Debman4U - Orbis Software Benelux BV
Debman4U - Orbis Software Benelux BV
Debman4U - Orbis Software Benelux BV
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Orbis</strong> <strong>Software</strong><br />
<strong>Debman4U</strong><br />
Whitepaper<br />
Deze whitepaper geeft u meer informatie<br />
over ons standaardproduct <strong>Debman4U</strong> van<br />
<strong>Orbis</strong> <strong>Software</strong> <strong>Benelux</strong> <strong>BV</strong>.
<strong>Orbis</strong><br />
<strong>Debman4U</strong><br />
Standaard Product<br />
Automatisch Credit<br />
Management Systeem<br />
Met <strong>Debman4U</strong> maakt u gebruik van de nieuwste technieken om uw<br />
debiteurenbeheer eenvoudig, snel en vooral automatisch af te handelen. U kunt<br />
uw incassotrajecten volledig naar eigen wens inrichten. Rekeningoverzichten,<br />
aanmaningen, kopiefacturen en andere documenten worden zo veel mogelijk<br />
automatisch verstuurd. De werkstroom vertelt u precies welke activiteiten u nog<br />
moet uitvoeren. <strong>Debman4U</strong> is gemakkelijk in het gebruik, binnen 1 dag weet u<br />
precies hoe het werkt. Met <strong>Debman4U</strong> verbetert u niet alleen de efficiency maar<br />
ook uw klantrelaties!<br />
<strong>Debman4U</strong> is geschikt voor alle organisaties die op een snelle en efficiënte wijze<br />
hun debiteurenbeheer wensen te automatiseren zodat dit nauwelijks nog tijd kost!<br />
<strong>Debman4U</strong> werkt samen met alle gangbare ERP systemen zoals:<br />
Waarom <strong>Debman4U</strong>?<br />
Met de opkomst van het internet is de snelheid van onze zakelijke transacties<br />
enorm toegenomen. Dit vereist ook een grotere snelheid voor het incasseren<br />
van openstaande nota’s. Het handmatig afdrukken en verzenden van<br />
betalingsherinneringen en aanmaningen uit uw ERP systeem is definitief<br />
achterhaald. Door deze documentenstroom automatisch af te handelen<br />
kunt u veel tijd en kosten besparen. U wilt echter niet dat een trouwe klant<br />
automatisch een herinnering krijgt wanneer hij een keer een dag te laat is<br />
met betalen. U wilt uw debiteurenbeheer dus zo veel mogelijk automatiseren<br />
waarbij u het proces flexibel naar eigen wens kunt inrichten.<br />
P02 P03
Tekortkomingen van<br />
de huidige werkwijze<br />
Herkent u de volgende problemen?<br />
.<br />
.<br />
.<br />
.<br />
.<br />
Medewerkers zijn veel tijd kwijt met het opzoeken en afhandelen van<br />
achterstallige betalingen<br />
Uw cashflow staat onder druk door frequente en langlopende<br />
openstaande posten<br />
Het toesturen van rekeningoverzichten en kopiefacturen kost veel tijd<br />
Door ad hoc debiteurenbeheer komt u niet toe aan een<br />
gestructureerde werkwijze<br />
Uw klant krijgt een ongepaste of onterechte aanmaning<br />
Het vergaren van (management)informatie over de status van<br />
betalingen is tijdrovend<br />
U heeft geen gestructureerd inzicht in uw openstaande posten en de<br />
redenen waarom deze (nog) niet betaald zijn<br />
.<br />
.<br />
.<br />
.<br />
<strong>Orbis</strong><br />
<strong>Debman4U</strong><br />
De Oplossing!<br />
Met <strong>Debman4U</strong> uw debiteurenbeheer eenvoudig,<br />
snel en automatisch afhandelen.<br />
U kunt uw incassotrajecten volledig naar eigen wens inrichten.<br />
<strong>Debman4U</strong> heeft een kort implementatietraject,<br />
drie dagen consultancy zijn meestal voldoende.<br />
Met <strong>Debman4U</strong> verbetert u niet alleen de efficiency maar ook uw klantrelaties!<br />
Rekeningoverzichten, aanmaningen, kopiefacturen en andere documenten<br />
worden zo veel mogelijk automatisch verstuurd.<br />
De werkstroom vertelt u precies welke activiteiten u nog dient uit te voeren.<br />
<strong>Debman4U</strong> is gemakkelijk in het gebruik,<br />
binnen 1 dag weet u precies hoe het werkt.<br />
P04 P05
P06<br />
<strong>Orbis</strong><br />
<strong>Debman4U</strong><br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
Operationeel<br />
in 4 stappen<br />
Koppelen met uw ERP Systeem<br />
Het definiëren van uw incassotrajecten<br />
Eenmalig definiëren communicaties<br />
Starten!<br />
Koppelen met uw ERP Systeem<br />
<strong>Debman4U</strong> wordt middels een aantal standaard taken binnen <strong>Orbis</strong> TaskCentre<br />
gekoppeld aan vrijwel ieder ERP systeem. <strong>Orbis</strong> TaskCentre zorgt ervoor dat de<br />
gegevens uit uw ERP systeem automatisch gesynchroniseerd worden met <strong>Debman4U</strong>.<br />
Denk hierbij ondermeer aan uw debiteurgegevens, de contactpersonen en de actuele<br />
openstaande posten.<br />
Het definiëren van uw incassotrajecten<br />
<strong>Debman4U</strong> werkt met trajecten en activiteiten. Een traject is een verzameling van<br />
activiteiten die uitgevoerd worden om een openstaande post te incasseren. U kunt dus<br />
verschillende trajecten definiëren voor de verschillende debiteuren. Voor een goede<br />
en betrouwbare debiteur heeft u wellicht een ander traject dan bij een slecht betalende<br />
debiteur. U legt de verschillende trajecten (en de daarbij behorende activiteiten) eenmalig<br />
in <strong>Debman4U</strong> vast.<br />
Eenmalig definiëren communicaties<br />
DebMan4U verstuurt allerlei soorten documenten en berichten aan uw debiteuren.<br />
Dit gebeurt automatisch of wanneer u hiertoe opdracht geeft. U dient eenmalig<br />
binnen <strong>Debman4U</strong> uw documenten en berichten te definiëren. Denk hierbij aan<br />
rekeningoverzichten, aanmaningen, kopiefacturen of incassobrieven.<br />
Starten!<br />
Nadat u de inrichting heeft voltooid wordt de synchronisatie met uw ERP systeem gestart.<br />
Op dat moment wordt de database van <strong>Debman4U</strong> gevuld met de actuele situatie uit uw<br />
ERP systeem. Een <strong>Orbis</strong> taak zorgt er vervolgens voor dat op gezette tijden (1x per dag,<br />
1x per uur, etc.) de database van <strong>Debman4U</strong> automatisch gesynchroniseerd wordt met uw<br />
ERP systeem. U kunt vervolgens aan de slag met uw debiteurenbeheer!<br />
P07
P08<br />
<strong>Orbis</strong><br />
<strong>Debman4U</strong><br />
Functionaliteiten<br />
Activiteiten, de bouwstenen<br />
van een Incassotraject<br />
Activiteiten zijn de afzonderlijke stappen die ondernomen worden om een<br />
openstaande post te incasseren. Zij vormen dus de bouwstenen van een<br />
incassotraject. Er zijn automatische activiteiten, die uitgevoerd worden door het<br />
systeem (<strong>Orbis</strong> TaskCentre), maar ook handmatige activiteiten die door een<br />
medewerker uitgevoerd dienen te worden. Bij het definiëren van de verschillende<br />
activiteiten kunt u niet alleen aangeven hoe deze activiteit uitgevoerd dient te<br />
worden, maar u heeft ook de beschikking over vrije velden die u binnen deze<br />
activiteit kunt laten vullen.<br />
Verschillende Incassotrajecten mogelijk<br />
In een traject worden diverse activiteiten in de tijd ingepland en automatisch aan een<br />
openstaande post (dossier) toegekend. Binnen <strong>Debman4U</strong> kunnen verschillende<br />
trajecten gedefinieerd worden. Zo kunt u onderscheid maken tussen verschillende<br />
groepen debiteuren. Een goede debiteur wilt u wellicht anders benaderen dan een<br />
slecht betalende debiteur. Er is één “standaard” traject dat elke debiteur automatisch<br />
krijgt toegewezen, tenzij u aan een debiteur een ander traject heeft toegekend.<br />
Een traject bestaat uit meerdere automatische of handmatige activiteiten. Sommige<br />
handmatige activiteiten, zoals bijvoorbeeld een “Dispuut” of een “Aanvraag voor<br />
Creditnota”, blokkeren het traject. Er worden géén verdere activiteiten meer<br />
uitgevoerd totdat deze “blokkerende” activiteiten gereed gemeld zijn.<br />
Dossiers, alle documenten en<br />
activiteiten overzichtelijk bij elkaar<br />
Een dossier wordt aangemaakt voor de oudste openstaande (vervallen) factuur van<br />
een debiteur. Alle documenten die door een activiteit aangemaakt en verstuurd<br />
worden zijn binnen het dossier terug te vinden. Ook extra (handmatige) activiteiten<br />
kunnen aan een dossier toegevoegd worden zoals een gespreksnotitie of een<br />
dispuut. Een dossier geeft u dus heel snel inzicht in alle activiteiten die reeds<br />
uitgevoerd zijn en alle activiteiten die in de toekomst nog uitgevoerd gaan worden.<br />
Eenvoudig versturen van documenten<br />
Binnen <strong>Debman4U</strong> is het mogelijk om met één eenvoudige handeling documenten<br />
te versturen naar uw klant. Vraagt de klant om een kopiefactuur of wenst u hem<br />
een rekeningoverzicht toe te zenden? Dit kan heel eenvoudig per e-mail, fax of via<br />
de printer. Deze activiteit met bijbehorende documenten wordt vervolgens weer<br />
binnen het dossier bewaard. Het daadwerkelijk genereren en versturen van de<br />
documenten wordt verzorgd door <strong>Orbis</strong> TaskCentre.<br />
Ouderdomsanalyse en saldilijst<br />
De ouderdomsanalyse geeft het totaal openstaand bedrag weer van alle<br />
debiteuren in de tijd. De saldilijst geeft u een totaaloverzicht per debiteur van de<br />
openstaande en/of vervallen posten.<br />
P09
P10<br />
Medewerkers en Rollen<br />
Binnen <strong>Debman4U</strong> is het mogelijk om verschillende medewerkers aan te maken<br />
en deze aan een rol te koppelen. Deze rollen bepalen welke activiteiten een<br />
medewerker mag uitvoeren. Tevens kan een medewerker toegang hebben<br />
tot 1 of meerdere administraties waaraan <strong>Debman4U</strong> gekoppeld is. Ook is er<br />
een “Dynamische medewerker” binnen <strong>Debman4U</strong>. Dit is de accountmanager<br />
(vertegenwoordiger) van een debiteur. Wanneer er een nieuwe activiteit wordt<br />
aangemaakt voor de accountmanager, wordt deze automatisch aan de juiste<br />
medewerker gekoppeld.<br />
Werkstroom<br />
Handmatige activiteiten worden toegekend aan een medewerker. Deze<br />
medewerker zal deze activiteit moeten uitvoeren en afhandelen. In zijn eigen<br />
werkstroom kan iedere medewerker precies zien welke activiteiten dit zijn. In<br />
één oogopslag ziet elke medewerker welke activiteiten reeds uitgevoerd hadden<br />
moeten zijn, of welke activiteiten in de toekomst uitgevoerd dienen te worden.<br />
Administraties<br />
Binnen <strong>Debman4U</strong> is het mogelijk om voor meerdere administraties het<br />
debiteurenbeheer te voeren. U kunt gemakkelijk de gewenste administratie<br />
selecteren of meerdere administraties verzamelen.<br />
Meer informatie over <strong>Debman4U</strong> en onze andere producten kunt u terugvinden op<br />
onze website http://www.orbis-software.nl of neem contact met ons op per e-mail<br />
verkoop@orbis-software.nl of telefoonnummer +31 (0) 40 290 16 40.<br />
<strong>Orbis</strong><br />
<strong>Debman4U</strong><br />
Met automatisch debiteurenbeheer<br />
verbetert u niet alleen<br />
de efficiency maar ook uw<br />
klantrelaties!<br />
P11
P12<br />
Voor het gebruik van <strong>Debman4U</strong> geldt:<br />
.<br />
.<br />
.<br />
Tenminste een Microsoft SQL Server 2005.<br />
Tenminste een IIS 6.0 Microsoft .Net Framework 3.5.<br />
<strong>Orbis</strong> TaskCentre licentie met voldoende vrije taken.<br />
Vanaf de webserver moet het mogelijk zijn om verbinding te maken<br />
met de <strong>Debman4U</strong> database op de database-server (eventueel lokaal).<br />
Er dient een TaskCentre client op de webserver geïnstalleerd te zijn en<br />
moet er vanaf deze client verbinding gemaakt kunnen worden met de<br />
TaskCentre server.<br />
Eventueel Crystal Reports voor het aanmaken van de verschillende<br />
documenten.<br />
<strong>Orbis</strong><br />
<strong>Debman4U</strong><br />
Hieronder vindt u de prijzen terug van <strong>Debman4U</strong> Licentie per server.<br />
Aanschafprijs<br />
Prijzen<br />
Onderhoud p/jaar<br />
<strong>Debman4U</strong> € 2500,00 € 500,00<br />
Het jaarlijks onderhoud is verplicht.<br />
P13
<strong>Orbis</strong><br />
<strong>Debman4U</strong><br />
Notities<br />
http://www.orbis-software.nl/debman4u<br />
P14 P15
Meer informatie omtrent onze<br />
producten en/of diensten?<br />
Neem dan contact met ons op:<br />
<strong>Orbis</strong> <strong>Software</strong> <strong>Benelux</strong> <strong>BV</strong><br />
Geldropseweg 250<br />
5643 TR Eindhoven, Nederland<br />
Tel: +31 (0) 40 290 1640<br />
Fax: +31 (0) 40 290 1649<br />
Email: verkoop@orbis-software.nl<br />
WWW: http://www.orbis-software.nl<br />
© 2012 by <strong>Orbis</strong> <strong>Software</strong> <strong>Benelux</strong>. All rights reserved. All products and service names mentioned are the trademarks of their respective companies.<br />
Data contained in this document serves informational purposes only. These materials are subject to change without notice. These materials are provided<br />
by <strong>Orbis</strong> <strong>Software</strong> for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and <strong>Orbis</strong> <strong>Software</strong> shall not be liable for errors or<br />
omissions with respect to the materials. The only warranties for <strong>Orbis</strong> <strong>Software</strong> products and services are those that are set forth in the express warranty<br />
statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty.<br />
Alle prijzen in dit document zijn onder voorbehoud van druk- en zetfouten. Voor de gevolgen van druk- en zetfouten wordt geen aansprakelijkheid<br />
aanvaard. Alle prijzen in dit document zijn in EURO’s en exclusief 21% BTW. Op al onze producten zijn de voorwaarden van toepassing zoals die te<br />
raadplegen zijn op: http://www.orbis-software.nl/
Change language