Handleiding Oefenen VP * Bevelvoerders ... - Brandweer Zwolle

Handleiding Oefenen VP
* Bevelvoerders/manschappen
* Sectiehoofden
Versienr Auteur Opmerkingen
0.1 J.J. Stappenbeld maart 2012 Concept
1

Inhoudsopgave
1. Inleiding en korte beschrijving VeiligheidsPaspoort
2. Info opvragen door Bevelvoerder / Manschap
3. Info opvragen door Sectiehoofd
NB dit is een dynamisch document, in de loop van het komende jaar zullen de nodige
aanpassingen plaats vinden in VP.
Dit document zal aangepast worden indien nodig.
2

1. Inleiding en korte beschrijving VeiligheidsPaspoort
Veiligheidspaspoort is een managementtool waarmee informatie over oefeningen, uitrukken,
personeel en uitbetalingen kunnen worden getoond en aangepast.
Het aanpassen van informatie zal in eerste instantie gebeuren door medewerkers van de
afdeling Management Ondersteuning (MO).
In een later stadium is het de bedoeling dat sectiehoofden, bevelvoerders en oefenleiders zelf
informatie aan gaan passen mbt uitrukrapportages en oefeningen.
Iedereen binnen het korps Zwolle krijgt een “inkijk” mogelijkheid, wat betekent dat je naar je
eigen geoefendheid (kwantitatief maar ook kwalitatief) kunt kijken, welke oefenmomenten
gepland staan en welke uitrukken er zijn geweest.
Verder is het voor de sectiehoofden en het management mogelijk rapportages te genereren
waarmee een beeld verkregen wordt van de geoefendheid per persoon, ploeg of korps.
Doel van deze handleiding is om je zonder te veel poespas kennis te laten maken met de
oefenmodule (incl duiken) binnen VP. Dit betekent concreet dat de meest belangrijke items
uitgelegd worden. Het wordt dus geen beschrijving van het gehele systeem maar een
praktische handleiding met zo min mogelijk stappen.
VeiligheidsPaspoort is op iedere PC met een internet verbinding te gebruiken. De website die
je hiervoor dient te gebruiken is https://veiligheidspaspoort.magentammt.com/vp2/ , de eerste
keer dat je inlogt gebruik je de inlognaam en het wachtwoord welke je via de mail hebt
gekregen.
Bij de eerste keer inloggen dien je meteen je wachtwoord te wijzigen (je bent verplicht
een wachtwoord te gebruiken van minimaal 6 tekens waaronder 1 hoofdletter en 1
cijfer.)
Tip: Wanneer je een vinkje zet bij “login gegevens onthouden” hoef je deze de volgende
keer niet weer in te vullen.
3

Gebruik Menu
Wanneer je bent ingelogd zie je aan de linkerkant van het scherm een tabblad met daarop
jouw naam en (als het goed is) een prachtige foto van jezelf.
Tip: Boven het woordje “menu” zie je een slotje, wanneer je hierop klikt zal het menu
dicht schuiven en alleen weer open gaan wanneer je er met de muis overheen gaat.
In “mijn menu” zie je allerhande gegevens van jezelf, deze kun je niet aanpassen.
Afhankelijk van jouw inkijk autorisatie in VP is het menu meer of minder gevuld.
Het programma start altijd op met “Mijn portaal” waarin je een aantal velden vindt met
informatie waaronder de oefenmomenten die voor jouw gepland staan en de uitrukken die er
geweest zijn.
In bovenstaande velden is het niet mogelijk om aanpassingen te doen. De grootte waarin je de
velden ziet is ook afhankelijk van de grootte van het scherm dat je gebruikt.
4

2. Info opvragen door bevelvoerder / manschap
Na het inloggen start VP met het Portaal waarin een aantal velden informatie geven.
O.a. is een overzicht te zien van de incidenten die geweest zijn en is er een kader met info
over oefeningen die gepland staan.
Onderstaand kader geeft een overzicht van de oefenmomenten die gepland staan.
Onder “mijn menu” kun je verschillende zaken raadplegen.
De meest belangrijke op dit moment zijn voor de manschappen en bevelvoerders
“mijn oefeningen” en “mijn duiklogboek”
5

Van beiden tref je hieronder een korte beschrijving aan.
Op dit scherm is te zien welke oefeningen je gedraaid hebt en hoe deze beoordeeld zijn. Op
dit moment worden de oefeningen nog niet altijd beoordeeld en daarom staat over het algemeen alles
op voldoende (kwantitatief). Voor de periode kijkt het systeem altijd een jaar terug, maar je kunt de
periode zelf aanpassen, klik daarvoor op het kleine pennetje naast de datum.
Bij beoordelingen zie je een groot aantal oefenmomenten staan, deze waren allemaal voor jou
gepland. Dit wil niet zeggen dat je ze ook allemaal bijgewoond hebt. (nb de oefenmomenten waar een
0 onder voldoenden staat zullen op termijn uit beeld verdwijnen, je ziet dan alleen nog de
oefenmomenten waaraan je daadwerkelijk hebt deelgenomen)
TIP: rechts onderaan de pagina zie je b.v. 1-29 staan, door rechts van deze getallen te klikken
kun je het aantal treffers aanpassen.
Wanneer je op het pijltje klikt links naast de datum (links in het scherm) van het oefenmoment
dan krijg je in beeld welke opdrachten er verbonden zijn aan het oefenmoment (de betreffende
oefenkaart). Wanneer je weer terug wilt naar de vorige pagina klik je op “mijn oefeningen” links
bovenin beeld.
6

Voor de duikers en duikploegleiders is er een apart logboek beschikbaar.
Klik hiervoor op “mijn duiklogboek”
In het overzicht kun je kiezen voor de functie van brandweerduiker of duikploegleider (op
termijn wordt het programma uitgebreid met assistent duikploegleider).
Heb je de functie aangepast dan dien je op “overzicht verversen” te klikken.
Je kunt de periode aanpassen door op de kalendertjes naast de data te klikken, de data kun je
vervolgens aanpassen.
Niet onbelangrijk is dat je kunt zien wanneer je laatste duikinzet of inzet als
duikploegleider is geweest.
Wanneer je onder NBBE codering op “behaald” of “nog te doen” klikt, kun je zien welke
opdrachten je hebt uitgevoerd of nog moet doet.
Voor de beroepsbevelvoerders is het mogelijk de geoefendheid van alle duikers in te kijken.
Klik hiervoor op “duiken” en vervolgens op “duiklogboek”. Je kunt nu per persoon de data
bekijken door op het vergrootglas links naast de naam te klikken.
7

Tip: rechtsonder in beeld staat 1-25, klik hier rechts naast en vergroot het aantal tot 50,
je hebt dan alle duikers in beeld.
Om weer terug te gaan naar het totaaloverzicht kun je links op het woord “overzicht” klikken.
Wanneer je op het pijltje klikt naast het woord overzicht opent zich een overzicht van de
logboeken. (nb vanaf 1 november 2011 wordt er geregistreerd in VP, dus van voor die tijd zijn
er geen gegevens beschikbaar).
Je kunt nu per maand kijken welke oefenmomenten er waren en welke inzetten er zijn
geweest.
8

3. Info opvragen door sectiehoofd
Na het inloggen start VP met het Portaal waarin een aantal velden informatie geven.
O.a. is een overzicht te zien van de incidenten die geweest zijn en is er een kader met info
over het personeel.
Onderstaand kader geeft een overzicht van de oefenmomenten die gepland staan.
Door op het “kalendertje” vooraan de regel te klikken kun je het oefenmoment openen en heb
je inzicht in de details van de oefening.
Een sectiehoofd kan op de volgende manieren rapportages met betrekking tot de
geoefendheid van personen en ploegen genereren. (Er zijn meer mogelijkheden om
rapportages te genereren, onderstaande zijn echter de meest simpele en het meest
overzichtelijk).
In het “Menu” ga je naar “Competentiemanagement” en vervolgens naar “bekwaamheid”.
Onderstaand overzicht wordt dan zichtbaar. De meest interessante manier om info te
verkrijgen is via de voorbereidde presets. Ga als volgt te werk:
• Klik op “ Voortgang (op basis van één of meerdere functies”)
• Onderin het scherm zijn nu de voorbereidde presets te zien (rechts naast het lijstje zit
een schuifbalk waarmee je kunt scrollen)
• Klik op de preset die je wilt gebruiken b.v. “Voortgang ploeg B beroeps”
9

• Klik vervolgens op “Preset uitvoeren” onder in beeld en je krijgt onderstaand beeld
10

• Dit bestand kun je vervolgens exporteren naar Exel en eventueel verder bewerken of
opslaan
• Onder “frequentie” staat het aantal keren dat de oefenkaart in de oefencyclus van 1 ½
minimaal uitgevoerd dient te worden.
• 0% onder de naam en naast de betreffende kaart betekent dat men de kaart nog niet
beoefend heeft
• Wanneer de frequentie 3 is (bv bij oefenkaart 102B) en je hebt de oefening 2 keer
gedraaid dan staat er 67% in de tabel
• 100% geeft aan dat je (minimaal) aan de leidraad hebt voldaan.
• Heb je een oefening 5 keer uitgevoerd maar hoef je hem volgens de leidraad maar 1 keer
uit te voeren dan blijft er 100% staan (en dus geen 500%)
11

Wie moet de oefening nog draaien?
Bij de vrijwillige ploegen worden een groot aantal oefeningen een aantal weken achter elkaar
herhaald.
Hieronder staat beschreven hoe je kunt zien wie de oefening al gedaan heeft en wie de oefening nog
moet draaien.
Ga naar competentiemanagement, klik op “Evaluatiecycli” en zoek de juiste ploeg (zie afbeelding
hierboven).
Klik op de juiste ploeg en vervolgens ziet het scherm er als hieronder uit.
12

Klik op “Evaluatiemomenten”, het beeld hieronder verschijnt:
Klik vervolgens op de datum waarop de oefening reeds heeft plaatsgevonden, het oefenmoment
opent zich (zie hieronder).
13

Klik vervolgens linksonder in beeld op “meer” bij “acties”. Je krijgt dan onderstaand overzicht in
beeld.
Klik op “Rapportages maken”, vervolgens kun je een keuze maken uit verschillende rapportages.
14

Klik op “Presentielijst”, vervolgens 2 keer op “volgende”, daarna “rapport genereren” en
(tip: Wanneer je het rapport op wilt slaan moet je hier voor “opslaan” kiezen)
“Openen”.
Het PDF bestand zal zich openen zoals hieronder in een voorbeeld:
Hier krijg je dus een PDF bestand, nadeel is dat je deze niet kunt aanpassen maar dat het in de
meeste gevallen voldoende is om inzicht te krijgen wie wel of niet de oefening heeft gedraaid.
Het bestand kun je opslaan of uitprinten.
15

Een tweede methode staat hieronder beschreven, gevolg is dat je een document krijgt welke je kunt
bewerken.
Ga naar “competentiemanagement”, klik op “Evaluatiecycli” en zoek de juiste ploeg (zie
afbeelding hierboven).
Klik op de juiste ploeg en vervolgens ziet het scherm er als hieronder uit.
16

Klik op “Evaluatiemomenten”, het beeld hieronder verschijnt:
Klik vervolgens op de datum waarop de oefening reeds heeft plaatsgevonden, het oefenmoment
opent zich (zie hieronder).
17

Klik vervolgens op “Aanwezigheid”, je krijgt dan een overzicht van de aanwezigheid bij de
betreffende oefenkaart.
Deze lijst kun je exporteren en vervolgens gebruiken om de oefenavond in te delen.
Je kunt de aanwezigheid ook uitprinten, ga als volgt te werk:
Klik op “Aanwezigheid exporteren” (links onder in beeld bij Acties), er wordt nu een Excel
bestand van gemaakt (zie afbeelding op volgende pagina)
18

Dit Excel bestand kunt je vervolgens opslaan en/of uitprinten.
19