het interview - Nevi

Door Mirjam Hulsebos
NEVI bENoEmt zEVEN INkooprollEN
Welk type speler ben jij?
Iedere teamsporter kent zijn sterke en zwakke punten: aanvallen,
verdedigen, spel verdelen ... En elke coach of trainer kent de
competenties van de spelers en maakt een opstelling waarbij die
kwaliteiten zo goed mogelijk uit de verf komen. Hoog tijd om de
inkoopafdeling eens op deze manier te bekijken.
Tien jaar geleden ontwikkelde
NEVI vier beroepsprofielen
voor inkopers: assistentinkoper,
inkoper, senior inkoper
en inkoopmanager.
Als er één vakgebied is dat zich de afgelopen
tien jaar sterk heeft ontwikkeld, dan is
32 december 2011
het wel inkoop. “De toenmalige profielen
zijn inmiddels dan ook zeer achterhaald”,
vindt directeur Stichting NEVI Examens
Peter Bellekom. In iedere organisatie wordt
inkoop anders ingevuld, afhankelijk van
de branche, organisatieomvang en strategie.
“In een organisatie die gedreven wordt
door innovatie, heeft de inkoper een andere
hoofdfocus dan in een organisatie die operational
excellence hoog in het vaandel heeft
staan”, weet Alexander Arsath Ro’is. Als Program
& Account Manager komt hij bij veel
NEVI-leden over de vloer. “Je ziet dat veel
inkoopmanagers zich vrij goed realiseren
wat inkoop in potentie zou kunnen bijdragen
aan de organisatiedoelen, maar dat ze
het moeilijk vinden daar de juiste mensen
bij te vinden en er de juiste sturing aan te
geven. Terwijl dat natuurlijk wel de taak
zou moeten zijn van de inkoopmanager.
Hij is niet langer – zoals vroeger – ‘de baas’,
maar hij zou veel meer moeten optreden als
coach, als inspirator. Dat komt ook uit ons
onderzoek. Hij zou de verschillende spelers
in zijn team zo moeten inzetten dat zij kunnen
uitblinken op hun sterke punten, en dat
hun zwakke punten door collega’s worden
gecompenseerd. Precies zoals een voetbal- of
hockeycoach dat doet.”
Witte vlekken
Om inkoop en hr-managers daarbij te helpen,
heeft NEVI opdracht gegeven aan een
extern bureau, Cinop, om onderzoek te doen
naar de verschillende rollen binnen inkoop.
Bellekom: “In eerste instantie was onze gedachte
om, net als tien jaar geleden, te komen
tot een indeling in functies. Maar al heel
snel bleek dat dat een veel te strak keurslijf
zou worden, waar uiteindelijk geen enkele
moderne organisatie zich in zou herkennen.
Daarom hebben we ervoor gekozen rollen te
benoemen. In iedere organisatie komen deze
rollen in meerdere of mindere mate voor. Bij
grote inkooporganisaties kan een rol zelfs gelijk
zijn aan een functie en bestaan er zelfs
binnen deze functies juniors en seniors, maar
in de meeste organisaties bestaat een functie
uit een voor die organisatie passende combinatie
van (delen van) rollen. In een mkbbedrijf
met slechts één inkoper worden al die
rollen bijvoorbeeld in één persoon verenigd.”
Er zijn zeven rollen benoemd (zie kader)

en per rol is aangegeven welke kwaliteiten
iemand in welke mate nodig heeft om deze
rol goed te vervullen. Deze rolverdeling
helpt de inkoopmanager en de hr-afdeling
om meer gestructureerd na te denken over
de bijdrage die inkoop kan leveren aan de
organisatie en de manier waarop hieraan invulling
kan worden gegeven. Arsath Ro’is:
“Door de doelen van de inkoopafdeling te
vergelijken met de aanwezige talenten en
competenties ontstaat inzicht in witte vlekken:
welke vaardigheden ontbreken nog in
mijn team? En op welke gebieden zijn we
overgekwalificeerd? Ook dat laatste is goed
om te weten, want als inkopers structureel
een deel van hun kwaliteiten niet of nauwelijks
kunnen inzetten, ontstaat onvrede bij
medewerkers.”
Hij trekt weer de vergelijking naar een
sportteam: je hebt aanvallers, middenvelders
en verdedigers nodig. Je hebt spelers
nodig die beter op links uit de voeten kunnen
en spelers die juist aan de rechterkant
van het veld op hun sterkst zijn. En je hebt
reserves nodig die zich net zo hard inzetten
als anderen, maar die hun kwaliteiten
slechts op schaarse momenten kunnen
laten zien. Behalve dat al die sporttechnische
vaardigheden met elkaar in evenwicht
moeten zijn, is het ook nog eens belangrijk
dat spelers het goed met elkaar kunnen vinden,
dat ze een hecht team vormen. “Dat
is allemaal niet eenvoudig”, weet hij. “En
zeker niet voor iemand wiens vak het nooit
is geweest om op deze manier zijn team te
coachen.”
Carrière-instrument
Vandaar ook dat NEVI hamert op een goede
samenwerking met hr. Bellekom: “De hrafdeling
heeft in veel organisaties meer ervaring
met het denken in rollen. Hoewel onze
indeling innovatief is en andere vakgebieden
nog niet of nauwelijks op deze manier over
functies nadenken, ligt dit waarschijnlijk
wel meer op het expertiseterrein van hr dan
van inkoop.”
Inkoop- en hr-managers kunnen de zeven
rollen gebruiken bij het in kaart brengen
van de witte vlekken in het inkoopteam,
zodat ze gerichter opleidingen en ontwikkeltrajecten
kunnen aanbieden aan hun
medewerkers. Bovendien kunnen ze betere
vacatureteksten opstellen en tijdens sollicitatiegesprekken
gerichtere vragen stellen.
Zeven rollen in inkoop
Een inkoper is vandaag de dag niet langer enkel een onderhandelaar en bespaarder, maar
heeft een brede commercieel-relationele functie. NEVI onderscheidt zeven rollen die in iedere
inkooporganisatie in meerdere of mindere mate aanwezig zijn:
1. inkoper: in deze rol is hij of zij verantwoordelijk voor het gehele primaire proces, van
leveranciersselectie tot en met nazorg. De inkoper is het eerste aanspreekpunt voor interne
klanten en leveranciers.
2. Analyticus: in deze rol zorgt de inkoper voor informatie. Hij of zij analyseert data over
de markt, leveranciers, prijzen en productontwikkelingen en vertaalt de resultaten naar
concrete acties en inkoopstrategieën.
3. relatiemanager: hier is de inkoper de spin in het web tussen interne klant, leverancier
en eventuele andere stakeholders. Hij of zij is een gesprekspartner op businessniveau en
brengt de belangen van alle partijen samen.
4. Adviseur: als adviseur denkt de inkoper mee met de klant en geeft advies op
operationeel, tactisch en strategisch niveau, zowel buiten als binnen de eigen organisatie.
5. prestatiemanager: doelgericht sturen op resultaat, dat is de belangrijkste taak van
de prestatiemanager. Hij of zij monitort, stuurt en controleert leverancierscontracten en
bewaakt de kwaliteit van de geleverde producten of diensten.
6. regisseur: in deze rol is de inkoper de manager van verschillende belangen. De
regisseur zorgt dat doelstellingen op het gebied van kwaliteit, klanttevredenheid en
betrouwbaarheid worden gehaald en zorgt ervoor dat het inkoopproces aansluit bij andere
processen.
7. leidinggevende: dit is de rol van de leidinggevende, die zich opstelt als de Guus Hiddink
of Foppe de Haan van het team. Hij brengt zijn visie over, zorgt voor inspiratie en bouwt
aan een team waarin medewerkers hun capaciteiten ten volle kunnen benutten.
Het model is echter niet geschikt om medewerkers
te meten. “Ik kan me wel voorstellen
dat werving- en selectiebureaus op basis
van deze rollen een specifiek inkoopassessment
ontwikkelen”, zegt Bellekom. “Maar
dat is niet primair ons doel. Wij als NEVI
willen inkoopmanagers een handvat geven
bij het samenstellen van hun team. We willen
ze inzicht geven in de competenties die
nodig zijn om de doelen te bereiken die ze
nastreven. En we willen inkopers aansporen
na te denken over hun huidige en gewenste
rol. Uiteraard passen wij ook onze opleidin-
gen aan deze nieuwe profielen aan. Kortom,
dit model biedt inkopers een prachtig instrument
om meer richting en sturing te
geven aan hun carrière.” £
NEVI besteedt op verschillende manieren
aandacht aan de uitrol van deze zeven
nieuwe profielen. Er komt een symposium
(houd NEVI.nl in de gaten) en vanaf de
volgende Deal! wordt in een nieuwe
rubriek elke inkooprol nader beschouwd.
december 2011 33