Beschrijving verificatie vooropleiding

Beschrijving verificatie vooropleiding 

Versie 1.0 

Status Definitief

2 

Versie: 1.0–Definitief 

Beschrijving verificatie vooropleiding Datum: 13-10-2009 

Revisies 

Datum Versie Omschrijving Auteur 

04-09-2009 0.1 1 ste concept Désirée Schipper 

14-09-2009 0.2 2 e concept, na raadpleging EA model Désirée Schipper 

18-09-2009 0.3 Aanpassingen naar aanleiding van 

vragen aan en antwoorden van Gerard 

Bouma (IB-Groep). Procesbeschrijving 

IB-Groep BRON/ERR controle 

toegevoegd. 

23-09-2009 0.4 Aanpassingen n.a.v. verificatie 

document door Chronotech (Renate 

van der Schaaf) 

13-10-2009 1,0 Aanpassingen n.a.v. review door Rene 

van den Berg (HU) 

Distributie 

Versie Datum Aan Bedrijf 

0.1 NVT 

0.2 NVT 

0.3 18-09-2009 Renate van der Schaaf 

Gerard Bouma 

Teamleiders overleg Studielink 

0.4 23-09-2009 Renate van der Schaaf 

Gerard Bouma 

René van den Berg 

1.0 13-10-2009 Definitief gemaakt en op 

www.surfgroepen.nl geplaatst 

Désirée Schipper 



Chronotech 

IB-Groep 

Studielink 

Chronotech 

IB-Groep 

Hogeschool Utrecht



Inhoudsopgave 

1 Inleiding ....................................................................................................................... 4 

2 Invoer van de vooropleiding door de student..................................................................... 4 

3 Algemene procesbeschrijving controle vooropleiding .......................................................... 8 

4 Verificatie van de vooropleiding ......................................................................................12 

4.1 Centrale verificatie vooropleiding via BRON/ERR .........................................................13 

4.1.1 De betreffende vooropleiding is niet aanwezig bij de student in BRON/ERR .............15 

4.1.2 De betreffende vooropleiding is wel aanwezig maar de student heeft het diploma nog 

niet behaald.................................................................................................................16 

4.1.3 De betreffende vooropleiding is wel aanwezig en het diploma is behaald.................17 

4.1.4 Procesbeschrijving IB-Groep BRON/ERR controle .................................................18 

4.2 Decentrale verificatie vooropleiding door de onderwijsinstelling.....................................21 

4.3 Decentraal door de IB-Groep ....................................................................................25 

4.4 Onderhouden / aanpassen vooropleiding door student na verificatie ..............................25 

4.5 Verificatiestatussen vooropleiding en accountantscontrole ............................................27 

Overzicht schema’s 

Figuur 1 Invoer vooropleiding door de student ........................................................................ 6 

Figuur 2 Globaal processchema verwerken en controle vooropleiding......................................... 7 

Figuur 3 procesbeschrijving controle vooropleiding .................................................................. 8 

Figuur 4 Ontvangen verificatie BRON/ERR .............................................................................13 

Figuur 5 Ontvangst resultaat BRON/ERR controle ...................................................................15 

Figuur 6 Schematische weergave IB-Groep controle proces .....................................................21 

Figuur 7 Decentrale verificatie door onderwijsinstelling ...........................................................22 

Figuur 8 Verwerken decentrale verificatie vooropleiding onderwijsinstelling ...............................24 

Figuur 9 Toevoegen decentraal geverifieerde vooropleiding door IBG-Balie................................25 

Overzicht tabellen 

Tabel 1 Rangvolgorde status verificatie vooropleiding .............................................................14 

3

4 



Verificatie vooropleiding 

1 Inleiding 

In dit document worden de processen en controles rond de verificatie van vooropleidingen 

beschreven. Het document begint met een korte beschrijving van het invoeren van de 

vooropleidinggegevens door de student via de Studielink applicatie (Front-end). Vervolgens worden 

de algemene processtappen beschreven en wordt steeds dieper ingezoomd op de processen en 

controles bij Studielink, IB-Groep en onderwijsinstellingen. 

Tenslotte wordt ook ingegaan op geldigheid van verificaties en de mate waarin verificaties die door 

“anderen” zijn gedaan eventueel kunnen worden overgenomen. 

Dit document is bedoeld als ondersteuning voor administrateurs en functioneel beheerders bij 

onderwijsinstellingen en overige betrokkenen binnen de Studielink keten om meer inzicht te 

verkrijgen in het proces van verificatie van vooropleiding en de mogelijkheden die elke keten partij 

op een bepaald moment hierbij heeft. In dit document is geprobeerd zo goed mogelijk alle 

processen, procedures en uitzonderingen weer te geven. Het is echter nadrukkelijk geen 

specificatie document en er kunnen derhalve geen rechten aan ontleend worden. Bij 

geconstateerde afwijkingen met werkelijke bevindingen geldt dat de daadwerkelijke specificaties / 

requirements leidend zijn. Indien er afwijkingen worden geconstateerd met hetgeen in dit 

document beschreven is dan kan dit worden gemeld bij de Service Desk Chronotech en zal de 

melding worden gebruikt om het document bij een volgende versie te verbeteren. 

2 Invoer van de vooropleiding door de student 

Een student kan op 2 plaatsen een vooropleiding gegeven. Via mijn gegevens, op elk willekeurig 

moment, en tijdens het invullen van de wizard nieuw inschrijfverzoek. Indien de student nog geen 

enkele vooropleiding heeft ingevoerd in Studielink is de student verplicht om minimaal 1 

vooropleiding in te voeren tijdens het doen van een inschrijfverzoek. Heeft de student al wel een 

vooropleiding ingevoerd dan heeft de student de mogelijkheid om tijdens het doen van een 

inschrijfverzoek eventueel vooropleidingen toe te voegen. 

Het opvoeren van de vooropleiding start altijd met het kiezen van het land waar de vooropleiding is 

behaald. 

De student moet bij het opvoeren van de vooropleiding aangeven of het diploma behaald is en wat 

de verwachte (bij behaald Nee) of daadwerkelijke (bij behaald Ja) diplomadatum is. 

Tevens dient de student aan te geven door welke onderwijsinstantie het diploma is uitgegeven. 1 

Bij HAVO / VWO (met of zonder profiel) kan de student tevens vakken en cijfers toevoegen, dit is 

echter niet verplicht. (zie figuur 1). 

De lijst met selecteerbare vakken toont alleen de vakken die voor de gekozen vooropleiding 

geldend zijn. De vakkenlijst wordt opgebouwd aan de hand van tabel 'Vooropleiding vak'. 

Daarnaast diende/dient het vak geldig te zijn op 'Datum behalen diploma'. 'Datum ingang' in de 

vakkentabel dient kleiner of gelijk te zijn aan 'Datum behalen diploma' en 'Datum einde' in de 

vakkentabel dient groter of gelijk te zijn aan 'Datum behalen diploma'. 

Resultaten bij vakken worden niet uit een lijst geselecteerd, maar dienen door de student middels 

een invulrubriek ingegeven te worden. Een resultaat mag een van de volgende waarden bevatten: 

- een geheel cijfer 

- één van de letters G, V, O of X (respectievelijk Goed, Voldoende, Onvoldoende en Vrijstelling vak) 

De student kan dus middels de letter 'X' aangeven voor welke vakken hij/zij vrijstelling heeft. 

De reeds toegevoegde vakken worden niet meer in de lijst met selecteerbare vakken getoond. 

Indien een vak door de student verwijderd wordt, wordt deze weer toegevoegd aan de lijst met 

selecteerbare vakken. 

Zodra de student de invoer van de vooropleiding heeft afgerond (via mijn gegevens) 2 of het 

inschrijfverzoek heeft afgerond (via de wizard nieuwe inschrijving) wordt de vooropleiding 

1 

Let op: dit hoeft niet de school te zijn waar de student het onderwijs heeft gevolgd, bijvoorbeeld bij een 

staatsexamen kan dit afwijken. 

2 

Mits de student al inschrijfverzoeken heeft gedaan. Heeft de student nog geen inschrijfverzoeken gedaan dan 

wordt de vooropleiding meegestuurd met inschrijfverzoeken die de student later doet.



verzonden naar de onderwijsinstelling. Tevens wordt bepaald of het om een HAVO/VWO/MBO 

vooropleiding gaat. Indien dit het geval is dan wordt een verzoek tot controle in het BRON/ERR 

verstuurd naar de IB-Groep. (zie paragraaf verificatie vooropleiding). Daarnaast wordt de 

vooropleiding ook naar de IB-Groep meegestuurd met het verzoek tot aanmelding (AMS20). 

Het globale proces rond invoer en controle van vooropleidingen is grafisch weergegeven in figuur 2. 

De onderwijsinstelling ontvangt de vooropleiding(en) via msg03 zodra de student een 

inschrijfverzoek bij de betreffende instellingen doet. Indien een student later een vooropleiding 

toevoegt of wijzigt ontvangt de instelling een via een msg07. 

De student kan alle vooropleidingen die hij / zij heeft behaald of op korte termijn denkt te gaan 

halen in Studielink invoeren. Dit kunnen dus ook vooropleidingen zijn die geen toelating geven tot 

de opleiding die de student wil gaan volgen. Dit is ook noodzakelijk omdat een student eventueel 

voor diverse opleidingen met diverse vooropleidingseisen een verzoek tot inschrijving kan doen. Bij 

de opzet van Studielink is ervoor gekozen om geen business logica m.b.t. toelating in Studielink 

zelf in te bouwen maar uitsluitend de door de student ingevoerde gegevens door te geven en de 

beslissingen over toelating aan de onderwijsinstellingen / IB-Groep over te laten. 

5

6 



Figuur 1 Invoer vooropleiding door de student

analysis Proces vooropleiding 

Name: Proces vooropleiding 

Author: stefan 

Version: 1.0 

Created: 1-4-2008 10:38:28 

Updated: 13-10-2009 12:57:21 

Student 

(from Actors) 

«Informatie object» 

'Vooropleiding niet 

geverifieerd IBG' 

(from Informatie objecten) 


'Vooropleiding andere 

instelling' 



'Vooropleiding 

toegevoegd/gewijzigd 

instelling' 




geverifieerd' 



'Ingetrokken 

vooropleidingverificatie 

door instelling' 




ingetrokken door de 

IB-Groep' 




gewijzigd door de 

IB-Groep' 



'Buitenlandse 

vooropleiding controle 

instelling' 




opgevoerd door de 

IB-Groep' 




Verwerken 

v ooropleiding 

Verwerken 

vooropleiding 

[Status N] 

[Status N signaal 401] 

[Status N signaal 402] 

[Status GD] 

Verwerken decentrale 

v erificatie 

Verwerken 


Intrekken 


v erificatie 

Verwerken 


Verwerken nieuwe 


Verwerken gewijzigde 


Verwerken v erwijderde 


Verwerken verzoek tot 

inschrijving 

Verwerken centrale 

verificatie 

Verwerken terugkoppeling 

bericht v ooropleiding 

Verwerken nieuwe 


Verwerken gewijzigde 


Verwerken ingetrokken 

v ooropleidingv erificatie 

IBG-balie 

(from Actors) 

Verwerken terugkoppeling 

bericht v ooropleiding 

Onderhouden 

vooropleidingsgegev ens 

Studielinkmsg07onderhoudenvooropleidingen 

Proces Centrale 

persoonsverificatie 

VO-S-44 

(from Berichten KvI) 

VO-I-41 


AM-S-20 


VO-I-42 


VO-S-46 


(from Berichten KvA) 

(from Process-diagrams - Persoonsregistratie (from ...) Process-diagrams - Persoonsregistratie ...) 

VO-S-40 


VO-S-43 



Studielinkmsg10verifierenvooropleidingen 

VO-S-40 

VO-S-43 

VO-S-43 




VO-I-45 


VO-I-47 


VO-I-48 


VO-S-46 

Verzoek tot inschrijven 

door student - fixus 

opleiding 

(from Process-diagrams - Persoonsregistratie (from ...) Process-diagrams - Persoonsregistratie ...) 

Studielinkmsg03inschrijving 


Proces Samenv oegen 

(from Process-diagrams - Persoonsregistratie ...) 

Met goedkeur op vos40 

Proces Decentrale 

verificatie student 

Ontvangen terugkoppeling 

v ooropleidingregistratie door 

IBG-ERR 

Ontvangen vooropleidingverificatie 

door IBG-ERR 

Ontvangen nieuwe 

vooropleiding door 

IBG-balie 

Ontv angen gewijzigde 


IBG-balie 

Ontvangen v erwijderde 


IBG-balie 


[1e voorkeur + decentrale selectie] 

Verzoek tot inschrijv en door 

student - zonder fixus 

[student geverifieerd] 

[student geverifieerd] 

[1e voorkeur + 

decentrale selectie] 

Ontvangen v ooropleidingv erificatie 

door instelling 

[1e voorkeur + decentrale selectie] 

Ontvangen ingetrokken 

vooropleidingverificatie door 

instelling 

Figuur 2 Globaal processchema verwerken en controle vooropleiding 

[1e voorkeur + 

decentrale selectie] 

7

8 



3 Algemene procesbeschrijving controle vooropleiding 

Onderstaande globale procesbeschrijving van alle processen rond de vooropleiding is overgenomen 

uit het document Impact Studielink 3 op het SIS. Bij afwijkingen tussen het huidige document en 

het document Impact SL3 op het SIS is laatstgenoemd document leidend. 

Student 

seq Onderhouden v ooropleidingen 

[door student] 

(from Actors) 

Functie: 

Opvoeren/wijzigen/verwijderen 

vooropleidingen() 

[door instelling] 

[door IBG-balie] 

Status aanmelding IB-Groep() 

Vooropleiding toegevoegd/gewijzigd() 

Status aanmelding IB-Groep() 

[decentraal geverifieerd]: 

Vooropleiding 

opgevoerd/gewijzigd/verwijderd 

door IB-Groep() 

[niet decentraal 

geverifieerd]: 

Controle instelling() 

seq Centrale v ooropleiding v erificatie 

Vooropleiding geverifieerd() 

seq Dcentrale v ooropleiding v erificatie door instelling 

Statusinfo vooropleidingen() 

Studielink SIS 

Centrale studenten 

administratie 

Vooropleidingen 

(msg07) 

(from Actors) 

[student bekend bij IB-Groep]: 

Aanvraag check vooropleidingen in 

ERR (VOS40 of VOS43) 

Vooropleiding geregistreerd 

(VOI41) 

[student heeft verzoeken geplaatst]: 

Verzoek tot inschrijving (AMS20) 

Overig relevante 

SIS 

Bevestiging verzoek ontvangen (AMI21) 

[student bekend bij IBG]: 

Verwijderde vooropleiding 

(VOS44) 

Functie: Opvoeren/wijzigen/verwijderen vooropleidingen() 

Vooropleidingen (msg10 of msg34 

Vooropleidingen 

(msg07) 

[match = positief]: 

Centrale 


(msg07) 

Gevalideerde vooropleidingen 

(msg10 of msg34) 

[ERR geverifieerd]:Retour vooropleidingen 

(msg07) 

[student bekend bij IB-Groep]: 

Aanvraag check vooropleidingen in 

ERR (VOS40 of VOS43) 

Vooropleiding geregistreerd 

(VOI41) 

Verzoek tot inschrijving 

(AMS20) 

Bevestiging verzoek ontvangen (AMI21) 

[student bekend bij IBG]: 

Verwijderde vooropleiding (VOS44) 

Gevalideerde vooropleidingen 

(VOI45 / VOI47 / VOI48) 

[toestemmingsverklaring van de student]: 

Resultaat centrale verificatie (VOI42) 

Functie: Valideren vooropleidingen() 

[niet ERR geverifieerd]: 

Vooropleidingen (msg07) 

[niet ERR geverifieerd; student bekend bij IB-Groep]: 

Aanvraag check vooropleidingen in ERR (VOS40 of 

VOS43) 

Figuur 3 procesbeschrijving controle vooropleiding 

IBG-balie 

(from Actors) 

Functie: 

Opvoeren/wijzigen/verwijderen 

vooropleidingen() 

IB-Groep



De vooropleidingen kunnen door de student tijdens het verzoek tot inschrijving worden ingevuld of 

als afzonderlijke optie binnen Studielink. Zolang er geen positieve match is tussen de door de 

student ingevulde vooropleidingen en de vooropleidingen zoals geregistreerd in ERR/BRON of de 

gegevens zijn niet geverifieerd door een instelling, heeft de student de mogelijkheid om de 

vooropleidingen te onderhouden of aan te vullen. De vooropleidingen worden naar alle relevante 

instellingen gestuurd en tegelijkertijd worden de vooropleidingen uit ERR/BRON opgevraagd t.b.v. 

de match. 

Een instelling mag ook de vooropleidingen van de student muteren, mits deze eerder door de 

betreffende instelling zijn geverifieerd of nog helemaal niet geverifieerd zijn. En zolang er nog geen 

positieve match is. De vooropleidingen worden naar Studielink gestuurd die vervolgens de 

gemuteerde vooropleidingen doorstuurt naar de overige relevante instellingen en tegelijkertijd 

worden de vooropleidingen uit ERR/BRON opgevraagd t.b.v. de match. Er wordt niet aan de 

instellingen doorgegeven dat een andere instelling de verificatie heeft uitgevoerd. Alleen als er een 

positieve match met ERR/BRON is worden de instellingen van de verificatie door ERR/BRON op de 

hoogte gebracht. 

Bericht Van Naar Omschrijving 

1.0 - Functie: 

Opvoeren/wijzigen/ver 

wijderen 

vooropleidingen 

1.1 - Vooropleidingen 

(msg07) 

1.2 - Aanvraag check 

vooropleidingen in ERR 

(VOS40 of VOS43) 

1.3 - Vooropleiding 

geregistreerd (VOI41) 

1.4 - Verzoek tot 

inschrijving (AMS20) 

Student Studielink De student vult zijn vooropleidingen in via 

Studielink. De student moet minimaal 1 

vooropleiding hebben. 

Studielink SIS De vooropleidingen worden naar alle 

relevante instellingen gestuurd 

Studielink IB-Groep Indien de student bekend is bij de IB- 

Groep stuurt Studielink de 

vooropleiding(en) naar de IB-Groep. 

IB-Groep Studielink Terugkoppeling van de IB-Groep dat de 

vooropleiding bij de IB-Groep is 

geregistreerd. 

Nadat de vooropleiding is geregistreerd 

start bij de IB-Groep, als de student 

hiervoor toestemming heeft gegeven, het 

proces om de vooropleiding te controleren 

in ERR/BRON. 

Studielink IB-Groep Het systeem stuurt alle CBAP-plichtige 

verzoeken tot inschrijving van de student 

naar de IB-Groep. 

Wanneer alle onderstaande condities van 

toepassing zijn wordt het verzoek tot 

inschrijving naar de IB-Groep verstuurd: 

- Er is een opleiding gekozen die centraal 

aangemeld moet worden (in SSG tabel is 

bij de opleiding in rubriek 'Aanmelding 

indicatie' de waarde 'centraal' 

vastgelegd); 

- De student heeft bij zijn verzoek 

gekozen voor 'Eerste-jaars'; 

- De student heeft bij zijn verzoek 

gekozen voor inschrijvingsvorm 'student'; 

- De student bekend is bij de IB-Groep; 

9

10 




1.5 - Bevestiging 

verzoek ontvangen 

(AMI21) 

1.6 - Status 

aanmelding IB-Groep 

1.7 - Verwijderde 

vooropleiding (VOS44) 


Opvoeren/wijzigen/ver 

wijderen 



(msg10 of msg34 







geregistreerd (VOI41) 

- Er is minimaal één vooropleiding van de 

student bij de IB-Groep geregistreerd; 

- De student heeft voor deze opleiding 

nog niet eerder een verzoek geplaatst 

(met een andere alternatieve 

opleidingscode) bij dezelfde instelling, in 

hetzelfde studiejaar en met dezelfde 

opleidingsvorm. 

IB-Groep Studielink De IB-Groep stuurt een bevestiging als 

het verzoek tot inschrijving in 

behandeling is genomen, zodat de 

student geïnformeerd wordt dat de IB- 

Groep de gegevens heeft ontvangen. 

Studielink Student De student wordt geïnformeerd over het 

van de IB-Groep ontvangen resultaat 

betreffende zijn verzoek tot inschrijving. 

De mededeling kan een van de volgende 

varianten betreffen: 

- IBG heeft uw verzoek tot inschrijving 

goedgekeurd 


afgekeurd 


afgekeurd; bij bezwaar kunt u zich 

melden tot de IBG 


Groep stuurt Studielink de verwijderde 

vooropleiding naar de IB-Groep 

Centrale 

studenten 

administratie 

SIS De instelling geeft in het SIS aan welke 

vooropleiding(en) de student heeft 

gevolgd. 

SIS Studielink Via het SIS wordt de vooropleiding (al 

dan niet in combinatie met een (verzoek 

tot) inschrijving) aan Studielink gestuurd. 

Studielink Student De student wordt geïnformeerd dat de 

instelling een vooropleiding heeft 

toegevoegd of gewijzigd. 


Groep stuurt Studielink de 

vooropleiding(en) naar de IB-Groep. 

IB-Groep Studielink Terugkoppeling van de IB-Groep dat de 

vooropleiding bij de IB-Groep is 

geregistreerd. 

Nadat de vooropleiding is geregistreerd 

start bij de IB-Groep, als de student 

hiervoor toestemming heeft gegeven, het




1.13 - Gevalideerde 


(VOI45 / VOI47 / 

VOI48) 


opgevoerd/gewijzigd/v 

erwijderd door IB- 

Groep 

1.15 - Controle 

instelling 


(msg07) 

1.17 - Resultaat 

centrale verificatie 

(VOI42) 

1.18 - Centrale 


(msg07) 


geverifieerd 


Valideren 


proces om de vooropleiding te controleren 

in ERR/BRON. 

IB-Groep Studielink De door de IB-Groep gevalideerde 

vooropleidingen worden aan Studielink 

doorgegeven. 

Studielink Student Indien de IB-Groep zijn vooropleidingen 

heeft gevalideerd en/of gemuteerd wordt 

de student hiervan op de hoogte 

gebracht. 

Studielink Student Indien de vooropleidingen niet door de 

IBG-balie zijn geverifieerd wordt de 

student geïnformeerd dat de controle 

door de instelling moet plaats vinden. 

Studielink SIS Studielink stuurt de door de IB-Groep 

nieuw toegevoegde, gewijzigde of 

verwijderde vooropleidingen door aan alle 

relevante instellingen 

IB-Groep Studielink Aan Studielink wordt geretourneerd dat 

de ontvangen vooropleiding overeenkomt 

met de registratie in ERR/BRON. Op basis 

van de geretourneerde gegevens en de 

aanwezige gegevens in Studielink wordt 

bepaald of de diplomagegevens inclusief 

vakken overeenkomen of dat ook de 

bijbehorende cijferlijst overeenkomt. 

Studielink SIS Bij een positieve match zijn de 

vooropleidingen geverifieerd door 

ERR/BRON en wordt de centrale 

verificatiestatus doorgestuurd naar alle 

relevante instellingen. Het niveau van de 

verificatie wordt aangegeven; 

diploma/vakken of cijferlijst. (cijferlijst 

verificatie impliceert dat ook 

diploma/vakken een match heeft). 

Studielink Student De student wordt op de hoogte gebracht 

van het resultaat van de match. Indien de 

match op cijferlijstniveau is gelegd 

kunnen de gegevens van de betreffende 

vooropleiding niet meer gemuteerd 

worden, met uitzondering van vakken 

cijfers waarvan is teruggemeld dat ze niet 

klopten. Indien de match op diploma is 

gelegd, kunnen de vakken en cijfers nog 

gemuteerd/aangevuld worden. 

Centrale 

studenten 

administratie 

SIS De instelling valideert de vooropleidingen, 

die vanuit Studielink zijn ingelezen of 

direct door de instelling zelf zijn 

ingebracht in het SIS. 

11

12 




1.21 - Gevalideerde 


(msg10 of msg34) 

1.22 - Statusinfo 


1.23 - Retour 


(msg07) 


(msg07) 




SIS Studielink De door de instelling gevalideerde 

vooropleidingen worden aan Studielink 

doorgegeven. 

De gevalideerde vooropleidingen kunnen 

ook gelijk worden meegestuurd (bericht 

34) wanneer de student zich via de 

instelling heeft ingeschreven. 

Studielink Student Indien de instelling zijn vooropleidingen 

heeft gevalideerd en/of gemuteerd wordt 

de student hiervan op de hoogte 

gebracht. 

Studielink SIS Wanneer het diploma al (geheel of 

gedeeltelijk) door de IB-Groep positief 

was geverifieerd stuurt Studielink de 

vooropleidinggegevens zoals deze n.a.v. 

deze verificatie in Studielink bekend zijn 

terug naar de instelling. 

Studielink Overig 

relevante SIS 

4 Verificatie van de vooropleiding 

De vooropleidingen die nog niet in 

Studielink bestonden of die een wijziging 

hebben ondergaan worden naar alle 

relevante instellingen gestuurd. 

Studielink IB-Groep De vooropleidingen van de student 

worden vergeleken met de 

vooropleidingen van de student zoals die 

in ERR/BRON geregistreerd staan. De 

student moet bekend zijn bij de IB-Groep. 

Voordat een student aan een opleiding kan beginnen moet altijd de vooropleiding van de student 

worden gecontroleerd. Studielink kent hierbij meerdere mogelijkheden: 

- De vooropleiding wordt centraal gecontroleerd in het zogenaamde BRON/ERR, een centraal 

register bij de IB-Groep waarin alle HAVO, VWO en de meeste MBO vooropleidingen met 

bijbehorende gegevens zijn opgenomen. 

- Decentraal door de onderwijsinstelling. 

- Decentraal door de IB-Groep. 

- Decentraal door de IB-Groep namens de (niet aangesloten) instelling. 

Wanneer de student een account aanmaakt in Studielink wordt gevraagd of de student 

toestemming verleent om de vooropleiding te mogen controleren in BRON/ERR. Indien de student 

hiervoor geen toestemming verleent wordt de student automatisch doorverwezen naar de 

onderwijsinstelling voor de verificatie van de vooropleiding. In dat geval wordt er geen verzoek 

gedaan voor verificatie in BRON/ERR. 

HBO en WO diploma’s kunnen op dit moment (nog) niet gecontroleerd worden in BRON/ERR. Ook 

buitenlandse vooropleidingen worden sinds SL2.9 niet meer ter verificatie opgestuurd naar de IB- 

Groep. Deze diploma’s moeten daarom altijd door de onderwijsinstelling worden gecontroleerd. 

Wanneer voor een vooropleiding een of meer verificaties zijn ontvangen van 

onderwijsinstelling(en), IBG-balie of BRON/ERR worden de verificatieresultaten bij de vooropleiding 

getoond. Getoonde informatie en het al dan niet wijzigbaar/verwijderbaar zijn van gegevens is 

afhankelijk van de ontvangen verificatieresultaten, zie hiervoor de betreffende subparagrafen 

hieronder.



4.1 Centrale verificatie vooropleiding via BRON/ERR 

De student moet toestemming verlenen voor de controle. Doet de student dit niet dan wordt er ook 

geen controle uitgevoerd. Een onderwijsinstelling kan in het eigen SIS zien of de student 

toestemming heeft verleend voor de controle en – indien de student geen toestemming heeft 

gegeven – direct beginnen met de eigen controleprocedure voor de vooropleiding. 3 

Indien de student wel toestemming heeft gegeven en het betreft een HAVO, VWO of MBO opleiding 

wordt een aanvraag voor centrale verificatie (VOS46) naar de IB-Groep gestuurd (zie figuur 3). 

NB: vooropleidingen die met conversie gemarkeerd zijn aangeleverd worden niet doorgestuurd 

voor BRON/ERR controle. 

Figuur 4 Ontvangen verificatie BRON/ERR 

De IB-Groep controleert in haar systeem of de vooropleidinggegevens van de student al zijn 

opgenomen. 4 Hierbij kunnen zich meerdere situaties voordoen: 

- De betreffende vooropleiding is niet aanwezig bij de student in BRON/ERR 

- De betreffende vooropleiding is wel aanwezig maar de student heeft het diploma nog niet 

behaald. 

- De betreffende vooropleiding is wel aanwezig en het diploma is gehaald. 

Vooropleidingen waarvoor de BRON/ERR verificatie in aanvraag is kunnen niet gewijzigd worden. 

Op het moment dat een vooropleiding nog niet bekend is bij de IB-Groep en de verificatie het 

'spontane verificatie' traject ingaat (zie paragraaf 4.1.4), kan een vooropleiding wel gewijzigd 

worden binnen Studielink. 

Gedurende de periode dat een verificatie aanvraag naar de IB-Groep gestuurd is en nog geen 

bericht terug ontvangen is krijgt de vooropleiding als verificatiestatus de status "In progress". Deze 

status wordt niet doorgestuurd naar de instelling(en). 

3 Afhankelijk van de mogelijkheden van het SIS 

4 Vooropgesteld dat het bericht voldoet aan alle eisen en niet wordt afgekeurd. 

13

14 



Zolang de vooropleiding nog niet is geverifieerd (dus ook als de verificatiestatus “in progress” is) 

kan de onderwijsinstelling de vooropleidinggegevens nog wijzigen en decentraal verifiëren. 

De IB-Groep stuurt het resultaat van de controle via een bericht (VOI42) terug naar Studielink en 

Studielink slaat het resultaat op. Studielink stuurt het resultaat van de controle (positief of 

negatief) via een bericht (msg07) door naar alle onderwijsinstellingen waarmee de student een 

relatie heeft (in Studielink). 

Bij ontvangst van de reactie wordt gecontroleerd of de status die wordt verstuurd hoger of gelijk is 

aan de verificatiestatus die al in Studielink is vastgelegd. Hierbij wordt de volgende rangvolgorde 

gehanteerd. 

Rang Waarde Betekenis 

1 GD Diploma centraal geverifieerd bij IB-Groep 

2 DD Diploma decentraal geverifieerd bij instelling 

DC Cijferlijst decentraal geverifieerd bij instelling 

IC Cijferlijst decentraal geverifieerd bij IB-Groep 

ID Diploma decentraal geverifieerd bij IB-Groep 

3 GV centraal geverifieerd bij IB-Groep. Vooropleiding is nog niet behaald 

4 N Niet geverifieerd NG = Niet geverifieerd na wachtperiode 

NT / NX toestemming student voor verificatie vooropleiding / toestemming onbekend 

NV Verificatie vooropleiding niet mogelijk bij dit type vooropleiding 

Tabel 1 Rangvolgorde status verificatie vooropleiding 

Indien een lagere status wordt geretourneerd wordt het bericht afgekeurd.



Figuur 5 Ontvangst resultaat BRON/ERR controle 

4.1.1 De betreffende vooropleiding is niet aanwezig bij de student in BRON/ERR 

De nummering van de paragraafindeling is niet logisch. Dit is toch hoofdstuk 4? (staat dus ook fout 

in de inhoudsopgave. 

Indien de vooropleiding niet is gevonden bij de student in BRON/ERR stuurt de IB-Groep een 

bericht (VOI42, VOI45 of VOI47) naar Studielink met “status geverifieerd vooropleiding is N”. 

Vervolgens krijgt de student een mededeling dat de vooropleiding niet geverifieerd kon worden en 

een gewaarmerkte kopie diploma / cijferlijst moet opsturen naar de onderwijsinstelling. De exacte 

inhoud van de betreffende mededeling is te vinden in het Studielink berichtenboek bij 

“vooropleiding centraal afgekeurd”. 

15

16 



De onderwijsinstelling ontvangt een msg07 met “status geverifieerd vooropleiding is N”. Indien de 

onderwijsinstelling de vooropleiding in de tussentijd al decentraal heeft geverifieerd wordt een 

msg07 met de status “DD” gestuurd. 

Bij de bepaling of een vooropleiding aanwezig is in BRON/ERR wordt ook het profiel meegenomen. 

Voorbeeld: de student heeft opgegeven dat hij VWO doet met profiel N+T. Indien wel een 

vooropleiding VWO wordt gevonden, maar met een ander profiel (bijvoorbeeld C+M) dan wordt de 

status geverifieerd vooropleiding = “N” geretourneerd. 

Indien de gegevens nog niet bij IB-Groep bekend zijn wordt de zogenaamde 'spontane verificatie' 

uitgevoerd. Dit betekent dat de vanuit Studielink aangeleverde gegevens elke dag opnieuw worden 

gecontroleerd, tot een half jaar na de door de student opgegeven verwachte diplomadatum. Als 

binnen dat half jaar alsnog gegevens door de VO-instelling (school) worden aangeleverd dan wordt 

alsnog het resultaat hiervan naar Studielink gestuurd. 

Hierbij is er verschil of de student heeft aangegeven of het diploma al dan niet is behaald. Zie voor 

meer informatie over de procedure verificatie in BRON/ERR in paragraaf 4.1.4 procesbeschrijving 

IB-Groep BRON/ERR controle. 

Een student kan een niet geverifieerde vooropleiding altijd aanpassen. Indien de student echter het 

profiel en/of type vooropleiding wil aanpassen dan moet de student eerst opnieuw de juiste 

vooropleiding invoeren en dan de foutieve vooropleiding verwijderen. 

4.1.2 De betreffende vooropleiding is wel aanwezig maar de student heeft het diploma nog 

niet behaald 

Aan het begin van het eindexamenjaar dienen VO scholen en MBO scholen bij het basisregister 

onderwijsnummer (BRON/ERR) aan te melden welke scholieren eindexamen gaan doen en voor VO 

scholen ook welk profiel en vakkenpakket zij hebben. Vroegtijdig is daarom al bekend voor welk 

diploma een aankomend student examen zal gaan doen. 

Studielink controleert daarom zodra de student zijn vooropleiding ingevoerd heeft direct bij 

BRON/ERR de status. In de periode voor begin juli zal de vooropleiding doorgaans wel gevonden 

worden in BRON/ERR maar heeft de student het diploma nog niet behaald. 

De IB-Groep stuurt een bericht (VOI42, VOI45 of VOI47) naar Studielink met daarin “status 

geverifieerd vooropleiding is GV”. De student ontvangt een mededeling “'Vooropleiding (centraal) 

geverifieerd” (zie berichtenboek Studielink). 

Deze status wordt door de IB-Groep alleen afgegeven indien de student heeft aangegeven dat het 

diploma nog niet is behaald. Indien de student heeft aangegeven dat het diploma is behaald maar 

er worden geen diplomagegevens gevonden in BRON/ERR (wel vooropleidinggegevens) dan blijft 

de status “Niet geverifieerd”. 5 

Studielink stuurt het resultaat via een bericht (msg07) met dezelfde status door aan de onderwijsinstelling. 

Dit is voor de onderwijsinstelling een teken dat de student in ieder geval bezig is met de 

vooropleiding die hij heeft opgegeven. Indien de school ook de eindexamenvakken heeft 

geregistreerd kan de onderwijsinstelling tevens zien welke door de student opgegeven vakken 

correct zijn. 

De instelling kan in principe gewoon wachten tot de eindexamengegevens bekend zijn en door de 

scholen zijn aangeleverd bij BRON/ERR. 

Zodra de student in Studielink aangeeft het diploma te hebben behaald start namelijk opnieuw de 

BRON/ERR controle. Zie de betreffende paragraaf Procesbeschrijving IB-Groep BRON/ERR controle. 

Indien de instelling eerder over het diploma / cijferlijst beschikt dan de gegevens via BRON/ERR 

worden aangeleverd kan de instelling de gegevens aanvullen / aanpassen (met uitzondering van 

soort vooropleiding) en de vooropleiding decentraal verifiëren. NB: de gegevens kunnen (zolang er 

nog geen centrale verificatie is afgegeven) worden gewijzigd. Gegevens kunnen als er nog geen 

5 De vooropleiding wordt dus altijd in zijn geheel geverifieerd inclusief de status diploma behaald ja/nee. De 

reden hiervoor is dat de student diploma behaald al op Ja heeft gezet. De trigger om te controleren is dus al 

gegeven. De controle wordt tot een half jaar na de opgegeven datum uitgevoerd.



verificatie is afgegeven ook worden gewijzigd zonder dat er een decentrale verificatie wordt 

afgegeven. 

De student en/of de onderwijsinstelling kan de volgende gegevens nog aanpassen: 

Profiel [door de onderwijsinstelling als een status DD wordt afgegeven, student indien afgekeurd] 

Diploma behaald [student en onderwijsinstelling] 

Datum diploma [student en onderwijsinstelling] 

Vakken toevoegen 

Vakken die zijn afgekeurd verwijderen 

Cijfers toevoegen 

Toeleverende school [student uitsluitend wanneer signaal vooropleiding 401 is] 

NB: De IB-Groep geeft alleen controleresultaten terug op de ingevoerde/aangeboden gegevens 

t.a.v. diploma, vakken en resultaten. De IB-Groep voorziet Studielink niet van ontbrekende 

gegevens. 

Dit betekent o.a. dat indien de student geen gegevens over vakken / cijfers heeft ingevoerd deze 

ook niet door de IB-Groep worden aangeleverd. 

De IB-Groep stuurt tot en met een half jaar na de (verwachte) diplomadatum nog mutaties op de 

vooropleiding op. De controle aan IB-Groep zijde wordt dagelijks uitgevoerd. 

4.1.3 De betreffende vooropleiding is wel aanwezig en het diploma is behaald 

Indien de vooropleiding bij de betreffende student wordt gevonden, de student heeft aangegeven 

dat het diploma is behaald en de school de vooropleidinggegevens heeft doorgegeven aan 

BRON/ERR dan wordt een positieve verificatie afgegeven door de IB-Groep. 

De IB-Groep stuurt een bericht (VOI42) met status behaald diploma = GD naar Studielink en 

Studielink slaat dit op. Indien er bij de verificatie van de vooropleiding is geconstateerd dat 

sommige gegevens die de student heeft ingevuld in Studielink afwijken van de registratie in 

BRON/ERR dan worden deze gegevens afgekeurd. 

De student ontvangt een mededeling “'Vooropleiding (centraal) geverifieerd” (zie berichtenboek 

Studielink). Afhankelijk van de reden van afkeur van de vooropleidingverificatie (vak 

onjuist/onbekend, resultaat onjuist/onbekend, datum diploma niet correct, etc.), wordt een andere 

tekst geplaatst in de e-mail naar de student. 

De IB-Groep geeft alleen controleresultaten terug op de ingevoerde/aangeboden gegevens t.a.v. 

diploma, vakken en resultaten. De IB-Groep voorziet Studielink niet van ontbrekende gegevens. 

De volgende terugmeldingen kunnen verwacht worden: 

- Verificatie Diploma ERR (of BRON VO) positief 

- Verificatie Diploma ERR (of BRON VO) negatief (gegevens foutief of onbekend) 

- Verificatie individueel vak ERR (of BRON VO) waarbij aangegeven wordt of: 

• het vak onbekend is. Het vak wordt voorafgegaan door een rode cirkel met een wit 

plat streepje, achter het vak staat de melding "vak niet gevonden" 

• het vak bekend is, maar het resultaat onjuist is of onbekend is bij IBG. Het vak 

wordt voorafgegaan door een rode cirkel met een wit plat streepje, achter het vak 

staat de reden van afkeur. 

• het vak bekend is en het resultaat juist is. Het vak wordt in dat geval voorafgegaan 

door een groen omkaderd vinkje. 

Indien er een negatief resultaat wordt geretourneerd vanuit de IB-Groep dan kan deze vergezeld 

gaan van een signaalcode vooropleiding waarmee wordt aangegeven wat er precies fout was. 

De volgende codes zijn hierbij mogelijk: 

401 De vooropleiding is volgens de gegevens van de IB-Groep bij een andere school gevolgd 

402 Het diploma is volgende de gegevens van de IB-Groep op een andere datum behaald 

Mogelijkheden student 

Indien na controle blijkt dat er onjuistheden in de gegevens zitten, kan de student zijn gegevens 

aanpassen. De gehele vooropleiding (gewijzigde en niet-gewijzigde gegevens) wordt dan opnieuw 

aan IBG aangeboden. De student kan zijn gegevens onbeperkt blijven wijzigen, echter indien hij 

17

18 



zijn gegevens twee keer gewijzigd heeft en de gegevens daarna nog steeds fouten bevatten, krijgt 

deze de mededeling dat hij/zij zich met diploma en cijferlijst moet melden bij de instelling waar 

hij/zij de opleiding wil gaan volgen. 

De student kan de volgende gegevens wijzigen: 

Datum diploma [uitsluitend bij signaalcode 402] 

Vakken die zijn afgekeurd verwijderen 

Vakken toevoegen 

Cijfers die zijn afgekeurd wijzigen 

Toeleverende school [uitsluitend wanneer signaal vooropleiding 401 is] 

De student kan deze items herkennen aan een rood rondje met daarin een witte balk 

Mogelijkheden onderwijsinstelling 

De verificatie die door BRON/ERR aan Studielink wordt gestuurd, wordt door Studielink naar de 

instelling doorgestuurd (inclusief evt. signaalcode). 

De verificatie die door IBG-balie of instelling naar Studielink wordt gestuurd, wordt door Studielink 

niet doorgestuurd naar de gerelateerde instellingen. Wel worden de wijzigingen in de vooropleidinggegevens 

doorgestuurd. 

Gegevens geverifieerd door BRON/ERR kunnen niet overschreven worden met gegevens afkomstig 

van een instelling of van de IBG-balie. De volgende situaties kunnen onderscheiden worden: 

- Indien het diploma al centraal geverifieerd is worden wijzigingen met betrekking tot het 

diploma niet meer geaccepteerd, de afzonderlijke vakken en cijfers kunnen eventueel wel 

gewijzigd worden. 

- Indien een vak centraal geverifieerd is wordt een wijziging op betreffend vak geweigerd, 

een wijziging op bijbehorend cijfer wordt wel geaccepteerd. 

- Indien een vak inclusief cijfer door BRON/ERR geverifieerd is zullen alle wijzigingen op dit 

vak en cijfer geweigerd worden. 

4.1.4 Procesbeschrijving IB-Groep BRON/ERR controle 

Het verificatieproces draait dagelijks en werkt in grote lijnen als volgt. 

Alle vooropleidingen met de volgende status doen mee met het verificatieproces: 

1. Niet geverifieerd 

2. Niet geverifieerd, wegens geen toestemming student 

3. Niet geverifieerd, wegens toestemming student nog onbekend. 

4. GV en de student zet diploma behaald op Ja. De status wordt in dit geval door de actie van de 

student teruggezet naar Niet geverifieerd door waardoor het verificatieproces weer opnieuw 

wordt gestart. 

Bij de statussen zoals genoemd onder 2 en 3 wordt gekeken of er inmiddels toestemming is. 

Elke dag wordt opnieuw bekeken of het verificatieproces voor de betreffende student – 

vooropleiding nog moet worden uitgevoerd (geen eindstatus heeft) en of de (verwachte) 

diplomadatum niet langer dan een half jaar in het verleden ligt. 

NB: bij de allereerste controle wordt niet gekeken of het half jaar is verstreken. Dus een student 

die in Studielink aangeeft het diploma 5 jaar geleden behaald te hebben wordt 1 keer 

gecontroleerd. Wordt het diploma daarbij niet gevonden dan wordt er vanuit gegaan dat dit ook 

niet meer in BRON/ERR zal worden opgevoerd en wordt de controle gestaakt. 

Eindstatussen zijn: verificatie niet mogelijk bij dit type, vooropleiding geverifieerd (GV) + student 

heeft diploma behaald nog niet op Ja gezet en diploma geverifieerd. 

Processtap Van Naar Omschrijving 

1.1 Student voert 

vooropleiding op 

Student Studielink De student vult zijn vooropleidingen in via 

Studielink. De student moet minimaal 1 

vooropleiding hebben.







1.3 - Initiële status is 

niet geverifieerd 

1.4 -controle of soort 


voorkomt in BRON/ERR 

1.5 - controle of de 

student toestemming 

heeft verleend 

1.6 - Student heeft wel 

toestemming verleend. 

Controle of de student 

voorkomt in BRON/ERR 

1.7 - Student is 

gevonden in 

BRON/ERR. Controle of 


geregistreerd is bij 

deze student 

1.8 - De vooropleiding 

is gevonden bij de 

betreffende student 


gevonden en 

aangegeven dat 

diploma nog niet is 

behaald. 

Studielink IB-Groep De IB-Groep ontvangt de aanvraag voor 

BRON/ERR controle 

Niet 

geverifieerd 

Niet 

geverifieerd, 

soort 


komt voor 

Niet 

geverifieerd, 

wel 

toestemming 

Niet 

geverifieerd, 

student 

gevonden 

Niet 

geverifieerd, 


gevonden 

Niet 

geverifieerd, 


gevonden, 

diploma 

behaald is Nee 

Niet 

geverifieerd 

Verificatie niet 

mogelijk 

Niet 

geverifieerd, 

geen 

toestemming 

student (of 

toestemming 

onbekend) 

Niet 

geverifieerd 

Niet 

geverifieerd 

Vooropleiding 

geverifieerd 

(GV), 

Verificatie 

voltooid. 

Start van de controle 

Indien het een vooropleiding betreft die 

niet in BRON/ERR wordt geregistreerd 

(vooropleiding HAVO, VWO of MBO, 

later eventueel HBO/WO) dan is geen 

verificatie mogelijk en stopt het proces. 

Dit is bijvoorbeeld het geval bij 

buitenlandse vooropleidingen. 

Indien de student geen toestemming 

heeft gegeven voor controle of onbekend 

is of de student toestemming heeft 

gegeven dan blijft de status niet 

geverifieerd. De controle wordt de 

volgende dag opnieuw uitgevoerd omdat 

een student de toestemming status kan 

aanpassen. 

Indien de student ? moet dit niet het 

DIPLOMA zijn ipv de student ? niet 

voorkomt in BRON/ERR wordt de controle 

afgebroken en wordt de volgende dag 

opnieuw gecontroleerd, tot het moment 

dat de datum langer dan een half jaar na 

de (verwachte) diploma datum ligt. 

Indien de betreffende vooropleiding niet 

wordt gevonden bij de student dan blijft 

de status Niet geverifieerd en wordt de 

volgende dag opnieuw gecontroleerd, tot 

het moment dat de datum langer dan een 

half jaar na de (verwachte) diploma 

datum ligt. 

Indien de betreffende combinatie van 

student en voorleiding is gevonden wordt 

voor bepaling van de status nog een 

tweede controle uitgevoerd, namelijk of 

de student heeft aangegeven dat het 

diploma is behaald. Zie volgende stap. 

Indien de student heeft aangegeven dat 

het diploma nog niet is behaald en de 

vooropleiding is gevonden dan wordt aan 

Studielink teruggemeld dat de 

vooropleiding is geverifieerd. 

NB: indien het diploma wordt gevonden 

wordt toch GV en niet GD teruggegeven 

indien de student heeft aangegeven dat 

het diploma nog niet is behaald. Is dit 

logisch? Als de student aangeeft dat je 

19

20 





gevonden en 

aangegeven dat 

diploma wel is 

behaald. 

1.11 - Diploma 

gevonden, student 

heeft aangegeven dat 

diploma is behaald 

1.12 Verificatie proces 

beëindigd. 

Niet 

geverifieerd, 


gevonden, 

diploma 

behaald is Ja 

Niet 

geverifieerd of 

GV 

Niet 

geverifieerd 

Diploma 

geverifieerd 

(GD), 


afgerond 

IB-Groep Studielink 

mag controleren en je vindt het 

opgegeven diploma dan ga je toch niet 

wachten op de student maar dan pak je 

toch de info uit ERR over?? 

De student heeft in Studielink 

aangegeven dat het diploma is behaald. 

In BRON/ERR wordt de vooropleiding 

gevonden, maar geen diplomagegevens. 

De status wordt Niet geverifieerd en de 

volgende dag wordt opnieuw 

gecontroleerd, tot het moment dat de 

datum langer dan een half jaar na de 

(verwachte) diploma datum ligt. 

De student heeft in Studielink 

aangegeven dat het diploma is behaald. 

Het diploma is bij deze student gevonden 

in Studielink. 

Bij het resultaat kan één of meerdere signaalcodes worden meegeleverd. Zie hiervoor de 

voorgaande en volgende paragrafen. 

Hieronder zijn de mogelijkheden nog een keer uitgeschreven: 

1. Vooropleiding niet bekend in BRON en ERR (bijvoorbeeld buitenlandse vooropleiding): status 

wordt Verificatie niet mogelijk bij dit type vooropleiding. Vooropleiding wordt de volgende dag 

dus niet meer geverifieerd 

2. Geen toestemming van de student: status wordt/blijft Niet geverifieerd, wegens geen 

toestemming student. Volgende dag nieuwe poging 

3. Geen toestemming van de student bekend: status wordt/blijft Niet geverifieerd, 

wegens toestemming student onbekend. Volgende dag nieuwe poging 

4. Student niet bekend in BRON of ERR: status blijft Niet geverifieerd. Volgende dag nieuwe 

poging. 

5. Student meldt nog niet afgeronde vooropleiding die niet voorkomt in BRON of ERR: status blijft 

Niet geverifieerd. Volgende dag nieuwe poging. 

6. Student meldt nog niet afgeronde vooropleiding, er wordt echter WEL een diploma gevonden in 

BRON of ERR. Status wordt vooropleiding geverifieerd (GV). Verificatie voltooid. 

7. Student meldt afgeronde vooropleiding, maar er zijn nog geen diplomagegevens in BRON of 

ERR: status blijft Niet geverifieerd. Volgende dag nieuwe poging. 

8. Student meldt nog niet afgeronde vooropleiding die wél voorkomt in BRON status wordt 

Vooropleiding geverifieerd. Verificatie voltooid. 

9. Student meldt afgeronde vooropleiding, diplomagegevens zijn bekend in BRON of ERR: status 

wordt Diploma geverifieerd. Verificatie afgerond. 

10. Student meldt nog niet afgeronde vooropleiding en jaar diploma ligt meer dan een half jaar in 

het verleden: status wordt Niet geverifieerd na wachtstatus. Volgende dag dus geen nieuwe 

poging meer. 

11. Student meldt afgeronde vooropleiding en datum diploma ligt meer dan een half jaar in het 

verleden: status wordt Niet geverifieerd na wachtstatus. Volgende dag dus geen nieuwe poging 

meer. 

Indien een student een wijziging doorgeeft op de vooropleiding (op nog niet geverifieerde 

gegevens), inclusief omzetting van diploma behaald van Nee naar Ja, dan wordt deze wijziging aan 

de IB-Groep doorgegeven en daar verwerk. De status verandert dan in Niet geverifieerd en het 

bovengeschetste proces wordt weer opnieuw uitgevoerd.



De trigger wanneer de verificatie van de vooropleiding de status GV heeft om opnieuw het 

verificatieproces uit te voeren is dus altijd een actie van de student 6 en NIET het opvoeren van 

diplomagegevens door de school. 

Het hele proces is hieronder ook schematisch weergegeven: 

analysis BRON/ERR controle 

Nee 

Controleer volgende 

dag opnieuw 

Proces stopt 

Ja 

half jaar voorbij? 

Idem voor 

toestemming 

onbekend, status is dan 

Niet geverifieerd 

wegens toestemming 

student onbekend 

Zet status = 

Verificatie niet 

mogelijk bij dit 

type 

Zet status = Niet 

gev erifieerd, geen 

toestemming 

student 

Nee 

Zet status = Niet 

gev erifieerd 

Nee 

Nee 

Student 

te v erifieren 


Controle v ooropleiding in 

BRON/ERR 

soort vooropleiding in BRON/ERR 

Ja 

toestemming verstrekt 

Student bekend in BRON/ERR 

Ja 

student - vooropleiding gevonden? 

Student aangegeven diploma behaald? 

Diploma gevonden? 

Figuur 6 Schematische weergave IB-Groep controle proces 

Nee 

Nee 

Ja 

Ja 

Ja 

Nee 

Ja 

LET OP: verificatie 

proces begint pas 

opnieuw zodra student 

aangeeft dat het 

diploma is behaald. 

Verificatie v oltooid. Zet 

status = Vooropleiding 

geverifieerd (GV) 

Verificatie Afgerond. Zet 

status = Diploma 

geverifieerd (GD) 

4.2 Decentrale verificatie vooropleiding door de onderwijsinstelling 

Indien er geen centrale verificatie uitgevoerd kan worden (vooropleiding HAVO, VWO of MBO 

en/of de student heeft geen toestemming gegeven voor controle) dan dient de onderwijsinstelling 

zelf de vooropleiding decentraal te verifiëren. 

6 De afgelopen twee jaar is deze actie van de student via een beheeractie gesimuleerd. Hierbij is vanuit 

Studielink beheer via een script diploma behaald tijdelijk op ja gezet, zodat alsnog de controle werd uitgevoerd. 

21

22 



uc Ontv angen v ooropleidingv erificatie door instelling 

Name: Ontvangen vooropleidingverificatie door instelling 

Author: Surf 

Version: 1.0 

Created: 14-4-2006 10:24:31 

Updated: 18-12-2007 14:53:11 

SIS 

(from Actors) 

Bericht 10 

Bericht 07 

Ontv angen 


door instelling 

Figuur 7 Decentrale verificatie door onderwijsinstelling 

Bericht VOS40 / VOS43 

IBG 

(from Actors) 

Hierbij dient rekening gehouden te worden met het volgende: 


van een onderwijsinstelling of van de IBG-balie. De volgende situaties kunnen onderscheiden 

worden: 

- Indien het diploma al centraal geverifieerd is (status is GD) worden wijzigingen ten aanzien 

van het diploma niet meer geaccepteerd, de afzonderlijke vakken en cijfers kunnen 

eventueel wel gewijzigd worden. 

- Indien een vak al centraal geverifieerd is (status is VG) wordt een wijziging op betreffend 

vak geweigerd, een wijziging op bijbehorend cijfer wordt wel geaccepteerd. 

- Indien een vak inclusief cijfer centraal geverifieerd is (status = UG) zullen alle wijzigingen 

ten aanzien van dit vak en cijfer geweigerd worden. 

Vanuit Studielink wordt bij het verzoek tot inschrijving (msg03) de status van de toestemmingsverklaring 

meegestuurd. Indien deze status N is kan de instelling direct starten met de eigen 

verificatie procedure. 

Bij de decentrale verificatie dienen de gegevens correct en compleet gecontroleerd / ingevoerd te 

worden en diploma behaald op Ja gezet te worden. 

De decentrale verificatie wordt niet doorgestuurd naar andere onderwijsinstellingen maar de 

gegevens die tijdens de verificatie worden aangepast worden wel doorgevoerd in Studielink. 

Teneinde de kwaliteit van de informatie in de keten te verzekeren is het daarom van belang om 

goed te controleren dat geen onjuiste gegevens worden goedgekeurd. 

Tip: wacht niet te lang met verifiëren van de vooropleiding. Indien er 2 tot 3 weken na het bekend 

worden van de eindexamenuitslagen geen centrale verificatie van de vooropleiding tot stand is 

gekomen dan is het verstandig om te starten met de decentrale verificatieprocedure.



Indien de onderwijsinstelling de vooropleiding decentraal geverifieerd heeft en het resultaat 

doorgeeft aan Studielink ontvangt de student een mededeling dat zijn vooropleiding geverifieerd is 

door de betreffende onderwijsinstelling. 

Indien een onderwijsinstelling gegevens aanvult of wijzigt in de vooropleiding zonder dat een 

decentrale verificatie wordt afgegeven ontvangt de student een mededeling dat de betreffende 

onderwijsinstelling heeft gewijzigd c.q. toegevoegd. 

23

act Ontv angen v ooropleidingv erificatie door instelling 

24 

Name: Ontvangen vooropleidingverificatie door instelling 

Author: Minka 

Version: 1.0 

Created: 19-4-2006 13:39:18 

Updated: 26-1-2009 12:31:13 

SIS 

(from Actors) 







4. 

2. 

Keur bericht 

Studielinkmsg10 af 

ActivityFinal 

5. 

Controleer status 

v ooropleiding in 

Studielink 

Leg diplomagegev ens en 

v akken die nog niet 

IBG-ERR gev erifieerd zijn 

v ast in de database 

Zijn er onderdelen reeds 

IBG-ERR geverifieerd in SL? 

Verstuur bericht met 

v ooropleidingsgegev ens 

uit Studielink terug naar 

instelling 

Zijn er nog 

andere 

gerelateerde 

instellingen? 

[Gewijzigde 

vooropleiding] 

[Ja] 

[Ja] 



naar gerelateerde 

instellingen (inclusief 

decentrale selectie) indien 

aanwezig 


gewijzigde 


met de v erificatie v an 

deze instelling naar IBG 

ActivityFinal 

[nee] 

Leg mededeling bij de 

student v ast 

Student account geblokkeerd? 

Verstuur mededeling naar 

student 

ActivityInitial 

Ontv angen bericht met 


Controleer geldigheid 

bericht Studielingmsg10 

Bericht 

geldig 

Soort mutatie 

[Nee] 

[Nee] 

[ja] 

[Toegevoegde 


[Gewijzigde 


VO-S-40 


VO-S-43 


1. 

[Toegevoegde 


Leg gegev ens v ast in de 

database 

Decentrale 


Buitenlandse 


Leg mededeling v ast bij 

student 'Melden bij 

instelling iv m 

buitenlandse 

v ooropleiding' 

Student account 

geblokkeerd? 

Verstuur mededeling naar 

student 'Melden bij 

instelling iv m 

buitenlandse 

v ooropleiding' 

IBG 

(from Actors) 

Vooropleiding decentraal 

geverifieerd instelling 

(from Email berichten) 

Vooropleiding 



3. 

E-mail 'Melden bij instelling ivm 

buitenlandse vooropleiding' 


Figuur 8 Verwerken decentrale verificatie vooropleiding onderwijsinstelling 

[ja] 

[nee] 

[ja] 

[nee] 

[ja] 

[nee] 

Student 

(from Actors)



4.3 Decentraal door de IB-Groep 


van een onderwijsinstelling of van de IBG-balie. De volgende situaties kunnen onderscheiden 

worden: 

- Indien het diploma al centraal geverifieerd is worden wijzigingen ten aanzien van het 

diploma niet meer geaccepteerd, de afzonderlijke vakken en cijfers kunnen eventueel wel 

gewijzigd worden. 

- Indien een vak al centraal geverifieerd is wordt een wijziging op betreffend vak geweigerd, 

een wijziging op bijbehorend cijfer wordt wel geaccepteerd. 

- Indien een vak inclusief cijfer centraal geverifieerd is zullen alle wijzigingen ten aanzien van 

dit vak en cijfer geweigerd worden. 

De IB-Groep voert geen “losse” decentrale verificaties van de vooropleiding uit (anders dan de 

reeds hiervoor genoemde verificaties namens de instelling). Decentrale verificaties door IB-Groep 

vinden daarom altijd plaats direct bij opvoer van de vooropleiding. 

Hierop is één uitzondering: direct voor de loting wordt in uitzonderingsgevallen een enkele keer wel 

een verificatie door de IB-Groep uitgevoerd op gegevens die door de student zelf zijn ingevoerd, 

als de student buiten de loting dreigt te vallen. 

uc Ontvangen nieuwe v ooropleiding door IBG-balie 

Name: Ontvangen nieuwe vooropleiding door IBG-balie 

Author: Surf 

Version: 1.0 

Created: 17-12-2007 13:43:05 

Updated: 17-12-2007 15:14:12 

IBG-balie 

(from Actors) 

VOI45 

VOS46 

Ontv angen nieuwe 


IBG-balie 

bericht 07 

SIS 

(from Actors) 

Figuur 9 Toevoegen decentraal geverifieerde vooropleiding door IBG-Balie 

4.4 Onderhouden / aanpassen vooropleiding door student na verificatie 

Indien na controle blijkt dat er onjuistheden in de gegevens zitten, kan de student zijn gegevens 

aanpassen. De gehele vooropleiding (gewijzigde en niet-gewijzigde gegevens) wordt dan opnieuw 

aan IBG aangeboden. De student kan zijn gegevens onbeperkt blijven wijzigen, echter indien hij 

zijn gegevens twee keer gewijzigd heeft en de gegevens daarna nog steeds fouten bevatten, krijgt 

deze de mededeling dat hij/zij zich met diploma en cijferlijst moet melden bij de instelling waar 

hij/zij de opleiding wil gaan volgen. De onderwijsinstelling kan de afgekeurde vakken / cijfers nog 

corrigeren. Een verificatie afgeven is hierbij niet noodzakelijk. 

Bij een vooropleiding HAVO/ VWO oud/ met profiel, mogen vakken en resultaten altijd toegevoegd 

worden, ongeacht een eventuele verificatie van de vooropleiding. 

25

26 



Indien een negatieve verificatie van de diplomagegevens van een instelling, IBG-balie of uit 

BRON/ERR ontvangen is, wordt er een rode cirkel met een wit plat streepje getoond en wordt 

het negatieve resultaat via een melding op het scherm getoond. De student kan zijn 

diplomagegevens aanpassen. 

Indien type vooropleiding en/of profiel onjuist waren ingevoerd dan kan de student dit uitsluitend 

wijzigen door eerst een nieuwe vooropleiding met het juiste profiel op te voeren en vervolgens de 

foutieve vooropleiding te verwijderen. 

Toeleverende school en datum diploma 

Indien er bij de verificatie een signaalcode 0401 is ontvangen (vooropleiding bij een andere school 

gevolgd) wordt er een rode cirkel met een wit plat streepje getoond. In dat geval kunnen alleen de 

instellingsgegevens (plaats en instelling) nog gewijzigd worden. Er wordt een melding getoond 'De 

gegevens van de instelling waar het diploma is behaald kunnen gewijzigd worden'. 

Indien er bij de verificatie een signaalcode 0402 is ontvangen (Diploma op andere datum behaald), 

wordt een rode cirkel met wit plat streepje getoond vóór de Datum behalen diploma en kan 

alleen de Datum behalen diploma gewijzigd worden. Er wordt een melding getoond 'Diploma op 

andere datum behaald'. 

Indien een positieve verificatie van de diplomagegevens van een instelling, IBG-balie of van 

BRON/ERR is ontvangen wordt een groen omkaderd vinkje getoond en wordt een melding 

getoond over het positieve resultaat. De student kan vanaf dat moment de diplomagegevens niet 

meer wijzigen en kan de vooropleiding niet meer verwijderen. 

Indien de toeleverende school correct door de student is gekozen wordt dit aangegeven met en 

kan de school niet meer worden gewijzigd. 

Indien de diplomadatum overeenkomt juist was ingevoerd wordt vóór de datum diploma een 

symbool getoond en kan de student de datum niet meer wijzigen. 

Wanneer vanuit een BRON/ERR verificatie een positief resultaat is ontvangen overtreft dit de 

verificaties van alle andere partijen (instellingen en IBG-balie). 

Vóór het vak wordt dan een groen omkaderd vinkje getoond, gevolgd door de melding dat het vak 

geverifieerd is door de IB-Groep. Verificatieresultaten van andere partijen (onderwijsinstellingen) 

worden niet getoond. 

De rubriek 'resultaat' is niet meer wijzigbaar en het vak mag niet meer verwijderd worden 

Vakken en cijfers 

Wanneer voor een vak door de verschillende verifiërende partijen (instellingen, IBG-balie en 

BRON/ERR) dezelfde verificatieresultaten worden gestuurd, wordt achter het vak: 

- bij een positief resultaat een getoond en worden de verifiërende partijen opgesomd. 

- bij een negatief resultaat een getoond en wordt de afkeur reden gemeld met daarbij een 

mogelijke vervolgactie. De volgende meldingen kunnen getoond worden: 

• Vak niet gevonden. 

• Cijfer mogelijk onjuist, controleer het cijfer. 

Afhankelijk van het verificatieresultaat is de rubriek 'cijfer' al dan niet wijzigbaar en is het al dan 

niet mogelijk om het vak te verwijderen: 

- Wanneer op het vak een verificatie is ontvangen waarbij het vak is goedgekeurd, mag het 

vak niet meer verwijderd worden. 

- Wanneer op het vak een verificatie is ontvangen waarbij het vak inclusief het resultaat is 

goedgekeurd, is de rubriek 'cijfer' niet meer wijzigbaar en mag het vak niet meer 

verwijderd worden. 

Tegenstrijdige verificaties 

Wanneer voor een vak door de verschillende verifiërende partijen (instellingen, IBG-balie en 

BRON/ERR) verschillende verificatieresultaten worden gestuurd en er is geen positieve BRON/ERR 

verificatie ontvangen, wordt achter het vak een getoond. 

Tevens is het mogelijk om, d.m.v. het klikken op een vak, meer informatie te krijgen over de 

afzonderlijke verificaties van een vak.



Afhankelijk van het meest positieve verificatieresultaat is rubriek 'cijfer' al dan niet wijzigbaar en is 

het al dan niet mogelijk een vak te verwijderen: 

- Wanneer op het vak een verificatie is ontvangen waarbij het vak is goedgekeurd, mag het 

vak niet meer verwijderd worden. 

- Wanneer op het vak een verificatie is ontvangen waarbij het vak inclusief het resultaat is 

goedgekeurd, is de rubriek 'cijfer' niet meer wijzigbaar en mag het vak niet meer 

verwijderd worden. 

Wanneer voor een vak niet-eenduidige verificatieresultaten zijn ontvangen en de student klikt op 

een vak, dan wordt er meer informatie getoond over de afzonderlijke verificaties van dat vak. 

Er wordt een toelichtende tekst getoond op de pagina. 

De rubrieken 'vak' en 'resultaat' worden getoond. Afhankelijk van het meest positieve verificatieresultaat 

zijn de rubrieken 'vak' en 'resultaat' al dan niet wijzigbaar: 

- Wanneer volgens de meest positieve verificatie het vak is goedgekeurd, is het vak niet 

meer wijzigbaar. 

- Wanneer volgens de meest positieve verificatie het vak inclusief het resultaat is 

goedgekeurd, zijn de rubrieken 'vak' en 'resultaat' niet meer wijzigbaar. 

Voor ieder ontvangen verificatieresultaat wordt getoond: 

- van welke partij het afkomstig is (instelling, IBG-balie, BRON/ERR) 

- de verificatiestatus ( of ) 

- indien het verificatieresultaat negatief is dan wordt de reden van afkeur getoond (vak niet 

gevonden, cijfer mogelijk onjuist). 

4.5 Verificatiestatussen vooropleiding en accountantscontrole 

In de zogenaamde TPM (Third Party Mededeling) is vastgelegd dat de centrale verificatieprocedure 

is getoetst door de accountant van het ministerie van O&W en dat uw instellingsaccountant de 

centraal geverifieerde vooropleidingen niet meer hoeft te controleren. 

Een decentrale verificatie van de vooropleiding door een collega instelling echter wordt niet 

doorgegeven en kan ook niet gebruikt worden als vervanger voor een eigen controle. Dit o.a. 

omdat er geen afspraken zijn over het bewaren van diploma’s en cijferlijsten door onderwijsinstellingen 

indien een student uiteindelijk niet gaat studeren bij de instelling die de controle heeft 

uitgevoerd. 

Bij een decentrale verificatie door de IB-Groep gelden 2 situaties: 

- De IB-Groep heeft een decentrale verificatie uitgevoerd namens de onderwijsinstelling. Dit 

is doorgaans het geval bij onderwijsinstellingen die op het betreffende moment nog niet 

aangesloten zijn of waren. De status van de verificatie vooropleiding is in dat geval DD. De 

accountant dient deze decentrale verificaties namens de onderwijsinstelling gewoon te 

accepteren. Wel is het verstandig om als instelling met de IB-Groep (afdeling CBAP) 

afspraken te maken over de mogelijkheid om de achterliggende bewijsstukken in te kunnen 

zien of kopieën hiervan te ontvangen. 

- In het kader van de loting kan de IB-Groep een decentrale verificatie uitvoeren. De IB- 

Groep vraagt namelijk alle (toelatinggevende) diploma’s en cijferlijsten op voor alle 

studenten die willen meedoen aan de loting. Officieel zijn er geen afspraken gemaakt dat 

onderwijsinstellingen deze verificaties kunnen overnemen. De verificaties worden door 

Studielink ook niet doorgestuurd naar de onderwijsinstelling. De status is echter wel 

zichtbaar in de Studielink FOTO en in de inkijktool bij de studenten. Indien de eigen 

instellingsaccountant daarmee akkoord gaat kunnen instellingen op eigen initiatief 

afspraken maken met het CBAP over raadplegen of kopiëren van achterliggende 

bewijsstukken en deze verificaties door een eigen decentrale verificatie bevestigen zonder 

dat opnieuw bewijsstukken bij de student opgevraagd hoeven worden. 

Decentrale verificaties van collega onderwijsinstellingen kunnen niet overgenomen worden. De 

gegevens over deze verificaties worden niet doorgestuurd door Studielink en er zijn geen afspraken 

over archivering van achterliggende bewijsstukken indien de student geen verzoeken meer heeft 

bij de betreffende instelling. 

27

Beschrijving verificatie vooropleiding

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?