Handleiding TransmIT voor Windows - Van den Haak TransMission

Van den Haak BV
Poppenbouwing 19
4191NZ Geldermalsen
T 0345-585400
F 3045-581111
TransmIT voor Windows
Gebruikers handleiding
- 1 -

Werkinstructie
TransmIT For Windows
Werkinstructie ................................................................................ 2
TransmIT For Windows..................................................................... 2
Werken met TransmIT for Windows................................................. 3
MENU OPTIES .............................................................................. 3
Bestand.................................................................................... 3
Bewerken ................................................................................. 3
Beeld ....................................................................................... 4
Extra........................................................................................ 4
Communicatie ........................................................................... 4
Help......................................................................................... 4
MAPPENLIJST............................................................................... 5
Zendingen ................................................................................ 5
Adressen .................................................................................. 5
Verwerking ............................................................................... 6
Ingeven zendingen ....................................................................... 7
Aktuele zendingen .......................................................................10
Tussentijds afsluiten ....................................................................10
Dagafsluiting...............................................................................11
Historie bekijken .........................................................................12
Bestandslocaties..........................................................................12
FTP-instellingen...........................................................................13
Runtime Error .............................................................................14
- 2 -

Werken met TransmIT for Windows
Start de applicatie TransmIT for Windows en onderstaand scherm verschijnt.
MENU OPTIES
Bestand
Nieuw Nieuwe zendingen aanmaken.
Nieuwe geadresseerde aanmaken
Nieuwe afzenders toevoegen
Afdrukken Verzendlijst printen van de actuele zendingen.
Schermvoorbeeld van de verzendlijst van de actuele zendingen.
Etiketten afdrukken van batch: alle etiketten van actuele zendingen
in 1 keer printen i.p.v. per zending.
(is afhankelijk van FTP-instellingen).
Onregelmatigheden afdrukken.
Afsluiten Om TransmIT for Windows af te sluiten
Bewerken
Nieuwe Om een nieuwe zending aan te maken.
Wijzigen Afhankelijk van je selectie kan een zending of een colli-regel
aangepast worden.
Verwijderen Afhankelijk van je selectie kan een zending of een colli-regel
verwijderd worden.
Bekijken Afhankelijk van je selectie kan een zending of een colli-regel
bekeken worden.
- 3 -

Beeld
Geadresseerden Geadresseerden kunnen via deze optie aangemaakt, bekeken
of gewijzigd worden
Afzenders Afzenders kunnen via deze optie aangemaakt, bekeken of gewijzigd
worden. Deze optie is alleen aanwezig indien gebruik gemaakt wordt
van het vervoerder-pakket.
Zendingen Actuele zendingen kunnen hiermee bekeken worden.
Historie De historie van de zendingen kunnen bekeken worden.
Dagafsluiting De actuele zendingen kunnen via deze optie verzonden worden naar
Uw vervoerder via FTP.
Extra
Reorganiseren Indien er problemen met de applicatie zijn kunnen deze via het
reorganiseren verholpen worden. Als er problemen blijven ontstaan
kan contact opgenomen worden met de systeembeheerder van Uw
vervoerder.
Importeren Importeren van geadresseerden uit een ander bestand.
Import definitie Adressen.
Inlezen postcode/depot gebieden.
Opschonen Het opschonen van zendingen uit de historie.
Konversie bestanden opschonen.
Instellingen Hierin staan de instellingen voor het printen van etiketten en
verzendlijsten en de gegevens om te kunnen communiceren via FTP
met uw vervoerder.
Communicatie
Opnieuw versturen van reeds verzonden zendingen via FTP.
Ophalen Postkode/Plaats indien er wijzigingen zijn in postcode-gebieden.
Help
Helpfunctie voor het gebruik van TransmIT for Windows.
- 4 -

MAPPENLIJST
In het linker deel van het hoofdscherm staan 3 folders met opties, waarmee e.e.a.
sneller beschikbaar is dan via het gebruik van de menubalk.
Zendingen
Actueel Overzicht van actuele (nieuwe) zendingen
Historie Overzicht van reeds verzonden zendingen
Adressen
Door op de optie Afzenders te klikken kom je in onderstaand scherm, welke gebruikt
wordt om de gegevens van de afzenders aan te passen.
• Om nieuwe afzenders toe te voegen gebruik je de knop Nieuwe.
• Volgens onderstaand scherm kun je gegevens invullen. Het Code veld kan gebruikt
worden voor het debiteurennummer of postcode/huisnummer combinatie om zo bij
het ingeven van de zendingen de afzender makkelijker terug te vinden.
• Via de knop Wijzigen kun je de gegevens van een afzender wijzigen, behalve de
opmerkingen.
- 5 -

Door op de optie Ontvangers te klikken kom je in onderstaand scherm, welke gebruikt
wordt om de gegevens van de geadresseerden aan te passen.
• Om nieuwe geadresseerden toe te voegen gebruik je de knop Nieuwe.
• Volgens onderstaand scherm kun je gegevens invullen. Het Code veld is kan gebruikt
worden voor het debiteurennummer of postcode/huisnummer combinatie om zo bij
het ingeven van de zendingen de klant makkelijker terug te vinden.
• Via de knop Wijzigen kun je de gegevens van een geadresseerde wijzigen.
• Je kunt ook Afzenders en Geadresseerden Bekijken of Verwijderen.
• Voor zowel de Afzenders als de Geadresseerden geldt dat je ze kunt zoeken via het
Zoeken veld. Je kunt zoeken op naam, postcode, plaats of adreskode door te klikken
op deze kolommen in het adressen overzicht erboven. Je zoekopdracht wordt
automatisch opgezocht, zodra je deze intypt.
Het scherm met het overzicht van alle afzenders of ontvangers is af te sluiten door op
het kruisje in de rechterbovenhoek aan te klikken.
Verwerking
Via op de optie Dagafsluiting worden de actuele zendingen verzonden naar uw
vervoerder. Dit wordt verderop in dit document besproken.
- 6 -

Ingeven zendingen
Er zijn meerdere manieren om een nieuwe zending in te kunnen geven:
1. Via de menubalk bij Bestand Nieuwe Zending
2. Via de menubalk bij Bewerken Nieuwe
3. Via de sneltoets combinatie Ctrl+Z.
4. Via het eerste icoontje (witte A4-tje met omgevouwen hoekje) in de knoppenbalk.
5. Door op een bestaande zending te gaan staan en via de rechtermuis knop te klikken
en daar de optie Nieuwe te selecteren.
In alle gevallen verschijnt het scherm, zoals
hiernaast afgebeeld, waarbij je direct een
keuze moet maken tussen het soort
zending.
Pakket = 1 collo per zending (extra
verzekerd)
Stukgoed = 1 of meer colli per zending
Afhaal = Eerst halen, dan afleveren
Klik op OK na de gemaakte keuze en één
van de onderstaande schermen zal verschijnen afhankelijk van het soort pakket.
Indien gebruik gemaakt wordt van het Verlader-pakket verschijnt onderstaand scherm
om de gegevens in te voeren. De grijze velden zijn niet aan te passen.
Datum: Dit is de datum van verzending. Dit betekent dat de opdracht de
volgende werkdag uitgevoerd zal worden (als het een opdracht
binnen Nederland betreft). Er kunnen ook zendingen voor de
toekomst gemaakt worden.
Ordernummer: Uw eigen ordernummer voor de betreffende opdracht.
Adres code: De unieke code die u meegeeft aan een geadresseerde. Als hier een
kode ingegeven wordt die al bestaat, dan worden de betreffende
adresgegevens automatisch aangevuld. U kunt hier bijvoorbeeld een
debiteurennummer ingeven, of een postkode/huisnummer
combinatie.
- 7 -

Afleverinstructie: Een extra instructie die ingegeven kan worden voor de chauffeur,
bijvoorbeeld een telefoonnummer van de geadresseerde.
Plus: Dit zijn extra opties voor de transportopdracht. Er wordt hiervoor
ook een extra bedrag in rekening gebracht. Het kan zijn dat deze
optie niet beschikbaar is.
Rembours: Hier kunt u een bedrag invoeren voor als u de zending onder
rembours wilt versturen.
Zending Type: Via deze knop kan aangegeven worden om welk soort zending het
gaat. Nadat er een zending nl. succesvol is ingegeven, verschijnt
automatisch bovenstaand scherm weer om een nieuwe in te geven.
Indien gebruik gemaakt wordt van het Vervoerder-pakket, verschijnt onderstaand
scherm om de gegevens in te voeren. Het enige verschil met het Verlader-pakket is dat
nu ook een andere Afzender geselecteerd kan worden. De factuur gaat echter ten alle
tijden naar u.
Alle andere gegevens zijn
gelijk aan het Verladerpakket.
Als alle gegevens
zijn ingevuld kan er op OK
gedrukt worden.
Het scherm rechts
verschijnt, om de
specificaties van de zending
in te voeren.
Het Zendingnummer en
Collo volgnummer zijn uniek
worden automatisch
ingevuld.
- 8 -

Verplichte velden
Verzendeenheid : Selecteer hier de verzendeenheid die van toepassing is.
Aantal eenheden : Voer hier het aantal in dat u van de geselecteerde eenheid wilt
verzenden.
Gewicht (Totaal) : Het totale gewicht van de eenheden (alleen hele kilogrammen
en minimaal 1 kilogram per eenheid).
Optionele velden
Sommige optionele velden worden afhankelijk van de verplichte velden automatisch
ingevuld. Andere kunnen indien gewenst ingevuld worden.
Aantal op eenheid : Het aantal eenheden dat op elke eenheid staat. (Als u bijvoorbeeld
2 pallets met elk 10 dozen wilt invoeren komt hier 10 te staan).
Afmeting in cm per eenheid: De afmetingen van elke eenheid (in centimeters)
(Lengte (L), Breedte (B), Hoogte(H))
Volume : Het volume kan per eenheid of per zending opgegeven worden.
Laadmeters : De laadmeters kunnen per eenheid of per zending opgegeven
worden.
Omschrijving : Omschrijving die meegegeven kan worden aan een colli-regel.
Externe referentie : Eventueel kan een kenmerk van een klant hier ingevuld worden.
Omruilen verzendeenheid: Deze optie wordt automatisch aangevinkt als de
verzendeenheid een Europallet is. In sommige gevallen is deze
handmatig aan te vinken.
Knoppen
Annuleren : Om de huidige colli-regel te laten vervallen
Volgende : Om een volgende colli-regel in te voeren. Deze optie bij Pack 30
zendingen niet mogelijk.
OK : Om de huidige collo-regel te bevestigen.
Nadat op OK is gedrukt, zal onderstaand scherm verschijnen om alle etiketten voor de
ingegeven zending te printen. Dit kan vooralsnog alleen nog op Zebra-printers.
Mocht het zo zijn dat het gewenst is dat er géén etiketten geprint worden zet dan in het
veld waar nu de printer geselecteerd staat een willekeurige letter en druk op OK. Er volgt
dan een foutmelding die weggeklikt kan worden. Het pakket denkt dan echter wel dat het
etiket geprint is. Alle etiketten
moeten namelijk afgedrukt zijn
om de gegevens over te kunnen
seinen naar Uw vervoerder.
Nadat er op OK is geklikt om de
etiketten te printen kom je
automatisch weer in het scherm
om een volgende zending in te
voeren.
Als bij de FTP-instellingen een
vinkje staat bij “etiketten in batch printen” dan verschijnt bovenstaand scherm niet. Dan
moet je zelf via het icoontje links naast het vraagteken of via Bestand / Afdrukken de
etiketten printen.
- 9 -

Aktuele zendingen
De ingegeven zendingen zijn te bekijken door in de menubalk Beeld en dan Zendingen te
selecteren of via de mappenlijst bij Zendingen / Aktueel.
In het bovenste deel zijn alle Zendingen te zien. In het onderste deel staan alle colliregel
die horen bij de bovenin geselecteerde zending. Door met de rechtermuis op een
zending of colli-regel te klikken zie je wat je aan deze selectie kunt zien of wijzigen.
Tussentijds afsluiten
Je kunt tussentijds de applicatie afsluiten.
Je krijgt dan de volgende vraag.
Als deze met ja bevestigd wordt krijg
je de volgende melding, welke ook
met Ja beantwoord kan worden.
Alle ingegeven zendingen blijven
bewaard totdat er overgeseind
wordt.
- 10 -

Dagafsluiting
Als alle zendingen voor die dag ingegeven zijn kan de dagafsluiting gedraaid worden.
Deze is te vinden via de menubalk Beeld en dan Dagafsluiting te selecteren of via de
mappenlijst bij Verwerking / Dagafsluiting.
Mochten nog niet alle etiketten van
de zendingen geprint zijn dan
verschijnt de rechter melding.
Via het aktuele zendingoverzicht is te
controleren of alle etiketten geprint
zijn. Selecteer hiervoor een zending
en in het colli-regel veld in de laatste
kolom staat of het etiket geprint is.
Dit moet per zending gecontroleerd
worden.
Zodra alle etiketten goed geprint zijn
krijg je het scherm waarin je kunt
selecteren of de electronische
verzendlijst via Diskette of FTP
communicatie verstuurd moet
worden. Kies voor de FTPcommunicatie
en klik op OK.
Er zullen 4 acties volgen, die
hiernaast te zien zijn.
Voor het printen van de verzendlijst
verschijnt er een scherm met de
geselecteerde printer. Klopt deze
niet, controleer dan of de
laserprinter geselecteerd staat als
standaard printer.
Er wordt vervolgens gevraagd
of de lijsten goed geprint zijn.
Er is geen manier om de
lijsten opnieuw te printen,
dus wees er zeker van dat de
lijst goed geprint is!
Zodra de verzendlijst geprint
zullen de overige acties
uitgevoerd worden en
veranderd de OK knop in de
knop Versturen. Klik op deze
om het bestand daadwerkelijk
over te verzenden. Er zal een
blauw scherm openen die de
voortgang van de FTPconnectie
laat zien. Als alles
goed gaat zal er een pop-up
verschijnen dat de
communicatie succesvol is
geweest.
- 11 -

Historie bekijken
Bij de zendingen die in de historie staan zijn terugmeldingen van deze zendingen terug te
vinden. Klik hiervoor met je rechter muisknop op de betreffende zending en selecteer de optie
terugmeldingen. Er verschijnt nu een overzicht met gegevens over de zending, bijv. of deze
o.a. in bestelling, manco of reeds geleverd is.
Bestandslocaties
De gegevens die gebruikt worden door de applicatie TransmIT for Windows staan in de
onderstaande directory op de c:\ schijf. Het kan ook zijn dat deze directory verplaatst is
naar de server.
Bij FTP-instellingen in de applicatie staan 6 directories die moeten verwijzen naar
bovenstaande directories. Als deze verwijzingen niet goed staan dan worden de gegevens
verkeerd weggeschreven of komen de terugmeldingen niet goed binnen (zie pagina 11).
- 12 -

FTP-instellingen
Voor een succesvolle communicatie moeten de gegevens bij de FTP instellingen ingevuld
staan zoals in onderstaand plaatje. Dit gebeurt tijdens de installatie door Uw vervoerder,
maar kan later eventueel aangepast worden.
• Aantal kopieën verzendlijst : Verzendlijst wordt hier standaard 2 keer geprint.
• Zendingen voor hetzelfde adres samenvoegen: Dit moet aangevinkt zijn als
zendingen voor eenzelfde adres samengevoegd dienen
te worden.
• Etiketten in batch printen : Dit moet aangevinkt worden als de etiketten achteraf in
één keer uitgeprint moeten worden in plaats van per
zending.
• Documenten printer : Hier moet een laser- of deskjetprinter geselecteerd
worden, waar de verzendlijst op uit moet komen.
• Etiketten printer : Hier moet de Zebraprinter geselecteerd zijn.
• De 6 directories moeten naar de bestandslocaties verwijzen van de TransmIT data.
- 13 -

• De FTP-instellingen worden moeten verwijzen naar de uw vervoerder FTP-server.
Deze gegevens zullen door de systeembeheerder van uw vervoerder ingesteld worden
of doorgegeven worden aan uw systeembeheerder.
• Passive mode : Deze moet aangevinkt zijn voor een succesvolle
communicatie.
De gegevens kunnen aangepast worden door in de rechterkolom te klikken van de
instelling die aangepast moet worden. Je kunt dan de data overschrijven of als er een
knop verschijnt met 3 puntjes kan er gebrowsed worden naar de juiste directory of
printer.
Runtime Error
Het kan gebeuren dat een bepaalde actie niet mogelijk is. Er volgt dan een Runtime
Error, waarna het programma in vele gevallen automatisch afgesloten wordt. Na het
opnieuw starten van de applicatie verschijnt onderstaande melding. Door op OK te
klikken zal de applicatie gewoon opstarten.
Problemen en of opmerkingen kunnen altijd doorgegeven worden aan de
systeembeheerder van uw vervoerder.
- 14 -