Plannen en uitvoeren van CONSULTEN in LARS - Leerling ...

INLEIDING
Leerlingenbegeleiding
Activiteiten
Registratie
Systeem
PLANNEN EN UITVOEREN VAN EEN CONSULT IN LARS
Een consult plannen en uitvoeren verloopt in LARS anders dan het plannen en uitvoeren van andere
activiteiten. Met deze fiche willen we een praktische handleiding bieden voor het registreren van een
consult in LARS.
1. PLANNEN EN AANMAKEN VAN HET CONSULT
Soort document Fiche
Gebruikt voor Ondersteuning LARScoaches
Datum verspreiding 4/12/ 2012
Verantwoordelijke Lars-projectteam
Door aanklikken van [Activiteiten] in de menukolom, kom je standaard in de kalenderview.
Selecteer de datum waarop het consult wordt voorzien en klik op de knop [nieuwe medische
activiteit]. Zo krijg je het scherm waarop je het consult kan definiëren:
pg. 1 van 11

PLANNING:
o datum is automatisch ingevuld omdat je vertrok vanuit kalenderview
(uur van… tot… is facultatief)
DEELNEMERS:
o eigenaar is de gebruiker die de activiteit aanmaakt
o deelnemer is de collega arts of de verpleegkundige
(normaal gezien koppel je geen team aan een consult)
ADMINISTRATIEVE GEGEVENS v.d. ACTIVITEIT:
o cliënttype [Leerling] is automatisch ingevuld.
o cliënt: meestal zal hier op basis van de groepenstructuur een groep (=klas)
toegevoegd worden, maar er kan net zo goed een willekeurige groep of een
individuele leerling geselecteerd worden.
o functie: selecteer “algemeen consult” of “gericht consult” of “bijzonder consult” of
“selectief consult”.
o consulttype = de leeftijdsgroep aan wie het consult wordt aangeboden
o actor: standaard wordt ‘klasgroep’ ingevuld, maar dit kan aangepast worden.
o onderwerpen: worden automatisch ingevuld, conform het BVR.
Als je hier een onderwerp verwijdert of toevoegt, wijk je af van deze wettelijk
voorziene onderwerpen en dit voor het gehele consult.
LET OP:
Als je per vergissing een onderzoeksonderwerp hebt verwijderd, kan je dit niet
herstellen door zomaar onmiddellijk dat onderwerp opnieuw toe te voegen.
Voor de zekerheid raden we aan de activiteit in zijn geheel opnieuw aan te maken, of
desnoods het onderwerp leerling per leerling toe te voegen.
Na het invullen van de administratieve gegevens moet je uiteraard het aangemaakte consult
bewaren dmv. de vertrouwde [Bewaar]-knop bovenaan.
Automatisch kom je in het nieuwe scherm waar je de te onderzoeken leerlingen kan beheren:
Als gekozen werd voor een klasgroep als actor, zijn de leerlingen uit deze groep automatisch
in de activiteit opgenomen. Je kan hier evt. leerlingen uit de groep halen of andere eraan
toevoegen.
Als de actor niet een op voorhand gespecificeerde groep is, moet de actor nu toegevoegd
worden dmv. de vertrouwde zoekmogelijkheden.
Door klikken op de knop [Bewaar] worden de leerlingen definitief aan het consult toegevoegd en
is de planningsfase afgewerkt.
2. INHOUDELIJK VOORBEREIDEN VAN HET CONSULT:
ANAMNESE & GEZONDHEIDSRICISO’S
We maken een onderscheid tussen:
‘anamnese’ : dat is informatie die belangrijk is voor dít specifiek consult.
Deze gegevens worden dan ook genoteerd in het tekstveld [anamnese] van het consult.
vb: ouders vermoeden dat hun kind niet zo goed hoort, en vragen speciale controle daarvan.
vb: juf heeft genoteerd dat de leerling recent een 2-tal weken afwezig was wegens breuk van
het scheenbeen
pg. 2 van 11

o Dit tekstveld is permanent zichtbaar in het scherm.
o Door klikken op [Klik hier om te editeren] kan men een notitie maken.
o Standaard staat dit ingesteld als een notitieveld zonder exceptie; dit wordt visueel
aangeduid met een geopend hangslot.
o Wil men een notitie nemen met exceptie, dan kan dit door het klikken op [Nieuwe
Anamnese]. Dit wordt visueel aangeduid met een gesloten hangslot.
o Het tekstveld wordt gesloten (geminimaliseerd en bewaard) door klikken op het
icoontje rechts van het tekstvenster.
Het tekstveld kan je verwijderen door op het icoontje “vuilbak” te klikken rechts van het
tekstvenster.
Om het werkvlak groter te maken (en omwille van technische reden) zal de balk met
opmaakmogelijkheden verwijderd worden !
o De opgeslagen notities staan leesbaar in het scherm, weliswaar in een kleiner
lettertype. Als er veel lijnen gebruikt zijn, kan men in het tekstvak scrollen zonder dat
het geopend moet worden.
o Om opgeslagen notities te bewerken, dient men enkel in het tekstvak te klikken en
achteraf opnieuw te sluiten. Gebruik hiervoor dus niet: “nieuwe anamnese”.
pg. 3 van 11

o “Nieuwe anamnese” is voorzien om een apart tekstveld met exceptie te maken!
o Let op: als je na het intikken van de tekst (verkeerdelijk) op de titel ‘Anamnese’ zou
klikken ipv. op het sluit-icoon, dan:
wordt de tekst niet opgeslagen
én dan is ook “klik hier om te editeren” niet zichtbaar; dan moet je wel klikken
op “nieuwe anamnese” om een tekstveld ter beschikking te krijgen.
‘gezondheidsrisico’s’ : dat is informatie die permanent van belang is, en voor elke clbmedewerker.
Deze gegevens worden genoteerd onder het tabblad aandachtspunten van het
leerlingdossier.
vb: leerling is diabeticus en zet zelf dagelijks insulinespuitje
vb: op oudervragenlijst wordt meegedeeld dat vader lijdt aan erfelijke spierziekte.
o Het bestaande tabblad [Aandachtspunten] is aangepast: men kan een aandachtspunt
toevoegen en aanvinken dat het om een medische kwestie gaat
o Als er aandachtspunten bestaan voor de leerling in kwestie, ziet met een uitroepteken
staan bij [leerlingendossier] in de menukolom.
Door hooveren over dat uitroepteken kan je de inhoud van de aandachtpunten zien.
Om een nieuw aandachtspunt (i.c. gezondheidsrisico) aan te maken, moet je
doorklikken naar [leerlingdossier] -> tabblad [aandachtspunten] en dan terugkeren
naar ‘huidige activiteit’.
pg. 4 van 11

3. HET CONSULT UITVOEREN: DE LEERLINGEN KOMEN OP ONDERZOEK
We openen opnieuw het geplande consult door in de kalenderview de hyperlink op de datum aan
te klikken. Zo krijgen we ons overzichtscherm.
1. Controle op afwezigen
Als een leerling afwezig is, moet je het schermonderdeel ‘WIE’ openklappen met het blauwe
driehoekje, zodat je “afwezig” kan aanvinken naast de naam van die leerling.
De knop [Bewaar afwezige status] bestaat niet meer.
2. Synchronisatie met Vaccinnet
De actieknop [Vaccinatieschema] slaat op de leerling waarmee je momenteel aan de slag bent.
Door die bij de start van het consult te activeren ben je verzekerd van een vlotte raadpleging van
de vaccinatiestatus van elke leerling tijdens het consult.
Synchroniseren kan voor de hele groep in één beweging, met de actieknop [Vaccinatiekaarten].
3. Onderzoeksgegevens noteren
In het schermonderdeel ‘WIE’ is standaard de eerste leerling van de onderzoeksgroep
geselecteerd (alfabetisch gerangschikt). Je kan onmiddellijk aan de slag in het dossier van deze
leerling.
Op het scherm staan alle clusters en velden gesloten.
Alle notities die men enkel voor eigen gebruik in het dossier wil opnemen (dwz. notities die
niet op de brief voor de cliënt komen of niet op een verwijsbrief tav. een collega hulpverlener)
komen in het éne tekstveld [Tekst dossier]
Dit tekstveld is permanent zichtbaar in het scherm. Het staat naast de [Anamnese]
Door klikken op [Klik hier om te editeren] kan men een notitie maken. (Er komt nog een
uitrolmenu voor de centrumeigen teksten.)
Standaard staat dit ingesteld als een notitieveld zonder exceptie; dit wordt visueel
aangeduid met een geopend hangslot. Wil men een notitie maken met exceptie, dan kan
dit door het klikken op [Nieuwe tekst dossier]. Dit wordt visueel aangeduid met een
gesloten hangslot.
pg. 5 van 11

De notities worden gesloten (geminimaliseerd en bewaard) resp. verwijderd door klikken
op de icoontjes rechts van het tekstvenster.
De opgeslagen notities staan leesbaar in het scherm. Als er veel lijnen zijn gebruikt kan
men scrollen zonder dat het tekstvak geopend moet worden.
Om opgeslagen notities te bewerken, dient men enkel in het tekstvak te klikken en achteraf
opnieuw te bewaren. Gebruik hiervoor dus niet: “Nieuwe tekst dossier”.
“Nieuwe tekst dossier” is voorzien om een bijkomend tekstveld met exceptie te maken!
Afhankelijk van het consulttype, worden de onderzoeksitems per cluster aangeboden. Er
bestaan 8 + 1 clusters nl:
1. Lengte, gewicht en puberteitskenmerken
2. Ogen
3. Gehoor
4. Mond en tanden
5. Spraak, taal en motoriek
6. Lichaamshouding
7. Voedings- en leefgewoonten
8. Vaccinaties
9. Bijkomend onderzoek
Om de clusters en de onderliggende onderzoeksitems te openen, zijn er twee mogelijkheden:
1. Aanklikken van het blauwe driehoekje, links voor de naam van cluster en onderzoeksitem.
Zo kan je stapsgewijs cluster per cluster of item per item openen.
Dit is eerder bedoeld om een samenvatting te zien van reeds ingevulde items, dan te
beginnen met het invullen van gegevens.
2. Aanklikken van de blauwe plustekens, uiterst rechts.
Zo open je in één keer alle in het cluster opgenomen onderzoeksitems.
Dit is eerder bedoeld om gegevens in te vullen en op te slaan dan om een samenvatting te
zien.
Standaard kan je onmiddellijk aan de slag in het dossier van de eerste leerling:
Op het scherm staan velden en clusters ‘half geopend’ waardoor ingevulde gegevens
onmiddellijk kunnen gelezen worden.
Zo ziet de arts zonder veel clicks wat de verpleegkundige al heeft ingevuld als de leerling
“doorschuift” van de biometrie naar het artsenkabinet.
Op itemniveau noteren we de onderzoeksresultaten. Daarbij volgend onderscheid:
1. Onderzoeksitems met standaard:
als exacte gegevens moeten gemeten worden (vb. lengte, gewicht,
gezichtsscherpte,…) kan dit meetresultaat genoteerd worden.
pg. 6 van 11

2. Onderzoeksitems zonder standaard
o Meetgegevens van niet-standaardgerelateerde items (vb. een audiogram)
i. die niet aan de cliënt hoeven meegedeeld te worden: opnemen in tekstvak [Tekst dossier],
bovenaan rechts.
ii. die men wel aan de cliënt wil meedelen: opnemen in tekstvak [Tekst voor cliënt] onderaan elke
cluster.
4. Bijkomende onderzoeksitems
Als je voor een specifieke leerling een specifiek item wil onderzoeken, moet dat ‘manueel’
toegevoegd worden. Er zijn 3 mogelijke variaties:
Het betreft een onderzoeksitem uit de keuzelijst en het behoort tot een cluster:
Dat onderzoeksitem moet uit de nomenclatuurlijst geselecteerd worden dmv. ‘voeg onderzoek
toe’ en het zal opgenomen worden in het cluster.
Als het cluster niet in het consult voorzien is, dan wordt het automatisch toegevoegd.
Het betreft een onderzoeksitem dat niet tot een cluster behoort, maar wel in de
nomenclatuurlijst voorkomt:
Ook dat onderzoeksitem moet uit de keuzelijst geselecteerd worden dmv. ‘voeg onderzoek
toe’ .
Het zal opgenomen worden onder “Bijkomend onderzoek”.
Het betreft een onderzoeksitem dat niet in de keuzelijst voorkomt:
Het onderzoeksitem kan uiteraard niet geselecteerd worden.
Het moet onder “Bijkomend onderzoek” genoteerd worden in een tekstveld.
5. Doorverwijzing
wordt zichtbaar met een rode letter D naast de naam van het onderzoeksitem.
wordt opgenomen in de verwijsbrief tav. een collega-hulpverlener vanuit het tekstvak [Reden
doorverwijzing] op itemniveau.
om ook zichtbaar te zijn brief voor de cliënt: moet opgenomen zijn op clusterniveau in tekstvak
[Tekst voor cliënt].
BELANGRIJK : er wordt voorzien dat bij de keuze van een specifieke tekst uit het uitrolmenu
van “reden doorverwijzing” er automatisch een gekoppelde “tekst cliënt” verschijnt. (zie verder
!)
pg. 7 van 11

Van zodra minstens 1 doorverwijzing bestaat, komt er automatisch volgend zinnetje in het
tekstvak [Tekst cliënt] onderaan het scherm: “Wilt u de verwijsbrief in bijlage laten invullen en
terugbezorgen aan het CLB? Zo kunnen we dit beter opvolgen.”
Samenvattend mbt. de tekstvakken:
Op itemniveau is er één mogelijk tekstvak, nl. “reden doorverwijzing”. Deze tekst komt
integraal op de verwijsbrief tav. de collega-hulpverlener waarnaar verwezen wordt.
Op clusterniveau is er één mogelijk tekstvak, nl. “tekst cliënt”. Deze tekst komt integraal op de
resultaatbrief tav. de cliënt (leerling/ouders).
Op onderzoeksniveau zijn er per leerling drie mogelijke tekstvakken, nl:
1. De “anamnese” worden nooit gecommuniceerd via een document;
2. De “tekst dossier” zoals e-Ard: selectie aard gegeven en exceptie
3. De “tekst cliënt” onderaan het scherm
6. Communicatie over de onderzoeksresultaten: Briefgeneratie
Twee actieknoppen, nl.
[Afdrukken] = voor brief cliënt, doorverwijsbrief en onderzoeksblad
[Afdrukvoorbeeld] = enkel van toepassing voor brief cliënt
Pop-up bij [Afdrukken] is gewijzigd:
Eerst selecteren of er van huidige leerling of van hele groep moet afgedrukt worden, en met
adressering links of rechts (ifv. vensterenveloppen)
Dan selecteren welk soort document moet afgedrukt worden.
Het formaat van de documenten is altijd .pdf.
Opdat de gebruiker duidelijk zicht zou hebben op de inhoud van de brief voor de cliënt en er ook
de eindredactie van kan doen, is er een sjabloon dat alleen wordt ingevuld met:
Meetwaarden Lengte en Gewicht; uitzonderlijk kan men dit (in de nabije toekomst) afvinken,
zodat het niet op de brief verschijnt.
De integrale teksten uit de verschillende vakken [Tekst cliënt]
Er zijn dus geen adviezen of tussenzinnen ifv. verwijzing meer die niet op het onderzoeksscherm
werden aangemaakt.
De actieknop [Afdrukvoorbeeld] biedt aan de gebruiker een voorbeeld van de brief.
De tekstvakken staan op grijze achtergrond en zijn editeerbaar. Aangebrachte wijzigingen
worden door het klikken op [Bewaren en sluiten] of [Bewaren en printen] opgenomen in de
tekstvakken van het onderzoeksscherm.
Hoewel dus niet het .pdf-document op zich wordt opgeslagen, worden de tekstgegevens wel
bewaard zodat men steeds een getrouwe afdruk maken.
We gaan ervan uit dat een CLB-medewerker die routine in het gebruik van LARS heeft
verworven, louter op basis van de tekstvakken in het onderzoeksscherm voldoende zicht zal
hebben op de vorm en inhoud van de uiteindelijke brief.
Daarom ook kan men rechtstreeks [Afdrukken] en is men niet ‘verplicht’ om eerst het
[Afdrukvoorbeeld] te gebruiken.
pg. 8 van 11

7. Beheer van centrumeigen teksten
Bij een doorverwijzing moeten 2 soorten tekst aangemaakt worden, nl.
‘reden doorverwijzing’ = tekst voor verwijsbrief tav. de hulpverlener waarnaar verwezen wordt
‘tekst voor cliënt’ = tekst voor brief tav. de cliënt, met uitleg dat er verwezen wordt + waarom
+ vermelding dat er een verwijsbrief in bijlage is.
Tot hiertoe moest de gebruiker hiervoor ook 2 aparte handelingen doen.
Het is de betrachting dit zoveel als mogelijk te automatiseren.
Daarmee bedoelen we dat als er omwille van een doorverwijzing een specifieke ‘reden
doorverwijzing’ wordt geselecteerd, een daaraan gekoppelde ‘tekst voor cliënt’ automatisch wordt
opgehaald.
Bij items waarvoor obv. de standaard de registratie leidt tot een doorverwijzing, en voor zover
de gebruiker niet afwijkt van de standaard, wordt automatisch een in LARS voorziene tekst
gegenereerd in het vak ‘reden doorverwijzing’ + de daaraan gekoppelde ‘tekst cliënt’.
Bij de andere items zal (uiteraard) de gebruiker een doorverwijzing aanmaken en zelf een
tekst generen in het vak ‘reden doorverwijzing’.
Door daarbij centrumeigen teksten te gebruiken, kan ook hiervoor een gekoppelde ‘tekst cliënt’
automatisch opgehaald worden.
Om dit goed te laten werken, wint de beheermodule om teksten per centrum op te maken en te
bewaren in LARS sterk aan belang !
GEBRUIK VAN DE BEHEERMODULE:
Deze is bereikbaar vanuit het menuonderdeel [CLB] -> tabblad [Beheer medische teksten]
en voorbehouden aan de medewerker met de specifieke rol van ‘Medisch adviesbeheerder’.
pg. 9 van 11

Het principe is om de titel (= kernwoord) van een tekst waarbij ‘doel van de tekst’ = ‘reden
doorverwijzing’ identiek opnieuw te gebruiken voor een corresponderende tekst met ‘doel
van de tekst’ = ‘tekst cliënt’.
Zo worden duo’s van teksten gemaakt die men dan tijdens de uitvoering van een consult, kan
selecteren uit de dropdowns in de vakken ‘reden doorverwijzing’ en ‘tekst cliënt’.
Bij het selecteren van een ‘reden doorverwijzing’ zal LARS op zoek gaan naar een ‘tekst
cliënt’ met dezelfde titel. Als die effectief bestaat, zal die ook automatisch in het vak ‘tekst
cliënt’ verschijnen.
Uiteraard gaat het enkel over eenzelfde titel – de inhoud zal verschillen !
voorbeeld:
tekst cliënt met titel ‘ Hartgeruis-test ‘ => Inhoud is bedoeld voor ouders & leerling +
moet de verwijzing naar huisarts stipuleren + moet verwijsbrief in bijlage vermelden.
Merk op: een tekst cliënt wordt altijd op clusterniveau aangemaakt !
reden doorverwijzing met identieke titel ‘ Hartgeruis-test ‘ => Inhoud is bedoeld voor
verwijsbrief tav. de huisarts en kan daardoor kort en bondig zijn!
Merk op: een reden doorverwijzing wordt altijd gemaakt op onderwerpnivau !
pg. 10 van 11

8. Nazorg
Nazorg beheer je vanuit men [LEERLINGEN]
Je kan dan via het tabblad [afwezigen] zoeken naar afwezigen en hen heruitnodigen voor een
nieuw consult.
Via het tabblad [Selectieven] kan je de selectieve verwijzingen beheren. Je kan leerlingen
opnieuw uitnodigen voor controle.
Via het tabblad [Doorverwijzingen] kan je de doorverwijzingen beheren, antwoorden
registreren of een rappel sturen.
pg. 11 van 11