Lees artikel..... - Papier en karton

alans
De Jong neemt over: “Het is de ambitie van Lexmark
om echt een aanbieder te zijn van complete oplossingen
rondom documenten. En dan moet je niet alleen aan
papier denken, maar dat kunnen ook filmpjes zijn, of
foto’s. We willen dus een aanbieder zijn van documentenoplossingen
in de allerbreedste zin van het woord.
Wij hebben er daarom duidelijk voor gekozen om een
balans te brengen tussen hardware en software.”
De Jong vervolgt: “Je moet ook nog een verschil maken
tussen de software in een mfp en/of printer, ofwel de
embedded software, en de software als het gaat om
de echte enterprise systemen. Wij zijn niet zozeer een
embedded oplossing, hoewel delen van het portfolio
wel embedded zouden kunnen zijn, en voor een deel
inmiddels ook al zijn. Wij hebben echter oplossingen die
allemaal bij een klant zelfstandig kunnen draaien. Die
kunnen dan inderdaad verbonden zijn aan hardware,
maar ook aan allerlei andere inkomende en uitgaande
stromen waarbij documenten betrokken zijn. De software
kan dus ook los van Lexmark hardware worden
verkocht, we zijn niet voor niets een apart label binnen
de groep. Zo zijn er producen in het portfolio die niet
direct een relatie tot de hardware hebben, maar die
wel een relatie tot documenten in de breedste zin van
het woord hebben. Het vinden van informatie binnen
en misschien zelfs ook buiten de organisatie, dat heeft
niet direct iets met een mfp te maken. En daar hebben
we ook een oplossing voor. Dat is een goed voorbeeld
om aan te geven hoeveel breder op dat vlak Lexmark
geworden is.”
Decentraal
De Jong geeft een concreet voorbeeld: de postkamer.
“Eén van onze oplossingen maakt het mogelijk om de
binnenkomende post heel intelligent te klassificeren: is
het bijvoorbeeld een factuur, een order, een klacht? Dat
soort dingen kunnen wij er allemaal uithalen en interpreteren:
dit type document is een klachtenformulier,
dus dat moet naar die afdeling. Dat kan heel snel gaan,
en daar zijn we uniek mee. Of neem een factuur: of die
factuur nu in het Chinees of het Arabisch is, we halen
de belangrijke data zo van de factuur af. We kunnen dus
niet alleen scannen als de beste, vervolgens kunnen we
er ook nog iets mee. Veel bedrijven hebben tegenwoordig
scanstraten, maar daarnaast nog heel veel menskracht
nodig om die post bij de juiste mensen te krijgen.
Je ziet mensen heel veel dingen uitprinten, door het
pand heen lopen, barcodes aan documenten toevoegen,
enzovoort. Terwijl het uiteindelijke doel van binnenkomende
post is: zo snel mogelijk iets naar de klant terug
te kunnen doen. Dat proces wordt dus vertraagd door al
die menselijke handelingen. Voor dat soort zaken leve-
ren wij dan een oplossing die documenten snel door kan
zetten naar de afdeling en de persoon waar het naartoe
moet. Je elimineert dus de menselijke interventie en
daarmee vertraging en fouten. Praktisch gezien zou je
kunnen afspreken: de baliemedewerker legt het poststuk
op de (bijvoorbeeld: Lexmark) mfp, drukt op de knop
op het touchscreen en het document wordt digitaal
verwerkt. Dat kan ook bij organisaties die meerdere
locaties hebben, je kunt decentraal je post ontvangen en
toch centraal verwerken . Denk aan banken waar klanten
nog steeds met stukken papier aankomen of vrachtbrieven
bij productie- en winkelvestigingen.”
Vermeersch noemt de praktische embedded solutions
van de Lexmark-apparaten. “Via het touchscreen
kunnen een aantal scripts worden afgewerkt, die met
één druk op de knop kunnen worden geactiveerd. De
eindgebruiker hoeft dus niet meer na te denken over
allerlei instellingen. Wij hebben een startproces van het
invoeren van het document in een systeem, waarbij een
aantal processen in één keer kunnen worden verzorgd,
met één druk op de knop. De embedded solution weet
precies wat hij met het document moet doen.” De manager
noemt enkele voorbeelden: de intake van een patiënt
in een ziekenhuis, of de registratie van een nieuwe
medewerker op een kantoor. “Eén script zou kunnen
zijn: scan naar HRM. Ik druk op die knop en vervolgens
krijg ik een keuzescherm met ‘nieuwe medewerker’,
‘beoordelingsformulier’, noem maar wat. Daar druk ik
op en vervolgens op scan, en vervolgens worden de formulieren
vanzelf in het personeelsdossier gehangen (wat
wij dan zouden kunnen beheren, en dat doen we ook bij
verschillende klanten) van de betreffende medewerker.
Het wordt dus veel gemakkelijker, en je kunt het ook
decentraal gaan doen. Er zijn enorm veel bedrijven die
decentraal personeel aannemen, denk aan een supermarktketen.
Daar is ook nogal wat fluctuatie in het personeelsbestand,
dus het is wel zo prettig en efficiënt als
je dat bestand eenvoudig kunt bijhouden en beheren.”
app
De Jong gaat verder: “Van enkele basisfunctionaliteiten
die er al in zitten, maak je een specifieke toepassing.
Tegenwoordig noemen we dat een app. En één
basistoepassing zou kunnen zijn dat de documenten
naar Perceptive Software overgedragen worden. Dan
kunnen we nog een stap verder gaan: die documenten
worden gescand, centraal bekeken, maar er komt een
terugmelding: we missen in het dossier nog dat specifieke
document, bijvoorbeeld de kopie van het paspoort.
We kunnen de documenten dus niet alleen lezen, maar
ze ook interpreteren. Dat geeft rust, want als je bijvoorbeeld
controle van de Belastingdienst krijgt, weet je dat
coverstory Office
OfficeMagazine.nl 7