Rockwell Collins takes 0ff - Nevi

pag.: 1 van 8
code: SPE-FAC-art-004-bl
De professionalisering van facilitaire inkoop (deel 1)
Bron: Facility Management Magazine, oktober 2001
Auteur(s): N. Lemmens
In het juninummer van dit Magazine werd de FMN Researchagenda geïntroduceerd.
In het septembernummer volgde een toelichting op het eerste thema van de agenda:
de organisatorische inrichting van facilitaire voorzieningen. Het tweede thema van
de Researchagenda heeft betrekking op de professionalisering van facilitaire inkoop.
Dit onderwerp valt uiteen in twee subthema’s: de ontwikkeling van inkoop en
aanbestedingsmethoden en in de tweede plaats de organisatorische voorwaarden
waaraan moet zijn voldaan om voordelen op het gebied van facilitaire inkoop te
realiseren. Dit artikel gaat in op de ontwikkeling van inkoop- en
aanbestedingsmethoden. Deel 2 zal worden gewijd aan de organisatorische
voorwaarden.
Toenemende belangstelling voor (facilitaire) inkoop
Organisaties zowel in het commerciële bedrijfsleven als in de non-profitsector staan
voortdurend onder druk om hun prestaties te verbeteren. Er is geen sector te bedenken die
hierop echt een uitzondering vormt. Bijna altijd richten die inspanningen zich in eerste
aanleg op het primaire proces. Nu valt er altijd te verbeteren, maar ook in dit opzicht doet
zich vroeg of laat de wet van de afnemende meeropbrengsten gelden. Het gevolg is dan
ook dat de aandacht langzamerhand ook is komen te liggen op de zogenaamde facilitaire
processen.
De toenemende belangstelling voor niet-productiegebonden inkoop is daar één van de
symptomen van. De discussie over thema’s als ‘make or buy’ en’ maincontracting’ van
facilitaire diensten en producten een tweede.
Tegelijkertijd moet worden geconstateerd dat inkoop als vakgebied nog in de
kinderschoenen staat. Zo stelt Van Weele, hoogleraar Inkoopmanagement in Eindhoven1:
‘We zitten met het inkoopvak wetenschappelijk gezien nog duidelijk in de pioniersfase.
Terminologische discussies, nog niet onderbouwde empirische modellen, veel
hypothesen. Er is een body of knowledge, maar wel vol aannames. Dat betekent dat er nog
veel te grasduinen valt in dit vak.’
Het weinige aan concepten en theorievorming dat het inkoopvak te bieden heeft,
concentreert zich vooral op de productiegebonden inkoop. Facilitaire inkoop heeft echter
een aantal bijzondere kenmerken en wijkt daarin af van die productiegebonden inkoop
(kader 1).

pag.: 2 van 8
code: SPE-FAC-art-004-bl
Kader 1
‘Uitgedrukt in termen van de verkoopomzet blijkt het percentage aan NPR (niet-productgerelateerde
inkoop) in de periode 1990 - 1995 in de werkende industrie gemiddeld tussen de 10
en 20% te liggen, in de handel tussen de 10 en 15%, en in dienstverlenende en
overheidsorganisaties zelfs tussen de 10 en 40%.
Bron: J.W. Ederveen, Corporate Director Purchasing and Logistics, Philips Medical Systems in: ‘Niet-Product
Gerelateerde Inkoop, vergeten bron voor margeverbetering’, Tijdschrift voor Inkoop en Logistiek, nummer 5, mei
1998.
De facilitaire inkoop wordt door versnippering gekenmerkt (kader 2). Veel personen
plaatsen grote aantallen kleine orders bij grote aantallen leveranciers. Dat kost veel tijd en
gebeurt veelal onprofessioneel.
Kader 2
• grondstoffen directie
• computers, software financiën en administratie, ICT
• leasecontracten directie
• advertenties, relatiegeschenken marketing/verkoop
• kantinebenodigdheden huishoudelijke dienst
• reizen administratie
• licenties directeur R&D
• boeken, tijdschriften secretariaat, bibliotheek
• tijdelijk personeel personeelszaken
• schoonmaakartikelen huishoudelijke dienst
• onderhoudsmaterialen technische dienst
Facilitaire inkoop vindt meestal plaats zonder goede specificaties. Van
pakketstandaardisatie is doorgaans geen sprake.
Rationalisatie van deze inkoop is vaak lastiger dan bij de productgerelateerde inkoop. Men
is sterk afhankelijk van de subjectieve voorkeuren van soms grote aantallen
eindgebruikers. Dat maakt categorisatie en standaardisatie moeilijk. Betrouwbare
informatie ontbreekt meestal. Voeg daar bij dat de facilitaire inkoop vaak geen
managementprioriteit heeft, en de problematiek is geschilderd.
Kader 3
‘In totaal worden 7 categorieën herkend, waarbinnen 33 sub-categorieën zijn te onderscheiden. Per
sub-categorie kunnen ook weer een veelheid aan verschillende product/marktcombinaties worden
gedefinieerd, waardoor het aantal te benoemen NPR-deelmarkten kan oplopen tot circa 150.’
Bron: J.W. Ederveen

pag.: 3 van 8
code: SPE-FAC-art-004-bl
Kader 4
• grote aantallen kleine orders
• groot aantal leveranciers
• veel niet gestandaardiseerde artikelen
• vaak geen goede specificaties
• inkoop gebeurt vaak door niet-professionals
• betrokkenheid van veel mensen
• moeilijk te categoriseren en te standaardiseren
• afhankelijkheid van subjectieve voorkeuren van eindgebruikers
• gaat om veel geld
• tijdrovende activiteit
• geen 'core business'
• geen managementprioriteit
Onderwerpen
De bijzondere kenmerken van facilitaire inkoop maken dat speciale aandacht nodig is ten
minste voor de ontwikkeling van:
• methoden voor categorisering en standaardisatie van inkooppakketten (goederen en
diensten),
• inkoopbeleid voor de verschillende categorieën van in te kopen goederen en diensten,
• methoden van behoeftespecificatie,
• professionele aanbestedingsmethoden,
• professioneel contractbeheer.
Categorisering en standaardisatie
De facilitaire inkoop bestaat uit een zeer heterogeen geheel aan goederen en diensten,
zoals onder meer blijkt uit de indeling die door Philips is gebruikt ten behoeve van het
programma OCOO (Other Costs of Organization), een programma uit de jaren negentig
waarmee Philips forse besparingen beoogde te realiseren op de niet-productiegebonden
inkoop (kader 5).

pag.: 4 van 8
code: SPE-FAC-art-004-bl
Kader 5. Indeling van niet-productiegebonden inkoop van Philips
1 Accommodatie
- schoonmaak,
- catering,
- beveiliging,
- huur,
- onderhoud gebouwen,
- energie.
2 Personeel
- reis-/verblijfkosten,
- sociaal en medisch,
- tijdelijke arbeid,
- kleding,
- beschermingsmateriaal,
- training en cursussen.
3 Marketing en verkoop
- media,
- documentatie,
- sponsorships,
- tentoonstellingen,
- promotiemateriaal,
- commissies.
4 Distributie
- transport,
- opslag,
- douane en invoerrechten.
5 Automatisering/communicatie
- IT H/Q + S/W,
- IT services,
- communicatie.
6 Kantoorgerelateerd
- repro,
- kantoormiddelen
(excl. automatisering),
- drukwerk,
- kantoor-/schrijfbehoeften.
7 Professionele diensten
- verzekeringen,
- juridisch,
- kosten audits,
- consultancy,
De ontwikkeling van specifiek inkoopbeleid
Verschillende in te kopen goederen of diensten vragen om een verschillende
inkoopbenadering. Een handvat voor de ontwikkeling van zo’n gedifferentieerde
benadering is de bekende portfoliomatrix van Kraljic2, die vier algemene inkoopcategorieën
onderscheidt die elk om een specifiek inkoopbeleid vragen (figuur 1). Voor strategische
producten zullen partnerships worden ontwikkeld met zogenaamde ‘best-in-class’
leveranciers, op basis van langdurige samenwerking. Hefboomproducten zullen worden
benaderd met een brede concurrentiestelling en nadruk op prijs, gepaard gaand met
voortdurend markt- en leveranciersonderzoek. Bij de knelpuntproducten zal veel aandacht
uitgaan naar het maken van goede afspraken om de beschikbaarheid zeker te stellen.
Hoog
Invloed op
financieel
resultaat
Laag
Hefboomproducten
Routineproducten
Toeleveringsrisico
Strategische
Producten
Knelpuntproducten
Laag Hoog
figuur 1: portfoliomatrix van Kraljic

pag.: 5 van 8
code: SPE-FAC-art-004-bl
Ten slotte zal bij de routineproducten de nadruk liggen op vermindering van administratieve
en logistieke complexiteit. Toepassing van systems contracting3, de corporate purchasing
card en internettechnologie kan hier grote voordelen opleveren.
Voorbeeld: schoonmaakdiensten en de inkoopportfoliomatrix
Schoonmaakdiensten die in stabiele, relatief hoge frequenties worden uitgevoerd
(bijvoorbeeld het dagelijks onderhoud van kantoren) zijn te beschouwen als laagwaardige
bulkproducten, met inkooptechnisch gezien veel overeenkomsten met routineproducten.
Hierbij is sprake van rechtstreekse herhalingsaankoop (zoals bij gas, water, elektriciteit of
bij kantoorartikelen). Systems contracting ligt daarom voor de hand.
Hetzelfde geldt voor specialistische werkzaamheden die in stabiele frequenties worden
uitgevoerd. Bij een aantal zeer gespecialiseerde schoonmaakdiensten zijn de
uitvoeringsfrequenties onregelmatig. Hierbij is sprake van zogenaamde gewijzigde
herhalingsaankoop (zoals bij de inkoop van bedrijfsauto’s of koeriersdiensten). Soms is de
uitvoering zelfs volstrekt onvoorspelbaar (brand- en roetreiniging).
In bepaalde gevallen is er ook sprake van een aanzienlijke logistieke complexiteit, zoals
bijvoorbeeld bij het schoonmaakonderhoud van grote vakantiebungalowparken. Hier past
daarom meer een benadering zoals bij knelpuntproducten.
Slechts in een enkel geval zullen schoonmaakdiensten van strategisch belang zijn.
Bijvoorbeeld bij de ontwikkeling van een nieuw procédé waarbij hygiëne een kritieke, maar
vooralsnog onbekende factor is, of in gevallen waarbij schoonmaakwerkzaamheden grote
bedrijfsrisico’s met zich mee brengen. In verreweg de meeste gevallen kunnen
schoonmaakdiensten worden geplaatst in de categorie van de knelpunt of in die van de
routineproducten. De moderne inkoper van schoonmaakdiensten moet daarom meer een
voorwaardenscheppende, faciliterende rol spelen. Bij ‘bulkschoonmaak’ in vaste
frequenties past een systems-contractingbenadering. Bij onregelmatige en logistiek
complexe werkzaamheden is de aandacht vooral gericht op het garanderen van de
beschikbaarheid door de ontwikkeling van adequate logistieke systeemdelen in het
contract.
Behoeftespecificatie
Bij de productiegebonden inkoop in de industrie is de behoeftespecificatie van in te kopen
grondstoffen, materialen en onderdelen vaak een technische kwestie. De specificaties
worden als het ware opgelegd door het ontwerp en de gebruikte technologie.
Bij grote delen van de facilitaire inkoop ligt dat totaal anders. Zeker bij grote organisaties
die uit verschillende onderdelen bestaan, kan het lastig zijn een goed overzicht te krijgen
van de spreiding in de lokale behoefte van de verschillende onderdelen. Vaak is bij de
behoeftespecificatie inbreng van vertegenwoordigers van die organisatieonderdelen
onontbeerlijk.
Aanbestedingsmethoden
In veel gevallen blinken traditionele aanbestedingsmethoden niet bepaald uit voor wat
betreft transparantie. Behoeftespecificatie en leverancierselectie zijn vaak niet gemakkelijk.
Ook bij de rijksoverheid is de afgelopen jaren het besef gegroeid dat inkoop een
verwaarloosd gebied is. Sedert enkele jaren werkt zij dan ook aan het professionaliseren
van haar inkoop- en aanbestedingsbeleid.

pag.: 6 van 8
code: SPE-FAC-art-004-bl
Eén van de middelen die het kabinet hierbij inzet, is het project Innovatief Aanbesteden4.
Daarbij worden adviezen gegeven voor de verbetering van inkoop- en aanbestedingsprocedures
binnen de mogelijkheden van de voor de overheidsaanbesteders geldende
Europese regelgeving.
Contractbeheer
Contractbeheer is er niet alleen op gericht om te controleren of de leverancier zich aan
gemaakte afspraken houdt. De opdrachtgever wil bijvoorbeeld daarnaast ook dat zijn
leveranciers zich voortdurend verbeteren en hij wil weten in hoeverre er sprake is van
marktconformiteit. Transparantie en toetsbaarheid van de werkwijze van de leverancier zijn
daarbij buitengewoon belangrijk. Op dat gebied valt in de praktijk nog veel te verbeteren.
Professioneel contractbeheer wordt nog belangrijker, naarmate inkoop op basis van
‘maincontracting’ meer voorkomt.
Voorbeeld: inkoop van schoonmaakdiensten
De inkoop van schoonmaakdiensten lijkt op het eerste gezicht een simpele zaak. Immers,
wat is er zo moeilijk aan het opstellen van bestekken waarin wordt omschreven welke
schoonmaakwerkzaamheden dienen te worden uitgevoerd - desnoods tot in de kleinste
details? Wat is er op tegen hier diverse aanbieders in concurrentie op te laten bieden, om
vervolgens via een kwaliteitsmeetsysteem een eenvoudige malusregeling toe te passen?
Dan is het probleem toch opgelost?
In relatief eenvoudig schoon te houden objecten is dat inderdaad betrekkelijk simpel. Dit
wordt echter anders in situaties waarin sprake is van een zekere complexiteit. Die
complexiteit kan verschillende oorzaken hebben:
• het is lang niet altijd mogelijk de feitelijke kwaliteitsbehoefte te beschrijven aan de hand
van een handelingenbestek,
• grote schoonmaakprojecten zijn veelal buitengewoon dynamisch, waardoor ook de
vervuilingsgraad, en dus de schoonmaakbehoefte in de loop van de tijd sterk kan
variëren,
• het harmoniseren van de technische kwaliteitseisen met eisen ten aanzien van
belevingskwaliteit en de financiële eisen is vaak gemakkelijker gezegd dan gedaan,
• het is niet altijd gemakkelijk het gewenste resultaat (de gewenste kwaliteit) eenduidig te
specificeren; het ene project is het andere niet, en bovendien heeft de ene
opdrachtgever een andere visie op inkoop en contractering dan de andere; sommige
opdrachtgevers willen zeer vergaande inspraak in de manier waarop de leverancier zijn
diensten levert, anderen zijn daarentegen voornamelijk geïnteresseerd in het resultaat.
Bestudering van de (grote) offerteaanvragen van de afgelopen jaren leidt tot de conclusie
dat opdrachtgevers de schoonmaakbedrijven bij voorkeur resultaatgericht willen
‘afrekenen’. Dat ligt overigens ook in lijn met marktonderzoeken die uitwijzen dat
opdrachtgevers van leveranciers verwachten dat deze ‘zorgen wegnemen’. Dat is een
andere uitdrukking voor ‘resultaatgericht contracteren’.
De praktijk van de grote schoonmaakaanbestedingen van de afgelopen jaren wijst echter
uit dat schoonmaakdiensten tegenwoordig vrijwel in alle gevallen inspanningsgericht
worden aanbesteed op basis van handelingenbestekken. Daarbij wordt aangegeven welke
handelingen in welke frequenties dienen te worden uitgevoerd en dat soms zeer
gedetailleerd. Tegelijkertijd wordt doorgaans een vereist kwaliteitsniveau aangegeven,
waarvan de specificatie op verschillende manieren kan plaatsvinden. Aan dat vereiste
kwaliteitsniveau wordt dan een malusregeling gekoppeld. Gunning vindt plaats op grond
van een keuze uit uitgebrachte offertes, die zijn gebaseerd op calculaties op basis van het
door de opdrachtgever gemaakte bestek.

pag.: 7 van 8
code: SPE-FAC-art-004-bl
Vaak wordt in offerteaanvragen vermeld dat het bestek moet worden gezien als leidraad.
Daarmee erkent de opdrachtgever dat het verband tussen bestek en gespecificeerd
resultaat niet hard en eenduidig is. Strikt genomen dient een bestek in zulke gevallen meer
als selectiemiddel dan als werkvoorschrift. Het biedt het schoonmaakbedrijf een garantie
dat met een correcte uitvoering van het bestek het vereiste kwaliteitsniveau ook
daadwerkelijk zal worden bereikt. Daartoe zijn in de praktijk zulke statische bestekken
ontoereikend.
De dynamiek in schoonmaakprojecten (gebouwmutaties, variatie in bezettings- en
vervuilingsgraad) is groot.
Het is dan ook niet verwonderlijk dat momenteel binnen de Vereniging Schoonmaak
Research VSR een discussie wordt gevoerd over de vraag hoe deze problematiek opnieuw
kan worden bezien. Daarbij gaat het om een herbezinning op het proces dat bestaat uit de
volgende stappen:
(1) Besluit tot heraanbesteding door opdrachtgever
In veel gevallen valt zo’n besluit niet vanwege ontevredenheid met de prestaties met de
zittende leverancier(s). Meestal wil de opdrachtgever het bestaande contract toetsen op
marktconformiteit en de zittende leverancier ‘scherp houden’. Het is zeer de vraag of er
geen andere, veel minder kostbare methoden zijn om hetzelfde te bereiken.
(2) Behoeftespecificatie
Eén van de onderwerpen die hierbij aan de orde zijn, is een behoeftespecificatie op basis
van functionele eisen. Zo’n specificatie is nodig bij resultaatgericht aanbesteden.
(3) Inrichting aanbestedingsproces
Recentelijk hebben enkele opdrachtgevers grote schoonmaakaanbestedingstrajecten
ingericht op een andere manier dan te doen gebruikelijk.
Via een zogenaamd kwalitatief aanbestedingstraject vond gunning plaats, waarna met de
geselecteerde leverancier over de kwantitatieve elementen van het contract werd
onderhandeld.
(4) Offertevorming door aanbieders
In een eerder artikel in dit magazine is uitgebreid ingegaan op de problemen rond calculatie
en offertevorming door schoonmaakbedrijven.
(5) Gunning
(6) Contractbeheer
Vervolg
In grote lijnen is hiermee het eerste subthema van het onderwerp de professionalisering
van facilitaire inkoop beschreven. Het tweede deel van het artikel zal worden gewijd aan
het tweede subthema: de organisatorische voorwaarden waaraan moet zijn voldaan om
facilitaire inkoop te professionaliseren.

pag.: 8 van 8
code: SPE-FAC-art-004-bl
Eindnoten:
(1) Koks L. (1997). Marketeers zijn spenders. Tijdschrift voor Marketing, juni.
(2) Lemmens N.G.R. (1999). Grasduinen in de schoonmaak - Inkoop van
schoonmaakdiensten en de professionalisering van het inkoopvak. Facility Management
Magazine, maart 1999.
(3) Lemmens N.G.R. (1997). Systems contracting van schoonmaakdiensten. Facility
Management Magazine, december.
(4) Lemmens N.G.R. & Nillessen, M. (2000). Vakantie op de Bahama’s - Mogelijkheden en
beperkingen van de Europese aanbestedingsregelgeving. FMM Jaarbijlage.
(5) Lemmens N.G.R. & Zeegers, J. (1999). Beter ongeveer goed dan precies verkeerd -
Kwantitatieve specificatie van schoonmaakdiensten. Facility Management Magazine, juni.