Table top oefening - AdviSafe

Tabletop
Discipline: Crisisbeheersing
U heeft afgelopen jaar veel geïnvesteerd in het opleiden
van uw medewerkers crisisbeheersing. Met de benodigde
theoretische kennis zit het naar uw idee wel goed! Het
wordt tijd om de diverse rollen en taken eens goed te
testen aan de hand van een realistische casus in een
veilige leeromgeving. De tabletop is een papieren
exercitie, waarbij de ‘omgeving’ (zowel intern als extern)
van de deelnemers gesimuleerd wordt. De deelnemers
krijgen de mogelijkheid om, op uitdagende wijze, zichzelf
te testen en te leren van elkaar!
Doel
Het doel van een tabletop is om aan de hand van een
realistische crisissfeer, leden van een crisisteam, te
trainen of te oefenen in hun specifieke rol en taak.
Daarnaast wordt de tabletop ook gebruikt om het
crisisteam kennis te laten maken met een aantal
basisvaardigheden zodat zij effectief en efficiënt op
kunnen treden tijdens een crisis. Enkele
basiscompetenties 1 zijn:
Opstarten van het groepsproces (o.a. rol- en
taakverdeling, procedure afspraken);
Vergaderdiscipline (o.a. vergaderagenda, telefoon- en
tijdsdiscipline, actielijst, vergaderklok);
Integrale beeldvorming (gebruik kaart/plot,
feitenoverzicht, informatiemanagement).
Doelgroep
De tabletop is bedoeld voor crisisteams die opereren op
verschillende niveaus binnen de crisisorganisatie (zowel
op operationeel, tactisch als strategisch/beleidsmatig
niveau).
1 AdviSafe kan ook voor andere team- en individuele competenties een passend
programma aanbieden.
Werkwijze
De deelnemers krijgen voorafgaand aan de table-top een
introductie waarin o.a. de spelregels, de werkwijze, de
startinformatie (op basis van het scenario) en te
gebruiken telefoonnummers worden doorgenomen. Om
de realiteit zo dicht mogelijk te benaderen wordt gebruik
gemaakt van een responscel. De responscel staat onder
leiding van een trainer van AdviSafe en bestaat uit
diverse tegenspelers vanuit de crisisorganisatie of vanuit
het externe netwerk. In onderstaand figuur is de
werkwijze schematisch weergegeven.
Table-top berichten
Responscel
Oefencoördinator
Tegenspelers intern
Tegenspeler extern (optioneel)
Crisisteam
Deelnemers
Oefenleider / Waarnemers
“besluitvorming en
afstemming”
Tijdens de oefening komt de informatie op verschillende
manieren bij het crisisteam binnen (telefoon, e-mail,
Twitter, Facebook, You-Tube, teletekst, situatierapport
etc.). De berichten zijn gedurende de table-top door
AdviSafe in de responscel aan te passen. Indien gewenst
kan gebruik gemaakt worden van een journalist die
inbreekt in de vergadering of een interview afneemt.
Centraal uitgangspunt bij de tabletop is ‘train as you
fight’. AdviSafe oefent met realistische, uitdagende en
herkenbare scenario’s. Het oefenmateriaal (o.a.
draaiboek, scenario, berichtenverkeer,
evaluatieformulieren etc.) worden in de voorbereiding
nauw afgestemd met opdrachtgever.
16012013

Naast de eerder genoemde basiscompetenties wordt
tijdens de tabletop speciale aandacht besteed aan:
Individuele competenties van o.a. de voorzitter:
bijvoorbeeld werken onder tijdsdruk, rolbewustzijn,
leidinggeven, besluitvaardigheid.
De crisisbeheersingsprocessen: alarmering,
opschaling (informatief en operationeel), bron- en
effectbestrijding (maatregelen),
informatiemanagement: netcentrisch werken,
communicatie: afstemming met het veld en
bovenliggende teams (intern), afstemming met het
netwerk (extern), omgang met de pers.
Werkzaamheden
AdviSafe voert de volgende werkzaamheden uit:
Opstellen scenario, meldingen en (media)berichten;
Opstellen van een oefendraaiboek voor de
oefenorganisatie;
Opstellen deelnemersinformatie;
Opstellen evaluatieformulieren deelnemers en
waarnemers;
Leveren van een oefencoördinator voor het leiden
van de responsecel en bewaking scenarioverloop;
Leveren van een waarnemer/trainer voor het
crisisteam tijdens de tabletop;
Verzorgen van een (plenaire) evaluatie na afloop van
de oefening.;
Opstellen evaluatieverslag.
Kosten
Op aanvraag.
Aanvullende informatie
De oefening kan vrij van BTW worden aangeboden
(AdviSafe is CRKBO gecertificeerd).
De oefeningen zijn maatwerk en worden aangepast
aan de wensen van de opdrachtgever.
AdviSafe maakt gebruik van haar “oefendatabase”
met daarin een uitgebreide verzameling van
oefendocumenten waardoor effectieve
ondersteuning mogelijk wordt gemaakt.
Standaard is de tijdsduur van een tabletop een
dagdeel.
In overleg kunnen foto’s en video-opnamen worden
gemaakt welke gebruikt kunnen worden voor interne
evaluatiedoeleinden en in het evaluatierapport
(fotoreportage). Uitgangspunt hierbij is dat dit geen
negatief effect heeft op het functioneren van de
deelnemers tijdens de tabletop.
Contact
Voor nadere informatie verwijzen wij naar onze website
www.advisafe.nl.
U kunt u ons ook direct mailen via info@advisafe.nl
of telefonisch contact opnemen via 0223-540000.
16012013