Handreiking goed opdrachtgeverschap

Naarmate de trajectprijs lager wordt, zijn met deze
methode minder extra punten te verdienen. Dit kan
op twee manieren een uitkomst bieden. Allereerst
kan het de eerder genoemde race to the bottom
tegengaan. In de tweede plaats kan de gemeente
juist een groot belang toekennen aan offertes die
rond de budgetrestrictie liggen. De gemeente laat
met deze methode de prijs relatief sterk doorwegen
zodat offertes een wel bijzonder hoog additioneel
kwaliteitsniveau moeten bieden wil de gemeente
bereid zijn daar wat extra voor te betalen.
Aandacht verdient het verschil tussen een relatieve
en een absolute scoremethode. Een relatieve score
houdt in dat een offerte als referentiepunt genomen
wordt voor de beoordeling van de overige offertes.
Bijvoorbeeld: de laagste prijs krijgt het maximale
aantal punten en de andere prijzen krijgen een
score die gerelateerd is aan die laagste prijs.
Relatieve scores komen in de praktijk veel voor.
Deze leiden echter tot onbedoelde effecten. Het
cijfervoorbeeld maakt dit duidelijk.
Relatieve scores
In de uitgangssituaties zijn er vier offertes. De
offerte met de laagste prijs krijgt op dat onderdeel
de maximale score van 50 punten. Offerte B komt
als beste naar voren en offerte D (naast A) als
slechtste. Stel nu echter dat offerte A helemaal niet
mee had gedaan. Het resultaat zien we terug in het
onderste gedeelte van de tabel. Nu scoort offerte D
het hoogste en offerte B het laagste. Dezelfde drie
offertes (B tot en met D) worden dus totaal
verschillend beoordeeld afhankelijk van offerte A.
Anders geformuleerd: de beoordeling van de
offertes wordt afhankelijk gemaakt van een offerte
die helemaal geen serieuze kans maakt.
Een situatie die in de praktijk veel voorkomt is dat
de gemiddelde prijs een bepaald aantal punten
krijgt waarna de andere prijzen een score krijgen
die gerelateerd is aan die gemiddelde prijs. Ook dit
is een relatieve scoremethode en ook hier geldt
hetzelfde bezwaar – zij het in een wat mildere mate
– van onbedoelde uitkomsten.
De aanbestedende dienst kan ook een bepaalde
richtprijs noemen en daar een bepaalde score aan
koppelen. De prijzen van alle offertes worden
vervolgens gescoord in verhouding tot die richtprijs.
Dit is een voorbeeld van een absolute methode en
deze leidt niet tot de hierboven beschreven
effecten.
Het laatste aandachtspunt is het hanteren van een
onder- en bovengrens. Bijvoorbeeld: een trajectprijs
van 6.000 euro verdient nul punten en alle prijzen
daarboven ook. Dit kan er toe leiden dat een offerte
met een marginaal hoger kwaliteitsniveau en een
prijs van 12.000 euro het wint van een offerte van
6.000 euro. Op het criterium prijs scoren beide
offertes immers nul punten. Het is dan beter om
geen grens te hanteren en de score gewoon door
te laten lopen naar een negatieve waarde.
Transparantie
Beschrijf de gunningsmethode duidelijk in het
aanbestedingsdocument. Dit geldt ook voor de
scores die te verdienen vallen op elk van de
gehanteerde criteria en de manier waarop die
scores bepaald worden; het aanbestedingsrecht
vereist dit. U maakt als opdrachtgever aan de markt
duidelijk waar u het meeste belang aan hecht, en
dat vergroot de kans dat u de beste offertes krijgt.
Hoe minder transparant u als aanbestedende
dienst bent, des te meer krijgt de aanbesteding het
karakter van een loterij.
Overwegingen bij het beoordelen van ‘kwaliteit’
Beoordeel niet op eisen. Aan de eisen moet elke
inschrijver gewoon voldoen. Deze horen niet bij de
gunningscriteria thuis maar bij de selectiecriteria.
Beoordelen van dienstverlening ‘op papier’ is lastig.
Je weet pas na gunning of de ‘papieren’ kwaliteit
ook echt wordt geleverd. Maak de criteria zoveel
mogelijk objectief en kwantificeerbaar. De
beschrijving van een aanpak (een methode
waarmee de inschrijver claimt een bepaald
resultaat te behalen) kan objectief gemaakt worden
Ministerie van VROM/Wonen, Wijken en Integratie – Handreiking Goed opdrachtgeverschap 24