Handleiding Aanvraag KPN certificaten - Microloon

Handleiding Aanvraag KPN
certificaten
Om met Microloon Connect berichten naar de belastingdienst te versturen heeft u twee
mogelijkheden. U kunt werken met “eigen” Certificaten van KPN, of u maakt gebruik van
de Inzendportal van Microloon. Wanneer u certificaten van KPN koopt, kost u dat € 80
per jaar en kost het verzenden van een loonaangifte € 2,50. Kiest u voor de Inzendportal
van Microloon, dan hebt u geen jaarlijkse kosten van de KPN-certificaten, maar betaalt u
€ 7,50 voor een vervaardigde en door Microloon verzonden aangifte. Kiest u voor eigen
certificaten, dan moet u de hieronder uitvoerig beschreven stappen ondernemen.
1. Registreren bij KPN
U moet zich eerst registreren als abonnee van KPN. Dat doet u op de site:
https://kpnbapi.managedpki.com. Klik daar op de het woord registreer, zie in de
onderstaande afbeelding het rode vak.
U krijgt dan het scherm dat u op de volgende pagina ziet.
1

Handleiding Aanvraag KPN
certificaten
Typ uw email adres in en onderin de tekens die u daarboven ziet. Klik dan op “volgende
stap”. U krijgt dan het onderstaande scherm met uw eigen emailadres.
U ontvangt dan inderdaad een email van KPN waarin u op een link kunt klikken, zie het
scherm op de volgende pagina.
2

Handleiding Aanvraag KPN
certificaten
Nadat u op de link geklikt heeft krijgt u het volgende scherm te zien.
U vult het scherm volledig in en drukt dan onderaan het formulier op de knop
Door iedere keer te kiezen voor “Volgende stap” krijgt u een aantal schermen te zien die
ingevuld moeten worden. Uiteindelijk krijgt u een formulier die u uit kunt printen.
Na het uitprinten ondertekent u het formulier en stuurt u deze, inclusief de noodzakelijke
bijlagen per post aan KPN. Het adres staat op het formulier en ook welke bijlagen u mee
moet sturen.
3

Handleiding Aanvraag KPN
certificaten
U ontvangt na enige tijd van KPN een email met uw abonneenummer, deze begint met B
en vervolgens 7 cijfers. Dit abonneenummer heeft u later nodig bij de aanvraag van de
certificaten.
4

Handleiding Aanvraag KPN
certificaten
2. Installeer Microloon Connect versie 6.2 (indien nog niet gedaan)
De versie Microloon Connect 6.2 is noodzakelijk om Certificaten bij KPN aan te vragen.
Koop bij Microloon de versie 6.2 door het bestelformulier in te vullen dat beschikbaar is
op de site van www.microloon.nl.
3. Certificaten aanvragen of inlezen via Microloon Connect
Als u nog geen eigen KPN-certificaten heeft dan kunt u deze met Microloon Connect
aanvragen. Volg dan de hieronder beschreven stap 3a.
Heeft u al eigen KPN-certificaten die u bijvoorbeeld in een ander pakket gebruikt, volg
dan stap 3b.
3a Aanvragen certificaten bij KPN via Microloon Connect
I. Aanmaken Sleutels (voor certificaten Authenticiteit en Vertrouwelijkheid)
Om certificaten aan te kunnen vragen, moeten er eerst sleutelbestanden aanwezig zijn.
In deze sleutelbestanden verwerkt u de gegevens die nodig zijn om in aanmerking te
komen voor de ontvangst van een certificaat. Het aanmaken van een sleutelbestand
gebeurt per paar. Microloon Connect maakt dan één sleutelbestand aan voor het
certificaat van authenticiteit en één voor het certificaat van vertrouwelijkheid. U hoeft dit
dus niet voor authenticiteit en vertrouwelijkheid apart te doen eenmaal deze gegevens
invoeren volstaat.
In Microloon Connect gaat u aan de linkerkant naar “Aanvrager authenticatie”. Ziet u die
optie niet dan staat er een “+” voor “Certificaten en sleutels”. U klikt dan op de “+” en
eventueel voor “Bapi” ook op de “+”. U ziet nu “Aanvrager authenticatie”, daar moet u
dan op klikken.
U kiest vervolgens bovenin de menubalk op “Sleutels”.
En dan voor “Nieuw (ook voor verlengen)”.
5

Handleiding Aanvraag KPN
certificaten
Het scherm "Sleutels aanmaken" wordt geopend.
Wanneer er al geldige sleutels aanwezig zijn, krijgt u hiervan een melding:
Klik hier op "ja" of "yes"
De te kiezen sleutelnaam moet uniek zijn. Wanneer er inderdaad al sleutels
aanwezig zijn, mag de naam van die sleutel(s) dan ook niet nogmaals gekozen
worden. In het voorbeeld wordt sleutelnaam "Certificaat2012" aangemaakt.
Verzin een wachtwoord en vul deze in bij Wachtwoord en Bevestig wachtwoord.
De vraag "Wachtwoorden afdrukken?" gaat nu gesteld worden. U wordt dringend
geadviseerd dit inderdaad te doen. Bewaar de afdruk op een veilige plaats.
Het is een nieuwe aanvraag, u kunt daarom niet voor Verlengen kiezen.
Vul bedrijfsnaam en alle andere relevante gegevens in.
6

Handleiding Aanvraag KPN
certificaten
De sleutel is nu aangemaakt en wordt als volgt in beeld getoond:
II. Aanvragen certificaten
Om de certificaten te kunnen verkrijgen moet u de sleutels zowel digitaal als schriftelijk
aanvragen.
a. Digitaal aanvragen
Deze stap toont u de digitale aanvraag. Klik op de knop:
7

Handleiding Aanvraag KPN
certificaten
Het scherm voor de aanvraag van de Authenticatie verschijnt. U wordt gevraagd het
zojuist verzonnen en geprinte wachtwoord in te voeren.
Wanneer u op OK klikt, verschijnt de vraag of u ook de bijbehorende
Vertrouwelijkheidsleutel wilt aanvragen. Klikt u hier op "JA". Vul ook nu hetzelfde
wachtwoord in dat u zojuist hebt verzonnen en hebt ingevoerd bij de sleutel
Authenticatie.
De sleutels zijn nu digitaal aangevraagd. De status in het scherm staat nu op
"Aangevraagd".
HET IS VAN HET GROOTSTE BELANG DAT DE ZOJUIST AANGEMAAKTE EN
AANGEVRAAGDE SLEUTELS BEHOUDEN BLIJVEN. ELKE SLEUTEL BEVAT EEN
UNIEKE CODE (FINGERPRINT GENOEMD), WAAROP KPN HET CERTIFICAAT
AANMAAKT. CORRESPONDEREN DE FINGERPRINTS NIET, DAN KUNNEN DE
CERTIFICATEN NIET GEÏMPORTEERD WORDEN.
8

. Schriftelijk aanvragen
Handleiding Aanvraag KPN
certificaten
U moet nu de "papieren aanvraag" doen. Klik in het scherm op Bestand | BAPI:
Afdrukken Aanvraagformulier certificaten. Vul alle gegevens in en druk het
formulier af.
Let er vooral op dat u het dossiernummer invult. Deze ziet u wanneer u het menu
openklapt. Wanneer deze is ingevuld voorkomt u dat u opnieuw een postbus moet gaan
aanvragen bij de Belastingdienst. Het genoemde dossiernummer is afkomstig van de
vorige aanbieder van certificaten, DigiNotar. Zij hebben de dossiernummers aan KPN
overhandigd en die kunnen daarom de nieuwe certificaten koppelen aan het
Postbusnummer dat u nu gebruikt.
9

Handleiding Aanvraag KPN
certificaten
10

Handleiding Aanvraag KPN
certificaten
Stuur het formulier naar het onderaan in het formulier genoemde adres van KPN in
Apeldoorn.
Na enige tijd krijgt u van KPN een bericht dat u de certificaten kunt downloaden:
Klikt u op de in de e-mail genoemde link, dan verschijnt een scherm waarop u uw
dossiernummer kunt intoetsen. Dit dossiernummer heeft u zojuist in dezelfde e-mail
gekregen. Vul het dossiernummer in en klik op "Zoeken".
Er verschijnt een scherm "Zoekresultaat" waarin uw twee certificaten genoemd staan.
Download beide certificaten en sla ze op. Kies een plaats waar deze gemakkelijk te
vinden zijn, maar tegelijkertijd ook in uw dagelijkse back-up meegenomen worden.
11

Handleiding Aanvraag KPN
certificaten
Ga nu in Connect naar de aangemaakte sleutel bij Aanvrager Authenticatie.
Selecteer de sleutel zoals in onderstaand scherm (zet dus de balk op de betreffende
sleutel) en kies vervolgens voor Sleutels | Certificaat importeren (ook verlengen).
Blader dan naar de plaats waar u de certificaten hebt geplaatst en selecteer voor
Authenticatie de sleutel beginnend met "DS" (Digital Signature). Voer ook hier het
sleutelwachtwoord in dat u voor deze sleutel hebt verzonnen en geprint. Wanneer dan
de status op Gecertificeerd komt te staan, is de procedure voor deze sleutel voltooid.
Importeer nu op dezelfde wijze het certificaat beginnend met "E" (Encryption) in de
sleutel Aanvrager Vertrouwelijkheid.
3b. Intrekkingsbrief
Na verloop van enige tijd ontvangt u van KPN een "intrekkingsbrief". Het kan
voorkomen dat u moet besluiten om de certificaten in te trekken, bijvoorbeeld omdat u
misbruik van uw certificaten vermoedt, maar ook bij wijziging van uw certificaten (zie
hiervoor de KPN BAPI Bijzondere Voorwaarden). U wordt dan ook dringend geadviseerd
deze brief te bewaren op een veilige plaats.
12

Handleiding Aanvraag KPN
certificaten
13

Handleiding Aanvraag KPN
certificaten
4. Importeren certificaten die zijn verkregen via een ander
pakket
Maakt u gebruik van certificaten van KPN dan kunt u deze in meerdere pakketten
gebruiken.
Heeft u in een ander pakket (bv: Elsevier; PrimAccount; PrimaPlus e.d.) al
geldige gecertificeerde sleutelbestanden, dan kunt u deze gebruiken in Microloon
Connect.
De certificaten die u van KPN ontvangen heeft, kunt u niet direct importeren in
Microloon Connect! U dient de juiste sleutelbestanden eerst te exporteren uit het
andere pakket en in een aparte map te plaatsen (bijvoorbeeld op uw bureaublad).
Raadpleeg de helpdesk van uw andere pakket, bv: Elsevier; PrimAccount;
PrimaPlus e.d.) voor meer informatie over het exporteren van deze
sleutelbestanden.
Wanneer u de aparte map met de gecertificeerde sleutelbestanden (.key bestanden)
heeft en u weet de wachtwoorden die daarbij horen dan kunt u het onderstaande
uitvoeren.
1: Start “Deze computer” of “Windows Verkenner” en blader naar de map waar u
die geëxporteerde sleutels heeft staan (vanuit ander pakket).
2: Wijzig de namen van uw 2 sleutelbestanden indien u die namen al gebruikt in
Microloon Connect. Bijvoorbeeld:
(sleutelnaam).key > (sleutelnaam)kpn 2012.key
(sleutelnaam) = Afhankelijk van ander pakket, in totaal zijn er 2
sleutelbestanden!
Bijvoorbeeld sign kpn 2012.key of digitale handtekening kpn 2012.key en decrypt
kpn 2012.key of encryptie kpn 2012.key.
Microloon Connect herkent alleen de extensie “.KEY”. Als uw sleutelbestanden een
andere extensienaam hebben (.PKE of .PKI) zult u deze allereerst moeten
hernoemen naar “.KEY”!
4: Open Microloon Connect.
5: Sleutels toevoegen. Zie om de sleutels toe te voegen het stappenplan op
de volgende pagina.
14

Handleiding Aanvraag KPN
certificaten
Stappen:
1: Ga naar de linkerkant van uw scherm en selecteer “Certificaten en
sleutels”
(als deze niet direct zichtbaar is, scroll dan naar beneden; onder de
administraties)
2: Klik op het “plus-teken” of “+”, zodat het menu “Certificaten en Sleutels
wordt uitgeklapt
3: Selecteer “Aanvrager Authenticatie” aan de linkerkant, onder
“Certificaten en sleutels”.
4: Kies boven in de menubalk voor “Sleutels” > “Toevoegen”
5: Gebruik de knop “Bladeren” om naar de map te gaan waar uw
geëxporteerde gecertificeerde sleutelbestanden staan (.KEY)
Selecteer uw gecertificeerde authenticatie sleutel “(sleutelnaam)kpn 2012.KEY”
en druk op “Openen” (de sleutelnaam is waarschijnlijk sign of digitale
handtekening).
6: Vul bij “Sleutelwachtwoord” uw wachtwoord in
(moet bekend zijn; ongeveer 9 a 13 character tekens)
(voor Elsevier zijn de wachtwoorden opgeslagen in het bestand “w8woord.txt”)
(voor PrimAccount zijn de wachtwoorden opgeslagen in het bestand
“password.txt”)
7: Druk op “OK” om de gegevens op te slaan
8: Selecteer dan aan de linkerkant “Aanvrager Vertrouwelijkheid”.
9: Kies weer boven in de menubalk voor “Sleutels” > “Toevoegen”
10: Blader met de knop “Bladeren” naar de map waar uw geëxporteerde
gecertificeerde sleutelbestanden staan (.KEY)
Selecteer uw gecertificeerde vertrouwelijkheids sleutel “(sleutelnaam)kpn
2012.KEY” en druk op “Openen” (de sleutelnaam is waarschijnlijk decrypt of
encryptie).
11: Vul bij “Sleutelwachtwoord” uw wachtwoord in
(moet bekend zijn; ongeveer 9 a 13 character tekens)
(voor Elsevier zijn de wachtwoorden opgeslagen in het bestand “w8woord.txt”)
(voor PrimAccount zijn de wachtwoorden opgeslagen in het bestand
“password.txt”)
12: Druk op “OK” om de gegevens op te slaan
Na deze stappen uitgevoerd te hebben, ziet u de nieuwe bestanden staan met de
status gecertificeerd.
Het systeem zal nu automatisch verder werken met uw nieuwe sleutelbestanden
in Microloon Connect. Uw oude sleutelbestanden kunt u gewoon laten staan maar
mogen ook verwijderd worden.
Indien u na deze procedure nog vragen heeft, neem dan contact op met één van
supportmedewerkers via telefoonnummer 0900-4005008. Ze staan u graag te
woord.
15