />
Hoof: Finansies<br />
Burgemeesters Komitee<br />
Raad<br />
VERWANTE WETTE<br />
Munisipale Finansiële Bestuur, 2003 (Wet 56 van 2003)<br />
Munisipale Stelsels Wet 2000<br />
Goedgekeur deur Raad: 12 Maart 2010