pdf - e-Boekhouden.nl

e-Boekhouden.nl
Handleiding voor de facturatiemodule
Er zijn aparte handleidingen beschikbaar voor:
Accountants
Boekhouden
Ledenadministratie
Beheer
e-Boekhouden.nl is een product van SkillSource.

Inhoud
1. Facturen ............................................................................................................ 2
1.1 Factureren > Facturen > Toevoegen ............................................................ 2
1.2 Factureren > Facturen > Overzicht .............................................................. 3
1.3 Factureren > Facturen > Printen ................................................................. 4
1.4 Factureren > Facturen > E-mailen ............................................................... 4
1.5 Factureren > Facturen > Incassobestand ..................................................... 5
2. Standaard facturen ............................................................................................. 7
2.1 Factureren > Standaard facturen > Toevoegen ............................................. 7
2.2 Factureren > Standaard facturen > Overzicht ............................................... 7
3. Abonnementen ................................................................................................... 7
3.1 Factureren > Abonnementen > Toevoegen ................................................... 7
3.2 Factureren > Abonnementen > Overzicht ..................................................... 8
3.3 Factureren > Abonnementen > Facturen maken ........................................... 8
4. Algemeen........................................................................................................... 8
4.1 Factureren > Accountantscontrole ............................................................... 9
4.2 Factureren > Berichten .............................................................................. 9
4.3 Factureren > Bestandsbeheer ..................................................................... 9
4.4 Factureren > Uitloggen ............................................................................ 13
1

1. FACTUREN
1.1 Factureren > Facturen > Toevoegen
Klik in het menu op Factureren > Facturen > Toevoegen. Een nieuw scherm
opent. U kunt nu een nieuwe factuur aanmaken.
Selecteer een relatie of voer een nieuwe relatie in.
Het factuurnummer wordt automatisch opgehoogd en ook de factuurdatum
wordt automatisch gegenereerd. Controleer deze altijd op juistheid.
U kunt eventueel zelf nog een kenmerk toevoegen aan de factuur. Dit is geen
verplicht invulveld.
U moet nu een betalingstermijn vermelden. Dit is een verplicht veld.
Afhankelijk van de betalingstermijn die u invult, wordt automatisch de
uiterste betaaldatum weergegeven.
U kunt eventueel zelf nog een Factuurtekst toevoegen aan de factuur. Deze
tekst kunt u per factuur aanpassen. Dit is geen verplicht invulveld.
Bij Sjabloon hebt u de keuze uit meerdere factuursjablonen. Standaard zijn
drie voorbeelden beschikbaar. In e-Boekhouden.nl kunt u de
voorbeeldsjablonen aanpassen naar eigen wens, of u voegt uw eigen
sjabloon toe. Dat doet u via Beheer > Sjablonen > Factuursjablonen.
Vervolgens krijgt u bij Verzendwijze drie keuzemogelijkheden. U kunt
meerder keuzes aanvinken.
o Factuur per reguliere post versturen: de factuur wordt klaargezet om te
printen. Het printbestand wordt voor u klaargezet onder Factureren >
Facturen > Printen.
o Factuur per e-mail te versturen: als u het e-mailadres van een relatie
heeft ingevuld, kunt u de factuur per e-mail versturen. De e-mails worden
voor u klaargezet onder Factureren > Facturen > E-mailen.
o Factuurbedrag incasseren: wanneer u een incasso-overeenkomst heeft
met uw bank, dan kunt u factuurbedragen automatisch incasseren van de
bankrekening van uw klanten. Vul de nodige gegevens in voor incasso. U
kunt vervolgens onder Incassobestand het ClieOp03-bestand downloaden
en aanleveren bij uw bank. Het incassobestand wordt voor u klaargezet
onder Factureren > Facturen > Incassobestand.
Factuur direct verwerken in de boekhouding: de betreffende factuur wordt
direct verwerkt in de boekhoudmodule.
Bij mutatieomschrijving voert u een omschrijving in waardoor u de factuur
beter terug kunt vinden in de boekhoudmutatie.
Nu voegt u een product of dienst toe aan uw factuur. Klik op Product/dienst
toevoegen. Er verschijnt een venster waarin u het product of dienst kunt
selecteren. U kunt uw selectie ook blanco laten en een nieuw product of
nieuwe dienst invoeren. Eenheid mag u leeg laten, dit is geen verplicht
invulveld.
Als u onderaan het vinkje Product/dienst opslaan als standaard aanklikt,
wordt dit opgeslagen zodat u deze later eenvoudig aan een andere factuur
toevoegt. U beheert uw producten en diensten onder Beheer > Overig >
Diensten/producten.
Klik op Opslaan om het product aan de factuur toe te voegen. U keert terug
naar het algemene scherm Factuur toevoegen. U kunt met het kruisje een
specifieke regel verwijderen of met het potloodje wijzigen.
2

Klik op Opslaan als de factuur klaar is. De factuur wordt direct in de
boekhouding verwerkt, als u deze optie heeft aangevinkt.
1.2 Factureren > Facturen > Overzicht
Bekijk uw ingevoerde facturen via Overzicht. Met de zoekfunctie kunt u
specifieke facturen opzoeken. Voert u geen gegevens in bij het zoekscherm, dan
worden al uw facturen weergegeven. U kunt ook kiezen voor een weergave van
de laatste 50 facturen. U krijgt het volgende overzicht:
de factuurdatum
het factuurnummer
de relatie
het bedrag exclusief en inclusief BTW
verzendwijze en verwerking
1.2.1 Opties
Klik op het potloodje voor een factuur om die betreffende factuur te wijzigen.
Klik op het kruisje voor een factuur om deze te verwijderen.
Klik op de printer om een factuur te printen of op te slaan op uw PC.
Klik op de envelop om een factuur direct naar een klant te mailen.
3

1.3 Factureren > Facturen > Printen
Hier staan alle facturen klaar om te printen. Het systeem geeft aan hoeveel
facturen er klaar staan.
U kunt de facturen sorteren op: postcode, factuurnummer, datum of
bedrijfsnaam.
Klik op Facturen nu afdrukken om de facturen te openen. U moet nu zelf
een printopdracht geven in het tekstverwerkingsprogramma.
1.4 Factureren > Facturen > E-mailen
Hier ziet u hoeveel facturen klaar staan om te e-mailen. Het e-mailadres dat u
onder Beheer > Uw account > Uw gegevens opgeeft, gebruikt e-Boekhouden.nl
als afzender. U kunt het e-mailadres nog handmatig aanpassen.
Via Bericht stuurt u begeleidende tekst mee. Deze tekst verstuurt e-
Boekhouden.nl naar alle e-mailadressen waarvoor een factuur klaar
staat.
De factuur wordt altijd als bijlage toegevoegd aan het e-mailbericht.
Daarnaast kunt u nog 3 andere bijlagen toevoegen aan de e-mail.
Klik op Verder om de facturen te e-mailen.
4

1.5 Factureren > Facturen > Incassobestand
Wanneer u een incassocontract met uw bank heeft, levert u incasso-opdrachten
via een ClieOp03-bestand aan. Hebt u incasso’s aangemaakt? Dan vindt u het
incassobestand terug onder Factureren > Facturen > Incassobestand. U ziet hier
precies voor hoeveel facturen u een incasso-opdracht aanmaakt en wat het
totaalbedrag van alle te incasseren facturen is.
Vul uw eigen rekeninggegevens in en klik op Incassobestand aanmaken.
Kies voor ClieOp3-bestand downloaden om het bestand te downloaden.
Dit bestand kunt u vervolgen bij u bank aanbieden voor incasso.
Bij het aanmaken van een incassobestand kijkt het systeem direct of er
machtigingsgegevens zijn die niet geaccepteerd zullen worden door de bank.
Mochten er incorrecte gegevens gevonden worden, dan geeft e-Boekhouden.nl
dit per factuur weer. Met het gele potloodje kunt u de machtigingsgegevens
direct aanpassen.
Met de optie Oude incassobestanden downloaden, kunt u alle aangemaakte
incassobestanden (sinds 4 februari 2013) opnieuw downloaden.
Met de optie Incassobatch resetten kunt u zelf incassobatches resetten. U zet
dan een reeks bestaande facturen opnieuw klaar voor automatische incasso. Het
resetten gebeurt aan de hand van de aanmaakdatum van het vorige
incassobestand.
Voorbeeld
U heeft op 10-02-2013 een incassobestand aangemaakt en dat wilt u graag
resetten. Dan voert u als datum 10-02-2013 in en klikt op Volgende.
5

Heeft u op 05-02-2013 en 10-02-2013 incassobestanden aangemaakt en wilt u
beide bestanden resetten, dan vult u 05-02-2013 in als datum. De facturen van
beide incassobatches worden dan opnieuw klaargezet voor incasso.
1.5.1 Ontvangen incasso’s verwerken in uw boekhouding
Als u bij de bank het ClieOp3-bestand heeft aangeboden met automatische
incasso’s, komt u de geïncasseerde bedragen tegen op uw bankafschrift. Dat kan
op 2 manieren:
1. Alle incasso's als 1 bijschrijving (batch) op uw afschrift:
U komt het totale bedrag tegen op uw digitale bankafschrift. Deze
boekingsregel negeert/verwijdert u. In plaats daarvan importeert u het
aangemaakte incassobestand. Het bestand vindt u terug onder
Boekhouden > Invoeren > Importeren > Nieuwe gegevens > Betaal- of
incassobestand selecteren. Hier ziet u een overzicht van alle aanmaakte
betaalopdrachten en incasso-opdrachten sinds 04-02-2013.
U kunt een van de bestanden importeren door te klikken op Bestand
importeren. Het systeem vraagt u vervolgens op welke rekening u het
bestand wilt importeren. Voer de datum in, waarop u de (batch)betaling
tegen komt op uw bankafschrift. Daarnaast selecteert u de juiste
bankrekening. Klik op Verder om het bestand te importeren. e-
Boekhouden.nl geeft vervolgens het resultaat weer van het
geïmporteerde bestand.
2. Per incasso een afzonderlijke regel op uw afschrift:
U importeert uw digitale bankafschrift via Boekhouden > Invoeren >
Importeren en boekt iedere afzonderlijke bijschrijving weg als betaling.
Bij voldoende overeenkomsten zal het systeem de betaling herkennen en
automatische wegboeken. De betaling moet dan wel voldoen aan de
volgende regels:
o Het bedrag van de afschriftregel moet 100% overeenkomen met
een openstaande factuur in de boekhouding.
o Het factuurnummer moet in de omschrijving van de afschriftregel
staan.
o Het factuurnummer moet minimaal 5 tekens bevatten.
6

2. STANDAARD FACTUREN
2.1 Factureren > Standaard facturen > Toevoegen
Als u regelmatig dezelfde facturen aan klanten stuurt, maakt u deze aan bij
Factureren > Standaard facturen > Toevoegen. Als u vervolgens een nieuwe
factuur maakt, kiest u eenvoudig de juiste standaard factuur. Zo voert u niet
elke keer alle gegevens opnieuw in.
Tip: de keuze Standaard factuur selecteren vindt u ook bij Facturen toevoegen
2.2 Factureren > Standaard facturen > Overzicht
Wilt u een overzicht van uw standaard facturen? Klik op Factureren > Standaard
facturen > Overzicht. Met het kruisje verwijdert u standaard facturen, met het
potloodje wijzigt u eenvoudig een factuur.
3. ABONNEMENTEN
3.1 Factureren > Abonnementen > Toevoegen
Onder het menu Abonnementen beheert u alle abonnementen (periodieke
facturen). U kunt direct alle facturen op een bepaald moment aanmaken. Bij het
toevoegen van abonnementen vraagt e-Boekhouden.nl om een aantal
aanvullende gegevens:
Relatie: kies een relatie uit uw relatiebestand, of maak via het +-teken een
nieuwe relatie aan.
Naam abonnement: kies een passende naam voor het abonnement.
Startdatum: dit is de datum waarop het abonnement in gaat.
Prolongatiedatum: dit is de datum waarop de abonnementstermijn van de
laatste (eventueel reeds verstuurde) factuur afloopt. Zodra deze datum
voorbij is, verstuurt u weer een nieuwe factuur. Gaat het om een nieuw
abonnement, dan vult u hier dezelfde datum in als de startdatum.
Einddatum: op deze datum loopt het abonnement af. U vult dit vakje alleen
in als het abonnement opgezegd is, of een bepaalde looptijd kent.
Betaling per: hier geeft u de periode aan waarna een nieuwe factuur
verstuurd moet worden. U kunt kiezen uit: maand, 2 maanden, kwartaal, half
jaar, jaar, 2 jaar
Kenmerk: u kunt het abonnement een kenmerk geven wat voor u herkenbaar
is. Dit is optioneel.
Opmerkingen: hier kunt u eventuele aanvullende opmerkingen over het
abonnement kwijt.
7

Sjabloon: selecteer de juiste factuursjabloon voor het abonnement.
Verzendwijze: vink aan op welke manier u de factuur voor het abonnement
wilt verzenden.
Product/dienst: voeg het product of de dienst toe, waarvoor u het
abonnement aanmaakt.
Klik op Opslaan om het abonnement toe te voegen.
3.2 Factureren > Abonnementen > Overzicht
Via dit menu ziet u in één oogopslag zien welke abonnementen zijn aangemaakt.
Met het zoekscherm kunt u de zoekresultaten specificeren of verkleinen. Vul
niets in bij het zoekscherm en klik op Zoeken, als u alle abonnementen wilt zien.
U ziet de abonnementsnaam, de relatie en het factuurbedrag per maand
gespecificeerd. Ook de startdatum, einddatum en prolongatiedatum van elk
abonnement worden weergegeven. Als er abonnementen zijn waarbij de
prolongatiedatum rood gekleurd is, is het tijd om een nieuwe factuur aan te
maken voor dat betreffende abonnement.
3.3 Factureren > Abonnementen > Facturen maken
U kunt op ieder gewenst moment een facturatieronde starten. Dit doet u via
Factureren > Abonnementen > Facturen maken. Kies voor welke abonnementen
u een nieuwe factuur wilt aanmaken. Achter de keuzerondjes staat het aantal
abonnementen met een verlopen prolongatiedatum. U kunt automatisch alle
facturen aanmaken als u op Verder klikt. Door het vinkje aan te zetten, kunt u
ze ook direct in de boekhouding verwerken. De facturen die u aanmaakt vindt u
terug bij Factureren > Facturen > Overzicht
4. PRODUCTEN/DIENSTEN
4.1 Factureren > Producten/diensten > Toevoegen
U kunt hier handmatig producten en diensten toevoegen. Hiervoor is een aparte
handleiding beschikbaar.
4.2 Factureren > Producten/diensten > Overzicht
Hier vindt u een overzicht van alle ingevoerde producten en diensten in e-
Boekhouden.nl. Met het potloodje kunt u de gegevens van elk product of dienst
wijzigen. U kunt hier ook direct producten toevoegen of een lijst met producten
importeren.
8

4.3 Factureren > Producten/diensten > Importeren
U kunt hier een bestand met producten en diensten importeren. Hiervoor is een
aparte handleiding beschikbaar.
4.4 Factureren > Producten/diensten > Eenheden
U voegt eenvoudig nieuwe producteenheden toe met de knop Toevoegen. Reeds
ingevoerde producteenheden kunt u hier wijzigen (potloodje) of verwijderen
(kruisje).
4.5 Factureren > Producten/diensten > Groepen
Als u een uitgebreid assortiment heeft, kunt u deze indelen in groepen. Deze
groepen voert u hier in. Bestaande groepen kunt u hier wijzigen (potloodje) of
verwijderen (kruisje).
5. ALGEMEEN
5.1 Factureren > Accountantscontrole
Met de Accountantscontrole kunt u samenwerken met een accountant of
administrateur.
Klik onderaan de lijst op Toevoegen om een nieuwe controleopdracht toe
te voegen.
U selecteert welke periode u wilt laten controleren en u kunt opmerkingen
toevoegen voor uw accountant.
Klik op Opslaan om de controleopdracht direct door te sturen naar uw
accountant. Eventuele correspondentie met uw accountant over een
controleopdracht kunt u voeren via Berichten.
Let op: Deze functie ziet u alleen wanneer uw accountant toegang heeft tot uw
administratie.
5.2 Factureren > Berichten
Wanneer u samenwerkt met uw accountant, kunt u deze functie gebruiken om
vragen te stellen aan uw accountant. U kunt deze functie vergelijken met
normale e-mail, maar dan binnen e-Boekhouden.nl. U hebt dan alle
correspondentie met uw accountant bij de hand in uw administratie.
Let op: Deze functie ziet u alleen wanneer uw accountant toegang heeft tot uw
administratie.
5.3 Factureren > Bestandsbeheer
U kunt bestanden beheren in e-Boekhouden.nl. U kunt bijvoorbeeld facturen of
bonnetjes uploaden naar uw administratie en deze koppelen aan mutaties. Wilt u
meer opslagruimte? Dan kunt u tegen betaling extra dataruimte inkopen. Klik op
de knop Wijzigen om meer dataruimte in te kopen.
9

5.3.1 Nieuwe folder aanmaken
U kunt eenvoudig per relatie of lid een folder aanmaken.
U selecteert eerst in de linker kolom waar u een nieuwe folder wilt
aanmaken. In het bovenstaande voorbeeld is de basisfolder geselecteerd.
Wilt u een subfolder aanmaken voor bijvoorbeeld Autobedrijf Jansen, dan
selecteert u eerst deze folder.
Om een nieuwe folder aan te maken, klikt u in het bovenste menu op het
icoon Nieuwe folder.
U voert de naam van de nieuwe folder aan en klikt op OK. U heeft nu een
nieuwe folder toegevoegd.
Wanneer u de naam van de folder wilt wijzigen, klikt u met uw rechter
muisknop op de betreffende folder en kiest Naam wijzigen.
5.3.2 Bestanden uploaden
Om bestanden te uploaden, volgt u de volgende stappen:
U selecteert eerst in de linker kolom in welke folder u bestanden wilt
uploaden. Selecteert u geen folder, dan komt het bestand automatisch in
de basisfolder te staan.
Vervolgens klikt u op het icoon Bestanden uploaden. Er opent een nieuw
venster.
10

U kunt de volgende bestandsformaten uploaden:
o jpg
o gif
o png
o doc / docx
o pdf
o ppt
o txt
o zip
o rar
o xls / xlsx
o csv
o tab
U klikt op Toevoegen om de te uploaden bestanden te selecteren. U zoekt
de gewenste bestanden op, op uw pc. U kunt meerdere bestanden
tegelijk selecteren.
Om de bestanden te uploaden naar de folders in uw administratie klikt u
op Upload starten. Zodra de upload gereed is, verschijnt het bestand
direct in de geselecteerde folder.
Wilt u een bestand verplaatsen naar een andere folder? Dan vinkt u het
gewenste bestand aan en u klikt vervolgens in het bovenste menu op
Geselecteerde items knippen. U selecteert daarna de gewenste folder en
klikt dan in het menu op Geselecteerde items plakken.
5.3.3 Bestanden invoeren als mutatie
U kunt een geüpload bestand direct invoeren als een nieuwe mutatie.
U klikt met uw rechter muisknop op het bestand dat u als mutatie wilt
invoeren. U kiest voor de optie Invoeren als mutatie.
Een nieuw venster opent. U krijgt een gedeeld scherm. Links ziet u het
standaard invoerveld voor boekstukken en rechts ziet u een weergave
van het geüploade bestand. U vult de nodige gegevens van het boekstuk
in en klik op Opslaan om de nieuwe mutatie aan te maken.
11

5.3.4 Bestanden koppelen aan een mutatie
U kunt een geüpload bestand koppelen aan een nieuwe of bestaande mutatie.
Bij een nieuwe mutatie: u gaat naar Boekhouden > Invoeren > Facturen.
Onderaan het invoerveld staat de optie Bestanden toevoegen.
Bij een bestaande mutatie: u gaat naar Boekhouden > Overzichten >
Mutaties. U zoekt de juiste mutatie op en klik op het gele potloodje.
Onderaan het invoerveld staat de optie Bestanden toevoegen. Als u een
bestand heeft gekoppeld aan een mutatie, kunt u dat zien aan het
icoontje voor de betreffende mutatie.
U kunt ook via Bestandsbeheer een bestand selecteren met het vinkje.
Als u daarna met uw rechter muisknop klikt, krijt u de extra optie
Selectie.
Selecteer daarna Koppelen aan mutatie om het bestand toe te voegen
aan een nader te specificeren mutatie.
12

5.3.5 Bestanden koppelen aan een relatie
U kunt een geüpload bestand koppelen aan een relatie.
U gaat naar Relaties > Relaties > Zoeken. U zoekt de juiste relatie op en
klik op de oranje relatiecode.
Selecteer het uiterst rechtse tabblad Bestanden. Als er al bestanden zijn
gekoppeld aan deze relatie ziet u deze hier in een overzicht. Als u nieuwe
bestanden wilt toevoegen, klikt u op Bestanden toevoegen.
U kunt ook via Bestandsbeheer een bestand selecteren met het vinkje.
Als u daarna met uw rechter muisknop klikt, krijt u de extra optie
Selectie.
Selecteer daarna Koppelen aan relatie om het bestand toe te voegen aan
een specifieke relatie.
5.4 Factureren > Uitloggen
Met deze functie kunt u uw sessie in e-Boekhouden.nl beëindigen.
13